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Elle impacte de nombreuses entreprises et ne passe pas inaperçue dans les médias. Pourtant, elle reste souvent taboue au sein des services RH. Vous l’avez peut-être deviné, nous parlons de la démission des salariés.
Depuis le début de la crise sanitaire, des centaines de milliers de salariés de tous secteurs quittent leur emploi. Ce phénomène est appelé la « Grande Démission ».
S’il est parfois difficile d’évoquer le sujet en interne, cela demeure une réalité. En tant que chef d’entreprise ou manager, vous serez confronté à des démissions à un moment ou à un autre. Sans préparation et procédure efficace, il est difficile de savoir comment réagir face à cette situation.
C’est le moment de mettre en place une procédure de démission claire et efficace pour les salariés démissionnaires, mais aussi pour votre entreprise.
Ce guide vise à rassembler toutes les informations nécessaires au bon déroulement du processus de démission.
Procédure de démission : les étapes clés
Si perdre un salarié peut être difficile pour l’équipe et le reste de l’entreprise, l'absence ou le manque de procédure autour de cette démarche peut entraîner des conséquences importantes en interne et en externe. Perte d’information et de compétences, augmentation des coûts ou encore, dégradation de l’image de l’entreprise, la démission mérite toute votre attention.
De plus, il s’agit d’un acte qui doit respecter certaines conditions pour être valide.
Découvrez les étapes clés d’une démission réussie pour le salarié et l'entreprise.
Lettre de démission : dates limites et aspects légaux
Le Code du Travail n’impose pas de procédure légale spécifique pour informer d’une démission. Toutefois, cette décision doit être exprimée de façon claire et explicite.
Ainsi, il est fortement conseillé pour le salarié d’aviser son employeur à l’oral, puis à écrit, en lui adressant une lettre de démission.
À noter : une procédure particulière de démission peut être spécifiée dans une convention collective, un accord collectif ou un accord de branche, d'entreprise ou d'établissement applicables en droit du travail. Par exemple, un envoi de la lettre de démission par recommandé avec avis de réception (RAR) peut être imposé.
Côté période de préavis, sa durée est fixée par les conventions, les usages ou par la loi pour certains métiers. En règle générale, le préavis est de 1 mois pour les techniciens et 3 mois pour les cadres.
L’entretien de départ avec le salarié démissionnaire
Un entretien de départ est une opportunité d’échange privilégié entre un salarié démissionnaire et son manager ou un membre du service RH.
Il s’agit de faire un point sur l’expérience collaborateur et de comprendre la ou les raisons du départ du salarié. Ce dernier doit pouvoir s’exprimer librement et en toute transparence.
L’objectif est de dénouer d’éventuels conflits afin de se quitter en bons termes et d’obtenir des informations précieuses dans un processus d’amélioration continue de l’expérience collaborateur.
Les papiers à préparer pour toute démission
Dès l’annonce de la démission d’un salarié, il est important d’en informer le service RH.
Ce dernier doit en effet produire un certain nombre de documents à l’issue du contrat de travail ou à la date de fin du préavis.
Les documents qui doivent être obligatoirement remis au salarié démissionnaire sont :
- Un certificat de travail qui inclut les dates d'entrée et de sortie du salarié dans l'entreprise et la nature du ou des postes occupés.
- Un reçu pour solde de tout compte précisant l'ensemble des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail.
- Une attestation Pôle emploi afin de permettre au salarié de percevoir des droits à l'allocation-chômage, sous certaines conditions.
À noter : en cas de la mise en place d’une obligation de non concurrence, une indemnité est versée au salarié.
Si un dispositif d'épargne salariale est présent dans l'entreprise, l’employeur doit fournir un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées.
Comment informer l'entreprise de la démission d'un salarié ?
Le départ d’un salarié peut bouleverser la cohésion et le travail d’équipe. Si l’information n’est pas communiquée aux membres de l’équipe de façon claire et rapide, cela peut générer des rumeurs et des frustrations. Ainsi, il convient de préparer l’annonce de la démission.
Les premières personnes à informer sont celles qui travaillent dans la même équipe car elles seront directement impactées par le départ du salarié. L’annonce peut être faite au niveau individuel et en équipe. Communiquer le calendrier de la démission est un moyen efficace pour limiter les confusions et les perturbations et préparer l’offboarding.
Assurer l’offboarding du salarié
L’offboarding est un processus encore méconnu et pourtant essentiel. Il s’agit de préparer le départ du salarié.
Si au premier abord, l’offboarding peut sembler contre-productif, il présente de nombreux avantages pour l’entreprise. Cela permet d’assurer la bonne transmission des compétences et des savoir-faire internes et de maintenir la motivation et l’engagement des équipes.
Veuillez à ce que l’ensemble des informations essentielles et des processus soient mis à jour et sauvegardés. Une attention particulière doit être accordée aux mots de passe et dispositifs d’accès aux locaux de l’entreprise.
À cette étape, vous êtes en mesure de déterminer si vous devez préparer un recrutement pour remplacer le salarié démissionnaire ou redistribuer ses responsabilités au sein de l’équipe.
Se dire au revoir lors d’une démission à l'amiable ?
Une démission est souvent une démarche délicate et il se peut que l’ambiance ne soit pas au beau fixe. Toutefois, dans le cadre d’une démission en bons termes, rien n’empêche de célébrer la fin de cette collaboration professionnelle.
Tout le monde peut y gagner !
