Recruitment automation: hoe en waarom recruiters automatisering moeten gebruiken

Recruitment is een arbeidsintensief proces. Van het schrijven van vacatureteksten tot het inplannen van gesprekken en het bijhouden van sollicitanten - recruiters steken veel tijd in administratieve en handmatige taken. Denk aan zaken als het handmatig aanvragen van vacatures via de mail, kandidaten bijhouden in Excel omdat er geen centraal systeem is, handmatig bevestigingsmails sturen waardoor sommige kandidaten worden gemist, CVs handmatig doorsturen, en meer. 

Deze traditionele en handmatige manier van werken is niet efficiënt. Het kost recruiters enorm veel tijd en moeite en gaat ten koste van de kandidaat- en werkgeverservaring. Daarnaast vergroot het de kans op fouten, zoals kandidaten die over het hoofd worden gezien of dubbel geregistreerd worden. Ook kunnen recruiters de effectiviteit van hun wervingsinspanningen niet goed meten zonder centraal systeem.

Kortom, deze handmatige aanpak zorgt voor veel frustraties bij recruiters. Gelukkig zijn er technologische oplossingen die het leven van recruiters een stuk gemakkelijker maken. Met de komst van recruitment software kunnen veel van deze taken geautomatiseerd worden. Maar wat houdt recruitment automation precies in? En welke voordelen levert het op voor recruiters en organisaties? In dit artikel leggen we het uit.

Wat is recruitment automation?

Recruitment automation draait om het gebruik van software en technologie om repetitieve, tijdrovende taken in het wervingsproces te automatiseren. Denk aan zaken als:

• Het automatisch opstellen en publiceren van vacatures
• Het automatisch doorsturen van sollicitaties naar de juiste recruiter
• Het automatisch versturen van berichten naar kandidaten 
• Het automatisch inplannen van gesprekken
• Het bijhouden van sollicitantgegevens in een database

Recruitment software neemt veel van de saaie, repetitieve taken uit handen van recruiters. Zo kunnen zij zich richten op de meer strategische zaken, zoals employer branding, relatiebeheer en het voeren van sollicitatiegesprekken.

Dankzij automatische handelingen en workflows helpt automatisering in recruitment om de efficiëntie van recruiters te verbeteren en belangrijke KPI’s voor werving te optimaliseren, zoals:

• Het sneller invullen van vacatures
• Het reduceren van de kosten per aanname
• Het verbeteren van de ervaring voor kandidaten
• Het verhogen van de kwaliteit van aannames

Automatisering kan ingezet worden in alle fases van het wervingsproces en is het meest geschikt voor eenvoudige, maar repeterende en tijdrovende taken. Het kan misgaan als je het te ingewikkeld maakt of op momenten inzet waar menselijk contact nodig is.

Waarom is automatisering in recruitment belangrijk?

Er zijn verschillende redenen waarom het automatiseren van je recruitmentproces een goed idee is:

Het vermindert administratieve lasten

Wanneer recruiters al hun kandidaten en vacatures handmatig moeten bijhouden in Excel en Outlook, kost dat veel tijd. Met recruitment software heb je alle gegevens centraal op één plek, wat het recruiters makkelijker maakt.

Het vermindert de kans op fouten

Bij handmatig werk sluipen er makkelijk fouten in. Denk aan typefouten, verkeerd gekopieerde data of vergeten taken. Recruitment software minimaliseert dit soort fouten.

Het versnelt het recruitmentproces

Handmatige, repetitieve taken kosten nu eenmaal meer tijd. Door ze te automatiseren, kun je kandidaten sneller door het proces heen loodsen. Zo vul je vacatures sneller in.

Het verhoogt de efficiëntie

Wanneer recruiters minder tijd kwijt zijn aan administratie, kunnen ze meer tijd besteden aan de kerntaken waar hun expertise het meest tot zijn recht komt. Dit verhoogt de algehele efficiëntie.

Het verbetert de kandidaatervaring

Kandidaten verwachten een snelle, gestroomlijnde sollicitatieprocedure. Automatisering draagt daaraan bij. Bijvoorbeeld door automatisch berichten te sturen over de status van hun sollicitatie.

