Il peut être très excitant de commencer le recrutement pour votre équipe ou votre entreprise. Pour certains, c’est même une passion. Il n’y a qu’à voir les discussions enflammées sur les chaînes Slack ou la communauté des recruteurs sur Twitter. Mais, poussé à une certaine échelle, le recrutement peut devenir un processus long et complexe.
C’est généralement à ce moment que vous commencez à vous renseigner sur des outils pour alléger votre charge de travail. Et puis vous découvrez l’existence des ATS (ou Applicant Tracking System, système de gestion des candidatures en Français).
Ces logiciels de recrutement permettent de centraliser et d’optimiser de nombreuses tâches du quotidien du recruteur.
Mais plusieurs questions subsistent : comment fonctionne un logiciel de recrutement ? Quels sont ses avantages ? Comment peut-il améliorer votre recrutement ?
Faisons le point ensemble.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?
Un logiciel de recrutement (ou ATS) est une application qui permet le traitement électronique et automatique d'une variété de besoins de recrutement différents dans le but de rendre le processus plus efficace pour le recruteur et le candidat.
En général, les plateformes ATS les plus puissantes sont des solutions SaaS (Software as a Service) basées sur le cloud, ce qui signifie qu'elles sont accessibles partout et à tout moment. Les fonctionnalités spécifiques varient en fonction du logiciel de recrutement et du type d'entreprise.
Les trois principaux types d’organisations auxquelles s'adressent les logiciels de recrutement sont :
- les grands groupes
- les agences de recrutement
- les petites et moyennes entreprises (PME).
L'étendue et la complexité des outils de recrutement spécifiques, ainsi que leur coût, varient en fonction de la cible. Les logiciels et solutions SaaS seront généralement plus chers mais offriront beaucoup plus de fonctionnalités et de services que les options open-source.
Pour vous donner une idée de la prévalence et de l'efficacité des logiciels de recrutement dans le recrutement aujourd'hui, considérez ces statistiques :
- 99% des entreprises du Fortune 500 utilisent un ATS pour filtrer les CV, ainsi que 70% des grandes entreprises et 20% des PME.
- Près d’un recruteur sur deux fait déjà appel aux ATS et solutions de multi-diffusion.
- 94% des recruteurs affirment que leur ATS a eu un impact positif sur leur processus de recrutement.
La définition de logiciel de recrutement ci-dessus est formulée de manière large, car les capacités de ces systèmes affectent pratiquement l'ensemble du processus de recrutement, comme le sourcing, la gestion et la sélection des candidats, l’envoi d’offres, l’onboarding…
Comment fonctionne un logiciel de recrutement ?
Les systèmes de suivi des candidats sont des plateformes automatisées, actives en permanence, qui sont intégrées à pratiquement toutes les étapes du processus de recrutement.
Sourcer avec un ATS
Un logiciel de recrutement typique vous aidera dans votre sourcing de candidats grâce à trois principaux éléments :
- La création et la gestion des pages et des formulaires de candidature ;
- La publication d'offres d'emploi ;
- La gestion de votre marque employeur.
Les plateformes ATS permettent aux recruteurs de créer des descriptions de poste et des formulaires de candidature uniques pour chaque offre d'emploi. Ces pages sont ensuite placées sur le site carrière piloté par l'ATS, où les candidats peuvent postuler pour le poste affiché.
Grâce à ce processus, l'ATS fait office de premier point de contact, ou de « vitrine », pour les candidats lorsqu'ils trouvent une offre et y postulent. Les coordonnées et les documents des candidats sont recueillis par le biais de ces formulaires, puis acheminés vers la base de données des candidats pour examen.
Outre la publication d'offres d'emploi, les plateformes ATS sont également intégrées à la plupart des job boards et des réseaux sociaux que les candidats utilisent au cours de leur recherche. Grâce à ces intégrations, les recruteurs sont en mesure de publier leurs annonces sur un large éventail de sites en un seul clic. Là encore, les candidats sont dirigés vers la page de candidature de l'ATS, après quoi leurs informations sont envoyées à la base de données centrale des candidats.
Enfin, de nombreux logiciels de recrutement offrent des solutions clés en main pour créer et gérer la page carrière de l'entreprise, sa marque employeur et son expérience candidat. Cela s'intègre à la tendance du marketing de recrutement et permet aux recruteurs de surveiller et d'améliorer en permanence leur marque et leur image.
