L'union fait la force. Ce proverbe bien connu peut être appliqué dans la vie comme en entreprise. Même le recrutement peut en bénéficier ! C'est ce que l'on appelle le recrutement collaboratif.
Le temps où le service RH recrutait en solo est terminé ! Dorénavant, le recrutement en équipe offre de nombreux avantages lorsqu'il s'agit de sélectionner les futurs collaborateurs de l'entreprise.
Découvrez en quoi consiste le recrutement collaboratif, quels sont ses avantages, comment le mettre en place et des conseils pour améliorer son efficacité. C'est parti !
Recrutement traditionnel VS recrutement collaboratif
Avant de voir la différence entre un processus de recrutement traditionnel et un processus de recrutement collaboratif revenons sur leur définition.
Dans le processus de recrutement traditionnel, le service ressources humaine gère toutes les activités liées à l'embauche d'un nouveau collaborateur de A à Z. Le manager n'intervient pas, ou très peu dans les prises de décision.
Dans le processus de recrutement collaboratif, plusieurs personnes participent à cette activité. Il peut s'agir d'un manager, d'un collaborateur de l'équipe concernée par le recrutement, voire, d'un prestataire externe. Généralement, les personnes qui seront amenées à travailler directement avec la future recrue sont conviées à donner leur avis et à contribuer à la sélection des candidats.
On pourrait donc dire que le recrutement traditionnel est un processus centré autour du service RH, alors que le recrutement collaboratif est un processus participatif faisant appel à différents membres de l’entreprise.
Le recrutement collaboratif est un modèle qui prend de l'ampleur dans les entreprises, des PME jusqu'aux grandes entreprises.
Les avantages du recrutement collaboratif
1. Une meilleure qualité de recrutement
En impliquant plusieurs personnes dans le processus de recrutement, vous obtenez divers avis sur les candidats sélectionnés. Vous avez une vision large sur les compétences du professionnel, son adéquation à la culture d'entreprise, mais aussi sur son potentiel.
De cette manière, vous recrutez les meilleurs talents pour votre entreprise et vous limitez de coûteuses erreurs de recrutement.
2. Un gain de temps
Le travail en équipe peut vous amener loin. Et surtout, il peut vous y amener plus vite.
C'est un aspect important dans un processus de recrutement. Une enquête d'Officevibe a révélé que 60 % des candidats interrogés ont déjà abandonné un processus de recrutement car il était trop long.
En tant que recruteur, être accompagné de l'expertise d'un manager et de vos collaborateurs est très utile pour construire votre candidat persona, autrement dit, le profil du candidat idéal. Ainsi, vous savez où aller chercher des collaborateurs potentiels et entrer en contact avec eux. Et lorsque l'on sait que le sourcing de candidats peut être très chronophage, ce n'est pas négligeable !
Votre équipe de recrutement vous accompagne aussi dans la description de poste, l'annonce d'emploi, la présélection des candidats, et même durant l’onboarding.
Vous êtes alors sûr de vous diriger vers la bonne direction, à une vitesse de croisière optimale.
3. Un accélérateur pour votre marque employeur
Le recrutement collaboratif contribue à améliorer l'image de votre marque employeur. Cela montre que vous vous préoccupez de l'avis de vos salariés et que la collaboration est inscrite dans l'ADN de l'entreprise.
Il est aujourd'hui essentiel pour une organisation de mettre en place des actions ciblées pour promouvoir sa marque employeur. Il faut dire que 82 % des candidats se renseignent sur une entreprise avant d'y proposer leur candidature.
De plus, les participants au recrutement seront plus enclins à partager vos besoins d’embauche sur les réseaux sociaux, car ils savent que leur implication compte.
Autrement dit, le recrutement collaboratif renforce la visibilité de votre entreprise.
