Management d'une équipe à distance : le guide du manager

Le travail à distance devient monnaie courante dans les entreprises françaises. Mais sa mise en place a souvent été réalisée dans l'urgence, sans stratégie bien définie. 

Ainsi, les managers sont encore nombreux à rencontrer des difficultés pour encadrer leurs équipes.

Il faut dire que manager une équipe en télétravail ne consiste pas à copier/coller ce qui existe en présentiel. Il est nécessaire de se montrer agile dans les pratiques de management. 

Le travail virtuel est l'occasion pour tous les managers d'affirmer leur rôle de leader au sein de leur équipe.

Alors, comment encadrer des salariés en télétravail ? Quels outils utiliser pour faciliter le travail à distance ? Et quelles sont les bonnes pratiques du management virtuel ?

Découvrez notre guide du manager du management des équipes à distance.

Le télétravail se développe plus rapidement que jamais

Longtemps sous-estimé par les entreprises, le travail à distance commence à s'intégrer durablement dans la culture des organisations françaises.

Bien entendu, la crise sanitaire a fortement participé à la démocratisation de cette forme de travail. Selon le World Economic Forum, 84 % des employeurs prévoient d’étendre le pratique du télétravail.

Mais les mesures de prévention de la propagation du virus ne sont pas les seuls facteurs qui ont contribué au changement du travail. On retrouve également :

• Le développement et des outils de l'information et de la communication. Le travail en équipe est facilité avec le développement d'outils collaboratifs SaaS.
• La recherche d'une meilleure qualité de vie. Face à l'augmentation du coût de la vie dans les villes, de nombreux professionnels souhaitent se relocaliser dans des zones rurales.
• La mobilité des professionnels. Certains professionnels souhaitent pouvoir voyager tout en travaillant. On appelle cela le nomadisme digital.

Qui dit travail à distance dit professionnels de tous horizons. Il est ainsi possible de travailler avec des salariés où qu'ils se trouvent. Une aubaine face à la guerre des talents et à la pénurie de compétences.

Le management des salariés en télétravail : un état des lieux en France

Vous l'avez compris, le télétravail se développe incontestablement dans les entreprises.

Même si la technologie facile les collaborations à distance, cela ne signifie pas que le télétravail est une évidence pour les entreprises. Transformer la culture traditionnelle du présentiel vers le travail hybride ou à distance ne se fait pas du jour au lendemain. Outre l'adhésion des salariés, celle des équipes managériales est essentielle pour une mise en place fructueuse de cette pratique.

Alors, qu'en est-il du management à distance en France ?

Une étude de MyRHline révèle des chiffres intéressants sur le management des salariés en télétravail.

Pour 75 % des entreprises, les managers doivent être accompagnés pour répondre aux enjeux de ce nouveau mode d’organisation du travail.

Parmi les actions plébiscitées pour accompagner les managers, on retrouve :

• La formation des managers au management à distance : 81,29 %.
• Le suivi des managers dans leurs pratiques managériales à distance : 59,36 %.
• La mise en place d'un outil de suivi de l'activité : 23,10 %.

Concernant le cadrage de la pratique du télétravail, 72 % des organisations optent pour une solution individualisée. Et plus de 50 % des entreprises ont déjà mis en place un accord de télétravail, ou prévoient de le faire.

Les challenges du management à distance

Les idées reçues sur le télétravail

Lorsque le télétravail est bien instauré, il peut apporter de nombreux bénéfices pour les entreprises. Une étude réalisée par Catalyst montre que le travail à distance stimule de l'innovation de 63 % et l'engagement au travail de 75 %.

Pourtant, de nombreux managers restent sceptiques quant aux avantages du télétravail. Certains pensent que leurs collaborateurs vont passer du temps à s'occuper de tâches personnelles au lieu de travailler. D’autres présument que la cohésion de l’équipe virtuelle diminue forcément. 

Les préjugés sur le travail à distance ont la vie dure. Ils sont parfois révélateurs d'un manque de confiance envers les salariés ou d'un management laissant peu de place à l'autonomie des collaborateurs.

Mais manager une équipe opérationnelle, en présentiel ou à distance, ne signifie pas devoir exercer un contrôle sur leurs moindres faits et gestes. Quel que soit le lieu de travail, chaque employé doit accomplir ses tâches et fournir des résultats. C'est cet aspect auquel il est important de prêter attention, et non pas le nombre de pauses effectuées dans la journée ou le temps passé dans des réunions.

