Jouw ultieme gids voor ATS Systeem

Je hebt vast wel eens gehoord van ATS systeem . Maar maakt het eigenlijk uit welke je gebruikt?

Concurrentie om toptalent is nog nooit zo hevig geweest. Er is toename van freelance banen, automatisering, kunstmatige intelligentie en een trend naar zeer gespecialiseerde arbeidskrachten, wat ervoor zorgt dat bedrijven en recruiters harder dan ooit strijden om het beste talent.

Tegelijkertijd zit Gen Z op de hielen van millennials als onderdeel van een nieuwe golf van jonge mensen die de arbeidsmarkt betreden. Dit zijn allemaal digital natives, en de manier waarop ze banen vinden, evalueren en accepteren is anders dan bij hun voorgangers.

Sta eens stil bij deze duizelingwekkende statistieken over de recruitmentmarkt in 2020:

• 79% van de kandidaten raadpleegt social media in hun zoektocht naar werk.
• Werven via social media groeit. 85% van de organisaties raadpleegt social media hiervoor, en 9% is van plan dit te doen
• 91% van de werknemers raadpleegt momenteel social media voor het aanwerven van talent
• 80% van de werknemers zegt dat social media hen helpt met het vinden van passieve kandidaten
• Werkgevers zijn van mening dat marketing via sociale media in 2020 de meest gevraagde HR-vaardigheid zal zijn, gevolgd door data-analyse en voorspellende modellen.
• 89% van werkzoekenden is van mening dat mobiele apparaten een cruciaal onderdeel zijn van het zoeken naar werk
  

Alleen al deze zes statistieken tonen aan dat kandidaten meer opties dan ooit hebben om vacatures te vinden en hierop te reageren. Ze verwachten een mobielvriendelijke ervaring en willen dat het proces snel wordt afgerond.

Tegelijkertijd wordt het beste talent bijna onmiddellijk opgepikt en kan het ongelooflijk duur zijn om openstaande posities in te vullen. Bovendien zijn er nog nooit zoveel gegevens over kandidaten beschikbaar zijn geweest. Nooit eerder was er zoveel informatie beschikbaar om dagelijks doorheen te gaan.

Dus ja, je ATS systeem doet ertoe.

Door precies te weten wat het doet, welke functies het moet hebben en hoe het je wervingsproces versterkt, zorgt je voor een sterke basis voor slimmere, snellere en efficiëntere recruitment.

Een beknopte geschiedenis van de ATS systeem

Voordat we vertellen wat een ATS Systeem precies is, is het belangrijk om te weten hoe en waarom ze zijn ontstaan.

Heb je hier weinig aan? Klik hier om dit stuk over te slaan!

Oorspronkelijk was een ATS systeem een simpel systeem dat recruiters hielp met papieren CV's in een database scannen, zodat deze gesorteerd en gescreend konden worden. Hiervoor lazen recruiters zelf alle CV's door, en verzamelden en organiseerden zij deze handmatig.

Klinkt vermoeiend en vervelend, toch?

Dat was het ook. Daarom is er een digitale oplossing gecreëerd. Met een digitale opslagplaats van cv's en documenten van sollicitanten worden HR-teams geholpen in het efficiënter organiseren van kandidaat-informatie, en kunnen arbeids- en gegevensopslagregels makkelijk nageleefd worden.

(En trouwens, we moeten niet vergeten dat er nog steeds veel bedrijven zijn in het pre-ATS systeem-tijdperk, die het volgen van hun sollicitanten beheren in een Excel-sjabloon. Als jij dit bent, lees dan zeker verder.)

Naarmate de ATS systeem evolueerde, veranderde het in een lichte versie van de Candidate Relationship Management (CRM's) die we vandaag de dag kennen (later meer daarover). Deze iets geavanceerdere ATS systeem's waren zeer basaal qua screeningsmogelijkheden en konden op een simplistische manier het sollicitatietraject van de kandidaat volgen.

Deze evolutie leidde tot de moderne ATS systeems die we vandaag zien - platforms die een integraal onderdeel zijn geworden van wervingsactiviteiten, zoals:

• Een werkgeversmerk opbouwen;
• Slimmere sollicitatieformulieren;
• CV's analyseren;
• Kandidaatgegevens schrappen en opslaan;
• Interviews plannen;
• En meer.
  

De evolutie van de ATS systeem is grotendeels te danken aan de grote vooruitgang die is geboekt op het gebied van big data, AI en verwerkingstechnologieën, om nog maar te zwijgen van de introductie van cloud computing.

Nu we op de hoogte zijn van waar de ATS systeem zich bevindt in zijn evolutie, is het tijd om te kijken naar wat een modern ATS systeem is en wat het kan doen.

Wat is een ATS systeem?

Ten eerste is het belangrijk om te begrijpen wat een hedendaagse Applicant Tracking System is. Een ATS systeem heeft verschillende definities voor een ATS systeem, maar in wezen kan het als volgt worden samengevat:

Een Applicant Tracking System is een softwaretoepassing waarin verschillende handelingen, gebaseerd op jouw wervingsbehoeftes, worden elektronisch en geautomatiseerd, met als doel om het recruitmentproces effectiever te maken voor de recruiter en de kandidaat.

Krachtigere ATS systeems zijn over het algemeen cloudgebaseerde SaaS-oplossingen (Software as a Service). Dit betekent dat ze overal en altijd toegankelijk zijn. Specifieke functies variëren, afhankelijk van het ATS systeem en het type bedrijf dat het bedient.

De drie belangrijkste bedrijfstypen die door ATS systeem-software worden bedient, zijn:

1. Ondernemingen op ondernemingsniveau

2. Wervingsbureaus

3. Kleine of middelgrote bedrijven (MKB)

De omvang, complexiteit en kosten van specifieke ATS systeems zullen variëren afhankelijk van het type bedrijf waarop het zich richt. On-site en SaaS-oplossingen zullen over het algemeen duurder zijn, maar hebben aanzienlijk meer functies en diensten dan open source-opties.

Werp een blik op deze statistieken om een idee te krijgen van hoe wijdverbreid en effectief ATS systeems zijn bij hedendaagse werving, :

• 99% van de Fortune 500 gebruikt een ATS systeem om cv's te filteren, net zoals 70% van de grotere bedrijven en 20% van de MKB's.
• 75% van de recruiters gebruikt een ATS systeem.
• 94% van de recruiters zegt dat hun ATS systeem een positieve invloed heeft gehad op hun wervingsproces.
  

De hierboven opgenomen ATS systeem-definitie is breed geformuleerd, omdat de mogelijkheden van deze moderne systemen vrijwel het gehele wervingsproces beïnvloeden. Voornamelijk:

• Sollicitatie van kandidaten – het geautomatiseerd posten van vacatures, sollicitatiepagina's die in de kandidatendatabase worden geïntegreerd, en employer branding.
• Kandidaatbeheer – automatisch uploaden van kandidaat-informatie en sollicitatiedocumenten naar een centrale database, plannings- en screeninginformatie toevoegen aan kandidaatbestanden, eeuwigdurende opslag van huidige en voormalige kandidaten om talentpools mee te genereren.
• Pre-screening van kandidaten – cv en sollicitatiebrieven ontleden op basis van trefwoorden, geautomatiseerde screening van ongekwalificeerde kandidaten, geautomatiseerde outreach en interviewplanning.
• Screening van kandidaten – beheren en hosten van online tests en video-interviews, opslaan en toevoegen van screeningresultaten aan kandidatenbestanden, een samenwerking tussen wervingsteamleden op kandidaatprofielen.
• Uitbreiding van vacatures – het genereren en sturen van aanbiedingsbrieven, het verzamelen van ondertekende documentatie en deze toevoegen aan kandidaat-bestanden.
• Onboarding van medewerkers – onboarding-materiaal toewijzen, voltooiing traceren, ervoor zorgen dat alle documentatie over naleving is voltooid.
• Optimalisatie van het wervingsproces – informatie en statistieken in elke stap van het wervingsproces, zodat recruiters knelpunten kunnen identificeren en efficiënte veranderingen kunnen doorvoeren.
  

De hierboven genoemde ATS systeem-functies weerspiegelen alleen de meest gebruikelijke mogelijkheden die momenteel op de meeste platforms beschikbaar zijn. Recruiters zullen nog veel meer functies ontdekken zodra er een ATS systeem is geïntegreerd.

Wat is het primaire doel van een applicant tracking system?

Het primaire doel van een Applicant Tracking System is om het recruitmentproces eenvoudiger, effectiever en efficiënter te maken. Door recruiters toegang te geven tot een krachtig, gecentraliseerd platform, kunnen ze sollicitanten verzamelen en bekijken, hun voortgang kunnen volgen en ze kunnen filteren op basis van hun kwalificaties.

De procesflow van applicant tracking systems

ATS systeem platforms volgen een consistent patroon in het verzamelen, verwerken en rapporteren van kandidaatgegevens. Dit patroon ziet er doorgaans zo uit:

1. Vacature is aangemaakt
2. Vacature is gepubliceerd op de bedrijfswebsite of vacaturebanken
3. Werkzoekenden reageren
4. Kandidaten worden gescreend
5. Sollicitatiegesprekken worden gehouden
6. Kandidaat wordt aangenomen
   

De ATS systeem automatiseert de meest vervelende en repetitieve taken van elke fase. Hierdoor kan het recruitmentteam belangrijkere en effectievere beslissingen nemen over wie ze interviewen en wie ze aannemen.

Je weet nu was een Applicant Tracking System is en hoe het werkt. Laten we het hebben over hoe ze in het wervingsproces passen.

Hoe werkt een ATS systeem in het wervingsproces?

Applicant Tracking Systems zijn voortdurend actieve en geautomatiseerde platforms die zijn geïntegreerd in vrijwel elke fase van het wervingsproces. Om volledig grip te krijgen op hoe een ATS systeem werkt, dienen we de volledige omvang ervan op te splitsen in de verschillende wervingsfasen die in de vorige sectie zijn beschreven.

ATS systeem in het sourcen van kandidaten

Een typische, hedendaagse ATS systeem heeft op de volgende manieren invloed op de kandidaat-sourcingfase van het wervingsproces:

• Het bouwen en beheren van sollicitatiepagina's en formulieren,
• Het plaatsen van vacatures, en
• Het inschakelen van employer brand management.
  