Het versterkt je employer brand

Een modern, geautomatiseerd recruitmentproces straalt professionaliteit uit naar kandidaten. Dit versterkt je imago als werkgever.

Hoe kun je recruitment automatiseren?

Er zijn verschillende manieren om je recruitmentproces te automatiseren. Hieronder bespreken we de belangrijkste:

1. Goedkeuring van vacatures automatiseren

In plaats van voor elke vacature handmatig rond te moeten vragen voor goedkeuring, kan dit proces in recruitment software geautomatiseerd worden. Bijvoorbeeld door workflows in te stellen, waarbij de vacature automatisch naar de juiste managers wordt doorgestuurd ter goedkeuring. Dit bespaart recruiters veel tijd.

Het proces voor het goedkeuren van vacatures kan in Recruitee geautomatiseerd worden door middel van 'requisitions'. Een requisition is een intern goedkeuringsverzoek dat de werver/hiring manager kan indienen. Hierin staat alle benodigde informatie zoals het budget, het salaris en het aantal vacatures. Zodra de requisition is goedgekeurd, kan de werkelijke vacaturetekst opgesteld en gepubliceerd worden.

De voordelen van requisition approvals in Recruitee zijn:

• De werver hoeft niet telkens handmatig rond te vragen voor goedkeuring per vacature. De requisition wordt automatisch doorgestuurd naar de juiste managers ter goedkeuring.
• Het goedkeuringsproces is traceerbaar. Je zietprecies wie de requisition al goedgekeurd heeft en van wie nog goedkeuring nodig is.
• Requisitions kunnen al maanden van tevoren ingediend worden als onderdeel van lange termijn wervingsplannen. De vacature hoeft nog niet direct gepubliceerd te worden.
• Één requisition kan aan meerdere vacatures gekoppeld worden, handig bij A/B testen.
• Het dient als centrale plek om alle info, documenten en communicatie rond de vacaturegoedkeuring bij te houden.

Met requisition approvals in Recruitee wordt het goedkeuringsproces een stuk eenvoudiger en efficiënter. Zo kunnen recruiters sneller starten met het werven.

2. Geautomatiseerde acties voor je recruitmentpijplijn

Moderne recruitment software laat je 'workflows' instellen: geautomatiseerde acties die op de achtergrond plaatsvinden. Bijvoorbeeld: zodra een kandidaat solliciteert, ontvangt de recruiter automatisch een melding. Of: 14 dagen na het laatste contact met de kandidaat, ontvangt de recruiter een herinnering om de voortgang te checken. 

Recruitee kan helpen met het automatiseren van je recruitmentpijplijn door middel van geautomatiseerde acties. 

Met geautomatiseerde acties in Recruitee kun je triggers instellen voor elke fase in je recruitmentpijplijn. Zodra een kandidaat naar de volgende fase wordt verplaatst, worden de ingestelde acties automatisch uitgevoerd. 

Enkele voorbeelden van geautomatiseerde acties die je kunt instellen in Recruitee:

• Automatisch een e-mail sturen naar de kandidaat wanneer deze naar een nieuwe fase gaat (bijvoorbeeld een uitnodiging voor een interview).
• Een herinneringstaken aanmaken voor de recruiter om over 14 dagen de voortgang van een kandidaat te checken.
• Een collega automatisch een evaluatieverzoek sturen om een kandidaat te beoordelen.
• Relevante tags automatisch toevoegen aan het profiel van de kandidaat.
• De kandidaat automatisch toewijzen aan een vacature of talentenpool.

Deze geautomatiseerde acties zorgen ervoor dat routinematige taken in je recruitmentpijplijn automatisch en consistent worden uitgevoerd. Zo hoef je als recruiter veel minder tijd te steken in saaie, repetitieve taken en hou je het overzicht. Je kunt je richten op de meer strategische werkzaamheden. Met de geautomatiseerde acties van Recruitee werkt je recruitmentpijplijn als een geoliede machine.

3. Pre-screening van kandidaten automatiseren 

Pre-screening is een manier om al in een vroeg stadium ongeschikte kandidaten eruit te filteren. Zo kunnen recruiters zich richten op de kandidaten die het meest veelbelovend zijn. Pre-screening kan op verschillende manieren.

