.jpg)
In de huidige arbeidsmarkt hebben sollicitanten volop keuze. Als recruiter weet je: wie geen aandacht besteedt aan een goede candidate experience, raakt toptalent kwijt aan zijn concurrenten. Een sterk recruitmentproces is daarom geen nice-to-have meer, maar een absolute must.
Door je candidate experience continu te verbeteren, trek je niet alleen de juiste kandidaten aan. Je bouwt tegelijkertijd aan een sterk employer brand en een talentpool waar je ook in de toekomst uit kunt putten. Want kandidaten die zich gezien en gehoord voelen, onthouden dat. Ook als ze uiteindelijk niet zijn aangenomen.
Een positieve sollicitatie-ervaring en onboarding vergroten bovendien de kans dat kandidaten uitgroeien tot betrokken medewerkers. In dit artikel delen we 11 praktische tips om de candidate experience te verbeteren binnen jouw bedrijf. Zo voldoe je niet alleen aan de verwachtingen van kandidaten in 2025, je overtreft ze zelfs!
Geen tijd om het hele artikel te lezen? Ga dan direct door naar onze tips om de candidate experience te verbeteren. Pak eruit wat je vandaag al kunt toepassen en maak plannen om stap voor stap elke fase van het proces te optimaliseren.
Wat is de candidate experience?
De candidate experience (kandidaatervaring) gaat over hoe sollicitanten het wervingsproces van jouw organisatie beleven, vanaf het moment dat ze je vacature tegenkomen tot aan hun afwijzing of onboarding, en alles daartussenin. Of iemand nu wordt aangenomen of niet: elke stap telt.
Die ervaring wordt bepaald door alles wat een kandidaat ziet, voelt en meemaakt. Denk aan de duidelijkheid van je vacatureteksten, het gebruiksgemak van je sollicitatieformulier, de snelheid van je communicatie, hoe gesprekken verlopen en het onboardingsproces.
Waarom is de candidate experience zo belangrijk?
De candidate experience was altijd al een relevant onderdeel van het sollicitatieproces, maar in 2025 is het belangrijker dan ooit. De arbeidsmarkt is krap, kandidaten hebben het voor het kiezen en hun verwachtingen zijn hoog. Een traag of stroef sollicitatieproces kan al genoeg zijn om toptalent te verliezen.
Kandidaten beoordelen een vacature dus niet alleen meer op inhoud of salaris. Ze letten ook op hoe duidelijk je communiceert, hoe zorgvuldig je omgaat met hun tijd en of je verwachtingen helder uitlegt.
In sectoren waar (gespecialiseerde) medewerkers schaars zijn, maken zelfs kleine details al een groot verschil. Een foutmelding bij het uploaden van een cv, een slecht bereikbare vacaturepagina of een trage opvolging kan voldoende zijn om een kandidaat te laten afhaken. Zeker als diezelfde kandidaat ook ergens anders in gesprek is.
Net zoals jij als recruiter een eerste selectie maakt op basis van harde eisen, doen kandidaten dat op basis van hun ervaring met jouw proces. Trage opvolging, vage communicatie, onduidelijke vacature-eisen of een te lang sollicitatieproces? Grote kans dat ze elders hun krabbel zetten.
Een positieve candidate experience is dus allang geen nice-to-have meer, maar een absolute noodzaak als je wilt blijven meedoen in de strijd om talent.
Wat is de impact van de candidate experience op je wervingssucces?
Een sterke candidate experience vergroot je kans op het aantrekken van kwalitatief talent én versterkt je reputatie als werkgever. Op de lange termijn leidt dit tot lagere wervingskosten, minder afhakers, een kortere time-to-hire en een sterker employer brand.
Daarnaast voorkom je met een transparant en respectvol proces dat nieuwe medewerkers snel weer vertrekken. Als het voor kandidaten vooraf helder is wat de functie inhoudt, wat er van hen wordt verwacht en wat ze kunnen verwachten qua cultuur, werkwijze en voorwaarden, is de kans op een goede match veel groter.
Ook afgewezen kandidaten hebben impact. Geef je opbouwende en persoonlijke feedback bij een afwijzing, dan is de kans vier keer zo groot dat iemand later opnieuw bij jouw bedrijf solliciteert.
Zie je potentie in een kandidaat? Dan is het slim om hem of haar op te nemen in je talentpool. Kandidaten die zich tijdens het proces goed behandeld en serieus genomen voelen, staan daar veel eerder voor open.
Tip:
Tip:
Uit cijfers blijkt ook dat 52% van de kandidaten graag in contact wil blijven na een respectvolle afwijzing. Dit is een mooie kans om je talentpool te vullen en het contact warm te houden.
Daarnaast draagt een positieve ervaring bij aan je reputatie als werkgever. Kandidaten delen hun mening op platforms als Glassdoor en Indeed, en maar liefst 77% van de kandidaten met een negatieve ervaring vertelt dit aan hun netwerk. Eén slechte review kan je dus zomaar goede kandidaten kosten.
