WhatsApp is wereldwijd het populairste communicatiemiddel. Meer dan 3 miljard mensen gebruiken de app maandelijks en in Nederland appt 85% van de werkende doelgroep dagelijks. Het is dus geen verrassing dat recruitment steeds vaker via dit kanaal plaatsvindt.
Stel je voor: kandidaten zien jouw vacature op hun telefoon. In de trein, op vakantie of tijdens de lunchpauze. De interesse is er, maar zij hebben meestal geen cv of motivatiebrief bij de hand. Mailen of bellen kost tijd, en daardoor verlies je misschien een kandidaat die geknipt was voor de job. Zonde, toch?
Met WhatsApp haal je die drempel weg. Kandidaten kunnen makkelijk en direct contact opnemen, vragen stellen of zelfs meteen solliciteren. Voor jou als recruiter betekent dat meer bereik, snellere reacties en een soepelere flow in je proces. En voor de kandidaat een betere candidate experience!
In dit artikel lees je hoe je WhatsApp slim inzet in recruitment, welke voordelen het oplevert en waar je op moet letten als je ermee aan de slag gaat. Eén ding kunnen we alvast verklappen: solliciteren wordt straks net zo makkelijk als een appje sturen (zonder extra werk voor recruiters)!
Hoe kan je WhatsApp inzetten voor recruitment?
WhatsApp is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Juist daarom is het ook een krachtig middel voor recruitment: met de juiste inzet van automatisering en AI kunnen kandidaten je laagdrempelig bereiken, en kan jij als hiring team direct reageren.
Daarmee speel je in op een bredere trend: solliciteren verschuift steeds verder naar mobiel. Waar de laptop of desktop vroeger de standaard was, pakken steeds meer mensen nu hun telefoon om zich te oriënteren en te solliciteren.
Hieronder bespreken we twee manieren waarop je WhatsApp kunt inzetten voor recruitment.
WhatsApp Business-app
WhatsApp Business is een gratis mobiele app die speciaal is ontwikkeld voor kleine bedrijven die makkelijker met klanten – of in dit geval kandidaten – willen communiceren.
Naast de standaard WhatsApp-functies kun je met de Business-versie onder andere:
- Een bedrijfsprofiel aanmaken met contactgegevens en je website
- Labels gebruiken om gesprekken te ordenen, bijvoorbeeld per talentpool
- Snelle antwoorden instellen om veelgestelde vragen direct te beantwoorden
Door WhatsApp als hoofd communicatiemiddel te gebruiken, houd je overzicht: je ziet precies wanneer een bericht is aangekomen of gelezen en kunt direct schakelen. Zo voorkom je het gedoe van gemiste telefoontjes.
Tip:
Tip:
In WhatsApp Business kun je een click-to-chat link aanmaken. Plaats die op je website, in een vacaturetekst of op je socials. Kandidaten komen dan met één klik direct in een WhatsApp-gesprek terecht, zonder eerst je nummer te hoeven opslaan.
Maar… WhatsApp Business kent ook beperkingen:
- Slechts één gebruiker per account
- Beperkte automatiseringsmogelijkheden
- Geen koppeling met een ATS of CRM
- Weinig mogelijkheden voor rapportage en opschalen
Met de gratis WhatsApp Business-app ben je beperkt tot slechts een paar snelle automatische antwoorden. Daardoor is het niet mogelijk om een goede pre-screening in te richten die je verder tijd bespaart.
WhatsApp-integratie met je ATS
Wil je WhatsApp niet alleen als losse chatapp gebruiken, maar écht onderdeel maken van je recruitmentproces? Dan zijn ATS-integraties via de WhatsApp Cloud API de oplossing. Daarmee koppel je WhatsApp rechtstreeks aan je systeem en haal je er veel meer uit.
