De quand date votre dernière discussion sur l'offboarding de vos collaborateurs ?
Si certains sujets, comme le recrutement ou l'intégration des salariés, sont populaires au sein des réunions RH, l'offboarding est un sujet peu abordé, et même parfois tabou pour les entreprises.
Ainsi, selon une enquête réalisée par Hays, seulement 8 % des personnes interrogées affirment que leur entreprise prévoit un accompagnement spécifique pour ceux qui ont décidé de la quitter.
Pourtant, les entreprises ont tout intérêt à soigner le départ de leurs salariés. L'arrivée sur le marché des générations Y et Z a bouleversé le monde du travail. Il n'est pas inhabituel de changer de poste tous les deux ou trois ans, voire même plus souvent dans certains secteurs.
Ainsi, nous vous résumons tout ce que vous devez savoir sur l'offboarding !
Définition de l'offboarding
L'offbording désigne le processus RH appliqué lorsqu'un salarié quitte une entreprise.
L'expérience d'un salarié au sein d'une entreprise peut se décrire en 3 étapes principales :
- L'arrivée du salarié : l'onboarding
- L'évolution interne
- Le départ du salarié : l'offboarding
Ainsi, il s'agit de la dernière étape de l'expérience collaborateur.
En quoi le processus de départ d'un salarié est-il important ?
S'il paraît évident de soigner l'arrivée et l'expérience globale du salarié, vous vous demandez peut-être en quoi il est bénéfique pour une entreprise de mettre en place un processus d'offboarding ?
Nous avons listé pour vous, les principaux avantages :
Une opportunité de remise en question
Le départ d'un salarié peut renvoyer une impression négative. Il s'agit pourtant d'une formidable opportunité pour s'améliorer.
En s'intéressant aux raisons du départ du collaborateur, l'entreprise peut prendre du recul sur ses pratiques … Et mettre en place des actions correctives.
Un mal pour un bien
Un salarié qui part pour un concurrent n'est jamais une bonne nouvelle pour une entreprise.
Pourtant, les actions correctives mises en place suite au départ peuvent parfois éviter des démissions supplémentaires.
En somme, il s'agit d'un véritable investissement pour le futur !
Une valorisation du collaborateur
Bien que cela puisse paraître surprenant, la période d'offboarding est un bon moment pour valoriser le travail et l'investissement de votre collaborateur !
En quittant l'entreprise sur une note positive, le salarié conservera une bonne image de l'entreprise. Et il pourra communiquer son ressenti à son entourage !
Une perte de savoir limitée
Un salarié accumule de nombreuses connaissances et compétences, de son arrivée jusqu'à son départ. Parmi elles on retrouve la connaissance des produits et services, des clients et des fournisseurs, des procédures internes etc.
Le départ d'un collaborateur entraîne alors des pertes pour l'entreprise. Elles peuvent provoquer des conséquences négatives pour la relation avec vos clients, qui perdent eux aussi, leur interlocuteur principal dans votre entreprise.
Un processus d'offboarding bien rodé assure que la perte de savoir-faire et de savoir-être est limitée.
Un salarié qui part ... sera peut-être un collaborateur dans le futur !
Le départ d'un salarié est un au revoir et non pas un adieu !
L'employé ne part pas toujours parce qu'il pense que l'herbe est plus verte ailleurs. Il s'agit parfois d'une raison personnelle, d'un déménagement ou encore, de la volonté d'avoir une expérience entrepreneuriale.
S'il garde un bon souvenir de l'entreprise, il aura peut-être envie de revenir dans quelques années. C'est ce que l'on appelle, l'effet boomerang.
Il y a de nombreux bénéfices à recruter un ancien collaborateur. Vous connaissez déjà sa personnalité, sa manière de travailler. Il est aussi déjà familier avec l'entreprise, ce qui accélère la période d'onboarding. De plus, il a certainement acquis d'autres compétences qui peuvent être utiles à l'entreprise !
Offboarding et marque employeur
Tout comme l'onboarding, la manière dont les collaborateurs quittent l'entreprise a un impact significatif sur votre marque employeur.
La construction d'une marque employeur forte est indispensable pour le recrutement, mais aussi la satisfaction globale des collaborateurs.
Ainsi, en assurant une bonne expérience d'offboarding, l'entreprise l'utilise comme un levier pour sa marque employeur.
