Télétravail : le guide complet assurer son succès

dernière mise à jour:
22/1/2021
22/2/2022
minutes à lire
Pierre Vandenberghe
Recruitee
Le guide du télétravail par Recruitee
Table des matières

Depuis le début de la pandémie, les entreprises ont dû repenser leur manière de travailler.

Loin d'être une simple réponse temporaire à des mesures sanitaires, le télétravail est présent pour durer. Selon une étude publiée par myRHline, 89 % des entreprises envisagent le télétravail comme un mode d'organisation du travail durable.

Si de nombreuses entreprises proposent à leurs salariés de travailler à distance plusieurs jours par semaine, d'autres sont allées plus loin. Certaines ont choisi d'être en full-remote, comme AssessFirst, ou de réduire leurs bureaux, comme Livestorm.

Quoi qu'il en soit, le télétravail va assurément jouer un rôle important dans le futur du travail.

Découvrez notre guide sur le télétravail.

Quelles sont les différentes formes du télétravail ?

Il n'existe pas une forme de travail unique et universelle pour toutes les entreprises. Selon le lieu de télétravail et sa fréquence, le travail à distance peut se présenter sous différentes formes. Regardons-les de plus près.

Le lieu de télétravail

Le télétravail à domicile

Il s'agit probablement de la forme de télétravail la plus répandue. Le salarié travaille à son domicile de façon permanente ou seulement quelques jours par semaine/mois.

Le télétravail nomade

Comme son nom l'indique, le télétravail nomade s'effectue à partir de différents lieux de travail. Parmi les plus communs, on retrouve :

  • Le bureau satellite : il s’agit d’un bureau situé dans une infrastructure appartenant à l'entreprise.
  • L'espace de coworking : c'est un lieu de travail partagé entre plusieurs professionnels salariés ou indépendants. Il comporte généralement un open space ainsi que des salles privées, pour des réunions par exemple.

La fréquence de télétravail

Le travail à distance peut être pratiqué sur différents rythmes et fréquences :

  • le télétravail permanent ;
  • le télétravail alterné (une combinaison entre travail à distance et présence dans les bureaux de l'entreprise) ;
  • le télétravail occasionnel (le télétravail représente moins de 20 % du temps de travail).

Les idées reçues sur le télétravail ont la vie dure

Si le télétravail se démocratise et obtient l'adhésion de nombreux salariés et entreprises, il est difficile de se débarrasser de certaines idées reçues ! En voici quelques-unes :

  • "Les salariés sont moins productifs en travaillant à distance".
  • "Avec le télétravail, la culture d'entreprise disparaît".
  • "Il est difficile de travailler en équipe à distance".
  • "Les salariés n'ont pas de discipline pour travailler à distance".
  • "La performance diminue avec le télétravail".
  • "Il est impossible de manager une équipe à distance".

Si vous pensez que certaines de ces affirmations sont vraies, continuez la lecture, nous allons vous faire changer d'avis !

Les avantages du télétravail pour l'entreprise

Une réduction des coûts

Le télétravail permet de réduire les charges de l'entreprise. Face à l’augmentation des loyers des locaux, notamment dans les grandes villes, c’est un avantage non négligeable.

Sans vous débarrasser définitivement de vos bureaux, proposer à vos salariés de télétravailler plusieurs jours par semaine contribue à optimiser la surface de vos locaux. Ainsi, vous pourrez opter pour des bureaux plus petits et donc, plus abordables !

À la baisse des dépenses fixes s’ajoute la diminution des dépenses courantes comme : l’électricité, l’eau, les prestataires de ménage, le remboursement des frais kilométriques ou de transport aux salariés, etc.

Une augmentation de la productivité

Le travail à distance augmente la productivité des salariés.

De nombreuses études l’ont confirmé, notamment celle de Flexjob, le site d’emploi américain spécialisé dans les offres d’emploi en télétravail. Elle a révélé que 85 % des entreprises interrogées ont observé une augmentation de la flexibilité des salariés grâce à une meilleure flexibilité du travail.

Ceci s’explique par la réduction de la fatigue et du stress liés aux trajets, une plus grande motivation mais aussi une baisse des nuisances sonores, bien connues des open spaces.

Un atout pour le recrutement

Face à la guerre des talents et la pénurie de compétences, Il est parfois difficile d'attirer des candidats motivés et compétents.

Proposer de travailler à distance, à temps partiel ou à temps plein, est un facteur d'attractivité des candidats. Une étude de l'APEC révèle que le travail à distance est une condition indispensable dans la perspective d’un changement d’entreprise pour 47 % des cadres, en particulier dans des métiers comme l’informatique (69 %) et les études et la R&D (53 %).

En mettant en valeur votre positionnement au sujet du télétravail dans votre marque employeur, vous attirez l'attention des candidats en recherche d'une entreprise moderne et flexible. Cela démontre également que vous faites confiance à vos salariés.

