8 tips om de candidate experience te verbeteren

Het verbeteren van de candidate experience is een belangrijk onderdeel van het werk geworden voor recruiters en HR afdelingen. In de huidige kandidaatgerichte markt hebben sollicitanten vaak de keuze uit verschillende vacatures. Daarom is het belangrijk om een positieve candidate experience te bieden!

Bedrijven doen steeds meer om ervoor te zorgen dat kandidaten een prettige ervaring hebben tijdens het aanwervingsproces. Dit is niet alleen om de beste mensen aan te trekken, maar ook om goede mensen in je talentpoule te houden.

Ook is de kans groter dat kandidaten betrokken werknemers worden als ze een soepele en boeiende sollicitatieprocedure hebben gehad. Daarom is het belangrijk dat recruiters en HR-afdelingen hun sollicitatieprocedure heroverwegen om een positieve ervaring voor je kandidaten te garanderen.

Wat is de candidate experience?

Hoewel candidate experience geen officiële definitie heeft, wordt het vaak gebruikt om te verwijzen naar hoe sollicitanten het wervings-, screening-, aanname- en sollicitatieproces ervaren. De ervaring kan worden gecheckt door feedback van kandidaten (verzameld via vragenlijsten), het retentiepercentage van werknemers en doorverwijzingen.

De meeste werkgevers besteedden in het verleden niet veel aandacht aan de algemene ervaring van hun wervingsproces, omdat de kosten van een slechte ervaring laag waren. Als sollicitanten niet blij zijn met hoe hun proces was, dan is de kans groot dat ze het de volgende keer niet nog eens proberen, en anderen vertellen over hun matige ervaring. Het is met de vele sites, zoals Glassdoor, makkelijker geworden dan ooit om anderen te laten weten over een slechte sollicitatie ervaring. Daardoor kan je goede kandidaten mislopen.

Aan de andere kant kan een goede rekruteringservaring leiden tot meer en betere sollicitanten, wat resulteert in betere aanstellingen. Werknemers en kandidaten zullen ook eerder geneigd zijn om gekwalificeerde kandidaten (en mogelijk zelfs klanten) door te verwijzen. Zo kan het op termijn leiden tot lagere wervingskosten en kortere periodes voor het vullen van openstaande vacatures.

Waarom is de candidate experience belangrijk bij recruiting?

Tegenwoordig zijn de eerste contacten met sollicitanten de beslissende momenten in het sollicitatieproces. Als je op zoek bent naar gekwalificeerde werknemers die schaars zijn in jouw regio of bedrijfstak, kunnen een paar minuten al het verschil maken. Een vacaturepagina die moeilijk te bereiken is, een foutmelding bij het uploaden van een CV of een onpersoonlijke e-mail kunnen voor potentiële kandidaten reden genoeg zijn om af te haken.

De ervaring van kandidaten is een belangrijke succesfactor bij werving, overal waar hooggekwalificeerd personeel wordt gezocht. Op dit moment is de arbeidsmarkt in het voordeel van zoekende kandidaten, althans in veel sectoren waar gezocht wordt naar mensen met specifieke achtergronden. Het komt vaak voor dat kandidaten op meerdere banen tegelijk solliciteren en voor het beste aanbod kiezen.

Net zoals je bij het selecteren van kandidaten al in een vroeg stadium sommigen af laat vallen omdat ze belangrijke ervaring missen, maken kandidaten een selectie op basis van hun candidate experience. Als je na het sturen van een e-mail lang moet wachten op een antwoord, kan dat al een reden zijn om af te haken. Kandidaten zijn terughoudend om aan een nieuwe baan te beginnen als vacatures niet precies zijn geformuleerd of sollicitatiedata meerdere keren worden uitgesteld. Met een positieve ervaring voor kandidaten tijdens het hele proces is de kans groter dat zij ook op de langere termijn blijven.

De ervaring van een kandidaat heeft echter nog een ander aspect. Degenen die uiteindelijk niet worden aangenomen, maar nog steeds gekwalificeerd zijn, kunnen worden opgenomen in een talentenpoule. Afgewezen kandidaten zullen hier eerder mee akkoord gaan als ze zich op hun gemak voelden tijdens het sollicitatieproces. Je mag de bijbehorende employer branding niet verwaarlozen. De reputatie van je bedrijf hangt niet alleen af van de indruk die je huidige en voormalige werknemers maken, maar ook van die van toekomstige werknemers.

Als een bedrijf een gedigitaliseerd wervingsproces heeft, flexibele oplossingen biedt voor sollicitatiegesprekken en kandidaten voorziet van hun eigen profielen die ze kunnen beheren, laat dit een goede indruk achter. Gekwalificeerde werknemers zullen eerder in een digitaal getransformeerd bedrijf willen werken dan in een bedrijf waar de personeelsdocumenten nog in een archiefkast staan.

