Les 9 étapes d’un funnel de recrutement efficace

Le funnel de recrutement, ou entonnoir de recrutement, est un concept inspiré du marketing. Il décrit le parcours que suit un candidat potentiel depuis la prise de conscience de l’entreprise jusqu’à son intégration en tant que nouveau salarié.

Également appelé “recruitment funnel”, il est désormais incontournable pour mieux comprendre les failles du processus de recrutement et ainsi analyser les taux de conversion des candidats à chaque étape. En filigrane, il s’agit d’optimiser au fur et à mesure les divers indicateurs du parcours candidat tout en adoptant une démarche proactive de recrutement. 

Recruitee by Tellent vous détaille les 9 étapes clés d’un funnel de recrutement et les actions essentielles à entreprendre pour optimiser chacune d’elles. Un article 100 % concret pour pallier vos difficultés de recrutement !

Qu’est-ce qu’un funnel de recrutement ?

Le funnel de recrutement est un modèle qui permet de visualiser et de structurer les différentes étapes du parcours de recrutement. Ce modèle aide les recruteurs à comprendre où se situent les points de friction et à optimiser chaque étape pour améliorer l’efficacité globale du processus de recrutement.

Le concept d’entonnoir appliqué au recrutement et aux ressources humaines

Le terme “funnel” fait référence à la forme d’un entonnoir, large en haut et étroit en bas. Dans le contexte du recrutement, cela signifie qu’un grand nombre de candidats potentiels entrent dans le processus au début, mais seuls quelques-uns, voire seulement un seul, arrivent au bout pour être finalement embauchés. 

Les bénéfices d’un funnel de recrutement bien structuré

Un funnel de recrutement bien structuré offre de nombreux avantages pour les entreprises. Voici quelques-uns des principaux bénéfices :

1. L’amélioration de l’efficacité : en structurant clairement chaque étape du processus, les recruteurs peuvent identifier les points de friction. Cela permet d’optimiser les ressources et de réduire le temps et les coûts associés au recrutement.
2. Une meilleure expérience candidat : un processus bien défini et fluide améliore l’expérience des candidats. À terme, cela permet de renforcer l’image de marque employeur et attirer davantage de talents qualifiés. Les candidats sont aussi plus susceptibles de rester engagés et motivés tout au long du processus de recrutement.
3. L’augmentation des taux de conversion : en optimisant chaque étape, de l’attraction des candidats à leur intégration, les entreprises peuvent augmenter les taux de conversion à chaque niveau du funnel. Cela signifie que plus de candidats qualifiés passent à l’étape suivante, jusqu’à l’embauche finale.
4. Des décisions d’embauche plus éclairées : un funnel bien structuré permet une évaluation plus rigoureuse et plus objective des candidats. Les outils et les processus standardisés aident à garantir que les meilleures décisions d’embauche sont prises, en minimisant les biais et en maximisant la transparence.
5. Une meilleure adaptabilité et évolutivité : un funnel de recrutement bien conçu est adaptable et peut évoluer au gré des besoins de l’entreprise. Il permet de répondre rapidement aux évolutions du marché de l’emploi, aux nouvelles technologies et aux besoins spécifiques de l’organisation.

Les 9 étapes d’un funnel de recrutement structuré et efficace

L’entonnoir de recrutement se compose de deux volets essentiels : le marketing et le recrutement. Comprendre ces deux volets permet d’appréhender plus facilement les différentes étapes du funnel de recrutement. Voici les étapes clés :

Volet marketing :

1. La découverte de l’entreprise 
2. L’attractivité

Volet recrutement :

3. Les candidatures 
4. La présélection
5. L’entretien
6. Les offres
7. L’onboarding
8. La fidélisation 
9. Le suivi et l’analyse des metrics

Étape 1 : La découverte de votre entreprise

Le nombre d’entreprises à la recherche de bons profils ralentit au premier trimestre 2024, mais reste malgré tout élevé avec plus de 500 000 emplois vacants, d’après les données de la Dares. Pour les entreprises, cela signifie devoir explorer de nouvelles pistes pour espérer combler les emplois vacants au plus vite. Soigner sa réputation à travers le développement de sa marque employeur en fait partie, mais pas seulement.
En effet, vous devez aussi réfléchir à ce qui vous rend unique, autrement dit quelle est votre proposition de valeur unique et qui expliquerait pourquoi un candidat choisirait de travailler chez vous plutôt qu’ailleurs. 

Pour cela, vous pouvez choisir d’utiliser les témoignages des employés actuels. C’est une excellente manière de montrer la culture et les valeurs de l’entreprise de manière authentique. Enfin, n’hésitez pas à mettre en avant la culture d’entreprise à travers des vidéos et des articles de blog. Cela permet de rendre plus concret ce qui rend votre organisation spéciale et attractive.

