Effectieve sollicitatiegesprekken: tips voor werkgevers

Voor werkgevers is het sollicitatiegesprek niet alleen het moment waarop ze de vaardigheden, motivatie en persoonlijkheid van kandidaten beoordelen, maar ook het moment waarop ze een goede indruk willen achterlaten op sollicitanten. Er moet tenslotte van beide kanten een ‘match’ zijn. In dit artikel geven we tips aan werkgevers voor het voorbereiden, voeren en evalueren van sollicitatiegesprekken, zodat het wervingsproces de beste resultaten oplevert. 

Wat is een sollicitatiegesprek?

Een sollicitatiegesprek is een formeel gesprek tussen een kandidaat en een werkgever. Afhankelijk van het bedrijf en de functie kunnen er één of meerdere sollicitatiegesprekken plaatsvinden. Meestal volgt het sollicitatiegesprek op een kennismakingsgesprek (en eventueel een selectie-assessment), op basis waarvan de recruiter beoordeelt of de kandidaat globaal aan de functievereisten voldoet en of persoonlijkheid en motivatie aansluiten bij de rol en het bedrijf. Het kennismakingsgesprek geeft de kandidaat de kans om meer te weten te komen over de functie en het bedrijf. 

Wanneer beide partijen na dit gesprek positief zijn, wordt het sollicitatiegesprek afgenomen. In dit gesprek wordt dieper ingegaan op de vaardigheden, ervaring en competenties van de kandidaat. Het gesprek vindt bij voorkeur fysiek plaats, maar als dat niet mogelijk is, kan het ook via een videoverbinding. Naast de recruiter zijn vaak de hiring manager en teamleden aanwezig om aanvullende vragen te stellen. 

De kandidaat krijgt onder andere gedetailleerde vragen over eerdere werkervaring en moet vaak reageren op scenario’s uit de praktijk, zodat de werkgever een beter beeld krijgt van hoe de kandidaat in bepaalde situaties handelt. Er wordt niet alleen gekeken naar de geschiktheid voor de functie, maar ook naar hoe goed de kandidaat binnen het team en de bedrijfscultuur past, of een aanvulling kan zijn.

Het sollicitatiegesprek is altijd tweerichtingsverkeer

Het sollicitatiegesprek is altijd tweerichtingsverkeer: de werkgever wil de beste kandidaat selecteren voor de openstaande functie, terwijl de kandidaat de werkgever en de bedrijfscultuur beoordeelt. Als werkgever is het dus erg belangrijk om een goede indruk achter te laten, zeker in tijden van arbeidskrapte.  Lees daarom verder voor onze tips over het voorbereiden en voeren van succesvolle sollicitatiegesprekken.

Hiring managers realiseren zich niet altijd dat een sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is. Ze richten zich vaak vooral op hun eigen indruk van de kandidaat. Het kan gebeuren dat zij enthousiast zijn over een kandidaat, maar dat die zich terugtrekt omdat het gesprek niet prettig verliep; ze hadden bijvoorbeeld het gevoel dat ze niet goed genoeg gehoord werden. Wanneer dit gebeurt, zijn hiring managers vaak verbaasd.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Na het sollicitatiegesprek

Na de sollicitatiegesprekken kan er, afhankelijk van het bedrijf en de functie, een extra opdracht worden ingepland om de vaardigheden, persoonlijkheid en competenties van de kandidaat verder te testen. Daarna houden sommige bedrijven nog een ronde persoonlijke gesprekken. Bij collaborative hiring, waarbij meerdere teamleden betrokken zijn bij de selectie, is dit bijvoorbeeld gebruikelijk.

Voordat een officieel aanbod wordt gedaan, kan er ook een achtergrondcontrole plaatsvinden. Denk aan het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), het doen van een strafbladcheck of controleren van de kredietwaardigheid. Als het achtergrondonderzoek succesvol verloopt, wordt de kandidaat een aanbod gedaan. Het is cruciaal dat dit snel gebeurt om vertragingen in het wervingsproces te voorkomen. 

