L'entretien de recrutement est une étape essentielle du processus de recrutement. C'est durant cet échange que vous allez découvrir le professionnel qui se cache derrière le CV.
Vous évaluez le savoir-faire, les soft-skills du candidat et son adéquation à la culture de l'entreprise. Mais cette rencontre n'est pas décisive que pour l'employeur. Le candidat estime également son intérêt pour le poste et pour les valeurs et la vision de l'entreprise.
Afin que l'entretien de recrutement contribue à la performance de votre stratégie d'acquisition des talents, il ne faut pas le prendre à la légère.
Découvrez le guide du recruteur pour les entretiens d'embauche.
Les différentes formes d'entretiens de recrutement
Lorsque l'on vous parle d'entretien de recrutement, vous pensez immédiatement à l'entretien individuel ? Vous n’avez pas tort ! Il s'agit du format favori de nombreuses organisations.
Pourtant, il existe d’autres manières d'échanger formellement avec vos candidats. Il y a pour tous les goûts, les profils recrutés et les cas de figure.
Voyons les 10 principaux types d'entretiens de recrutement :
- L'entretien téléphonique
- L'entretien individuel directif
- L’entretien individuel semi-directif
- L’entretien individuel non-directif
- L’entretien de groupe
- L’entretien face à un jury
- L’entretien ambulatoire
- Le job dating
- L’entretien en visioconférence
- L’entretien différé
Découvrez notre article complet : Les 10 types entretiens d’embauche que vous devriez connaître
Comment se préparer à un entretien de recrutement ?
1. Informez le candidat
À la suite de la présélection des candidatures, vous avez réalisé une liste des professionnels qui ont attiré votre attention. Il est temps de les inviter pour un entretien !
Dans la mesure du possible, essayez de prévenir le candidat de 4 à 7 jours avant la date souhaitée de la rencontre. Il n'est jamais agréable d'être prévenu à la dernière minute. De plus, cela pourrait donner une impression négative de votre entreprise.
En disposant de plusieurs jours pour se préparer à l'échange, l'entretien de recrutement sera plus productif.
Il existe deux manières principales d'annoncer à votre candidat que vous l'invitez à un entretien : par téléphone ou par mail.
L'avantage de l'échange téléphonique, c'est qu'il permet de vérifier la disponibilité de votre candidat en direct et de commencer à jauger son intérêt pour le poste. Il arrive parfois que le mail se perde ou arrive dans les courriers indésirables. Ainsi, vous pourriez attendre une réponse sans savoir que votre candidat n'a pas reçu votre message....
Avant de démarrer votre appel téléphonique, veillez à respecter certaines bonnes pratiques :
- Appelez votre candidat en dehors des heures de travail. Il pourrait se sentir très gêné de devoir répondre à l'appel d'un employeur potentiel alors qu'il se trouve encore dans les locaux de son entreprise actuelle.
- Vérifiez que votre interlocuteur est disponible pour échanger quelques minutes avec vous. Ce n'est pas parce qu'il répond à votre appel que c'est nécessairement le cas.
- N'éternisez pas la conversation. Ce n'est pas le moment de poser de nombreuses questions à moins que le candidat ait été prévenu de la nature de l'échange.
- Prévoyez plusieurs disponibilités pour l'entretien. La planification logistique peut être dense, surtout lorsque plusieurs personnes sont conviées. Mais dans le cas où votre candidat ne serait pas disponible sur le créneau demandé, préparez au moins deux alternatives pour éviter de perdre du temps.
- Envoyez un mail récapitulatif. Toute conversation avec un candidat doit être suivie d'un mail. L'objectif est de s'assurer que votre échange a bien été compris, mais aussi d'envoyer certaines informations comme : l'adresse de l'entreprise, un lien vers Google Maps, la description de poste et tout autre renseignement utile pour l'entretien.
À noter : si vous prévoyez d'utiliser des outils d'évaluation comme des tests de personnalité ou des tests d'aptitude, il est essentiel de prévenir le candidat à l'avance des techniques qui seront utilisées.
2. Créez une grille d'entretien
La grille d'évaluation est l'outil idéal pour structurer vos entretiens de recrutement ! Elle vous permet de gagner du temps, tout en collectant l'ensemble des informations dont vous avez besoin.
L'objectif de l'entretien de recrutement est d'instaurer un dialogue, d'évaluer le savoir-faire et le savoir-être du candidat, mais aussi de déterminer son adéquation à la culture d'entreprise. Et c'est ici que la grille d'entretien apporte toute sa valeur. Elle permet de conserver une ligne directive et d'être cohérent dans l'évaluation de l'ensemble des candidats. Ainsi, vous portez un regard objectif sur chacun d'entre eux.
Cet outil s'avère également utile dans le cadre d'un recrutement collaboratif. Toutes les parties prenantes auront accès aux mêmes informations et se baseront sur les mêmes critères pour prendre les décisions de recrutement.
Bien sûr, la grille d'entretien doit être adaptée aux particularités de chaque poste.
