Transparenz durch Automatisierung: So nutzt Shopware Recruitee

Wer im E-Commerce unterwegs ist und nach einem innovativen Tool zur Vermarktung seiner Angebote sucht, stößt früher oder später auf Shopware. Das Unternehmen ist die führende Open Commerce Plattform in Europa und bietet umfassende Lösungen für alle B2C- und B2B-Anforderungen. 

Das Unternehmen ist auf Erfolgskurs: Die Mitarbeiterzahlen haben sich zwischen 2019 und 2021 von rund 200 auf über 450 mehr als verdoppelt, Fachkräfte werden europaweit gesucht, und das Wachstum setzt sich fort – wesentliche Gründe für die HR-Abteilung, das Recruiting zu professionalisieren.

Über Shopware

Ob ein Unternehmen physische Waren oder elektronische Dienstleistungen verkaufen will: Die E-Commerce-Lösungen von Shopware sorgen dafür, dass Kunden ihr Business beliebig skalieren können. Da die Software open-source-basiert ist, behalten die Kunden den Zugriff auf ihre Daten und bleiben so unabhängig.

Content und Vermarktung lassen sich mit Shopware unkompliziert miteinander verbinden. So können die Kunden beispielsweise Landingpages zur Bewerbung bestimmter Angebote ganz einfach selbst erstellen. Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich. 

Mit der Headless Commerce Architektur können zudem alle geschäftlichen Abläufe flexibel und agil jederzeit angepasst werden. Alle Schnittstellen und Touchpoints lassen sich dabei integrieren und testen, ohne dass die Endkunden im Frontend etwas davon bemerken.

Shopware ist auf stetigem Wachstumskurs und inzwischen auch auf dem US-amerikanischen Markt präsent. Um international die passenden Fachkräfte zu finden, setzte das Unternehmen 2021 auf Recruitee.

Die Herausforderungen

Vor der Einführung von Recruitee arbeitete das Recruiting-Team bei Shopware mit einem Tool, das lediglich ein Add-on in der Personalverwaltung war. Es verfügte über rudimentäre Funktionen: Bewerbungen ließen sich empfangen, E-Mails konnten mit den Kandidat*innen ausgetauscht und Notizen in Kandidatenprofilen angeheftet werden.

Statistiken wurden allerdings in Excel-Tabellen gepflegt, und alle Prozesse wurden manuell durchgeführt. Die Recruiterinnen mussten sich täglich rund zwei bis drei Stunden mit dem Tool beschäftigen, um sicherzustellen, dass wirklich sämtliche offenen Aufgaben erledigt wurden, wie beispielsweise Rückmeldungen an Kandidatinnen. Es gab keinerlei Automatisierung, und unter dem erheblichen Zeitaufwand litten die wesentlichen Aufgaben im Recruiting.

Der Einstellungsprozess war oft viel zu langwierig, und die Kollaborationsmöglichkeiten mit den Fachabteilungen blieben auf ein Minimum beschränkt. Hinzu kam der Wunsch, sicher datenschutzkonform zu arbeiten. Zudem hatte das Recruiting keine Möglichkeit, die Bewerberdaten auszuwerten und Reportings zu erstellen.

Das Recruiting bei Shopware war den Kinderschuhen entwachsen und wollte sich professionell aufstellen – auch, um für zukünftige Herausforderungen gewappnet zu sein.

Die Lösung

Lena Holters, Head of Recruiting bei Shopware, sah sich gemeinsam mit Madlen Hebing, Recruiting Specialist, auf dem Markt gezielt nach passenden Lösungen um. Mit Recruitee konnte Shopware einen Partner identifizieren, der eine Lösung für die genannten Herausforderungen bietet:

• Kollaborative Zusammenarbeit im Team und mit den Fachabteilungen im gesamten Recruitingprozess
• DSGVO-Compliance, also eindeutig geregelte Datenschutzrichtlinien und Prozesse für den Umgang mit Bewerberdaten, zum Beispiel bei den Löschfristen
• Klares Berechtigungsmanagement
• Automatische E-Mail-Kommunikation mit Kandidat*innen
• Mitarbeiterempfehlungsprogramm per Mausklick
• Analyse des Recruiting-Prozesses mit hilfe von Reports und Dashboards

Schon während des Testings zeigte sich, dass Recruitee im Look-and-Feel ausgezeichnet zu den Ansprüchen passte, die das Recruiting-Team an die Software hatte, insbesondere wegen des hohen Automatisierungsgrades sowie der hohen Individualität in den Nutzerrollen.