Wat is een slechte candidate experience?

Denk aan alle dingen die jij als werkzoekende van een bedrijf zou verwachten. Op die lijst staan waarschijnlijk: duidelijke communicatie, geen tijd verspillen, vriendelijke gesprekken en eerlijke feedback.

Zoals je je kunt voorstellen, doen slechte candidate experienceen precies het tegenovergestelde. Negatieve candidate experienceen hebben meestal te maken met:

• Een gebrek aan communicatie of langzame reactie van de werkgever, zoals het ghosten van een sollicitant;
• Een te ingewikkelde en tijdrovende sollicitatieprocedure;
• De onmogelijkheid om de sollicitatie in te vullen op het apparaat van hun keuze;
• Onaangename sollicitatiegesprekken met onvriendelijke of ongeïnteresseerde werknemers;
• Geen mogelijkheid om vragen te stellen of meer te weten te komen over het bedrijf;
• Geen mogelijkheid om feedback te geven over het proces.

Zoals we aan het begin al zeiden: de tijd dat een bedrijf alleen op hun merk kan vertrouwen om toptalent aan te trekken is voorbij. Sollicitanten zijn net zo geneigd als jij om te zeggen: “Ik ben niet geïnteresseerd”.

De kosten en de gevolgen van een slechte candidate experience variëren daarom van het mislopen van toptalent tot het mogelijk verliezen van waardevolle werknemers door een kloof tussen wat wordt beloofd in het wervingsproces en de realiteit op de werkplek.

Hoe je de candidate experience kan verbeteren

‘‘Oprechte interesse, dat is denk ik het belangrijkste. Het tweede is transparante communicatie, ervoor zorgen dat ze weten wat ze kunnen verwachten van de volgende stappen, en ten derde, ervoor zorgen dat er een continue feedbacklus is tussen wat de kandidaat zegt en wat de vacaturemanager zegt en ervoor zorgen dat alle feedback in het hele proces doorloopt, ongeacht of het een kandidaat is die feedback deelt over het proces of een vacaturemanager die feedback deelt over de kandidaat.’’ - Karim Gharsallah, voormalig Head of Talent bij Recruitee.

Er zijn veel verschillende manieren waarop je je candidate experience kan verbeteren, zoals de quote van Karim hier mooi illustreert. Om de algehele ervaring in je wervingsproces te verbeteren, moet je om te beginnen elke stap grondig evalueren. Door dit te doen, kun je verbeterpunten vinden. Vergeet niet dat je communicatie met de kandidaat bij de verschillende stappen in het wervingsproces een rol speelt in de algehele ervaring en ook beoordeeld moet worden.

Vanuit het perspectief van een kandidaat kan het wervingsproces een stressvolle ervaring zijn waarbij veel op het spel staat. Vaak willen kandidaten de baan, maar weten ze niet zeker wat er nodig is om gekozen te worden. Dit kan spanning veroorzaken.

Uit een onderzoek in de VS blijkt zelfs dat 93% van de werkzoekenden angst ervaart als gevolg van sollicitatiegesprekken. 

Een geweldige candidate experience kan een geweldige manier zijn om de stress onder kandidaten te verlichten, zodat ze zich kunnen concentreren op het laten zien van hun beste kwaliteiten en vaardigheden.

Er is geen vast recept voor een geweldige candidate experience, maar er zijn een paar ingrediënten die je kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat de jouwe geweldig is.

Hier behandelen we negen cruciale, maar vaak over het hoofd geziene onderdelen om je candidate experience te verbeteren.

1. Zorg ervoor dat je aanneemt om een openstaande functie te vullen

Een goede candidate experience is er een met een duidelijk doel. Dit begint met ervoor te zorgen dat jij en je organisatie glashelder zijn over wat je nodig qua vaardigheden en talenten, en wat deze persoon precies moet gaan doen.

Voordat je kandidaten vraagt om te solliciteren, moet je:

• Een vacature intakegesprek voeren met de vacaturemanager om het wervingsproces te starten;
• Alle belangrijke onderdelen van de functie bespreken, zoals het kandidaatprofiel, de functievereisten en de titel;
• Afspraken over het wervingsproces maken en een candidate journey map maken.

Als je deze stappen niet doorloopt, is de kans groter dat je op een bepaald moment in het proces van richting moet veranderen of dat je je halverwege afvraagt waarom je überhaupt opzoek bent naar een kandidaat. Dit leidt uiteindelijk tot vertragingen, slechte communicatie en tijdverspilling voor de sollicitanten.