La gestion des candidats avec un ATS
Une fois que les candidats ont postulé via l'un des canaux pilotés par le logiciel de recrutement, un profil est automatiquement créé pour eux dans la base de données. Ce profil contient toutes les informations qu'ils ont fournies dans leur candidature, ainsi que tout ce qui est généré ultérieurement au cours du processus.
Au fur et à mesure que le candidat avance dans le processus de recrutement, des informations et des mots-clés sont ajoutés à son profil pour indiquer son statut et ses qualifications. Même s'ils ne sont pas retenus, les candidats restent dans la base de données ATS, ce qui permet de les prendre en considération ultérieurement.
C’est ce qu’on appelle créer un vivier de talents. Cela constitue un atout inestimable pour les recruteurs.
Présélectionner des candidats avec un ATS
Après la création d'un profil, le logiciel de recrutement se met automatiquement au travail en analysant les informations pour déterminer si le candidat répond aux pré-requis du poste.
À un niveau de base, un ATS peut automatiquement exploiter les principes de recherche par mots clés et booléens pour analyser les CV et les lettres de motivation en fonction des compétences, de l'expérience, de la formation, etc. spécifiées par le recruteur. Les plateformes ATS modernes ont commencé à intégrer des outils d'intelligence artificielle et des processeurs de langage naturel pour approfondir les informations sur les candidats à des vitesses auparavant inaccessibles aux recruteurs.
Une fois la recherche terminée, les recruteurs obtiennent une liste des candidats qui répondent à leurs critères spécifiques. Ils gagnent ainsi un temps considérable par rapport à l’analyse manuelle des CV, leur permettant de se consacrer à des tâches plus importantes.
Une fois que l'ATS a fait son travail de présélection et donné la liste au recruteur, ces candidats sont alors poussés vers la phase de sélection.
Évaluer des candidats avec un ATS
En fonction du logiciel, certaines plateformes peuvent automatiser des tâches telles que l'envoi d'e-mails de remerciement, la planification d'entretiens téléphoniques ou vidéo et le stockage des résultats de ces entretiens.
Certains ATS, comme Recruitee, intègrent des modules d’évaluations en ligne ou d’entretiens vidéo, pour tout avoir sur une seule application.
Un autre avantage de certaines plateformes de recrutement est qu'elles offrent un portail de recrutement collaboratif, réunissant l'intégralité de l’équipe de recrutement. Les personnes importantes (mais souvent exclues) du processus de décision peuvent jouer un rôle actif en analysant les candidats et en partageant leurs opinions.
Chacune de ces fonctionnalités permet de proposer une expérience candidat fluide, de décharger le recruteur des tâches administratives fastidieuses et de générer plus de transparence autour des décisions de sélection.
L’amélioration des processus avec un ATS
À chaque étape du processus de recrutement mentionnée précédemment, les ATS génèrent des données et des informations sur un large éventail d’indicateurs. Cela peut aller des canaux de sourcing les plus performants au temps que prennent certaines étapes, en passant par le coût de l'ensemble du processus.
La plupart des logiciels de recrutement offrent aujourd'hui des outils de reporting complets et visuels qui peuvent être utilisées pour mesurer et suivre de nombreux KPI. Cette capacité de reporting permet aux recruteurs d'identifier les blocages dans leur processus et les points à améliorer.
Pourquoi utiliser un logiciel de recrutement ?
Il y a 2 grandes réponses à cette question.
Premièrement, un logiciel de recrutement réduit le nombre de tâches répétitives et manuelles que les recruteurs doivent effectuer, ce qui les libère pour des activités plus importantes.
Ensuite, les systèmes automatisés permettent une meilleure expérience de recrutement et de meilleurs résultats pour l'entreprise et les candidats.
Les 18 avantages d’un logiciel de recrutement
Examinons les avantages d’un ATS pour les recruteurs.
Diminution de la charge de travail
Voici les façons dont un ATS peut bénéficier aux recruteurs et responsables du recrutement :
- Il diffuse automatiquement les annonces de recrutement sur de nombreux sites en un seul clic. Cela réduit considérablement le temps passé à créer et à publier manuellement vos offres.