4. Un engagement des collaborateurs fort
En proposant à vos collaborateurs de devenir acteurs de votre processus de recrutement, vous les valorisez. Leur avis est écouté et pris en compte. Ils participent à la construction de l'avenir de l'entreprise par la sélection de nouvelles recrues.
Résultat ? Vos collaborateurs actuels sont plus engagés, motivés et productifs.
Le recrutement collaboratif a un impact positif sur la rétention et la fidélisation des salariés.
5. Une culture d'entreprise ouverte
Encourager la participation de plusieurs collaborateurs dans les décisions de recrutement est positif pour votre culture d'entreprise. Cela montre que votre organisation cherche à créer une véritable communauté construite autour de relations honnêtes et transparentes. Chacun partage les mêmes valeurs et regarde dans la même direction.
Parfois, le recrutement collaboratif peut même être un moyen de prévenir la discrimination à l'embauche et de promouvoir la diversité et l'inclusion dans l'entreprise.
Les 6 étapes du recrutement collaboratif
1. La préparation : la clé de la réussite
Sans préparation, il n'existe pas de recrutement collaboratif efficace.
Conviez l'ensemble des participants au processus de recrutement afin de faire le point sur la fiche de poste et le profil du candidat idéal, autrement dit, votre candidat persona.
Les collaborateurs qui occupent un poste similaire pourraient apporter de précieuses informations pour comprendre les missions effectuées, mais pour savoir où aller chercher les candidats.
Définissez à l'avance les critères d'embauche. Vous déterminez ainsi une ligne directive à suivre pour ne pas perdre de vue vos objectifs.
Tout le monde doit comprendre son rôle et les intentions du processus d'embauche. Cette étape est essentielle pour éviter des malentendus dans un stade plus avancé du processus qui pourraient vous faire perdre beaucoup de temps et d'argent.
Discutez également de la stratégie à mettre en place : sur quels sites de recrutement faut-il poster l'annonce ? Devriez-vous procéder à une première sélection par un entretien téléphonique ? Est-il nécessaire de mettre en place des tests de recrutement ? Combien d’entretiens de recrutement devriez-vous planifier ?
Laissez les différents participants s'exprimer librement et être force de proposition. Ils pourraient agréablement vous surprendre !
2. Le sourcing de candidats
Qui dit recrutement collaboratif dit recrutement participatif ! Autrement dit, c'est le moment de parler de la cooptation.
Il s'agit d'une formidable opportunité pour trouver des candidats talentueux en faisant appel aux réseaux personnels de vos collaborateurs actuels. Ces derniers sont les mieux placés pour décrire le poste recherché, l'atmosphère et la culture de l'entreprise, au-delà des informations présentes dans l’offre d’emploi.
En mettant en place un programme de cooptation, vous pouvez découvrir des candidats qui ne sont pas nécessairement en recherche active de nouvelles opportunités d'emploi.
Vos collaborateurs peuvent également augmenter la visibilité de votre recherche en partageant vos annonces de recrutement sur leurs pages de réseaux sociaux.
3. L'attraction des candidats
Vous avez repéré des profils intéressants, il faut maintenant entrer en contact avec eux. Pour attirer leur attention, et vous démarquer de vos concurrents, mettez en avant le travail collaboratif, où chacun a son mot à dire.
Diffusez cet état d'esprit au plus grand nombre par l'intermédiaire de la page carrière de votre site internet et des réseaux sociaux. Créez du contenu de qualité. Invitez vos collaborateurs à partager leur expérience de travail au sein de l'entreprise par des interviews, des témoignages ou d'autres discussions interactives, par écrit, image ou vidéo.
4. La sélection des profils
Des candidats ont exprimé leur intérêt pour le poste. L'heure est venue de faire une sélection des candidatures.
Référez-vous aux critères d'embauche essentiels qui ont été définis dans l'étape 1. Cela permettra d'éliminer les candidatures non pertinentes. Ensuite, rassemblez toutes les parties prenantes au recrutement. Passez en revue les candidatures et choisissez ensemble celles qui vous ont convaincues pour passer à la suite du processus.
