La création d'une fiche de poste est une étape cruciale pour structurer efficacement le processus de recrutement et de gestion des employés.
S’il est correctement utilisé, cet outil permet de définir clairement les responsabilités, les compétences et les qualifications nécessaires pour un poste. Il facilite ainsi la communication entre les recruteurs, les managers et les collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ? À quoi sert-elle vraiment ? Comment en créer une de manière efficace et dont toutes les parties peuvent tirer parti ? Recruitee by Tellent vous répond en détail avec en bonus un modèle de fiche de poste à télécharger sur lequel vous pouvez vous appuyer.
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
Pour bien comprendre l'importance de la fiche de poste dans une entreprise, il est essentiel de savoir précisément de quoi il s'agit, à quoi elle sert, et en quoi elle se distingue d'autres documents similaires. Voici une explication détaillée pour éclairer ces points.
La fiche de poste : Éléments de définition
Une fiche de poste est un document détaillant les missions, les responsabilités, les compétences et les qualifications nécessaires pour occuper un poste spécifique au sein d'une entreprise.
Elle sert de référence à la fois pour les recruteurs, les managers et les employés. La fiche de poste est essentielle pour rédiger une offre d’emploi et clarifier par la suite, le rôle de chaque collaborateur.
À quoi sert une fiche de poste ?
La fiche de poste est un outil polyvalent aux multiples fonctions :
- La clarification des rôles : Elle définit clairement les missions et responsabilités de chaque poste. Cela évite les confusions et les doublons de rôles.
- Le recrutement : Elle sert de base pour rédiger des annonces de recrutement précises et attractives, et aide à sélectionner les candidats les plus adaptés.
- L’évaluation de la performance : En établissant des critères de performance clairs, elle facilite l'évaluation des employés lors des entretiens professionnels et des entretiens annuels.
- Le développement des compétences : Elle identifie les compétences nécessaires pour chaque poste, aidant ainsi à planifier les formations et le développement professionnel des divers collaborateurs.
- La gestion des carrières : Elle contribue à planifier les parcours professionnels et les promotions ou mobilités internes en identifiant les compétences et les qualifications requises.
Chez Tellent France, la clarification de la fiche de poste avec le manager est une étape essentielle du processus de recrutement. Pour ce faire, l’équipe de recrutement a été formée à une méthode bien particulière qui est celle du scorecard (missions, objectifs attendus, compétences nécessaires) et de la map (maîtrise, autonomie et sens) par le cabinet de recrutement Elinoï.
La fiche de poste est utile pour de nombreuses fonctions mais elle sert aussi à :
- Renforcer la communication interne : La fiche de poste aide les employés à comprendre les attentes et les objectifs de leur rôle.
- Assurer l’équité salariale : Elle peut être utilisée pour comparer les salaires et veiller à ce que personne ne soit lésé.
- Mieux planifier les ressources : Elle permet d’organiser les ressources humaines en fonction des besoins de l'entreprise.
- Prévenir d’éventuels conflits mais aussi toute incompréhension ou malentendu sur les missions des uns et des autres durant le parcours collaborateur.
Est-ce que la fiche de poste est obligatoire ?
Sur le plan légal, la fiche de poste n'est pas obligatoire en France. Cependant, elle est fortement recommandée car elle apporte une structure et une clarté essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise. À condition que sa rédaction n’ait pas été baclée !
Plusieurs affaires ont notamment mis en avant la nécessité pour l’entreprise de disposer d’une fiche de poste claire. Par exemple, la Cour de Cassation a dû se référer à la fiche de poste pour déterminer si un salarié avait la compétence et le pouvoir de prononcer un licenciement (Cass. Soc., 29 septembre 2010) ou encore pour considérer la requête d’un salarié qui se prévaut de missions qu’il estime subalternes et vexatoires (Cass. Soc. 8 juin 2011).
