Votre stratégie de sourcing de candidats efficace vous a permis de recevoir un grand nombre de profils.
Une présélection des candidatures a été réalisée par votre logiciel ATS et votre œil expert de recruteur. Vous vous retrouvez maintenant avec une dizaine de candidatures à départager.
C'est là que l'entretien téléphonique entre en jeu.
Bien qu'il ne fasse pas partie des méthodes de recrutement les plus innovantes, il est très efficace et facile à implémenter.
Il s'agit du premier contact direct entre l'entreprise et le candidat, il faut alors veiller à faire bonne impression !
Découvrez toutes les spécificités de l'entretien téléphonique et les bonnes pratiques pour assurer son efficacité.
Les objectifs de l'entretien téléphonique de recrutement
L'entretien téléphonique de recrutement est le premier échange de vive voix entre un recruteur et un candidat.
Cette prise de contact est l'opportunité pour le recruteur de faire connaissance avec le candidat et inversement.
Son objectif est d'apporter au recruteur des informations pertinentes qui l'aideront à départager les différents candidats présélectionnés.
Pour le candidat, c'est l'occasion d'en apprendre davantage sur l'entreprise, l'environnement de travail, mais aussi le poste.
Les avantages de l'entretien téléphonique pour le recrutement
Un gain de temps pour le recruteur
L'entretien téléphonique fait gagner un temps considérable au recruteur !
Au lieu de convier un grand nombre de candidats à un entretien en face-à-face ou par vidéo, la qualification téléphonique assure que le candidat correspond bien aux attentes et possède les prérequis définis par le recruteur.
D'une vingtaine de minutes pour un entretien téléphonique à plus d'une heure pour un entretien classique, le calcul est vite fait !
En plus d'être peu chronophage, cette technique de sélection évite également aux candidats de se déplacer dans les locaux de l'entreprise.
Bien entendu, l'entretien téléphonique est tout à fait adapté au recrutement à distance.
Un atout pour l'expérience candidat
Pour proposer une expérience de recrutement optimale à vos candidats, il faut veiller à soigner toutes les prises de contact.
L'entretien téléphonique donne au candidat la possibilité d'approcher de plus près l'entreprise dans laquelle il a postulé. Grâce à cet échange, il va apprendre des informations sur la culture de l'entreprise, l'équipe qui recrute, le poste et plus globalement, l'esprit et les valeurs de l'entreprise.
C'est l’opportunité pour le recruteur d'utiliser la marque employeur de l'entreprise pour engager le candidat et le sensibiliser à la mission de l’entreprise.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, découvrez notre article spécialement dédié à l’expérience candidat.
La découverte de profils atypiques
Cela peut paraître étonnant, mais l'entretien téléphonique permet parfois de révéler des talents !
Imaginons que vous avez sous les yeux le profil d'un candidat qui ne correspond pas tout à fait à votre candidat persona. Sa candidature peut se distinguer par une compétence rare, une expérience professionnelle originale ou encore, des activités bénévoles.
Un entretien téléphonique est utile pour dévoiler un profil au-delà de son CV. Ainsi, vous découvrirez peut-être un professionnel dont les compétences peuvent contribuer à l'innovation et la créativité dans l'entreprise.
Quand planifier un entretien téléphonique ?
L'entretien téléphonique se planifie généralement après un premier tri des CV.
Il permet de déterminer quels seront les candidats conviés à un entretien en face-à-face ou par vidéo avec le manager d'équipe.
Parfois, un entretien téléphonique est proposé dans un stade plus avancé du processus du recrutement. C'est notamment le cas si l'un des participants au recrutement n'était pas disponible durant la rencontre.
La grille d'évaluation de l'entretien téléphonique
Qui dit entretien téléphonique, dit grille d'évaluation !
Ce support vous sert de guide pour conduire votre conversation avec le candidat. C'est également un outil qui va faciliter votre prise de décision.
Vous l'avez compris, l'entretien téléphonique n'est pas improvisé, c'est une conversation structurée !
