8 bonnes pratiques d'onboarding à distance à connaître

dernière mise à jour:
20/12/2021
20/12/2021
6
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Justine Uribe
Découvrez comment réussir un onboarding à distance dans cet article
Table des matières

Le télétravail se développe de façon exponentielle en France.

Entre les attentes des professionnels, la pénurie de compétences et bien sûr, la crise sanitaire, le monde du travail a dû s’adapter à de nouvelles spécificités.

Loin d'être une contrainte, le travail à distant est une opportunité pour apporter un souffle d'innovation au processus d'intégration. Ce dernier doit faire l’objet d’une attention particulière pour que la relation collaborateur / entreprise soit fructueuse.

L’intégration d'un nouveau salarié est, après tout, un pilier fondamental de l’expérience collaborateur. Des études montrent qu'environ 69 % des salariés seront plus enclins à rester dans une entreprise à long terme lorsque l'expérience d'onboarding est positive.

Alors si vous réfléchissez à mettre en place ou améliorer un processus d'onboarding, continuez la lecture !

Qu'est-ce que l'intégration à distance ?

L'intégration à distance, que l'on appelle parfois onboarding à distance, consiste à accueillir un nouveau collaborateur hors des locaux de l'entreprise. Les différents protagonistes impliqués dans ce processus ne sont pas présents physiquement dans un même lieu.

Comme c'est le cas lors dans la version en présentiel, l'intégration à distance consiste à fournir au nouveau salarié tout ce dont il a besoin pour accomplir son travail. De la formation à la prise de poste en passant par l'explication des procédures jusqu'aux formalités RH, c'est une activité déterminante pour la future relation de travail.

L'onboarding à distance est rendu possible par les outils digitaux, notamment les solutions de visioconférence et les messageries collaboratives.

La place de l'onboarding dans le recrutement de salariés

Une erreur courante est d'attendre le jour du démarrage du contrat pour enclencher le processus d'onboarding. Pourtant, l'intégration de la nouvelle recrue commence dès l'acceptation de l'offre d'emploi.

Certaines formalités administratives peuvent être réalisées avant que le collaborateur ne commence à travailler. Cela permet de gagner du temps et d'alléger la liste de tâches à accomplir lors des premiers jours dans l'entreprise.

Attention toutefois de ne pas vouloir aller trop vite. Demander à un futur salarié de consulter et de signer des documents RH est acceptable avant le jour J, mais lui faire suivre une formation l'est beaucoup moins.

À partir de la date de début de contrat, il est généralement admis que la période d'onboarding dure 90 jours. Toutefois, cela peut différer selon les organisations. Elle prend officiellement fin à la fin de la période d'essai.

Les défis de l'onboarding à distance

Limiter le sentiment d'isolement des nouveaux employés à distance

L'arrivée dans une nouvelle entreprise est un évènement important dans la vie d'un salarié. Non seulement il occupe un nouveau poste, mais il rencontre de nouveaux collègues et doit s'adapter à de nouvelles manières de travailler.

L'intérêt pour le service RH et le manager est alors de s'assurer que le démarrage dans l'entreprise se fasse sans à-coups. La nouvelle recrue doit se sentir attendue et considérée. Mais à distance, comment faire ? À distance, le sentiment d'isolement peut survenir rapidement. Et sans redressement rapide de la situation, les risques de désengagement, voire de départs prématurés sont élevés.

Même par écrans interposés, les interactions humaines doivent être très présentes. Pour accompagner le nouveau collaborateur sans ses premiers pas, il peut être intéressant d'attribuer un mentor. Idéalement, il s'agit d'un salarié de même niveau ayant suffisamment d'ancienneté pour dévoiler toutes les ficelles du travail dans l'entreprise.

Par des communications virtuelles régulières, il répond aux questions et décèle d'éventuels problèmes, avant qu'ils ne prennent des proportions trop importantes.

Éviter les problèmes techniques

L'onboarding à distance repose avant tout sur l'accès aux bons équipements, outils et technologies. Pourtant, selon un sondage, plus de 90 % des salariés à distance ont rencontré un problème avec l'informatique lors de l'onboarding virtuel.

