L'évaluation annuelle, parfois appelée entretien annuel d’évaluation ou entretien individuel, est un événement qui fait partie de la vie d'entreprise.
Bien qu’il n’ait pas toujours une bonne image, une étude révèle toutefois que 58 % des salariés estiment que l’entretien individuel est important pour eux.
Ce processus est un véritable atout pour la mesure de la performance mais aussi pour le développement de carrière des collaborateurs.
Découvrez l'entretien annuel et ses objectifs ainsi que des conseils pour qu’il soit non seulement profitable pour l’entreprise mais aussi pour le collaborateur.
L’entretien annuel et ses objectifs
Un entretien annuel est une rencontre planifiée entre un employeur et un salarié. Son but est de faire le point sur une période prédéfinie. C'est le supérieur direct qui mène généralement l'entretien. Parfois, le service ressources humaines de l'entreprise ou son dirigeant le remplace selon la taille de l’organisation.
C’est un moment durant lequel le salarié échange avec son employeur sur son rôle et les missions effectuées. Plus précisément, il s’agit de faire le point sur ses compétences et de mesurer les résultats par rapport aux objectifs fixés.
Néanmoins, l’entretien individuel ne se déroule pas uniquement dans un seul sens. Le collaborateur prend lui aussi la parole ! C’est une occasion pour lui de faire part de ses attentes, de ses envies et de son avenir dans l’entreprise. Si les objectifs sont atteints, c’est également le moment opportun pour demander une promotion !
L’entretien individuel n’est pas une obligation légale. Il s’agit d’un droit qui découle du pouvoir de direction de l’employeur. Ce dernier se doit cependant de notifier le salarié en amont. L’article L. 1222-3 du Code du travail indique que « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard ».
Bien que la fréquence des entretiens soit généralement annuelle, certains employeurs choisissent de réaliser une évaluation tous les 6 mois.
En somme, il s’agit d’un moment clé de l’expérience collaborateur. Il mérite donc une attention particulière !
Le contenu de l’évaluation annuelle
L’entretien individuel est l’opportunité de revenir sur les points forts de l’année passée. Le salarié et l’employeur s’expriment tour à tour puis s’engagent dans une discussion.
Généralement, les thèmes abordés sont :
- La performance globale du salarié : les réussites, les difficultés rencontrées, le déroulement des missions confiées et leurs résultats.
- Les relations professionnelles et le partage des valeurs et de la culture d’entreprise.
- Le développement des compétences : celles acquises et celles à acquérir via des formations professionnelles ou un accompagnement.
- Le développement professionnel : les objectifs et le futur du salarié dans l’entreprise.
L’entretien individuel n’est donc pas une communication hiérarchique descendante mais un moment d’échange constructif.
Bien plus qu’un simple bilan, il encourage les propositions d’amélioration et d’évolution concrètes : nouvelles missions, montée en compétences, progression dans l’entreprise etc.
Aussi, c’est une occasion pour réfléchir ensemble et trouver des solutions en cas d'obstacles ou de conflits.
Mener un entretien annuel : déroulement et conseils
La planification de l’entretien annuel
Idéalement, l’employeur planifie la date de l'entretien au moins 15 jours à l’avance.
Si la durée d’un entretien annuel d’évaluation est estimée entre 1 h et 1 h 30 en moyenne, il vaut mieux réserver une plage horaire de 2 heures. En effet, les discussions s’étendent parfois plus longuement que prévu. Il faut laisser l’opportunité au salarié de s’exprimer sans précipitation. Il ne sert à rien de se presser, cela pourrait être contre-productif !
Aussi, il est préférable de réaliser l’entretien dans un lieu calme et à l’abri des regards indiscrets afin de mettre en confiance le collaborateur et assurer la confidentialité des échanges.
La grille d’évaluation en entretien : un précieux allié de la préparation
L’entretien individuel ne peut être fructueux qu’avec une bonne préparation de la part du responsable hiérarchique et du salarié.
Ainsi, il est judicieux de proposer au collaborateur de remplir une grille d’évaluation d'entretien en amont. Celle-ci comporte des critères d’évaluation du savoir-faire et du savoir-être.
Le choix des rubriques dépend du poste, de l’entreprise mais aussi de sa stratégie. Dans tous les cas, la grille d'évaluation en entretien est un outil qui favorise la réflexion et encourage la discussion.
Souvent, elle se présente sous forme de questionnaire. Le collaborateur a l’opportunité de s’autoévaluer mais aussi de s’exprimer librement et d’y ajouter des commentaires.
Dans l’idéal, le collaborateur reçoit la grille d’évaluation entre 1 et 2 semaines avant la date de l’entretien. Ainsi, il possède le temps nécessaire pour la remplir consciencieusement. Le manager, lui aussi, la complète en amont de la rencontre, pour donner son point de vue sur les différents critères évalués.
Dans une optique de digitalisation des tâches, la grille est souvent remplie numériquement.
La dématérialisation des évaluations de performance présente de nombreux intérêts. Il existe sur le marché de nombreux outils dotés de fonctionnalités variées pour vous aider selon vos besoins. Parmi les avantages de la dématérialisation des évaluations de performance, on retrouve :
- Le gain de temps ;
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- Une collaboration transparente entre les managers et leurs collaborateurs ;
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… et bien plus encore !
