Terugkoppeling geven na sollicitatiegesprek (tips en templates)

Terugkoppeling geven na een sollicitatiegesprek heeft vele voordelen, zowel voor de kandidaat als voor het bedrijf. Toch laten veel bedrijven nog steken vallen op dit gebied. Daarom vertellen we je hier alles over het belang van feedback en delen we do’s en don’ts, inclusief handige voorbeeldtemplates voor e-mails.

Naast het geven van feedback, is het vragen van kandidaatfeedback essentieel om je wervingsproces te verbeteren. We laten je zien hoe je feedback e-mails kunt standaardiseren en waardevolle inzichten kunt verzamelen. Ben je klaar om serieus aan de slag te gaan met kandidaatfeedback? Laten we beginnen!

Het belang van een goede terugkoppeling na een sollicitatiegesprek

Er gaat tijd en moeite zitten in het formuleren van persoonlijke feedback na een sollicitatiegesprek met een kandidaat. En als het een afwijzing betreft, wat vaak het geval is, is het zeker niet de leukste taak voor een recruiter of hiring manager. Dit is waarschijnlijk de reden dat veel werkgevers er niet veel aandacht aan besteden. Een gemiste kans, want goede terugkoppeling levert veel voordelen op voor zowel de kandidaat als het bedrijf.

Voordelen van persoonlijke feedback voor de kandidaat

Persoonlijke feedback na een sollicitatiegesprek is zeer gewild bij kandidaten. Uit onderzoek blijkt dat 94% van de sollicitanten graag feedback ontvangt, terwijl slechts 41% dit ooit heeft gekregen. Voor Nederlandse kandidaten is persoonlijke feedback zelfs het belangrijkste aspect van een sollicitatie. Het is daarom absoluut de moeite waard om persoonlijke terugkoppeling als vaste procedure op te nemen in het wervingsproces.

Of kandidaten nu doorgaan naar de volgende ronde of niet: constructieve feedback is altijd waardevol. Het helpt sollicitanten te begrijpen wat ze in toekomstige gesprekken kunnen verbeteren en draagt bij aan hun persoonlijke ontwikkeling. Bovendien geeft het inzicht in de mate waarin hun vaardigheden aansluiten bij een functie. Door de reden van afwijzing te begrijpen, is het voor kandidaten ook makkelijker om in de toekomst opnieuw contact op te nemen voor vacatures die beter passen.

Als recruiter is het essentieel om praktische feedback te geven en standaardreacties te vermijden, zodat de kandidaat zich erkend voelt en daadwerkelijk iets aan de feedback heeft. Verderop lees je uitgebreide tips voor het formuleren van een goede terugkoppeling.

Voordelen van een goede terugkoppeling voor bedrijven

Het geven van persoonlijke feedback biedt niet alleen voordelen voor kandidaten, maar helpt ook het bedrijf. Het verzamelen van objectieve input van de verschillende leden van het wervingsteam helpt de hiring manager om weloverwogen wervingsbeslissingen te nemen.

Tip:

Tip:

Schrijf de feedback bij voorkeur direct na het gesprek op, zodat de details nog vers in het geheugen liggen. Plan een kwartier extra tijd na elk sollicitatiegesprek, zodat de leden van het wervingsteam de evaluatieformulieren direct kunnen invullen. Maak gebruik van standaard evaluatieformulieren en ‘eerlijke evaluaties’ om kandidaten objectief met elkaar te vergelijken.

Daarnaast verbetert het geven van een goede terugkoppeling de kandidaatervaring en versterkt het de employer branding. Dit kan leiden tot positieve mond-tot-mondreclame en een grotere instroom van goede sollicitanten in de toekomst. Bovendien wil 52% van de kandidaten die opbouwende feedback hebben gekregen, contact houden voor toekomstige vacatures. Je vergroot je talentpool er dus ook mee!

Afgewezen kandidaten zijn ook sneller geneigd om opnieuw te solliciteren wanneer ze bruikbare feedback hebben ontvangen. Uit onderzoek blijkt zelfs dat kandidaten vier keer sneller opnieuw solliciteren bij een bedrijf na het ontvangen van waardevolle feedback. 

Hoe geef je een effectieve terugkoppeling na een sollicitatiegesprek?