Sans pouvoir travailler ni communiquer correctement, l'expérience collaborateur démarre sur les mauvais rails ! Non seulement les problèmes techniques sont frustrants, mais ils donnent une mauvaise image de l'entreprise.

S'il n'est pas possible d'éviter totalement les problèmes techniques, vous pouvez réduire leur apparition avec une bonne organisation et des ressources informationnelles adaptées, comme des tutoriels.

Assurer une bonne communication

À distance, les difficultés de communication sont monnaie courante.

Si cela peut poser problème pour vos salariés actuels, cela le sera d'autant plus pour vos nouvelles recrues. L'hyperconnexion au travail est un vrai sujet d'actualité.

En tant que manager ou professionnel RH, il faut veiller à ne pas inciter vos collaborateurs à présent en ligne en permanence, simplement parce que leur bureau est aussi leur domicile.

Ainsi, il est important de transmettre des bonnes pratiques de communication.  

Par exemple : WhatsApp est-il accepté comme outils de communication ? Dans quel délai les gens doivent-ils répondre aux messages Slack, aux commentaires sur Jira ou aux e-mails ? En expliquant vos habitudes de collaboration dès le départ, vous gérez les attentes et vous vous assurez que la communication soit efficace, sans compromettre le bien-être de vos salariés.

Diffuser la culture d'entreprise

Intégrer une nouvelle entreprise, c'est s'imprégner de sa culture. Cette dernière comporte les valeurs, les missions, la vision, les comportements et les connaissances partagés par l'ensemble des membres de l'entreprise.

Mais lorsque l'on travaille en remote, diffuser la culture d'entreprise peut être un véritable challenge.

Pour créer un sentiment d'appartenance à l'organisation, le service RH et l'équipe managériale doivent adopter une démarche proactive. Cela passe principalement par une communication interne efficace, la planification d'événements de team building virtuels et la sollicitation de feedback auprès des collaborateurs.

Intégrer un salarié à distance : 8 bonnes pratiques

1. Créer un plan d'onboarding à distance

Un plan d'onboarding à distance efficace nécessite une bonne préparation. Le processus doit être documenté et partagé avec l'ensemble des parties prenantes.

Pensez à mentionner les étapes, les échéances, le rôle des membres concernés de l'entreprise.

Un bon plan d'intégration à distance inclut :

  • Un aperçu de la période de pré-boarding : les différents points de communication avec le candidat, les documents administratifs RH à transmettre, le planning du jour J et de la première semaine, etc.
  • Une liste du matériel technique à prévoir et l'acheminement vers la nouvelle recrue. Depuis le début de la crise sanitaire, de nombreuses entreprises comme Oodrive ont mis en place un système permettant aux nouveaux collaborateurs de recevoir leur matériel informatique et technologique déjà configuré par coursier.
  • Un document détaillant les outils et logiciels, les informations de connexion et de sécurité et les moyens de contact de l'équipe informatique.
  • Une liste de tâches à réaliser par le manager de l'équipe : présentation à l'équipe, planification des échanges individuels tout au long de la période d'intégration, informations importantes à connaître concernant les projets en cours, etc.  

En plus de ce plan d'intégration détaillé, il peut être intéressant de prévoir un espace virtuel répertoriant des formations en ligne, des tutoriels et d'autres documents pertinents auxquelles les nouvelles recrues peuvent se référer.

Et pour diffuser votre branding, pourquoi ne pas ajouter un welcome pack ? C'est un concept populaire pour souhaiter la bienvenue et de développer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Pour encore plus d’impact, il est intéressant d’y ajouter une touche personnelle. Une note de bienvenue de la part du manager, une plante décorative, des snacks etc. Osez sortir du lot !

2. Miser sur une gestion de l'administratif RH à distance

Si le recrutement à distance est pratiqué par un nombre croissant d’entreprises, il est également possible de finaliser une embauche sans interaction physique. Le service ressources humaines peut ainsi signer le contrat à la main et l'envoyer par courrier. Toutefois, pour plus de simplicité et de rapidité, il existe des services de signatures électroniques sécurisés et autorisés par la loi. Parmi eux, on retrouve les solutions DocuSign, SignRequest ou encore HelloSign.

