L’onboarding reste encore une phase négligée du processus de recrutement. Or, c’est bien souvent la garantie de sceller avec succès celui-ci. Divers moyens permettent de rendre un onboarding mémorable mais il en existe un sur lequel peu d’entreprises misent et qui pourtant peut faire toute la différence. Nous avons nommé le livret d’accueil !
Vous pensez peut-être alors au livret d’accueil un peu désuet que l’on donnait il y a fort longtemps aux nouvelles recrues… Détrompez-vous, le livret d’accueil a plus d’un tour dans son sac et pourrait bien vous surprendre par sa pertinence.
C’est quoi un livret d’accueil ?
Un onboarding réussi, c’est la garantie de voir 80% des nouvelles recrues décider de rester dans l’entreprise six mois après son embauche, d’après l’infographie Workelo. Une bonne raison de s’intéresser sérieusement au livret d’accueil, un support qui est la pièce maîtresse de l’intégration des nouvelles recrues. Voici ce qu’il faut en retenir.
Le livret d’accueil, en bref
Un livret d’accueil est un document destiné à aider les nouveaux employés à s’intégrer rapidement et efficacement dans une entreprise. Il s’agit d’un guide pratique qui fournit des informations clés sur l’entreprise, ses valeurs, ses politiques, et ses procédures. Remis généralement dès le premier jour de travail, ce livret a pour objectif de rendre la prise de poste plus fluide, moins stressante et de réduire les incertitudes.
L’importance du livret d’accueil dans le processus d’intégration
Le livret d’accueil joue un rôle crucial dans l’onboarding des nouveaux employés. Voici pourquoi il est de plus en plus indispensable :
- Faciliter l'intégration des nouveaux employés : En offrant un point de référence clair et détaillé, le livret d’accueil permet aux nouveaux salariés de se familiariser rapidement avec leur nouvel environnement de travail
- Transmettre les valeurs et la culture de l’entreprise : Le livret est un excellent moyen de communiquer les valeurs, la mission et la vision de l’entreprise. Il aide à instaurer dès le départ un sentiment d’appartenance et d’engagement chez les nouveaux employés.
- Clarifier les attentes et les objectifs : En détaillant les responsabilités et les attentes, le livret d’accueil permet de dissiper les malentendus et de s’assurer que les nouveaux salariés comprennent parfaitement leurs rôles et objectifs au sein de l’entreprise.
Livret d’accueil papier vs livret d’accueil numérique : que choisir ?
Alors que la digitalisation des RH a le vent en poupe, difficile d’imaginer remettre un livret d’accueil au format papier. Or, l’un comme l’autre ont des avantages indéniables. On vous explique cela en détail :
Les avantages du livret d'accueil au format papier
- Le caractère tangible : Un document physique peut être feuilleté à tout moment, ce qui peut être rassurant pour certains salariés, notamment s’ils ne sont pas familiarisés avec les outils numériques.
- Les possibilités de personnalisation : Les livrets papier peuvent être conçus de manière créative avec des designs et des mises en page attrayants, ce qui donne une impression soignée et professionnelle.
- La facilité d’accès : Pas besoin de technologie pour le consulter, ce qui le rend immédiatement accessible en toutes circonstances.
Les avantages du livret d'accueil au format numérique
- Des mises à jour faciles en quelques clics : Les versions numériques peuvent être rapidement mises à jour afin de refléter les changements dans les politiques ou les procédures sans nécessiter de réimpression coûteuse.
- Le caractère accessible : Les documents numériques peuvent être consultés sur divers appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones). Ils permettent aux nouveaux collaborateurs d’accéder aux informations où qu’ils soient durant leur intégration, mais aussi une fois cette période passée.
- L’interactivité : Les livrets numériques peuvent inclure des liens, des vidéos et d’autres éléments interactifs qui rendent la découverte de l'entreprise plus engageante et dynamique.
Il n’existe pas de bonne réponse à la question de savoir quel est le meilleur format pour un livret d’accueil. Il faudra avant tout choisir celui qui correspond le mieux à votre contexte, à la culture de l’entreprise et aux usages des employés.
C’est d’abord en vous posant ces bonnes questions que vous pourrez créer un livret d’accueil qui est à la fois pratique, efficace et surtout qui soit vraiment utile.
Que doit contenir un livret d'accueil ?
Un livret d'accueil bien conçu doit fournir aux nouveaux employés toutes les informations nécessaires pour s'intégrer efficacement et se sentir à l'aise dès leurs premiers jours dans l'entreprise. Voici les éléments essentiels à inclure.