Wat is een slechte candidate experience?
Om te weten hoe je de candidate experience kunt verbeteren, is het handig om eerst te begrijpen wat er allemaal mis kan gaan. Dus stel jezelf even voor als werkzoekende: wat verwacht je van een sollicitatieproces?
Grote kans dat je denkt aan: duidelijke communicatie, geen onnodige tijdsverspilling, vriendelijke gesprekken en eerlijke, opbouwende feedback.
Een slechte candidate experience doet precies het tegenovergestelde. En als recruiter weet je: die negatieve indruk blijft hangen. Niet alleen bij de kandidaat zelf, maar vaak ook in hun netwerk en zelfs online.
Een negatieve candidate experience kan leiden tot:
- Het mislopen van goede kandidaten
- Negatieve mond-tot-mondreclame
- Een beschadigd employer brand
- Vroegtijdig vertrek van toptalent
Dat laatste kan gebeuren wanneer het beeld dat tijdens het wervingsproces wordt geschetst niet blijkt te kloppen met de werkelijkheid op de werkvloer. Denk aan onduidelijkheden over doorgroeimogelijkheden, werkzaamheden, bedrijfscultuur of hybride werkbeleid.
De grootste valkuilen in het sollicitatieproces
In 2025 verwachten kandidaten een wervingsproces dat duidelijk, respectvol, transparant en efficiënt is, met voldoende persoonlijke aandacht. Toch lopen ze nog vaak tegen zaken aan die een positieve candidate experience in de weg staan. Dit zijn de meest voorkomende frustraties van kandidaten:
1. Gebrek aan communicatie
Kandidaten blijven vaak in het ongewisse: ze ontvangen geen updates, geen feedback en horen soms zelfs helemaal niets meer na een sollicitatie of gesprek. Ook trage reacties, het niet nakomen van afspraken of onduidelijkheid over de vervolgstappen zorgen voor frustratie en onzekerheid.
2. Ingewikkelde of te lange sollicitatieformulieren
Kandidaten haken snel af bij lange sollicitatieformulieren met veel invulvelden of dubbele gegevensinvoer, zeker als er nog geen enkel persoonlijk contact is geweest. Werkt het sollicitatieproces niet goed op mobiel of tablet? Ook dat is een veelvoorkomende reden om het formulier te verlaten.
3. Onduidelijke verwachtingen
Vage functietitels, onvolledige vacatureteksten of gesprekken waarin cruciale informatie ontbreekt (bijvoorbeeld over salaris, hybride beleid of het aantal gespreksrondes) maken kandidaten achterdochtig. Hierdoor kunnen kandidaten vroegtijdig afhaken of zelfs helemaal niet solliciteren op een rol die wel bij ze past.
4. Traag of rommelig wervingsproces
Vertragingen, afzeggingen, ongestructureerde gesprekken en eindeloze sollicitatierondes zorgen voor frustraties, zeker als kandidaten ook andere aanbiedingen overwegen.
Daarnaast haken veel sollicitanten af wanneer ze geen ruimte krijgen om vragen te stellen of meer te weten te komen over het bedrijf (bijvoorbeeld omdat het gesprek te krap is ingepland).
Ook het ontbreken van een mogelijkheid om feedback te geven op het proces geeft een onprofessionele indruk en belemmert het vertrouwen in de organisatie.
5. Onpersoonlijke of respectloze interacties
Kandidaten merken het meteen wanneer een gesprekspartner onvoorbereid is, inhoudsloze vragen stelt of geen oprechte interesse toont. Dubbele of herhaalde vragen in verschillende gesprekken versterken dat gevoel van afstandelijkheid.
Ook het ontvangen van een standaardafwijzing zonder enige vorm van feedback geeft de indruk dat hun tijd en inzet niet serieus worden genomen. Dit laat een blijvend negatieve indruk achter, zelfs als de rest van het proces wél goed geregeld is. Lees hier hoe je afwijzingsmails op een betere manier kunt aanpakken.
11 tips voor het verbeteren van de candidate experience
Het verbeteren van de candidate experience begint met een grondige evaluatie van elke stap in je wervingsproces. Een praktisch hulpmiddel hierbij is het opstellen van een candidate journey map, waarmee je het volledige sollicitatieproces in kaart brengt. Dit helpt om je sollicitatieprocedure te bekijken en te beoordelen vanuit het perspectief van de kandidaat.
Zo krijg je helder inzicht in alle belangrijke contactmomenten, mogelijke frustraties, afhaakmomenten én verbeterpunten. Een positieve candidate experience draait immers niet om één moment, maar om de optelsom van alle interacties.
Stel jezelf dus vragen als: hoe duidelijk communiceren we? Hoe snel volgt er feedback? En voelen kandidaten zich gezien, gehoord en serieus genomen?