Bonne nouvelle ! Recruitee intègre ces plateformes dans son système de suivi des candidatures pour vous faire gagner du temps.

Les documents légaux nécessaires à l’employeur tels que : les documents d’identité, le relevé d’identité bancaire, le justificatif de domicile, le numéro de sécurité sociale etc. peuvent être transmis par voie électronique. Il est alors indispensable que l’entreprise assure la sécurité de la transmission des données personnelles.

3. Communiquer régulièrement avec la nouvelle recrue

L’arrivée dans une entreprise est un moment mémorable pour un nouveau collaborateur. Ainsi, tous les détails comptent afin que l'onboarding digital n'impacte pas négativement le facteur humain.

Avant le jour J, il est important d’envoyer un e-mail comportant toutes les informations utiles, ainsi que le planning de la première journée. Le nouvel arrivant est ainsi bien préparé pour démarrer son nouveau poste dans des conditions optimales.

Comme durant une intégration classique, la nouvelle recrue est amenée à poser de nombreuses questions. À cause de la distance physique, elle peut parfois se sentir isolée et démunie. Il est alors important de prévoir des échanges irréguliers avec le manager. Ce dernier va non seulement l’initier au programme d’onboarding digital mais également, accompagner la prise de poste. De nombreux outils comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Hangouts proposent une communication vidéo interactive. L'utilisation de la vidéo n’étant pas toujours judicieuse, des messageries en ligne telles que Slack ou Fleep, peuvent parfois prendre le relais.

Les premières semaines sont l'occasion pour le nouveau collaborateur de prendre ses marques. En télétravail, il n'y a pas de personne physique à proximité, c'est pourquoi il n’est pas toujours facile d’oser poser des questions. Dès le départ, il est ainsi utile d'attribuer un mentor ou un parrain. La nouvelle recrue pourra s'y référer tout au long de son intégration. Cela n’est pas le seul avantage du mentor. Il facilite également l’assimilation des normes culturelles et sociales de l'organisation.

4. Accompagner la découverte de l’organisation

Dès les premiers jours de l’onboarding digital, le nouveau collaborateur va découvrir l’entreprise pour laquelle il va consacrer son temps de travail.

Même à distance, le livret d’accueil est incontournable. Il facilite l’intégration en présentant l’entreprise, ses codes et ses modes de fonctionnement. Il comporte également toutes les informations utiles à tout nouvel arrivant. C’est une véritable boîte à outils. Si le livret d’entreprise peut être imprimé ou transmis électroniquement, il existe d’autres options plus novatrices. Applipro propose un livret d’entreprise digitalisé et interactif. Il permet de mettre à jour les informations en temps réel et facilite la communication entre la nouvelle recrue et les différents services.

La présentation des équipes à distance peut être un vrai challenge. Heureusement, la technologie est une aide précieuse pour rendre cet exercice ludique, avec l’utilisation de vidéos par exemple. La nouvelle recrue n’aura pas nécessairement l’occasion d’échanger avec tous les membres de l’entreprise. Il lui sera alors plus difficile de mettre des visages sur des noms. Si l’organigramme est une aide pratique, il existe également des outils digitaux comme Who’s Who. Il permet de créer un trombinoscope interne et a pour objectif de favoriser les échanges en interne.

Pour accompagner la montée en compétences des collaborateurs, certaines entreprises font le choix des formations eLearning. D’autres, comme Arkopharma, ont misé sur un format d’apprentissage audio, le podcast, pour former leurs commerciaux. C’est une bonne méthode pour soulager la fatigue visuelle, souvent présente chez les salariés en télétravail.

5. Créer une cohésion d’équipe grâce au digital

L’intégration d’un salarié se déroule en grande majorité grâce aux interactions avec les autres membres de l’équipe. Il n’est toutefois pas facile de créer et d'entretenir des liens avec des personnes que l’on ne connaît pas.

La pause-café est un moment clé de la vie d’entreprise. C’est un formidable facilitateur de lien social. Si les bavardages autour de la machine à café ne sont pas envisageables, il est possible de digitaliser ce rituel quotidien. Pourquoi ne pas créer un événement virtuel récurrent ? Si cette pratique peut paraître surprenante, il s’agit pourtant d’une opportunité pour la nouvelle recrue et les autres membres de l’équipe de faire connaissance de manière plus informelle et conviviale.

