Le feedback n'est pas réservé qu'à l'entretien individuel d'évaluation ! Une communication régulière en entreprise est essentielle. Il s'agit d'un véritable outil de management.
La rétroaction peut avoir des conséquences importantes sur les relations de travail. Une critique mal formulée peut démotiver vos salariés et créer de la frustration. Au contraire, un retour bien exprimé encourage la productivité et participe à la rétention des collaborateurs.
Qu'il soit positif ou négatif, le feedback doit avant tout être communiqué de manière bien pensée.
Continuez la lecture et découvrez tous nos conseils pour formuler un feedback constructif à vos collaborateurs.
Le feedback constructif : une définition
Le feedback, que l'on appelle aussi rétroaction, retour ou commentaire en français, est une action visant à communiquer les résultats des actions d'une personne ou d'un groupe de personnes.
Plus concrètement, il consiste à donner des informations sur le travail de vos collaborateurs. Il peut avoir pour objectif de féliciter, encourager ou recadrer un comportement ou un travail réalisé. Ainsi, il donne l'opportunité aux collaborateurs de connaître les résultats de leurs efforts.
Un feedback constructif n’est surtout pas un monologue du manager. Le salarié doit avoir l'opportunité de s'exprimer et de donner son avis sur les informations reçues. En somme, la rétroaction doit être un véritable échange entre deux professionnels dans une relation de collaboration. Il est important de s'assurer que les commentaires ne visent pas à juger la personne, mais bien la performance ou les comportements adoptés dans le cadre des relations de travail.
Enfin, un feedback constructif doit encourager à continuer ou à modifier une manière de travailler, qu'il s'agisse de savoir-être ou de savoir-faire. Autrement dit, le collaborateur doit savoir dans quelle direction il doit poursuivre ses efforts de travail. Il ne faut pas oublier que le feedback est un retour donné à l'instant T sur une période définie. Il doit idéalement être suivi d'autres sessions de rétroaction pour observer l'évolution du collaborateur.
Traditionnellement, les entreprises françaises fournissent un feedback annuel à leurs collaborateurs. Pourtant dans les pays anglo-saxons, la culture du feedback est très ancrée. Durant les études supérieures, les professeurs ou les étudiants sont invités à exprimer leurs opinions. En entreprise, les collaborateurs reçoivent régulièrement des commentaires sur leur travail, qu'ils soient positifs ou négatifs.
Toutes les organisations, quel que soit leur secteur d'activité ou sa taille, peuvent bénéficier de la mise en place d'un processus de feedback constructif régulier.
Pourquoi est-il important de faire un feedback constructif ?
Le feedback est bénéfique pour les managers, les collaborateurs et pour l'entreprise de manière globale. Sans une communication claire et transparente, l'organisation ne peut pas fonctionner correctement.
Une étude menée par Officevibe a révélé l'importance du feedback en entreprises. Voici ses données clés :
- Les entreprises qui mettent en place un processus de feedback régulier ont un taux de turnover 14,9 % plus faible.
- 65 % des salariés voudraient recevoir plus de feedback.
- Seulement 58 % des managers pensent qu'ils font suffisamment de retours à leurs collaborateurs.
- 98 % des salariés n'arriveront pas à se sentir engagés dans l'entreprise si leur manager leur donne peu ou pas de retour sur leur travail.
- 78 % des collaborateurs ont mentionné que la reconnaissance au travail est motivante.
Ces chiffres montrent à quel point il est essentiel pour les entreprises de mettre en place une culture du feedback.
Regardons de plus près les avantages d'un feedback constructif.
Pour la personne qui le reçoit :
- Comprendre l'impact de son travail et de ses actes.
- Se sentir considéré par son superviseur.
- Pouvoir observer son évolution au sein de l'entreprise.
- Exprimer son avis et son ressenti sur les tâches et missions effectuées.
- Avoir l'opportunité de maintenir ou d'ajuster son travail et sa performance.
