L'absentéisme est un problème qui concerne de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille.
Selon le 12ème Baromètre de l'Absentéisme et de l'Engagement de l'Ayming, le taux d'absentéisme moyen en France était de 5,11 % en 2019. Un chiffre élevé comparé à d'autres pays comme le Royaume-Uni ou la Suède.
Lorsque l'absentéisme persiste, ses conséquences sur l'entreprise sont importantes : pertes financières, diminution de la productivité, dégradation de l'image de l'entreprise, etc.
Pourtant, l'entreprise peut agir pour réduire son envergure et son impact.
Découvrez notre article complet sur l'absentéisme.
Qu'est ce que l'absentéisme au travail ?
L'absentéisme au travail se traduit par le fait d'être absent sur son lieu professionnel, ou tout autre lieu où une présence est obligatoire. Dans le cas du télétravail, cela s'applique lorsque le salarié n'est pas en mesure de travailler sur la période ou les horaires convenus.
L'absentéisme s'évalue par sa durée, sa répétition et son origine.
La cause de l'absence peut être individuelle ou liée directement ou indirectement à l'entreprise.
Comment calculer le taux d'absentéisme ?
L'absentéisme se calcule sur une période bien précise, généralement le mois et l'année.
Voici la formule de calcul du taux d’absentéisme :
(Nombre d’heures d’absence sur la période définie / Nombre d’heures de travail prévues sur la période) x 100
Par exemple : pour une entreprise de 30 salariés à temps complet (7 heures par jour), 10 journées d’absence ont été reportées au mois de septembre.
Le temps d’absence est donc de 7 heures x 10 jours d’absence = 70 heures.
Le temps de présence théorique dans un mois est de 22 jours (nombre de jours travaillés en moyenne) x 7 heures x 30 salariés = 4 620 heures
Taux d’absentéisme = (70 / 4 620) x 100 = 1,51 %.
L'entreprise a donc un taux d'absentéisme de 1,51 % en septembre.
Analyser les chiffres de l'absentéisme
Si le taux d'absentéisme donne un aperçu de la situation de l'entreprise, il est intéressant de regarder vos chiffres de plus près.
Examinez la durée des absences, leur fréquence, mais aussi leurs causes et combinez ces données avec les informations présentes dans le fichier du personnel.
L'objectif est ensuite d'inclure ces données dans un tableau de bord, comme celui qui se trouve dans votre pilotage RH. De cette manière, vous aurez une vision précise de l'absentéisme selon l'âge, le genre, le statut, le type d'absence, etc.
En mettant à jour les chiffres de manière régulière, vous pourrez suivre précisément l'absentéisme dans votre entreprise. Vous découvrirez quels sont les types d'absences prédominants dans votre entreprise contre lesquels il faut agir.
Les données récoltées seront de base à la prise de décision pour trouver des solutions spécifiquement adaptées à la situation de votre entreprise.
Quelles sont les absences au travail à prendre en compte ?
Toutes les absences ne se valent pas. L'entreprise ne peut pas prévenir tous les types d'absences. Ainsi, il est important de connaître ceux sur lesquels vous pouvez intervenir.
Voici les 4 catégories à prendre en compte dans le calcul du taux d'absentéisme :
- L’absentéisme pour cause de maladies passagères ou autres aléas de la vie. Il s'agit des "petits maux" qui surviennent comme un rhume ou une grippe. Ce type d'absence est souvent justifié par un arrêt-maladie de moins de 10 jours.
- Les maladies liées aux conditions de travail. Il s'agit d'arrêts de travail consécutifs à la pratique d'une activité professionnelle. Les causes peuvent être physiques (mal de dos, troubles musculosquelettiques, etc.) ou mentales (stress, burnout, etc.).
- Les accidents du travail. Ils sont le résultat direct d'un manque de sécurité dans la pratique de son métier. Ils sont fréquents dans le secteur du bâtiment, du transport ou de l'industrie. Ils sont fortement encadrés par la loi, et notamment le Comité Social Économique (CSE).
- Les absences injustifiées. Il s'agit souvent de la "bête noire" des entreprises. Elles sont parfois révélatrices d'une mauvaise ambiance de travail ou d'un climat social difficile. Pour le salarié, elles peuvent parfois mener à un licenciement. Elles sont coûteuses pour l'entreprise et entravent son image.
À noter : Les absences programmées comme les congés payés, maternité, paternité, syndicaux ou pour formation ne sont pas prises en compte. Les absences pour cause de grèves sont également exclues du calcul.
Les coûts de l'absentéisme au travail
Les coûts directs
Ils découlent directement de la non-présence du salarié à son poste de travail.