Het is belangrijk om de terugkoppeling als standaard stap mee te nemen in het wervingsproces. Om er het meeste uit te halen, zowel voor kandidaten als het bedrijf, is het cruciaal dat de feedback op de juiste manier wordt geformuleerd. Wordt het niet goed gedaan, dan kan het juist een averechts effect hebben. 

Het geven van feedback is een specifieke vaardigheid. Het kan daarom nuttig zijn om een standaardformule te gebruiken voor het geven van feedback. Dit zorgt voor consistentie en helpt om de informatie op een gestructureerde en effectieve manier over te brengen. Verderop lees je bijvoorbeeld over de sandwich-methode, die goed kan werken als formule voor het geven van feedback. 

De juiste termijn van de terugkoppeling

Het is belangrijk om de juiste termijn aan te houden bij het geven van terugkoppeling. Als je te lang wacht met het geven van feedback of je niet houdt aan de afgesproken termijn, kan dit juist een negatief effect hebben op de kandidaatervaring. Sollicitanten kunnen zich zelfs terugtrekken uit het wervingsproces. Daarom is het essentieel om als recruiter de juiste verwachtingen te schetsen en deze ook na te komen.

Maak duidelijk binnen welke termijn de kandidaat een reactie kan verwachten. Een gestroomlijnd wervingsproces, inclusief een standaardprocedure voor het verzamelen en geven van feedback, speelt hierbij een belangrijke rol. Bestaat er geen standaardproces, dan loop je als bedrijf meer risico op vertragingen en miscommunicatie. Bovendien vergeet je sneller feedback te geven binnen de juiste termijn.

Tip:

Tip:

Met Recruitee by Tellent stel je eenvoudig tijdslimieten in, bijvoorbeeld voor de termijn van de terugkoppeling. Als de reactietijd dreigt te verlopen, ontvang je een melding, zodat je binnen de afgesproken termijn feedback aan de kandidaat kunt geven. Je kunt je teamgenoten ook taken geven, inclusief vervaldatum en meldingen.

De termijn is afhankelijk van de fase in het wervingsproces

Wat een redelijke termijn is, hangt af van de fase in het wervingsproces. Gaat het om kennismakingsgesprekken, dan is het vaak mogelijk om al binnen 24 uur een reactie te geven. Meestal is het de recruiter die bij deze gesprekken de knoop doorhakt. Moeten er veel sollicitatiegesprekken gevoerd worden, kan het handiger zijn om een langere termijn aan te houden, zoals een terugkoppeling voor het einde van de week. 

Bij de laatste sollicitatiegesprekken is het extra belangrijk om de verwachtingen goed te managen en snel terugkoppeling te geven. Dit zijn de gesprekken waar de kandidaat de eindbeslissing hoort, dus laat ze niet te lang wachten. 

Ik probeer de laatste sollicitatiegesprekken altijd binnen één tot drie dagen achter elkaar te plannen, zodat de kandidaten dezelfde week nog te horen krijgen of ze zijn aangenomen.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Het juiste communicatiekanaal voor de terugkoppeling

Wat het beste communicatiekanaal is voor het geven van feedback, verschilt per recruiter. De een vindt het prettig om via telefoon terugkoppeling te geven, voor de ander werkt het beter om de feedback te mailen. Er valt voor beide werkwijzen iets te zeggen, dus kijk vooral wat voor jou - en voor de kandidaat - het beste werkt.

Bij positief nieuws

Bij positief nieuws kun je kiezen voor bellen of mailen. Als je belt, is de kans aanwezig dat kandidaten niet kunnen opnemen, omdat ze bijvoorbeeld op werk zijn. Je kunt dan een voicemail achterlaten met het nieuws of een e-mail sturen met de boodschap dat ze door zijn naar de volgende ronde. 

Om te voorkomen dat kandidaten niet (kunnen) opnemen, kun je er ook voor kiezen om direct het goede nieuws te mailen. Vraag de kandidaat om je terug te (video)bellen voor het ontvangen van persoonlijke feedback en het plannen van het volgende gesprek.  

Bij negatief nieuws

Bij negatief nieuws heb je ook de keuze uit bellen of mailen. Sommige recruiters kiezen bewust voor een telefoongesprek, omdat het ze de kans geeft om de afwijzing persoonlijk toe te lichten. Ze vinden dat kandidaten die veel tijd aan het wervingsproces hebben besteed, recht hebben op een persoonlijke afwijzing via een telefoon- of videogesprek. Een nadeel van telefoneren is wel dat de feedback niet meer na te lezen is.

