Créer un programme de cooptation : le guide complet

dernière mise à jour:
31/1/2022
31/1/2022
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Justine Uribe
Table des matières

Et si vos salariés vous aidaient à embaucher ?

Un cycle de recrutement court, un fort engagement, un taux de rétention élevé : sur le papier, la cooptation a tout pour plaire. Selon l'APEC, elle représente 25 % des recrutements en moyenne. Ce n'est donc pas étonnant que de plus en plus d'organisations cherchent à mettre en place un programme de cooptation ou de recommandation d'employés.

Mais concrètement, qu'est-ce que c'est ? Est-ce du piston ? Comment mettre en place un programme de cooptation et quelles sont les bonnes pratiques ?

Découvrez notre guide complet pour vous accompagner dans cette démarche.

Qu'est-ce que la cooptation en recrutement ?

La cooptation consiste à proposer à un salarié de recommander l’une de ses connaissances pour rejoindre l'entreprise. Cette initiative peut-être spontanée ou encouragée par l’employeur.

Quant au programme de cooptation, il s'agit d'une politique formalisée, mise en place par la Direction des RH en collaboration avec le management. Elle implique les collaborateurs dans le recrutement, en leur proposant une récompense s’ils parviennent à sourcer un candidat dont le profil correspond non seulement au poste ouvert, mais aussi à la culture de l’entreprise.

Comme toutes les initiatives de recrutement collaboratif, la cooptation fonctionne mieux si les collaborateurs sont sensibilisés aux enjeux du management des talents, et ont une vision précise de la stratégie RH de l’entreprise.

La cooptation s’inscrit dans une campagne de recrutement classique, où elle fonctionne comme une étape de filtrage des candidatures. Selon le processus de recrutement, les candidats cooptés sont soumis à d’autres étapes de présélection, ou bien sont reçus directement en entretien.

Piston ou cooptation ?

Le neveu du CEO qui a obtenu un stage convoité au service marketing a-t-il simplement “fait marcher son réseau” ? La réponse dépend des options qui ont été laissées au recruteur.

La différence entre réseau, cooptation, et piston n’est pas aussi cryptique qu’on le prétend parfois. Regardons les différents cas de figure :

  • Un candidat sourcé “par le réseau” aura entendu parler du poste par l’intermédiaire d’un proche, peut-être même avant que l’offre ne soit publiée. Il candidate par la voie normale, et demande éventuellement à son contact de glisser aux recruteurs un mot en sa faveur. Mais celui-ci ne reçoit pas de récompense spécifique pour son effort de sourcing.
  • Un candidat coopté, au contraire, s’inscrit dans un programme de promotion volontaire de la cooptation. Le collaborateur recevra une prime de promotion si “son” candidat est embauché, et fera donc un effort plus conséquent de recherche et de sélection des profils. Mais le candidat passera par un processus de sélection rigoureux avant son éventuelle embauche.
  • En revanche, un candidat pistonné est imposé au recruteur et à son équipe métier – souvent par le management. Son recrutement ne dépend pas de ses compétences.

Des atouts pour la compétitivité de l'entreprise

Dans un contexte de guerre des talents et de job hopping, il devient de plus en plus compliqué de recruter et fidéliser les salariés. C'est ici que la cooptation en recrutement entre en jeu.

Selon une étude réalisée auprès de plus de 50 entreprises, les personnes recrutées par cooptation restent 70 % plus longtemps que celles qui le sont par le processus "classique".

Alors, qu'est-ce qui explique cette statistique encourageante pour les entreprises ? Les salariés ont l’avantage d’avoir une connaissance approfondie des pratiques professionnelles et des exigences quotidiennes des activités de l'organisation. Ils vont transmettre leur expérience collaborateur sans filtre. C'est tout le contraire des communications corporate RH traditionnelles.

Les recrues sourcées à travers votre page carrières ou par l'intermédiaire des jobboards ne bénéficient généralement pas de cet accompagnement authentique.

De meilleurs taux de rétention indiquent également un recrutement de meilleure qualité, un indicateur de performance difficile à suivre, mais indispensable pour de nombreux professionnels dans le secteur de l’embauche.

Des atouts pour le recrutement

Une réduction de la durée de recrutement

Plus votre processus de recrutement est long, plus le risque de perdre le talent dans votre entonnoir augmente.

‍Une étude suggère que la durée du recrutement par cooptation est de 29 jours. Elle est de 39 jours pour les candidats recrutés à partir de sites d’offres d’emploi, et 55 jours pour ceux recrutés à travers un site carrière.

Pour garantir un recrutement efficace, donnez la priorité aux candidats recommandés sur les autres postulants, en les taguant dans votre logiciel de gestion de CV.

Une diminution des coûts d'embauche

Les recommandations de salariés permettent à votre entreprise d'être visible auprès des candidats aux compétences rares ou très demandées. Les professionnels développent leur réseau avec des pairs.