En tant que manager, le travail à distance est une opportunité de développer votre leadership.

Les difficultés de communication

Une communication interpersonnelle efficace est essentielle dans toute relation de travail. Et à distance, elle est parfois mise à rude épreuve.

Le rôle du manager est de transmettre des informations claires et précises sur la stratégie de l'entreprise et ses missions au sein de son équipe. Cela n'est pas toujours évident par écrans interposés.

À distance, l'impact d'une communication inadaptée est décuplé. En plus des risques sur la productivité et la performance, certains salariés peuvent se sentir isolés.

Le manager doit faire preuve de pédagogie pour rassembler ses collaborateurs autour d’une vision commune.

L'organisation et le suivi de la performance du travail à distance

Le télétravail nécessite une coordination hors pair des équipes. Cela peut être difficile lorsque les collaborateurs travaillent sur des rythmes différents ou sur plusieurs fuseaux horaires.

Le défi pour les managers est de s’assurer que les tâches sont correctement réalisées et que les salariés utilisent leur temps de travail de manière efficace et appropriée.

Mais le micromanagement et l’incapacité de déléguer des activités sont contre-productifs. Les interruptions du travail liées aux (trop) nombreuses communications virtuelles peuvent diminuer la productivité des équipes virtuelles. 

Pour être performant, l’encadrement des équipes nécessite une approche du management participative. Le manager doit alors veiller à ce que la communication soit fluide et respectueuse de chacun. Nous en reparlerons un peu plus loin dans cet article.

Les outils qui facilitent le management à distance

Les outils de gestion de projet

Travailler en équipe nécessite que chacun comprenne son rôle et accomplisse ses tâches dans les temps impartis. Il est donc essentiel de pouvoir suivre l'avancement du projet sans constamment demander aux membres de l'équipe de rendre des comptes. C'est ici qu'interviennent les solutions digitales de gestion de projet.

Elles permettent de répartir et d’organiser les tâches en les attribuant aux membres de l’équipe concernés. Le pilotage du projet se fait en temps réel, et le suivi est simplifié grâce à des tableaux de bord. Cela facilite les flux de travail et évite la perte de temps.

Et la collaboration entre les membree de l’équipe est ainsi optimale.

Exemples d'outils de gestion de projet : Monday.com, Asana, Zoho.

Les logiciels de gestion des temps de travail

‍Le suivi du temps peut être particulièrement utile pour les employés qui travaillent à distance, car il les aide à suivre leurs heures de travail et les tâches qu'ils ont accomplies. En effet, il peut être facile de perdre la notion du temps lorsque l’on travaille à domicile.Le suivi du temps présente plusieurs avantages pour les employés travaillant à distance :- Un travail plus efficace : le suivi du temps peut aider les employés à hiérarchiser leurs tâches et à les répartir plus efficacement. -Aide à la planification des pauses : en suivant leur temps, les employés peuvent planifier plus facilement leurs temps de pause au cours de la journée.- Une plus grande responsabilité : le suivi du temps peut aider les employés à rester responsables de leur travail et à respecter les délais.

Exemple de logiciel de gestion des temps de travail: kiwiHR

Les solutions de visioconférence

Se voir, même à distance : c'est ce que permettent les outils de visioconférence.

Ils ont révolutionné les pratiques de télétravail. Non seulement les salariés peuvent interagir virtuellement, mais il est également possible de partager des médias, tout comme vous le feriez dans une réunion en présentiel.

Les systèmes de visioconférence sont aujourd’hui des incontournables en entreprise. Mais avant de jeter votre dévolu sur une solution digitale, prêtez attention à certains critères :

• Le nombre d’utilisateurs simultanés. L'outil de visioconférence doit s’adapter au nombre de participants aux réunions. Il est également important de vérifier les options permettant une communication fluide et organisée : salle d'attente, salles virtuelles, tableau blanc, etc.
• Le système de sécurité. Durant vos réunions d'équipe, il est probable que certaines informations confidentielles soient divulguées. Ainsi, il est important de veiller à ce que votre outil de visioconférence assure une sécurité optimale : lien sécurisé, mot de passe pour accéder à la réunion, etc.
• Les options complémentaires. Elles sont à considérer en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. Par exemple, certaines solutions permettent d'enregistrer les réunions, de discuter par messagerie instantanée, ou encore, de se connecter à d'autres outils digitaux.

