Hedendaags recruitment is niet aan het veranderen. Het ís al veranderd. De dagen dat bedrijven enkel bouwen op traditionele wervingsstrategieën om toptalent te vinden zijn allang voorbij. In plaats daarvan maakt collaborative hiring haar opmars als populair alternatief.
Collaborative hiring is gebaseerd op een simpel principe: werving vindt niet plaats in een vacuüm. Om de snelle, competitieve recruitment-wereld bij te kunnen blijven benen, moeten teams afscheid nemen van traditionele recruitmentmodellen. De werkdruk wordt anders simpelweg te hoog. Recruiters kunnen deze processen niet in hun eentje managen.
Deze gids verkent in detail het gehele proces van collaborative hiring.
Wat is collaborative hiring?
Collaborative hiring is een teamgebaseerde recruitmentmethode die collega's van andere delen van het bedrijf meeneemt in de screenings, sollicitatiegesprekken en besluitvormingsfases. Dit model is gebouwd op een nauwe samenwerking tussen HR en de andere afdelingen in de organisatie. Samen staan ze in nauw contact met de gekozen kandidaat.
Dit soort werving is het meest actief tijdens het sollicitatieproces, waar teamgenoten, wervingsmanagers en recruiters de kandidaten zullen ontmoeten binnen meerdere fases. De kandidaten ontmoeten hierdoor meer mensen dan in een traditioneel proces, waardoor ze meer kennis verwerven over het bedrijf, en over met wie ze mogelijk gaan samenwerken.
Naast sollicitatiegesprekken, draait collaborative hiring om diepere communicatie over kandidaatscores, evaluaties en de uiteindelijke wervings- en afwijzingsbeslissingen. In deze gevallen zullen wervingsteams feedback en aanbevelingen geven over specifieke kandidaten, die invloed zullen hebben op de uiteindelijke beslissing.
Het doel van collaborative hiring is het betrekken van meerdere stemmen in het wervingsproces. Hierdoor kunnen potentiële kandidaten grondiger, op hoger niveau geëvalueerd worden.
Waarom collaborative hiring?
De wereld van recruitment is veranderd. Als ze op een open vacature reageren, verwachten kandidaten een positieve en complete ervaring. Bedrijven moeten ook hun prestaties leveren als ze de vacature willen invullen met de beste mensen.
Eén van de beste, modernste strategieën om de kandidaat een dergelijke ervaring te bieden, is door collaborative hiring daarnaast is collaborative hiring een krachtig middel om het wervingsproces voor organisaties effectief en repetitief te stroomlijnen, en op te schalen.
Ten eerste, collaborative hiring zorgt ervoor dat organisaties meer weten over de kandidaten en hun potentiële impact op de organisatie.
Als recruitment wordt gestructureerd als een teamactiviteit, en de verantwoordelijkheden binnen screening en besluitvorming worden verdeeld, krijgen organisaties een 360-graden overzicht van hun kandidaten. Dit helpt enorm bij het maken van de uiteindelijke beslissing. Meerdere mensen kijken met verschillende meningen en prioriteiten naar de kandidaten, waardoor omvangrijke inzichten over de kandidaat verkregen worden. Hierdoor kan beter bepaald worden of een bepaalde kandidaat wel of niet binnen de organisatie past.
Als dit gedaan wordt vanuit een strategie, en er gebruik gemaakt wordt van systematische, herhaalbare en schaalbare processen, zullen deze omvangrijke inzichten over kandidaten consistent zijn voor alle vacatures.
Collaborative hiring is een krachtige en effectieve strategie voor op de lange termijn. Het helpt bedrijven hun wervingsdoelen - en uiteindelijk ook hun bedrijfsdoelen - te behalen.
Ten tweede, met collaborative hiring kom je de moderne verwachtingen van kandidaten tegemoet.
Afhankelijk van de industrie waarin je werkt, zul je vast hebben gemerkt dat het vinden en aannemen van kwalitatief talent steeds moeilijker wordt. Dit komt door een combinatie van factoren, waaronder:
- Een grotere vraag naar een specifieke set aan skills
- Veranderende filosofieën over wat werk inhoudt, en waar het plaatsvindt
- Moderne verwachtingen van kandidaten over bedrijven en wervingsprocessen
- Hedendaagse source-, screen- en wervingspraktijkten die vragen om nieuwe kanalen en technieken
Een algemene rode draad voor elk van deze factoren is dat moderne kandidaten een andere ervaring vereisen dan eerst, en op een andere manier terugkeren van hun werk.