Wijs je iemand af in een vroeg stadium van de sollicitatieprocedure, dan is het gebruikelijk om een e-mail te sturen. Stuur liever geen standaardmail. Voeg minstens één zin toe waaruit de persoonlijke reden voor de afwijzing blijkt. Verwerk ook positieve feedback in de afwijzing. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld de sandwich-methode gebruiken, die we verderop bespreken.

Sommige recruiters kiezen er bewust voor om sollicitanten die in een vergevorderd stadium van het wervingsproces afvallen, via e-mail te benaderen. Een afwijzing kan hard aankomen, en niet elke sollicitant staat direct open voor feedback. Daarom geven ze kandidaten liever de tijd om het nieuws te verwerken. 

In de afwijzingsmail wordt vaak de mogelijkheid geboden om, indien gewenst, een extra feedbackgesprek in te plannen via videogesprek of telefoon. Op deze manier laat je de keuze voor het persoonlijk bespreken van feedback aan de kandidaat. 

In mijn ervaring is het moment dat een kandidaat wordt afgewezen niet het beste moment om feedback te geven. Daarom stuur ik ze liever een e-mail met daarin de afwijzing en beknopte feedback. Ik bied ze in de e-mail aan om, als ze daar behoefte aan hebben, een gesprek te plannen om de feedback verder te bespreken. Dit geeft ze de tijd om het nieuws te verwerken en vragen op te stellen voor mij of de hiring manager.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

De structuur van de terugkoppeling

Het is handig om voor dezelfde soort terugkoppelingen dezelfde structuur te hanteren. Dit zorgt ervoor dat elke sollicitant gelijk wordt behandeld en verkleint de kans op negatieve reacties van kandidaten die de baan niet hebben gekregen. Door iedereen te voorzien van gestructureerde en professionele feedback, creëer je een respectvolle ervaring voor alle sollicitanten.

De sandwich-methode

De sandwich-methode is een veelgebruikte techniek om op een constructieve en respectvolle manier feedback te geven. Hierbij wordt kritische feedback ‘ingepakt’ tussen twee lagen van positieve opmerkingen, zoals een sandwich. Dit maakt de boodschap makkelijker te ontvangen en helpt om de relatie met de ontvanger positief te houden.

Je kunt de sandwich-methode op de volgende manier inzetten voor het geven van feedback aan kandidaten:

1. Begin duidelijk en direct. Geef meteen aan of de kandidaat wel of niet doorgaat naar de volgende ronde.
2. Benadruk daarna de sterke punten. Wijs op positieve punten tijdens het gesprek, bijvoorbeeld over de vakkennis, de ervaring of de vaardigheden van de kandidaat. Als de kandidaat op een concreet moment tijdens het gesprek indruk maakte, is het leuk om dat voorbeeld hier te benoemen. 
3. Bespreek vervolgens de verbeterpunten. Geef concrete feedback over de punten die verbetering behoeven. Gebruik hierbij specifieke voorbeelden om je feedback tastbaar en bruikbaar te maken. Verderop lees je meer tips voor het formuleren van feedback.
4. Sluit af met iets positiefs en bemoedigends. Bedank de kandidaat voor zijn of haar tijd en inzet, en geef aan dat je vertrouwen hebt in hun toekomstige groei en succes.

Kun je de kandidaat niet door laten gaan naar de volgende ronde, bijvoorbeeld vanwege te weinig vakkennis, maar was er wel sprake van een goede indruk? Overweeg dan om de kandidaat - met zijn of haar toestemming - op te nemen in jouw talentpool. In dat geval kun je in de toekomst contact opnemen als er een passende vacature beschikbaar komt. 

Tip:

Tip:

Met Recruitee kun je eenvoudig talentpools opzetten om kandidaten te verzamelen. Als er in de toekomst een passende vacature beschikbaar komt, kun je contact met hen opnemen. Zo vergroot je de kans op het vinden van het beste talent.