- La collecte, le stockage et le regroupement des informations sur les candidats sont automatisés. Toutes les données fournies par le candidat dans sa candidature, ainsi que les informations facilement disponibles sur Internet, sont automatiquement extraites et stockées par l'ATS.
- L'analyse automatique ou par mots-clés des CV et des lettres de motivation réduit rapidement le nombre de candidats. Les recruteurs n'ont plus besoin de passer au crible manuellement des piles de candidats non qualifiés. L'ATS se charge de la présélection et identifie les candidats qualifiés en fonction de paramètres prédéterminés par le recruteur.
- Planification des entretiens directement avec le candidat. Les e-mails automatisés de l'ATS suppriment la tâche fastidieuse de contacter chaque candidat et de trouver un moment pour les rencontrer.
- Enregistrement des résultats de l'entretien et des autres activités de sélection. Toutes les informations relatives à la présélection sont centralisées dans le profil du candidat dans l'ATS. Les recruteurs ou les responsables du recrutement n'ont plus besoin de stocker ces informations manuellement.
- Automatisation des offres d'emploi et de la signature des documents. Une fois que les candidats ont été sélectionnés et qu'une nouvelle recrue a été choisie, les plateformes ATS sont en mesure d'envoyer rapidement les documents relatifs à l'offre d'emploi afin d'éviter les retards. Les documents signés par le candidat peuvent également être stockés de manière centralisée dans le profil du candidat.
Si ces six premiers avantages profitent directement au recruteur et réduisent les tâches manuelles, ils améliorent également l'expérience candidat de plusieurs façons.
Une meilleure expérience candidat
En optimisant votre processus de recrutement, vous facilitez également le parcours des candidats. Voici comment.
- Une communication transparente de la candidature à l'offre (ou au refus). Une communication cohérente et rapide tout au long du processus de candidature indique aux candidats qu'ils sont pris au sérieux. Un ATS automatise les étapes critiques de la communication avec les candidats, en veillant à ce que l'expérience globale soit aussi efficace et transparente que possible.
- Une présélection plus rapide et une meilleure clarté sur leur situation. Grâce à l'efficacité de la communication et de la planification, les candidats passent rapidement à travers votre pipeline. Ils savent s'ils sont passés à l’étape suivante ou s'ils ont été refusés peu de temps après leur candidature. Cela simplifie leur prise de décision.
- L'assurance que le processus de recrutement est équitable. En fournissant une communication claire et une transparence autour du processus de sélection, les candidats sont en mesure de voir et de comprendre comment le processus fonctionne. Ils ont ainsi l'assurance d'être traités équitablement.
Chacun de ces avantages pour le recruteur et le candidat est le résultat direct de l'amélioration globale du processus de recrutement.
Un processus de recrutement plus efficace
Les automatisations et la gestion des données d’un logiciel de recrutement ont un impact positif sur votre processus. Voici quelques-unes des principales améliorations du processus de recrutement qui peuvent être attribuées aux ATS :
- Avoir un aperçu de l'efficacité des différents processus. Un logiciel de recrutement met la lumière sur les techniques de recrutement qui fonctionnent et celles qui doivent être améliorées. Il permet aux recruteurs de prendre des décisions objectives sur ce qu'ils doivent continuer ou arrêter de faire.
- Suivre et rendre compte des indicateurs de recrutement. Vos indicateurs clés de performance peuvent être suivis et faire l'objet de rapports directement depuis votre ATS. Ainsi, il permet aux recruteurs et aux managers d'identifier rapidement les problèmes et d'établir des solutions à l'aide de données fiables.
- Automatiser les tâches de recrutement critiques. Comme mentionné précédemment, les outils ATS automatisent les tâches fastidieuses et répétitives, évitant que l'ensemble de votre processus ne soit engorgé par un trop grand nombre de CV ou un manque de main-d'œuvre.
- Conserver tous les candidats actuels et passés. Un stockage basé sur le cloud permet aux recruteurs de garder une trace de tous leurs candidats, créant ainsi un vivier de talents qui peut être régulièrement utilisé en cas de besoin.
- Faciliter le recrutement collaboratif. L'accès commun à un logiciel de recrutement permet aux collaborateurs et responsables du recrutement de s'impliquer dans le processus de sélection.