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Les autres éléments de préparation du manager
Pour favoriser un échange productif, le responsable hiérarchique doit prendre connaissance d’un certain nombre d’informations concernant le salarié à évaluer. Parmi elles, on retrouve :
- Une copie du ou des derniers entretiens individuels.
- Un exemplaire du contenu des éventuels autres entretiens effectués : entretien de rémunération, entretien professionnel etc.
- La description de poste du salarié.
- Une copie du contrat de travail et de ses avenants, si besoin.
- Une liste des formations professionnelles suivies.
La consultation de l’ensemble de ses documents, ajoutée à la grille d'entretien, permet une préparation efficace de la rencontre.
Le jour J
1. L’accueil
La personne en charge de l’évaluation doit s’assurer d’être ponctuelle. Ainsi le salarié se sent considéré et démarre l'entretien dans des conditions optimales.
2. Le démarrage de l'entretien d'évaluation
L’entretien d’évaluation est souvent une source de stress pour les collaborateurs. Il sera alors profitable pour le manager de mettre à l’aise le salarié et d’expliquer le déroulement de l’entretien afin que celui-ci puisse être réalisé sereinement.Le collaborateur remet une copie de la grille d'entretien préalablement remplie à son manager. Ce dernier rappelle que les échanges durant l’entretien sont confidentiels et que seul le service ressources humaines y aura accès.
3. Le bilan du collaborateur
Pour un échange optimal, le manager laisse la parole au collaborateur. Celui-ci dresse alors un bilan de l’année écoulée. Si le salarié est mal à l’aise ou ne sait pas par où commencer, il peut être nécessaire de l’encourager à suivre la grille d’évaluation. Ainsi, il évoque ses performances, ses réussites, ses difficultés et comment il les a surmontées.Dans tous les cas, il ne faut pas influencer ses propos par des questions fermées mais favoriser au contraire, les questions ouvertes.Il est indispensable pour le manager de porter de l’intérêt aux propos du collaborateur et de ne pas l’interrompre. Pour une écoute active, il est nécessaire de prendre des notes et reformuler les faits pour éviter tout malentendu.
Ce premier tour d’horizon permet de poser les fondations d’une discussion constructive et de mettre en lumière des éléments qui auraient pu échapper au manager.
4. L’évaluation du salarié par le manager
C’est ensuite au manager d’évaluer le savoir-faire et le savoir-être du collaborateur, en suivant les différentes catégories de la grille d'entretien. Il évoque alors les points forts et les points à améliorer, toujours en se référant à des faits précis et vérifiables.Les résultats des missions effectuées sont analysés et comparés avec les objectifs fixés.
C’est également l'opportunité de féliciter les accomplissements du collaborateur.
5. La définition des objectifs et du plan d’action
Le moment est venu de discuter du déroulement de l’année à venir. Il s’agit d’établir une véritable feuille de route pour favoriser l’aboutissement du salarié. Ainsi, il faut évoquer non seulement les facteurs clés de réussite mais aussi les éventuels obstacles et les actions à mettre en place pour les surmonter.
Bien entendu, il est également nécessaire de convenir des objectifs à atteindre. L'utilisation de la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, Temporairement limités) est pertinente pour les définir.
L'important est d'adapter les objectifs au poste et aux compétences du salarié. Ils doivent également être en accord avec la stratégie de l’entreprise.
C’est également le moment pour le collaborateur d’exprimer ses souhaits : formation professionnelle, accompagnement, nouvelles attributions, mobilité etc.
De plus, il peut tout à fait en profiter pour faire des suggestions afin de favoriser le bien-être au sein de l’entreprise.
Pour le manager, c’est une fois de plus le moment opportun pour considérer le salarié et mettre en lumière sa valeur ajoutée. Il se doit alors de prendre le temps d’écouter le collaborateur, et de considérer ses propositions et idées.
Le compte-rendu
L’entretien annuel se clôture par une synthèse rédigée par le manager. Elle résume tout ce qui a été évoqué lors de la rencontre. Les évaluations, les points positifs, les éléments à améliorer, les objectifs définis, les souhaits et les suggestions du collaborateur sont à noter.
Attention toutefois, les informations doivent rester pertinentes et ne pas porter de jugement de valeur.
Le compte-rendu est daté et généralement signé par les deux parties. Une copie est remise au salarié. Le service ressources humaines en garde également une trace dans le dossier du salarié.
Le suivi de l'évaluation annuelle
Pour être pleinement efficace, le manager met en place un suivi après l’entretien individuel. L’objectif est de pouvoir répondre aux interrogations et donner suite aux suggestions mentionnées par le collaborateur, dans la mesure du possible.
De cette manière, l’employeur assure pleinement son rôle de supervision et d'accompagnement afin de mettre en place les mesures décidées d’un commun accord lors de l’entretien.
L’entretien annuel constitue le socle d’une relation de proximité et de confiance entre l'employeur et ses collaborateurs.
Il apporte un regard rétrospectif et prépare le futur du collaborateur dans l’entreprise. S'il est bien préparé et mené correctement, il a un impact positif sur sa motivation.
Managers, n’attendez plus pour prévoir l’entretien de vos collaborateurs dans vos agendas !
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