Les activités de team building sont également d’excellents moyens pour encourager et améliorer la communication entre les membres des équipes. À distance, les événements d’entreprise se réinventent, c’est l’occasion d’être créatif ! Quiz, séances de yoga, jeu du portrait chinois, devinettes en dessins etc. il y en a pour tous les goûts ! Les escape games, ou jeux d’évasion, très populaires ces dernières années, s’adaptent également au digital. Collock est une solution d’escape game collaboratif qui peut être réalisé en ligne. Voilà comment créer des liens avec ses collègues tout en s’amusant !

6. Recueillir l'avis des nouvelles recrues

Pour s'assurer de l'efficacité de votre plan d'onboarding à distance, il est important que le manager prenne le temps recueillir le feedback de la nouvelle recrue.

Comment vit-elle l'arrivée dans l'entreprise ? Rencontre-t-elle des difficultés dans sa prise de poste à distance ? Comment se déroulent les interactions avec les autres membres de l'équipe ?

Ces informations seront utiles pour déceler d'éventuelles difficultés et décider des actions à mettre en place pour changer la donne.

Vous pouvez utiliser ces commentaires afin d'améliorer votre processus d'onboarding à distance. Récolter un feedback peut se faire par l'envoi d'un e-mail ou l'organisation d'un appel vidéo. Souvent, ce dernier est recommandé car il est propice aux interactions humaines.

Il est important de noter que les RH doivent également faire un point régulier avec les nouveaux arrivants car se sont les garants du processus d'onboarding à distance.

7. Proposez une intégration en groupe

Une intégration virtuelle en groupe peut aider à rendre l'ensemble du processus beaucoup moins stressant. Il s'agit d'un moyen de faire connaissance avec les autres membres de l'équipe et moins intimidant que de rencontrer des gens en tête-à-tête.

Ceci est particulièrement utile pour réduire le sentiment d'isolement que l'on retrouve parfois dans une intégration à distance. Si vous ne parvenez pas à planifier des onboardings en groupe, il peut être intéressant d'inviter tous les nouveaux employés qui ont commencé au cours des 3 derniers mois à une session collective virtuelle.

Ces sessions peuvent être utilisées pour présenter les nouveaux employés à distance à d'autres nouveaux membres de l'équipe qu'ils n'ont peut-être pas encore la chance de rencontre et établir des relations de travail plus solides.

Cela est bénéfique pour le sentiment d'appartenance à l'entreprise et la cohésion d'équipe !

8. Misez sur une formation collaborative et pratique

Saviez-vous que 67 % des travailleurs à distance recherchent davantage de formations liées au travail ?

Pour une bonne prise de poste, il est important d'offrir des formations en ligne adaptées.

Organisez des appels d'intégration entre le nouvel employé et un manager ou un collègue à intervalles réguliers. En accordant aux employés distants un temps dédié aux questions-réponses, vous leur donnez la possibilité de rassembler leurs questions et de les poser toutes en même temps, sans avoir l'impression d'interrompre constamment leurs collègues.

Investissez dans des outils qui facilitent le partage informel des connaissances. Le fait de participer à un appel Zoom et de partager un écran en expliquant de nouveaux processus est perturbant et prend du temps. Avec un logiciel de partage des connaissances tel que Scribe, vous pouvez créer en quelques secondes des guides étape par étape, faciles à suivre et à partager.

Créez un canal spécifique pour l'intégration des employés dans Slack ou un autre logiciel de messagerie d'équipe. De cette façon, les nouveaux employés peuvent poser des questions dans un espace où tous les autres membres du canal peuvent répondre pendant leur temps libre. Cela crée également une FAQ vivante que les nouveaux employés peuvent consulter lorsqu'ils se sentent bloqués.

Le digital est la clé de voûte d’un onboarding à distance réussi. Il est toutefois important de varier les moyens de contact afin de prévenir la lassitude et la saturation digitale.

Comme pour un onboarding classique, un suivi régulier est essentiel. Ces instants de discussion et d'échanges sont pour indispensables pour s’assurer de la bonne intégration et maintenir la motivation de la nouvelle recrue.

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