Recruter sans plan, c'est un peu mission impossible. Vous allez vite vous sentir dépassé entre les briefings des rôles à pourvoir, le sourcing de candidats, les entretiens, et la coordination d’offres d’emploi pour plusieurs postes vacants...
Vous souhaitez avoir plus de contrôle sur votre recrutement ? La meilleure façon d’atténuer ce stress consiste à prendre le temps d'évaluer votre processus de planification du recrutement.
Habitués du multitâche et du surmenage, les recruteurs ont tendance à vouloir simplifier leur travail en utilisant les mêmes méthodes habituelles. Mais souvent, ces approches deviennent rapidement obsolètes en raison de l’évolution de l'environnement du travail.
Si le plan de recrutement n’est pas un outil magique, il contribue à mettre de l'ordre dans le chaos qui peut résulter du recrutement simultané pour plusieurs postes.
Qu'est-ce qu'un plan de recrutement ?
Un plan de recrutement est une stratégie prédéterminée que les recruteurs et les équipes dédiées doivent mettre en œuvre au cours du processus de recrutement.
Avoir un plan de recrutement dès le départ permet d'optimiser le processus et que chacun connaisse les différentes étapes à l'avance.
En tant que recruteur, vous pouvez planifier votre travail de manière plus efficace. Pour les responsables hiérarchiques, ce plan permet de connaître le temps nécessaire pour recruter et pour pourvoir un poste. Une fois qu'un chef de service sait combien de temps un poste vacant sera ouvert, il peut mettre en place des plans d'urgence, si nécessaire.
Puisque chaque poste vacant et chaque entreprise présentent leurs propres spécificités, il n’existe pas de plan de recrutement applicable à toutes les situations. Mais il existe des étapes qui constituent le cœur de tous les processus de recrutement. Il est préférable de commencer par ces étapes fondamentales et d'élaborer un plan qui peut être optimisé et étendu selon les besoins.
Comment élaborer un plan de recrutement ?
Indépendamment de l'entreprise ou de la fonction à pourvoir, chaque campagne de recrutement doit comporter sept étapes :
- Identifier un nouveau poste vacant
- Comprendre les exigences du poste
- Déterminer le budget de recrutement
- Sourcer des candidats potentiels
- Présélectionner les candidats et conduire les entretiens
- Faire une offre d'emploi au candidat retenu
- Procéder à l’embauche et à l’intégration du nouvel employé
Il peut évidemment y avoir d'autres étapes au sein de chaque, mais chaque nouvelle recrue doit suivre cette voie.
L'élaboration de votre plan de recrutement implique la mise en place d'une stratégie autour de ces étapes essentielles, qui permettra d'améliorer votre recrutement. Le temps que vous investissez dans la mise en place de votre plan de recrutement sera extrêmement précieux pour vous et pour les équipes de recrutement à l'avenir.
Les 7 points clés d'un plan de recrutement durable
Il vous faut tout d’abord effectuer un travail de base axé sur les sept étapes fondamentales vues précédemment.
Une fois votre plan de recrutement en place, vous devrez l’adapter en fonction de l’évolution de votre entreprise. Vous éviterez ainsi qu’il ne devienne obsolète après une ou deux années. Considérez votre plan de recrutement comme un document évolutif qui peut être continuellement modifié et mis à jour.
Voici donc les 7 étapes clés détaillées d’un plan de recrutement durable.
1. Identifier un nouveau poste vacant
Il faudra premièrement déterminer si chaque poste requiert nécessairement une nouvelle embauche, ou non.
Un nouveau poste vacant représente une excellente occasion d'effectuer une analyse des lacunes pour apporter les compétences qui manquent.
À mesure que les systèmes et les processus évoluent, de nombreux postes changent et vous n'aurez peut-être pas besoin de trouver un candidat ayant les mêmes capacités qu'auparavant.
Une nouvelle ouverture peut être un excellent moyen de renforcer les compétences d'un employé existant et de lui offrir une promotion. Vous pouvez également trouver que le poste vacant peut être fusionné avec un autre poste, ce qui donne à un employé plus de responsabilités et une augmentation appréciable.
2. Comprendre les exigences du poste
Les descriptions et les titres des offres d’emploi deviennent obsolètes et perdent de leur pertinence avec le temps.
Assurez-vous d’examiner la description de l’offre d’emploi existante de chaque nouveau poste et de la réécrire si nécessaire. Utiliser une ancienne offre d'embauche lors de la recherche de candidats n'est pas recommandé, car elle risque de ne pas attirer les bons profils.
Comme les titres des offres ont également un grand impact, assurez-vous que le titre correspond aux exigences du poste. Finalement, passez en revue vos objectifs de diversité, puisque les nouveaux postes à pourvoir ouvrent également la voie à l'amélioration de la diversité au sein de l’entreprise.
3. Déterminer le budget de recrutement
Au travail, peu de choses provoquent plus de stress que les difficultés budgétaires.
