Vakantiechecklist voor recruiters: hoe je relaxed vertrekt én slim terugkomt

De zon schijnt, je inbox pingt minder vaak en het strand roept je naam… Voor recruiters is de zomervakantie een tijd van ontspannen, maar ook van vooruitdenken. Hoe zorg je dat je recruitmentproces blijft draaien terwijl jij offline bent? Dat je kandidaten tevreden blijven? En hoe benut je de rust om straks, als het sollicitatieseizoen weer losbarst, met een voorsprong te beginnen?

Met de juiste voorbereiding wordt jouw zomervakantie geen belemmering, maar juist een kans. In dit artikel vind je een praktische vakantiechecklist vol tips, tools en slimme inzichten om jouw zomer optimaal te benutten. Dus klap je laptop nog niet dicht—vink eerst deze checklist af. Zo zorg je voor een vliegende start richting de piek van het wervingsseizoen (in september-oktober en januari). 

Belangrijkste inzichten uit dit artikel:

• Begin op tijd met automatiseren, test alles goed en houd je communicatie persoonlijk.
• Zorg voor een duidelijke digitale overdracht om vertragingen bij collega’s of kandidaten te voorkomen. 
• Een goed ingericht ATS helpt je om overzicht te creëren, taken over te dragen en automatiseringen door te voeren.
• Gebruik de zomer om je LinkedIn-profiel, ATS en talentpool op te frissen.
• Zet collaborative hiring in om sneller te werven én de candidate experience te verbeteren.
• Zie je vakantie als testfase: wat nu soepel loopt, kun je structureel inzetten voor de rest van het jaar.

1. Automatiseer slim (hello, hangmat recruitment!)

Automatisering is dé manier om tijdens je vakantie toch grip te houden op je recruitmentproces. Met tools zoals Tellent Recruitee kun je geautomatiseerde acties instellen: slimme workflows die automatisch worden geactiveerd wanneer een kandidaat een bepaalde stap doorloopt. Zo gaat het werk door, terwijl jij lekker in je hangmat ligt.

Om automatisering écht goed te laten werken, begin je op tijd, test je je flows zorgvuldig en zorg je dat je communicatie persoonlijk en betrokken blijft. Denk aan een warme tone of voice in je automatische e-mails en een korte persoonlijke noot bij belangrijke momenten in het proces.

Wat je kunt automatiseren om vanuit je hangmat door te blijven werven:

• Versturen van sollicitatiebevestigingen, met duidelijke informatie over het vervolg
• Versturen van follow-up herinneringen naar collega’s
• Updaten van de kandidaatstatus, bijvoorbeeld na een gesprek
• Plannen van gesprekken met een afsprakenplanner
• Filteren van kandidaten met knock-out vragen of afwijzingsregels
• Versturen van afwijzingsmails (tip: gebruik onze templates)

Met Tellent Recruitee kun je deze acties per fase in je pijplijn instellen. Zodra een kandidaat wordt doorgeschoven, gebeurt de rest automatisch. Dankzij de visuele weergave zien jij en je collega’s altijd wat er is gebeurd en welke acties nog nodig zijn.

Tip:

Tip:

Vergeet bij elk automatisch contactmoment niet te vermelden wanneer de kandidaat een inhoudelijke reactie kan verwachten en bij wie ze terecht kunnen met vragen. Zo blijft de ervaring persoonlijk en professioneel, zelfs als jij er even niet bent.

Meer weten over recruitment automation? Lees hier waarom je als recruiter moet inzetten op automatisering en hoe je dat aanpakt.

AI inzetten tijdens je vakantie

AI kun je trouwens ook inzetten tijdens je vakantie. Laat alvast een voorselectie maken op basis van binnengekomen sollicitaties. Zo begint de matching al terwijl jij offline bent. En bij terugkomst kun je direct aan de slag met de best passende kandidaten. Ook handig: je collega’s kunnen AI gebruiken om vacatureteksten te genereren als jij er even niet bent.

Let op: blijf altijd kritisch in het gebruik van AI. Om bias te voorkomen is het belangrijk dat je selectiecriteria bewust instelt. Bepaalde relevante keywords moeten expliciet worden opgenomen in plaats van automatisch gefilterd, anders loop je het risico dat geschikte kandidaten onterecht worden uitgesloten.

Lees meer over de mogelijkheden van AI bij Tellent Recruitee

2. Plan je overdracht slim (en digitaal)

Een goede overdracht is essentieel voor rust in je hoofd én een soepel doorlopend proces. Zeker als er meerdere openstaande vacatures zijn of de selectieprocedure zich in een belangrijke fase bevindt. Stel jezelf dus de vraag: wie neemt welke taken over, en hoe kan ik de overdracht zo overzichtelijk mogelijk maken?