Na het aanbod volgt meestal een arbeidsvoorwaardengesprek, waarin de details van de arbeidsovereenkomst worden besproken, zoals salaris, vakantiedagen en andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Hierna kan nog een laatste gesprek plaatsvinden waarin eventuele vragen van de kandidaat worden beantwoord, aanvullende informatie wordt verstrekt en er ruimte is voor wederzijdse feedback.

Tips voor het voorbereiden van een sollicitatiegesprek als werkgever

Het is belangrijk om veel aandacht te besteden aan het voorbereiden van de sollicitatiegesprekken. Alleen met een goede voorbereiding zorg je ervoor dat de sollicitatiegesprekken gestructureerd verlopen, de juiste vragen worden gesteld, je het bedrijf op de beste manier presenteert, de kandidaten objectief met elkaar worden vergeleken en kandidaten zich écht gezien en gehoord voelen.

Als je voldoende tijd stopt in de voorbereiding, verlopen de gesprekken van een leien dakje en kan het team alle aandacht focussen op het belangrijkste: het vinden van de beste kandidaat voor de functie! 

Tip 1: Stem de vorm van het sollicitatiegesprek af met het wervingsteam

Voordat de sollicitatiegesprekken beginnen, is het belangrijk dat de recruiter een bijeenkomst plant met het wervingsteam. Tijdens deze bijeenkomst wordt de vorm van de gesprekken afgestemd: wie zijn aanwezig, wat is de structuur en duur van de gesprekken, wat is de rolverdeling en hoe moet iedereen zich voorbereiden? Documenteer alles wat is besproken, zodat het wervingsteam het later nog een keer kan doorlezen.

Het is belangrijk dat alle betrokkenen precies weten wat hun rol is en hoe het gesprek zal verlopen. Op deze manier verloopt het gesprek vloeiend, worden alle onderwerpen aangestipt en wordt het bedrijf professioneel gepresenteerd. Dit geeft de kandidaat een goede indruk, maar zorgt er ook voor dat er zo efficiënt mogelijk met de tijd van de kandidaat en collega’s wordt omgegaan. 

Tip 2: Stem de inhoud van het sollicitatiegesprek af met het wervingsteam

Nu de vorm van de sollicitatiegesprekken is vastgesteld, is het belangrijk om ook de inhoud van de gesprekken te bespreken met het wervingsteam. Bepaal samen wie de ideale kandidaat is en welke specifieke functievereisten belangrijk zijn. Stem ook af wat de andere vereisten zijn, zoals de startdatum van de kandidaat en ‘harde eisen’ die je hebt.

Wij raden recruiters aan om voorafgaand aan de kennismakingsgesprekken (de gesprekken vóór de sollicitatiegesprekken) bij de hiring manager input op te halen over de functievereisten, bijvoorbeeld via een intakeformulier. Dit wordt de vacature-intake genoemd. Deze informatie is een goed startpunt voor het afstemmen van de inhoud van het sollicitatiegesprek met het hele wervingsteam.

Het sollicitatiegesprek is hét moment waarop dieper op de vaardigheden, persoonlijkheid en competenties van kandidaten wordt ingegaan. Bepaal daarom samen welke competenties nodig zijn voor de rol en stel op basis daarvan een vragenlijst op. Op deze manier wordt de focus gelegd op de dingen die je wilt weten in plaats van dat er vragen worden gesteld die eigenlijk voor een ander moment bedoeld zijn.

Zorg voor een goede selectie vragen die inzicht geven in de vaardigheden, het gedrag, de motivatie en de persoonlijkheid van de kandidaat. Dit helpt je om een compleet beeld te krijgen van de kandidaat. In de volgende tip lees je hoe je een standaard vragenlijst kunt samenstellen die je tijdens elk sollicitatiegesprek gebruikt. Dit maakt het mogelijk om de kandidaten op een consistente manier met elkaar te vergelijken.