Met ATS systeems maken recruiters unieke functiebeschrijvingen en sollicitatieformulieren voor iedere vacature. Deze pagina's worden vervolgens op de ATS systeem-gestuurde carrièrepagina geplaatst, waar kandidaten kunnen reageren op de geplaatste vacature.

Hierdoor fungeert de ATS systeem in wezen als het eerste contactpunt - een soort "etalage" waar de kandidaten kijken wanneer ze een baan zoeken. De contactgegevens van de sollicitant en ondersteunende documentatie wordt verzameld via deze formulieren en ter beoordeling doorgesluisd naar de kandidatendatabase.

Naast dat er vacatures geplaatst worden, zijn ATS systeems ook geïntegreerd met de grootste vacaturesites en sociale-mediawebsites die door kandidaten gebruiken worden. Hierdoor kunnen recruiters met één muisklik een groot aantal wervingsadvertenties publiceren. Sollicitanten worden opnieuw door de ATS systeem-sollicitatiepagina geleid, waarna hun informatie naar de centrale kandidatendatabase wordt gestuurd.

Ten slotte bieden veel ATS systeems ook kant-en-klare oplossingen voor de creatie en het beheer van een carrièrepagina, het werkgeversmerk en de bredere kandidatenervaring. Dit haakt aan op de trend van recruitmentmarketing en stelt recruiters in staat om hun branding en imago continu te monitoren en te verbeteren.

Het beste voorbeeld van deze optimalisatie relateert aan de behoefte aan een mobiele kandidaatervaring. Zoals eerder vermeld, bestaat het personeelsbestand nu uit twee generaties die zijn opgegroeid als digital natives.

Neem een paar van deze statistieken over de behoefte aan mobiele kandidatenervaringen in overweging:

• Millennials checken hun telefoon meer dan 150 keer per dag! Dit is vijf keer hoger dan de gemiddelde volwassene.
• Bijna 9 op de 10 werkzoekenden zegt hun mobiele telefoon te gebruiken in hun zoektocht naar werk.
• Slechts 25% van alle kandidaten beoordeelden hun klantervaring als zeer goed.
  

Het is duidelijk dat er in de branche veel ruimte is voor verbetering, en dat de vraag naar mobielvriendelijke ervaringen voor kandidaten groeit. Veel ATS systeem hebben deze behoefte tegenwoordig geïdentificeerd en bieden een ervaring die volledig is geoptimaliseerd voor mobiel in elke fase van het aanvraagproces.

ATS systeem voor kandidaatmanagement

Nadat kandidaten zich hebben aangemeld via één van de ATS systeem-gestuurde kanalen, wordt er automatisch een profiel voor hen aangemaakt in de database. Dit profiel bevat alle door hen ingevulde informatie, evenals alle data die later in het wervingsproces gegenereerd wordt.

Terwijl de kandidaat zich een weg baant door het wervingsproces, worden er informatie en tags toegevoegd aan het profiel, zodat de status en kwalificaties van de kandidaat duidelijk staan aangegeven. Ook al blijken ze niet geschikt, dan blijven de kandidaten in de ATS systeem-database, zodat ze in de toekomst kunnen worden overwogen.

Dit proces wordt het creëren van een talentenpool genoemd en is van onschatbare waarde voor recruiters. Je zult later zien dat deze passieve kandidaatgegevens van onschatbare waarde zijn wanneer ze worden gecombineerd met een CRM-platform om inactieve applicaties te koesteren.

ATS systeem in de voorselectie van kandidaten

Nadat er een profiel is gecreëerd, scant de ATS systeem automatisch alle informatie om te bepalen of de kandidaat aan de vereisten voldoet, en dus door mag naar de screeningsfase. Dit relateert aan het oorspronkelijke doel van ATS systeem, en is één van de belangrijkste redenen waarom een ATS systeem zoveel werkdruk wegneemt en het de recruitment zo efficiënt verbetert.

Op een basisniveau kan een ATS systeem automatisch gebruikmaken van trefwoorden en Booleaanse zoekprincipes om cv's en sollicitatiebrieven te scannen op door de recruiter gespecificeerde vaardigheden, ervaring, opleiding, enzovoort. Moderne ATS systeem integreren nu AI-tools en natuurlijke taalprocessors om de kandidaatinformatie nog dieper uit te graven op een tempo dat voor recruiters voorheen onmogelijk was.

Deze statistieken plaatsen dit helder in perspectief:

• 50% van de werkzoekenden voldoet niet aan de basisvereisten voor de banen die ze nastreven.
• Bijna 75% van de CV's worden nooit bekeken, omdat ze niet voldoen aan de basisvereisten.
• Bedrijven ontvangen gemiddeld 250 sollicitaties per vacature.
  

Door ATS systeem hoef je niet meer handmatig ongekwalificeerde kandidaten verwijderen, zodat recruiters zich kunnen concentreren op de écht goede sollicitanten. Het is gemakkelijk - en eng - om je de hoeveelheid tijdverspilling voor te stellen die komt kijken bij het handmatig doorzoeken en elimineren van al die ongekwalificeerde kandidaten. Door deze fase te automatiseren, wordt het verloop en de onproductieve tijd drastisch verminderd, waardoor het wervingsteam zich kan concentreren op de algehele efficiëntie en procesverbeteringen.

Zodra de ATS systeem de pre-screening heeft doorlopen en de lijst aan de recruiter heeft gegeven, worden die sollicitanten verder geschoven naar de screeningfase.

ATS systeem in het screenen van kandidaten

Afhankelijk van de ATS systeem kunnen deze platforms ook andere taken automatiseren, zoals het versturen van bedankmails, het plannen van telefoon- of video-interviews en het opslaan van de interviewresultaten.

Sommige platforms, zoals Recruitee, bevatten ook modules die rechtstreeks vanuit de appliciatie online jobtests hosten en video's- en telefoonsollicitatiegesprekken uitvoeren. In deze gevallen kan het ATS systeem de resultaten van deze screeningsactiviteiten vastleggen en automatisch toevoegen aan het kandidatenprofiel.

Een ander voordeel van sommige ATS systeem is dat ze een portal bieden voor samenwerkingsgerichte recruitment, waarbij het wervingsteam, de managementgroep en de toekomstige collega's samenkomen. Mensen die belangrijk zijn voor (maar vaak worden uitgesloten van) het besluitvormingsproces, kunnen een actieve rol spelen bij het beoordelen van kandidaten en het inbrengen van hun mening.

Elk van deze mogelijkheden stelt de kandidaat in staat om een naadloze ervaring te beleven. Bovendien neemt het vervelende administratieve taken weg van de recruiter , en zorgt het voor transparantere screeningbeslissingen.

ATS systeem in het managen van vacatures

Zodra de recruiter en de wervingsmanager een beslissing hebben genomen over wie ze willen aannemen, stellen ATS systeems hen in staat om snel verder over te gaan op het aanbod. Dit is cruciaal: uit statistieken blijkt namelijk dat de meeste werkzoekenden het eerste aanbod dat ze krijgen, accepteren. Recruiters die in dit stadium voor een paar dagen langzaam zijn of niet meer reageren lopen het risico hun gekozen kandidaat te verliezen, waardoor hun harde werk voor niets is.

Om dit tegen te gaan, genereren ATS systeems onmiddellijk sjablonen voor vacatures (reeds goedgekeurd door de wet). Het enige wat de recruiter en wervingsmanagers moeten doen, is de overeengekomen voorwaarden invullen en op de verzendknop drukken. Als een kandidaat een mondelinge bevestiging van een baanaanbieding krijgt en accepteert, en de documentatie op dezelfde dag ontvangt, is de kans veel groter dat hij de laatste stap zet om zijn nieuwe baan en salaris te ondertekenen.

ATS systeem in het onboarden

Zodra een kandidaat is aangenomen, kan een ATS systeem worden gebruikt om de voortgang van basale onboarding-activiteiten toe te wijzen en te volgen. Dit kan van toepassing zijn op basisbedrijfsbrede onboarding of rolspecifieke onboarding-activiteiten. Specifieke taken en deadlines kunnen binnen de ATS systeem worden gevolgd om ervoor te zorgen dat de nieuwe medewerker op schema ligt.

Studies tonen aan dat kandidaten die een goede onboarding krijgen 69% meer kans hebben om drie jaar of langer bij een bedrijf te blijven. Bij werving is het algemeen bekend dat een goede onboarding van medewerkers van cruciaal belang is voor retentie en prestaties. ATS systeems helpen bij het beheren van de administratieve kant van deze bedrijfskritieke activiteit.

ATS systeem in het optimaliseren van processen

In elke fase van het zojuist omschreven wervingsproces zetten de ATS systeems gegevens en inzichten om in verschillende parameters. Dit kan van alles zijn, van welke sourcingplatforms het beste presteren, tot hoe lang bepaalde stappen duren, tot hoeveel het hele proces kost.

De meeste ATS systeems bieden tegenwoordig robuuste, visueel gestuurde rapportageplatforms, die kunnen worden ingezet voor het meten en volgen van een breed scala aan KPI's. Deze rapportagemogelijkheid stelt recruiters in staat om knelpunten en inefficiënties in hun proces en workflow te identificeren. Hierdoor is altijd te zien waar er ruimte is voor verbetering.

Het data-gedreven karakter van ATS systeems is de krachtigst beschikbare functie voor recruiters. Je hoeft niet meer te twijfelen of bepaalde technieken wel of niet werken. ATS systeems geven recruiters toegang tot een schat aan data die hun wervingsbeslissingen en -processen sturen.

Dit brengt ons op de volgende vraag: hoe verhoudt een ATS systeem zich tot andere veelgebruikte recruitment softwaretools?

Hoe verhoud een ATS systeem zich tot andere recruimtent-software?

Applicant Tracking Systems zijn slechts één van een reeks wervingstools die tegenwoordig beschikbaar zijn voor wervingsteams. Daarbij is recruitmentsoftware slechts een kleine subgroep van de enorme markt voor human resource management, die flink onderhevig is aan technologische verbeteringen en de opkomst van big data.

Om te verduidelijken wat wordt bedoeld met recruitment software en waar onder deze paraplu de ATS systeems zich bevinden, is het belangrijk om te begrijpen wat deze tools willen bereiken.