Kandidaten verwachten van hun toekomstige werkgever voornamelijk een transparante en inclusieve wervingservaring. Ze willen positieve, doordachte, transparante interacties met het bedrijf, die de werksfeer- en cultuur zullen reflecteren.
Het is niet altijd mogelijk om deze ervaring te bieden - vooral als de organisatie in hoog tempo opschaalt. Stap in de wereld van collaborative hiring.
Terwijl de kandidaten de verschillende sollicitatiefases doorlopen, krijgen ze de mogelijkheid om een 360-graden visie te vormen van de organisatie, hen potentiële team en leidinggevenden.
Hierdoor geef je de kandidaat gedegen en veelzijdige informatie waarmee ze zichzelf kunnen screenen en kunnen bepalen of de functie daadwerkelijk bij hun past.
Kortom, de moderne kandidaatervaring vraagt om moderne recruitmentstrategieën. Collaborative hiring is hier uiterst geschikt voor.
Collaborative hiring vs. traditioneel recruitment
Zoals je misschien al opmerkte, brengt collaborative hiring een hoop voordelen met zich mee. Om volledig grip te krijgen op al deze voordelen, is het handig om terug te blikken naar de traditionele vorm van recruitment, en de verschillen te belichten.
Kenmerken van traditionele recruitment
Traditionele recruitment is in de eerste plaats een top-down proces. De vacaturemanager is de primaire, en waarschijnlijk ook de enige stem die telt. Zij maken uiteindelijk de enige beslissing in wie er aangenomen gaat worden.
Achter de vacaturemanager is de recruiter degene die traditioneel gezien verantwoordelijk is voor alle taken binnen het wervingsproces: het sourcen, het screenen, het maken van shortlists, het afnemen van interviews met kandidaten en het bijhouden van de administratie en de vacatures.
Zoals je je kan voorstellen, wordt de werkdruk voor recruiters in het traditionele model al snel overweldigend wanneer er meerdere vacatures tegelijkertijd openstaan.
Dit resulteert te vaak in een slechte ervaring en een slechte uitkomst voor alle betrokken partijen. De hoofdoorzaken voor deze problemen komen neer op het volgende:
- Weinig tot geen communicatie tussen verschillende departementen en rollen tijdens het werven
- Recruiters overbelasten zichzelf, waardoor ze niet in staat zijn om de kandidaat een goede ervaring te bieden
- Van kandidaten wordt verwacht dat ze alles laten vallen om zich te conformeren aan een stijf wervingsproces
- Beslissingen worden gemaakt op basis van de meningen van één persoon
- Feedback en meningen van het team worden niet verzameld of op gerekend
- Kandidaten krijgen een beperkt, eendimensionaal beeld van de bedrijfscultuur en de teamdynamiek
- Kandidaten en wervingsmanagers worden geforceerd om beslissingen te maken op basis van incomplete of gelimiteerde informatie
Zoals je ziet houdt het traditionele recruitmentmodel simpelweg geen rekening met de groeiende werkdruk bij recruiters, en speelt het niet in op de verwachtingen van de kandidaten.
Hier kan collaborative hiring een stokje voor steken.
Voordelen van collaborative hiring
De lijst van voordelen van collaborative hiring is lang en varieert afhankelijk van de grootte van de organisatie, de specifieke industrie en de wervingsdoelen.
Wij focussen op de volgende vijf voordelen, waarvan vrijwel ieder bedrijf dat samenwerkingsgericht werft profiteert:
- Verminderde stress en werkdruk voor recruiters
- Betere screening voor culturele fit
- Betere ervaringen voor de kandidaat
- Minder effect van onbewuste vooroordelen
- Betere kwaliteit in aanwerving en behoud
Laten we wat dieper duiken in deze voordelen.