Let op: vragen die aanleiding kunnen geven tot discriminatie op basis van persoonskenmerken, zoals geloof, afkomst en seksuele oriëntatie zijn verboden volgens de Antidiscriminatiewet. Hetzelfde geldt voor vragen over zwangerschap of een kinderwens. 

Tip 3: Werk met een standaard vragenlijst en evaluatieformulier

Om kandidaten objectief en gelijkwaardig te beoordelen, is het aan te raden om een standaard vragenlijst en evaluatieformulier te gebruiken. Stem de inhoud van deze documenten vooraf af met het wervingsteam, zodat alle kandidaten op basis van dezelfde criteria worden vergeleken. Dit zorgt niet alleen voor consistentie, maar biedt ook een gestructureerde aanpak tijdens het sollicitatiegesprek en de beoordeling daarna.

In tip 2 werd al benadrukt dat je een goede selectie vragen moet maken die inzicht geven in de vaardigheden, het gedrag, de motivatie en de persoonlijkheid van de kandidaat. Hieronder lees je een aantal voorbeeldvragen die je als werkgever kunt stellen tijdens het sollicitatiegesprek:

• Kun je een situatie delen waarin je samenwerkte met een moeilijke collega of klant? Wat was toen jouw aanpak?
• Hoe bepaal je welke taken voorrang krijgen als je met meerdere projecten bezig bent?
• Welke persoonlijke vaardigheden of kennis zou je nog willen ontwikkelen?
• Bij welk type collega's voel je je het meest op je gemak?
• Welke rol neem je doorgaans op wanneer je in een team werkt?
• Wat is iets over jou dat niet op je cv staat?

Gebruik de STARR-methode voor een goede competentiecheck

Om meer inzicht te krijgen in hoe een kandidaat zich op de werkvloer gedraagt, kun je gedragsgerichte vragen opstellen met behulp van de STARR-methode. Kies een aantal competenties uit de lijst die jullie met het wervingsteam hebben geselecteerd (zie tip 2). Neem vervolgens een aantal vragen op in de standaard vragenlijst aan de hand van de STARR-methode:

1. Situatie: Vraag naar de specifieke situatie waarin de kandidaat zich bevond.
2. Taak: Vraag welke rol of verantwoordelijkheden de kandidaat in deze situatie had.
3. Actie: Vraag welke acties de kandidaat heeft ondernomen om de situatie aan te pakken.
4. Resultaat: Vraag wat het resultaat was van deze acties.
5. Reflectie: Vraag wat de kandidaat heeft geleerd van de ervaring.

Op deze manier heb je inzicht in hoe de kandidaat in het verleden heeft gehandeld, en of de competenties en manier van handelen aansluiten bij de functie. 

Werk met standaard evaluatieformulieren en “Eerlijke evaluaties”

Door standaard evaluatieformulieren te gebruiken, kan het team de kandidaten op een consistente manier beoordelen. Het is het handigste om evaluatieformulieren op te stellen waarbij je punten kunt toekennen aan iedere vraag. Op die manier kun je eenvoudig zien welke kandidaat het beste bij de functie en het team past. 

Om vooroordelen te voorkomen bij het invullen, raden we aan om teamleden onafhankelijk van elkaar feedback te laten geven, zonder de beoordelingen van anderen te kunnen inzien.

Tip:

Tip:

Met Recruitee by Tellent kun je 'eerlijke evaluaties' gebruiken, waarbij het wervingsteam feedback geeft zonder de rest van de beoordelingen in te zien. De resultaten worden pas zichtbaar als iedereen zijn mening heeft gegeven. Dit leidt tot onbevooroordeeld werven.

Bij Tellent gebruiken we evaluatieformulieren die zijn afgestemd op de ronde en de rol. En om vooroordelen te voorkomen, moedigen we onze teams aan om “eerlijke evaluaties” te gebruiken.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Tip 4: Maak een agenda voor het wervingsteam

Een goed voorbereid wervingsteam is essentieel voor het voeren van effectieve sollicitatiegesprekken. Aleksandra Gurskaite, Hoofd Recruitment bij Tellent, benadrukt dat het de verantwoordelijkheid van recruiters is om het team hierbij te ondersteunen.