2. Maak het kandidaten gemakkelijk om te solliciteren

Je doel als recruiter moet zijn om het voor gekwalificeerde kandidaten zo makkelijk mogelijk te maken om je vacatures te vinden en erop te solliciteren. Iedereen heeft het druk en de meeste mensen zullen niet bereid zijn om extra tijd te besteden aan het uitzoeken hoe ze moeten solliciteren op een functie die verborgen zit achter een omslachtige sollicitatieprocedure.

Daarom moet je:

• Ervoor zorgen dat je werken bij site gemakkelijk te vinden is;
• Duidelijke instructies geven in elke fase van de sollicitatieprocedure;
• Het mogelijk maken van de ‘Eenvoudig solliciteren’-functie van LinkedIn;
• Onnodige stappen in het sollicitatie- en screeningsproces verwijderen;
• De sollicitatieprocedure, en alle contactmomenten daarna, mobielvriendelijk maken;
• Stuur een bevestigingsmail zodra de sollicitatie ontvangen is;
•  Zorg voor tijdige opvolging en volgende stappen zodra ze bekend zijn.

Hoewel de sollicitatieprocedure uiterst belangrijk is, is het volgende punt waar de meeste candidate experienceen zullen slagen of falen.

3. Neem contact op als er vertragingen zijn

Een van de meest gehoorde klachten van kandidaten is dat de communicatie stroef verloopt.

Goede communicatie met kandidaten is juist een van de pijlers van een goede candidate experience, kan het moeilijk zijn om contact te houden met kandidaten als je met meerdere eisen werkt. Daarnaast kan een gebrek aan updates frustrerend zijn voor alle betrokkenen.

Soms heb je geen invloed over het trage verloop: er is iemand met vakantie, er is papierwerk dat gedaan moet worden, of nog duizend andere mogelijke dingen. Maar als er geen substantiële update is (je wilt de kandidaat de functie aanbieden, uitnodigen voor de volgende fase of afwijzen uit het proces) is het belangrijk om je kandidaten te informeren.

Een e-mail of telefoontje waarin je de omstandigheden uitlegt, is een enorme boost voor de ervaring van de kandidaat. Ook met geen nieuws zullen ze het fijn vinden om van je te horen.

Door je kandidaat op de hoogte te houden, geef je hem of haar het gevoel dat je nog steeds met hen bezig bent.

4. Leg belangrijke informatie vast op je kandidaat profielen

Tijdens het wervingsproces komt er veel tegelijkertijd op je af en kan belangrijke informatie langs je heen glippen, vooral als de communicatie over de telefoon of tijdens een vergadering gebeurt.

Miscommunicatie kan vooral problematisch als je een aanbod gaat doen. Als informatie over salarisverwachtingen of startdatum niet goed is vastgelegd, kan dit leiden tot een negatieve candidate experience. Bovendien, als je je kandidaat meerdere keren om dezelfde informatie moet vragen, komt dit ongeïnteresseerd over.

Zorg ervoor dat je elke vergadering of gesprek opvolgt door belangrijke informatie op te nemen in je ATS. Zo blijf je voorbereid en beperk je miscommunicatie met je kandidaten tot een minimum.

5. Beschrijf je wervingsproces in de functieomschrijving of werken bij site

De grootste oorzaak van onrust bij kandidaten komt voort uit het feit dat ze niet weten wat ze van jouw organisatie kunnen verwachten.

Er is een snelle en eenvoudige oplossing die op zijn minst de zenuwen wat kan verlagen: zet het verloop van het wervingsproces in de functieomschrijving of werken bij site . Deze kleine toevoeging aan je functiebeschrijvingen kan je potentiële kandidaten helpen begrijpen wat er van hen verlangd wordt.

Met duidelijke verwachtingen hoeven kandidaten zich niet af te vragen of en wanneer ze follow-up moeten geven en of ze iets van tevoren moeten voorbereiden. Als de volgende stappen na elke stap duidelijk zijn, ben je goed op weg naar een geweldige candidate experience.

Door verwachtingen te managen zorg je automatisch voor een betere candidate experience.

6. Deel de LinkedIn profielen van de toekomstige interviewers

Het is onvermijdelijk – en wenselijk! - dat kandidaten hun eigen voorbereiding doen voorafgaand aan het gesprek. Soms vragen kandidaten zich echter af wie hun gesprekspartners zullen zijn.

Voor een goede candidate experience stuur je hen een gedetailleerde uitnodiging voor het gesprek met de LinkedIn profielen van de interviewers. Dit kan de kandidaat helpen om een goed gevoel te krijgen met wie hij of zij binnen het bedrijf zal spreken. Bovendien zal het de interviewers aanmoedigen om een kijkje te nemen op het LinkedIn profiel van de kandidaat.

7. Houd contact in de periode dat het contract is getekend en de inwerkingsperiode begint

Het wervingsproces kan heel intensief zijn. Zodra een kandidaat je aanbod accepteert, is het makkelijk om te denken: klaar! Dat is van mijn bordje af.