Ils comprennent :
- Le montant du salaire brut ainsi que celui des cotisations sociales sur la période d'absence.
- L'éventuel complément patronal couvrant le maintien du salaire durant le délai de carence. Il dépend de la politique RH de l'entreprise, de la convention collective, mais aussi de l'ancienneté du salarié. Pour des raisons de simplicité, un salaire moyen journalier est souvent utilisé pour ce calcul.
- Le manque de contribution du salarié durant la période d'absence. En d'autres termes, il s'agit du manque à gagner pour l'entreprise.
Les coûts indirects
Les coûts directs représentent uniquement la partie émergée de l'iceberg. Pour avoir une pleine connaissance des coûts de l'absentéisme pour votre entreprise, il est important de prendre en compte les coûts indirects.
Parmi eux, on retrouve :
- Le coût de remplacement. Lorsqu'un salarié ne peut pas réaliser son travail, les tâches sont parfois transmises à un autre collaborateur. Cela peut entraîner une perte de productivité ou des heures supplémentaires. Si l'absence est de longue durée, il est parfois nécessaire de faire appel à un remplaçant, notamment par le biais d'un contrat intérimaire ou CDD.
- Le coût de gestion. Elle apporte une lourde charge administrative pour le service ressources humaines.
- Les coûts liés aux perturbations organisationnelles : l’absence peut créer des obstacles au niveau du service concerné, mais aussi auprès des clients ou partenaires de l'entreprise : rendez-vous manqué, retard de réalisation d'un projet, etc.
- Les coûts d’improductivité. Si les tâches du salarié absent sont réaffectées à un autre collaborateur, il se peut qu'il soit moins performant, car il ne s'agit pas de son activité ordinaire. Si un remplaçant externe est nécessaire, il faudra compter une période de formation et de prise de poste, liée à son onboarding.
- Les coûts humains. L'augmentation de la charge de travail pour les salariés présents dans l'entreprise peut réduire la motivation, la productivité et augmenter le stress et les risques sur la santé physique et mentale. Et cela peut entraîner un cercle vicieux d'absentéisme.
- Les coûts de dégradation de l’image de marque de l'entreprise. Sur le long terme, l'absentéisme peut entacher la réputation de l'entreprise, notamment si une baisse de la qualité du travail ou des retards causent une insatisfaction chez les clients. La marque employeur peut être également impactée. Et à terme, il pourrait être plus difficile pour l'entreprise de recruter de nouveaux talents.
État des lieux de l'absentéisme en France
Revenons sur l'enquête de Ayming sur la période 2019 évoquée en introduction de cet article.
Si elle démontre que l'absentéisme global est relativement stable comparé à l'année précédente, elle expose des chiffres marquants. Regardons plus en détail :
- Le nombre de jours d'absence en moyenne par salarié est de 18,7.
- On observe une diminution de l'absentéisme dans certains secteurs : commerce (- 9 %), BTP Industrie (- 9 %) et la santé (- 8 %).
- Au contraire, dans le secteur des services, l'absentéisme augmente : + 9 %.
- L'absentéisme de longue durée augmente chez les jeunes : + 34 % d'augmentation de l'absentéisme de plus de 90 jours chez les professionnels de 40 ans et moins en 2 ans.
- L'état de santé, les accidents du travail/maladies professionnelles et la situation familiale arrivent respectivement en tête des causes d'absence, toutes durées confondues.
- L'épuisement professionnel, aussi appelé burnout, compte pour 10 % des absences de plus de 3 mois.
- Suite à un premier arrêt de travail, 81 % des répondants se sont de nouveau absentés suite à une mauvaise réintégration au moment du retour.
- L'entreprise peut agir : 16 % des répondants déclarent avoir évité une absence grâce aux actions mises en œuvre par l’entreprise.
- Parmi les actions qui ont permis d'éviter une absence, on retrouve : les changements d'horaires ou de planning (40 %), l'aménagement du poste (31 %) et l'acceptation des congés (20 %).
Si l'absentéisme reste élevé en France, cette étude montre que l'entreprise peut mettre en place des actions pour le prévenir et le réduire. C'est ce que nous allons voir maintenant.
Des solutions pour réduire le taux d'absentéisme au travail
Analyser les causes des absences
La première chose à faire pour mettre en place une stratégie de réduction de l'absentéisme efficace est de comprendre les raisons pour lesquelles vos salariés sont absents.Pour cela, il n'y a rien de mieux que de demander l'opinion des premiers concernés !
Réalisez une enquête auprès de vos collaborateurs pour déceler les causes de leurs absences. S'il peut être difficile d'obtenir des réponses qualitatives par des entretiens oraux, vous optimiserez les résultats de votre enquête grâce à un sondage écrit anonyme.