Wervingstools richten zich over het algemeen op de volgende pijlers:

• Personeelsplanning: pools van interne en externe kandidaten creëren.
• Sourcing: beheer van vacatures, promoties en betrokkenheid op sociale media.
• Acquisitie van kandidaten: aandraagbeheer, screening, beoordeling en selectie van kandidaten.
• Sollicitanten volgen: sollicitatiegesprekken, achtergrondcontroles, communicatie met kandidaten.
• Onboarding: vergaderingen plannen, oriëntaties en trainingen beheren.
• Analyse: rapportage over wervingsgegevens en -statistieken.
  

Laten we de vraag naar recruitment software eens in perspectief brengen. Bedenk je dat platforms voor talentacquisitie de belangrijkste en meest gevraagde tool zijn. De wereldwijde markt voor digitale talentacquisitie zal naar verwachting groeien van $ 22 miljoen in 202, naar $ 33 miljoen in eind 2025. Er zijn meer dan 400 oplossingen voor werving en dat aantal groeit voortdurend.

Een ATS systeem - afhankelijk van de grootte, omvang, en complexiteit – kan helpen om alle of enkele "pijlers" van werving te bereiken, waardoor ze een integraal onderdeel van de markt worden.

Recruitment software - en met name ATS systeems - worden over het algemeen onderverdeeld in de volgende categorieën:

• Cloud- en SaaS-oplossingen. De software, ondersteuning en gegevensopslag worden allemaal off-site opgeslagen in de beveiligde systemen van de leverancier.
• Integraties en suites. Wervingstools worden toegevoegd als modules binnen een groot HRIS-systeem en worden geïntegreerd met het bredere HR-platform van het bedrijf
  

Daarnaast worden ATS systeems (en recruitment software in het algemeen) vaak opgedeeld in niveaus die overeenkomen met het type en de grootte van het bedrijf waarop ze zijn gericht.

De meest voorkomende ATS systeem-lagen zijn:

• Enterprise. De ATS systeem is meestal een subset van grootschalige HR- of ERP-systemen.
• Agentschap. Vaak vergelijkbaar met Enterprise in configuratie, maar vereisen grote hoeveelheden opslagruimte voor de verschillende klanten en industrieën die inherent zijn aan dit soort recruitment.
• Kleine en middelgrote bedrijven (MKB's). Eenvoudige en voordeligere oplossingen voor automatisering van recruitment.
  

ATS systeems representeren één van de meest gebruikte kant-en-klare oplossingen binnen de paraplu van recruitmentsoftware. Er is een grote verscheidenheid aan beschikbare opties, waardoor HR-teams bijna altijd een wervingstool kunnen vinden die past bij de kosten en capaciteiten van een bedrijf.

Wat interessant is, is dat de wervingstool die het vaakst wordt vergeleken met de ATS systeem, Candidate Relationship Management (CRM) is. Dit is een andere populaire recruitment software die meestal in combinatie met een ATS systeem wordt gebruikt.

ATS systeem en CRM: twee kanten van dezelfde recruitment-medaille

ATS systeems worden steeds geavanceerder, maar worden nog steeds gezien als een opslagplaats voor sollicitanten en als tools die het sollicitatieproces helpen beheren. Ze fungeren als registratiesysteem voor kandidaat-informatie en workflowbeheer, en voldoen vaak aan een interne nalevingsvereiste.

Een CRM, daarentegen, is voor zowel recruiters als werkzoekenden. Het is een systeem dat wervingsteams helpt bij het opbouwen en onderhouden van relaties met passieve en actieve talenten. Ze worden meestal gebruikt om talentpools te creëren en dienen als informatiecentrum voor wervingsteams om bestaande sollicitanten te vinden en opnieuw aan hen te verbinden.

Anders gezegd, een ATS systeem is gebouwd om vervelende administratieve taken te elimineren en de belangrijkste wervingsstatistieken systematisch te verbeteren, zodat het selecteren en aannemen van kandidaten zo strak mogelijk wordt gestroomlijnd. CRM-systemen werken samen om de sourcinginspanningen van een recruiter op te schalen door passieve kandidaten aan te trekken en aan zich te binden nog vòòr ze nodig zijn.

Daarom gebruiken veel recruitment-teams zowel een ATS systeem als een CRM als twee kanten van dezelfde medaille. Samen zorgen ze ervoor dat passieve kandidaten worden aangetrokken en zich verbonden voelen. Dit zorgt voor een uitmuntend recruitment-imago, goed gestroomlijnde concurrerende vacatures en een snellere en betere klantervaring.

Inzicht krijgen in het huidige recruitmentlandschap is een belangrijk. Hierdoor begrijp je beter waarom recruitmentsoftware een integraal onderdeel is van succesvolle werving. Wervingsteams moeten nu meer dan ooit volledig op de hoogte zijn van de kandidaatervaring, en dienen deze continu aan te scherpen.

Tussen 70% en 80% van de werving vindt plaats in de pre-sollicitatiefase, dus het is cruciaal dat recruiters de juiste boodschap en ervaring presenteren om zich van concurrentie te onderscheiden. De constante behoefte om succes te meten en veranderingen op intelligente wijze door te voeren, wordt mogelijk gemaakt door krachtige platforms zoals de ATS systeem en zijn naaste verwante: de CRM.

Voordelen van een ATS Systeem

Werp een blik op de ontmoedigende recruitmentmarkt, en de voordelen van geautomatiseerde ATS systeem worden al gauw duidelijk. 73% van de werkgevers vindt het moeilijk om een geschikte kandidaat te vinden, en 45% van hen is bang dat de juist gekwalificeerde werknemer überhaupt niet te vinden is.

Daar komt bij dat het nog nooit zo tijdrovend is geweest om toptalent te vinden en aan te nemen. Al helemaal voor functies die erg in trek zijn.

Door een overvloed aan opties voor het sourcen en screenen van nieuwe kandidaten en de data die daaruit voortkomt, gebruiken recruiters nu krachtige wervingstechnologieën die een ​​deel van de werkdruk wegnemen.

Voordat we de voordelen van ATS systeem's uitlichten, kijken we eerst naar het belang van wervingstechnologie an sich.

Waarom een ATS Systeem gebruiken?

Waarom recruitment software nodig is, is tweeledig.

Ten eerste vermindert het de hoeveelheid repetitieve en vervelende taken die een recruiter moet uitvoeren, waardoor ze meer tijd hebben voor belangrijkere taken.

Ten tweede zorgen geautomatiseerde systemen voor een algehele betere wervingservaring en betere resultaten voor zowel het bedrijf als de kandidaten.

Dit zijn een aantal belangrijke redenen waarom moderne recruitment software nodig is in het huidige wervingslandschap:

• Ze verbeteren de kwaliteit van de aanwerving. Goede aanwervingen zijn één van de beste voorspellers van het toekomstige succes van een bedrijf.
• HR-afdelingen en managers hebben moeite om toptalent te vinden en te behouden. Recruitment software minimaliseert deze stress aanzienlijk.
• Slechte HR-technologie is lang de norm geweest. Technologische vooruitgang heeft recruitment software naar de top van de SaaS-markt gebracht, in het voordeel van wervingsteams.
  

Dat laatste punt is een belangrijke drijvende kracht achter de reden waarom steeds meer bedrijven overgaan op moderne ATS systeems. Zoals eerder uitgelegd, was een ATS systeem oorspronkelijk bedoeld als systeem om digitale kopieën van cv's en begeleidende brieven op te slaan. Wat miste was de mogelijkheid om die informatie automatisch te analyseren en snel bruikbare informatie aan recruiters te leveren.

Dit vermogen om niet alleen het hele wervingsproces te digitaliseren, maar ook te automatiseren en te verbeteren, is te danken aan cloud computing, AI en andere krachtigere verwerkingstechnologieën. ATS systeems, en wervingstechnologie in het algemeen, staan ​​centraal in deze digitale opleving, wat leidt tot een overvloed aan voordelen voor bedrijven over de hele wereld.

18 voordelen van recruitmenttechnologie

Hoewel deze sectie zich richt op ATS systeems, zijn veel van de voordelen gelijk met de andere wervingstechnologieën die momenteel op de markt zijn. We bekijken alle vele voordelen die recruiters hebben bij het implementeren, uitvoeren en onderhouden van een ATS systeem-tool op hun HR-afdeling.

Deze voordelen kunnen worden onderverdeeld in de volgende categorieën:

• Verminderde werkdruk
• Verbeterde kandidaatervaring
• Een efficiënter wervingsproces
• Betere wervingsresultaten
  

Laten we elk voordeel apart behandelen.

Verminderde werkdruk

Wanneer het correct wordt ingezet, kunnen recruiters en wervingsmanagers op de volgende manieren profiteren van een ATS systeem:

1.Upload automatisch met één klik wervingsadvertenties naar meerdere sites tegelijk. Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan het handmatig maken en plaatsen van advertenties drastisch.

2.Het verzamelen, opslaan en samenvoegen van kandidaat-informatie is geautomatiseerd. Alle gegevens die de kandidaat in de aanmelding deelt, plus de informatie die al beschikbaar is op internet, worden automatisch bij elkaar verzameld en opgeslagen door de ATS systeem, waardoor de recruiter ontlast wordt.

3.Het geautomatiseerd of op trefwoord-gebaseerd doorbladeren van CV's en motivatiebrieven verkleint snel de pool van sollicitanten. Het handmatig doorzoeken van stapels ongekwalificeerde kandidaten wordt hierdoor overbodig. De ATS systeem zorgt voor de pre-selectie en identificeert gekwalificeerde kandidaten op basis van parameters die vooraf zijn bepaald door de recruiter.

4.Interviews rechtstreeks met de kandidaat inplannen. Geautomatiseerde e-mails van de ATS systeem, de tijdrovende taak van het bereiken van iedere kandidaat en het vinden van een tijdstip om elkaar te ontmoeten.

5.Registratie van de resultaten van het interview en andere screeningactiviteiten. Alle screeninginformatie wordt gecentraliseerd naar het kandidatenprofiel binnen de ATS systeem. Recruiters of personeelsmanagers hoeven die informatie niet langer handmatig op te slaan.

6.Automatiseert vacatures en het ondertekenen van documenten. Zodra kandidaten zijn gescreend en een nieuwe medewerker is geselecteerd, kunnen ATS systeems snel documentatie over vacatures verzenden om geen kostbare vertragingen te veroorzaken. Ook ondertekende documenten van de kandidaat kunnen centraal worden opgeslagen in het profiel van de kandidaat. Hierdoor kunnen recruiters creatief aan de slag te gaan met hun vacatures.