1. Verminderde stress en werkdruk voor recruiters
Collaborative hiring haalt druk weg bij de recruiter. Meer teamgenoten zijn betrokken in het proces, waardoor de recruiters niet uitsluitend verantwoordelijk zijn voor iedere fase van het recruitmentproces. Hierdoor kan de recruiter strategischer te werk gaan in een coördinerende rol.
Collaborative hiring is gekoppeld met geautomatiseerde platforms en krachtige systemen waarmee sollicitanten getraceerd kunnen worden (ATS's). Hierdoor worden processen van cv verwerking, selectie en plannen aanzienlijk versneld.
De werkkwaliteit van de recruiters wordt hierdoor sterk verbeterd, waardoor de bedrijven beter kunnen profiteren van hun skills.
2. Betere screening voor een culturele fit
Het screenen op een culturele fit gaat óf heel goed, óf heel slecht. Dit komt omdat een bedrijfscultuur een collectief construct is. Elke werknemer heeft een ander idee bij wat een "culturele fit" inhoudt.
Het is daarom niet goed om één persoon te laten beslissen over of iemand wel of geen culturele fit is. Team-gebaseerde werving is een grondigere en representatievere strategie, die zal zorgen voor een genuanceerd beeld over de bedrijfscultuur.
Met z'n allen ben je in staat om een compleet beeld te schetsen van een kandidaat, en kun je beter bepalen of diegene past bij je bedrijfscultuur.
3. Betere kandidaatervaringen
Werk wordt verdeeld onder meerdere mensen, waardoor interviewers zich beter op de sollicitatiegesprekken met de kandidaten kunnen voorbereiden. Dit zorgt voor een vruchtbaarder gesprek en een betere ervaring, waarbij de kandidaat een heldere indruk krijgt van het bedrijf.
Ook wordt de sollicitatiefase op logische manier gestructureerd. De kandidaten delen stapsgewijs hun kennis en leren gefaseerd meer over het team waar ze mogelijk mee gaan samenwerken. Terwijl ze alle fases doorlopen, wordt er stapsgewijs een breder en completer beeld geschetst van het bedrijf, het team en de functie.
Toegespitst op de verwachtingen van de moderne werkzoekende, staan transparantie en doortastendheid centraal in iedere fase van het proces.
4. Minder effect van onbewuste vooroordelen
Als je slechts één persoon uitsluitend verantwoordelijk maakt voor de uiteindelijke wervingsbeslissing, is de kans groot dat de keuze is gemaakt vanuit onbewuste vooroordelen. Mensen zijn op meerdere vlakken inherent bevooroordeeld, wat zonder passende training of externe invloed moeilijk te overwinnen is.
Door samen te werken in recruitment kun je de onbewuste vooroordelen beperken door de uiteindelijke beslissing te laten maken door een groep mensen. Teams vormen een collectieve mening over een persoon. Afhankelijk van wie er betrokken zijn, kunnen vooroordelen op die manier worden beperkt of geëlimineerd.
Uiteindelijk verkleint dit de kans dat een bepaalde groep mensen continu wordt afgewezen en vergroot het de kans dat de selectie is gebaseerd op geschiktheid, in plaats van vooroordeel.
5. Een betere kwaliteit in werving en behoud
Teamgebaseerde werving garandeert dat de uiteindelijk gekozen kandidaat de juiste vaardigheden en de passende persoonlijkheid heeft voor de functie, en dat diegene effectief kan integreren binnen het team.
Dit zorgt ervoor dat de gekozen kandidaat de juiste impact heeft op het bedrijf. Dit is een grote winst voor je wervingskwaliteit.
Daarnaast zorgt collaborative hiring dat een kandidaat al vooraf, tijdens het wervingsproces, wordt goedgekeurd door het toekomstige team. Een eerste stadium van teambuilding en samenwerking.
Uiteindelijk zorgt dit voor succes op de lange termijn, tevredenheid bij de werknemer, verbinding en uiteindelijk retentie.
Als je nog niet bent overtuigd, overweeg dan eens het volgende: een grotere betrokkenheid van werknemers (wat gecreëerd wordt door de bedrijfscultuur en door samenwerken) is een indicator van sterke productiviteit en behoud.