Soms is het lastig om je eigen proces met een frisse blik te bekijken. Vraag daarom regelmatig om feedback van kandidaten en (nieuwe) werknemers. Er zijn verschillende manieren waarop je dat kunt doen.
Er is geen vast recept voor een perfecte candidate experience. Maar er zijn wél een aantal onmisbare ingrediënten. Hieronder bespreken we 11 belangrijke elementen om de candidate experience structureel te verbeteren.
1. Stroomlijn je werving- en selectieproces
Een goede candidate experience begint bij de basis: weten wie je zoekt, waarom je diegene zoekt en hoe je die gaat vinden. Zorg er dus voor dat je niet zomaar op zoek gaat naar ‘iemand’, maar naar iemand die écht past bij een concrete functie.
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk ontbreekt die scherpte nog weleens. Er wordt dan snel een vacature online gezet, zonder dat de stappen ervóór goed zijn ingericht.
Onze tip: stem alles vooraf goed af. Een goed begin is hier écht het halve werk. Houd een vacature-intake met de hiring manager en leg samen vast wat je zoekt qua vaardigheden, ervaring en persoonlijkheid. Bespreek ook het functieprofiel en de harde eisen.
Stem tijdens de intake ook het hele proces vast: wie is er nodig vanuit het team, welke stappen worden er genomen, wie is verantwoordelijk voor wat, hoe moet iedereen zich voorbereiden en hoe organiseren jullie de communicatie?
Gebruik je ATS om alle informatie vast te leggen en werk met een vaste structuur. Zo voorkom je misverstanden en versnel je het proces voor iedereen. Lees hier hoe je de werving en selectie stroomlijnt in 7 stappen.
Leg belangrijke informatie vast op je kandidaatprofielen
Tijdens het wervingsproces krijg je met veel informatie tegelijk te maken. Zeker bij telefoontjes tussen collega’s of informele updates tijdens meetings kan er makkelijk iets verloren gaan. Als je niet vastlegt wat er besproken is – bijvoorbeeld over salarisverwachtingen, beschikbaarheid of voorkeuren – loop je het risico op misverstanden.
En dat kan een negatieve invloed hebben op de candidate experience. Als kandidaat wil je niet voor de derde keer dezelfde vraag krijgen, of merken dat een belangrijke afspraak niet is vastgelegd.
Gebruik daarom je ATS om na elk gesprek of overleg relevante informatie toe te voegen aan het kandidaatprofiel. Zo voorkom je fouten of dat belangrijke informatie verloren gaat, werk je efficiënter samen en laat je zien dat je de kandidaat serieus neemt.
2. Maak solliciteren eenvoudig en duidelijk
Als recruiter moet je het zo makkelijk mogelijk maken voor kandidaten om je vacature te vinden en erop te solliciteren. Iedereen heeft een volle agenda en sollicitatieprocessen verlopen tegenwoordig razendsnel. Als het sollicitatieproces omslachtig of tijdrovend is, is dit al genoeg voor kandidaten om af te haken, vaak nog voordat ze hun gegevens hebben ingevoerd.
Zorg daarom voor een sollicitatieproces dat snel, duidelijk en mobile friendly is. Let op de volgende dingen:
- Zorg dat je werken-bij-site makkelijk te vinden én gebruiksvriendelijk is
- Geef in de vacaturetekst aan welke stappen het sollicitatieproces inhoudt (inclusief een tijdlijn)
- Activeer de ‘Eenvoudig solliciteren’-knop via platforms zoals LinkedIn
- Verwijder onnodige stappen in het sollicitatie- en screeningsproces
- Maak het sollicitatieformulier mobielvriendelijk (en voorkom dubbele gegevensinvoer)
- Zorg dat e-mails en berichten goed leesbaar zijn op mobiel (korte zinnen, duidelijke call-to-action)
- Geen verplichte assessments of persoonlijkheidstests in het sollicitatieformulier opnemen (als je deze wilt afnemen, doe dat dan later in het proces)
- Gebruik een ATS dat gegevens uit het cv of LinkedIn-profiel automatisch overneemt in het sollicitatieformulier, zodat kandidaten niet alles handmatig hoeven in te vullen
- Verstuur altijd een bevestigingsmail zodra de sollicitatie binnen is
- Volg tijdig op zodra er iets te melden is over de vervolgstappen
- Gebruik tools waarmee kandidaten eenvoudig via mobiel een tijdslot kunnen kiezen
Handig: Met de Afspraak Planner van Tellent Recruitee kunnen kandidaten zelf een geschikt moment kiezen voor het sollicitatiegesprek, op basis van de beschikbaarheid van de recruiter. De afspraak wordt automatisch ingepland in de agenda van de recruiter. Ideaal voor beide partijen!
Houd je sollicitatieformulieren kort en efficiënt
De eerste indruk telt. Als je proces te lang duurt of verwarrend is, verlies je de aandacht van de juiste kandidaten. De resultaten van ons Industry Report (2025) benadrukken dit.