De plus, le télétravail permet de cibler un plus grand nombre de professionnels, puisque le sourcing de candidats n’est pas limité à votre zone géographique !

D'ailleurs, il est tout à fait possible de recruter à distance ! Jetez un œil à notre article : Recruter à distance : 7 conseils indispensables.

Une meilleure fidélisation des salariés

Le télétravail est fortement plébiscité par les salariés en recherche d'autonomie et de flexibilité.

Dans une étude réalisée par Indeed, 37 % des salariés interrogés ont indiqué avoir pensé à changer de poste pour travailler dans une entreprise qui offre la possibilité de télétravailler.

Proposer à vos collaborateurs de travailler à distance permet d’améliorer la rétention et la fidélisation des employés. Ainsi, cela contribue à la réduction du taux de turnover.

Une réduction des retards et des absences

Grâce au télétravail, les salariés évitent le stress et la fatigue liée aux trajets. Ils peuvent travailler depuis chez eux en toute tranquillité et utiliser leur énergie à bon escient !

Mais le travail à distance permettrait aussi de réduire l’absentéisme. Selon le baromètre Rehalto-WPO le taux est de 1,2 chez les salariés qui peuvent télétravailler de manière occasionnelle alors qu'il est de 4,3 pour les salariés qui travaillent dans un bureau.

Les avantages du télétravail pour les salariés

Une diminution du temps de transport

Embouteillages, routes bloquées par la neige ou encore retards de trains, se rendre au travail ressemble parfois à un parcours du combattant !

En Île de France par exemple, il faut en moyenne 44 minutes pour se rendre au travail. Cela représente tout de près de 1 h 30 de trajet par jour !

Grâce à la réduction du temps de trajet, les salariés s'organisent comme ils le souhaitent, toujours en accord avec leur manager.

Il faut dire que les trajets journaliers ne sont pas seulement consommateurs de temps et d'argent, ils engendrent aussi un stress important.

Une meilleure concentration sur le travail

Au bureau, les distractions sont partout et les interruptions sont nombreuses. Et cela agace les salariés ! Selon une étude, 39 % des professionnels sont dérangés par les interruptions au travail au bureau.

Si le cadre de travail est adapté, il est souvent plus facile de rester concentré lorsque l’on travaille à distance.

De plus, le salarié a la possibilité d'adapter son espace de travail selon ses goûts, notamment s'il travaille à domicile. Et cela influence directement le bien-être et la concentration.

Du temps supplémentaire pour les loisirs

Selon le poste occupé, travailler à distance permet d'avoir une plus grande flexibilité de travail. Grâce à une plus large plage horaire, les salariés peuvent adapter leurs heures de travail à leurs contraintes personnelles. Cela signifie qu'ils ont davantage de temps pour profiter de leurs loisirs.

Ce facteur influence la motivation des salariés dans leur travail et plus globalement leur bien-être.

Une ouverture aux sides projects

Les professionnels français ont des envies d'entrepreneuriat ! Et contrairement à ce que l'on pourrait penser, ce n'est pas incompatible avec une activité salariée.

L'économie de temps qu'offre le travail à distance permet de dégager du temps pour un side project. Il s'agit d'un projet entrepreneurial, personnel ou associatif que l'on lance en parallèle d'une activité principale.

C’est un bon moyen pour les salariés de poursuivre une passion ou même générer un complément de revenu.

Un facteur important lorsque l'on sait que 1 personne sur 3 appartenant à la génération Z souhaite cumuler 3 activités ou plus.

Les challenges du télétravail pour l'entreprise

La gestion de l'information à distance

L'un des grands défis du télétravail pour une entreprise, c'est la gestion et l'accessibilité de l'information à distance.

E-mails, chats, visioconférences, espaces virtuels, les moyens de communication se démultiplient.

Mais si la distance n'entrave pas les échanges, elle bouleverse la manière dont nous travaillons. Un salarié qui travaille dans un bureau peut très facilement solliciter ses collègues. À distance, les communications mal organisées peuvent rapidement empiéter sur le travail. Et à long terme, l'utilisation abusive des réunions virtuelles, des e-mails ou de la messagerie instantanée crée des frustrations et influence négativement la motivation des salariés.

De plus, les communications dispersées sur une multitude d'outils digitaux augmentent le risque de déperdition d'information.

Ainsi, il est important de mettre en place des règles pour organiser la sauvegarde des informations et leur diffusion au sein de l'entreprise.

L'intégration de nouveaux collaborateurs à distance

Travailler à distance, c'est aussi potentiellement réaliser un onboarding virtuel de nouveaux collaborateurs. Et lorsque l'on connaît l'importance de cette période dans la construction de l'expérience collaborateur, il vaut mieux s'y pencher.