Een goed voorbeeld is WhatsApp Hiring van Tellent Recruitee. Deze add-on plug je zo in je ATS, waardoor WhatsApp naadloos meedraait in je workflow. Handig voor snelle communicatie met kandidaten, en schaalbaar genoeg voor grotere bedrijven met complete hiring teams.
Zo werkt het:
- Kandidaten klikken op een ‘Solliciteer via WhatsApp’-knop in je vacature of werken-bij-pagina, of scannen een QR-code op locatie.
- Er opent direct een WhatsApp-gesprek waarin kandidaten 24/7 vragen kunnen stellen.
- Een AI-assistent (meertalige AI-bot) beantwoordt die vragen met informatie uit je ATS, vacatureteksten en bedrijfsprofiel.
- Alleen vragen die om een persoonlijk antwoord vragen (of die de AI-assistent niet kan afhandelen), beantwoorden jullie zelf.
Daarnaast voert de bot ook een korte pre-screening uit. Dat werkt heel eenvoudig:
- De kandidaat beantwoordt een paar gerichte vragen, zonder direct een cv te hoeven opsturen.
- Voldoet de kandidaat aan de vereisten? Nadat alle relevante vragen zijn beantwoord, worden de gegevens direct doorgestuurd naar je ATS om het sollicitatieproces voort te zetten.
Alle gesprekken en sollicitaties worden automatisch opgeslagen in je ATS. Je hoeft dus niets handmatig bij te houden, je verliest geen context en je hele hiring team heeft altijd inzicht in waar een kandidaat staat. Dat bespaart niet alleen tijd, maar maakt je proces ook strak en georganiseerd.
Met eigen ogen zien hoe WhatsApp Hiring jouw wervingsproces beter en makkelijker kan maken? Probeer WhatsApp Hiring gratis of boek een demo.
Wat zijn de voordelen van WhatsApp in recruitment?
We hebben al een aantal pluspunten van werven via WhatsApp genoemd. Maar in de praktijk levert het nog meer op dan je misschien denkt. Dit zijn vijf belangrijke voordelen:
1. Lagere sollicitatiedrempel = meer sollicitanten
Veel kandidaten zien je vacature onderweg of tijdens een drukke dag. Een cv uploaden of motivatie schrijven komt dan vaak niet uit. Met WhatsApp kunnen ze direct een vraag stellen of hun interesse kenbaar maken. Zo vergroot je je bereik en trek je ook de kandidaten aan die bij een normaal sollicitatieformulier zouden afhaken.
Met WhatsApp haal je die obstakels weg. Zodra een kandidaat contact zoekt, is de kans bovendien groter dat hij of zij betrokken blijft gedurende het hele proces.
Tip:
Tip:
Ströer X/Avedo kreeg in de eerste acht maanden na de start met WhatsApp Hiring meer dan 5.000 kandidaten binnen via WhatsApp.
2. Houd afhakers in de loop
Veel kandidaten beginnen aan een sollicitatie, maar haken halverwege het formulier af. Met WhatsApp zie je direct wie contact heeft gezocht en kun je ze actief opvolgen. Daarmee vergroot je niet alleen je conversieratio, maar laat je ook zien dat je écht geïnteresseerd bent in je kandidaten.
Tip:
Tip:
Klanten die WhatsApp Hiring gebruiken, zien een conversieratio tot wel 75%.
3. Kortere time-to-hire
Snelheid is cruciaal in de huidige arbeidsmarkt. Terwijl e-mails vaak dagen blijven liggen, worden WhatsApp-berichten vrijwel direct geopend. De open rate van WhatsApp ligt rond de 90–98%, tegenover gemiddeld 20–25% voor e-mail. Kandidaten reageren dus sneller, waardoor je de time-to-hire aanzienlijk verkort.
Uit ons Industry Report (2025) blijkt dat bedrijven met een wervingscyclus van meer dan 40 dagen 12% meer uitval hebben. Vooral in sectoren als retail, horeca en logistiek geldt: hoe sneller jij schakelt, hoe groter de kans dat je de kandidaat binnenhaalt.