De recruiter heeft direct profijt van deze zes voordelen. De hoeveelheid alledaagse taken verminderen, maar ook de kandidaatervaring verbetert op een aantal opmerkelijke manieren.

Verbeterde kandidaatervaring

Het stroomlijnen van het wervingsproces zorgt ervoor dat de kandidaat zich beter door het wervingsproces navigeert. Dat komt hierdoor.

7. Naadloze communicatie van aanvraag tot aanbieding (of afwijzing). Consistente en tijdige communicatie tijdens het sollicitatieproces geeft kandidaten het gevoel dat ze serieus worden genomen en dat je een professionele werkplek bent. Een ATS systeem automatiseert de belangrijkste stadia van de communicatie, zodat de algehele ervaring zo efficiënt en transparant mogelijk is.

8. Snellere screening en betere duidelijkheid over waar ze aan toe zijn. Door efficiënte communicatie en planning bewegen kandidaten snel door de wervingsfunnel. Zij weten kort na hun aanvraag of ze wel of niet door zijn naar de volgende fase. Hierdoor kunnen ze beslissingen nemen over hun volgende zet.

9. Zekerheid dat het wervingsproces eerlijk is. Door duidelijke, transparante communicatie rond het screeningproces, kunnen kandidaten zien en begrijpen hoe het proces werkt. Dit geeft de zekerheid dat ze eerlijk worden behandeld.

Deze voordelen voor de recruiter en de kandidaat is een direct gevolg van verbeteringen in het algehele wervingsproces, wat misschien wel het grootste voordeel is van een ATS systeem.

Een efficiënter wervingsproces

ATS systeem-automatisering en datamanagement hebben op verschillende manieren positieve impact op het wervingsproces, afhankelijk van de ATS systeem-capaciteit en de manier waarop het wordt ingezet binnen een organisatie.

Dat gezegd hebbende, zijn hier enkele belangrijkse verbeteringen in het wervingsproces die kunnen worden toegeschreven aan ATS systeems:

10. Geeft inzicht in de effectiviteit van verschillende processen. Duidelijkheid in welke wervingstechnieken wel of niet goed werken. Stelt recruiters in staat om objectieve beslissingen te nemen over waar ze mee doorgaan of stoppen.

11. Volgt en rapporteert over belangrijke wervingsstatistieken. Vastgestelde KPI's kunnen continu worden gevolgd en direct worden gerapporteerd met de ATS systeem. Stelt recruiters en managers in staat om problemen snel te identificeren en de oplossing te vinden met behulp van betrouwbare gegevens.

12. Automatiseert kritieke wervingsprocessen. Zoals eerder vermeld, automatiseren ATS systeem-tools vervelende en repetitieve taken, zodat het hele wervingsproces niet verstikt door te veel CV's of te weinig mankracht.

13. Slaat alle kandidaten uit het heden en het verleden op. Grote, cloud-gebaseerde opslag stelt recruiters in staat om alle kandidaten te traceren, waardoor er een talentenpool ontstaat waar, indien nodig, ingedoken kan worden.

14. Maakt samenwerkingsgerichte werving mogelijk. Teamtoegang tot ATS systeems stelt toekomstige collega's en wervingsmanagers in staat om betrokken te raken bij het selectieproces.

15. Biedt een "always-on" platform om werving te beheren. Cloudgebaseerde SaaS-platforms hebben meestal een uptime van 99,9%, wat betekent dat deze bedrijfskritieke tool er altijd zal zijn wanneer dat nodig is.

Al deze voordelen leiden uiteindelijk tot hét voordeel van een ATS systeem: betere wervingsresultaten.

Betere wervingsresultaten

Het centrale doel van ieder recruitment proces, is ervoor zorgen dat nieuwe aanwervingen beter presteren en langer blijven, terwijl ook het rendement op inspanning en investering wordt geoptimaliseerd.

"Betere wervingsresultaten" kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdgebieden:

16. Kortere wervingstijd. Terwijl je de kwaliteit wordt behouden, zorgt snellere werving ervoor dat de productiviteitsonderbrekingen bedrijfsbreed worden verminderd en dat het HR-team minder tijd verspilt.

86% van de recruiters zegt dat ATS systeems zorgden voor een kortere wervingstijd.

17. Verbeterde kosten per aanwerving. Door je kandidaten sneller en goedkoper binnen te halen, verbetert de algehele winstgevendheid van het bedrijf op de lange termijn.

18. Betere wervingskwaliteit. Op basis van prestatiebeoordelingen, aanlooptijd, verloop- en retentiepercentages en de tevredenheid van de personeelsmanager, is dit de belangrijkste maatstaf voor hoe succesvol een wervingsbeslissing was. 

78% van de recruiters zegt dat een ATS systeem de kwaliteit van hun medewerkers heeft verbeterd.

Uiteraard zijn deze voordelen enkel haalbaar als je organisatie voldoet aan de juiste kenmerken.

Welke functies heeft de beste recruitment software?

Welke functies je nodig hebt in recruitment software, zijn afhankelijk van je bedrijfsgrootte, je budget en de complexiteit van je wervingsproces. Of het nu gaat om ATS systeem, CRM, HCM of een andere recruitment software - er zal vast een platform zijn dat voldoet aan je behoeften. Om u op weg te helpen, vind je hier een checklist met functies van recruitment software waarmee je rekening moet houden.

□  Automatisering van taken

□  Kandidaatmanagement

□  Traceren van interactie

□  Interviewmanagement

□  Posten op vacaturebanken

□  Zoeken op CV's

□  CV's verwerken

□  Samenwerkende teams

□  Beheer van employer branding

□  Carrièrepagina's

□  Datacentralisatie

□  Passief kandidatenbeheer

□  Gebruiksvriendelijke, intuïtieve interface

□  Dashboard voor wervingsanalyses

□  Rapportage van statistieken

□  Import en export van kandidaten

□  Taggen van kandidaten

□  Mobiele werving

□  Veiligheid en stabiliteit

Houd er bij het kiezen rekening mee dat elk van deze functies een eigen subgroep aan informatie heeft. Het is belangrijk om je due diligence te doen bij het kiezen van een ATS systeem of andere wervingstechnologie, aangezien dit de kern zal vormen van het algehele wervingsproces.

Hoe duur zijn ATS systeem's doorgaans?

Hier leggen we de belangrijkste ATS systeem-prijsmodellen uit, en waarom de prijzen van elkaar variëren.

Als je het internet hebt doorgespit naar je volgende ATS systeem-provider en geen goede prijspagina hebt kunnen vinden, komt dat omdat de meeste bedrijven hun tarieven selecteren op basis van een aantal factoren, zoals aantal vacatures, de bedrijfsgrootte , integraties, modules en vele andere dingen.

Voordat de prijs voor je wordt aangepast, zul je waarschijnlijk met één van de volgende modellen beginnen:

Vast bedrag: Bij dit ATS systeem-prijsmodel betaal je eenmalig, ongeacht de hoeveelheid gebruikers. Het vaste bedrag wordt meestal berekend op basis van bedrijfsgrootte en is het meest geschikt voor grote ondernemingen die meerdere meerjarige contracten tegelijkertijd kunnen aangaan.

Betalen per gebruiker: dit model is geschikt voor kleinere bedrijven, omdat je wordt aangerekend voor het aantal recruiters en andere belanghebbenden aan de admin-kant van de ATS systeem-software.

Betalen per vacature: Dit model is afhankelijk van het aantal actieve vacatures waar je aan werkt. Betalen per vacature werkt ook goed voor kleine bedrijven met een laag wervingsvolume.

Betalen per module: wanneer de trackingsoftware voor sollicitanten deel uitmaakt van een groter platform, wordt dit prijsmodel meestal toegepast. Eigenlijk is het een extra functie die je kunt toevoegen aan wat je al betaalt, zoals een CRM- of onboardingplatform.

Tijdens het onderzoek naar de kosten van een volgsysteem dien je elke belanghebbende bij het proces te betrekken. Stel ook een businesscase op voordat je de beste ATS systeem-oplossingen gaat bekijken. Bekijk hier onze businesscase.

Hoe een ATS systeem verschilt van andere HR-tools

Iedereen die onderzoek doet naar moderne wervings- of HR-tools kan een beetje in de war zijn over hun opties. Dat is niet erg. De verscheidenheid en reikwijdte van de technologie van tegenwoordig zorgt ervoor dat er een software of tool bestaat voor vrijwel elke denkbare behoefte in HR. Om de marktomvang in perspectief te plaatsen, meldde de toonaangevende industrieanalist Josh Bersin in november 2018 dat hij “meer dan 1.400 HR-technologiebedrijven” traceert.

De grootste verwarring zit vaak rond het verschil tussen tools zoals een ATS systeem en algemene HR-tools. Om dit te begrijpen, is het belangrijk om een ​​stapje terug te doen en te kijken naar het algemene verschil tussen recruitment- en HR-tools.

Ja - recruitment maakt deel uit van de HR-paraplu. Maar de benodigde tools voor de verschillende fases en vereisten van het traject verschilt enorm per werknemer. En al helemaal in de recruitmentfase.

Om deze verschillen te begrijpen, moet je eerst de verschillende rollen binnen een HR-afdeling begrijpen. Wervingsteams, die zich richten op het vinden, screenen en selecteren van gekwalificeerde kandidaten, hebben totaal andere vereisten dan payroll- of uitkeringsteams. Dan zijn er ook nog bedrijfsbrede kwesties zoals prestaties, betrokkenheid en wettelijke naleving.

Al deze gebieden van HR vereisen specifieke platforms. Deze kunnen wervingstools genoemd worden, maar ook HR-tools of een aantal andere benamingen. We zullen deze allemaal in dit artikel behandelen.

HR-tools vs. wervingtools

Om alle verschillende softwareplatforms die er zijn te contextualiseren, is het nuttig om het fundamentele verschil tussen HR-tools en wervingstools te bekijken.

HR-tools

HR-tools verwijzen doorgaans naar een reeks platforms die één of meerdere gebieden van HR-management aanpakken. Ze zijn ontworpen om de efficiëntie van HR-teams op verschillende gebieden te verbeteren. De platforms zijn voor het grootste deel gefocust op het eenvoudige beheer van werknemers en de automatisering en stroomlijning van hun gegevens.