Als de kandidaat niet is geselecteerd, maar we wel een positieve indruk hebben overgehouden aan het gesprek, blijven we graag in contact. We informeren de kandidaat over andere openstaande vacatures en nodigen hem of haar uit om deel uit te maken van onze talentpool. Zo kunnen we in de toekomst contact opnemen wanneer er passende vacatures beschikbaar komen.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Tips voor het formuleren van feedback

Het geven van feedback is een vaardigheid op zich. Als recruiter is het daarom essentieel om je goed te verdiepen in de ‘best practices’ voor het geven van feedback. Zorg ervoor dat ook de hiring manager en andere leden van het wervingsteam op de hoogte zijn van de ‘regels’ voor terugkoppeling. Dit helpt kandidaten om positief terug te kijken op hun ervaring en biedt hen concrete handvatten voor verbetering.

Geef je de kandidaat een document met daarin een samenvatting van de verzamelde feedback die is opgeslagen in het ATS (Applicant Tracking System)? In dat geval is het extra belangrijk dat deze feedback zorgvuldig en nauwkeurig is geformuleerd, omdat het direct bij de kandidaat terechtkomt.

Tip 1: Wees duidelijk

Het is belangrijk om direct met de deur in huis te vallen als je de kandidaat terugkoppeling geeft. Geef direct aan of iemand door is naar de volgende ronde, zonder omwegen. Er mag geen twijfel over de uitslag bestaan.

Het is belangrijk om eerst het belangrijkste nieuws te geven. Is de kandidaat door naar de volgende ronde of niet? Je wilt voorkomen dat je de kandidaat eerst vertelt wat er goed ging, om hem of haar vervolgens de baan niet te geven.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Tip 2: Zorg voor persoonlijke feedback 

Kandidaten investeren veel tijd en moeite in hun sollicitatie en het is belangrijk om daar respectvol mee om te gaan. Standaardreacties zijn onpersoonlijk en onwenselijk, vooral wanneer kandidaten zich al vergevorderd in het wervingsproces bevinden. Neem daarom de tijd om persoonlijke feedback te geven. Je kunt al een groot verschil maken door één of twee specifieke opmerkingen toe te voegen die specifiek betrekking hebben op het gesprek. 

Tip 3: Geef concrete verbeterpunten

Zorg ervoor dat je concrete verbeterpunten aanreikt, zodat kandidaten van de ervaring kunnen leren en iets positiefs uit het gesprek kunnen halen. Als ze onvoldoende vakkennis hebben, vertel dan welke ervaring er mist en waar dat uit bleek. Als ze niet in het team passen, vertel dan dat je denkt dat de kandidaat beter in een omgeving past waar [vul in] belangrijk is en waar dat uit bleek. 

Het kan helpen om de functiebeschrijving naast de evaluatieformulieren te houden en te bekijken waar de vaardigheden van de kandidaat niet overeenkomen met de functievereisten. Markeer de plekken in de beschrijving waar de kandidaat nog werk aan de winkel heeft. Geef vervolgens concrete tips voor het opdoen van relevante ervaring of voor het effectiever communiceren van bestaande ervaring. 

Tip 4: Benadruk ook de sterke punten

Hoewel het zeker belangrijk is om aandacht te besteden aan verbeterpunten, is het ook erg leerzaam voor de kandidaat om te horen waar hij of zij een positieve indruk mee achterliet. Het helpt sollicitanten om zelfvertrouwen op te bouwen en te zien welke kwaliteiten ze verder kunnen benutten in toekomstige sollicitaties. 

Ook hier werkt het goed om de functiebeschrijving naast de evaluatieformulieren te leggen. Markeer de plekken waar de kwaliteiten van de kandidaat overeenkomen met de functiebeschrijving en geef (waar mogelijk) concrete voorbeelden van de momenten tijdens het sollicitatiegesprek waaruit dit bleek. 

Tip:

Tip:

Met Recruitee kun je werken met standaard evaluatieformulieren die automatisch worden opgeslagen in het ATS. Zo heb je altijd toegang tot de evaluaties. Doordat je scores geeft aan de verschillende onderdelen, kun je kandidaten eenvoudig terugkoppelen op welke gebieden ze goed en minder goed hebben gescoord.

Tip 5: Besteed aandacht aan de teleurstelling van de kandidaat

Een afwijzing kan hard aankomen. Het is dan ook belangrijk om aandacht te besteden aan de teleurstelling van de kandidaat. Laat weten dat emoties er mogen zijn en dat het normaal is om tijd nodig te hebben voor het verwerken van het nieuws. Als een kandidaat erg emotioneel reageert, is het verstandig om eerst te vragen of hij of zij openstaat voor verdere feedback. Zo toon je empathie en zorg je voor een veilige omgeving waarin de kandidaat zich gehoord en begrepen voelt.

