La concurrence entre les entreprises est rude. Pour attirer les meilleurs candidats, un processus de recrutement bien ficelé est la clé.
Ce processus se caractérise par une série d’étapes structurées qu’une entreprise suit pour attirer, sélectionner et embaucher un nouveau membre de personnel qualifié. Or, si nombre d’entreprises s’accordent sur l’importance de mettre cela en place, rares sont celles qui sont au clair sur la bonne marche à suivre. Peut-être est-ce votre cas ?
Alors, quelles sont les étapes d’un bon processus de recrutement ? Comment l’optimiser et faire en sorte qu’il soit encore plus efficace ?
Il est temps de (re)découvrir le processus de recrutement !
Les 4 étapes clés d’un processus de recrutement réussi
Le recrutement fait intervenir de nombreuses personnes. C’est pourquoi il est important de structurer le parcours de recrutement de façon simple et logique pour que tous les intervenants jouent le jeu, du début à la fin.
1. Définir le besoin d'embauche
La première étape du processus de recrutement consiste à analyser précisément les besoins en recrutement. L’équipe RH collabore avec le manager de l’équipe pour :
- Définir les missions et tâches du poste, leur fréquence et le niveau de responsabilité.
- Créer une description de poste détaillée qui sera utilisée tout au long du processus.
- Déterminer le profil du candidat idéal, y compris les compétences techniques et comportementales, les diplômes et les qualifications.
- Identifier des éléments tels que le délai de recrutement, le type de contrat, les perspectives d’évolution, et la tranche de salaire.
Prenez le temps de structurer la procédure de recrutement dès cette étape pour garantir une méthodologie efficace et cohérente.
🔎 Zoom sur le candidat persona
Le candidat persona est une représentation fictive de votre candidat idéal. Cet outil permet de bien connaître votre cible de candidats, ses attentes et de déterminer les stratégies pour les attirer et les retenir. On emploie aussi le terme de profil de poste, à ne pas confondre avec la fiche de poste.
2. Préparer la stratégie de recrutement
Une fois le besoin d’embauche défini, il faut élaborer une stratégie de recrutement :
- Explorer toutes les options possibles pour réussir le recrutement et planifier le processus. Veillez à bien réfléchir et évaluer les diverses options avant de vous lancer dans ce projet de recrutement.
- Répondre à des questions clés :
- Quels outils de sourcing de candidats sont disponibles et sont-ils satisfaisants ?
- Une mobilité interne est-elle envisageable ?
- Un programme de cooptation peut-il être proposé ?
- Combien de candidats seront rencontrés ?
- Combien d’entretiens seront nécessaires et quels seront les délais ?
- Quelles techniques d’entretien seront utilisées (téléphonique, session de recrutement, entretien virtuel) ?
🔎 Zoom sur le vivier de candidats
Un vivier de candidats, également appelé vivier de talents, est une liste de personnes qualifiées et potentiellement intéressées par les opportunités d’une entreprise. Il est conservé dans un système de suivi des candidatures pour une utilisation future.
3. Rédiger et diffuser l'annonce d'emploi
Pour attirer des professionnels motivés, il est crucial de rédiger une annonce de recrutement efficace :
- Choisissez un titre précis et explicite. Si les intitulés de poste originaux font fureur sur LinkedIn, préférez “Responsable SIRH” à “Geek de la paie” pour votre annonce d’emploi. Autrement dit, utilisez des mots-clés que les candidats sont susceptibles de rechercher.
- Offrez une description détaillée du poste. Un manque d’information peut laisser des candidats potentiels indifférents. Pensez à inclure une liste précise des missions et tâches, un aperçu de l’ambiance de travail et les avantages à travailler pour votre entreprise.
- Mentionnez l’échelle de salaire que vous souhaitez proposer. L’absence de cette information peut rebuter certains candidats et vous gagnerez du temps en écartant les candidats aux attentes un peu trop disproportionnées.
- Aérez le contenu de l’annonce. Les listes à puces et les sauts de ligne sont de bonnes techniques pour rendre la lecture plus agréable.