Un salarié qui termine une expérience de manière positive va le communiquer sur son réseau, dans lequel se trouve peut-être une future recrue ! Votre ancien collaborateur reste alors un véritable ambassadeur, et ce, même s'il ne travaille plus pour vous !
Il sera également plus enclin à laisser un avis positif sur un site d'évaluation des entreprises comme Glassdoor ou encore ChooseMyCompany.
Créer un processus d'offboarding : les 8 étapes
Vous l'avez compris, il n'est plus question de faire l'impasse sur le processus d'offboarding dans votre organisation.
Pour vous aider à le mettre en place ou à améliorer un processus déjà existant, nous vous proposons 8 étapes à suivre pour un offboarding efficace.
1. Comprendre les raisons du départ
Lorsqu'un salarié vous annonce sa volonté de démissionner de son poste, c'est le moment de proposer une discussion.
L'idée n'est pas d'exprimer votre mécontentement ou votre déception, mais plutôt d'engager une discussion ouverte sur les raisons qui le poussent à prendre cette décision.
Attention de ne pas transformer cet entretien en un interrogatoire ! Mettez à l'aise le collaborateur en exprimant clairement vos intentions. Posez des questions ouvertes et adoptez une écoute active en prenant des notes et en reformulant les paroles du salarié.
2. Annoncer la nouvelle aux équipes
Afin de couper l'herbe sous le pied à d'éventuelles rumeurs et d'éviter une ambiance de travail tendue, il est nécessaire d'annoncer rapidement la nouvelle aux équipes.
Dans l'idéal, le manager fait une annonce lors d'une réunion et laisse à chacun la possibilité de s'exprimer et de poser des questions.
Dans certains cas, la personne concernée peut annoncer elle-même sa décision de quitter l'entreprise.
3. Démarrer le recrutement d'un remplaçant
Si vous envisagez de remplacer votre collaborateur, c'est le moment de penser au recrutement !
Pour tout savoir sur l'acquisition de talents, c'est par ici.
4. Mettre en place une transmission du savoir
Pour limiter la perte de savoir-faire et de savoir-être, il est indispensable d'organiser un "passage de flambeau" avec un nouveau collaborateur ou un salarié déjà présent dans l'entreprise.
Il est également pertinent de mettre à jour les procédures. Comme dit le proverbe : "les paroles volent, les écrits restent" !
5. Organiser un pot de départ
Le pot de départ permet de relâcher la pression ! Ce moment convivial et informel est l'opportunité pour les membres de l'entreprise d'échanger sur le parcours accompli et de remémorer de bons moments.
Pour le manager ou même les collègues directs, c'est l'occasion de prendre la parole et de mettre en valeur les qualités du collaborateur !
Si cela peut paraître cliché pour certains, ces quelques mots feront certainement plaisir au collaborateur qui gardera des souvenirs très positifs de sa fin de parcours dans l'entreprise.
6. Faire un bilan
Ce bilan est l'opportunité de féliciter le travail accompli par le collaborateur, mais aussi de récolter de précieuses informations.
Vous pourriez ainsi recueillir ses impressions sur son expérience globale au sein de l'entreprise.
Le collaborateur est souvent plus enclin à parler de sujets délicats ou à mentionner des problèmes rencontrés lorsqu'il est sur le point de quitter l'entreprise.
C'est alors le moment de prendre des notes, qui seront précieuses pour la mise en place d'actions d’amélioration !
7. Finaliser le départ du collaborateur
Il est l'heure de s'occuper de l'aspect logistique de l'offboarding.
Pour vous aider, nous avons préparé une liste des principaux éléments à gérer :
- La récupération du matériel : ordinateur portable, téléphone, voiture de fonction etc.
- La suppression des accès et des comptes du collaborateur aux logiciels, messageries et aux outils collaboratifs. Il est recommandé de rediriger la réception des e-mails afin de ne pas passer à côté d'une information importante !
- La clôture des derniers paiements : solde de tout compte, remboursement des notes de frais etc.
- L'administration : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte, attestation Pôle Emploi (si besoin), le livret d'épargne salariale etc.
- La suppression des accès aux locaux : remise des clés, du badge, etc.
- La lettre de recommandation
- La mise à jour des organigrammes
À noter : avec le RGPD, les anciens collaborateurs peuvent maintenant demander l’effacement de leurs données personnelles au titre du droit à l’oubli ou droit à l’effacement (dans la limite des obligations légales de conservation définies par la loi et la réglementation). Pour en savoir plus, reportez-vous aux informations fournies par la CNIL.