👍 Comment optimiser la création de l’image de marque employeur ? 

• Développer une stratégie de marque employeur solide : cela implique de définir clairement vos valeurs, votre mission et ce qui vous distingue en tant qu’employeur. Une communication cohérente et en phase avec vos valeurs est alors essentielle. 
• Utiliser les réseaux sociaux et les événements pour augmenter la visibilité : participez activement aux réseaux sociaux en partageant des contenus attrayants et engageants. Vous pouvez aussi participer à des événements de votre secteur d’activité pour accroître la notoriété de votre marque.
• Créer un site carrière attrayant et informatif : votre site carrière doit être accueillant, agréable à parcourir et riche en informations sur les opportunités de carrière et la culture d’entreprise. Pensez à inclure des témoignages vidéos pour renforcer le sentiment de proximité entre les candidats potentiels et vos salariés actuels. 

Étape 2 : L’attraction des meilleurs profils

Dans le cadre d’une stratégie d’inbound recruiting, créer du contenu pertinent et engageant sur les réseaux sociaux est un moyen efficace d’attirer l’attention des candidats passifs. Cela passe par le fait de :

• Envoyer des newsletters régulières avec des mises à jour de l’entreprise, maintient votre marque dans l’esprit des talents potentiels.
• Utiliser des campagnes de remarketing pour cibler les visiteurs de votre site carrière.
• Rester connecté avec ceux qui ont déjà montré un intérêt pour votre entreprise.
• Identifier des profils au sein de votre entreprise qui pourraient jouer le rôle d’ambassadeurs. 

👍 Comment optimiser l’engagement des candidats passifs ? 

• Mettre en place des campagnes de contenu ciblées : créez des articles, des vidéos et des posts qui répondent aux intérêts et aux besoins de votre audience cible.
• Utiliser des plateformes de gestion des relations candidats (CRM) : les CRM permettent de suivre et d’interagir avec les candidats potentiels de manière personnalisée et organisée.
• Organiser des webinaires et des événements en ligne pour engager les candidats : des sessions d’information et des webinaires peuvent être utiles pour partager des informations sur votre entreprise et pour répondre aux questions des candidats potentiels, surtout lors d’une campagne de recrutement.

Étape 3 : L’acte de candidature 

Arrivé à cette étape, on peut dire que vous avez réussi à convaincre du sérieux de votre entreprise. Votre offre d’emploi publiée a suscité l’intérêt des candidats et ces derniers passent à l’action en décidant de vous soumettre leurs candidatures. 

Mais, les choses sérieuses ne s’arrêtent pas là. Effectivement, il s’agit là aussi de soigner le parcours candidat dès l’acte de candidature. Cela passe par la mise en place d'un processus de candidature en un clic qui simplifie la vie des candidats et augmente les taux de conversion. Par exemple, vous pouvez : 

• Utiliser des technologies de candidature rapide : intégrez des options comme le bouton “Postuler avec LinkedIn” pour faciliter le processus de candidature.
• Optimiser le processus pour les appareils mobiles : assurez-vous que votre site de candidature est responsive et facile à utiliser sur les smartphones et les tablettes.
• Automatiser les réponses et les suivis : utilisez des systèmes automatisés pour envoyer des confirmations de candidature et informer des mises à jour de statut aux candidats.

Étape 4 : La présélection des candidatures

Vous avez désormais reçu un certain nombre de candidatures. Il faut maintenant les trier… Oui, mais comment ? En effet, toutes ne se valent pas et vous ne pouvez pas prendre le risque de recevoir tous ces profils en entretien.
Vous pouvez par exemple implémenter des chatbots pour les premières étapes de la présélection afin d’optimiser les recrutements en filtrant rapidement les candidats non qualifiés. 

Vous pouvez aussi : 

• Utiliser des algorithmes pour analyser les CV et les lettres de motivation afin d’aider à identifier les meilleurs profils. 
• Mettre en place des tests de compétences automatisés pour vous assurer que seuls les candidats les plus qualifiés avancent dans le processus.

Le développement de l’IA dans le recrutement peut aussi vous faire gagner un temps précieux. Voici ce que vous pouvez mettre en place : 

• Former les algorithmes avec des données précises : assurez-vous que vos outils d’IA sont bien entraînés avec des données pertinentes et à jour pour améliorer leur précision.‍
• Surveiller et ajuster régulièrement les critères de présélection : revoyez fréquemment les paramètres de vos outils d’IA pour garantir qu’ils restent alignés avec les besoins changeants de votre entreprise.‍
• Intégrer l’IA dans votre système de gestion des talents : utilisez des solutions intégrées comme le logiciel de recrutement  Recruitee by Tellent pour gérer de manière transparente les candidats tout au long du processus de recrutement.