Het is bewezen dat betrokkenheid van werknemers zorgt voor een boost van 38% in productiviteit. Daarbij zullen betrokken werknemers in de eerste 12 maanden 59% minder snel naar een nieuwe baan zoeken.
In andere woorden: met collaborative hiring haal je meer uit je nieuwe medewerkers en behoud je ze langer.
Wie betrek je in collaborative hiring (en wanneer?)
Je zult effectieve wervingsteams moeten bouwen om op een succesvolle manier te werven. Ook zul je ervoor moeten zorgen dat het proces met iedere open vacature die op je bord belandt wordt herhaald.
Om dit proces gemakkelijker en schaalbaarder te maken, helpt het om het doel van een wervingsteam, en de rollen die hier gebruikelijk deel vanuit maken, vast te stellen.
Een wervingsteam is een multifunctionele groep werknemers binnen een bedrijf wiens taak het is om een open vacature te vullen. Ze zijn specifiek verantwoordelijk voor:
- Het sourcen van talent
- Het screenen van sollicitanten
- Het maken van aanwervingbeslissingen
- Het onboarden en coachen van nieuwe aanwervingen
Om dit voor elkaar te krijgen, wordt er doorgaans een wervingsteam samengesteld die bestaat uit de volgende rollen:
- Vacaturemanagers bepalen dat er een positie opgevuld moet worden en treden op als hoofd van het wervingsteam. Gedurende het gehele recruitmentproces coördineert de vacaturemanager met HR om zo te bepalen welk type kandidaat er nodig is voor de positie. Op basis hiervan worden functie-eisen en -beschrijvingen gemaakt.
- Recruiters zijn de belangrijkste spelers in het acquisitieproces van A tot Z. Ze treden op als bemiddelaars tussen de vacaturemanager en de sollicitant, bepalen de recruitmentstrategie en zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling en executie van het wervingsproces.
- Interviewers. Dit is het ondersteunende team, vaak bestaande uit de recruiter, de vacaturemanager, andere managers, een hogere leidinggevende en andere teamgenoten die nauw met de gekozen kandidaat zullen gaan samenwerken. Het doel is dat alle relevante belanghebbende deel uitmaken van het wervingsteam, zodat de kandidaat uitgebreid geïnformeerd is, en zodat het team de kandidaat grondig kan evalueren.
Als je je wervingsteam samenstelt, moet je op het volgende letten:
- Definieer vanaf het begin van het wervingsproces duidelijke rollen en verantwoordelijkheden.
- Betrek alle belanghebbenden die direct te maken gaan hebben met de geselecteerde kandidaat.
- Betrek alleen degene die er noodzakelijk bij moeten zijn.
- Geef de interviewers de juiste coaching en training waar nodig.
Team-gebaseerde werving heeft veel voordelen voor een organisatie, maar werkt alleen als de juiste personen betrokken zijn in het proces. De sleutel tot een succesvol samenwerkingsgericht wervingsproces is dus het samenstellen van een wervingsteam, en het opschalen van dat selectieproces.
Uitdagingen in collaborative hiring (en hoe je deze kunt overwinnen)
Samenwerken in recruitment is niet altijd even leuk en aardig. Soms ontstaan er hindernissen die door de organisaties overwonnen moeten worden, zodat de strategie wél werkt.
In deze sectie lees je over vijf veel voorkomende uitdagingen in samenwerkingsgerichte werving, en geven we suggesties over hoe deze overwonnen kunnen worden.
1. De noodzaak om recruitment- en sollicitatietrainingen aan te bieden
Nieuwe mensen succesvol integreren in het wervingsproces vergt wat training en coaching. Dit zorgt ervoor dat iedereen die gevraagd wordt om mee te doen, gebrieft wordt op de basisprincipes van sollicitatiegesprekken, gewezen wordt op onbewuste vooroordelen en duidelijk heeft wat hun rol is in het proces.
Uiteraard kan dit een tijdrovende klus zijn wanneer je meerdere vacatures tegelijkertijd open hebt staan.
Oplossing: Creëer trainingsmateriaal die ieder nieuw samengesteld wervingsteam gemakkelijk kan gebruiken. Door dit trainingsproces te standaardiseren, wordt het een gemakkelijk en schaalbaar repetitief proces.