Recuitee helpt je om ongeschikte kandidaten automatisch af te wijzen door middel van knock-out vragen in je sollicitatieformulier. Zo filter je kandidaten die niet aan bepaalde harde eisen voldoen al in een vroeg stadium uit. Ook kunnen referentie- en achtergrondchecks geautomatiseerd worden, zodat recruiters alleen geschikte kandidaten overhouden.

‍

Ook kun je in Recruitee snelle evaluaties en evaluatieformulieren opstellen om kandidaten geautomatiseerd te screenen. Zo kun je bijvoorbeeld na een telefonisch interview in een paar klikken een score en korte toelichting geven. Of na een face-to-face interview vul je een uitgebreider evaluatieformulier in.

De voordelen hiervan zijn:

• Ongeschikte kandidaten worden automatisch uitgefilterd
• De voortgang en scores van kandidaten zijn direct inzichtelijk
• Je hoeft minder tijd te besteden aan het handmatig screenen van cv's
• Evaluaties zijn gestandaardiseerd en consistent 

Met de pre-screening opties van Recruitee bespaar je veel tijd en moeite. Zo kun je je focussen op de meest geschikte kandidaten. De functionaliteiten zorgen ervoor dat je snel en objectief kandidaten kunt beoordelen in de beginfase. Zo stroomlijn je het screeningsproces.

4. Screening van kandidaten automatiseren

Door de screening van kandidaten te automatiseren kun je kandidaten sneller en objectiever beoordelen. Recruitee heeft verschillende opties om de screening van kandidaten te automatiseren:

• Evaluatieformulieren om kandidaten uitgebreid te beoordelen na bijvoorbeeld een interview. Hierin kun je op gestructureerde wijze criteria scoren.
• Snelle evaluaties om in een paar klikken een score en korte toelichting te geven. Handig na bijvoorbeeld een telefonisch interview.
• Eerlijke evaluaties om beïnvloeding binnen het recruitment team te minimaliseren. Teamleden zien elkaars beoordeling pas nadat ze zelf een oordeel hebben gegeven.

Deze screeningopties hebben als voordeel dat:

• De voortgang en scores van kandidaten direct inzichtelijk zijn
• Evaluaties consistent en gestandaardiseerd zijn
• Er minder beïnvloeding is door sterke meningen van collega's
• Je tijd bespaart door niet alles handmatig te hoeven doen

5. Communicatie automatiseren

Standaard e-mails en berichten voor verschillende fases in het proces kunnen automatisch verstuurd worden naar kandidaten. Bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging bij een sollicitatie, een afwijzing na een screening of een uitnodiging voor een gesprek. Ook kun je automatische herinneringen instellen.

Recruitee helpt je de communicatie met kandidaten te automatiseren door middel van verschillende e-mail templates:

• Algemene e-mail templates voor standaardberichten, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een gesprek of een afwijzing. Deze kun je manual versturen of inzetten bij geautomatiseerde acties. 
• Automatische bevestigingsmails worden automatisch verstuurd zodra een kandidaat solliciteert. Handig voor een snelle bedankbevestiging.
• E-mail templates voor afspraakuitnodigingen bevatten standaard de afspraakdetails, handig bij het inplannen van gesprekken.
• Meerdere talen ondersteuning, zodat je templates in verschillende talen kunt opstellen.

De templates bevatten placeholders, zodat de juiste kandidaatgegevens automatisch ingevuld worden.

Door communicatie met kandidaten te automatiseren, kun je de kandidaatervaring verbeteren en engagement verhogen. Met sjablonen en automatische acties stuur je gepersonaliseerde berichten, terwijl je tegelijkertijd efficiënt werkt. Zo blijf je gemakkelijk in contact met kandidaten in elke fase van het proces. Je laat kandidaten zien dat ze gewaardeerd worden, ook als ze uiteindelijk niet worden aangenomen. Dit versterkt je imago als werkgever en zorgt dat kandidaten je aanbevelen in hun netwerk.

‍6. Planning automatiseren 

Het inplannen van sollicitatiegesprekken kost recruiters vaak veel tijd en moeite door alle mailwisselingen. Met een automatische agenda kun je gesprekken inplannen zonder heen-en-weer gemail. Met de Afspraak Planner van Recruitee verloopt dit proces een stuk efficiënter. 