Calculer un budget pour chaque embauche vous aidera à déterminer vos sources de frais, donc à orienter judicieusement votre recrutement.
Un vivier de talents mal développé, de la publicité sur les mauvais canaux, et un délai de recrutement prolongé sont autant d'éléments qui s'ajoutent aux pertes.
Établissez un budget de recrutement avec le reste de votre équipe RH avant le début de tout processus de recrutement. De cette façon, vous aurez plus de contrôle sur votre coût par recrutement, et sur le retour sur investissement de votre stratégie de recrutement.
4. Sourcer des candidats potentiels
Il est essentiel d’identifier les canaux où vous êtes le plus susceptible de trouver les bons candidats.
Les sites d'emploi à utiliser varieront en fonction du type de poste à pourvoir. Un mauvais choix de canal risque ainsi de vous faire perdre un temps précieux.
Identifiez attentivement pour chaque offre les canaux où vous pourrez attirer les meilleurs talents dans les délais les plus courts. Assurez-vous également de considérer votre vivier interne de talents et les recommandations ou cooptations de vos employés. Avec un peu de recherche, vous pourriez trouver le profil parfait sans avoir à annoncer sur des canaux externes.
5. Présélectionner les candidats et mener les entretiens
Si vous avez optimisé votre offre d’emploi, il vous sera facile d'exploiter le recrutement par Intelligence Artificielle (IA) pendant votre processus de recrutement.
En plus de vous faire gagner du temps, l'IA éliminera tous les biais de votre processus de présélection initiale des candidats. Avec des outils comme Recruitee, vous pourrez insérer des questions sur les qualifications professionnelles, les années d'expérience, et les compétences dans votre processus de candidature pour exclure les profils de candidats inadaptés.
Les évaluations des compétences de base peuvent également être intégrées dans les candidatures, notamment pour les postes techniques. Par conséquent, il vous sera possible d’identifier les candidats qui répondent aux exigences que vous avez définies et d’organiser des entretiens avec ces derniers.
Écoutez aussi notre podcast sur l'Intelligence Artificelle dans le recrutement
6. Faire une offre au candidat retenu
Il est impératif que toute l'équipe de recrutement soit sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit de faire une offre intéressante au candidat.
Les postes plus junior nécessiteront probablement une évaluation moins approfondie que les postes à grande responsabilité avant la prise d’une décision d’embauche.
Soyez réactif et restez accessible aux membres de votre équipe, car les candidats peuvent facilement se désister si vous mettez trop de temps à leur faire une offre.
Discutez des attentes salariales avec les candidats présélectionnés lors de leur entretien final. Cela éliminera le risque que le candidat retenu rejette une offre pour des questions de salaire. Une fois qu'un candidat a accepté une offre, assurez-vous de le mettre au courant des prochaines étapes.
Faites-lui savoir que vous vous entretiendrez régulièrement avec lui jusqu'au jour où il débutera dans son poste. Encouragez-le dans le même temps à vous contacter en cas de questions ou de préoccupations.
7. Procéder à l’embauche et à l’intégration du nouvel employé
Avant que le candidat ne débute officiellement dans son poste, il n’y a aucune garantie que vous le retiendrez.
Il n'y a pas de problème si un candidat est immédiatement disponible, mais plus le délai de préavis est long, plus les chances de décrochage sont grandes.
Même si un candidat accepte une offre, il n'est pas obligé de commencer. Il arrive que quelqu'un accepte une offre et change d'avis sans vous en informer. Assurez-vous donc d’interagir régulièrement avec les candidats pendant leur période de préavis.
En outre, déterminez dès le départ qui est responsable de l'onboarding des nouveaux employés. Les études montrent qu'une bonne intégration est vitale et que 28 % des nouveaux employés quittent leur nouvel emploi au cours des 90 premiers jours de travail en raison d'une mauvaise intégration.
Si un nouvel employé vit une mauvaise expérience ou qu’il se sent ignoré au cours des premières semaines dans sa nouvelle fonction, vous pourriez être confronté à une demande de démission bien plus tôt que prévu.
Améliorez vos pratiques de recrutement !
Bien que le recrutement collaboratif soit inestimable lorsqu'il s'agit de sélectionner les meilleurs candidats, le fait d'avoir plusieurs personnes impliquées peut créer de la confusion et des retards.
L'utilisation d'un ATS élimine la confusion au sein de l'équipe car chacun a accès à toutes les informations en temps réel. Les notifications sur les progrès, les nouvelles candidatures, la coordination des entretiens et les résultats des entretiens tient tout l'équipe informée.
Un ATS vous donnera également les indicateurs RH dont vous avez besoin pour continuer d’adapter ou de faire évoluer votre plan de recrutement. Vous pourrez facilement accéder aux données en temps réel et à des données historiques pour identifier les problèmes liés au recrutement.
En vous fondant sur les données prédictives, vous pourrez optimiser votre processus de planification du recrutement et acquérir de meilleurs talents dans le futur !
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