Zorg dat je bij het samenstellen van een nieuw wervingsteam goed inventariseert wie er wel of geen training heeft gehad. Indien nodig, zul je hier en daar coaching moeten aanbieden, zodat alle essentiële informatie duidelijk gecommuniceerd is zodra er nieuwe vacatures openen.
2. Onnodige complexiteit in het wervingsproces
Dat collaborative hiring zorgt voor te veel complexiteit, is geen ongebruikelijke klacht onder recruiters en wervingsteams. Mogelijk komt dit doordat er te veel contactpunten zijn met de kandidaat, doordat er te veel extra werk is of doordat de vele verschillende bijdragen resulteren in onsamenhangende eindbeslissingen.
Deze complexiteit zorgt er ook voor dat de kandidaat overweldigd raakt, en daardoor het bedrijf geen kans meer geeft.
Oplossing: zorg dat je samenwerkingsgerichte wervingsproces doordacht is, maar wel beperkt blijft. Betrek alleen de teamgenoten bij het proces die noodzakelijk zijn en zorg dat je hen vanaf het begin specifieke rollen en verantwoordelijkheden toewijst.
Zorg ook dat je een limiet stelt aan het aantal interviews dat je gaat doen, en hoe lang deze duren. Wees open over wat je van de kandidaten verwacht, en waarom.
3. Omgaan met andermans meningen en bijdragen
Iedereen wil gehoord worden en het gevoel hebben dat hun mening er toe doet. Vanuit een verbindend standpunt is dit goed, maar wanneer er meerdere mensen betrokken zijn in een wervingsteam, kan de uiteindelijke beslissing soms lastig gemaakt worden als er veel verschillende mening zijn.
Soms zorgt dit voor ergernissen tussen collega's, wat zelfs kan leiden tot een aangetast vertrouwen in het samenwerkingsproces.
Oplossing: wees vanaf het begin open en transparant over hoe het proces zal verlopen. Maak duidelijk dat ieders mening er toe doet, maar dat de uiteindelijke beslissing gemaakt wordt door de vacaturemanager.
Vraag elke teamgenoot om feedback te geven op kandidaten, en stimuleer je team om met elkaar hierover in te gesprek te gaan. Zorg dat de wervingsmanager de feedback ontvangt en hierop reflecteert, zodat de uiteindelijke beslissing helder gerechtvaardigd kan worden. Hierdoor zullen alle partijen zich gehoord voelen, ondanks dat hun voorkeurskandidaat het niet is geworden.
4. Omgaan met planningsconflicten en concurrerende prioriteiten
Het is niet altijd mogelijk dat alle wervingsteamleden beschikbaar zijn voor de sollicitatiegesprekken. Hierdoor kan het recruitmentproces vertragen, waardoor kandidaten mogelijk hun interesse verliezen.
Oplossing: Zorg ervoor dat iedere teamgenoot vanaf het begin helder heeft wat de tijdsbesteding is, en welke inplan-vereisten er gelden. Verwijder teamgenoten uit het wervingsteam als ze tijdens sollicitatiegesprekken niet binnen de lijnen van het vereiste tijdsbestek kunnen blijven.
Met de online inplan-hulpmiddelen kunnen teamgenoten hun beschikbaarheid aangeven. Kandidaat kunnen vervolgens een tijdstip naar voorkeur uitkiezen. Zo wordt er uiteindelijk een tijdstip uitgekozen dat voor beide partijen werkt.
5. Zorgen voor gefocuste interviews
Ten slotte bestaat er het risico dat veel sollicitatiegesprekken met verschillende kandidaten zorgt voor een gebrek aan focus. Hierdoor kan verwarring ontstaan over het bedrijf en de inhoud van de functie.
Inconsistentie in informatievoorziening naar de kandidaat toe, of onduidelijkheid over wat er van hen verwacht wordt in de verschillende fases van het sollicitatiegesprek, zorgt voor verwarring en kan uiteindelijk leiden tot twijfel bij de kandidaat. Een inconsistente aanpak zorgt er ook voor dat kandidaten inconsistent worden gescreend en beoordeeld.