Tip 6: Bedank de kandidaat voor de geïnvesteerde tijd en moeite

Om het contact met de kandidaat op een respectvolle en prettige manier af te sluiten, is het belangrijk om hem of haar te bedanken voor de tijd en moeite die in de sollicitatie is gestoken. Solliciteren vereist vaak veel inspanning, dus een oprecht bedankje is zeker op zijn plaats. Dit toont niet alleen waardering, maar laat ook een positieve indruk achter.

Wat moet je vermijden bij het geven van terugkoppeling na een sollicitatiegesprek? 

Bij het geven van terugkoppeling is het belangrijk om bepaalde valkuilen te vermijden:

1. Draai niet om de hete brij heen. Geef de kandidaat direct aan of hij of zij wel of niet doorgaat naar de volgende ronde. Onduidelijkheid kan frustrerend zijn en leidt vaak tot meer vragen.
2. Geef geen onbruikbare feedback. Vermijd vage opmerkingen zoals dat de sollicitant niet bij het team past. Wees specifiek over welke kwaliteiten het team nodig heeft en waarom deze niet overeenkomen met die van de kandidaat. 
3. Wek geen valse hoop. Zorg ervoor dat je eerlijke en beknopte feedback geeft zonder de illusie te wekken dat de kandidaat nog in aanmerking komt voor de rol. Wees duidelijk dat de kandidaat is afgewezen, maar gebruik altijd respectvolle bewoordingen. Als de sollicitant geen goede indruk heeft gemaakt, zeg dan ook niet dat je het cv wilt bewaren.
4. Vergelijk de kandidaat niet met anderen. Maak geen vergelijkingen met de persoon die de rol uiteindelijk heeft gekregen. Leg helder uit waarom de kandidaat niet is geselecteerd, zodat hij of zij hiermee aan de slag kan.
5. Wees niet te hard. Focus niet alleen op de zwakke punten van de kandidaat, maar geef een gebalanceerde terugkoppeling. Het kan handig zijn om de sandwich-methode te gebruiken, zoals eerder in het artikel werd besproken.
6. Wacht niet te lang met het geven van feedback. Tijdige feedback is cruciaal voor de kandidaatervaring. Zorg ervoor dat je kandidaten snel — in elk geval binnen de afgesproken termijn — op de hoogte stelt van de uitkomst, zodat ze niet in onzekerheid blijven hangen.

Als recruiter ben je afhankelijk van de feedback van het wervingsteam. Hoewel het niet jouw verantwoordelijkheid is om deze feedback in te vullen, is het wel jouw taak om het wervingsteam aan te sporen om op tijd feedback te leveren. Dit waarborgt de kwaliteit van de terugkoppeling en de verwachtingen van de kandidaten. Uiteindelijk hebben alle partijen er belang bij dat de feedback tijdig en compleet wordt aangeleverd.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Tip:

Tip:

Met Recruitee kun je live mee typen in de evaluatieformulieren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook het risico op het kwijtraken van aantekeningen. Na het gesprek heb je de mogelijkheid om je aantekeningen nog eens door te lezen, te verfijnen en direct op te slaan.

Juridische overwegingen bij het geven van feedback

Houd ook rekening met juridische implicaties rond het geven van feedback. Belangrijk is de bescherming van persoonsgegevens en het voorkomen van discriminatie en vooringenomenheid. 

Bescherming van persoonsgegevens

Houd feedback vertrouwelijk en houd je aan de regels met betrekking tot gegevensbescherming. Feedback mag alleen gedeeld worden met de kandidaat, tenzij de kandidaat zelf expliciet toestemming geeft om de informatie met anderen te delen. 

Het voorkomen van discrimininatie en vooringenomenheid

Alle feedback die door het wervingsteam in systemen wordt achtergelaten, kan uiteindelijk door de kandidaat worden opgevraagd. Kandidaten hebben namelijk het recht om schriftelijke feedback te ontvangen tijdens alle fasen van het wervingsproces. Het is daarom essentieel dat alle leden van het wervingsteam zich hiervan bewust zijn en getraind worden in het geven van zorgvuldige feedback.