Les candidats sourcés par cooptation sont préévalués par les salariés eux-mêmes. Ainsi, les profils recommandés traversent plus rapidement votre tunnel de recrutement, par rapport aux candidats provenant des sources habituelles.

La création d’un flux de candidats préqualifiés permet également de réduire le coût du recrutement. Une étude menée par Glassdoor suggère que le coût moyen d’embauche dans les pays développés avoisine les 3 500 €. Cette somme couvre le sourcing et la sélection des candidats, la vérification des références. Parfois, cela comprend également les services d'une agence de recrutement ou d'un chasseur de tête. Un programme de cooptation bien déployé peut permettre de réduire considérablement ces coûts.

Un meilleur taux de conversion des candidats

Les candidats cooptés étant présélectionnés par les salariés, ils ont plus de probabilité de correspondre au profil recherché ... Et d'être embauchés !

Les indicateurs de recrutement fournis par votre logiciel de gestion des candidatures permettent de faire la différence entre la source qui génère le plus grand nombre de candidats, et celle favorise la réussite de l'embauche. Cette distinction est essentielle pour créer un processus de recrutement efficace.

La cooptation facilite également le ciblage de l’une des sources de talent les plus larges et pourtant les moins exploitées : les candidats passifs. Certains plans de cooptation proposent ainsi aux collaborateurs d’approcher des experts en poste chez la concurrence. Même si leur recrutement se projette sur le moyen terme, ils rejoignent le vivier de talents de l’entreprise.

Les points de vigilance

Si le recrutement par cooptation apporte de nombreux avantages, il est nécessaire d'être attentif à certains éléments. Tout d'abord, le système de récompense doit être transparent et encadré pour éviter les malentendus et les dérives.

Il s’agit d'éviter que la cooptation ne se transforme pas en « chasse à la prime ». Nous y reviendrons un peu plus loin dans cet article.

Si la relation personnelle entre le salarié et le candidat coopté est un atout, c'est bel et bien les compétences qui doivent être prises en compte. En aucun cas le candidat issu de la cooptation doit être exempt de l'évaluation de son profil au moyen de tests techniques, de mises en situation, d'entretiens individuels, etc. Comme pour les autres candidats, il est nécessaire de valider la pertinence de la candidature.

Enfin, il existe un risque que la cooptation restreigne la diversité au sein de l'entreprise.

Les personnes coptées ont souvent un parcours et une culture similaires aux autres collaborateurs de l'entreprise. Pourtant, la diversité alliée à une bonne inclusion participe à une meilleure qualité de vie au travail et à la performance de l'entreprise. Des informations à garder en tête lors de la création et du déploiement de votre programme de cooptation de recrutement !

Mettre en place un plan de cooptation : 4 étapes clés

Étape 1 : définir les objectifs

Une cooptation efficace passe avant tout par une bonne planification. Il s'agit d'établir un plan d'action et de définir des objectifs.

Voici une liste non exhaustive des questions auxquelles vous devriez pouvoir répondre :

  • Quels sont les postes concernés par la cooptation
  • Qui peut proposer des recommandations de candidats ?
  • Quelles sont les démarches à suivre pour proposer une recommandation de candidats ?
  • Que se passe-t-il si un candidat coopté est embauché ? Et s’il ne l’est pas ?
  • Quelle est la contrepartie pour le salarié ayant participé au programme de cooptation ?
  • Où s’arrête la responsabilité de la personne qui recommande un candidat ?

Inutile d'ouvrir tous les recrutements à la cooptation. Commencez petit et privilégiez les postes difficiles à recruter, dans un premier temps.

Étape 2 : Lancer la communication de cooptation

Un plan de cooptation performant va de pair avec une bonne communication interne.

Il y a deux types de stratégies de communication à envisager :

La communication continue, qui établit une fréquence régulière pour la sensibilisation des collaborateurs. Dans ce cas, les recruteurs enverront des rappels mensuels ou trimestriels sur le programme de cooptation, avec des informations sur son fonctionnement, les contreparties et les postes concernés. Cela permet de garder le programme en tête et de générer un effort soutenu de la part des employés.

Des rappels pour des postes spécifiques, lorsqu'ils deviennent vacants. Ces communications décrivent généralement le rôle et le candidat idéal, et rappellent aux employés la procédure pour proposer une recommandation.

Selon la fréquence de vos recrutements et la taille de votre organisation, une technique de communication peut être plus pertinente qu'une autre.

Si un programme de cooptation est formalisé, il ne faut pas pour autant décourager les coopteurs. L’idéal est de créer une plateforme spécifique sur des outils qu’ils utilisent déjà. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’un des meilleurs outils de cooptation reste la plateforme dédiée au recrutement collaboratif sur l’ATS déjà en place au sein de l’entreprise.