Daaruit blijkt dat lange of omslachtige sollicitatieprocedures het uitvalpercentage aanzienlijk verhogen. Maar liefst 42% van de kandidaten die beginnen met het invullen van een sollicitatieformulier, haakt af. Dat is bijna de helft!
Houd sollicitatieformulieren daarom kort en gericht op de kern. Beperk je eerste sollicitatieformulier tot alleen de écht noodzakelijke vragen. Verdere details kun je later altijd nog opvragen tijdens het kennismakingsgesprek of sollicitatiegesprek.
3. Schep duidelijke verwachtingen in je vacatureteksten
Uit ons Industry Report blijkt dat kandidaten voor hybride functies 14% vaker afhaken tijdens het sollicitatieproces dan voor volledig remote functies. De belangrijkste oorzaak? Onduidelijke informatie in de vacaturetekst over de mogelijkheid om thuis te werken.
Dit onderstreept hoe belangrijk transparantie is vanaf het begin. Kandidaten willen weten waar ze aan toe zijn. Wees daarom duidelijk in je vacatureteksten en geef alvast antwoord op vragen die anders in het hoofd van de kandidaat blijven hangen.
Tip:
Tip:
Merk je dat veel sollicitanten tijdens het gesprek dezelfde vragen stellen? Of krijg je via feedback regelmatig te horen dat bepaalde onderdelen onduidelijk zijn? Verwerk die informatie actief in je vacatureteksten. Zo voorkom je verwarring en bespaar je tijd aan beide kanten.
Wat kandidaten graag direct willen weten:
- Het salarisbereik (wees transparant over wat mogelijk is)
- De werkvorm (remote, op kantoor of hybride - inclusief uitleg van de verdeling)
- Het aantal gespreksrondes en eventuele assessments of cases
- De verwachte doorlooptijd van het sollicitatieproces
In regio’s als Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en Frankrijk is het delen van salarisinformatie zelfs wettelijk verplicht of sterk aanbevolen. Openheid schept vertrouwen en voorkomt afhakers.
Neem het sollicitatieproces op in je vacaturetekst
Zet ook altijd kort het verloop van het sollicitatieproces in je vacaturetekst (of op je werken-bij-site). Kandidaten willen graag weten waar ze aan toe zijn. Laat zien hoeveel rondes er zijn, of er een case wordt gevraagd en wanneer je een reactie kunt verwachten. Dat schept rust en vertrouwen.
Door verwachtingen goed te managen, neem je twijfel weg en vergroot je de kans op een soepele, positieve candidate experience.
4. Communiceer duidelijk, tijdig en regelmatig
Een van de grootste frustraties voor kandidaten? Gebrek aan communicatie. Toch gebeurt het vaker dan je denkt: sollicitanten die niets meer horen na het insturen van hun cv, lange stiltes tussen gespreksrondes of onduidelijkheid over de vervolgstappen. Zonde, want dit is makkelijk te voorkomen.
Als je toptalent wilt aantrekken in 2025, kun je het je simpelweg niet permitteren om lang niets van je te laten horen. De meeste kandidaten solliciteren bij meerdere organisaties tegelijk. Als jouw communicatie stilvalt, wordt dat al snel opgevat als desinteresse — en dan zijn ze vaak al vertrokken naar een concurrent die wél snel schakelt.
Vind je het lastig om overzicht te houden en tijdig op te volgen? Gebruik een ATS om de voortgang per kandidaat en per pijplijn te volgen. Door automatische herinneringen en taken in te stellen, voorkom je dat kandidaten tussen wal en schip vallen én houd je het hele team betrokken.
Wees ook transparant als je (nog) geen nieuws hebt
Duidelijkheid zorgt voor vertrouwen. Laat kandidaten weten waar ze aan toe zijn – ook als je nog geen concrete update kunt geven. Komt er vertraging door bijvoorbeeld vakantie of interne afstemming? Geef dat dan eerlijk aan. Zelfs een kort berichtje met "Ik heb nog geen nieuws, maar ik houd je op de hoogte" laat zien dat je de kandidaat serieus neemt.
Gaat iemand door naar de volgende ronde? Deel in alle redelijkheid hoeveel andere kandidaten er nog in de race zijn en wat de vervolgstappen zijn. Transparantie in dit stadium voorkomt onzekerheid en versterkt het vertrouwen in jouw organisatie.
Ga je met vakantie?
Zorg dan voor een goede overdracht. Zo blijft de candidate experience ook tijdens jouw afwezigheid op niveau. In dit artikel delen we een handige vakantiechecklist voor recruiters waarmee je goed voorbereid op out-of-office kunt.
"Om een goede candidate experience te garanderen, focussen we op heldere communicatie, snelle feedback en een transparant selectieproces." - Denise Loschek, Head of HR @ RSM Austria
5. Zorg voor een kandidaatvriendelijke werken-bij-site
Je werken-bij-site is de digitale voordeur van je organisatie. Zorg dat deze makkelijk te navigeren is, goed werkt op mobiel en een duidelijk én eerlijk beeld geeft van jullie bedrijfscultuur. Gebruik authentieke foto’s, testimonials van collega’s, veelgestelde vragen en - waar relevant - ondersteuning in de lokale taal.