De Afspraak Planner is een online agenda waarmee kandidaten zelf een geschikt interviewtijdstip kunnen selecteren, gebaseerd op de beschikbaarheid van recruiters. Dit werkt als volgt:

• De recruiter stelt een Afspraak Planner link op met beschikbare data, tijden en recruiters.
• Deze link wordt via de mail naar kandidaten gestuurd.
• Kandidaten kunnen op de link klikken en een tijdstip selecteren dat past.
• Het gekozen tijdstip wordt automatisch in de agenda's van de recruiters gepland.

7. Hulp bij het schrijven van vacatureteksten

Het schrijven van een sterke en aantrekkelijke vacaturetekst is cruciaal om talent aan te trekken, maar kan soms best lastig zijn. Vaak doen recruiters een intakegesprek met de hiring manager om alle details over de vacature te verzamelen. Toch kan wat extra inspiratie of hulp altijd handig zijn voor het formuleren van een pakkende vacaturetekst. 

Daarvoor heeft Recruitee een ingebouwde AI-tool om op basis van trefwoorden automatisch vacatureteksten te genereren. Het werkt als volgt:

• De recruiter voert in een paar zinnen de belangrijkste info over de vacature in, zoals functie, afdeling en verantwoordelijkheden.
• De AI-tool genereert vervolgens automatisch een uitgebreide vacaturetekst met functieomschrijving en -eisen.
• De recruiter kan deze tekst vervolgens finetunen en aanpassen waar nodig.

‍

Hoewel de AI-tool van Recruitee nuttige ondersteuning biedt bij het schrijven van vacatureteksten, blijft een kritische menselijke blik essentieel.

We raden daarom altijd aan om de automatisch gegenereerde vacaturetekst samen met de recruiter en hiring manager te reviewen en waar nodig aan te passen. De AI neemt weliswaar het saaie schrijfwerk uit handen, maar kan nog steeds fouten maken of zaken missen.

Door de tekst samen door te nemen, zorg je ervoor dat de uiteindelijke vacaturetekst alle belangrijke informatie bevat en aansluit bij de daadwerkelijke functie. Ook kun je op deze manier de tekst optimaliseren zodat deze maximaal aantrekkelijk is voor potentiële kandidaten.

8. Centraal recruitmentproces 

Wanneer je veel vacatures en kandidaten tegelijk beheert, is het belangrijk om overzicht te houden. Recruitee helpt je hierbij door het gehele recruitmentproces op één plek te centraliseren. Dit geeft recruiters altijd en overal toegang tot actuele kandidaatgegevens. Ook kun je je eigen recruitmentpijplijn per vacature instellen en krijg je een compleet overzicht van alle kandidaten.

Het hebben van een centraal recruitmentproces heeft een aantal voordelen:

• Centrale database met alle kandidaatgegevens op één plek. Dit geeft recruiters en hiring managers overal toegang tot de meest actuele informatie.
• Flexibele pipeline per vacature om het proces te managen. Je volgt precies waar een kandidaat zich in het proces bevindt.
• Krachtige zoekfunctie om snel tussen alle kandidaten te zoeken.
• Overzicht van alle kandidaten in het wervingsproces. Je ziet in één oogopslag waar extra focus nodig is.
• Overzicht van afgewezen kandidaten. Je bouwt een talentenpool op voor de toekomst.
• Meerdere talentpools om interessante kandidaten te categoriseren.
• Samenvoegen van kandidaten die op meerdere vacatures hebben gesolliciteerd.

9. Automatisch vacatures posten

Met een modern ATS kun je vacatures snel en gemakkelijk automatisch op meerdere vacaturesites plaatsen. Dit bespaart recruiters veel tijd en moeite vergeleken met het handmatig plaatsen van vacatures op elke site.

Een ATS zorgt er namelijk voor dat je met één druk op de knop jouw vacaturetekst automatisch op tientallen vacaturesites kunt laten verschijnen. Je hoeft de vacaturedetails dus maar één keer in te voeren in het ATS-systeem, wat de kans op type- en opmaakfouten enorm reduceert.