Étape 5 : Les entretiens de recrutement

Arrivé à cette étape, vous avez déjà éliminé une bonne partie des candidatures non pertinentes. L’expérience candidat vous a aussi permis de séduire les meilleurs profils, mais il ne faut pas vous arrêter en si bon chemin. Par exemple, si vous proposez un entretien vidéo, assurez-vous que la technologie suit. Cela passe par le fait de : 

• Sélectionner des outils d’entretien de haute qualité : choisissez des plateformes qui offrent des fonctionnalités robustes et une expérience utilisateur fluide.
• Former les recruteurs à évaluer les entrevues de manière cohérente : assurez-vous que tous les membres de l’équipe de recrutement soient formés pour utiliser les mêmes critères d’évaluation à partir d’une fiche de poste précise.
• Assurer une bonne communication avec les candidats : maintenez une communication régulière et ouverte avec les candidats pour les tenir informés de leur statut et des prochaines étapes.

Si votre candidat est basé à l’étranger, l’entretien vidéo différé peut se révéler une excellente alternative. Non seulement vous toucherez davantage de candidats, mais en plus, vous vous afficherez comme une entreprise à la pointe des meilleures technologies. 

Conseil utile :

Conseil utile :

Saviez-vous que Recruitee by Tellent vous permet aussi d’organiser simplement vos entretiens vidéo en différé ? Inutile de jongler entre plusieurs outils, bénéficiez dès à présent d’un parcours candidat fluide et adapté aux défis logistiques du recrutement.

Étape 6 : L’offre

On y est ! Vous avez trouvé le ou les profils les plus pertinents, il est temps de passer à l’offre d’embauche. Celle-ci peut prendre soit la forme : 

• D’une promesse d’embauche qui engage juridiquement l’entreprise au même titre qu’un contrat de travail dès lors que la promesse est formulée par écrit ; 
• Ou d’une offre de contrat de travail qui n’engage juridiquement que si le candidat accepte cette offre. 

Cette étape est souvent négligée par les recruteurs. Or, si vous avez apprécié le profil du candidat retenu, il y a des chances qu’il ait aussi reçu une autre proposition de la part d’une autre entreprise. 

Soyez alors attentif aux demandes émises lors de la phase de recrutement et ne pensez pas que seule une bonne rémunération vous permettra d’attirer les meilleurs profils. Plus d’un tiers des candidats se disent davantage attirés par une entreprise soucieuse de l’équilibre vie professionnelle et vie privée. 

Étape 7 : L’intégration 

Maintenant que votre offre a été acceptée, l’onboarding peut commencer. Et cela, même si un laps de temps plus ou moins long s’écoule entre l’acceptation de l’offre d’embauche et la prise de poste. En effet, il ne faudrait pas que l’enthousiasme de votre nouvelle recrue retombe. 

Durant ce laps de temps, il faut donc maintenir l’engagement en prenant régulièrement des nouvelles du futur salarié et en l’informant des événements marquants de l’entreprise, comme la participation à un salon professionnel, l’implémentation d’un nouvel outil ou encore l’intégration d’une nouvelle recrue. Vous pouvez aussi convier la nouvelle recrue à vos événements internes et profiter de cette occasion pour le présenter aux futurs collègues. 

Vient ensuite le temps de la prise de poste. Là encore, soyez prévoyant et veillez à penser chaque aspect intelligemment : 

• Le volet administratif : demandez à ce qu’on vous fournisse le numéro de sécurité sociale, renseignements personnels, RIB, etc. 
• Le volet logistique : préparez l’espace de travail de la nouvelle recrue et notamment son ordinateur, un bureau propre avec le matériel essentiel, le badge d’accès aux locaux de l’entreprise, les identifiants pour utiliser les divers logiciels, etc. 
• Le volet opérationnel : la prise de poste peut être facilitée si vous nommez un mentor pour accompagner les premiers pas dans l’entreprise. Une formation au logiciel utilisé en interne peut être nécessaire, donc pensez à la prévoir en amont.