Een goed ontworpen site haalt onzekerheid weg bij kandidaten. Laat zien waar je als bedrijf voor staat en geef een realistisch inkijkje in de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer. Dat is zeker belangrijk in Europese markten, waar de culturele klik steeds zwaarder meetelt in een keuze voor een werkgever.
In 2025 solliciteren mensen niet alleen meer op een functie, maar op het totaalplaatje. Denk aan de cultuur, waarden, flexibiliteit en groeikansen. Ze doen vooraf grondig onderzoek naar deze dingen. Als jouw werken-bij-site geen antwoord geeft op hun vragen, is de kans aanwezig dat ze afhaken. Of dat ze deze informatie gaan zoeken via andere bronnen, zoals websites als Glassdoor.
6. Zorg voor een positieve sollicitatie-ervaring
Van de eerste kennismaking tot de laatste afwijzing of het doen van een aanbod: elke interactie draagt bij aan de totale candidate experience. Zorg daarom dat elke betrokkene in het proces goed is voorbereid, op tijd is en respectvol omgaat met kandidaten.
Dat begint bij het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen tijdens de vacature-intake, zoals besproken bij punt 1. Maar het gaat verder dan dat.
Als recruiter ben jij de expert in het proces, dus neem ook de verantwoordelijkheid om andere teamleden (zoals collega's die eenmalig aanhaken bij een sollicitatiegesprek) goed te instrueren. Wat is het doel van het gesprek? Welke vragen worden gesteld? Hoeveel tijd is er? Wat wordt er van hen verwacht? Maak bijvoorbeeld een agenda als geheugensteuntje.
Door iedereen goed te informeren en voor te bereiden, zorg je voor een consistente, professionele ervaring voor de kandidaat. Dat maakt niet alleen het proces soepeler, maar straalt ook uit dat je organisatie betrokken en zorgvuldig is.
Bereid kandidaten goed voor op het gesprek
Een goed sollicitatiegesprek draait om meer dan alleen het stellen van vragen. Het is een tweerichtingsgesprek waarin zowel jij als de kandidaat beoordelen of er een goede match is. Door kandidaten goed voor te bereiden, zorg je voor een eerlijker gesprek en een positievere ervaring.
Laat vooraf weten met wie ze spreken, wat het doel van het gesprek is en hoe lang het ongeveer duurt. Stuur ook een korte briefing per mail met praktische informatie en tips.
Denk aan gespreksonderwerpen, wat je graag van ze wilt horen, en eventuele cases die ze kunnen voorbereiden. Dit helpt kandidaten om zich van hun beste kant te laten zien, en geeft jou een realistischer beeld van hun potentie.
Voeg ook de LinkedIn-profielen van de gesprekspartners (jouw collega’s) toe aan de uitnodiging. Zo weten kandidaten met wie ze in gesprek gaan en kunnen ze zich beter voorbereiden. Lees hier hoe je jouw LinkedIn-profiel kunt verbeteren als recruiter.
Geef de mogelijkheid voor vragen en feedback
Tijdens het gesprek is het belangrijk om kandidaten actief de ruimte te geven voor hun vragen. Neem die vragen serieus en geef eerlijke, duidelijke antwoorden. Dat laat zien dat je openstaat voor een gelijkwaardig gesprek en versterkt het vertrouwen in jouw organisatie.
Geef na afloop een persoonlijke terugkoppeling, óók als de kandidaat niet doorgaat naar de volgende ronde. Je kunt vooraf vragen of de kandidaat daar open voor staat. Veel kandidaten waarderen opbouwende feedback enorm, en het laat zien dat je hun inzet serieus neemt. Zo blijft de ervaring positief, zelfs bij een afwijzing.
Zet technologie in voor een soepele sollicitatie-ervaring
Technologie kan nooit het belang van persoonlijk contact vervangen, want een goed gesprek blijft mensenwerk. Maar slimme tools kunnen je wél helpen om het sollicitatieproces soepeler en prettiger te maken voor kandidaten.
Bij Tellent Recruitee kun je onder andere:
- Automatische e-mails versturen. Denk aan bevestigingsmails of -emails met praktische informatie en tips voor het voorbereiden van een gesprek. Je kunt werken met standaard templates, maar ook jouw eigen templates maken.
- De Afspraak Planner gebruiken, waarmee kandidaten zelf een geschikt moment voor hun interview kunnen kiezen.
- Realtime feedback delen binnen je hiring team, zodat je sneller kunt schakelen en beslissingen kan nemen.
- Whatsapp hiring inzetten. Leg met onze AI-assistent direct contact met kandidaten via WhatsApp. Zo verlaag je de drempel om te solliciteren, communiceer je sneller en verbeter je de candidate experience.