In de basis zijn HR-tools ontworpen om alle administratieve HR-taken naar een online of digitaal platform te verplaatsen, waar ze worden geautomatiseerd en versneld. Hierdoor kunnen HR-afdelingen efficiënter werken aan kritieke taken en ontstaat er ruimte voor een betere planning rond kosten en doelen.

Grote HR-tools voor ondernemingen worden vaak modulair opgezet, met specifieke tools die specifieke gebieden van HR ondersteunen. Enkele belangrijke functies waarop HR-tools zich richten, zijn:

• Onboarding van medewerkers
• Beheer en opslag van HR-beleid en -documenten
• Beheer van werknemerscontracten
• Salaris- en beloningsbeheer
• Vergoedingenadministratie
• Prestaties, leren en ontwikkeling
• Afwezigheidsbeheer
  

Je zult merken dat vooral de mensen in dienst van het bedrijf baat hebben bij de HR-tools, en de kandidaten minder. Het is de taak van de tools om ervoor te zorgen dat iedereen de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, terwijl het HR-team wordt ontlast.

De HR-tools bestaan, afhankelijk van de grootte en het budget van de organisatie in kwestie, ofwel uit één groot platform die alle bovengenoemde functies bezit, ofwel een serie aan verschillende hulpmiddelen die met elkaar zijn geïntegreerd.

Sommige, complexere HR-hulpmiddelen hebben zelf hun eigen wervingtools, te gebruiken als losse modules. Ook heb je aparte recruitmentplatforms die breder worden gebruikt binnen het HR-proces.

Wervingtools

Wervingstools, daarentegen, zijn softwareplatforms die specifiek worden gebruikt om het hele wervingsproces, of een deel daarvan, te automatiseren. Dit kan het zoeken, selecteren en shortlisten van kandidaten, screening en sollicitatiegesprekken omvatten.

Wervingstools zoals een ATS systeem zijn, in tegenstelling tot bredere HR-tools, uitsluitend gericht op het wervingsproces. De functies zijn vaak niet gefocust op de fases na de onboarding en zijn specifiek ontworpen om de resultaten met betrekking tot de werving en plaatsing van kandidaten op vacatures te maximaliseren.

Als wervingstool is een ATS systeem ontworpen om de ervaring van kandidaten te verbeteren en om het beheer van grote aantallen cv's eenvoudiger en efficiënter te maken voor wervingsteams.

Belangrijkste functies in speciale wervingstools zijn:

• Kandidaten sourcen
• Sollicitanten traceren
• Recruitmentanalyse en -rapportage
• Assessment voorafgaand aan de aanwerving (pre-screening, interviews, testen, achtergrondcontroles)
• Onboarding
  

Veel moderne wervingstools fungeren als informatie-aggregators, die sociale- en zoeksites scannen naar informatie over nieuwe kandidaten. Wervingstools zijn bedoeld om zoveel mogelijk informatie over kandidaten te verstrekken, en deze effectief en efficiënt te presenteren, verwerken en beslissingen te nemen die de algehele wervingsresultaten te verbeteren.

Nu we het verschil tussen HR-tools en wervingtools hebben besproken tools, gaan we kijken naar een paar voorbeelden van beide tools.

Voorbeelden van HR-tools

Zoals gezegd zijn HR-tools platforms die één of meerdere gebieden van human resources management aanpakken. De primaire HR-tools omvatten het volgende:

• HRMS of HRIS
• Prestatiebeheer
• Salaris- en beloningsbeheer
• Voordelenbeheer
• Medewerkersbetrokkenheid
• Leermanagement
• Opvolgingsbeheer
• Personeelsplanning
  

Dit is geen volledige lijst, maar omvat de acht meest gebruikte HR-tools van tegenwoordig. Veel bedrijfsplatforms bieden al deze functies, of sommige, terwijl andere tools zich richten op één specifieke functie.

Laten we ze kort bekijken.

HRMS of HRIS

Dit is de meest gebruikelijke manier voor HR-teams om werknemersinformatie in te voeren, op te slaan en te traceren. Ze worden gebruikt om werknemersprofielen te maken en gegevens rond vrijwel alle HR-statistieken bij te houden. Deze HR-tools zijn voornamelijk gegevensgestuurde oplossingen die worden gebruikt om diepgaande rapporten te maken met het oog op controle en beheer. Ze fungeren als het centrale platform van HR en zullen meestal worden geïntegreerd met de andere HR-tools van het bedrijf.

Prestatiebeheer

Prestatiebeheer is beschikbaar als module of als losstaande tool, en houdt meerdere dingen bij: de doelen en voortgang van medewerkers, gesprekken met hun managers en feedback van collega's. Deze HR-tools zijn ontworpen om de prestaties van een werknemer te volgen ten opzichte van hun doelen, met oog op regelmatige of periodieke beoordelingen.

Salaris- en compensatiebeheer

Dit zijn HR-tools die automatisch loonstrookjes en bonussen berekenen, traceren en overhandigen aan werknemers. Ook zaken als de belastingaftrek, betaald verlof en andere delen van de totale beloningspakketten van een werknemer worden geautomatiseerd. Deze tools zijn puur ontworpen om ondergeschikte taken te automatiseren en om nauwkeurigheid te garanderen in gevoelige delen van het bedrijf.

Beheer van voordelen

Net als salarisbeheer zijn deze HR-tools ontworpen om pakketten met personeelsvoordelen automatisch en gestroomlijnd te overhandigen aan je werknemers. Ze kunnen bonussen activeren en annuleren ​​in overeenstemming met het bedrijfsbeleid, en dienen als centraal platform voor documentatie en belangrijke informatie.

Betrokkenheid van medewerkers

Met behulp van technieken zoals polsslagcontroles, enquêtes en regelmatige feedback, zijn engagementtools bedoeld om de bedrijfscultuur en de algemene gesteldheid van de medewerkers binnen het bedrijf te monitoren. Ze verzamelen en presenteren regelmatig informatie over betrokkenheid om inzicht te geven in de gedachtes en behoeftes van werknemers.

Leermanagement

Leermanagementplatforms of -modules bieden medewerkers en managers een plek om de voortgang van professionele ontwikkelingsplannen te maken en te volgen. Veel bedrijfsoplossingen zullen grote databases met leerdocumenten bevatten, en zullen zijn geïntegreerd met bronnen van derden. Het doel van deze HR-tools is ervoor te zorgen dat medewerkers hun vaardigheden en kennis voortdurend ontwikkelen.

Opvolgingsbeheer

Opvolgingsbeheer refereert aan het systematisch en pro-actief plannen van vacatures in belangrijke managementposities. Deze HR-tools identificeren toekomstige vacatures in belangrijke posities, en vinden werknemers die hier geschikt voor zouden zijn. Hierna biedt het, indien nodig, een programma aan om die persoon te begeleiden naar de nieuwe positie. Dit zijn vaak modules van grotere prestatie- en leerbeheersystemen.

Personeelsplanning

Net zoals opvolgingsbeheer helpen hulpmiddelen voor personeelsplanning je met het identificeren van trends in behoud en verloop. Ook help je hiermee bedrijfsdoelen te formuleren en toekomstige HR-behoeftes te signaleren. Dit soort hulpmiddelen geven je teams inzicht in de mogelijke veranderingen binnen de organisaties, en bieden hen houvast om om te gaan met deze nieuwe vereisten.

Voorbeelden van wervingtools

Nu we hebben gekeken naar de belangrijkste soorten HR-tools, worden de verschillen tussen de wervingsplatforms steeds duidelijker.

De drie belangrijkste soorten wervingstools zijn:

• ATS systeem
• Candidate Relationship Management (CMS)
• Sollicitatie- en beoordelingssoftware
  

Er zijn enkele basishulpmiddelen die het communiceren, verzamelen van informatie en schrijven van vacatureteksten kunnen automatiseren. Hier komen we op terug aan het eind van het artikel.

ATS systeem

Een ATS systeem wordt gebruikt als centrale hub voor het verwerken van sollicitanten, het organiseren van vacatures, het verwerken van CV's en het traceren van interviews. De hoeveelheid CV's die bedrijven online ontvangen, heeft ervoor gezorgd dat een ATS systeem een standaard procedure is voor recruiters.

94% van alle bedrijven die een ATS systeem gebruiken, geven aan dat hun wervingsproces, waaronder de wervingstijd, -kwaliteit en -kosten, flink is verbeterd. Dit komt doordat ATS systeem's repetitieve en tijdrovende taken automatiseren en stroomlijnen, terwijl de kandidaten op een heldere en consistente wijze virtueel inzichtelijk worden gemaakt.

Candidate Relationship Management (CMS)

Aan de andere kant werken CRM's naast de ATS systeem's met het sourcen van kandidaten door talentpools te bouwen en te beheren. Middels recruitmentmarketing zorgen deze hulpmiddelen dat passieve kandidaten worden gevoed. Wanneer de vacature wordt gepubliceerd, heb je altijd gekwalificeerde mensen achter de hand.

Terwijl een ATS systeem zich primair richt op sollicitanten, richten CRM's zich op de grotere potentiële kandidatenpool. Samen kunnen deze twee platforms worden gebruikt om de effectiviteit en efficiëntie van het wervingsproces van een bedrijf drastisch te verbeteren.

Software voor interviews en assessment

Het derde type wervingstool, sollicitatiesoftware, wordt steeds vaker in ATS systeem- en CMS-platforms geïntegreerd. Als op zichzelf staande tools bieden ze online, realtime interviewmogelijkheden, via video of audio. Ze stellen recruiters ook in staat om interviews op te nemen om ze in hun eigen tijd te beoordelen.

Moderne interviewsoftware haalt zelfs data uit de woordkeuze, manier van spreken en gezichtsuitdrukking van de individuele kandidaat. Hiermee kan beoordeeld worden of de betreffende kandidaat wel of niet binnen de functie past.

Andere wervingtools

Recruiters kunnen gebruik maken van honderden kleinere tools om een ​​klein deel van het wervingsproces te verbeteren. Enkele hiervan zijn:

• Recruitment-chatbots die gebruikmaken van AI om basale berichten te sturen. Dit zijn vaak eenvoudige taken, zoals het beantwoorden van basisvragen en het plannen van interviews. Ze kunnen buiten kantooruren worden ingezet of tijdens piekuur, om werkdruk weg te nemen.
• Social media-schrapers die sociale mediawebsites doorzoeken op bepaalde woorden en zinnen die verband houden met een vacature. Dit wordt gebruikt om sneller kandidaten te vinden en te contacteren.
• Tekstanalysatoren die de vacaturetekst lezen en beoordelen. Ze voorspellen of de vacature effectief zal zijn, of dat het risico bestaat dat bepaalde demografische gegevens uit het bericht worden verwijderd.
  

