L’ATS (Applicant Tracking System) est devenu un outil incontournable pour les professionnels des ressources humaines. Ce logiciel de gestion des candidatures, souvent sous-estimé, joue un rôle crucial dans l’optimisation du processus de recrutement. En effet, près d’un recruteur sur deux fait déjà appel aux ATS et solutions de multi-diffusion pour améliorer l’efficacité de leurs processus de recrutement, selon une enquête de HelloWork.
Que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation, choisir le bon ATS peut effectivement faire toute la différence en termes de gain de temps, d’amélioration de l’expérience candidat et de conformité aux réglementations comme le RGPD.
Qu’est-ce qu’un logiciel ATS ?
Un ATS, ou Applicant Tracking System est un logiciel conçu pour faciliter et automatiser la gestion des candidatures au sein des entreprises. Concrètement, cet outil permet de centraliser toutes les informations relatives aux candidats dans une seule et même plateforme. Les recruteurs disposent ainsi d’une vue d’ensemble sur tout le processus de recrutement.
Définition et fonctionnement de l’ATS
Un ATS est bien plus qu’un simple outil de stockage de CV. Il s’agit d’une solution complète qui permet aux recruteurs de faire et surtout d'automatiser énormément de choses.
Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel ATS ?
- Créer un site carrière à l'image de l'entreprise,
- Rédiger et publier des offres d'emploi en un clic sur des centaines de sites de recrutement
- Collecter, trier et piloter facilement les candidatures,
- Gérer facilement les communications et les entretiens avec les candidats,
- Créer des CVthèques personnalisables pour chaque vivier de candidats
- Recruter de façon plus collaborative en impliquant managers et collaborateurs,
- Et même analyser les performances des campagnes de recrutement.
La plupart des ATS modernes sont des solutions SaaS (Software as a Service), accessibles via le cloud, ce qui signifie qu’ils peuvent être utilisés à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté. Cela offre une flexibilité maximale aux équipes RH, qui peuvent ainsi collaborer efficacement, même à distance.
Quelles sont les particularités d’un ATS ?
Contrairement aux CRM (Customer Relationship Management) qui se concentrent sur la gestion des relations clients, les ATS sont spécifiquement conçus pour le recrutement. Ils permettent de suivre chaque candidat à travers les différentes étapes du parcours de recrutement, de la soumission du CV jusqu’à l’embauche en passant par les prises de références.
Un ATS intègre des fonctionnalités avancées telles que :
- La multi-diffusion des annonces sur plusieurs jobboards,
- Les bases de données de candidats,
- L’analyse sémantique des CVs pour identifier les meilleurs profils,
- Et la gestion logistique des entretiens d’embauche.
5 bonnes raisons d’utiliser un ATS pour vos recrutements
Voici cinq bonnes raisons pour lesquelles adopter un ATS peut transformer votre processus de recrutement.
#1 — Un gain de temps considérable
L’une des principales raisons d’utiliser un ATS est le gain de temps qu’il offre. Grâce à l’automatisation de nombreuses tâches chronophages, comme le tri des CVs, l’envoi de réponses aux candidats ou encore la planification des entretiens, un ATS permet aux recruteurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Les fonctionnalités de tri automatique des candidatures, par exemple, permettent d’éliminer rapidement les profils les moins pertinents. Le temps passé à examiner chaque candidature manuellement est donc sensiblement réduit.
#2 — La centralisation des données
Un ATS centralise toutes les informations relatives aux candidats dans une seule et même plateforme. Cela signifie que le recruteur peut accéder facilement à toutes les données dont il a besoin, depuis les CVs et les lettres de motivation jusqu’aux notes d’entretien et aux évaluations.
Cette centralisation permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi d’améliorer la collaboration au sein des équipes RH. Toutes les informations sont accessibles à tout moment et en un seul endroit.
#3 — L’amélioration de l’expérience candidat
Dans un marché de l’emploi de plus en plus centré sur le candidat, offrir une expérience fluide et positive est crucial.
Un ATS contribue à cette amélioration :
- En automatisant les communications avec les candidats,
- En leur offrant un suivi transparent tout au long du parcours de recrutement,
- Et en simplifiant leur parcours, depuis la candidature jusqu’à l’embauche.
L’ATS permet d’offrir une expérience candidat optimisée, ce qui contribue à coup sûr à renforcer la marque employeur de l’entreprise.
#4 — Le suivi et l’analyse des performances
Les ATS modernes ne se contentent pas de gérer les candidatures ; ils offrent également des outils fiables pour le suivi et l’analyse des performances d’un processus de recrutement.