Pour la personne qui le formule :
- S'assurer que le collaborateur a bien compris ses objectifs et ce qu'il est attendu de son travail.
- Montrer de l'intérêt pour le travail et les points de vue de son collaborateur.
- Maintenir une relation honnête et transparente.
- Reconnaître le travail réalisé et l'investissement fournit.
- Éviter un recadrement tardif et prévenir les frustrations.
Pour l'entreprise/la direction :
- Optimiser les performances individuelles et collectives.
- Être réactive et encourager l'anticipation.
- S'assurer que tous les collaborateurs aient une vision commune.
- Donner à chacun la possibilité de s'exprimer et de proposer des suggestions.
- Favoriser la communication et des relations interpersonnelles de qualité.
Vous êtes maintenant convaincus des bénéfices du feedback constructif ? C'est le moment de le mettre en place !
Les bonnes pratiques du feedback constructif
1. Définissez une intention
Il est important de déterminer la raison pour laquelle vous souhaitez donner un feedback. Quelles informations voulez-vous faire passer ? Quel est l'objectif de cette rétroaction ? Les réponses à ces questions vont vous aider à structurer votre discours et guider le dialogue avec votre collaborateur.
Par exemple, il peut s'agir de communiquer à un commercial le nombre de ventes effectuées durant le mois précédent. L’objectif de l’échange sera d'analyser ce qui a fonctionné, les éventuels obstacles rencontrés et de décider des actions à mettre en place pour maintenir ou améliorer le nombre de ventes pour le mois suivant.
2. Donnez l'objet du feedback à l'avance
On peut facilement imaginer le stress provoqué par la programmation d'une réunion avec son manager en ayant aucune idée de son sujet !
Pour permettre à votre collaborateur de se préparer dans les meilleures conditions, communiquez le ou les éléments qui seront abordés durant le feedback. Votre collaborateur aura ainsi l'opportunité de prendre de la perspective et de préparer des questions ou des commentaires à énoncer. Et il ne sera pas pris au dépourvu !
3. Choisissez le bon moment
Un feedback constructif ne se donne pas autour de la machine à café ! Il est important de choisir le bon endroit et le bon moment pour que la communication soit la plus efficace possible.
De manière générale, il est conseillé d'éviter les retours "à chaud". Au contraire, prenez un moment de réflexion pour prendre du recul et de décider de ce que vous allez dire.
Idéalement, convenez à l'avance avec votre collaborateur d'un créneau pour un échange. Il sera plus apte à recevoir votre retour si votre conversation est programmée plutôt qu'en plein milieu d'une tâche importante ! Et il va de soi qu'il faut éviter de fournir un feedback négatif avant de partir en week-end ou en congés !
4. Faites un retour régulier
Si l'entretien individuel d'évaluation a toujours sa place en entreprise, il ne faut pas l'attendre pour formuler un feedback à vos collaborateurs.
Définir une périodicité permet au collaborateur d'obtenir des informations précieuses sur les résultats de son travail. S'il est sur la bonne voie, des encouragements et des félicitations vont renforcer sa motivation. S'il doit rediriger ses actions dans une autre direction, il le saura le plus tôt possible et les frustrations seront limitées puisque ses efforts ne seront pas "perdus".
Dans tous les cas, vous avez tout à y gagner.
5. Laissez un temps de réflexion à votre collaborateur
Même en y mettant les formes, un feedback peut être difficilement reçu par votre collaborateur. Il peut ne pas savoir comment réagir ni trouver les mots pour exprimer son avis et ce qu'il ressent.
Dans ce cas, il peut être utile de lui proposer de réfléchir à votre discussion et de refaire un point ensemble quelques jours après. L'aboutissement du feedback sera bien plus qualitatif et votre collaborateur se sentira écouté.