C'est exactement ce que propose l'espace cooptation de Recruitee qui permet aux coopteurs d'envoyer les opportunités d'emploi à leurs contacts par e-mail ou via les réseaux sociaux.

Enfin, le vivier de talents digital cible le suivi des candidats cooptés et intègre cette information au management de talents.

Étape 3 : Suivre le respect des bonnes pratiques de cooptation

La mise en place du plan de cooptation est souvent accompagnée d'enthousiasme et de bonnes intentions. Mais sans attention particulière, il y a un risque de relâchement.

Pour s'assurer de l'efficacité du recrutement par cooptation, il faut respecter des bonnes pratiques. En voici quelques-unes :

  • Former les collaborateurs aux personas candidats recherchés, par poste : quelles sont les compétences techniques et comportementales souhaitées ?
  • Etre clair sur les règles : un candidat qualifié et coopté ne sera pas automatiquement embauché. La décision de recrutement reste à la discrétion du service RH et du manager.
  • Accompagner le collaborateur-coopteur en simplifiant la procédure de recommandation et le tenant informé de chaque étape du recrutement de “son” candidat.
  • Automatiser le processus de recrutement pour réduire les tâches administratives et faciliter le suivi des sources qui génèrent les meilleurs talents.

Étape 4 : Recueillir des feedbacks et proposer des améliorations

Votre plan de cooptation ne sera pas forcément parfait du premier coup. Il s'agit d'un processus d'amélioration continue. Le processus doit évoluer en fonction des profils recherchés ou de la stratégie de l'entreprise.

En ce sens, il est important de mesurer l'efficacité de vos recrutements par cooptation. Les salariés font-ils des recommandations ? Les profils proposés sont-ils pertinents ? Les contreparties offertes aux collaborateurs-coopteurs  sont-elles satisfaisantes ?

Il peut être intéressant de proposer aux collaborateurs-coopteurs de donner leur avis sur le processus de recommandations de salariés. En cas de présence d'un goulot d'étranglement ou de manque de transparence, il faudra alors décider des meilleures actions à mettre en place pour corriger le tir.

Les primes de cooptation : ce qu'il faut savoir

Quel est le coût d'un recrutement par cooptation ?

Sans adhésion des salariés, le recrutement par cooptation sera vain. Pour donner envie à vos collaborateurs de participer au processus d'embauche en proposant des recommandations, il faut proposer des contreparties attrayantes. La plus courante est la prime. Son montant reste à la discrétion de l’entreprise.

D’après Keycoopt, spécialiste des programmes de cooptation auprès des grands groupes, une majorité des employeurs opte pour une prime de cooptation à double vitesse :

  • un montant fixe et standardisé, versé à chaque cooptation réussie ;
  • un montant variable, qui augmente avec l’importance du poste et la durée du contrat.

Dans tous les cas, la prime de cooptation n’est versée qu’à la fin de la période d’essai du nouveau collaborateur, qui voit donc son embauche validée. C’est à vous de voir ce qui motive vos employés et ce qui donne les meilleurs résultats, en fonction de votre budget !

Peut-on remplacer une somme d'argent par des cadeaux ?

Un recrutement par cooptation ne rime pas nécessairement avec prime monétaire. Certaines entreprises choisissent de proposer une contrepartie sous forme de cadeaux. Regardons de plus près les différentes options possibles.

Les cadeaux matériels

  • Un chèque-cadeau ou carte-cadeau.
  • Un objet comme un produit High-Tech ou un panier cadeaux.

Les cadeaux expérientiels

  • Un séjour en France ou à l'étranger, à faire en famille ou entre amis.
  • Une activité sportive, culturelle, de loisir ou de bien être comme des places pour un spectacle ou un match de sport.

Les dons caritatifs

  • Une participation à la prochaine mission financée par l'entreprise.
  • Un congé associatif pour devenir bénévole auprès d'une association.

Des exemples de cooptation en recrutements

Démarrer un programme peut être difficile sans exemples à suivre. Alors, voici quelques exemples de recommandations d'employés :

  1. Salesforce organise des compétitions entre les employés.
  2. Google offre un voyage à Hawaï aux employés qui soumettent la bonne recommandation.
  3. DigitalOcean remet un prix en argent à une association caritative.
  4. Buffer utilise un portail de recommandation amusant.
  5. Spendesk propose aux salariés-coopteurs de reverser 1 000 € à l'association de leur choix.
  6. OVH envoie une newsletter hebdomadaire à ses salariés pour les informer des postes vacants ouverts à la cooptation.
  7. Accenture offre aux employés la possibilité de faire don d'une partie de leur prime de cooptation à une organisation caritative. Et l'entreprise double ce montant.

Le programme de cooptation est un vrai tout pour des campagnes de recrutement réussies. C'est à vous de jouer !

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