Deze tools zorgen voor meer duidelijkheid, minder vertraging en een efficiënter proces. Zo til je de candidate experience naar een hoger niveau, zonder dat het je extra tijd kost.
7. Besteed aandacht aan afwijzingen
Een goede candidate experience stopt niet zodra je besluit iemand niet aan te nemen. Sterker nog: juist op dat moment kun je het verschil maken. Een respectvolle en waardevolle afwijzing laat een blijvende indruk achter, zelfs als de kandidaat niet is gekozen.
Het is daarom verstandig om goed aandacht te besteden aan jouw afwijzingen. Zo weet je zeker dat alle kandidaten op een zorgvuldige manier worden geïnformeerd en dat iedereen dezelfde behandeling krijgt.
Wat hoort bij een goede afwijzing?
- Informeer tijdig en ghost nooit. Geef snel duidelijkheid zodra je weet dat kandidaten niet doorgaan. Spreek ook intern duidelijke termijnen af, bijvoorbeeld: binnen twee werkdagen na het gesprek volgt een reactie. Leg deze afspraken vast tijdens de vacature-intake en houd elkaar eraan.
- Wees respectvol en geef opbouwende kritiek. Benoem bij voorkeur iets concreets waar de kandidaat iets aan heeft. Dit laat zien dat je de sollicitatie serieus neemt, en de kandidaat kan de feedback meenemen in volgende gesprekken. Lees meer tips voor het formuleren van de feedback.
- Maak intern duidelijke afspraken over de vorm. Wanneer kies je voor een telefoontje en wanneer voor een e-mail? Een afwijzing na een eerste selectieronde (bijvoorbeeld op basis van het cv) kun je prima per mail sturen. Maar als het gaat om een kandidaat die meerdere gesprekken heeft gevoerd, is een telefoontje vaak gepaster.
- Gebruik templates waar het kan. Met zorgvuldig samengestelde templates voor een afwijzing na sollicitatie bespaar je tijd en weet je zeker dat de toon klopt. Pas ze waar nodig aan voor een persoonlijk tintje.
- Bewaar feedback op een centrale plek. Leg opmerkingen en afwegingen van het wervingsteam vast in je ATS of een andere centrale omgeving. Zo voorkom je miscommunicatie, kun je snel en consistent feedback geven, en heeft iedereen in het wervingsteam altijd de juiste informatie bij de hand. Met Tellent Recruitee kun je live mee typen in de evaluatieformulieren. Dit bespaart tijd en verkleint het risico op het kwijtraken van aantekeningen.
- Leg het proces vast in je ATS. Heb je intern besproken dat binnen 4 dagen na het tweede gesprek een terugkoppeling per telefoon wordt gegeven? Leg dit dan vast in je ATS, met een aangemaakte taak voor de recruiter en een herinnering bij het verlopen van de tijd.
Zo vergroot je de kans dat kandidaten toch met een positief gevoel terugkijken op het contact met jouw bedrijf.
Tip:
Tip:
Met Tellent Recruitee kun je werken met standaard evaluatieformulieren die automatisch worden opgeslagen in het ATS. Zo heb je altijd toegang tot de evaluaties. Doordat je scores geeft aan de verschillende onderdelen, kun je kandidaten teruggeven op welke gebieden ze goed en minder goed hebben gescoord.
8. Reageer op reviews op Glassdoor
Veel kandidaten nemen een kijkje op Glassdoor voordat ze besluiten ergens te solliciteren. Een negatieve review wil je natuurlijk liever voorkomen, maar als het toch gebeurt, is dat geen ramp. Hoe je erop reageert, maakt namelijk écht het verschil.
Uit onderzoek blijkt dat 62% van de kandidaten een positiever beeld krijgt van een organisatie wanneer een werkgever actief reageert op reviews en laat zien dat hij openstaat voor feedback. Belangrijk is wel dat je er ook echt iets mee doet, anders is de teleurstelling dubbel zo groot.
Reageer daarom altijd respectvol. Bedankt de kandidaat voor de feedback en geef, waar mogelijk, aan wat je ermee doet. Zo laat je zien dat je bereid bent om te leren en dat je de mening van (oud-)kandidaten serieus neemt. Op die manier kun je zelfs van iets negatiefs nog iets positiefs maken.
Tip:
Tip:
Reageer ook op positieve reviews. Een kort bedankje versterkt je employer brand en laat zien dat je betrokken blijft, ook na de gesprekken. Het bevestigt het positieve gevoel van de kandidaat en maakt de drempel lager voor anderen om ook iets te delen.
9. Houd contact tot aan de eerste werkdag
Zodra een kandidaat jouw aanbod accepteert, is het verleidelijk om het proces als afgerond te beschouwen. Maar wacht nog even met afvinken: de candidate experience loopt ook ná het tekenen van het contract nog door.