- Si possible, ajoutez du contenu interactif comme des photos et des vidéos pour attirer l’attention de votre cible de candidats. D’après l’étude de Career Builder, les offres d’emploi au format vidéo enregistrent 12% de vues supplémentaires par rapport aux autres formats.
Lors des entretiens, différentes techniques d’entretien seront utilisées. Le recruteur jouera un rôle clé dans l’évaluation des compétences telles que les savoir-faire et savoir être des candidats.
🔎 Focus sur les jobboards (ou sites de recrutement)
Un site de recrutement est une plateforme en ligne où les entreprises peuvent annoncer leurs offres d’emploi et où les candidats peuvent rechercher des postes correspondant à leurs compétences. En plus de la publication et de la recherche d’offres, ces sites peuvent offrir des services supplémentaires comme la création de profils de candidats, l’envoi d’alertes d’emploi et la mise en relation directe entre les recruteurs et les candidats.
4. Soigner l’onboarding de votre nouvelle recrue
Trop souvent négligée, l’intégration d’une nouvelle recrue est une étape cruciale du processus de recrutement. Voici ce que vous pouvez mettre en place dès à présent :
- Avant le premier jour :
- Maintenir un contact régulier par téléphone et par e-mail.
- Envoyer le planning du jour J. Vous pouvez le faire notamment par le biais de la promesse d’embauche.
- Anticiper les documents administratifs à remplir.
- Préparer le lieu de travail et l’accès aux outils informatiques. Il est essentiel de faire sentir au salarié qu’il est attendu et de faciliter son intégration dans l’entreprise.
- Le jour J :
- S’occuper rapidement des derniers aspects administratifs.
- Accueillir le nouveau collaborateur en le présentant à l’ensemble de l’équipe et en veillant à ce qu’il dispose bien de tous les équipements nécessaires pour travailler.
- Après l’intégration :
- Faire des points réguliers pour s’assurer que l’intégration se passe bien.
🔎 Zoom sur la communication durant le parcours de recrutement
Le marketing de recrutement est la stratégie utilisée par une entreprise pour attirer des candidats. Cela signifie choisir des plateformes de recrutement pertinentes et adopter un ton attrayant qui met en valeur l’entreprise. Il faut aussi veiller à ce que cette communication soit cohérente avec l’image de marque de l’entreprise et qu’il n’y ait pas de décalage une fois le candidat intégré dans l’entreprise.
5 conseils à adopter pour structurer efficacement tous vos processus de recrutement
En filigrane d’un processus de recrutement structuré, voici 5 bonnes pratiques à adopter pour réussir à coup sûr toutes vos futures embauches.
Définir précisément votre besoin
Avant de publier une offre d’emploi, soyez au clair sur le profil que vous recherchez, mais pas uniquement. Divers échanges entre ceux qui émettent ce besoin de recrutement et la direction financière permettront de valider ou non la possibilité de recruter. Ce n’est qu’une fois toutes les parties d’accord que le processus de recrutement peut être lancé.
Rédiger une offre d’emploi enrichie
Une offre d’emploi devra contenir au moins 500 mots avec un ton positif et invitant à postuler. Elle doit aussi être attrayante pour séduire les meilleurs candidats. Elle inclut une description détaillée du poste et de l’entreprise, et est rédigée dans un ton positif pour encourager les candidats à postuler.
Si l’emploi est basé en France, l’offre d’emploi doit être rédigée en français. C’est la loi du 4 août 1994 qui oblige à cela. L’annonce de recrutement est considérée comme un document de travail au même titre que le contrat de travail, le règlement intérieur, etc. En revanche, il est possible d’ajouter une version anglaise de l’offre d’emploi.
Utiliser la multi-diffusion
La multi-diffusion permet de diffuser une offre d’emploi sur plusieurs plateformes en une seule fois. Cette technique augmente la visibilité de l’offre et attire un plus grand nombre de candidats potentiels.
Faire un tri et une qualification rigoureuse des candidats à l’aide d’outils
Le parsing permet d’analyser et d’extraire automatiquement les informations d’un CV pour les qualifier dans une base de données. Le matching, quant à lui, permet de mettre en relation les candidats les plus qualifiés avec le recruteur. Un logiciel de recrutement intuitif et à la pointe des dernières technologies vous aidera à faire cela très simplement.