Introduction du dirigeant
Prévoyez un mot de bienvenue : Rédigé par le PDG ou le fondateur, ce mot de bienvenue est destiné à souhaiter la bienvenue aux nouvelles recrues et à leur donner un aperçu de l'importance du livret d'accueil.
Présentation de l’entreprise
Voici ce que vous pouvez prévoir pour cette section :
- L’histoire de l'entreprise : Donnez un aperçu de l’histoire de l’entreprise, de sa création à son évolution actuelle.
- La mission et les valeurs : Exposez la mission, la vision et les valeurs fondamentales qui guident l'entreprise.
- L’organigramme : Un organigramme clair montrant la structure de l'entreprise, les différentes équipes et leurs responsables.
La présentation de l'entreprise doit aussi être en phase avec votre marque employeur et rassurer le nouveau talent qu'il a fait le bon choix.
Tour d’horizon des locaux et de l’environnement de travail
Voici ce que vous pouvez prévoir pour cette section :
- Un plan des locaux : Incluez un plan des locaux indiquant les bureaux, les salles de réunion, les espaces de pause, etc.
- L’environnement extérieur : Indiquez les points d’intérêt à proximité tels que les stations de transports en commun, les parkings, et les lieux de restauration.
Politiques et procédures internes de gestion des ressources humaines
Voici ce que vous pouvez prévoir :
- Le code vestimentaire : Détaillez les attentes en matière de tenue vestimentaire.
- Les horaires de travail : Indiquez les heures de travail habituelles, les pauses, et toute flexibilité possible.
- La politique de télétravail : Expliquez les règles et les procédures relatives au télétravail, y compris les jours où cela est possible et les outils nécessaires.
- La procédure à suivre pour les demandes de congés et absences : Fournissez des instructions claires sur la façon de demander des congés, les types de congés disponibles, et les préavis nécessaires.
- L'intranet de l'entreprise : Indiquez comment on peut y accéder et les informations ou actualités que le nouveau collaborateur peut y retrouver
L'objectif de cette section doit être de présenter le fonctionnement de l'entreprise d'un point de vue administratif. Ces éléments doivent permettre à la nouvelle recrue d'être opérationnelle, sans perdre de temps à rechercher ce type d'informations.
Ressources et avantages pour les employés
Voici ce que vous pouvez mentionner dans cette partie :
- Les avantages sociaux : Présentez les avantages offerts par l’entreprise, comme la mutuelle, l’intéressement, les tickets restaurant, et autres bénéfices.
- Les programmes de bien-être : Mentionnez les initiatives de bien-être au travail, telles que les programmes de sport, les services de conseil, et d'autres ressources disponibles pour rendre l’environnement de travail plus agréable.
Ces éléments permettent de renforcer l'image de marque de l'entreprise, en la positionnant comme une entreprise capable d’offrir un cadre de travail positif.
Règles de vie au travail et informations pratiques
Les points clés à évoquer sont :
- Les règles de vie au travail : Rappel des bonnes pratiques de vie au travail comme l’entretien des espaces communs (cuisine, salles de pause, etc.).
- Les règles de sécurité essentielles : Informations sur les règles de sécurité, le plan d’évacuation et les contacts d’urgence.
- Le règlement intérieur et les politique RSE : Liens vers le règlement intérieur, la charte de télétravail, et les principes de la politique RSE.
Formation et développement des compétences
La formation est un levier essentiel de l'engagement collaborateur. Elle permet de se projeter sur le long terme, d’où l’intérêt d’en faire mention dans le livret d’accueil. Voici ce que vous pouvez faire figurer à ce sujet :
- Les opportunités de formation : Décrivez les programmes de formation disponibles pour les nouveaux employés, y compris les formations obligatoires et les opportunités de développement professionnel continu.
- Le plan de développement de compétences : Expliquez comment l’entreprise soutient le développement de carrière de ses salariés, y compris les évaluations régulières, les entretiens annuels et les discussions sur les objectifs de carrière.
Outils et technologies utilisés
Un nouveau poste signifie parfois devoir utiliser de nouveaux outils dont on n’est pas toujours familier. Afin de gagner du temps, vous pouvez par exemple, faire figurer les éléments suivants dans le livret d’accueil :
- Le guide d’utilisation des outils internes : Fournissez des instructions sur l’utilisation des outils et des logiciels couramment utilisés dans l’entreprise. Cela peut inclure des guides pas à pas, des FAQ, et des contacts pour le support technique.