Exemples d'outils de visioconférence : Zoom, Google Meet, Microsoft teams

Les outils de messagerie collaborative

En entreprise, les boîtes e-mail peuvent rapidement devenir saturées. À distance, certaines conversations n'ont pas nécessairement besoin de faire l'objet d'une communication par e-mail, par vidéo ou par téléphone.

Dans le travail d'équipe, les outils de messagerie instantanée sont très utiles pour communiquer. Ils permettent généralement de :

• savoir quels collaborateurs sont en ligne afin de démarrer une conversation au bon moment ;
• conserver une trace écrite des échanges avec vos collaborateurs ;
• partager des documents ;
• lancer une discussion groupée ou privée en toute sécurité.

Exemples d'outils de messagerie collaborative : Slack, Chanty, Microsoft Teams, RocketChat.

Les systèmes de partage de données cloud

Le télétravail est impossible sans le partage de documents. Les entreprises utilisent majoritairement des outils de partage de données cloud, accessibles sans installation d'un système on-premise.

Ces interfaces permettent de stocker les données et de faciliter leur accès par vos collaborateurs, où qu'ils se trouvent. Elles contribuent également à une collaboration efficace grâce à la synchronisation des données en temps réel. Certaines solutions sécurisent les informations grâce à un système de cryptage des données.

Exemples de systèmes de partage de données : Google Drive, Dropbox, kDrive, OneDrive, Box.

Management d’une équipe à distance : 8 conseils à suivre

1. Faire un état des lieux du management à distance dans votre entreprise

Avant de mettre en place des mesures visant à améliorer la coordination des équipes à distance, il est judicieux de faire un état de lieux de la situation dans votre organisation.

• Le télétravail (partiel ou complet) est-il déjà en place ?
• Un accompagnement des collaborateurs et des managers a-t-il été proposé ?
• Quels sont les outils collaboratifs utilisés ? Sont-ils suffisants pour un télétravail optimal ?
• Quel est le niveau d'autonomie des collaborateurs ? S'il est insuffisant, que faire pour l'améliorer ?

En plus des questions pratiques et organisationnelles, il est important de recueillir l'avis des collaborateurs. Quel est leur ressenti concernant le télétravail et la collaboration à distance ? À l’instant T, qu'est-ce qui fonctionne et qu'est-ce qui pourrait être amélioré ?

Proposer un sondage peut être utile pour collecter des informations afin de rendre le management des équipes à distance encore plus performant.

2. Créer une charte de télétravail

Pour assurer une cohérence dans la coordination des équipes, le travail à distance doit être cohérent et uniformisé.

Pour cela, il est recommandé de mettre une charte du télétravail. Elle regroupe les règles et les bonnes pratiques à respecter pour une collaboration virtuelle optimale. Elle peut inclure les outils collaboratifs à utiliser, les consignes de partage des données, les heures communes de connexion et de travail, etc.

Au-delà de la formalisation du télétravail et de l'inscription dans la culture d'entreprise, la charte de télétravail permet de s'assurer que tous les collaborateurs sont sur la même longueur d'onde.

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici un modèle de charte du télétravail.

3. Développer un sentiment d'appartenance à l'entreprise

En présentiel, les discussions informelles sont nombreuses. Autour de la machine à café, durant les pauses déjeuner ou en salle de pause, ces moments sont essentiels pour la cohésion d'équipe.

Mais à distance, il peut être difficile de retrouver des opportunités de créer des relations avec ses collègues.

De même, les échanges entre un manager et son équipe sont moins spontanés qu'en face-à-face. Le management à distance implique donc la création de périodes dédiées aux dialogues entre pairs et entre manager et salariés.

Il peut être intéressant de recréer des habitudes d'équipe comme un café matinal virtuel ou une pause commune en vidéo pour favoriser l’esprit de groupe et le sentiment d’appartenance à l'entreprise.

Il est également possible de créer des activités de team building à distance.

4. Donner (et recevoir) un feedback régulier

L'entretien annuel d'évaluation n'est pas le seul moment pour faire un feedback constructif à vos collaborateurs. Il est important de régulièrement faire un retour sur le travail des collaborateurs, d'autant plus lorsqu'ils travaillent à distance.