Oplossing: Geef interviewtrainingen aan alle leden van het wervingsteam. Creëer gestandaardiseerde sollicitatievragen en scorekaarten die je team bij iedere screening kan gebruiken. Om op een consistente en onbevooroordeelde wijze te blijven screenen, is het enorm belangrijk is om deze procedures consistent te hanteren. Maak dit duidelijk aan je team.
Nu we de voordelen en de uitdagingen van collaborative hiring aan je hebben uitgelegd, is het tijd om te verkennen hoe je een strategie opzet.
Hoe maak ik een strategie voor collaborative hiring?
Voordat we uitschetsen hoe een collaborative hiring strategie tot stand komt, willen we benadrukken dat daar niet één juiste aanpak voor is. Het proces zal voor elk bedrijf anders zijn, en varieert per rol.
Mensen die solliciteren naar een technische functie, zoals een ontwikkelaar of IT'er, zullen bijvoorbeeld meer stappen moeten doorlopen dan iemand die solliciteert naar een niet-technische functie. De bedrijfsgrootte en de complexiteit van de rapportagestructuren bepalen daarom hoe grondig - of beperkt - de collaborative hiring strategie moet zijn.
Hoe dan ook is het handig om op de hoogte te zijn van de gebruikelijke stappen die komen kijken bij de opzet van een collaborative hiring strategie. Zo zou dat eruit kunnen zien.
1. Creëer een pitch voor collaborative hiring
Bepaal waarom jouw bedrijf collaborative hiring nodig heeft, en hoe je hier vanuit organisatorisch standpunt van kan profiteren.
Pitch het concept en de voordelen ervan aan de directie om iedereen op één lijn te krijgen. Zorg voor een adequate middelentoewijzing en een ondersteuning van bovenaf zodra het leiderschap aan boord is.
2. Creëer een op maat gemaakt, gestructureerd proces voor collaborative hiring
Samen met je mede-recruiters bepaal je alle benodigdheden, stakeholders en belangrijke touchpoints voor het collaborative hiring proces. Ontwerp de structuur waarmee je effectief samen kan werken. Bepaal hoe je het proces voor elke nieuwe vacature zo schaalbaar en herhaalbaar mogelijk maakt.
De belangrijke overwegingen die horen bij deze fase zijn:
- Processen en workflows voor elke nieuwe vacature
- Begeleiding in hoe en wanneer je een nieuw wervingsteam opzet
- Welke hulpmiddelen je nodig hebt om het proces te stroomlijnen
Dit dient een high-lever framework te zijn die van begin tot eind het gehele samenwerkingsgerichte wervingsproces in kaart brengt.
3. Leg richtlijnen vast voor de selectie en de rollen van het wervingsteam
Creëer een master document die beschrijft hoe een gebruikelijk wervingsteam er uit ziet. Definieer de verplichte en optionele rollen en de verantwoordelijkheden die hierbij horen.
Maak duidelijk welke teamgenoten verantwoordelijk zijn voor welke verplichtingen. Neem hier het volgende in mee: het inplannen van de beschikbaarheid, wel of geen aanwezigheid bij afspraken, persoonlijke bijdragen en het volbrengen van individuele taken.
Gebruik dit document bij het creëren van alle toekomstige wervingsteams. Wijzig het document waar nodig als je de strategieën en processen gaat testen.
4. Creëer een diverse en betrokken ervaring tijdens de sollicitatiegesprekken
Ook zul je inzichtelijk moeten maken hoe het sollicitatieproces eruit zal zien als je samenwerkingsgericht gaat werven. Hoeveel sollicitatiegesprekken zijn er nodig? Wat is het doel van ieder gesprek? Wie zijn er aanwezig? Op welke manier worden de gesprekken gevoerd?
Hier volgen enkele handige tips om je interviewproces in kaart te brengen:
- Bedenk hoe je je bedrijfscultuur op een vriendelijke en transparante manier overbrengt.
- Betrek leidinggevenden en teamgenoten in de sollicitatiegesprekken, zodat de kandidaat een multi-dimensionale indruk krijgt van de organisatie.
- Creëer een gestandaardiseerde ervaring tijdens de sollicitatiegesprekken, die afhankelijk van de rol herhaald en aangepast kunnen worden.