La grille d'évaluation rythme l'entretien du début jusqu'à la fin et doit intégrer tous vos référentiels d'évaluation. Elle comporte des critères comme le savoir-faire et le savoir-être indispensables pour le poste, mais aussi d'autres éléments comme la mobilité géographique et les prétentions salariales. Son objectif est de vous aider à valider l'adéquation entre le candidat et le poste à pourvoir.
Il est important de formaliser l'ensemble de vos questions au mot près pour favoriser des réponses comparables d'un candidat à un autre. Standardiser le contenu de votre grille d'évaluation contribue à l'évaluation de tous les profils sur des critères identiques, avec le même procédé.
Pensez également à créer votre support d'entretien téléphonique de manière intuitive et ergonomique ! Laissez des espaces pour prendre des notes, insérez des cases à cocher, déterminez différents scénarios en fonction des réponses des candidats, etc.
La grille d'évaluation est un outil indispensable pour un recruteur. Si vous le concevez de manière réfléchie et stratégique, il vous facilitera le travail tout en vous faisant gagner du temps !
Les 6 étapes de l'entretien téléphonique
1. La planification
L'erreur principale est d'imposer un entretien téléphonique au candidat, sans le prévenir ! En plus d'être peu productif, cet échange participerait à une expérience candidat négative. Il serait néfaste pour votre marque employeur comme pour votre recrutement !
Idéalement, il faut planifier l'entretien téléphonique au moins 24h à l'avance afin de laisser au candidat le temps de se préparer.
Si le candidat est déjà en poste, soyez indulgent quant à sa disponibilité. Proposez un créneau en fin de journée ou à un autre moment, selon son rythme de travail. Ainsi, les conditions seront optimales pour participer à un entretien de recrutement.
2. La préparation de l'entretien téléphonique
Il s'agit d'une étape indispensable pour un entretien téléphonique performant !
Préparez soigneusement votre grille d'entretien et relisez attentivement le CV et toute autre information transmise par le candidat lors de vos échanges écrits.
Quelques minutes avant l'appel au candidat, prenez le temps de vous concentrer pour l'entretien.
Que votre grille d'évaluation soit en format papier ou digital, mettez de côté toute distraction pouvant gêner votre attention et entraîner des problèmes de compréhension. Installez-vous confortablement dans un lieu calme. Utilisez un casque audio ou des oreillettes pour avoir les mains libres et faciliter la prise de notes durant l'entretien.
Enfin, souriez ! Vous savez peut-être que le sourire s'entend au téléphone ! Vous mettrez à l'aise le candidat et vous démarrez l'entretien dans de bonnes conditions !
3. L'appel au candidat
Le moment est venu de contacter le candidat.
Présentez-vous en quelques phrases et rappelez l'intitulé du poste à pourvoir. Il est utile de faire une petite présentation de l'entreprise et de rappeler ses missions, son message et ses valeurs. Vous pouvez aussi évoquer les raisons du recrutement : remplacement d'un collaborateur, création de poste, etc.
Expliquez le déroulement de l'entretien, ses objectifs et vérifiez la disponibilité du candidat.
Ensuite, il suffit de mettre à profit votre préparation et de suivre attentivement votre grille de recrutement !
4. La conclusion de l'appel
La conclusion de l'entretien téléphonique est tout aussi importante que son introduction.
En plus de remercier le candidat pour le temps qu'il vous a accordé, il faut l'informer du délai de prise de décision.
5. La synthèse
Grâce à votre grille d'évaluation d'entretien téléphonique, vous avez un support formel pour comparer les réponses des différents candidats.
Si elle est très dense, vous pouvez réaliser une synthèse des points positifs et des points négatifs qui facilitera le débriefing avec votre équipe de recrutement.
6. La prise de décision
C'est maintenant l'heure de prendre une décision sur les candidats qui seront sélectionnés et ceux dont la candidature sera déclinée.
Chaque candidat ayant pris le temps de participer à l'entretien téléphonique, il faudra veiller à les informer de la décision.
Les questions de l'entretien téléphonique de recrutement
Les questions sont définies en fonction du profil recherché, du type de poste, de vos critères de sélection, de l'entreprise, etc.