Waar wij als recruiters dagelijks sollicitatiegesprekken voeren, staan sommige collega’s uit het wervingsteam voor het eerst aan de andere kant van het gesprek. Het is onze taak om ervoor te zorgen dat zij goed geïnformeerd en voorbereid zijn. Het is niet hun verantwoordelijkheid om te weten hoe ze een sollicitatiegesprek moeten voeren; dat ligt bij ons.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Het is bijvoorbeeld handig om een agenda op te stellen voor het wervingsteam. Het helpt het team om de juiste structuur aan te houden en om de tijd te beheren. Neem de agenda voorafgaand aan de gesprekken door met het wervingsteam en beantwoord eventuele vragen.

Tip 5: Onderzoek het profiel van de sollicitant

Het is belangrijk dat alle collega’s die tijdens het sollicitatiegesprek aanwezig zullen zijn, zich goed verdiepen in het profiel van de kandidaat. Dit begint met het grondig doornemen van het cv, het LinkedIn-profiel, de sollicitatiebrief en eventueel meegestuurde portfolio’s. Door deze informatie vooraf te bestuderen, voorkom je dat er vragen worden gesteld die al beantwoord kunnen worden aan de hand van deze documenten. 

Tijdens het doornemen van de documenten is het handig om aandacht te besteden aan opvallende punten, zoals gaten in het cv, korte werkperiodes of variaties in functies. Noteer eventuele vragen of twijfels, zodat je deze tijdens het gesprek kunt bespreken. Lees ook de verslagen van eerdere gesprekken, als deze er zijn. Het is goed mogelijk dat de recruiter eerder al vragen over deze onderwerpen heeft gesteld. 

Kijk ook of je juist bepaalde competenties of vaardigheden kunt herkennen die belangrijk zijn voor de functie waarvoor de kandidaat solliciteert. Als extra check kun je de naam van de kandidaat ook even googelen. Soms levert zo’n onderzoek verrassende resultaten of inzichten op. Als er zorgen zijn, kun je deze direct tijdens het sollicitatiegesprek op tafel leggen. 

Tip 6: Voorzie de kandidaat van de juiste informatie

Als je ervoor zorgt dat een kandidaat zich goed kan voorbereiden op het sollicitatiegesprek, haal je er ook het meeste uit. Het gesprek verloopt niet alleen soepeler, maar sollicitanten voelen zich ook sneller op hun gemak en gewaardeerd door het bedrijf. Stuur daarom ruim van tevoren een e-mail met zowel praktische als inhoudelijke informatie over het sollicitatiegesprek.

Vermeld de datum, het tijdstip en de locatie van het gesprek. Geef ook aan hoe lang het naar verwachting zal duren en wie de gesprekspartners zijn. Geef daarnaast duidelijkheid over wat de kandidaat inhoudelijk kan verwachten. Bij Tellent vragen we kandidaten bijvoorbeeld om goed na te denken over waarom ze bij ons willen werken en om relevante voorbeelden van eerdere ervaringen te kunnen geven.

Omdat wij met de STARR-methode werken, adviseren we kandidaten om hun voorbeelden op deze manier voor te bereiden. We moedigen hen ook aan om een lijst met vragen op te stellen die zij tijdens het gesprek willen stellen. Vermeld in de e-mail ook de verschillende stappen van het wervingsproces, zodat de kandidaat weet wat te verwachten na deze sollicitatieronde.

Bij Tellent gebruiken we een het volgende e-mailsjabloon, waarmee we zorgen dat elke kandidaat dezelfde uitgebreide informatie ontvangt. 

Tip 7: Plan het sollicitatiegesprek

We sluiten af met een praktische stap in de voorbereidingen: het plannen van de sollicitatiegesprekken. Wanneer de vorm en inhoud zijn afgestemd met het wervingsteam, weet je hoe lang de gesprekken ongeveer zullen duren. Houd bij het plannen van de gesprekken een marge van minimaal 15 minuten aan, zodat er voldoende tijd is om aantekeningen te maken, feedback in te dienen en er ruimte is voor uitloop. 

