Recruitment 2.0: Meer resultaten met minder middelen

Recruiters staan elke dag weer voor een grote uitdaging: hoewel ze vaak moeten werken met minimale middelen, wordt er wel maximaal resultaat van ze verwacht. Vooral in sectoren zoals de zorg, techniek en non-profit organisaties, waar budgetten vaak beperkt zijn, is dit een dagelijkse realiteit.

In deze blog delen we drie bewezen strategieën waarmee jij als recruiter meer resultaat kunt behalen met minder resources:

1. Slim gebruik maken van technologie
2. Effectieve samenwerking
3. Efficiënte procesoptimalisatie

Strategie 1: Slim gebruik maken van technologie

In recruitmentprocessen komen ze nog steeds vaak voor: de enorme Excel sheets, losse emails en papieren CV’s. Al die losse elementen geven niet alleen veel kans op fouten, het kost je ook nog eens veel tijd. Door technologie slim in te zetten, kun je je effectiviteit verhogen en dus veel meer doen in minder tijd. Want moderne systemen automatiseren routinetaken, verminderen fouten en geven je overzicht (eindelijk!) in de status van alle vacatures.

Hoe pak je dit aan?

• Kies een gespecialiseerde recruitment tool: Slimme tools, zoals bijvoorbeeld Recruitee, kunnen repetitieve taken automatiseren. Zo bespaar je veel tijd op handmatige processen. Door het versturen van bevestigingsmails, filteren van CV's en standaard communicatie te automatiseren, hou je ineens veel meer uren over om écht recruitmentwerk te doen.
• Werk met visuele dashboards: Met een goed dashboard zie je in één oogopslag waar kandidaten zich in het proces bevinden, en welke vacatures prioriteit hebben. Dit zorgt voor beter overzicht en snellere besluitvorming, handig wanneer je met een klein team veel wilt bereiken.
• Maak gebruik van cloudoplossingen: Cloudgebaseerde tools bieden toegang tot kandidaatgegevens vanaf elke locatie en maken efficiënte samenwerking mogelijk, zelfs op afstand. Je hoeft je geen zorgen te maken over technisch beheer en kunt je volledig richten op je kernactiviteiten. En niet onbelangrijk: je kunt overal werken, of je nu op kantoor, thuis of onderweg bent.

Strategie 2: Effectieve samenwerking

Je kent het vast: je bent úren bezig met het heen-en-weer mailen over kandidaten en je moet steeds achter feedback aan. Of je ontdekt dat een kandidaat eigenlijk veel beter bij een andere afdeling of vacature past. Door de samenwerking beter te stroomlijnen, kun je met hetzelfde team meer bereiken én de kwaliteit van je recruitment verhogen.

Hoe pak je dit aan?

• Implementeer collaborative hiring: Door hiring managers en teamleden direct in het proces te betrekken, voorkom je eindeloos mailverkeer en verkort je de doorlooptijd. Geef ze direct toegang tot het recruitmentplatform zodat ze zelf kandidaten kunnen beoordelen, feedback kunnen geven en interviews kunnen plannen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor betere besluitvorming omdat de juiste mensen vanaf het begin betrokken zijn.
• Stimuleer interne kandidaat mobiliteit: Hoe vaak gebeurt het niet dat een kandidaat niet perfect past bij de ene vacature, maar wel bij een andere? In een goed samenwerkend team kunnen kandidaten eenvoudig worden doorgestuurd naar een andere afdeling of locatie waar hun talenten beter tot hun recht komen. Zo voorkom je dat goede kandidaten uit beeld verdwijnen én bespaar je wervingskosten voor andere posities.
• Zorg voor AVG-proof informatiedeling: Privacy-wetgeving maakt het delen van kandidaatgegevens complex, maar je wilt wel dat iedereen over de juiste info beschikt. Centraal beheerde kandidaatgegevens zorgen ervoor dat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor de juiste personen, terwijl je toch efficiënt kunt samenwerken. Een goed systeem maakt duidelijk wie welke informatie mag zien, en zorgt dat je altijd compliant blijft. Zonder dat het je extra tijd kost.

Strategie 3: Efficiënte procesoptimalisatie

Sollicitaties die blijven liggen, reactietijden die oplopen, en ellenlange e-mailconversaties over kandidaten geven je waarschijnlijk het gevoel dat je constant brandjes aan het blussen bent, in plaats van strategisch te werven. Het is belangrijk om af en toe eens kritisch naar elk afzonderlijk onderdeel van je wervingsproces te kijken en overbodige stappen te elimineren. Een geoptimaliseerd proces levert trouwens niet alleen tijdwinst op, maar vergroot trouwens ook de kans dat dat toptalent bij jouw organisatie terechtkomt.

Hoe pak je dit aan?

• Automatiseer terugkerende handelingen: Kostbare tijd besteden aan het handmatig versturen van berichten die eigenlijk steeds hetzelfde zijn? Laat technologie routinematige communicatie zoals bevestigingsmails en interviewuitnodigingen verzorgen. Zo blijft er meer ruimte over voor zaken waar je meer toegevoegde waarde hebt, zoals het persoonlijk begeleiden van kandidaten en het voeren van diepgaande gesprekken.
• Zet een centraal kandidatenbeheersysteem op: Een versnipperde aanpak waarbij CV's en kandidaatgegevens verspreid raken over diverse mailboxen, mappen en drives is natuurlijk killing voor de efficiëntie. Door te kiezen voor één centraal systeem waarin alle informatie samenkomt, verminder je zoektijd en voorkom je dat veelbelovende kandidaten tussen wal en schip vallen.
• Laat data je koers bepalen: Zelfs met weinig middelen is het mogelijk om waardevolle inzichten te verzamelen over je wervingsactiviteiten. Analyseer bijvoorbeeld de doorlooptijd van kandidaten, conversiepercentages tussen verschillende fases en de effectiviteit van wervingskanalen. Met deze kennis kun je jullie processen gericht verbeteren en je toch al beperkte resources inzetten waar ze het meeste rendement opleveren.

Een voorbeeld uit de praktijk: De Raphaëlstichting

De Raphaëlstichting, actief in de zorgsector, heeft deze strategieën al heel succesvol in praktijk gebracht. Ze hadden een uitdaging die veel bedrijven waarschijnlijk bekend voorkomt: met een beperkt recruitersteam effectief werven in een zeer competitieve arbeidsmarkt. Door te investeren in een efficiënt recruitmentsysteem en de strategieën hierboven toe te passen, slaagden zij erin om:

• Het overzicht te bewaren over meerdere locaties en vacatures
• De samenwerking tussen HR en afdelingshoofden te verbeteren
• Kandidaten sneller door het proces te begeleiden
• De administratieve last aanzienlijk te verminderen

“Recruitee heeft ons proces veel efficiënter gemaakt. Het is gewoon veel minder werk en er worden ook minder fouten gemaakt,”

Anna Sprenkeling, strategisch recruiter bij de Raphaelstichting

Meer weten over hoe de Raphaelstichting een enorme efficiëntieslag maakte waardoor ze nu meer kunnen doen met minder middelen? Klik hier. Of neem direct contact met ons op om te horen hoe jouw organisatie efficiënter kan werken.