Maar de radiostilte die de meeste kandidaten ervaren, kan verontrustend zijn en aan het twijfelen brengen. Totdat de kandidaat zijn eerste dag bij je bedrijf begint, moet je ervoor zorgen dat diegene nog steeds een geweldige candidate experience heeft.

Kandidaten betrekken in deze laatste fase voordat ze bij je bedrijf aan de slag gaan, kan een geweldige manier zijn om voort te bouwen op een positieve candidate experience. Houd contact en informeer ze over eventuele veranderingen of informatie die ze nodig hebben voor hun eerste dag.

Wij zelf zien dit bij onszelf als een kans om onze nieuwe teamleden te laten zien hoe blij we zijn dat ze bij ons komen werken.

Tijdens deze laatste stap sturen we onze kandidaten een starterspakket met basisinformatie en hulpmiddelen en een leuke gif. We hopen dat dit de kers op de taart is van een geweldige candidate experience.

8. Sta open voor het geven en ontvangen van feedback.

Veel bedrijven schrikken terug voor het geven van feedback aan afgewezen kandidaten uit angst voor juridische problemen. Maar je kunt die angst wegnemen door je feedback zorgvuldig te structureren.

Hoe verder een kandidaat komt in het wervingsproces, hoe waarschijnlijker het is dat hij of zij specifieke, persoonlijke feedback verwacht. Dit kan kandidaten helpen om hun zoektocht naar een baan strategischer te benaderen en hen helpen om te bepalen of ze bij jou op een eventuele andere vacature willen reageren.

Het is ook de moeite waard om kandidaten te vragen om jou feedback te geven. Een onderzoek naar candidate experience kan je helpen de juiste vragen te stellen en de algehele candidate experience te verbeteren.

Hoe je de kwaliteit van de candidate experience kan beoordelen

Voordat je de candidate experience van je bedrijf kunt verbeteren, moet je begrijpen wat de sollicitanten en werknemers er op dit moment van vinden. Daarvoor moet je weten hoe je candidate experience kunt meten.

Hier zijn enkele veelgebruikte manieren om candidate experience te meten:

• Vraag kandidaten om aan het einde van het wervingsproces een korte enquête in te vullen. Dit helpt je om een idee te krijgen van wat ze ervan vonden en wat er verbeterd zou kunnen worden. Dit kan via e-mail. Je zou er voor kunnen kiezen om dit aan te moedigen door middel van een beloning.
• Lees beoordelingen van werknemers zoals Glassdoor en Indeed. Kijk naar feedback over het sollicitatieproces. Dit geeft je zowel beoordelingen als schriftelijke feedback die je kunt gebruiken om een kwalitatieve en kwantitatieve analyse te maken.
• Zoek in de sociale media naar vermeldingen van je merk en opmerkingen over de candidate experience. LinkedIn, Twitter en Reddit zijn bijzonder goede kanalen voor deze activiteit. Reageer waar mogelijk op opmerkingen en vraag indien mogelijk om meer informatie.
• Vraag het nieuwe medewerkers. Deze nieuwe werknemers behoren tot je meest waardevolle bronnen bij het meten van candidate experience. Vraag ze wat ze leuk vonden, wat ze niet leuk vonden en wat er verbeterd zou kunnen worden.
• Vraag het huidige medewerkers. Ondervraag werknemers om te weten te komen wat ze gehoord hebben over het aanwervingsproces en wat hun indruk is van hoe goed nieuwe werknemers in het team worden geïntegreerd. Dit geeft aanwijzingen over hoe effectief je onboarding is.
• Gebruik ATS-gegevens. Tot slot bevat het ATS van je bedrijf waarschijnlijk een schat aan analysegegevens voor elk onderdeel van je wervingsproces. Bekijk deze gegevens om te zien in welke fase kandidaten de neiging hebben om af te haken. Als er iets uitspringt, moet je hier aandacht aan besteden. Gebruik dit hulpmiddel om na verloop van tijd verbeteringen of dalingen in belangrijke statistieken te volgen.

Als je eenmaal een idee hebt van de huidige candidate experience, kun je je aandacht richten op het verbeteren ervan.

Conclusie

De ervaring van kandidaten is zo belangrijk bij het ontwikkelen van een geweldige employer brand en het aantrekken van het beste talent. Hebben kandidaten een positieve ervaring? Dan zullen zij eerder geneigd zijn bij jou te willen werken, of in ieder geval een positief beeld van het bedrijf er aan overhouden. Hebben kandidaten een mindere ervaring? Dan zullen ze dat ook de hele organisatie aanrekenen.

Hoewel het misschien meer aandacht en beoordeling vereist, mag je deze zeven elementen niet vergeten. Zo’n verbetering is niet in één dag omgezet, maar op termijn kan je wel echt een verschil maken.