Denk je bijvoorbeeld 45 minuten nodig te hebben? Plan dan een tijdsblok van een uur in de agenda’s van de betrokkenen. Worden er meerdere gesprekken op één dag gevoerd? Zorg er dan voor dat je de gesprekken niet te dicht op elkaar plant. Zo voorkom je dat mensen last krijgen van ‘gespreksmoeheid’, wat de focus kan verminderen. 

Tip:

Tip:

Met Recruitee kunnen recruiters hun agenda koppelen aan die van het wervingsteam, zodat ze eenvoudig afspraken met kandidaten en teamgenoten kunnen inplannen op dagen en tijdstippen die voor iedereen schikken. Alle ingeplande afspraken worden beheerd op één plek.

Reserveer een ruimte die licht, representatief, schoon en netjes is. Controleer vooraf of alle benodigde apparatuur goed werkt en al is geïnstalleerd. Dit voorkomt een ongemakkelijke indruk en bespaart kostbare tijd die anders verloren gaat aan technische problemen. Informeer je collega’s vooraf dat je in gesprek bent met een sollicitant, zodat je tussendoor niet wordt gestoord.

Tips voor het voeren van een sollicitatiegesprek als werkgever

De meeste sollicitatiegesprekken duren tussen de 45 minuten en 1,5 uur. De lengte hangt af van de vorm, inhoud en de functie waar het om gaat. Voor hogere functies of zeer technische rollen is het gebruikelijk om meer tijd te nemen, omdat er vaak naar diepgaande informatie wordt gevraagd en een grondige evaluatie van de competenties moet plaatsvinden.

Structureer het gesprek met het A4-model

Sollicitatiegesprekken hebben meestal dezelfde structuur. Een handig model dat je kunt gebruiken voor het structureren van de gesprekken, is het A4-model. Dit model deel het sollicitatiegesprek op in vier delen:

• Deel 1: Aanvang
• Deel 2: Analyse
• Deel 3: Aanbod of advies
• Deel 4: Afronden

Deel 1: Aanvang

De eerste indruk begint bij het verwelkomen van de kandidaat. Zorg ervoor dat de sollicitant duidelijke instructies krijgt over waar hij of zij zich kan melden en dat collega’s op de hoogte zijn om de sollicitant vriendelijk te begroeten en te assisteren. Dit zorgt ervoor dat de kandidaat zich vanaf de eerste stap over de drempel welkom voelt. 

Geef een stevige handdruk, glimlach en heet de sollicitant vriendelijk welkom. Bied iets te drinken aan, leg je telefoon weg en stel een luchtige vraag om het ijs te breken. Vraag bijvoorbeeld hoe de heenreis was, hoe de rest van de dag eruit ziet, of maak een opmerking over het weer – dat doet het altijd goed in Nederland. 

Loop daarna samen naar de gespreksruimte. Sommige bedrijven geven de kandidaten eerst een korte rondleiding voordat ze naar de ruimte gaan. Zodra iedereen een plekje heeft gevonden, is het tijd voor een voorstelronde. Nadat het wervingsteam zich heeft voorgesteld, geef je het woord aan de kandidaat om zichzelf kort te introduceren. 

Gaat het om een digitaal gesprek, zorg er dan voor dat de kandidaat duidelijke instructies ontvangt over hoe deel te nemen. Stuur een e-mail met daarin de datum, het tijdstip en een werkende link die in de digitale agenda van de ontvanger verschijnt. Zorg dat je 3 minuten eerder in de digitale ruimte bent, zodat je de kandidaat kunt ontvangen op het moment dat hij of zij op de link klikt. 