Discutez avec vos collaborateurs des questions à poser dans l'entretien d’embauche. Créez une grille de recrutement que chacun pourra utiliser pour donner son avis sur les différents critères évalués.
Au-delà de l'évaluation globale, il peut être intéressant de demander aux participants d'évaluer un ou plusieurs aspects particuliers. Par exemple, le recruteur peut se concentrer la motivation du candidat, le manager les compétences techniques, et le collaborateur, la capacité à travailler en équipe.
Pensez à faire un point juste avant l'entretien pour rappeler les objectifs de l'échange, puis juste après, afin de recueillir les impressions "à chaud".
5. La décision de recrutement
Vous avez maintenant rencontré tous les candidats sélectionnés. C'est la dernière ligne droite.
Rassemblez l'ensemble les informations collectées sur les candidats et discutez-en avec votre équipe. Chaque participant au recrutement doit pouvoir s'exprimer librement. En recueillant les différents avis, vous pourrez constituer un portrait global de chaque candidat, composé de ses connaissances, son savoir-faire, ses soft-skills et sa motivation.
Ici, le challenge est de trouver un consensus sur le candidat à recruter ! Mais si la préparation a été faite correctement, cela ne devrait pas être très difficile.
6. L'onboarding de la nouvelle recrue
Vous avez contacté l'heureux élu et il a accepté votre proposition de poste. Félicitations !
Mais attention, le recrutement collaboratif ne s'arrête pas là.
La phase d'intégration, aussi appelée onboarding, est une période cruciale, aussi bien pour la nouvelle recrue que pour l'entreprise. Elle dessine souvent l'avenir de la relation de travail.
Ainsi, la collaboration entre tous les participants au recrutement continue. Chacun contribue, à son niveau, à faciliter l'arrivée du nouveau collaborateur et ses premiers pas dans l'entreprise.
Pour que le démarrage se déroule le mieux possible, conviez de nouveau votre équipe de recrutement et décidez des actions allouées à chacun. Le jour J, le responsable RH peut accueillir la nouvelle recrue pour faire un point sur la partie administrative, puis inviter le manager à prendre le relais pour une visite du bureau et du poste de travail, par exemple.
De plus, il peut être intéressant de désigner un mentor, pour accompagner le collaborateur dans sa découverte de l'entreprise et de son fonctionnement. Cela l'aidera à s'intégrer dans l'équipe et à s'imprégner de la culture d'entreprise.
Les outils du recrutement collaboratif 2.0
Les logiciels de recrutement
Les logiciels de recrutement, ou ATS (Applicant Tracking System), comme Recruitee, peuvent faciliter la mise en place du recrutement collaboratif.
Ils permettent à chacune des parties prenantes d'avoir accès aux mêmes informations sur le candidat de manière sécurisée. Tous les commentaires sont centralisés pour éviter la perte de données et faciliter la prise de décision.
Du sourcing de candidat à l'intégration de la nouvelle recrue, en passant par la cooptation et les entretiens de recrutement, l'ATS est l'outil essentiel du travail collaboratif !
Les réseaux sociaux et autres sites spécialisés
Internet est une véritable caverne d'Ali Baba en ce qui concerne le recrutement !
Les réseaux sociaux, comme LinkedIn, Facebook et même Instagram peuvent véritablement décupler les bénéfices du travail collaboratif. Par définition, les plateformes sociales sont dédiées aux contributions, aux interactions et à la collaboration au sein de communautés.
En partageant vos besoins de recrutement et en demandant à votre équipe de faire de même, vous ciblez la communication pour qu'elle atteigne votre candidat persona.
Mais il n'y a pas que les réseaux sociaux qui contribuent au travail collaboratif. Les sites spécialisés et les forums regorgent d'informations sur les métiers et les candidats qui vous intéressent. Cela peut être utile pour comprendre leurs activités, leurs attentes professionnelles et peut-être... trouver la perle rare !