De opties voor de HR- en wervingstools die vandaag op de markt zijn, zijn net zo gevarieerd als de bedrijven en individuen die ze zullen gebruiken. Het is belangrijk om het verschil tussen platforms te begrijpen en de specifieke behoeften van uw bedrijf goed te begrijpen.

Hoe je de juiste ATS systeem kiest

Zoals eerder vermeld, zijn er anno 2018 ongeveer 1400 unieke recruitment software op de markt. Enkel de ATS systeem-markt is anno 2019 meer dan $12 miljard dollar waard. Als gevolg hiervan is het vaak verwarrend en ontmoedigend om het juiste ATS systeem te kiezen. Er zijn te veel opties, waardoor je de belangrijke keuze op een systematische en objectieve manier moet maken.

De twee belangrijkste variabelen die van invloed zijn op de ATS systeem-provider die je kiest, zijn het type platform (of hosting) en de bedrijfsgrootte.

De belangrijkste ATS systeem-categorieën voor het platformtype zijn:

• Software as a service (SaaS). Dit zijn volledige, kant-en-klare oplossingsproviders die je platform- en bedrijfsgegevens hosten op een cloudgebaseerde server. Ze bieden doorgaans installatie, ondersteuning en doorlopend klantsuccesbeheer zodat je het product optimaal kunt gebruiken. Veel bedrijven stappen over op een SaaS-platform vanwege het gebruiksgemak en de voortdurende toegankelijkheid, waar ter wereld de medewerkers zich ook bevinden.
• On-site. Dit zijn softwareplatforms die worden gehost op de eigen IT-infrastructuur van het bedrijf. Voordelen zijn de op maat gemaakte beveiligings- en gegevensonderhoudsmogelijkheden, maar het nadeel is het onderhoud en IT-mankracht om dit te onderhouden.
• Integraties. Dit zijn kleinere, modulaire oplossingen die met elkaar kunnen worden geïntegreerd om een ​​volledig ATS systeem te creëren. ATS systeem-integraties zijn geweldig voor kleinere bedrijven met een beperkter budget en stellen je in staat om alleen de oplossingen te kiezen die jij nodig hebt.
  

Dit zijn doorgaans de verschillende categorieën bedrijfsgroottes en -types:

• Enterprise. Grote bedrijven, doorgaans met meer dan 5.000 werknemers. Fysiek bevinden ze zich op veel verschillende locaties. Ze hebben complexe vereisten voor werving en gegevensbeheer.
• Kleine of middelgrote bedrijven (MKB). Bedrijven met honderden werknemers, die geografisch verspreid kunnen zijn. Ze hebben minder krachtige ATS systeem-functies en dataopslag nodig dan Enterprise-clienten.
• Agency. Zij hebben doorgaans grote hoeveelheden gegevensopslag en verwerkingscapaciteit voor sollicitanten nodig, vanwege het grotere aantal sollicitanten.
  

Stap één is het kiezen van de juiste ATS systeem. Hierna is het belangrijk om je bedrijfsbehoeftes te formuleren, en te bepalen in welke van de bovengenoemde categorieën je past. Hierdoor vind je focus in je zoektocht naar het juiste product.

Een stappenplan in het kiezen van een ATS systeem

De vijf belangrijkste stappen om de juiste ATS systeem te kiezen zijn:

1. Bepaal je behoeftes
2. Bepaal een budget
3. Bekijk de opties
4. Maak een proefrit met jouw keuze
5. Maak een selectie
   

In dit gedeelte zullen we op inzoomen op elke individuele stap, zodat je kunt beginnen met het kiezen van de best mogelijke ATS systeem voor jouw bedrijf.

1. Evalueer uw behoeften

Zoals gezegd, is de eerste stap in elk besluitvormingsproces om te bepalen wat je bedrijf nodig heeft. Je kunt dit proces starten door alle denkbare vereisten die je recruitmentproces kunnen verbeteren duidelijk te formuleren.

Maar deze stap mag nooit in een vacuüm worden gedaan. In plaats daarvan moet je samenwerken met je wervingsteamleden en alle belangrijke belanghebbenden (zoals wervingsmanagers) in het hele bedrijf. Door een eenvoudige enquête te sturen via e-mail of een platform zoals SurveyMonkey, krijgt u goed inzicht in wat je bedrijf nodig heeft van een ATS systeem.

De beste manier om dit proces te faciliteren, is door de tijd te nemen om het op te lossen probleem duidelijk te identificeren en te definiëren. De op te lossen problemen in het recruitmentproces, en de verbeteringen die hierin doorgevoerd moeten worden, moeten helder zijn. Het inbrengen van meningen uit het hele bedrijf zal helpen met het ophelderen van deze problemen en zal helpen om de zoektocht naar de platforms en functies te sturen.

In dit stadium denk je na over de functies die je wel nodig hebt, en de functies die je niet nodig hebt (hier komen we later in dit artikel op terug). Hierdoor kun je vragen opstellen voor de ATS systeem-aanbieders gedurende de beoordelings- en selectiefasen.

2. Bepaal een budget

De volgende stap in het kiezen van een ATS systeem is het bepalen van je budget, en het bepalen van je rendement op die investering. Zet alle voordelen van een ATS systeem voor jouw bedrijf op een rij, en bereken of die voordelen de investering van het platform waard zijn.

Wees in dit stadium goed op de hoogte van de standaardprijsmodellen van ATS systeems. Doorgaans brengt een ATS systeem-provider per actieve taak kosten in rekening. Je betaalt een vast tarief per gepromote en verwerkte vacature. Ook kunnen er kosten verbonden zijn aan klantenondersteuning en -onderhoud.

Maak een lijst van alle potentiële kosten, stel duidelijk je budget vast en maak vervolgens een lijst met onmisbare voordelen en KPI-verbeteringen die nodig zijn om je beoogde ROI te behalen. Het is belangrijk om je beoogde ROI te koppelen aan een specifiek bedrijfsgerelateerd resultaat (d.w.z. een kortere invultijd leidt tot hogere inkomsten). Dit maakt het gemakkelijker om je pitch te verkopen aan de besluitvormers van het bedrijf.

3. Beoordelingsopties

Heb je eenmaal je behoeftes en je budget bepaald, dan kun je beginnen met marktresearch doen naar de verschillende platforms. Hiervoor moet je goed moet weten wat voor soort bedrijf je hebt en welke ATS systeem infrastructuur hierbij past.

Enkele belangrijke overwegingen om in gedachten te houden:

• Zorg dat je je concentreert op software die het werk niet gecompliceerder maakt.
• Het platform moet worden geïntegreerd met alle tools die je momenteel hebt.
• De ATS systeem moet aan je kernvereisten voldoen.
• De ATS systeem zou je hele wervingsproces moeten verbeteren, niet slechts één of twee onderdelen ervan.
• Het moet makkelijk te leren en gebruiksvriendelijk zijn, zodat je team zich maximaal in kan zetten.
• Vind een bedrijf dat een partner zal zijn, niet alleen een aanbieder. Eén waarop je kan bouwen en die voortdurend beschikbaar is om de resultaten te verbeteren.
  

Dit zijn ambitieuze doelen voor wanneer je voor het eerst naar platforms gaat kijken. Gelukkig zijn er veel online bronnen die je helpen toegang te krijgen tot de meest potentiële platforms. Websites zoals Capterra, TrustRadius of G2Crowd bieden allemaal gedetailleerde en authentieke beoordelingen van echte klanten, functievergelijkingstabellen en diepgaande inzichten in platformprestaties en betrouwbaarheid.

Na wat onderzoek te hebben gedaan naar verschillende ATS systeems, heb je waarschijnlijk een korte lijst opgesteld met opties. Neem contact op met iedere provider voor een kennismakingsgesprek, een demo en een uitgebreide testrit.

4. Maak een proefrit met de gekozen systemen

Zodra je een lijst met ATS systeems hebt samengesteld, wordt het tijd om een uitgebreide testversie van elk platform aan te vragen. Je team en jij zullen de platforms nu in de echte wereld gaan testen, om erachter te komen of het platform past bij de werkflow en de werkstijl van je team.

Tijdens deze fase is het belangrijk om het platform op een realistische wijze te testen. Maak een algemene keuring van het platform. Let op hoe de specifieke functies presteren. Noteer bedenkingen of onnodige functies die je processen bemoeilijken. Betrek je team in de keuring voor een zo breed mogelijk perspectief.

Vanuit deze keuring blijven er één of twee platforms over. Ga terug naar je budget en het rendement op de investering en bepaal welk platform het meest waar voor je geld is.

5. Aan de slag

Zodra er een platform is geselecteerd, is het tijd om samen te werken met de ATS systeem-provider om dingen op te zetten met je IT-afdeling en wervingsteam. Werk in het implementatie- en onboardingproces nauw samen met de provider en zorg ervoor dat uw team in elke fase betrokken blijft.

Zodra het volledig is geïmplementeerd, check je regelmatig of het team het platform op de juiste manier gebruikt. Controleer op variabelen zoals gebruiksgemak, procesverbeteringen en algemene wervingsresultaten. Volg en bewaak continu je kern-KPI's, zodat je alle uitgaven op het platform kunt verantwoorden.

Vragen over ATS systeems

Gedurende het kiesproces van een ATS systeem, is het aan te raden om een lijst met belangrijke vragen bij te houden, die je aan elke provider kunt stellen. De vragen hebben betrekking op je kernvereisten en budgetoverwegingen en zullen uiteindelijk duidelijkheid bieden over welke platforms je beter wil leren kennen, en welke je uit je overwegingen wil verwijderen.

De manier waarom je deze vragen genereert - en de antwoorden hierop volgt - is geheel aan jou. Maar bij het opstellen van een vragenlijst helpt het om je te concentreren op de volgende gebieden:

• Betrokkenheid van kandidaten
• Kandidaatbeheer
• Planning en sollicitatiegesprekken
• Rapportage
• Integraties
• Beveiliging
• Ondersteuning
• Gebruikerservaring
  

In dit gedeelte behandelen we vragen over ieder onderwerp.