Tools zoals Whatsapp Business en WhatsApp-integraties helpen daarbij door standaardvragen automatisch te beantwoorden, zodat recruiters meer tijd overhouden voor persoonlijk contact tijdens de sollicitatiegesprekken.
4. Lagere marketingkosten
WhatsApp koppel je eenvoudig aan je bestaande kanalen: via een knop in je vacature, een link op je socials of een QR-code op locatie. Omdat steeds meer kandidaten via deze toegankelijke kanalen zoeken en solliciteren, haal je meer rendement uit je bestaande zichtbaarheid.
Je converteert dus niet alleen beter, maar hoeft ook minder uit te geven aan betaalde campagnes om dezelfde resultaten te halen. Het effect kan enorm zijn. Het bedrijf Van Cranenbroek berekende bijvoorbeeld dat ze dankzij WhatsApp Hiring jaarlijks €168.000 aan wervingskosten besparen.
5. Sterkere candidate experience
Voor kandidaten voelt WhatsApp vertrouwd en laagdrempelig. Ze kunnen reageren wanneer het hen uitkomt, zonder de formele toon van een e-mail of de druk van een telefoontje. Dankzij snelle antwoorden en automatische updates voelen ze zich gehoord en blijven ze betrokken bij het proces.
Dat levert een soepelere candidate experience op én versterkt je employer brand. Kandidaten weten meestal wel dat ze met een bot praten, maar zien dat niet als iets negatiefs. Integendeel: omdat zij zelf het gesprek starten en direct de informatie ontvangen waar ze naar op zoek zijn, voelt de ervaring juist snel en behulpzaam.
Voor wie is solliciteren via WhatsApp (extra) geschikt?
In een krappe arbeidsmarkt moet solliciteren vooral snel en makkelijk zijn. Hoe minder gedoe aan de voorkant, hoe groter de kans dat jij de juiste kandidaten aantrekt en binnenhaalt.
Vooral in de volgende functies en doelgroepen werkt solliciteren via WhatsApp extra goed:
- Retail, hospitality en logistiek: hier solliciteren kandidaten vaak via mobiel en hebben ze meestal geen cv paraat. Met solliciteren via WhatsApp is dat geen probleem.
- Jongere doelgroepen: Gen Z en millennials doen (bijna) alles mobiel en verwachten vaak direct antwoord, het liefst via een kanaal dat ze toch al de hele dag gebruiken. Meer dan 52% van de jonge kandidaten geeft aan het liefst rechtstreeks via een chat-app zoals WhatsApp met bedrijven te communiceren.
- Internationale doelgroepen: WhatsApp is wereldwijd populair en kent weinig barrières. Het maakt het makkelijker om in contact te komen met anderstalige kandidaten. Iedereen kan dus reageren in zijn of haar eigen tijd (in eigen tijdzones).
- Bedrijven met veel volumevacatures: denk aan winkelpersoneel, klantenservice of distributie. WhatsApp recruitment helpt om afhakers te voorkomen, overzicht te bewaren én grote volumes goed te bedienen.
WhatsApp is bovendien geen vervanging van je bestaande sollicitatiekanalen, maar een aanvulling. Kandidaten die liever via de traditionele weg solliciteren, kunnen dat nog steeds doen. Zo bied je extra keuzevrijheid en levert WhatsApp je eigenlijk alleen maar voordelen op.
Tip:
Tip:
De AI-assistent van WhatsApp Hiring kan in 26 talen communiceren, waardoor je eenvoudig in gesprek komt met kandidaten die verschillende talen spreken.
Hoe blijf je AVG-proof bij recruitment via WhatsApp?
De AVG draait om het beschermen van persoonsgegevens. Voor recruitment is dat extra belangrijk, want je werkt dagelijks met cv’s, contactgegevens en soms ook gevoelige informatie van kandidaten. Als je WhatsApp inzet, moet je dus goed nadenken over hoe je die data veilig houdt.