La fiche de poste reste néanmoins un vrai plus pour bâtir votre stratégie de marque employeur. En effet, disposer de cet outil est un véritable gage de transparence auquel les candidats sont de plus attentifs. 75% des candidats recherchent activement la transparence auprès des entreprises, notamment en ce qui concerne les perspectives de développement (60%) et la grille salariale (50%), d’après le baromètre de la marque employeur réalisé par Welcome to The Jungle - Ipsos.
Quelle est la différence entre une fiche de poste et une fiche de fonction/métier ?
Il est crucial de ne pas confondre la fiche de poste avec la fiche de fonction ou de métier, bien que ces documents soient complémentaires :
- La fiche de poste : Elle est spécifique à un poste particulier au sein de l'entreprise. Elle est unique à chaque position et est souvent utilisée pour le recrutement et l'évaluation des performances.
- La fiche de fonction/métier : Elle fournit une description plus générale des responsabilités et compétences associées à un type de fonction ou de métier. Ce document est moins détaillé que la fiche de poste. On l’utilise plutôt pour définir les grandes lignes des rôles au sein de l'entreprise.
Quelle est la différence entre un profil de poste et une fiche de poste ?
Le profil de poste établit le portrait-robot de « rêve » du candidat recherché : l’objectif est de recruter le candidat qui se rapproche le plus des attentes de l’entreprise.
La fiche de poste est un document partagé avec la personne embauchée : elle détermine les responsabilités et missions de façon transparente entre le salarié et l’employeur.
Quelle est l’utilité de la fiche de poste dans le cadre de la GEPP ?
La fiche de poste est un outil clé de la démarche de Gestion des Emplois et Parcours Professionnels (GEPP). En effet, en définissant les rôles, missions et compétences de chacun, elle sert de référence pour le recrutement, l'évaluation et la formation des employés. Elle peut également aider à identifier les possibilités d'évolution de carrière et de développement des compétences.
Quel est le lien entre référentiel de compétences et fiche de poste ?
La fiche de poste et le référentiel de compétences sont deux éléments distincts mais complémentaires dans la gestion des ressources humaines d'une entreprise.
La fiche de poste est un document qui rassemble toutes les informations nécessaires sur un poste spécifique. Le référentiel de compétences, quant à lui, est un outil plus global qui peut être utilisé pour identifier les compétences existantes dans l'entreprise et les lacunes à combler pour soutenir le développement de l’entreprise. Il peut faire partie intégrante de la fiche de poste. Toutefois, les deux ne répondent pas aux mêmes exigences, ni aux mêmes besoins.
Comment créer une fiche de poste efficace en 6 étapes ?
Créer une fiche de poste efficace nécessite de suivre un processus structuré et réfléchi. Voici les six étapes clés pour y parvenir, appuyées d’exemples concrets pour chaque étape de création.
#1 - Choisir un titre de poste clair et précis
Il doit refléter exactement les responsabilités principales du poste et être facilement compréhensible et reconnaissable, à la fois pour les candidats potentiels et pour les employés au sein de l'entreprise.
👉 Par exemple, le titre “gestionnaire de paie senior” est clair et précis. Il est facilement reconnaissable et compréhensible à la fois pour les candidats potentiels et pour les salariés en poste.
#2 - Décrire l’objectif du poste
En quelques phrases, la fiche de poste doit permettre de comprendre la finalité principale du poste et son impact sur les objectifs de l'entreprise. Cette section doit expliquer pourquoi ce poste existe et comment il contribue à la réussite globale de l'entreprise.
👉 Par exemple, le gestionnaire paie senior est responsable de la gestion complète de la paie. Il veille à l’exactitude des bulletins de paie et à leur conformité légale. Il joue un rôle clé dans l’optimisation des systèmes de paie et vient en soutien des gestionnaires paie junior de l’équipe.
#3 - Listez les tâches et responsabilités principales
Listez les tâches et les responsabilités spécifiques associées au poste. Cette section doit être détaillée pour que le candidat ou la nouvelle recrue sache exactement ce qui est attendu de lui au quotidien.