L'objectif est d'apprendre à connaître le candidat et de déterminer sa compatibilité avec le poste et la culture de l'entreprise.
Ainsi, préférez les questions ouvertes qui n'influencent pas la réponse du candidat et qui l'encouragent à prendre la parole. Évitez les questions pièges qui ne font que déstabiliser le candidat et apportent rarement des informations pertinentes. D'ailleurs, selon une enquête RegionsJob, 73 % des recruteurs déclarent ne jamais en poser.
Pour des raisons d’efficacité, les questions sont définies à l'avance et notées dans votre guide d'évaluation.
Voici un florilège des questions générales à poser durant un entretien téléphonique, quel que soit le profil recruté :
- Pourriez-vous décrire votre parcours ?
- Que vous a apporté votre dernier poste professionnellement ?
- Pourquoi avez-vous postulé à cette offre ?
- Que recherchez-vous dans votre prochain poste ?
- Parlez-moi d'une expérience qui vous a permis d'utiliser votre sens de la négociation/vos capacités de communication/votre force de proposition, etc.
- Qu'est-ce qui vous intéresse dans notre entreprise ?
- Avez-vous des questions ?
Mener un entretien téléphonique de recrutement : les bonnes pratiques
Prévoir de bonnes conditions
Votre lieu de travail n'est peut-être pas propice aux entretiens téléphoniques, notamment si d'autres personnes partagent votre bureau. Toutefois, nous vous conseillons de vous isoler durant l'entretien pour éviter les distractions.
Si votre guide d'évaluation est digital, fermez toutes les autres fenêtres de votre navigateur pour ne pas être tenté de faire plusieurs choses à la fois.
En somme, aménagez votre environnement pour optimiser votre concentration !
Mettre le candidat à l'aise
Un entretien de recrutement est souvent un événement stressant pour un candidat.
Bien que votre rôle soit d'évaluer son profil, montrez de l'empathie et de la compréhension. Vous ne gagnerez rien en vous montrant froid et détaché.
Au contraire, mettre à l'aise le candidat vous permettra d'avoir des résultats plus pertinents. En prime, vous offrez une meilleure expérience candidat !
Adopter une écoute active
Bien plus qu'une simple évaluation d'un profil, l'entretien téléphonique de recrutement est un échange entre un candidat et le recruteur d'une entreprise.
Pour que l'entretien soit efficace, le recruteur doit procéder à une écoute active. Cette technique vise à instaurer un climat de confiance et de bienveillance. Le candidat peut ainsi s'exprimer dans les meilleures conditions possibles.
Les deux parties doivent pouvoir communiquer facilement et rebondir sur les propos de l'un et de l'autre.
En tant que recruteur, reformulez les propos de votre interlocuteur pour confirmer que vous avez bien compris ses paroles. Le feedback est essentiel durant les entretiens.
Avoir une gestion précise du temps
Un entretien téléphonique a une courte durée. Il ne s'agit pas de recruter sur cet échange seul, mais plutôt de déterminer une compatibilité entre le profil du candidat et le poste et de valider des prérequis.
L'échange doit être suffisamment structuré pour éviter les conversations à rallonges et les pertes de temps.
En allouant la même ressource de temps (à quelques minutes près) pour chaque candidat, vous assurez une meilleure équité dans l'évaluation de leur profil.
L'entretien téléphonique de recrutement est un outil de prise de décision. Il ne faut pas négliger sa préparation ni sa réalisation.
Il permet au recruteur de vérifier l'adéquation entre le profil du candidat et le poste. Pour le candidat, il s'agit d'une opportunité pour découvrir l'entreprise et de valider (ou non) son intérêt pour le poste.
C'est l'occasion de sensibiliser le candidat à la culture et aux valeurs de l'entreprise. Pour les candidats sélectionnés, les informations collectées dans le guide d'évaluation seront utiles pour la suite du processus de recrutement.
L'entretien téléphonique est donc une méthode peu coûteuse et facile à mettre en place pour affiner la sélection des candidats !
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