Sans accompagnement adéquat, la nouvelle recrue pourra rapidement ressentir de la solitude et avoir des difficultés à trouver ses marques. Si la communication est essentielle dans tout processus d'intégration, ses enjeux sont d'autant plus importants lorsqu'il est réalisée à distance.

Pour vous aider à établir une feuille de route, découvrez notre article : 8 bonnes pratiques d'onboarding à distance à connaître.

Le maintien de la cohésion d'équipe et la diffusion de la culture d'entreprise

Avec des collaborateurs répartis sur des lieux différents, maintenir le sentiment d’appartenance à l’entreprise peut se révéler être un véritable challenge.

À distance, le risque principal est de perdre les rituels, habitudes et traditions qui constituent la culture d'entreprise.

S'il n'est pas possible de se réunir pour une pause-café ou une discussion en face-à-face, il est important de créer des opportunités d'échanges informels en virtuel. Qu'ils soient quotidiens ou plus ponctuels, ils vont participer à créer et maintenir des liens entre les membres des équipes.

La protection des données personnelles

Le travail à distance peut poser des problèmes pour la sécurité des données de l’entreprise. Dans les locaux de l’entreprise, les réseaux sont protégés, les antivirus à jour et les dossiers cryptés.

Ainsi, il est indispensable de fournir aux collaborateurs le matériel adéquat et configuré aux normes de sécurité de l'entreprise. Il faut également veiller au respect du RGPD.

D’ailleurs, saviez-vous que Recruitee vous aide à vous conformer au RGPD ?

Les challenges du télétravail pour les salariés

Le sentiment de solitude et d'isolement

L'isolement est l’inconvénient le plus fortement reporté par les salariés en télétravail. Le manque d’interactions en face-à-face est difficile à gérer pour certaines personnes.

Ainsi, il est indispensable pour les salariés de maintenir le contact avec les autres membres de l’entreprise. Si l’e-mail ou les messageries électroniques sont très pratiques, la vidéo permet de conserver un contact visuel. De cette manière, le lien social est maintenu.

Une organisation du travail hybride, qui combine le travail au bureau et à distance, est une solution intéressante. Elle permet aux salariés de faire l'expérience du télétravail tout en conservant un fort lien social.

Une autre solution possible est le travail dans un espace de coworking. Ce dernier permet à des salariés d'entreprises diverses de travailler dans un lieu commun. Les télétravailleurs peuvent ainsi maintenir un lien social, travailler dans un lieu agréable et adapté, mais également développer un réseau professionnel.

La gestion du temps de travail

Il est certain que le télétravail demande aux salariés une certaine adaptation et de l’autodiscipline.

À domicile, il est difficile d’échapper à certaines distractions : enfants, conjoints, colocataires, animaux de compagnie, tâches du quotidien, etc. Elles sont d’autant plus importantes lorsqu’il n’existe pas un espace spécifiquement dédié au travail. À ce niveau, tous les salariés ne sont pas logés à la même enseigne.

Il faut également que les salariés soient suffisamment autonomes dans la réalisation de leurs tâches.

Un accompagnement spécifique est indispensable pour aider les salariés à prendre et à maintenir leurs repères.

Le maintien de l'équipe vie professionnelle/vie personnelle

Si le télétravail permet aux salariés de gagner du temps en supprimant ou diminuant les trajets quotidiens, il atténue parfois la limite entre la vie professionnelle et la vie privée.

Avec l’ordinateur ou le téléphone professionnel à portée de main, la tentation est grande de consulter ses e-mails à toute heure. Certains salariés travaillent même en dehors des heures de travail, le soir ou le week-end. C’est ce que l’on appelle le télétravail gris.

Ainsi, il est important que l’entreprise prenne des mesures proactives pour prévenir et éviter ces pratiques.

Sans intervention de la part de l’entreprise, les salariés risquent de s’essouffler sur le long terme. Et cela peut avoir des conséquences importantes sur leur santé physique et mentale.

Les 5 bonnes pratiques du télétravail à connaître

Assurer une bonne transition vers le télétravail

Passer du travail en présentiel au télétravail ne s’improvise pas. Il est important d’entreprendre une véritable gestion du changement et d’anticiper chaque étape. Parmi les éléments à prendre en compte, on retrouve :

  • La communication auprès des salariés.
  • L’écoute des besoins et des attentes des collaborateurs.
  • La mise à disposition des outils de travail : smartphone, ordinateur configuré, etc.
  • L’introduction des outils digitaux pour favoriser la collaboration et le travail d’équipe : Zoom, Slack, Microsoft Teams, etc.
  • La mise en place d’un accompagnement individuel.

Une préparation bien pensée et organisée augmente considérablement les chances que le télétravail soit positif et bénéfique pour les salariés, mais aussi pour l’entreprise.