3. Réservez un lieu pour l’entretien de recrutement
Autre aspect logistique important de la préparation d'un entretien de recrutement présentiel : la réservation du lieu de rencontre.
Évitez les open spaces bondés ! Choisissez plutôt un endroit calme et agréable, à l'abri des regards indiscrets. Si vous avez le choix, optez pour une petite pièce plutôt qu'une grande salle de réunion. Les salles surdimensionnées sont intimidantes, surtout lorsque seulement deux personnes sont conviées à l'entretien.
4. Préparez la rencontre
Il n'y a pas que le candidat qui doit se préparer à l'entretien !
Le recruteur doit relire le CV, la lettre de motivation, et les réponses aux éventuelles questions de présélection de votre formulaire de candidature. Relevez les éléments qui vous interpellent et pour lesquels vous avez besoin de plus de précisions. Votre ATS peut être utile pour simplifier cette tâche. Ainsi, vous avez toutes les cartes en main pour définir les questions de l'entretien d'embauche.
Les questions de l'entretien d'embauche
Si les questions de l'entretien d'embauche sont à l'initiative de l'entreprise, elles doivent toutes porter sur les aptitudes d'un candidat à occuper le poste pour lequel il postule.
Voici quelques exemples de questions à poser durant un entretien d'embauche :
Expériences professionnelles :
- Quel poste a été le plus satisfaisant pour vous ? Pourquoi ?
- Quel poste a été le moins satisfaisant pour vous ? Pourquoi ?
- Qu'est-ce qui vous manque dans votre poste actuel ?
Soft-skills :
- Avez-vous déjà eu un conflit avec l'un de vos collègues ? Comment s'est-il résolu ?
- Sur quelles missions avez-vous travaillé en autonomie ?
- Que préférez-vous dans le travail en équipe ?
- Quel a été votre plus gros échec ? Quelles leçons en avez-vous tirées ?
Motivation :
- Qu'est-ce qui vous intéresse particulièrement dans ce poste ? Quels aspects vous attirent le moins ?
- Pourquoi avez-vous postulé dans notre entreprise ?
- Que savez-vous de notre entreprise et de nos produits/services ?
Compétences :
- Quelles compétences en rapport avec le poste possédez-vous ?
- Comment pensez-vous participer au développement de l'entreprise ?
- Quelles aptitudes et compétences souhaiteriez-vous développer ?
Études supérieures :
- Pourquoi avez-vous choisi cette voie ? Si vous deviez refaire vos études aujourd'hui, opteriez-vous pour le même parcours ?
- Que retenez-vous de vos études ? Qu'est-ce qui vous a le plus marqué ?
Formations professionnelles :
- Avez-vous suivi des formations professionnelles ces dernières années à l'initiative de l'un de vos employeurs ?
- Avez-vous suivi des formations de votre propre initiative ?
Autres :
- Êtes-vous disponible immédiatement ?
- Quelle est la durée de votre préavis ?
- Quelles sont vos attentes en matière de rémunération ?
À noter : il est interdit de poser des questions au sujet de critères subjectifs et personnels comme l'origine culturelle, la situation de famille ou encore, les convictions religieuses. Une entreprise qui pratique une sélection de candidatures biaisée peut être poursuivie pour discrimination à l'embauche.
Mener un entretien d'embauche : les 4 étapes du jour J
Comme nous l'avons vu un peu plus haut, il existe de nombreuses formes d'entretiens de recrutement. Chacune possède ses propres codes. Nous allons nous concentrer ici sur l'entretien individuel en présentiel.
1. Soignez l'accueil du candidat
L'heure est venue de rencontrer votre candidat. Il faut que tout soit prêt avant son arrivée ! Le candidat doit sentir qu'il est attendu. En tant que recruteur, veillez à ne pas être en retard et à ce que le lieu de rencontre soit correctement aménagé. Les premières impressions comptent !
Bien que votre objectif soit d'évaluer l'adéquation du candidat pour le poste, rien ne vous empêche de lui offrir un accueil agréable. Un sourire peut changer la donne ! Non seulement cela contribue à une expérience de recrutement positive, mais également à la performance de l'entretien. Le candidat se sentira plus à l'aise pour échanger avec vous.
Après avoir montré le lieu de l'entretien, proposez une boisson chaude ou froide à votre candidat. Pendant que vous la préparez, il aura ainsi quelques minutes pour s'installer et respirer un grand coup avant de démarrer l'échange !
2. La présentation
Commencez l'entretien par rappeler son objectif, son déroulement et sa durée. Puis, présentez-vous. Mentionnez votre poste, vos missions principales et pourquoi pas, votre ancienneté.
Vient ensuite le moment de parler du poste à pourvoir. Expliquez les raisons de l'embauche (création de poste ou remplacement), le contexte d'entreprise dans lequel la nouvelle recrue sera amenée à travailler et les différentes missions du poste.
L’objectif de la phase d'introduction est de poser les fondations de l'entretien et de s'assurer que le recruteur et le candidat regardent dans la même direction.
3. La découverte du candidat
Assez parlé de l'entreprise, c'est le moment de s'intéresser de plus près au candidat !