- Une plateforme toujours disponible. Les plateformes SaaS basées sur le cloud ont généralement un taux de disponibilité de 99,9 %, ce qui signifie que votre outil essentiel sera toujours là en cas de besoin.
Tous ces avantages conduisent au dernier, l'avantage principal d'un ATS : de meilleures performances de recrutement.
De meilleures performances de recrutement
L'objectif principal de tout processus de recrutement est d’améliorer les performances et les taux de rétention des nouvelles recrues, tout en optimisant le rendement des efforts et des investissements.
À cette fin, les « meilleures performances de recrutement » peuvent être réparties en trois domaines principaux :
- Une durée de recrutement plus courte. Un recrutement plus rapide (tout en maintenant la qualité des candidatures) évite les baisses de productivité à l'échelle de l'entreprise, et réduit les pertes de temps pour le service RH.
61 % des recruteurs affirment que leur plateforme ATS les a aidés à réduire leur durée de recrutement.
- Amélioration du coût par embauche. Obtenir de meilleurs candidats, plus rapidement et à moindre coût, améliore la rentabilité globale de l'entreprise à long terme.
- Une meilleure qualité de recrutement. Sur la base des évaluations de performance, du temps de mise en route, des taux de turnover et de rétention, et de la satisfaction des responsables du recrutement, il s'agit de la principale mesure du succès d'une décision de recrutement.
78% des recruteurs affirment qu'utiliser un ATS a amélioré la qualité de leurs recrutements.
Bien sûr, chacun de ces avantages n'est réalisable que si vous disposez des bonnes fonctionnalités pour votre organisation.
Comment choisir un ATS ?
Les cinq étapes clés à suivre pour choisir le bon logiciel de recrutement sont :
- Évaluer vos besoins
- Fixer un budget
- Examiner les options
- Tester vos choix
- Prendre une décision.
Regardons chaque étape en détail.
- Évaluer vos besoins
Comme nous l'avons mentionné, la première étape d’un processus de décision est de déterminer les besoins de votre entreprise. Vous pouvez commencer ce processus en écrivant toutes les caractéritstiques auxquelles vous pensez et qui amélioreront votre processus de recrutement.
Mais cette étape ne doit jamais être réalisée sans concertation. Au contraire, vous devez collaborer avec les membres de votre équipe de recrutement, ainsi qu'avec les principales parties prenantes (comme les responsables du recrutement) de l'entreprise. Un simple sondage par e-mail ou via une plateforme comme SurveyMonkey vous permettra de savoir ce que votre entreprise dans son ensemble attend d'un nouveau logiciel de recrutement.
La meilleure façon de faciliter ce processus est de prendre le temps d'identifier et de définir clairement le problème que vous essayez de résoudre. Vous devez avoir une idée précise des améliorations que vous souhaitez apporter à votre processus de recrutement. En recueillant l'avis des collaborateurs de l'entreprise, vous pourrez clarifier ces problèmes et orienter votre recherche vers les plateformes et les fonctionnalités qui vous aideront à les résoudre.
À ce stade, vous devriez réfléchir aux fonctions dont vous avez besoin et à celles dont vous n'avez pas besoin (nous en reparlerons plus loin dans cet article). Cela vous aidera à orienter les questions que vous poserez aux fournisseurs d’ATS lors des phases d'évaluation et de sélection.
- Fixer un budget
L'étape suivante dans le choix d'un ATS consiste à déterminer le montant que vous êtes prêt à dépenser pour un nouvel outil, ainsi que le retour sur investissement (ROI) que vous souhaitez. Dressez une liste des principaux avantages qu'un ATS apportera à votre entreprise et mesurez ces avantages par rapport au coût de la plate-forme.
À ce stade, vous devez connaître les modèles de tarification standard de la plupart des logiciels. En général, un fournisseur d’ATS facture sur la base d'un coût par offre d’emploi active. En d'autres termes, vous payez un certain prix pour chaque offre d'emploi que vous diffusez et traitez au cours d'une année. Il peut également y avoir des coûts associés au support client et à la maintenance que vous voudrez prendre en compte.