WhatsApp Business-app
De WhatsApp Business-app voor smartphones is handig voor het eerste contact of korte updates. Toch is de app niet ontwikkeld met recruitment en gegevensbescherming in gedachten. Je hebt beperkte controle over data, er is geen sluitende verwerkersovereenkomst en gegevens kunnen buiten de EU worden opgeslagen.
Ook is het lastig om de rechten van kandidaten (zoals inzage of verwijdering) goed te regelen. Gebruik je WhatsApp Business toch, dan is het belangrijk om duidelijke afspraken en maatregelen te nemen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Deel geen gevoelige gegevens. Vraag kandidaten nooit om via WhatsApp hun BSN, medische info of andere vertrouwelijke documenten door te sturen. Laat dat altijd via je ATS of e-mail met beveiligde upload lopen.
- Maak een korte risicoanalyse (DPIA). Check vooraf: welke data gaan we via WhatsApp delen? Welke risico’s kleven daaraan? Zo weet je wat wel en niet verstandig is om via dit kanaal te doen.
- Beveilig je account. Stel tweestapsverificatie in en gebruik WhatsApp Business alleen op werktelefoons. Zo voorkom je dat privé en werk door elkaar lopen.
- Beperk toegang. Bepaal wie binnen het team WhatsApp mag gebruiken voor kandidatencontact. Als iedereen zomaar groepen en lijsten kan aanmaken, verlies je snel overzicht en controle.
- Maak duidelijke afspraken. Leg vast in je teamhandleiding welke communicatie via WhatsApp wordt gedaan (bijv. reminders of korte vragen) en welke niet (cv’s, documenten, contracten).
- Wees transparant naar kandidaten. Vertel in je privacyverklaring dat je WhatsApp inzet, zodat kandidaten weten wat er met hun gegevens gebeurt en waar ze terechtkunnen bij vragen.
- Zorg voor bewustwording. Niet iedereen denkt meteen aan datalekken. Train je team om zorgvuldig om te gaan met WhatsApp, zoals geen berichten doorsturen naar privécontacten en opletten bij groepsgesprekken.
Met deze maatregelen beperk je de risico’s, maar helemaal wegnemen kun je ze niet. Daarom blijft het belangrijk om goed af te wegen of WhatsApp Business past bij jouw recruitmentproces.
WhatsApp-integratie met je ATS
Vraag je je af hoe je makkelijk én veilig via WhatsApp kunt werven? Kies dan voor een ATS-integratie via de WhatsApp Cloud API die volledig AVG-proof is, zoals onze add-on WhatsApp Hiring.
Deze integratie maakt gebruik van de officiële WhatsApp Cloud API van Meta. Dat betekent dat Meta geen toegang heeft tot je gesprekken en geen berichten bewaart. Hierdoor blijf je AVG-compliant en weet je zeker dat:
- Je kunt kiezen voor een serverlocatie binnen de EU.
- Berichten alleen tijdelijk worden opgeslagen om te bezorgen.
- Afgeleverde berichten direct worden verwijderd.
- Niet-afgeleverde berichten maximaal 30 dagen blijven staan.
- Er geen gepersonaliseerde reclame wordt getoond.
- Meta-medewerkers nooit toegang hebben tot de inhoud van berichten.
De berichten zelf worden beheerd en bewaard door Tellent Recruitee, zodat jij en je team de volledige gespreksgeschiedenis met kandidaten kunnen blijven inzien.
Zo profiteer je van het gemak van WhatsApp, zonder de privacyrisico’s van Meta. Meer weten? Lees hier alles over WhatsApp Hiring en de AVG.