Pratiquer le recrutement collaboratif
Le recrutement collaboratif implique une coopération étroite entre les recruteurs et les managers pour choisir le candidat idéal. Cette approche permet de prendre en compte à la fois les compétences techniques du candidat et son adéquation avec la culture de l’entreprise.
Les questions (pas bêtes !) autour du processus de recrutement
Que vous soyez un professionnel aguerri ou non du recrutement, vous vous posez sûrement certaines questions sur le processus de recrutement. Si les réponses à ces questions sont évidentes pour certains, elles ne le sont peut-être pas pour vous…
Et puisqu’on est entre nous, on vous répond en toute simplicité.
Quelle est la durée du processus de recrutement ?
La durée du processus de recrutement indique le temps moyen, en jours, qu’une entreprise met pour pourvoir un poste vacant. Ce délai commence dès le début de la recherche de candidats et se termine avec la signature du contrat d’embauche. Cet indicateur permet aux entreprises d’évaluer l’efficacité de leur processus de recrutement et d’apporter des ajustements si nécessaire.
Comment analyser la performance d’un processus de recrutement ?
Pour analyser la performance d’un processus de recrutement, vous pouvez utiliser les indicateurs clés de performance (KPI) suivants :
- Attractivité de l’entreprise / marque employeur : mesure le nombre de visites sur la page "Carrières" du site web, le nombre de candidatures spontanées et les mentions positives sur les réseaux sociaux pour évaluer la visibilité et l'attrait de l'entreprise auprès des candidats potentiels.
- Expérience candidat (satisfaction des candidats) : mesure la satisfaction des candidats via des enquêtes post-processus et le Net Promoter Score (NPS) des candidats afin de s'assurer que leur expérience est positive. Cet indicateur est important même pour ceux qui ne sont pas retenus, afin de maintenir une bonne réputation de l'entreprise.
- Nombre de candidatures reçues : indique le nombre de candidats qui postulent à l’offre, permettant de juger de l’attractivité du poste et de la réussite de la diffusion de l’offre.
- Taux de conversion (vues / candidatures) : mesure le pourcentage de candidats ayant vu l’offre et ayant postulé, afin d’évaluer l’efficacité de l’offre à inciter les candidatures.
- Taux de conversion (candidatures / premier entretien) : mesure le pourcentage de candidats invités à un premier entretien, afin de mesurer l’efficacité de la sélection initiale.
- Taux d’acceptation de l’offre : mesure le pourcentage de candidats ayant reçu une offre et l’ayant acceptée, afin de mesurer l’attractivité de l’offre finale (rémunération, conditions de travail, etc.).
- Délai de recrutement : évalue le temps moyen entre la publication de l’offre et l’acceptation de l’offre par le candidat, permettant d’évaluer l’efficacité et la rapidité du processus de recrutement.
Chacun de ces KPIs peut vous aider à comprendre l’efficacité de votre processus de recrutement et à identifier les étapes de votre funnel de recrutement qui nécessitent des améliorations.
Utiliser des outils comme un ATS peut automatiser la collecte et l’analyse de ces données, facilitant ainsi l’optimisation continue de votre processus de recrutement.
Est-ce que le processus de recrutement doit toujours être identique ?
Non, le processus de recrutement ne doit pas toujours être identique. Il doit évoluer en fonction des changements du marché du travail, des besoins de l'entreprise, des avancées technologiques et des retours d'expérience. Une approche flexible et proactive est essentielle pour rester compétitif et attirer les meilleurs talents.
Conclusion
Même s'il est solidement mis en place dans votre entreprise, le processus de recrutement peut nécessiter des ajustements en fonction des profils recrutés ou des performances antérieures.
En suivant ces étapes et conseils, vous pouvez structurer un processus de recrutement efficace et attractif pour les meilleurs talents et opter pour une gestion des ressources humaines plus sereine.
“C’est important de mettre en place quelque chose de solide plutôt que quelque chose qui fonctionne parce qu’on n’a pas le temps”, conclut Jade Vandelook. Un processus de recrutement bien structuré et solide, c’est finalement toujours une bonne idée !