Dressez la liste de tous les coûts potentiels, identifiez clairement le montant que vous êtes prêt à dépenser, puis créez une liste des avantages et des améliorations des indicateurs de performance clés (KPI) indispensables pour atteindre votre objectif de retour sur investissement.
- Examiner vos options
Une fois vos besoins et votre budget établis, vous pouvez commencer à rechercher les logiciels disponibles sur le marché. En connaissant les exigences de votre entreprise et le type d’ATS qu’il vous faut, vous pourrez concentrer votre recherche sur les plateformes qui répondent à vos besoins.
Voici quelques considérations clés à garder à l'esprit :
- Votre logiciel n’est pas sensé rendre votre travail plus difficile.
- Il doit s'intégrer à tous les outils dont vous disposez actuellement.
- Il doit répondre à vos besoins essentiels.
- Il doit améliorer l'ensemble de votre processus de recrutement.
- Il doit être facile à apprendre et à utiliser pour garantir l'adhésion de votre équipe.
- Recherchez une entreprise qui sera un partenaire, et pas seulement un fournisseur. Elle doit être fiable et disponible pour vous aider à améliorer continuellement vos résultats.
Ce sont des objectifs ambitieux lorsque vous commencez à chercher des outils. Heureusement, il existe de nombreuses ressources en ligne sur lesquelles vous pouvez compter pour vous aider à identifier les plus prometteurs. Par exemple, Capterra, Appvizer ou G2Crowd sont des sites web qui fournissent des évaluations d’utilisateurs réels, des tableaux de comparaison des fonctionnalités et des informations détaillées sur les performances et la fiabilité des plateformes.
Après avoir effectué des recherches sur les différentes plateformes ATS, vous aurez probablement une shortlist d'options à considérer. Contactez chaque fournisseur pour organiser un appel de présentation, une démonstration et, surtout, un essai complet.
- Tester vos choix
Une fois que vous avez établi une liste des logiciels qui vous intéressent, c’est le moment de les essayer. Cela vous permettra de tester la plateforme dans un cadre réel afin de déterminer si elle s'intègre bien à votre flux de travail et si votre équipe adopte bien ce nouvel outil.
Pendant cette phase, effectuez un test aussi réaliste que possible. Notez les performances de certaines fonctionnalités, signalez les problèmes ou les outils inutiles qui pourraient causer des problèmes à terme, et faites une évaluation globale du logiciel. Encore une fois, veillez à inviter votre équipe à participer à cette conversation pour obtenir le plus grand nombre de points de vue possible.
À partir de là, vous devriez être en mesure de réduire votre liste de plateformes ATS à une ou deux.
Quel est le coût d’un logiciel de recrutement ?
Si vous avez parcouru le web à la recherche de votre prochain ATS et que vous n'avez pas réussi à trouver une page de tarification appropriée, c'est parce que la plupart des vendeurs choisissent leurs tarifs en fonction d'un certain nombre de facteurs, notamment le nombre d'offres d'emploi, la taille de l'entreprise, les intégrations, les modules et plus encore.
Avant que la tarification ne soit adaptée pour vous, vous commencerez probablement avec l'un des modèles suivants :
Prix forfaitaire : Ce modèle de tarification signifie que vous payez un montant unique, quel que soit le nombre d'utilisateurs ou le nombre de personnes. Le montant fixe est généralement calculé en fonction de la taille de l'entreprise.
Prix par utilisateur : Ce modèle est adapté aux petites entreprises puisque vous êtes facturé pour le nombre de recruteurs qui utilisent le logiciel.
Prix par offre d’emploi : Ce modèle dépend du nombre d'offres d'emploi actives sur lesquelles vous travaillez. Le paiement par offre d’emploi fonctionne bien pour les petites entreprises si elles ont de faibles volumes de recrutement.
Prix par module : Ce modèle de tarification est généralement appliqué lorsque l’ATS fait partie d'une plateforme plus vaste. Il s'agit essentiellement d'une fonctionnalité supplémentaire que vous pouvez ajouter à ce que vous payez déjà, comme une plateforme de CRM ou d'onboarding.
Lorsque vous étudiez le coût d'un logiciel de recrutement, n'oubliez pas d'impliquer toutes les parties prenantes dans le processus et de rédiger une analyse de rentabilité avant de passer les options en revue. Vous pouvez consulter notre étude de cas ici.