Par exemple, Codingame, un site spécialisé dans la programmation ludique, est une mine d'informations pour les recruteurs qui souhaitent découvrir, évaluer et fidéliser les développeurs informatiques.
Les logiciels de visioconférence et les messageries collaboratives
Les outils digitaux indispensables du télétravail sont aussi utiles pour le processus de recrutement collaboratif.
Les logiciels de visioconférence, comme Zoom ou Google Meet vous permettent d'échanger avec les participants au recrutement, où qu'ils se trouvent. Et s'il n'est pas possible de vous réunir physiquement dans un même lieu pour rencontrer vos candidats, l'entretien vidéo est fait pour vous !
Cette forme d'entretien vous permet de ne pas perdre de temps et de sélectionner les candidats, comme dans un entretien en présentiel. Et après la rencontre, toute l'équipe peut se retrouver virtuellement pour partager son point de vue.
Autre outil indispensable du recrutement en équipe : les messageries collaboratives.
Par exemple, le populaire Slack permet de discuter instantanément avec vos collaborateurs et de créer des groupes de travail. C'est un outil parfait pour faciliter la communication au quotidien.
Les logiciels de visioconférence et les messageries collaboratives s'inscrivent dans la digitalisation RH.
Quelques conseils supplémentaires
Démarrez sur des bases solides
En établissant des règles et des objectifs clairs, vous vous tracez la voie d'un recrutement réussi. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent le déroulement du processus collaboratif et le rôle qu'ils ont à jouer.
Ils doivent pouvoir accéder facilement aux informations concernant les candidats. Ensuite, fixez des délais clairs pour chaque étape afin de ne pas prendre de retard sur vos objectifs de recrutement.
Choisir ses outils de recrutement avec soin fait partie de toute stratégie de recrutement. Ils vous aideront à communiquer, suivre les candidatures aux postes à pourvoir et évaluer les candidats.
Un ATS vous permettra d'orchestrer votre collaboration et optimiser sa performance.
Communiquez efficacement avec vos équipes
En entreprise, la communication est essentielle. Et le recrutement n'y échappe pas. De vive voix, par vidéo, par mail ou encore, par messagerie collaborative, des échanges clairs et fréquents facilitent la collaboration.
En tant que recruteur ou responsable de recrutement, veillez à ce que chacun ait connaissance du profil recherché et des critères évalués. Il peut y avoir des désaccords. Dans ce cas, veillez à écouter le point de vue de chacun et restez objectif.
Inclure des collaborateurs dans le processus d'embauche permet parfois de se rendre compte de dysfonctionnements logistiques voire, de la présence de biais de recrutement. Dans ce cas, il faut savoir réagir rapidement pour rétablir la situation afin de ne pas perdre la confiance de vos collaborateurs.
Après chaque étape décisive ou réunion avec votre équipe provisoire de recrutement, veillez à enregistrer un résumé des conversations sur votre ATS. De cette manière, vous prévenez de futures mésententes.
Formez vos collaborateurs au recrutement collaboratif
Le recrutement ne s'improvise pas !Ainsi, pensez à former vos collaborateurs avant le démarrage de la campagne de recrutement. Communiquez les bonnes pratiques, les processus spécifiques à l'entreprise, les objectifs de chaque entretien, etc.
Et regroupez les informations dans un espace collaboratif afin que chacun puisse y avoir assez à n'importe quel moment.
Le recrutement collaboratif connaît une popularité croissante auprès des entreprises. Il permet de répondre aux attentes d'un processus de recrutement centré autour de l'expérience candidat. Il favorise l'implication des collaborateurs et contribue à la réussite des embauches.
Les outils RH comme les ATS et les plateformes SaaS facilitent une collaboration performante. Quel que soit le secteur de votre entreprise, c'est le moment de bénéficier de ses nombreux avantages !
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