Als je Recruitee gebruikt, kun je de doelgroep voor je vacature selecteren in de app. Ook kun je aangeven op welke kanalen je de vacature wilt promoten. Vervolgens adviseert ons algoritme de meest geschikte kanalen voor het promoten van je vacature, op basis van de informatie die je hebt opgegeven. Zo kun je op een slimme en effectieve manier je vacatures onder de aandacht brengen bij de juiste doelgroep. Recruitee helpt je om promoten van vacatures volledig te automatiseren voor het beste bereik.

Ook kun je met een ATS real-time rapportages en inzichten genereren over de prestaties van je vacatures op de verschillende sites. Zo zie je direct welke sites de meeste reacties en sollicitaties opleveren, zodat je je online wervingsstrategie kunt optimaliseren.

Daarnaast faciliteert een ATS het efficiënt opnieuw plaatsen van vacatures die offline zijn gegaan. Met één klik plaats je dezelfde vacature automatisch opnieuw online.

10. Integratie met LinkedIn en social media

Kandidaten kunnen tegenwoordig direct solliciteren via LinkedIn en andere social media kanalen. Deze sollicitaties integreren automatisch met je recruitment software, zoals een ATS. Kandidaten hoeven hierdoor geen CV meer handmatig te uploaden, maar kunnen met één druk op de knop hun LinkedIn- of XING-profiel doorsturen. 

Deze directe integratie met social media als sollicitatiekanaal heeft een aantal voordelen. Zo bespaart het kandidaten enorm veel tijd, omdat ze hun gegevens niet opnieuw hoeven in te voeren. Voor recruiters betekent het veel minder data-invoerwerk, omdat CV’s automatisch aan sollicitaties gekoppeld worden vanuit de social profielen. 

Ook maakt de lagere sollicitatiedrempel via social media dat je een breder bereik hebt onder potentiële kandidaten. Zo kun je nu ook zogenaamde ‘passive candidates’ interesseren die wel geschikt zijn maar niet actief op zoek zijn naar een andere baan. Tot slot geven met name uitgebreide LinkedIn-profielen recruiters veel meer relevante data over kandidaten dan een standaard CV, zoals connecties, aanbevelingen en publicaties. Deze extra context helpt bij het selectie- en matchingsproces.

11. Rapportages en inzichten

Recruitment software kan realtime rapportages over je recruitment prestaties leveren. Recruitee biedt bijvoorbeeld uitgebreide rapportages en inzichten om het wervingsproces te optimaliseren. Met de ingebouwde analytics tool kun je eenvoudig essentiële metrics tracken zoals:

• Totaal aantal bezoeken en gemiddelde bezoekduur op je carrièrepagina's
• Bounce percentage van je carrièrepagina
• Conversieratio's van sollicitaties
• Aantal afgebroken sollicitatieformulieren
• Meest bezochte vacatures

Deze data geven inzicht in de candidate journey en laat zien welke bronnen het meest effectief zijn. Je ziet bijvoorbeeld hoeveel bezoekers van bepaalde vacaturesites uiteindelijk daadwerkelijk solliciteren. 

Ook kunnen trends en pieken in traffic gerelateerd worden aan specifieke activiteiten, zoals een LinkedIn campagne of het plaatsen op een nieuwe vacaturesite.

Door deze metrics continu te monitoren kan Recruitee je helpen om datagedreven beslissingen te nemen, zoals:

• Optimaliseren van SEO en content
• Bepalen waar budget naartoe moet voor online werving
• Analyseren van pieken en dalen in sollicitatieaantallen
• Bijsturen van de candidate journey waar nodig

Conclusie

Het recruitmentproces automatiseren biedt dus veel voordelen. Het bespaart recruiters administratieve rompslomp, vermindert fouten, versnelt procedures, verhoogt de efficiëntie en verbetert de kandidaat- en werkgeverservaring. Bovendien kun je met de juiste recruitmentsoftware je werk optimaal uitvoeren.

Wil je aan de slag met het automatiseren van je recruitment? Overweeg dan eens recruitment software zoals Recruitee. Onze software helpt je stap voor stap met het automatiseren van je workflow, zodat jij je kunt richten op de meer strategische recruitment taken. Zo word jij een efficiëntere en effectievere recruiter.