- Bepaal vragen en parameters voor elke fase van het screeningsproces.
- Maak slim gebruik van hulpmiddelen zoals een afspraakplanner, waarmee kandidaten zelf een tijdstip kunnen kiezen voor hun sollicitatiegesprekken.
- Verstuur geautomatiseerde herinneringen en follow-ups naar kandidaten zodat de communicatie altijd open blijft.
- Gebruik video-software voor je sollicitatiegesprekken, zodat je de kandidaten overal kunt benaderen.
Het belangrijkste gedeelte van iedere collaborative hiringstrategie is misschien wel de ervaring tijdens het sollicitatiegesprek. Neem de tijd om een goed doordacht, schaalbaar proces te creëren.
5. Creëer trainingsmateriaal voor interviewers
Zoals eerder is genoemd, is het belangrijk dat alle interviewers gedegen training krijgen in onbevooroordeelde sollicitatiegesprekken. Eén manier om dit te doen is door middel van een gestructureerde interviewstrategie met standaardvragen en scorekaarten.
Daarbij adviseren we je om een herhaalbaar trainingsprogramma op te zetten voor nieuwe interviewers. De training kunnen ze volgen wanneer een nieuw teamgenoot zich aansluit bij het wervingsteam. Hierdoor worden alle werknemers betrokken in het wervingsproces en zijn ze zich volledig bewust van hun taken en verantwoordelijkheden gedurende het sollicitatieproces.
6. Werk naar verbetering toe door je recruitmentproces op te schalen
Zoals dat gaat met ieder nieuw proces, zal het collaborative hiringproces niet direct z'n vruchten afwerpen. Het is een iteratief proces op basis van progressie en reflectie op verkregen resultaten, en wordt waar nodig gaandeweg aangepast.
Maak gebruik van aanpasbare rapportagedashboards en wervingsanalyses om de impact van je nieuwe programma te monitoren, en krijg inzicht in verschillende prestatie-indicatoren zoals wervingstijd, kwaliteit van aanwerving, retentie en personeelsbetrokkenheid.
Blijf in gesprek met het management over de geboekte resultaten. Vergelijk de uitkomsten met de bedrijfsdoelen, en pas je strategie en middelentoewijzing aan waar nodig.
Integreer de tech-steck voor recruitment om het gehele proces te versoepelen. Dit zorgt ervoor dat je workflows en datapunten naadloos tussen de platforms heen bewegen, en dat je ten alle tijden een 360-graden beeld hebt van je prestaties
7. Breng je team bijeen met hulpmiddelen voor collaborative hiring
Ten slotte wordt het succes van collaborative hiring bepaalt door de tools die je gebruikt. Een naadloze en schaalbare samenwerking bewerkstellig je met een professioneel platform dat zich focust op collaborative hiring, zoals Recruitee.
Hoe ATS kan helpen
Wellicht ben je inmiddels ietwat overdonderd door alle verschillende contactpunten van collaborative hiring. Dit is hartstikke begrijpelijk. Het is ook veel.
Het goeie nieuws is, is dat je gebruik kunt maken van veel hulpmiddelen. Eén van de populairste en effectiefste hulpmiddelen, zijn de moderne 'Applicant Tracking Systems' (ATS). Deze hulpmiddelen beschikken over functies die speciaal zijn ontwikkeld voor samenwerkingsgerichte recruitment.
Zoek je een ATS voor collaborative hiring? Zorg dan dat ze het volgende te bieden hebben:
- Een simpele en intuïtieve gebruikerservaring. Je ATS moet makkelijk te gebruiken zijn, zodat teamgenoten alleen maar getraind hoeven te worden in samenwerkingsgerichte werving, en niet in het platform zelf.
- Notities, taggen en taakverdelingen. Teamgenoten moeten in staat zijn om taken te creëren, notities te maken en delen, elkaar te taggen in conversaties en de taken van het team te traceren. Dit is uiterst belangrijk als je nauw samenwerkt, en al helemaal als je team locatie onafhankelijk werkt.