En tant que manager, prenez le temps de vous réunir virtuellement avec votre équipe pour faire un point sur l'avancé des projets et recueillir les avis et suggestions sur les sujets appropriés.

Il s'agit d'une bonne opportunité pour identifier d'éventuelles difficultés comme une répartition des tâches inadaptée ou des conflits qui pourraient détériorer la motivation et la performance de travail. 

Et bien entendu, c'est le moment idéal pour célébrer les réussites, grandes ou petites et montrer de la reconnaissance envers vos collaborateurs.

Prévoyez également des périodes dédiées à des échanges individuels. Certains collaborateurs peuvent se sentir gênés de parler de certains sujets comme le sentiment d'isolement ou le manque d’inclusion.

Ces moments d'échanges privilégiés individuels ou en groupe sont utiles pour créer et maintenir un environnement de travail sain.

5. Communiquer ... pour de bonnes raisons

Nous l'avons vu, une bonne communication est indispensable pour une collaboration à distance. Mais attention, il ne suffit pas de lancer des conversations n'importe quand, n'importe comment.

Pour le bien-être de vos salariés (et leur performance de travail), il faut éviter de perturber le temps de travail de vos équipes.

Évitez d'envoyer sans cesse des messages pour savoir où en est tel projet ou où est stocké tel document. Si ces interruptions de quelques secondes semblent anodines, elles ont un impact négatif sur la concentration. Et lorsque ces communications intempestives se multiplient, elles peuvent être source de stress.

C’est au manager de veiller au respect du droit à la déconnexion afin de maintenir une bonne qualité de vie au travail (QVT).

Pensez ainsi à effectuer vos demandes lors créneaux dédiés à vos communications d'équipe. C'est justement l'objet de notre prochaine partie.

6. Rendre l'information disponible pour tous et à tout moment

La distance a un impact sur les flux de communication entre les membres de l'équipe. Une mauvaise communication synchrone et asynchrone peut mener à une déperdition d'information, des malentendus, voire des erreurs dans le travail.

Voici quelques bonnes pratiques à connaître pour faciliter la circulation de l'information :

• limiter le nombre et la durée des réunions pour éviter le surplus d'information ;
• partager les agendas de l'ensemble des membres de l’équipe ;
• faire des comptes rendus de réunions voire des enregistrements vidéo pour les informations importantes ;
• partager des ressources comme des tutoriels, des guides ou une veille informationnelle sur une plateforme commune ;
• planifier des réunions d'équipe hebdomadaires.

7. Être à l'écoute des collaborateurs

Si le travail virtuel apporte de nombreux avantages pour les salariés et l'entreprise, il peut aussi être une source de stress si son accompagnement est insuffisant. Même après sa mise en place, il est important de faire un suivi régulier auprès de vos collaborateurs.

En plus des feedbacks individuels et collectifs, sollicitez régulièrement l'avis des membres de votre équipe au sujet du télétravail. Par exemple, vous pouvez leur proposer de compléter un questionnaire régulièrement, tous les trimestres par exemple.

Parmi les sujets à évoquer on retrouve : l'organisation de travail, la relation avec les membres de l'équipe, la relation avec le manager, les difficultés rencontrées ou encore, les réussites.

Les réponses reçues vous permettront d'ajuster le plan d’action en fonction des besoins spécifiques de votre équipe.

8. Définir des objectifs de travail

Le suivi et l'évaluation de la performance de travail représentent une partie importante de la responsabilité du manager. Au lieu de vous concentrer sur le temps de travail effectué, il est préférable de porter votre attention sur le travail réalisé.

En amont, cela nécessite de mettre en place des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis) permettant d'illustrer :

• les étapes nécessaires à accomplir ;

• les livrables à produire ;
• le rôle de chacun des membres de l'équipe ;
• les échéances à respecter ;
• les méthodes de communication et de partage d'information à utiliser.

Bien que chaque individu ait ses propres responsabilités en fonction de son rôle, l'équipe a besoin d'un accompagnant pour avancer dans la bonne direction. Et c'est exactement le rôle du manager.

Manager une équipe à distance nécessite une combinaison entre une bonne communication, des outils collaboratifs adaptés et des bonnes pratiques définies et connues de tous. Il s’agit pour le manager de se positionner en tant que leader et accompagnant afin de responsabiliser son équipe.

À long terme, il faut s'assurer que vos pratiques de management soient suffisamment souples pour faire face aux défis qui vous attendent.