Kandidaatbetrokkenheid

• Hoe is dit platform gebouwd om gemakkelijk nieuwe kandidaten te vinden?
• Welke samenwerkingsverbanden heb je met grote vacaturesites?
• Welke functies zijn er om de beste kandidaten aan te bevelen?
• Hoe scant het platform cv's en hoe markeert het potentiële kandidaten?
• Kunt je me door het sollicitatieproces voor kandidaten leiden?
• Welke functies heeft dit platform om de employer branding te verbeteren?
• Hoe ziet het proces voor het plaatsen van vacatures er van A tot Z uit?
• Welke functies zijn er om met sollicitanten te communiceren?
  

Kandidaatmanagement

• Welk proces wordt er gehanteerd om kandidaten door de pijplijn te loodsen?
• Welke functies voor taakbeheer biedt het platform?
• Hoe maakt het platform samenwerkingsgerichte recruitment mogelijk?
• Welke informatie kan aan kandidaatprofielen worden toegevoegd?
• Welke opties voor e-mailsynchronisatie zijn er, om communicatie met kandidaten importeren?
• Hoe worden vacatures en documentatie beheerd?
• Zijn er functies die de diversiteit in werving ondersteunen?
  

Inplannen en sollicitatiegesprekken

• Is het mogelijk om het pre-screeningproces bij vacatures aan te passen?
• Zijn er geautomatiseerde planningsfuncties voor interviews?
• Synchroniseert het platform met kalenders en kamerboekingen bij het inplannen van sollicitatiegesprekken?
• Welke vooraf gemaakte interview- en scorecardkits zijn er beschikbaar op het platform?
• Hoe worden de interviewresultaten bijgehouden?
• Hoe worden opmerkingen en feedback verzameld en bijgehouden voor elke kandidaat?
  

Rapporteren

• Welke vooraf gemaakte rapportsjablonen biedt je aan?
• Kun je aanpasbare KPI's maken om vervolgens bij te houden?
• Zijn er geautomatiseerde rapportage-opties?
  

Integraties

• Wat zijn de belangrijkste wervings- en HR-softwareplatforms waarmee je integreert?
• Kun je integreren met mijn huidige platforms?
• Zijn er add-on-integraties die op een later tijdstip aan het platform kunnen worden toegevoegd?
  

Beveiliging

• Voldoet het systeem aan alle gegevens- en privacywetten?
• Waar wordt alle data opgeslagen?
• Hoe worden de gegevens beveiligd en versleuteld?
• Wat is je protocol in geval van een datalek?
  

Support

• Welke ondersteuning biedt je voor implementatie en onboarding?
• Verzorg je training voor alle teamleden die het product gebruiken?
• Krijgen we een Account Manager en Customer Success Manager toegewezen?
• Wat zijn je ondersteuningsuren?
  

Gebruikerservaring

• Hoe makkelijk is het om dit platform te implementeren?
• Wat is een gebruikelijke leertijd voor nieuwe gebruikers?
• Heeft u casestudy's omtrent het gebruiksgemak of de algemene gebruikerservaring?
  

ATS systeem implementatie

De meest overgeslagen stap in het kiezen van een ATS systeem-systeem is de voorbereiding op de implementaties.

Bij het succesvol implementeren van een ATS systeem, zijn er drie gebieden die extra aandacht vereisen:

• Iedereen aan boord van de ATS systeem krijgen
• Bepalen van wervingsdoelen
• Hulp van leveranciers identificeren en gebruiken
  

Krijg iedereen aan boord

Wanneer je een nieuw systeem implementeert of een oud systeem vervangt, is het belangrijk dat je hele team hiervan op de hoogte is. Maak eerst goed duidelijk dat het nieuwe systeem de prestaties over de hele linie zal verbeteren. Doe dit door casestudy's of statistieken te raadplegen die laten zien hoe andere bedrijven hebben geprofiteerd van het gebruik van de geselecteerde ATS systeem.

Dit zal je team helpen om zich te concentreren op de voordelen van de nieuwe software.

Kijk ook naar het aanbieden van trainingen voor nieuwe gebruikers. Zorg ervoor dat je team goed met de software heeft geoefend voordat je live gaat.

Doelen verhelderen

Met duidelijke doelen en meetbare statistieken kun je je personeel op de voet volgen. Om dit met succes te doen, bepaal je eerst je successtatistieken.

• Zorg voor wervingsdoelen voor op de korte én lange termijn
• Houd de metingen bij met een doorlopend plan, zodat je verbeteringen kan blijven doorvoeren.
  

Bedrijven meten wervingsstatistieken op verschillende manieren, dus zorg ervoor dat je bedrijf de meest actuele en relevante wervingsstatistieken raadpleegt.

Hulp van leveranciers identificeren en raadplegen

Leveranciers zijn experts in het implementeren van hun ATS systeem. Zij weten precies wat er al is geprobeerd en wat er wel en niet werkt.

In verschillende maten bieden veel ATS systeem-leveranciers hulp bij de implementatie, afhankelijk van de bedrijfsgrootte of de wervingsteams. Voor kleinere klanten zullen sommige leveranciers casestudy's aanbieden van succesvolle implementaties. De meeste leveranciers mobiliseren hun consultants om te helpen bij elke stap van het proces.

Doe hier vooral je voordeel mee en zorg dat je zoveel mogelijk hulp en ondersteuning krijgt tijdens je ATS systeem-installatie.

Ten slotte, plan vooruit!

Doe dit door je pijnpunten op te sommen, door duidelijk met je team en de leverancier te communiceren, door om hulp te vragen als je die nodig hebt. En ga daarna live. Wil je een echte expert worden in het bijspijkeren van je team op gebied van je ATS systeem? Bekijk dan onze ATS systeem Onboarding-gids.

Checklist voor ATS systeem

De verscheidenheid en complexiteit van ATS systeems op de huidige markt kunnen ervoor zorgen dat je overweldigd raakt door alle functies. Het kan niet genoeg benadrukt worden hoe belangrijk het is om een ​​duidelijk inzicht te hebben in de behoeften van je bedrijf en de algemene ROI-doelen. Hierdoor kun je je beter concentreren op de functies die het wervingsproces verbeteren.

Om u een overzicht te geven van de functies waaruit je kunt kiezen in een typische ATS systeem, hebben we een korte checklist samengesteld. Gebruik dit bij het maken van een shortlist met vereisten.

• Geautomatiseerde achtergrondonderzoeken
• Geautomatiseerde evaluatie van kandidaten
• Geautomatiseerde rapportage en vooraf gemaakte sjablonen
• Geautomatiseerde planning
• Booleaans zoeken, AI-gestuurde CV verwerking
• Carrièresite-bouwer
• Aangepaste tags en filters
• Gegevensbeveiliging
• Eenvoudige sollicitatieformulieren
• Gratis proef- of testrit
• Integraties met andere technische software
• Volgen van interviewresultaten
• Intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface
• Vacaturebank-analyse en aanbevelingen op basis van succespercentages
• Mobiele app
• Mobielvriendelijk in elke gebruiksfase (gericht op werknemers en kandidaten)
• Meerdere talen
• Doorlopende ondersteuning en training
• Posten op meerdere vacaturesites tegelijk
• Beoordeling en rangschikking van kandidaten
• Werving via sociale media
• Sourcing-extensie
• Beheer van talentpool
• Teamnotities
• Kandidaten sms'en
• Video-interviews
  

Deze checklist is niet volledig en mag alleen gebruikt worden ter begeleiding van je ATS systeem-screening. Nadat je het proces van het bepalen van je behoeften en het maken van een shortlist met must-haves hebt doorlopen, zul je waarschijnlijk meer specifieke functievereisten hebben. Dankzij enorme technologische ontwikkelingen en een bloeiende ATS systeem-markt, bestaat er ongetwijfeld een platform dat precies aan je behoeften voldoet.

Verder gaan dan de ATS systeem: talentacquisitie en talentmanagement

Tot nu toe hebben we ons voornamelijk gericht op het ATS systeem en de voordelen ervan voor top-of-funnel kandidatenbeheer. ATS systeems zijn fantastische oplossingen voor het stroomlijnen en verbeteren van het algehele wervingsproces. Maar als je je uitsluitend op de ATS systeem richt, gaat je voorbij aan een wereld van platformen en processen voor talentacquisitie en -beheer die óók gunstig kunnen zijn voor je werving.

Deloitte noemt bedrijven die experimenteren met verschillende technische oplossingen de grootste verstoorder in talentacquisitie en talentmanagement. De rijkdom aan technologie stelt recruiters in staat om vrijwel elke fase van het talentacquisitie- en talentmanagementproces te automatiseren, te stroomlijnen en te verbeteren.

In het laatste deel van dit artikel gaan we het hebben over de rol die de talentacquisitieplatforms en het talentmanagement aannemen zodra een kandidaat is aangenomen.

De rol van software voor talentacquisitie

De discussie over talentacquisitie sluiten we af met een ​​startpunt voor talentmanagement. We geven een korte samenvatting van de rol die deze platforms spelen in het wervingsproces.

Talentacquisitiesoftware, zoals de ATS systeem en CRM, wordt gebruikt door recruiters om de volgende wervingsfases te stroomlijnen en automatiseren:

• Sourcing: Platforms zoals de ATS systeem verbeteren de schaal en snelheid waarmee kandidaten kunnen worden beoordeeld. Ze zorgen er ook voor dat de vaardigheden van kandidaten nauwkeuriger kunnen worden afgestemd op de specifieke functie-eisen.
• Selecteren: de ATS systeem stroomlijnt ook het proces van het screenen, beoordelen, plannen en interviewen van kandidaten. Het haalt werk weg van de recruiters en het verkort de totale invultijd.
• Betrokkenheid: zodra kandidaten in het systeem staan, nemen CRM-platforms de taak over om met kandidaten te communiceren en hen betrokken te houden bij het bedrijf. Ze zijn samen met wervingsmarketingplatforms, employer branding-tools en recruiter-chatbots ontworpen om van een ​​sollicitant een medewerker te maken en om een ​​talentfunnel beschikbaar te houden voor toekomstige kansen.
• Onboarding: ATS systeem- en CRM-platforms kunnen ingezet worden voor training en oriëntatie voor nieuwe medewerkers, en bestaan uit activiteiten als video's, seminars, online tutorials en sjablonen. Talentacquisitie en talentmanagement ontmoeten elkaar hier. Een goede onboarding is de eerste stap naar goed geïnformeerde nieuwe medewerkers die in staat worden gesteld om hun werk goed uit te voeren. De algehele tevredenheid en retentiegraad zal hierdoor in de loop van de tijd verbeteren.
  