- Les accès aux plateformes digitales : Détaillez comment accéder aux plateformes internes telles que les systèmes de gestion de projet, les bases de données, et autres ressources numériques essentielles.
Présentation des instances représentatives du personnel (IRP)
Les représentants du personnel sont essentiels à la vie du salarié, d’où la nécessité de les mentionner dans le livret d’accueil :
- Le rôle des IRP : Détaillez le rôle des instances représentatives du personnel au sein de l’entreprise.
- Les coordonnées : Listez les coordonnées des membres du CSE, des délégués syndicaux et des référents internes comme le référent harcèlement.
Les 6 étapes à suivre pour concevoir votre livret d'accueil
Créer un livret d'accueil efficace et engageant nécessite une réflexion approfondie et une planification minutieuse. Voici les six étapes essentielles pour concevoir un livret d'accueil qui répond aux besoins de votre entreprise et de vos nouveaux collaborateurs.
Étape 1 : Créer un groupe de travail dédié au livret d'accueil
La conception d’un livret d’accueil est avant tout, un projet collaboratif :
- Impliquez différentes équipes, notamment les équipes ressources humaines, le service communication et les managers, pour rassembler toutes les informations nécessaires et garantir que le livret couvre tous les aspects importants.
- Organisez des ateliers et des réunions régulières pour discuter des contenus à inclure et des meilleures façons de les présenter.
Étape 2 : Définir le contenu et les rubriques d'un livret d'accueil
Organisez des ateliers pour définir les thèmes et les rubriques à inclure dans le livret d'accueil.
Assurez-vous de prendre en compte les besoins des nouveaux employés ainsi que ceux des collaborateurs existants.
N'oubliez pas de tenir compte des retours de salariés récemment embauchés pour affiner le contenu.
Étape 3 : Collecter les informations nécessaires pour rédiger le livret
Une fois les rubriques définies, procédez à la collecte des informations. Veillez à ce que toutes les données soient à jour et complètes. Un livret d’accueil incomplet ou erroné peut nuire à l’intégration des nouveaux arrivants.
Impliquez les responsables de chaque service pour être certain de l’actualité des informations spécifiques à leur domaine.
Étape 4 : Choisir le format le plus pertinent
Le choix entre un livret papier et un livret numérique dépend des spécificités de votre entreprise et des préférences de vos salariés.
Si vous optez pour le format papier, utilisez des logiciels comme Word, PowerPoint ou encore Canva pour une mise en page professionnelle.
Pour un format numérique, envisagez des outils interactifs et accessibles sur diverses plateformes.
Étape 5 : Rédiger et concevoir le livret d'accueil de l'entreprise
Rédigez les sections du livret avec un langage clair et accessible. Pas de longues phrases, ni de jargon professionnel !
Utilisez des visuels attrayants et des infographies pour rendre l’information plus engageante encore.
Assurez-vous que le design reflète la culture de votre entreprise et donne une impression professionnelle. N’hésitez pas à ajouter des témoignages ou des citations de salariés pour rendre le livret plus engageant encore.
Étape 6 : Prévoir une mise à jour et rendre le livret accessible
Le livret d’accueil doit évoluer avec l’entreprise. Vous pouvez par exemple :
- Planifiez des révisions régulières pour mettre à jour les informations, les coordonnées, et les procédures.
- Désignez une personne ou une équipe responsable de cette tâche pour garantir que le livret reste pertinent et utile.
Assurez-vous également que le livret est facilement accessible à tous, quel que soit le poste occupé.
Si vous choisissez un format numérique, hébergez-le sur une plateforme interne ou un espace de travail commun tel que l’outil Notion.
Si vous optez pour le format papier, assurez-vous que l'ensemble des nouveaux talents en reçoit un exemplaire dès son arrivée.
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Conclusion
Un livret d’accueil bien conçu est un outil puissant pour assurer l'intégration réussie de vos nouveaux collaborateurs. Il permet de transmettre les valeurs de l’entreprise, de clarifier les attentes et de fournir des informations essentielles. Que vous optiez pour un format papier ou numérique, l’important est de créer un document engageant et utile au service de la fidélisation des talents.
Les étapes décrites vous permettront de concevoir un livret efficace. N’hésitez pas àtélécharger notre modèle pour vous inspirer. Enfin, gardez en tête qu’investir du temps dans la création d'un livret d'accueil, c’est garantir une intégration harmonieuse de vos nouveaux employés et une gestion des ressources humaines agile.
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