Ook bij digitale gesprekken is het aan te raden om eerst een luchtige vraag te stellen. Vraag bijvoorbeeld hoe het thuiswerken bevalt of hoe de dag tot nu toe verloopt. Op scherm lijkt de afstand soms nog groter. Dit is een fijne manier om het gesprek ontspannen te beginnen en de afstand te verkleinen. Daarna kun je, net zoals bij de gesprekken op locatie, starten met de voorstelronde.

Deel 2: Analyse

Na het luchtige welkom is het nu tijd om de diepte in te gaan. Tijdens de voorbereidingen heb je met het wervingsteam een goede selectie vragen opgesteld. Deze vragen zijn opgenomen in de standaard vragenlijst en geven inzicht in de vaardigheden, het gedrag, de motivatie en de persoonlijkheid van de kandidaat. Dit is het moment waarop deze vragen gesteld worden en je kunt zien uit welk hout de kandidaat is gesneden. 

Zorg dat je een laptop of een notitieboekje bij je hebt om eventuele aantekeningen te maken. Dit helpt je bij de evaluatie en het vergelijken van de kandidaten. Let niet alleen op de antwoorden van de sollicitant, maar ook op de houding en non-verbale communicatie. Stel steeds één vraag tegelijk om verwarring te voorkomen en om de antwoorden later goed met elkaar te kunnen vergelijken.

Maak gebruik van de LSD-methode

Om de sollicitant nog beter te leren kennen, kun je gebruikmaken van de LSD-methode. De letters staan voor ‘listen, summarize and ask’. Door vragen te stellen aan de hand van deze methode, kom je erachter wat een sollicitant écht bedoelt met zijn of haar antwoorden. Het helpt ook om de kandidaat zich gehoord te laten voelen, dus je vangt twee vliegen in één klap. 

Het model kent een drietal ‘regels’:

1. Luister actief naar de sollicitant en toon je betrokkenheid door een open houding aan te nemen. 
2. Vat de antwoorden van de kandidaat regelmatig samen, om te checken of je het goed hebt begrepen en te laten zien dat je de kandidaat hebt gehoord. 
3. Stel vervolgvragen om dieper op belangrijke onderwerpen in te gaan. Zo kom je meer te weten over de vaardigheden, het gedrag, de motivatie en de persoonlijkheid van de kandidaat. 

Geef de kandidaat de ruimte om vragen te stellen

Als recruiter ben je gefocust op het bevragen van de kandidaat. Maar vergeet niet dat het sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is. Het is belangrijk dat de sollicitant voldoende ruimte krijgt om vragen te stellen. Veel bedrijven wachten tot het einde van het gesprek om te vragen of de kandidaat nog vragen heeft, maar het is eigenlijk beter om gedurende het gesprek meerdere momenten in te bouwen waarop de kandidaat vragen kan stellen.

Als wervingsteam is het onze verantwoordelijkheid om kandidaten de ruimte te geven om vragen te stellen. Om er geen ondervraging van te maken, geven we kandidaten tussendoor het podium. Dit geeft ze niet alleen de kans om hun vragen te stellen, maar geeft ze ook wat ‘lucht’ tijdens het gesprek.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Door vragen te stellen, kan de kandidaat beoordelen of de functie en het bedrijf bij hem of haar past. Dat is essentieel, want beide partijen schieten er niets mee op als de kandidaat snel vertrekt. Het is ook waardevol om te horen welke vragen worden gesteld. De vragen geven inzicht in de toewijding van de kandidaat. Als de kandidaat bijvoorbeeld helemaal geen vragen stelt, kan dat een punt van zorg zijn. 

Deel 3: Aanbod (of advies)

Zodra de analyse is afgerond, is het tijd om eventuele eerste conclusies te delen. Deel wat je is opgevallen in het sollicitatiegesprek en welke conclusies je daaraan verbindt. Informeer de kandidaat daarna over de volgende stappen in het sollicitatieproces: welke rondes volgen er nog, komt er een opdracht, en wanneer kan de kandidaat een beslissing verwachten? Geef de kandidaat ook hier weer de gelegenheid om vragen te stellen. 