- Rollen bepalen en controle behouden over de zichtbaarheid. Je dient te kunnen bepalen wie er toegang heeft tot bepaalde gegevens, vacature- en kandidaatbestanden en openstaande aanvragen. Dit zorgt ervoor dat alleen de leden van het wervingsteam betrokken zijn binnen hun eigen rol.
- Onbeperkt aantal gebruikers en data. Je ATS dient flexibel te zijn in het aantal gebruikers in het systeem en de hoeveelheid verzamelde data. Hierdoor blijft je proces schaalbaar zonder extra oplopende kosten of een crashend platform.
- Afspraakplanners. Je ATS dient te beschikken over een agenda-tool waarmee kandidaten hun voorkeursdata en -tijdstippen kunnen selecteren. Ook moet het een optie hebben om geautomatiseerde afspraakuitnodigingen en links naar videointerviews te versturen. Het inplannen van interviews met meerdere mensen wordt hierdoor veel makkelijker gemaakt, en tijdrovende handmatige klussen worden geëlimineerd.
- Geautomatiseerde acties. Eveneens dienen specifieke workflows - zoals het versturen van evaluaties naar kandidaten, het toewijzen van taken, het verzenden van follow-ups en andere repetitieve en tijdrovende klussen - geautomatiseerd te worden. Hiermee verklein je het risico dat bepaalde cruciale stappen binnen het proces over het hoofd gezien worden.
- Vooraf opgestelde templates. Idealiter creëer je workflows en evaluatietemplates om het wervingsproces snel af te stemmen op nieuwe functies en posities. Hierdoor blijft het proces transparant voor je collega's en kun je gemakkelijk meerdere wervingsprocessen tegelijk behandelen.
- Rapportages en dashboards. Met centrale dashboards en geautomatiseerde rapportages creëer je de mogelijkheid om terug te koppelen naar de kern van je KPI's. Bedrijfskritieke wervingsstatistieken kunnen hierdoor makkelijker opgehaald worden en het rapporteren aan het hogere management wordt makkelijker te stroomlijnen.
- Videochat. Videochat, of een integratie van een extern videochatplatform, is essentieel als je kandidaten locatieonafhankelijk wil screenen. Je vergroot hiermee de talentpool en vergemakkelijkt het wervingsproces voor kandidaten.
- Mobiele compatibiliteit. Samenwerken gebeurt niet op één locatie. Je ATS dient toegankelijk te zijn voor iedereen in je wervingsteam, op elk apparaat, waar ze ook zijn. Zo kan iedereen het wervingsproces volgen, hun taken op tijd voltooien en de collectieve doelen behalen.
Natuurlijk is een ATS niet het enige wat nodig is om een pro te worden in collaborative hiring. Maar de juiste hulpmiddelen zijn wel noodzakelijk. Anders wordt het een zooitje.
Het is de combinatie van strategie, techniek en een toegewijd team die ervoor zorgen dat dit proces met succes kan werken.
Als die drie dingen samenkomen, kunnen er geweldige dingen gebeuren in collaborative hiring!
Enkele laatste punten over collaborative hiring
Collaborative hiring is niet iets wat in de toekomst plaats zal vinden. Het is geen hypothetisch proces of 'the next big thing'.
Het is er al. En de wereldwijde impact die het heeft op werven is heel groot.
Ondanks dat collaborative hiring tijd en inspanning kost, maken de voordelen ervan de inspanning meer dan waard.
Ben je klaar om de sprong te wagen? We droppen hier nog wat laatste aanbevelingen.
Ten eerste is een top-down inkoop van de leiders van je organisatie cruciaal. Hierdoor heb je de juiste middelen en het juiste werkveld tot je beschikking om het proces te laten slagen.
Ten tweede is het even belangrijk om de cultuur bedrijfsbreed toe te passen. Dit is een initiatief waarbij alle hoofden dezelfde kant op dienen te draaien.
Om dit te bewerkstelligen, dien je je in te zetten voor onze laatste aanbeveling: frequente en transparante communicatie.
Deel de voordelen van collaborative hiring met anderen. Laat je visie zien, definieer succes en wees transparant over de resultaten en de gemaakte impact.
Zo kun je laten zien wat de daadwerkelijke meerwaarde is van collaborative hiring. Je collega's en werkzoekenden kunnen er dan niet meer om heen.