Praktijkvoorbeeld: solliciteren via WhatsApp bij Van Cranenbroek
Klantcase: Van Cranenbroek
Bij Van Cranenbroek moesten kandidaten vroeger verplicht een cv uploaden in het sollicitatieformulier, terwijl hun doelgroep (winkel- en distributiemedewerkers) er vaak helemaal geen had. Het gevolg: een afhaakpercentage van 60%.
Daarbovenop kreeg Stan Adams, recruiter bij het bedrijf, dagelijks 30 tot 40 losse WhatsApp-berichten van kandidaten binnen, die allemaal handmatig beantwoord moesten worden.
Sinds de overstap naar WhatsApp Hiring ziet het plaatje er een stuk rooskleuriger uit:
- Het afhaakpercentage is gedaald van 60% naar vrijwel 0% (!)
- Het aantal losse WhatsApp-berichten daalde van 30–40 naar slechts 1–2 per dag
- Binnen de eerste maand kwamen er al 36 sollicitaties binnen via WhatsApp, waarvan 7 nieuwe medewerkers zijn aangenomen
En dat is geen uitzondering: steeds meer bedrijven zien dezelfde voordelen zodra ze WhatsApp voor werving inzetten. Uit cijfers blijkt zelfs dat recruiters die AI en WhatsApp combineren tot drie keer meer mensen aannemen én hun time-to-hire met 60% verkorten.
Lees hier het hele verhaal van Van Cranenbroek.
7 tips voor maximaal resultaat met WhatsApp in recruitment
WhatsApp kan je recruitment een flinke boost geven. Maar om er écht alles uit te halen, is het slim om je proces vanaf het begin goed in te richten.
Tip 1: Voeg een WhatsApp-knop toe aan je vacatures
Leuk dat kandidaten via WhatsApp contact met je kunnen opnemen, maar dan moeten ze wel weten dat die optie er is. Een opvallende knop in je vacaturetekst of op je werken-bij-pagina laat direct zien dat solliciteren net zo makkelijk is als een appje sturen.
Met één klik opent WhatsApp en start een gesprek met jouw team, zonder lange formulieren of verplichte uploads.
Tip 2: Zet QR-codes in
Heb je winkels, kantoren of een distributiecentrum? Hang een QR-code op bij de ingang, in de wachtruimte of zelfs op het raam. Eén scan en een kandidaat komt direct met je team in contact. Ook flyers of bedrijfswagens zijn ideaal om QR-codes te plaatsen. Zo bereik je mensen onderweg of precies op het moment dat ze nieuwsgierig zijn.
Tip:
Tip:
Heb je een horecazaak of een andere plek met gastentoiletten? Plak dan een QR-code op de wc-deur. Kandidaten hebben daar letterlijk even de tijd om te scannen. En wie weet is hun sollicitatie al verstuurd voordat ze weer aan de bar zitten!
Tip 3: Beantwoord veelgestelde vragen automatisch
Veel kandidaten hebben eerst nog wat vragen voordat ze solliciteren. Denk aan: Wat zijn de werktijden? Zijn er doorgroeimogelijkheden? Hoe hoog is het salaris? Door standaardantwoorden klaar te zetten, bespaar je jezelf een hoop herhalingswerk en krijgen kandidaten altijd snel reactie.
In WhatsApp Business kan dat eenvoudig met snelle antwoorden die je vooraf instelt. Werk je met een integratie zoals WhatsApp Hiring, dan gaat het nog een stap verder. Een slimme bot leest automatisch mee uit je vacatures en kan daarnaast gevoed worden met extra informatie.
Neem de tijd om je FAQ’s en standaardantwoorden goed in te richten. Dat kost je in het begin misschien wat extra werk, maar het levert je later juist veel tijdsbesparing op. Het is handig om dit bijvoorbeeld al tijdens de vacature-intake te bespreken met de hiring manager.
Tip 4: Maak een cv niet direct verplicht
Niet elke kandidaat heeft zijn cv paraat op de telefoon. Als je dat meteen verplicht stelt, haken veel mensen af. Houd de eerste stap dus eenvoudig: vraag om een paar korte gegevens of een LinkedIn-profiel. Als kandidaten eenmaal in het proces zitten, kun je later alsnog om een cv vragen.