Juist in deze tussentijd voelen veel kandidaten zich ineens losgelaten. En dat is zonde, want radiostilte kan twijfels oproepen. Houd de betrokkenheid vast door contact te blijven houden.
Stuur op tijd alle praktische informatie, zoals documenten, onboardinginstructies en een overzicht van de eerste dagen. Ook kleine gebaren, zoals een persoonlijk bericht van de manager of een Slack-uitnodiging om het nieuwe team te leren kennen, maken een groot verschil.
Bij Tellent Recruitee benutten we dit moment bewust om te laten zien hoe blij we zijn met nieuwe collega’s. We sturen in deze fase een starterspakket met basisinformatie, handige hulpmiddelen én een leuke gif. We hopen dat dit de kers op de taart is van een geweldige candidate experience.
Tip:
Tip:
Nieuwe werknemers willen graag weten wat ze kunnen verwachten op hun eerste werkdag. Stuur daarom van tevoren een korte agenda voor de eerste werkdag mee. Geef aan hoe laat ze verwacht worden, met wie ze kennismaken en of er bijvoorbeeld een lunch of introductiesessie gepland staat. Zo start je samen op een fijne manier.
10. Zorg voor een sterke onboarding-ervaring
Een soepele onboarding bevestigt voor nieuwe collega’s dat ze de juiste keuze hebben gemaakt. Toch geeft slechts 12% van de medewerkers aan dat hun werkgever de onboarding écht goed organiseert. Dat is een gemiste kans, zeker als je weet dat een goede onboarding direct invloed heeft op hoe betrokken iemand is én hoe lang iemand blijft.
Zorg dus dat alles tot in de puntjes geregeld is vóór de eerste werkdag. Denk aan het klaarzetten van apparatuur, het inplannen van welkomstgesprekken en het toewijzen van een buddy.
Ook hier geldt: werk met een helder, gestroomlijnd proces. Maak onboarding een vast onderdeel van je recruitmentstrategie. Zorg dat de stappen vooraf zijn afgestemd, leg verantwoordelijkheden vast en verzamel actief feedback (bijvoorbeeld na 30 dagen) om het proces continu te verbeteren.
11. Haal doorlopend feedback op
Als je de candidate experience structureel wil verbeteren, dan is het belangrijk om het ophalen van kandidaatfeedback als standaard stap op te nemen in het proces.
De wensen van kandidaten kunnen voortdurend veranderen. Door de feedback te verzamelen, kun je controleren of je proces nog steeds aansluit bij hun verwachtingen en of het proces in de praktijk wordt uitgevoerd zoals bedoeld.
Een simpele, maar effectieve manier om feedback op te halen is door een korte vragenlijst op te sturen, bijvoorbeeld:
- Voor aangenomen kandidaten 30 dagen na de start (zo kun je ook de onboarding meenemen)
- Voor afgewezen kandidaten 7 dagen na de afwijzing
Zo krijg je doorlopend waardevolle inzichten in hoe kandidaten jouw wervingsproces ervaren, op een moment dat het nog vers in het geheugen ligt.
Tip:
Tip:
Bij Tellent Recruitee kun je een candidate experience survey maken in de tool en deze eenvoudig als bijlage toevoegen aan je e-mails aan kandidaten. Gebruik hierbij ook onze tips voor het maken van een candidate experience survey.
Deze e-mails kun je vooraf inplannen. Afgewezen kandidaten kun je bijvoorbeeld zeven dagen later automatisch een e-mail sturen met een verzoek om de vragenlijst in te vullen.
Hoe beoordeel je de kwaliteit van je candidate experience?
Voordat je de candidate experience kunt verbeteren, moet je eerst weten waar je nu staat. Hoe ervaren sollicitanten jouw wervingsproces? Wat gaat goed, en waar zitten knelpunten? Je kunt de candidate experience op verschillende manieren meten:
1. Vraag om feedback van kandidaten
De meest directe manier om je candidate experience te meten is door het aan kandidaten zelf te vragen. Hoe je dat aanpakt, lees je hier. Zorg voor een paar gerichte vragen, zoals:
- Hoe beoordeel je het sollicitatieproces?
- Hoe was je ervaring met de recruiter of het team?
- Wat had beter gekund?
- Zou je ons aanbevelen aan anderen?
Wil je de respons verhogen? Overweeg dan een kleine beloning of laat weten hoe je de feedback gebruikt om te verbeteren.
2. Analyseer reviews en ratings op online platforms
Kijk regelmatig op Glassdoor, Indeed of andere reviewplatforms. Hoe scoort jouw bedrijf op het gebied van de candidate experience? Vooral feedback over het sollicitatieproces geeft waardevolle inzichten. Zowel de scores als de open opmerkingen kunnen patronen blootleggen: zijn er steeds dezelfde klachten of juist complimenten? Pak ze actief op en reageer op de feedback.
