RATP Smart Systems, filiale digitale du Groupe RATP, couvre le secteur des Systèmes Intelligents de Transports au travers de trois activités historiques : la billettique, la data & les systèmes d’aide à l’exploitation et d’information voyageurs. L’entreprise conçoit, réalise et exploite des systèmes qui encouragent le report modal vers les transports collectifs.
Mais plus récemment, RATP Smart Systems est devenue experte dans le secteur de la mobilité digitale et accompagne la RATP dans sa transition métier. Elle développe par exemple des applications ou des systèmes spécialisés et propose depuis mai 2020 un volet MaaS (Mobility-as-a Service). En deux mots, le MaaS est un service qui permet au voyageur de s’informer, de réserver et de payer depuis son smartphone grâce à une application tout-en- un qui propose tous les modes de transport disponibles sur une métropole. Ce projet s’est concrétisé grâce à l’arrivée de Mappy dans le groupe en novembre. Toutes ces activités ont alimenté les besoins en ressources humaines de RATP Smart Systems. Product owners, chefs de projet, développeurs... Pour l’année 2020, l’entreprise avait pour ambition de recruter plus de 100 nouveaux collaborateurs.
Mais pour y parvenir, son équipe RH a dû se munir des bons outils. Nous avons rencontré Émilie Blanchard (responsable des ressources humaines de RATP Smart Systems Group), Vanessa Almon (responsable RH chez Mappy) et Romane Bracciali (responsable communication chez RATP Smart Systems) pour comprendre leurs enjeux et leurs processus de recrutement.
Le challenge de recrutement
Avant 2020, le groupe RATP Smart Systems embauchait en moyenne 20 à 30 personnes par an. Sans ATS, Émilie utilisait principalement un tableau Excel pour gérer les profils et communiquait par e-mail avec les candidats et son équipe. “C’était un peu le bazar”, confie-t-elle. D’autant plus qu’Émilie était le seul point d’accès aux candidatures récoltées sur le site carrière ou sur les job boards. Elle devait donc relayer toutes les informations aux différents managers. Alors quand le plan de recrutement pour 2020 a été mis en place, la responsable a décidé qu’il était temps de changer ce processus.
« Ce n'était plus envisageable pour moi d'être le seul point d'entrée, de distribution, de tri, de retour pour tous les managers, tout en assurant la qualité. » Émilie Blanchard, Responsable RH chez RATP Smart Systems
Le choix de l’outil
En décembre 2019, Émilie s’est mise à la recherche d’un ATS qui pourrait l’épauler pour les futurs besoins de recrutement de son entreprise. Ses critères de sélection étaient :
- le prix
- la facilité d’utilisation
- la centralisation des candidatures
- les capacités de multidiffusion
- les capacités de reporting
- l’automatisation (synchronisation de l’agenda, envoi d’e-mails...).
Après avoir fait des recherches sur une dizaine de plateformes différentes et testé la moitié d’entre elles, son choix s’est porté sur Recruitee.
« C'est une solution hyper complète pour un prix accessible qui est dans l'Union Européenne. Le service client était très présent et mon interlocuteur commercial très accompagnant. »
L’intégration de l’équipe
Après s’être familiarisée avec Recruitee, Émile a commencé à le présenter aux différents acteurs du recrutement chez RATP Smart Systems.
« En amont du déploiement, j’ai organisé des kick-offs avec les différents managers sur nos processus, nos enjeux et nos objectifs de recrutement. Le but était qu’on soit tous porteurs du sujet, que les managers se sentent investis, et qu’ils puissent naviguer sur l’outil. Aujourd’hui, ils nous partagent la fiche de poste et on l’intègre ensemble dans Recruitee. »
Et l’adoption du logiciel de recrutement a été facile. La responsable RH a donné des formations aux managers pour leur montrer la gestion de candidatures et de pipelines. « Il fallait seulement 10 minutes pour faire cette formation », déclare-t-elle.
Pour Vanessa Almon, responsable RH chez Mappy, qui a rejoint le groupe fin 2020, cette découverte de l’outil s’est également passé sans accroc.
« Auparavant, nous utilisions uniquement Welcome to the Jungle. On a vite adopté Recruitee car la prise en main était très simple. Et le fait de pouvoir interfacer Recruitee et Welcome to the Jungle a été un vrai plus pour nous. » Vanessa Almon, Responsable RH chez Mappy
Le processus de recrutement aujourd’hui
Une fois toute l’équipe onboardée, les recruteurs ont pu mettre en établir leurs processus et leur plan d’action. Le point clé était de rendre le recrutement plus collaboratif et de responsabiliser les différents acteurs.
Pour cela, l’aspect visuel de Recruitee et la vue Kanban des pipelines ont été très utiles. En effet, ils permettent à chacun d’avoir un aperçu clair sur les étapes et candidats en cours.
« Très rapidement, je peux voir combien de nouveaux CV j’ai reçu ou combien de candidats sont à traiter. Ça permet de créer de la coordination au sein des équipes et de rendre les managers autonomes. » Émilie Blanchard
Pour gérer son recrutement de profils techniques, l’équipe a mis en place des modèles de pipelines comprenant des étapes de tests techniques. Ceux-ci sont revus et adaptés avec les responsables du recrutement au lancement de chaque offre.
Les fonctionnalités de communication de la plateforme ont également permis de rendre le processus de RATP Smart Systems plus collaboratif. Finis les e-mails, le groupe communique maintenant uniquement sur Recruitee pour ses besoins de recrutement. Les réactions rapides permettent d’accélérer encore ce processus.
« Un énorme avantage, c'est de ne pas avoir à relancer tout le temps un manager, pour savoir s'il a bien vu un CV, et ce qu'il en pense. » Vanessa Almon
Les communications centralisées sont aussi un atout pour le respect du RGPD, qui est un aspect important pour l’entreprise. Et elle fait pleinement confiance à Recruitee pour la conformité de son recrutement.
Dans une optique d’efficacité, le service RH utilise beaucoup les actions automatiques. Ainsi, Émilie a par exemple paramétré des e-mails qui sont envoyés automatiquement dès qu’un candidat est déplacé dans une autre étape.
Grâce à cette optimisation, ces nouveaux processus et la plus grande implication des managers dans le recrutement, RATP Smart Systems a réussi à relever son défi et recruter plus de 105 nouveaux employés durant l’année 2020. Et le groupe n’est pas prêt de s’arrêter, grâce à l’amélioration continue de ses processus et les mises à jour fréquentes de Recruitee.
Enfin, Émilie et Vanessa tirent parti des outils de reporting dans la plateforme pour analyser leurs performances et justifier leurs investissements auprès de leur direction.
« On peut faire des reportings assez rapidement pour la direction et avoir très vite une vision synthétique sur un gros volume. » Émilie Blanchard
« Le reporting est aussi intéressant pour savoir financièrement parlant les sources de candidatures sur lesquelles il faut investir. » Vanessa Almon
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