Een andere goede optie is om kandidaten zelf te laten kiezen: willen ze hun cv direct uploaden, of geven ze de voorkeur aan het handmatig invullen van hun gegevens in het formulier of de chat? Die flexibiliteit verlaagt de drempel en maakt het voor verschillende kandidaten makkelijker om de eerste stap te zetten.
Extra tip:
Extra Tip:
Voor sommige functies is een cv helemaal niet nodig. Denk aan bijbanen, horeca- of retailfuncties. Een paar simpele vragen over beschikbaarheid en ervaring zijn dan vaak genoeg. Hoe minder drempels, hoe groter de kans dat kandidaten hun sollicitatie afronden.
Tip 5: Automatiseer follow-ups en reminders
Een bevestiging van een sollicitatie, een uitnodiging voor een gesprek of een vriendelijke reminder: dit soort berichten keren steeds terug. Door ze te automatiseren, zorg je dat kandidaten altijd snel en netjes antwoord krijgen.
Maak meerdere sjablonen voor verschillende fases van het proces en blijf ze verbeteren op basis van feedback van kandidaten.
Tip 6: Gebruik WhatsApp ook voor onboarding
WhatsApp is niet alleen handig tijdens het sollicitatieproces, maar ook om kandidaten een warm welkom te geven zodra ze zijn aangenomen. Een persoonlijk appje laat meteen zien dat je betrokken bent en zorgt voor een vliegende start.
Stuur bijvoorbeeld:
- Een korte video van het team dat alvast hallo zegt
- Een sneak peek van de werkplek of de kantine
- Een video waarin de CEO je een warm welkom geeft (met bijvoorbeeld wat extra achtergrondinformatie over het bedrijf)
- Een bericht praktische info voor de eerste werkdag
Zo laat je iemand écht welkom voelen en neem je de spanning van de eerste werkdag een beetje weg.
Tip 7: Betrek je hele hiring team via de gedeelde ATS-inbox
WhatsApp is een ideaal kanaal om snel te schakelen, maar het werkt pas echt goed als je er samen als team grip op houdt. Zorg daarom dat jullie duidelijke afspraken maken over wie wat oppakt.
Werk je met een WhatsApp-integratie, dan komen de gesprekken netjes binnen in de gedeelde inbox van je ATS. Daar kan het hele hiring team bij, zodat iedereen die betrokken is bij de vacature overzicht heeft en snel kan inspringen waar dat nodig is. Handig als jij op vakantie bent bijvoorbeeld!
Extra tip:
Extra Tip:
Spreek met je team af wie verantwoordelijk is voor welke functies, kandidaten of fases van het gesprek. Zo weet iedereen wanneer hij of zij in moet stappen, en blijft de communicatie richting kandidaten soepel en consistent.
Conclusie
De arbeidsmarkt van nu vraagt om snelheid, eenvoud en een vlekkeloze candidate experience. WhatsApp sluit daar perfect bij aan: het verlaagt de drempel om te solliciteren en zorgt dat je sneller kunt schakelen met kandidaten.
Gebruik je WhatsApp slim in je recruitmentproces, dan voelen kandidaten zich 24/7 gehoord en houd jij tijd over voor wat er echt toe doet: oprechte gesprekken voeren en het juiste talent aan de juiste rol verbinden.
Wil je het helemaal strak en AVG-proof organiseren? Dan zijn er handige integraties, zoals WhatsApp Hiring, die WhatsApp rechtstreeks koppelen aan je ATS.
Benieuwd hoe WhatsApp Hiring & het ATS van Tellent Recruitee jouw recruitment makkelijker en beter maakt? In een demo van 30 minuten laten we graag zien wat er mogelijk is.
.jpg)