Demandez-lui de se présenter brièvement. Cela vous permettra de commencer à évaluer ses soft-skills. N'oubliez pas de vous appuyer sur votre grille d'entretien pour ne pas perdre de vue vos objectifs !
Faites un point sur le savoir, savoir-faire et savoir-être acquis et développés par le candidat au cours des différentes expériences professionnelles. Orientez la conversation pour comprendre les vraies motivations du candidat. Cherche-t-il une évolution professionnelle ? Est-il particulièrement intéressé par les produits/services que vous proposez ? En établissant les intérêts du candidat, vous pourrez évaluer son adéquation avec votre culture d'entreprise et le poste à pourvoir.
Si cela est cohérent, découvrez-en plus sur les loisirs et les centres d'intérêt du candidat en vous appuyant sur les informations présentes sur son CV. Il s'agit ici d’en savoir plus sur sa personnalité.
Une fois qu'il a répondu à votre liste de questions, laissez-lui la parole. Ce sera l'opportunité pour lui de poser ses propres questions et d'émettre son ressenti concernant l'échange.
4. La conclusion de l'entretien
Clôturez l'entretien par un récapitulatif de l’échange et surtout, mentionnez la manière dont le candidat recevra des informations pour la suite du processus. Et indiquez un délai raisonnable de réponse.
Le temps est venu de se remercier et se dire au revoir !
Le bilan et le suivi de l'entretien
La rencontre est terminée, c'est l'heure de faire le bilan.Prenez le temps de relire vos notes et de comparer les réponses de tous les candidats. Il est important de rencontrer l'ensemble des profils préselectionnés avant de prendre une décision finale.
Le suivi des candidatures est essentiel pour une expérience candidat positive.
Contactez le candidat sélectionné pour le féliciter et l'informer du déroulement de la suite du processus de recrutement.
En ce qui concerne les candidats recalés, prenez le temps de les informer un par un en expliquant, dans la mesure du possible, les raisons pour lesquelles leur candidature n'a pas été retenue. Ce petit geste leur sera d'une aide précieuse dans leur recherche d'emploi !
Annuler un entretien de recrutement
En entreprise comme dans la vie, il est difficile d'échapper aux imprévus. Ainsi, il peut vous arriver d'avoir à annuler un entretien d'embauche.
Dans ce cas, de bonnes pratiques s'imposent. Dans un premier temps, privilégiez le téléphone au mail pour prévenir le candidat. Les mails ne sont pas toujours lus à temps et arrivent parfois dans les courriers indésirables du destinataire. Il est préférable de parler au candidat de vive voix pour qu'il ne se déplace pas pour rien.
Excusez-vous pour l'annulation de l'entretien et proposez un ou plusieurs créneaux pour le reprogrammer. Et n'oubliez pas de suivre votre conversation avec un mail pour confirmer la date et l'heure du rendez-vous et vous assurer que tout est bien compris.
Quelques conseils supplémentaires
Limitez le nombre d'entretiens de recrutement
Les processus de recrutement longs et fastidieux découragent les candidats. Et surtout, ils compromettent la marque employeur et l’expérience candidat.
Dans la mesure du possible, limitez le nombre d'entretiens. Une enquête de Regionsjob révèle que pour 55 % des recruteurs, deux entretiens sont nécessaires pour prendre une décision de recrutement.
Renseignez-vous sur le poste concerné par l'embauche
En tant que recruteur, il est important de bien connaître les métiers de votre entreprise. Et cela s'applique également pour le recrutement de profils techniques !
Selon un sondage de Codingame, un site dédié à la programmation informatique ludique, les deux raisons principales pour lesquelles les développeurs détestent les processus de recrutement sont : les questions et exercices peu pertinents et les professionnels RH qui ne connaissent pas la technologie.
Alors, prenez les devants pour étendre vos connaissances ! Consultez des sites dédiés au métier concerné par le recrutement et échangez avec les collaborateurs qui occupent un poste similaire. Cela vous permettra de mieux comprendre leurs missions. Le jeu en vaut la chandelle !
Construisez une relation durable
Oubliez l'image dépassée du recruteur qui ne fait que poser une série interminable de questions. L'entretien de recrutement n'est pas un interrogatoire !
Au contraire, créez une atmosphère chaleureuse et un environnement opportun pour les échanges fructueux. Faites-en sorte que votre rencontre soit mémorable. Si le candidat est retenu, la relation entre l'entreprise et le candidat démarrera sur les chapeaux de roues. Si le candidat ne l'est pas, il fera certainement partie de votre vivier de candidats. Ainsi, vous serez amené à rester en contact avec lui. Et qui sait, peut-être qu'une collaboration sera possible dans le futur.
Quoi qu'il en soit, vous avez tout à gagner à construire une relation durable avec vos candidats.
L'entretien de recrutement est un moment clé pour candidat, mais aussi pour l'entreprise. Il indique la possibilité d'une future collaboration de travail.
Pour que la rencontre génère des résultats performants, il est nécessaire de bien la préparer et de garder en tête l'expérience candidat que vous avez envie de proposer. C'est à vous de jouer !
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