Privilégiez au maximum l’utilisation de verbes d'action pour rendre les descriptions dynamiques et concrètes.
👉 Par exemple, les tâches et responsabilités du gestionnaire paie senior sont :
- La préparation et le traitement du cycle de paie
- La vérification de la conformité légale et conventionnelle de la paie,
- La gestion des déclarations sociales,
- Les réponses aux questions des salariés et des managers,
- La supervision et la formation des gestionnaires de paie juniors.
#4 - Identifiez les diverses compétences et qualifications requises pour le poste
Identifiez les compétences techniques et les soft-skills nécessaires, ainsi que les qualifications et l'expérience requises pour réussir dans ce poste. Soyez précis sur les niveaux de compétence attendus et les certifications nécessaires.
👉 Par exemple, les compétences et qualifications requises pour occuper un poste de gestionnaire de paie senior peuvent être :
- En matière de compétences techniques : la maîtrise d’un logiciel de paie et une connaissance approfondie de la législation sociale,
- En matière de soft-skills : la rigueur, des compétences analytiques et aussi d’excellentes capacités de communication,
- En matière de qualification : un diplôme de niveau licence minimum en gestion des ressources humaines, comptabilité ou droit du travail, cinq années d’expérience en gestion de la paie.
#5 - Précisez les conditions de travail
Mentionnez les conditions spécifiques liées au poste, telles que les horaires de travail, les déplacements éventuels, l'environnement de travail (bureau, terrain, télétravail), et tout équipement ou outil spécifique nécessaire.
👉 Par exemple, les conditions de travail d’un gestionnaire de paie senior peuvent être les suivantes :
- Horaires de travail : 9h - 17h du lundi au vendredi.
- Déplacements : aucun déplacement n’est requis pour le poste.
- Environnement de travail : Bureau en open-space avec possibilité de télétravail deux jours par semaine.
#6 - Précisez la position du poste dans l'organigramme de l'entreprise
Indiquez à qui le titulaire du poste rendra compte (supérieur hiérarchique) et, le cas échéant, qui lui rendra compte (subordonnés). Cela aide à clarifier les lignes de communication et les rapports de subordination.
👉 Par exemple, la position dans l’organigramme d’un gestionnaire de paie senior peut être décrit ainsi sur la fiche de poste :
- Est rattaché à : responsable paie.
- Supervise : deux gestionnaires de paie juniors.
- Collabore : avec les autres membres de l’équipe RH et l’équipe comptable.
Nos conseils de rédaction
Pour que votre fiche de poste soit claire et efficace, voici quelques conseils de rédaction :
- Rédigez des phrases courtes et claires : Évitez les phrases trop longues et complexes. Chaque point doit être facilement compréhensible par tout lecteur.
- Soyez précis et factuel : Décrivez les tâches et compétences de manière objective. Évitez les termes vagues et subjectifs.
- Adaptez le langage à votre audience : Assurez-vous que la fiche de poste soit compréhensible pour des personnes extérieures à votre entreprise. Évitez le jargon interne ou les acronymes non expliqués.
- Revoyez et actualisez régulièrement : La fiche de poste doit évoluer avec le poste et les besoins de l'entreprise. Mettez-la à jour régulièrement pour qu'elle reflète les responsabilités actuelles et les compétences requises.
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Conclusion
Créer une fiche de poste efficace est une étape fondamentale pour assurer le succès de votre processus de recrutement et la gestion optimale de vos ressources humaines. En suivant les étapes décrites et en appliquant nos conseils de rédaction, vous pourrez élaborer des fiches de poste claires et complètes, qui bénéficient tant aux recruteurs qu'aux collaborateurs. Gardez aussi à l'esprit qu'une mise à jour régulière de vos fiches est un préalable à sa bonne utilisation.
Pour vous faciliter la tâche, pensez à télécharger notre modèle de fiche de poste. Simplifiez votre gestion des talents et boostez la performance de votre entreprise dès aujourd'hui !