Vraag ook hoe de kandidaat het gesprek heeft ervaren. Het kan waardevol zijn om te vragen of de sollicitant verder wil met het sollicitatieproces. Het antwoord geeft inzicht in de interesse. Daarnaast komen er soms zorgen aan het licht, die je direct kunt bespreken. 

Ik vraag mijn kandidaten altijd na het gesprek of ze het sollicitatieproces willen voortzetten. Soms gaan we er namelijk van uit dat mensen verder met ons willen praten, terwijl er ook twijfels kunnen zijn. Je hebt dan direct de mogelijkheid om eventuele zorgen te bespreken en de kandidaat dieper bij het proces te betrekken.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Deel 4: Afronden

Nu alles is besproken, kun je het gesprek afronden. Bedank de kandidaat en benadruk nogmaals wanneer hij of zij een beslissing kan verwachten. Loop samen naar de uitgang en bied de kandidaat een handdruk en een laatste glimlach aan. Dit zorgt voor een positieve afsluiting van het gesprek en helpt om een goede indruk van het bedrijf achter te laten.

Naast de indruk die je tijdens het sollicitatiegesprek achterlaat, zijn er veel meer momenten die de ervaring van de kandidaat beïnvloeden. Zaken zoals late follow-ups, problemen met het plannen van afspraken en een gebrek aan communicatie tijdens het sollicitatieproces kunnen een negatieve indruk achterlaten. Dit kan ertoe leiden dat goede kandidaten afhaken en zelfs resulteren in negatieve mond-tot-mondreclame. 

Tip:

Tip:

Met de oplossingen van Recruitee maak je het sollicitatieproces overzichtelijker en verbeter je de kandidaatervaring. Gebruik tijdslimieten om kandidaten tijdig op de hoogte te houden en update hen in bulk over de status van hun sollicitatie. Stel talentpools in om kandidaten te beheren die interessant zijn voor toekomstige opvolging en gebruik vragenlijsten om kandidaten te enquêteren en het wervingsproces te optimaliseren.

Na het sollicitatiegesprek: hoe gaat het verder?

Na het sollicitatiegesprek is het tijd om de kandidaat te beoordelen. Het is hiervoor handig om standaard evaluatieformulieren te gebruiken, die je opstelt en afstemt tijdens de voorbereidingen. Om beïnvloeding te voorkomen, raden we aan om het wervingsteam afzonderlijk van elkaar feedback te laten geven, zonder de beoordelingen van anderen te kunnen inzien (“eerlijke evaluaties”).

Het beoordelen van de kandidaten

Stuur de kandidaat per e-mail een bedankje voor de sollicitatie. Daarin kun je nogmaals aangeven wanneer er een update volgt over de uitslag van de sollicitatie. Zijn alle gesprekken geweest en de evaluatieformulieren ingevuld? Dan kun je de sollicitanten op de hoogte stellen van de beslissing. Is de beslissing positief, informeer de kandidaat dan over de volgende stappen. Is de beslissing negatief, geef de kandidaat dan inzicht in de reden.

Overzicht bewaren bij een groot aantal kandidaten en/of vacatures

Als je meerdere vacatures hebt lopen, elk in een eigen fase en met tientallen (of zelfs honderden kandidaten), is het een flinke uitdaging om het overzicht te bewaken. Wat zijn de volgende stappen? Welke stappen hebben prioriteit? En welke collega’s moeten nog feedback geven? Een gebrek aan overzicht kan leiden tot inefficiëntie, afhaken van kandidaten en een verkeerde selectie van kandidaten. 

De kandidaatpijplijn van Recruitee

Recruitee heeft een gecentraliseerde database waarin alle benodigde informatie over kandidaten en vacatures is opgeslagen. Het wervingsteam kan vanuit dit platform het hele wervingsproces beheren. Met het overzicht in de kandidaatpijplijn kan het team in één oogopslag zien welke kandidaten zich in welke fase van het sollicitatieproces bevinden.