Montrer sa reconnaissance à l’écrit
Pour se quitter dans la joie et la bonne humeur, les petites attentions font un grand effet. Pourquoi ne pas proposer aux membres de l’équipe de rédiger un petit mot sur une carte physique ou virtuelle ?
D’autre part, l’employeur peut proposer de rédiger une lettre de recommandation. Le salarié peut également en faire la demande explicite.
Organiser un pot de départ
Le pot de départ est un rituel dans le monde du travail. C’est un moyen de valoriser la contribution du salarié dans l’entreprise et de se rassembler pour des échanges informels. Il s’agit de laisser un bon souvenir de cette collaboration professionnelle.
Du traditionnel pot de départ dans les bureaux de l’entreprise à l’événement dans un lieu atypique, il y en a pour tous les goûts. Et si vos équipes sont en télétravail, pourquoi ne pas organiser un pot de départ virtuel avec jeux et défis au planning ?
Faire évoluer les pratiques RH et organisationnelles
Dans chaque démission, il y a des informations à retirer. L’entretien de départ est utile pour obtenir un avis constructif à propos de l’entreprise, de l’organisation du travail et du management. Si le salarié démissionnaire a trouvé une opportunité de travail ailleurs, il peut être intéressant de comprendre les facteurs qui l’ont motivé à accepter l’offre d’emploi.
Ainsi, vous aurez toutes les cartes en main pour améliorer l’expérience collaborateur et, peut-être, éviter de futures démissions.
De plus, un entretien de départ peut contribuer à améliorer vos procédures RH. Cette démarche aide à déterminer si vos avantages sociaux ou vos stratégies de rémunération sont intéressants comparés aux autres entreprises de votre secteur d’activité. Si les salariés démissionnaires partent systématiquement pour une meilleure rémunération, cela signifie qu’il y a certainement des choses à changer de ce côté-là en interne.
La procédure de démission en fonction des contrats de travail
Le type de contrat de travail influence la procédure de démission. Découvrez les deux principaux cas de figure.
Procédure de démission en CDD (contrat à durée indéterminée)
En théorie, un CDD ne doit pas être rompu avant son terme, ni par l'employeur, ni par le salarié. Mais dans certains cas bien spécifiques, cette démarche est possible.
L’accord des parties
Si l’employeur et le salarié trouvent un commun accord sur la rupture du CDD, la démission du salarié peut être validée. Dans ce cas, l'employeur exprime et confirme son accord à l’écrit.
La durée du préavis est alors fixée librement par les deux parties.
Un contrat en CDI
Un salarié qui trouve un emploi en CDI peut rompre son CDD. Il devra toutefois respecter une période de préavis.
Une faute grave de l’employeur
En cas de faute grave de l'employeur, le salarié peut également justifier la démission d'un CDD.
Cette situation concerne entre autres, le non-paiement des salaires, la modification du contrat signé entre les deux parties sans l'accord du salarié ou encore, le harcèlement sexuel, les propos déplacés ou injurieux.
Le préavis
Lors d’une démission d’un CDD, le préavis est défini en fonction de la durée totale du CDD à raison d'un jour ouvré par semaine prévue dans le contrat.
Par exemple, si le CDD était initialement d’une durée de 16 semaines, le préavis est alors de 16 jours ouvrés.
L’annonce de la démission du CDD
Pour informer son employeur de sa volonté de rompre son CDD, le salarié doit notifier sa demande par écrit, dans une lettre. L’employeur informe également le salarié de sa décision par écrit.
Procédure de démission en CDI (contrat à durée indéterminée)
Un salarié en CDI peut démissionner de son poste à tout moment, pendant la période d’essai ou durant le contrat de travail. Aucun motif ou justification n’est nécessaire.
Idéalement, le salarié officialise sa démarche dans une lettre de démission envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge.
Il doit manifester de façon claire et non équivoque sa volonté de quitter son emploi en CDI.
À noter : dans le cas d’un contrat à temps partiel, la durée du préavis de démission est la même qu’un équivalent à temps plein.
De manière générale, si le salarié souhaite être dispensé de son préavis, il doit en faire la demande dans sa lettre de démission.
Comment gérer une démission dans des cas particuliers ?
Abandon de poste : est-ce considéré comme une démission ?
Lors d’un abandon de poste, le salarié prend la décision de ne plus se présenter à son poste de travail pendant une longue durée, sans l’autorisation de son employeur.
Il ne donne pas sa démission et ne justifie pas son absence. Ainsi, l’abandon de poste n’est pas considéré comme une démission.
Arrêt de travail : le salarié peut-il démissionner ?
Un salarié en arrêt de travail est en droit de démissionner s’il le souhaite, sauf durant la période d’essai.
À son retour au poste, le salarié effectue alors la durée restante du préavis.
Dans le cas où l’arrêt maladie prend fin après la durée du préavis, le préavis n'est pas prolongé.
Congé parental : le salarié peut-il démissionner ?
La démission en CDI pouvant être effectuée à tout moment du contrat de travail, le salarié peut bien entendu démissionner lors d’une période de suspension, comme le congé parental.
Le respect d’un préavis de départ est la seule obligation légale.
Quand le chef de bord s'en va : la démission d’un dirigeant d’entreprise
Il est possible pour tout dirigeant d’entreprise de démissionner. La démission du gérant ou du président est un droit, mais elle peut être obligatoire dans certains cas (incompatibilité, interdiction de gérer, faillite personnelle…).
Le mot de la fin...
La démission fait partie de la vie en entreprise. En engageant la conversation avec vos équipes RH et de management, vous serez bien préparés pour y faire face !