6. Soyez objectif
Il s'agit probablement de ce qu'il y a de plus difficile à faire durant la formulation d'un feedback. La qualité de la relation entre un manager et un collaborateur impacte parfois les échanges durant ce processus.
Attention de ne pas laisser des anciens conflits ou des affinités influencer votre discours. Essayez autant que possible d'être objectif et concret en faisant référence à des données vérifiables et des comportements observables. Et surtout, ne faites référence qu'aux relations de travail et non pas à votre collaborateur en tant que personne.
7. Laissez la parole à votre collaborateur
Comme nous l'avons évoqué un peu plus haut, le feedback n'est pas synonyme de communication à sens unique. Ainsi, il est essentiel de donner l'opportunité à votre collaborateur de donner son avis et de s'exprimer. Adoptez une communication active : mettre en place un climat de confiance, reformuler des propos, prendre des notes, décoder le non verbal, etc.
Vous pourrez relever des incompréhensions ou des obstacles qui entravent la bonne réalisation des missions. L'objectif sera ensuite de décider des éventuelles actions correctives à mettre en place : suivi d'une formation, changement d'outil de travail, mentorat, etc.
8. Maintenez un équilibre
Que votre objectif soit de féliciter ou de recadrer votre collaborateur, le feedback est rarement "tout bon" ou "tout mauvais". En évoquant ce qui est positif et ce qui est à améliorer, vous gagnez en crédibilité et vous créez un terrain visant à encourager la collaboration.
Même lors d'un feedback a priori négatif, essayez de démarrer et de terminer votre discours par une note positive afin d'encourager l'adhésion de votre collaborateur.
9. Gardez une trace des échanges
S'il est chronophage et inutile de remplir une grille d'évaluation formelle à la fin de chaque session de feedback, mettre des informations à l'écrit est pertinent.
Envoyez à votre collaborateur un mail récapitulatif qui regroupe les principaux points abordés et les accords convenus. Non seulement cela permettra de vous assurer que les messages transmis sont bien compris, mais ce sera également un point de référence pour vos futurs échanges.
Mettre en place un feedback constructif continu en télétravail
Nous ne pouvions terminer cet article sans évoquer le cas du télétravail, devenu le quotidien de plus en plus d'entreprises.
À distance, les relations de travail sont parfois difficiles. Pour que la performance et la motivation des collaborateurs ne soient pas mises à l'épreuve, il est indispensable de communiquer régulièrement avec vos collaborateurs. Si les réunions de groupe sont un bon moyen de maintenir une cohésion d'équipe, il ne faut pas mettre de côté les communications individuelles. C'est ici que les sessions de feedback prennent tout leur sens. Elles entretiennent la satisfaction et l’engagement des collaborateurs et permettent au manager de veiller à la bonne compréhension des objectifs.
Mais le feedback peut vite dériver sur un micromanagement s'il n'est mis en place de manière stratégique. Pour ne pas perturber le travail de votre collaborateur, fixez des sessions de feedback à dates et heures régulières, définies à l'avance.
Privilégiez les communications interactives orales par visioconférence ou téléphone plutôt que les communications écrites. Il vous sera plus facile d'évaluer le ressenti du collaborateur. Limitez la durée de l'échange et ne perdez pas de vue l'objet de votre rétroaction. En plus des sessions de feedback programmées, montrez-vous disponible pour un échange en cas de besoin.
Au final, le feedback à distance n'est pas très différent de celui en présentiel. Le véritable challenge est de trouver un équilibre entre l'autonomie et la supervision et de maintenir une communication ouverte et transparente.
Loin d'être une simple critique, un feedback découle au contraire d'une démarche positive. S'il est délivré de manière constructive, il vise à accompagner les collaborateurs à développer leur potentiel, en cohérence avec les objectifs de l'entreprise.
Et lorsque le feedback constructif est imprégné dans la culture de l'entreprise, il encourage la communication, l'écoute et le respect. Il n'y a aucune raison de s'en passer !