3. Volg je merk op social media
Socialmediakanalen zoals LinkedIn, Reddit en X (Twitter) zijn goudmijnen voor eerlijke feedback. Zoek naar vermeldingen van je merk in combinatie met woorden als “sollicitatie”, “afwijzing” of “ervaring”. Reageer waar mogelijk en leer van wat je leest, of het nu positief of negatief is.
4. Haal feedback op bij nieuwe collega’s
Nieuwe medewerkers kunnen vaak nog goed benoemen wat hen is opgevallen tijdens het sollicitatieproces. Vraag wat zij prettig vonden, waar ze onzeker over waren en wat beter kon. Doe dit bijvoorbeeld 30 dagen na hun eerste werkdag. Zo heb je waardevolle input en laat je zien dat je hun ervaring serieus neemt.
5. Check intern: wat horen je huidige medewerkers?
Ook je huidige teamleden kunnen input geven over de candidate experience. Wat horen zij van nieuwkomers? Hoe goed worden nieuwe collega’s ontvangen en ingewerkt? Vaak horen zij nog meer dan jij, omdat zij daadwerkelijk met nieuwe collega’s samenwerken. Dit geeft meteen ook een indicatie van hoe effectief je onboarding is (een belangrijk onderdeel van de candidate experience).
6. Analyseer data uit je ATS
Last but not least: je ATS bevat een schat aan waardevolle data over je wervingsproces. Door deze gegevens slim te analyseren, krijg je inzicht in waar kandidaten afhaken en waar je proces beter kan. Het fijne hiervan is dat je je proces kunt verbeteren op basis van feiten in plaats van aannames.
Let bijvoorbeeld op deze statistieken:
- Uitvalpercentages in sollicitatieformulieren: zie je bijvoorbeeld dat maar 60% van de kandidaten hun sollicitatie afrondt, dan is er waarschijnlijk sprake van frictie. Denk aan een te lang formulier, onduidelijke instructies of een niet-mobielvriendelijke gebruikservaring.
- Time-to-hire en interview-to-offer ratio’s: een traag wervingsproces schaadt niet alleen de efficiëntie, maar ook je imago. Is jouw time-to-hire (veel) langer dan die van concurrenten, dan loop je het risico dat je toptalent verliest aan bedrijven die sneller schakelen.
- Offer acceptance rate: worden je aanbiedingen regelmatig afgewezen? Dan is het handig om kritisch te kijken naar het aanbod zelf. Wat is de reden dat het aanbod wordt afgewezen, en wat kun je hieraan doen?
Gebruik je ATS dus niet alleen als tool om kandidaten te volgen, maar ook als kompas voor optimalisatie. Analyseer trends per maand of kwartaal en zet concrete verbeteracties uit waar nodig.
Ga meteen aan de slag met onze candidate experience checklist
Wij hebben een candidate experience checklist voor je gemaakt. Klik op de afbeelding hieronder om hem te openen. Maak een kopie van het document, volg de stappen en begin vandaag nog met het analyseren van je data en het verbeteren van de candidate experience.
Tot slot raden we aan om een candidate experience dashboard in te richten binnen je ATS of HR-systeem. Hier monitor je doorlopend de belangrijkste metrics rondom de candidate experience. Zo zie je in één oogopslag wat goed gaat en waar je kunt bijsturen.
Met tools zoals Tellent Recruitee stel je eenvoudig aangepaste dashboards samen. Je volgt er niet alleen de candidate experience mee, maar ook metrics die interessant zijn voor de rest van je wervingsproces. Zo houd je grip op het hele proces en stuur je gericht bij waar dat nodig is.
Conclusie
Zoals je hebt ontdekt, is een sterke candidate experience een onmisbare factor voor het bouwen van een aantrekkelijk werkgeversmerk en het aantrekken van toptalent in 2025. Wanneer kandidaten zich goed behandeld voelen, zullen ze jouw bedrijf eerder aanbevelen, zelfs als ze niet zijn aangenomen.
Een negatieve ervaring daarentegen kan je reputatie flink schaden. Zeker met de opkomst van reviewplatforms zoals Glassdoor en sociale media kan negatieve feedback zich snel verspreiden.
Gelukkig zijn er veel manieren om je candidate experience te verbeteren. Denk aan duidelijke vacatureteksten, transparante communicatie, een soepel sollicitatieproces en een warme onboarding. Ook na een afwijzing kun je het verschil maken door waardevolle, persoonlijke feedback mee te geven.
Onthoud: de candidate experience heb je niet in één dag verbeterd, maar het vraagt wel een continue inspanning. Begin met één of twee aandachtspunten en werk van daaruit stap voor stap aan een sterker proces. Denk ook aan het belang van meten: verzamel actief feedback en stuur bij waar nodig.
Met de slimme oplossingen van Tellent Recruitee zet jij je kandidaten centraal in het recruitmentproces. Hierdoor trek je niet alleen het beste talent aan, maar bouw je ook aan een reputatie die je onderscheidt in een krappe markt. In een demo van 30 minuten laten we graag zien wat er mogelijk is!