Il peut être intéressant de mettre en place une charte de télétravail. Elle est utile pour définir les règles applicables au travail à distance, diffuser les bonnes pratiques et éviter les dérives, comme le non-respect du droit à la déconnexion

Adapter le style de management

Le manager a un rôle clé dans la mise en place et le bon déroulement du travail à distance. Il doit accorder sa confiance aux collaborateurs afin qu’ils réalisent leurs missions sans sa supervision en présentiel.

Le succès du télétravail se repose sur l'accompagnement et la responsabilisation des salariés, mais également sur la capacité du manager à conduire le changement.

De plus, il doit s’assurer d’attribuer à chacun des objectifs précis et suivre régulièrement l’avancée de la réalisation des tâches. Ces rendez-vous lui permettront de détecter rapidement toute difficulté rencontrée par les salariés. Ainsi, il pourra décider des actions à mettre en place pour améliorer la situation.

En offrant un bon équilibre entre l’autonomie et l’accompagnement, chaque salarié se sentira impliqué et la motivation sera plus forte.

Découvrez notre article complet sur le management des équipes à distance.

Travailler sur la cohésion d'équipe

Le travail d’équipe peut être difficile à appréhender dans le cadre du télétravail. Ainsi, il est indispensable de maintenir la communication, formelle et informelle, pour cultiver l’esprit d’équipe.

Certains outils digitaux, comme Slack ou Trello, favorisent la communication et la planification des tâches.

Toutefois, il ne faut pas abuser de l’utilisation des messages instantanés sous peine d'interrompre sans cesse les membres de l'équipe. Il est conseillé de réserver des créneaux horaires aux réunions d’équipe en visio afin de discuter de l’avancée des tâches et des éventuels problèmes rencontrés.

Pour renforcer le lien social et l’esprit d’équipe, il n’y a rien de mieux que les activités de team building ! Eux aussi se sont adaptés à l’ère du digital !

Miser sur une communication régulière et efficace

Une communication claire, transparente et régulière favorise le bon déroulement du télétravail et l’adhésion de tous les membres de l’entreprise à cette forme d’organisation du travail.

Il est indispensable que le service RH et les managers soient à l’écoute des salariés. Mais ils doivent également encourager les conversations afin de déceler d’éventuels obstacles ou difficultés, le plus tôt possible.

Pour maintenir le sentiment d’engagement des salariés, donnez-leur des nouvelles sur l’activité globale de l’entreprise, via une newsletter ou un événement en ligne.

À plus petite échelle, organisez des rituels quotidiens. Une pause-café virtuelle par exemple, favorise les échanges informels et aide à rompre l’isolement.

Enfin, il est important de mesurer régulièrement la satisfaction des salariés. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils d’enquête ou de sondage en ligne. Les données collectées peuvent être utilisées pour valider votre stratégie actuelle ou identifier les ajustements à mettre en place.

Veiller à la santé et au bien-être des télétravailleurs

Si le télétravail apporte de nombreux avantages, il favorise également les risques psychosociaux (RPS) et les troubles musculosquelettiques.

Une enquête réalisée par Malakoff Humanis a révélé des chiffres inquiétants sur le bien-être des salariés en télétravail durant la crise sanitaire. Parmi les salariés interrogés :

  • 48 % mentionnent avoir du mal à déconnecter après le travail.
  • 32 % indiquent une augmentation de leur charge mentale.
  • 40 % constatent une dégradation de la qualité du lien avec leurs relations de travail.
  • 32 % souffrent d’un manque d’accompagnement.
  • 34 % informent ne pas disposer à leur domicile d’une pièce ou d’un espace dédié, ou de mobilier de travail adapté.

Si le service RH doit mettre en place des actions de prévention, c’est le manager qui est en première ligne pour détecter les difficultés rencontrées par leurs collaborateurs.

L’employeur est tenu à une obligation de sécurité de résultat vis-à-vis de ses salariés. Il doit ainsi prendre les mesures nécessaires pour préserver leur santé, physique et mentale, et assurer leur sécurité.

Pour cela, il est important d’apporter un accompagnement individuel et personnalisé concernant le travail à distance. À cela, s’ajoutent des actions de sensibilisation aux impacts du télétravail.

Parmi les thèmes plébiscités on retrouve : l’ergonomie du poste de travail, la gestion du temps, la cohésion d’équipe à distance, etc.

À noter que les actions de prévention des risques psychosociaux et des troubles musculosquelettiques sont à suivre tout au long de la période de travail, en présentiel comme à distance.

Conclusion

Le télétravail est une forme d’organisation du travail qui a de l’avenir !

Si la préparation et l’accompagnement sont essentiels, il faut se rappeler qu’il s’agit d’un processus d’amélioration continue. Le travail à distance doit être adapté aux besoins des salariés et de l’entreprise.

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