Hoewel platforms voor talentacquisitie elk van deze kernfasen van werving drastisch kan verbeteren, is het van cruciaal belang dat deze tools ook gekoppeld worden aan een gedegen strategie. Door een effectieve en herhaalbare strategie voor talentacquisitie op te zetten, vindt je de best mogelijke kandidaat en kun je ze klaarstomen voor succes.

Volgens een recente presentatie van de Society for Human Resource Management (SHRM) zijn de zes belangrijkste elementen voor het opbouwen van een effectieve strategie voor talentacquisitie:

1. Personeelsplanning uitvoeren
2. Bouwen aan je werkgeversmerk
3. Sourcing en werving van sollicitanten
4. Recruitmenttechnologie benutten
5. Een effectief onboarding-programma ontwikkelen
6. Gegevensanalyse gebruiken
   

Recruiters moeten ervoor zorgen dat deze elementen op een grondige en objectieve manier wordt aangepakt, zodat de algehele strategie voor talentacquisitie de best mogelijke resultaten oplevert. Naarmate technologieën zoals AI blijven evolueren, wordt het steeds crucialer om gebruik te maken van wervingstools en te leunen op data-analyse.

Wat is talentmanagement?

Talentmanagement is een brede term die talentacquisitie omvat, maar ook alle stappen die volgen nadat een medewerker is aangenomen. Bedrijven gebruiken dit proces om werknemers systematisch aan te nemen, te trainen, en hun talent te ontwikkelen en te behouden. Op die manier komen talenten het best tot hun recht, en heeft het bedrijf hier optimaal profijt van.

Over het algemeen kan talentmanagement worden onderverdeeld in de volgende zeven componenten:

• Strategische planning omtrent bedrijfsdoelen
• Talentwerving en onboarding
• Prestatiemanagement
• Leermanagement en engagement
• Compensatiemanagement
• Loopbaan- en professionele ontwikkeling
• Opvolgingsplanning en exits
  

Het doel van een talentmanagementstrategie is ervoor te zorgen dat medewerkers hun potentieel volledig benutten en het gevoel hebben dat je als bedrijf geeft om hun algehele welzijn en ontwikkeling.

Vooral dat laatste is belangrijk. Volgens een recent onderzoek zegt 74% van de werknemers zich meer tevreden en gemotiveerd te voelen, en zijn ze loyaler aan hun bedrijf als ze weten dat de werkgever om hun welzijn geeft. Talentmanagement is een belangrijk onderdeel om aan je werknemers te laten weten dat het bedrijf om hun welzijn geeft.

De markt voor talentmanagementsoftware

Net zoals bij talentacquisitie is de markt voor software voor talentmanagement enorm. Transparency Market Research voorspelt dat deze markt, bestaande uit honderden unieke oplossingen, tegen 2026 een wereldwijde waarde bereikt van meer dan $12 miljard dollar.

Momenteer richten softwareleveranciers voor talentmanagement zich doorgaans op de volgende gebieden:

• Talentacquisitie
• Onboarding en betrokkenheid
• Ontwikkeling van medewerkers
• Prestatiemanagement
• Opvolgingsplanning
• Personeelsplanning

Zoals je kunt zien, overbruggen veel van deze platforms de kloof tussen werving, onboarding en talentbeheer. Dat komt omdat het uiteindelijke doel voor de meeste recruiters is om een ​​gestroomlijnd proces te genereren dat naadloos overgaat tussen elke fase van het talentmanagementproces.

Het talentmanagementproces

Het is je waarschijnlijk niet ontgaan: talentmanagement is een nogal brede term die verschillende stadia van de levenscyclus van een werknemer bij een bedrijf kan omvatten. Er is geen 'one size fits all'-benadering is voor talentmanagement. De verschillende programma's variëren in omvang, reikwijdte en inhoud, en zijn afhankelijk van de behoeften en middelen van het bedrijf en de werknemers.

Het "talentmanagementmodel" is een goed startpunt voor de creatie van je eigen proces en procedures. Elke fase van dit model omvat vele individuele stappen, waaraan je met je team moet werken.

De componenten van het talentmanagementmodel zijn:

• Plannen
• Aantrekken
• Selecteren
• Ontwikkelen
• Behouden
• Overstappen
  

Elk van deze zes componenten kunnen onderverdeeld worden in vele unieke onderdelen van de talentmanagementstrategie.

Planning

• Bedrijfsdoelen vaststellen
• Vaststellen welke rol werving en talentbeheer heeft binnen die doelen
• Personeelsplanning om de huidige en toekomstige behoeften te bepalen
• Merk- en berichtenstrategie van de werkgever
• Identificeren van gewenste werknemerskwaliteiten en -eigenschappen die leiden tot succes
• Ontwikkeling van een bedrijfscultuur
  

Aantrekken

• Het identificeren van functie-eisen (dwz vereiste vaardigheden, opleiding, enz.)
• Het ontwikkelen van een kandidaat-persona
• Het schrijven van wervingsadvertenties die je doelgroep aanspreken
• Het plaatsen van wervingsadvertenties op zeer potentiële bronnen
• Sociale werving, nichewebsites, verwijzingsprogramma's en talent pijplijnbetrokkenheid
  

Selecteren

• Een ATS systeem gebruiken om gekwalificeerde kandidaten te screenen en te shortlisten, en om contact met hen op te nemen
• Interviewen van kandidaten, en hun voortgang door de pijplijn volgen
• Samenwerkingsgerichte recruitment met behulp van input van je teamleden.
• De aanwerving kiezen en vacatures uitbreiden
• Beheer van voorwaardelijke vergoedingen en voordelen
  

Ontwikkeling

• Een gedetailleerd onboarding-programma opstellen waarmee je het bedrijf introduceert en de nieuwe medewerker traint in hun rol
• Korte- en langetermijndoelen opstellen om de nieuwe medewerker al in een vroeg stadium te betrekken en de vaardigheden van medewerkers te vergroten
• Regelmatig met de werknemer communiceren over hun loopbaantraject en persoonlijke doelen
• Samen met de werknemer een loopbaanplan maken
  

Behouden

• Regelmatig prestatiebeheersessies opzetten, zodat feedback gedeeld kan worden, en zorgen besproken kunnen worden
• Betrokkenheid en welzijn bewaken met behulp van anonieme tools die eerlijke feedback aanmoedigen
• Vasthouden aan vastgestelde ontwikkelingsplannen en de werknemer belonen waar nodig
  

Overgang

- Het identificeren van werknemers die potentie hebben om door te schuiven naar functies met meer verantwoordelijkheid

- Het promoten van de kandidaten die hebben bewezen klaar te zijn voor meer verantwoordelijkheid

- Opvolgingsplanning die ervoor zorgt dat getrainde werknemers klaar zijn om de plek in te nemen van vertrekkend senior personeel

- Het voeren van eerlijke exit-interviews om erachter te komen wat er goed ging en wat verbeterd kan worden in elke fase van het talentmanagementproces

9 voordelen van talentmanagement

Als het goed wordt gedaan, biedt talentmanagement bedrijven veel voordelen. Het kerndoel van talentmanagement is om het potentieel van een medewerker volledig te benutten. Dit begint met een sterke talentacquisitie en wordt voortgezet via een gedegen talentmanagementstrategie.

Hier zijn enkele voordelen van het implementeren van een talentmanagementstrategie, voor zowel werknemers als het bedrijf:

• Bouwen aan uw bedrijfsvisie: omzetdoelen, cultuur, werknemerstevredenheid en merkreputatie.
• Het beste talent behouden: in de eerste plaats regelmatig het beste talent aannemen, en ervoor zorgen dat ze nergens anders heen gaan zodra ze zich bij je team voegen.
• De concurrentie verslaan: jezelf neerzetten als de meest wenselijke plek om te werken in je marktsegment en ervoor zorgen dat het beste beschikbare talent voor jou werkt, en niet voor de concurrentie.
• De reputatie van het bedrijf opbouwen: jezelf neerzetten als de beste werkplek en je klanten laten zien dat je een bedrijf bent dat voor zichzelf zorgt, zodat zij voor hun klanten zorgen.
• Betere besluitvorming: grote pools van gegevens en analyses rond elk onderdeel van talentacquisitie en -beheer. Hierdoor worden beslissingen intelligent genomen vanuit een holistische blik op de situatie.
• Efficiënte en effectieve prestaties: werknemers weten wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen doen om het beste resultaat voor het bedrijf te garanderen.
• Betere werktevredenheid: werknemers voelen zich aangemoedigd en verzorgd, waardoor de algehele tevredenheid en retentiepercentages verbeteren.
• Betere motivatie en betrokkenheid: werknemers zijn meer gemotiveerd om goed werk te leveren en zijn betrokken bij de doelen en resultaten van het bedrijf.
• Betere carrièremogelijkheden voor werknemers: solide leer- en ontwikkelingsprogramma's zorgen ervoor dat werknemers blijven groeien, wat leidt tot nieuwe doorgroeimogelijkheden.
  

Zoals je hopelijk geleerd hebt, wordt geen enkel platform of HR-taak in een bubbel gedaan. Talentacquisitie en talentmanagement maken beide deel uit van hetzelfde algemene doel: het vinden, aannemen en behouden van het best mogelijke talent.

De kern van dit proces is het Applicant Tracking System (ATS systeem). De zoektocht naar de perfecte medewerker begint met intelligente sourcing en betrouwbare screening, wat beide bereikt wordt door een ATS systeem. De juiste kandidaat vinden voor de functie kan moeilijk zijn, dus je moet zorgen voor de best mogelijke tool binnen je wervingsproces.

Bij het kiezen van je tech-stack, begin je dus met het vinden van de ATS systeem die het best past bij je behoeften en budget. Met behulp van ingebouwde functies voor data-analyse kun je je sourcing- en screeningsprocessen voortdurend aanpassen en testen voor een efficiënter wervingsproces. Zodra deze kernbouwsteen zijn gezet, en je er zeker van bent dat je toptalent binnenhaalt, kun je je concentreren op de rest van het talentbeheerproces. Dit zorgt ervoor dat de gewonnen medewerkers ook daadwerkelijk lang blijven.