Onze klanten maken veelvuldig gebruik van de kandidaatpijplijn. Sircle Collection zei hierover: “Een van onze favoriete functies is de kandidaatpijplijn, die een duidelijk overzicht biedt van kandidaten en het sollicitatieproces. Het wervingsteam kan notities toevoegen, precies zien in welke fase iedere sollicitant zich bevindt en eenvoudig informatie delen. Het zorgt ervoor dat iedereen altijd op dezelfde lijn zit.” Je kunt het hele verhaal hier lezen. 

In deze video (engelstalig) zie je hoe de kandidaatpijplijn eruit ziet en hoe het je helpt om het overzicht te bewaken tijdens de verschillende fases van het wervingsproces. 

Reflecteren op het wervingsproces

Het is essentieel om regelmatig het wervingsproces te evalueren. Door het proces continu te verbeteren en te blijven experimenteren, kun je nieuwe manieren ontdekken om zowel de ervaring van kandidaten te optimaliseren als de selectie van de juiste kandidaten te verfijnen. Dit is onderdeel van strategisch recruitment. Het draagt bij aan een gezond personeelsbestand en versterkt het bedrijf als geheel.

Het verbeteren van het wervingsproces is alleen mogelijk als je de juiste gegevens verzamelt. Evalueer daarom de belangrijkste statistieken en haal feedback op bij kandidaten, bijvoorbeeld via het opsturen van vragenlijsten na de gesprekken. Let ook op indicatoren dat er verandering nodig is. Denk aan negatieve beoordelingen op Glassdoor, sollicitanten die halverwege het proces afhaken, een (te) lange doorlooptijd van het wervingsproces, tijdslimieten die worden overschreden en een hoog verloop onder werknemers. 

Tip:

Tip:

Met Recruitee heb je toegang tot dashboards waarmee je de wervingsprocessen eenvoudig kunt analyseren (en erover kunt rapporteren). Deze dashboards bieden snelle inzichten en identificeren problemen in het wervingsproces, zodat je gerichte verbeteringen kunt aanbrengen.

Daarnaast kun je eenvoudig vragenlijsten naar kandidaten sturen om waardevolle feedback over het wervingsproces op te halen.

De oplossingen van Recruitee voor een soepel wervingsproces

De oplossingen van Recruitee maken het voorbereiden, voeren en beoordelen van sollicitatiegesprekken makkelijker en effectiever. Een greep uit de voordelen:

• Maak verschillende pijplijnen aan voor de verschillende fases van het wervingsproces. Hiermee creëer je overzicht en zie je in één oogopslag welke acties prioriteit hebben.
• Stel geautomatiseerde acties in voor de verschillende fases in het wervingsproces. Denk aan het sturen van e-mails, het toevoegen van taken, notities voor collega’s, het toewijzen van kandidaten aan bepaalde talent pools. 
• Gebruik standaard of gepersonaliseerde templates om kandidaten automatische e-mails te sturen. Denk aan automatische bevestigingen, standaard informatie voor sollicitatiegesprekken en uitnodigingen voor vervolggesprekken. 
• Synchroniseer de agenda’s van de leden van het wervingsteam aan elkaar om eenvoudig afspraken met kandidaten en teamgenoten in te plannen op dagen en tijdstippen die voor iedereen schikken. 
• Verzoek het wervingsteam om kandidaten te evalueren en beheer de evaluatieverzoeken van je team op één plek. 
• Gebruik evaluaties om je feedback over kandidaten te delen nadat je ze hebt gescreend of geïnterviewd. Kandidaten krijgen scores gebaseerd op de evaluaties van jou of je team.

Conclusie

Na het lezen van dit artikel beschik je over de kennis en tools om sollicitatiegesprekken op de juiste manier voor te bereiden, uit te voeren en te evalueren. Zoals je hebt gelezen, is het belangrijk om voldoende tijd en aandacht aan het wervingsproces te besteden, zodat je de juiste kandidaten kunt aantrekken en aanstellen. Dit heeft niet alleen een positieve invloed op de kwaliteit van het personeelsbestand, maar ook op het werkplezier van alle medewerkers.