Zo voorkom je dat (onbewuste) vooroordelen invloed hebben op de beoordeling. Dit draagt bij aan een eerlijk wervingsproces en verkleint het risico op discriminatieclaims: een belangrijk en gevoelig onderwerp.

Feedback geven is een vaardigheid; je kunt er niet van uitgaan dat iedereen automatisch weet hoe het moet. Als recruitmentteam is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle teamleden zich bewust zijn van het belang van objectieve feedback en dat ze goed getraind zijn in het geven ervan, zodat onbewuste vooroordelen worden voorkomen.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Tip:

Tip:

Zorg ervoor dat de feedback die je geeft uitsluitend betrekking heeft op de vaardigheden en ervaring van de kandidaat en dat deze direct is gekoppeld aan de competenties uit de functiebeschrijving. Vermijd het gebruik van woorden die kunnen worden geassocieerd met vooringenomenheid of discriminatie.

Voorbeelden van terugkoppelingen per mail (met templates)

Door invulbare templates te gebruiken voor verschillende soorten terugkoppelingen aan kandidaten, bespaar je tijd en geef je hen persoonlijke en waardevolle feedback. Het helpt je om de juiste toon en balans te vinden, terwijl je alle belangrijke informatie op een heldere manier deelt.

Hieronder vind je verschillende e-mail templates: van positieve terugkoppelingen met een aanbod tot afwijzingen met opbouwende feedback. Voel je vrij om ze aan te passen, zodat ze perfect aansluiten bij jouw bedrijf en situatie.

Vraag kandidaten feedback om het wervingsproces te verbeteren

Zoals je hebt gelezen, is het geven van kandidaatfeedback een essentieel onderdeel van het wervingsproces. Maar het vragen van feedback áán kandidaten is minstens zo waardevol! Er zijn verschillende momenten waarop je een vragenlijst naar kandidaten kunt uitsturen, zoals voorafgaand aan het eerste gesprek, na het eerste gesprek en nadat een kandidaat is aangenomen. 

In ons artikel over candidate experience surveys lees je op welke momenten je het beste om feedback kunt vragen, hoe je zorgvuldig en eenvoudig vragenlijsten opstelt en waar je op moet letten bij het analyseren van de resultaten. Wacht vooral niet te lang met het vragen om feedback; het is belangrijk dat de ervaring nog vers in het geheugen ligt.

Het vragen naar kandidaatfeedback zou de norm moeten zijn. Wij sturen na afloop van het wervingsproces een formulier naar kandidaten waarin we vragen: Hoe beoordeel je het totale wervingsproces? Hoe beoordeel je jouw ervaring met de recruiter? Hoe beoordeel je jouw ervaring met de hiring manager of het team? En is er nog iets anders wat je met ons wilt delen?

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Waardevolle input voor het verbeteren van de kandidaatervaring

De inzichten uit de feedback laten zien hoe het wervingsproces wordt ervaren en waar verbeteringen mogelijk zijn. Vraag bijvoorbeeld naar informatie die kandidaten graag in de functieomschrijving terug hadden gezien of op welke momenten het proces beter had kunnen verlopen. Op deze manier krijg je waardevolle inzichten die direct bijdragen aan het verbeteren van de kandidaatervaring.

Als kandidaten bijvoorbeeld aangeven dat de reactietijd te traag was, kun je daar direct op inspelen. Stel tijdslimieten in voor het opvolgen van reacties, zodat je een melding krijgt wanneer je een tijdje niet hebt gecommuniceerd. Dit zorgt ervoor dat je altijd tijdig contact opneemt en geen belangrijke momenten mist in de communicatie met kandidaten.

Uit de feedback van kandidaten bleek dat ons wervingsproces over het algemeen goed verliep, maar dat er wel momenten waren waarop de betrokkenheid afnam vanwege een dip in communicatie. Daarom werken we nu aan het maken van video's waarin we kandidaten aanmoedigen en succes wensen voor hun volgende gesprek. Hopelijk zorgt dit ervoor dat ze zich gezien voelen, geeft het ze extra energie en ervaren ze op deze manier een consistente betrokkenheid tijdens het wervingsproces.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Opvallend is dat het vragen naar feedback op zichzelf ook al bijdraagt aan een positievere kandidaatervaring. Uit onderzoek van Talent Board blijkt namelijk dat kandidaten die tijdens de screening of het sollicitatiegesprek om feedback werden gevraagd, het wervingsproces 93% (!) hoger beoordeelden. 