C'est une bonne manière de déceler des dysfonctionnements, comme de mauvaises conditions de travail ou une organisation du travail inadaptée, qui sont des sources d'insatisfaction chez les employés.
Suivez l'évolution de l'absentéisme
Pour mettre en place des solutions concrètes et parfaitement adaptées à la situation de votre entreprise, il faut pouvoir les mesurer ! Réalisez un tableau de bord pour obtenir des chiffres précis de l'absentéisme, avant et après la mise en place des actions correctives.
Vous pourrez ainsi voir avec précision celles qui fonctionnent et celles qui sont à modifier.
Repensez votre management
Les pratiques de management ont un impact direct sur l'absentéisme. Pourtant, de nombreux salariés ne sont pas satisfaits de leur responsable hiérarchique. Une étude réalisée auprès de professionnels belges révèle qu'un tiers d'entre eux ne fait pas confiance à leur manager.
La reconnaissance des salariés, la réalisation des entretiens annuels d'évaluation et la supervision des tâches sont autant de facteurs qui influencent la relation de travail. Pour l'améliorer, réfléchissez à votre style de management et comment il peut répondre aux attentes de vos collaborateurs. Il s'agit de proposer une expérience collaborateur positive ! Une communication ouverte et transparente, des opportunités d'échanges plus fréquentes ou encore, une gestion participative sont souvent des pistes de réflexion intéressantes.
Offrez un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée
Concilier vie professionnelle et vie personnelle est une priorité pour de nombreux salariés. Et si vous souhaitez diminuer le taux d'absentéisme de l'entreprise, elle doit l'être pour vous aussi !
Si cela est possible, pensez à proposer des horaires flexibles ou du télétravail. Rappelez régulièrement à vos collaborateurs leur droit à la déconnexion. Non seulement cela contribuera à réduire les absences, mais vos salariés seront aussi plus engagés et motivés !
Soyez attentifs à la qualité de vie au travail
La qualité de vie au travail est un sujet qui fait parler de lui ces dernières années. Et pour cause, l'entreprise a sa part de responsabilité dans le maintien de la santé physique et mentale de ses collaborateurs.
Optimisez l'espace de travail et optez pour des postes de travail ergonomiques pour prévenir les troubles musculosquelettiques. Laissez votre porte ouverte et donnez la possibilité aux salariés d'échanger s'ils le souhaitent. Les actions de prévention sont un bon moyen de créer des discussions et de libérer la parole. Pourquoi ne pas mettre en place un programme de santé mentale en milieu de travail comme celui de Deloitte ?
En d'autres termes, soyez bienveillant et à l'écoute de vos salariés. Ils vous le rendront bien !
Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez notre article complet : comment améliorer la qualité de vie au travail (QVT) ?
Améliorez le bien-être au travail
Le bien-être au travail est également un sujet très en vogue. Il faut dire que le stress, le manque de sens et l'insatisfaction au travail font parler d'eux sur les réseaux sociaux.
Pour que les conditions de travail soient optimales, il faut agir sur le bien-être de vos salariés !
Les petites attentions sont parfois celles qui vous amènent le plus loin ! Et ce ne sont pas les idées qui manquent ! Découvrez : les 5 meilleures pratiques au service du bien-être au travail
Faites participer vos collaborateurs
Pour réduire l'absentéisme et renforcer l'engagement de vos collaborateurs, impliquez-les dans la vie de l'entreprise et les prises de décision !
Encouragez vos salariés à donner leur avis avec une démarche participative. Favorisez l'expression grâce à une boîte à idées, des enquêtes ou un réseau social d'entreprise.
Ainsi, vous saurez exactement quoi faire pour répondre aux attentes de vos salariés.
Gardez le contact avec vos salariés absents
La cause de l'absence joue un rôle important dans l'accompagnement proposé par l'entreprise. Une absence, qu'elle soit courte ou de longue durée, est toujours difficile à vivre, notamment lorsqu’elle est la conséquence d'une maladie ou d'un accident.
Montrez à votre salarié qu'il fait toujours partie de l'équipe. De petits gestes simples mais forts comme une carte contenant des petits mots de l'équipe ou des fleurs font toujours plaisir !
Ils permettent de conserver un lien entre l'entreprise et le collaborateur, même durant l'absence. Et cela pourrait même faciliter sa réintégration à l'équipe à son retour.
L'absentéisme est en augmentation dans de nombreux pays. Il illustre souvent le mal-être que peuvent ressentir les salariés. Pourtant, l'entreprise et son service ressources humaines peuvent mettre en place des actions pour prévenir de nombreuses absences. C’est maintenant à vous de jouer !