8. Garder le contact
Un salarié qui vous quitte ne signifie pas pour autant qu'il est nécessaire de couper les ponts !
N'hésitez pas à échanger vos coordonnées e-mail et téléphone, si le collaborateur le veut bien.
De plus, c'est le moment d'ajouter le collaborateur à vos réseaux professionnels tels que LinkedIn (si cela n'est pas déjà fait), voire d'écrire une recommandation sur sa page. Il fera peut-être de même pour vous et pour l'entreprise !
L'art et la manière de se dire au revoir sans regrets
Une séparation n'est jamais simple, aussi bien du côté du collaborateur que du côté de l'entreprise.
Ainsi, nous vous proposons quelques conseils pour bien gérer le départ de vos salariés.
- Ne prenez pas le départ du collaborateur de manière personnelle. Quelles que soient vos affinités avec le collaborateur en question, efforcez-vous de recueillir ses propos de manière objective et impartiale.
- Ne tardez pas à préparer le départ du salarié. Un processus d'offboarding est long, il doit donc commencer dès que le collaborateur fait part de sa décision.
- Faites une liste. Le départ d'un salarié a un impact sur de nombreux aspects. Ainsi, nous vous conseillons de faire une liste pour vous assurer de ne rien oublier !
- Adoptez une communication transparente. Il n'y a rien de pire qu'un départ réalisé dans l'amertume et les non-dits. Des échanges ouverts et honnêtes seront bénéfiques pour le salarié mais aussi pour l'entreprise.
- Ne sous-estimez pas la passation de savoir. Nous ne nous rendons pas toujours compte de la quantité d'informations et de connaissances que possède un salarié ! En organisant la transmission de savoir, vous évitez une perte de temps et une baisse de la qualité des services après le départ du collaborateur.
- N'oubliez pas de préparer une recommandation. Quel que soit le projet du salarié, une lettre de recommandation lui sera certainement utile. Et pensez également aux réseaux professionnels comme LinkedIn ou Viadeo.
- Créez un réseau d'anciens collaborateurs. C'est un bon moyen de garder contact !
- Ne baclez pas l'entretien bilan. Il s'agit d'une bonne opportunité pour obtenir de précieuses informations sur les volets d'amélioration pour l'entreprise mais aussi de dénouer d'éventuelles tensions. À condition bien sûr que la communication reste constructive !
- Individualisez l'offboarding de vos salariés. Si plusieurs salariés quittent l'entreprise en même temps, prenez le temps de vous entretenir avec chacun d'entre eux.
Des exemples concrets
Nous mettons souvent en lumière les entreprises aux processus d'acquisition des talents innovants.
Pourtant, un processus d'offboarding bien construit est tout aussi honorable.
Ainsi, nous vous proposons trois exemples d'entreprises qui ont mis en place un processus d'offboarding.
Chez Bouygues Télécom, un offboarding spécifique a été mis en place pour aider les stagiaires et alternants. Il se compose notamment d'un accompagnement sur la recherche d’emploi. L'entreprise donne également des conseils sur la rédaction du CV et propose une préparation aux entretiens. Voilà comment bien les préparer à leur entrée dans la vie active et leur laisser un souvenir durable !
Pour GFI, l'entreprise de services du numérique, le processus d'offboarding a été amélioré. Longtemps utilisé, le questionnaire visant à obtenir des informations sur les raisons de départ des salariés a été remplacé par un entretien avec un collaborateur des RH, voire un directeur de région. C'est une stratégie d'offboarding bien plus constructive !
Enfin, la multinationale Procter & Gamble a créé un réseau des anciens collaborateurs. Ces derniers sont invités à l'événement de Noël afin de donner l'opportunité à tous de garder contact avec les anciens collaborateurs. Une manière innovante de faire des anciens salariés de véritables ambassadeurs !
Au même titre que l'onboarding, l'offboarding est une période de transition indispensable.
S'il permet de faciliter le départ des collaborateurs, il permet également de simplifier l'intégration du remplaçant. De plus, cette stratégie est utile pour apporter une expérience collaborateur positive jusqu'au dernier jour de travail.
L'objectif global étant de rester fidèle à votre marque employeur.
Mais surtout, ne partons pas fâchés !
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