Een verbeterde relatie met (afgewezen) kandidaten

Ook afgewezen kandidaten blijken uit het onderzoek loyaler wanneer om hun mening wordt gevraagd: ze zijn 38% meer geneigd om in de toekomst opnieuw bij het bedrijf te solliciteren en 74% meer geneigd om het bedrijf bij anderen aan te bevelen. Het vragen van feedback draagt dus niet alleen bij aan de optimalisatie van het wervingsproces, maar versterkt ook de relatie met kandidaten, zowel nu als in de toekomst.

Handige oplossingen voor het vragen van feedback aan kandidaten

Als je het opvragen van kandidaatfeedback als standaard stap opneemt in het wervingsproces, is het handig om dit te automatiseren. Werk je met een ATS, dan kun je meestal gebruikmaken van standaard sjablonen voor vragenlijsten en het verzenden automatiseren. Een andere optie is om handmatig evaluatieformulieren te versturen naar sollicitanten. 

Candidate experience survey van Recruitee

Als je het ATS van Recruitee gebruikt, kun je een candidate experience survey maken in de tool en deze eenvoudig als bijlage toevoegen aan je e-mails aan kandidaten. 

Deze e-mails kun je vooraf inplannen. Bijvoorbeeld: kandidaten die zijn afgewezen en een afwijzingsmail hebben ontvangen, kun je twee dagen later automatisch een e-mail sturen met een verzoek om de vragenlijst in te vullen.

Tip: Het is verstandig om in de afwijzingsmail al te vermelden dat ze deze vervolgmail kunnen verwachten, zodat ze voorbereid zijn en kunnen nadenken over hoe ze het wervingsproces hebben ervaren. 

Handmatig evaluatieformulieren versturen naar kandidaten

Niet elk bedrijf kiest ervoor te investeren in een Applicant Tracking System (ATS) of een geautomatiseerd proces voor het verzamelen van kandidaatfeedback. In plaats daarvan sturen zij handmatig evaluatieformulieren naar kandidaten, vaak met behulp van tools zoals SurveyMonkey.

Handmatige evaluatieformulieren maken het feedbackproces persoonlijker en zorgen ervoor dat de vragen specifiek kunnen worden afgestemd op de inhoud van het sollicitatiegesprek. Dit biedt bedrijven de mogelijkheid om diepgaandere inzichten te verkrijgen over het wervingsproces en de kandidaatervaring. Vooral bij specialistische functies, senior posities of complexe sollicitatieprocedures kan dit van grote waarde zijn.

Ook voor bedrijven die wél een ATS gebruiken, kan het in bepaalde situaties nuttig zijn om handmatige evaluatieformulieren te versturen, bijvoorbeeld als aanvulling op het standaard geautomatiseerde proces, voor een meer gerichte en persoonlijke benadering. Het opstellen en versturen van deze formulieren kost wel meer tijd, dus het is belangrijk om te overwegen of dit past binnen de beschikbare capaciteit en het proces.

Conclusie

Het is belangrijk om feedback aan kandidaten standaard op te nemen in het wervingsproces. De meeste kandidaten vinden het fijn om terugkoppeling te krijgen, zeker als deze opbouwend is en niet uit standaardantwoorden bestaat. 

Een handige methode voor het geven van een waardevolle en respectvolle terugkoppeling, is de sandwich-methode. Hierbij omring je verbeterpunten met positieve feedback. Dit helpt kandidaten te begrijpen wat ze de volgende keer beter kunnen doen en of hun kwaliteiten aansluiten bij de functie waarvoor ze solliciteren. 

Voor bedrijven biedt het geven van feedback ook voordelen, zoals het maken van betere wervingsbeslissingen en het versterken van de employer branding. Bij een afwijzing (in een laat stadium) kan het slim zijn om te vragen of de kandidaat openstaat voor feedback of om het gesprek op een later moment te plannen. 

Naast het geven van feedback, is het ontvangen van kandidaatfeedback cruciaal voor het optimaliseren van het wervingsproces en het verbeteren van de kandidaatervaring. Zorg ervoor dat het vragen om feedback een standaard onderdeel van het wervingsproces wordt, bijvoorbeeld door automatische e-mails met vragenlijsten in te stellen via een ATS. Succes!