Étape 8 : La fidélisation 

Ce n’est pas tout de parvenir à recruter un bon profil, il faut aussi le retenir. En effet, le coût d’un recrutement reste élevé, de 15 à 25 % du salaire brut annuel du candidat recruté. Cela implique de répondre aux facteurs de motivation intrinsèques de vos salariés en déployant :

• Un style de management adapté aux divers profils. Par exemple, un chef de projet appréciera davantage un management horizontal qui lui permettra d’être autonome et créatif. 
• Une politique de développement des compétences qui répond aux besoins de l’entreprise, mais aussi aux besoins d’accomplissement du salarié.
• Un cadre de travail agréable et positif. Depuis la crise sanitaire de 2020, les enjeux de santé mentale sont de plus en plus prégnants au sein de l’entreprise. Les salariés attendent des entreprises qu’elles adoptent une gestion proactive de ces questions.  

La fidélisation des salariés passe aussi par un suivi efficace du parcours collaborateur. Vous pouvez par exemple :  

• Utiliser des plateformes de gestion des entretiens pour suivre les progrès : un logiciel comme Javelo by Tellent vous aidera à suivre les progrès des nouveaux employés.
• Recueillir régulièrement les avis des nouveaux employés pour ajuster le parcours collaborateur : organisez des sessions de feedback régulières pour comprendre comment les nouveaux employés vivent leur intégration et ajustez l’onboarding en conséquence.

Étape 9 : Le suivi des metrics du funnel de recrutement

Pour optimiser votre funnel de recrutement, vous ne pouvez faire l’impasse sur un suivi précis des différents chiffres clés. Voici ce que vous pouvez suivre : 

1. Le nombre de visiteurs sur le site carrière : la mesure du nombre de personnes qui visitent votre site carrière permet de comprendre votre visibilité et le niveau d’attraction. 
2. Le taux de conversion des visiteurs en candidats : le calcul du pourcentage de visiteurs qui postulent à une offre d’emploi aide à évaluer l’efficacité de vos offres d’emploi et de votre site carrière. 
3. Le taux de complétion des candidatures : en vérifiant combien de candidats terminent leur candidature après l’avoir commencée, vous avez une idée des problèmes potentiels dans le processus de candidature.
4. Le temps moyen d’un recrutement : la mesure du temps écoulé entre la publication de l’offre et l’embauche permet de mesurer de manière globale la performance du processus de recrutement. 
5. Le taux d’attrition des candidats : le suivi du stade du processus où les candidats abandonnent ou sont éliminés aide à comprendre les points de friction ou les étapes inefficaces.
6. Le nombre de candidats qualifiés : le fait de suivre combien de candidats sont qualifiés permet d’évaluer la qualité du sourcing et de la présélection.
7. Le taux d’acceptation des offres : calculer le pourcentage de candidats qui acceptent une offre d’emploi aide à évaluer l’attractivité de vos offres et de votre entreprise.
8. Le coût par embauche : la mesure du coût total investi pour chaque embauche permet d’optimiser le budget de recrutement et de comprendre l’efficacité des différentes sources de candidats.
9. Le niveau de satisfaction des candidats : les feedbacks des candidats sur leur expérience de recrutement permettent d’identifier les améliorations à apporter pour rendre le processus plus attractif et fluide.
10. Le suivi des performances après l’embauche : afin d’évaluer la qualité et la performance d’un recrutement, vous aurez besoin de suivre la performance des nouveaux employés sur une période donnée.

🎁 Bonus : comment auto-évaluer la pertinence de votre entonnoir de recrutement ? 

En tant que recruteur, il est important de s’auto-évaluer et d’identifier rapidement les étapes du processus qui posent problème. Voici ce que vous pouvez mettre en place : 

• Collecter les données : à chaque étape, notez le nombre de candidats. Par exemple :
  • Nombre de visites sur le site carrière : 1000
  • Nombre de candidatures soumises en réponse à l’offre : 500
  • Nombre de présélections : 200
  • Nombre d’entretiens : 50
  • Nombre d’offres : 10
  • Nombre d’embauches : 5
• Calculer les pourcentages de conversion : pour chaque étape, divisez le nombre de candidats ayant atteint l’étape suivante par le nombre de candidats ayant atteint l’étape précédente, puis multipliez par 100. Par exemple :
  • Conversion des visites en candidatures : (500/1000) * 100 = 50 %
  • Conversion des candidatures en présélections : (200/500) * 100 = 40 %
  • Conversion des présélections en entretien : (50/200) * 100 = 25 %
  • Conversion des entretiens en offres : (10/50) * 100 = 20 %
  • Conversion des offres en embauches : (5/10) * 100 = 50 %

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Conclusion

En optimisant chaque étape du funnel de recrutement, vous pouvez non seulement attirer les meilleurs talents, mais aussi améliorer leur expérience tout au long du processus. Des stratégies innovantes couplées à un marketing RH intelligent vous permettront d’affiner votre approche et d’obtenir de bons résultats.