„Recruitee hat uns an ganz vielen Stellen geholfen unseren Prozess zu verbessern, zum Beispiel haben wir all unsere manuellen Tätigkeiten wirklich auf ein Minimum beschränkt durch die ganzen Automatisierungsmöglichkeiten.“

Lena Holters, Head of Recruiting bei Shopware

 Die Entscheidung für Recruitee fiel nicht zuletzt deshalb, weil der Customer Support auf jeder Stufe des Prozesses auf die Bedürfnisse von Shopware einging.

„Wir hatten immer ganz konkrete Ansprechpersonen bei Recruitee und haben auf Augenhöhe mit einem gleichwertigen Partner agiert. Wir haben einfach gespürt, dass die DNA von Recruitee sehr eng mit der von Shopware verwoben ist.“

Madlen Hebing, Recruiting Specialist bei Shopware

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Persönliche Betreuung während des Implementierungsprozesses

Besonders die Zusammenarbeit mit unseren Customer Success Managerinnen beim Onboarding heben die beiden Recruiting-Spezialistinnen hervor. In wöchentlichen Calls wurden Arbeitspakete besprochen, die für die Implementierung zu erledigen waren, und alle offenen Fragen geklärt. Auch andere Stakeholder, wie beispielsweise das IT-Team, wurden frühzeitig in den Prozess involviert. Durch die Zusammenarbeit mit dem Customer Success Manager konnte sichergestellt werden, dass die technischen Details von Recruitee von allen Beteiligten verstanden wurden und nutzbar gemacht werden konnten. Alle Userinnen der Software wurden gründlich geschult, damit die Software im Arbeitsalltag auch bestmöglich eingesetzt werden konnte.

„Die Betreuung durch einen Customer-Success-Manager war einer der Gründe, warum wir uns für ein Lead-Abonnement entschieden haben. Denn mit dem Thema Recruiting befinden wir uns in einem sehr dynamischen Umfeld und sind da einfach froh, dass wir einen Partner an unserer Seite haben, der uns über Updates der Software auf dem Laufenden hält.“

Lena Holters, Head of Recruiting bei Shopware

Ergebnisse

Heute läuft der gesamte Recruitingprozess bei Shopware wesentlich schneller. Durch die umfangreichen Automatisierungsmöglichkeiten muss sich das Team im operativen Tagesgeschäft nicht mehr manuell mit Details beschäftigen und kann so Kapazitäten für seine Kernaufgaben gewinnen. Beispielsweise können Absagen jetzt automatisiert voreingestellt werden, auch zeitversetzt.

Auch das Berechtigungsmanagement konnte durch den Einsatz von Recruitee deutlich optimiert werden: Die Möglichkeit, differenzierte Rollen und Berechtigungen zu vergeben, erlaubt verbesserte Kollaborationsmöglichkeiten mit verschiedenen Stakeholdern und Fachabteilungen im Unternehmen. Auch dadurch wird der Prozess beschleunigt und vereinfacht.

Darüber hinaus können jetzt auch die Mitarbeitenden in den Recruitingprozess eingebunden werden. Durch ein Single-Sign-On haben sie Zugriff auf das Tool und können so ganz leicht Empfehlungen für neue Mitarbeiter*innen geben – ein essenzieller Punkt für Shopware, um wirklich die besten Leute für das Unternehmen zu gewinnen.

Außerdem können neue offene Positionen mit einem Mausklick auf der Karriereseite geschaltet werden. Im Vergleich zur umständlichen Prozedur vor Recruitee ein großer Fortschritt, betont Lena Holters.

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Nicht zuletzt profitiert Shopware von umfangreichen Reportings: Entscheidungen können nun auch datenbasiert getroffen werden, was das Standing von HR erhöht. Insgesamt läuft die Personalbeschaffung nun viel transparenter ab, weil es eine klare Pipeline gibt, die alle Schritte für die Beteiligten nachvollziehbar macht.