En générant des rapports détaillés sur des indicateurs clés de performance (KPI) comme le temps de recrutement, le coût par embauche ou la qualité des candidatures reçues, un ATS permet aux recruteurs d’évaluer l’efficacité de leurs processus et d’identifier les points à améliorer. Ces indicateurs basés sur des données concrètes sont essentiels pour optimiser continuellement la stratégie et le funnel de recrutement.
#5 — La conformité à la législation
La gestion des données personnelles des candidats est un enjeu majeur pour les entreprises, particulièrement avec l’application du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
Un ATS aide à se conformer à ses règles :
- En automatisant la gestion des consentements,
- En garantissant la sécurité des données stockées,
- Et en facilitant l’anonymisation des informations lorsque cela est nécessaire.
Les recruteurs qui utilisent un ATS peuvent ainsi se concentrer sur leur mission principale, tout en étant assurés que les données sont gérées de manière conforme et sécurisée.
Les critères de choix d’un bon ATS
Choisir le bon ATS est une étape cruciale pour optimiser vos processus de recrutement et l’expérience candidat. Voici les critères essentiels à prendre en compte pour faire le meilleur choix.
La facilité d’utilisation (UX/UI intuitive)
Un bon ATS doit être facile à utiliser pour tous les membres de l’équipe RH, ainsi que pour les managers et les candidats. Le cas échéant, vos équipes risqueraient de ne pas l’utiliser pleinement, ce qui signifie non seulement une perte de temps mais aussi d’argent pour votre entreprise.
Une interface utilisateur (UI) intuitive permet une adoption rapide du logiciel et assure que tous les utilisateurs puissent naviguer et accomplir leurs tâches sans difficulté. Cela réduit le besoin de formation à la prise en main et permet aux recruteurs de se concentrer sur ce qui compte vraiment : attirer et sélectionner les meilleurs talents.
La personnalisation et la flexibilité
Chaque entreprise a ses propres processus et besoins en matière de recrutement. L’ATS que vous choisissez doit être suffisamment flexible pour s’adapter à vos méthodes de travail.
Un bon ATS vous permet de :
- Personnaliser les diverses tâches et projets,
- Configurer les funnels de recrutement selon vos spécificités,
- Ajuster les formulaires de candidature en fonction des postes à pourvoir.
Cette flexibilité garantit que l’outil s’intègre parfaitement à votre organisation et évolue avec elle.
L’intégration avec d’autres outils RH
Pour maximiser l’efficacité de votre ATS, il est essentiel qu’il puisse s’intégrer facilement avec les autres outils que vous utilisez déjà, tels que :
- Votre CRM,
- Les sites de recrutement ou jobboards,
- Les autres outils de recrutement que vous utilisez,
- Ou encore les systèmes de gestion de l’administration du personnel.
Une bonne intégration permet d’éviter la duplication des tâches, la perte d’informations et de garantir une communication fluide entre les différents services de l’entreprise.
Les fonctionnalités clés d'un bon ATS sont:
- L'UX/UI de la plateforme
- Le budget
- L'analyse des données
- La marque employeur (site carrière)
- La prise en compte des feedbacks clients
- La multi-diffusion
FAQ
Comment fonctionne un ATS ?
Un ATS, ou Applicant Tracking System, fonctionne en automatisant et en centralisant les processus de recrutement. Il permet aux recruteurs de publier des offres d’emploi, de collecter et trier les candidatures, et de gérer les communications avec les candidats. L’ATS assure également le suivi des performances de recrutement en générant des rapports détaillés. En somme, l’ATS optimise chaque étape du recrutement, ce qui rend le processus plus efficace et moins sujet aux erreurs humaines.
Quels sont les meilleurs ATS du marché ?
Le marché des ATS est vaste, avec des solutions adaptées à différents besoins. Recruitee, Flatchr, Taleez, et DigitalRecruiters figurent parmi les plus populaires. Recruitee by Tellent se distingue par sa facilité d’utilisation et ses nombreuses options de personnalisation, tandis que Flatchr est apprécié pour son intégration fluide avec d’autres outils. Le choix du bon ATS dépend des exigences spécifiques de votre entreprise, telles que la taille, les besoins en recrutement et les intégrations nécessaires.
Pourquoi mettre en place un ATS ?
Mettre en place un ATS est crucial pour optimiser le processus de recrutement, surtout dans un environnement compétitif où le recrutement des meilleurs profils est difficile. Un ATS permet de gagner du temps en automatisant les tâches chronophages, de centraliser toutes les données des candidats pour une meilleure gestion, d’améliorer l’expérience candidat grâce à des processus plus fluides, et de se conformer aux réglementations comme le RGPD. En fin de compte, un ATS contribue à améliorer la qualité des recrutements tout en réduisant les coûts et le temps de traitement.