Denk hierbij aan het volgende:

• Wijs duidelijke taken en verantwoordelijkheden toe aan collega’s. Laat bijvoorbeeld iemand een korte check-in doen met topkandidaten als dat nodig is. Met automatische acties in je ATS kun je eenvoudig opvolgacties instellen. Zo loopt het proces ook zonder jou soepel door en weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.
• Maak een overzicht van alle lopende vacatures, inclusief de status en betrokken kandidaten. Een Applicant Tracking System is hierbij onmisbaar: in de pijplijn zie je in één oogopslag welke kandidaten er zijn, welke collega’s betrokken zijn en welke vervolgstappen nodig zijn.
• Breng belangrijke opvolgmomenten en deadlines in kaart, bijvoorbeeld voor een tweede gesprek of het versturen van een voorstel. In Tellent Recruitee kun je hiervoor handige herinneringen instellen, zodat collega’s een melding krijgen wanneer een nieuwe actie nodig is.
• Zorg voor een centrale opslag van alle notities en communicatie. Ook dat lost een ATS voor je op. In het kandidatenoverzicht zie je direct wie wat heeft gedaan, wat er met kandidaten is besproken en welke stappen nog volgen.
• Check of je collega’s de tijd en ruimte hebben om extra taken op te pakken. Zo voorkom je overbelasting en teleurstelling bij kandidaten. Wordt het krap? Verdeel het werk dan liever over meerdere collega’s, met heldere afspraken over ieders rol.

Een goede overdracht heeft direct invloed op je resultaten. Lange wachttijden of gemiste opvolging zorgen voor een slechte candidate experience – en dat schaadt je reputatie én je wervingsresultaten.

Tip:

Tip:

Uit ons Industry Report (2025) blijkt dat bedrijven met een sollicitatieproces van meer dan 40 dagen tot 120% meer kandidaten verliezen. Door sneller te handelen, vergroot je dus je kans op het aantrekken van de juiste mensen. In het rapport vind je de gemiddelde time-to-hire per sector en bedrijfsgrootte. Hoe scoort jouw organisatie?

3. Zet collaborative hiring op in de zomer

De zomer is hét moment om als recruiter aan je interne samenwerking te werken. Omdat het aan de sollicitatiekant vaak wat rustiger is, heb je nu de tijd om processen zoals collaborative hiring goed in te richten. Hierbij betrek je de hiring manager en collega’s (van de afdeling waar de vacature onder valt) actief bij het recruitmentproces. Ze denken mee tijdens de screening, nemen deel aan gesprekken en helpen bij het maken van keuzes.

Door taken te verdelen, notities bij te houden en collega’s te taggen in je ATS, blijft iedereen betrokken en goed op de hoogte. Dat zorgt voor meer overzicht en transparantie, snellere beslissingen en meer betrokkenheid. En het mooie is: als jij (of een collega) met vakantie bent, kunnen anderen makkelijker iets overnemen. Zo blijft de candidate experience op peil en loopt het proces gewoon door. 

Zo start je in de zomer met collaborative hiring:

• Stel een wervingsteam samen per type vacature
• Bepaal duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen het team
• Richt je ATS in met gezamenlijke notities, beoordelingscriteria en taken
• Zorg voor een goede briefing of training van interviewers
• Spreek af hoe feedback gedeeld wordt en hoe dit onderdeel is van de besluitvorming

Let op: in de zomervakantie zijn ook veel collega’s weg. Stem daarom goed af wie wanneer beschikbaar is.

Lees onze gids voor het opzetten van collaborative hiring boordevol handige tips, voorbeelden en inzichten om meteen aan de slag te gaan. ‍

4. Geef je LinkedIn-profiel een ‘grote zomerschoonmaak’

Een goed LinkedIn-profiel is onmisbaar voor elke recruiter. Het is vaak het eerste wat kandidaten zien, en het kan net het verschil maken tussen wél of geen contact. De zomer is het ideale moment om aan je online zichtbaarheid te werken. Je hebt eindelijk wat meer ademruimte, waardoor dit het perfecte moment is om te reflecteren en optimaliseren. Zo geef je jezelf en het bedrijf een kickstart voor een succesvol wervingsseizoen.

Pak deze punten aan:

• Schrijf een pakkende kopregel waarin je expertise én persoonlijkheid naar voren komen
• Voeg relevante zoekwoorden toe zodat kandidaten je makkelijker vinden
• Schrijf een overtuigende samenvatting die laat zien wie je bent en wat jou onderscheidt
• Voeg recente successen toe aan je werkervaring (bijv. “12 hires in 6 weken”)
• Update je profielfoto en banner voor een frisse, professionele uitstraling
• Vraag aanbevelingen aan collega’s of kandidaten
• Zet alvast ideeën klaar voor content die je de komende tijd wilt delen

Meer weten? Ons uitgebreide artikel over het verbeteren van je LinkedIn-profiel staat vol met praktische tips en waardevolle inzichten speciaal voor recruiters. Of bekijk ons webinar voor handige tips en voorbeelden over het optimaliseren van jouw LinkedIn-profiel.

Regelmatig posten maakt je nog toegankelijker

Kandidaten maken sneller contact als jouw profiel een persoonlijk tintje heeft. Laat jezelf dus zien als mens – niet alleen als recruiter. Een goed profiel is een sterke start, maar regelmatig posten maakt je nóg toegankelijker.

Wil je hier dieper op ingaan? Download dan ons e-book over social recruiting in 2025 voor nog meer praktische tips.

5. Plan je social media posts vooruit

Je zichtbaarheid hoeft niet op vakantie, ook al ben jij dat wel. Door je social media content vooraf in te plannen, blijf je zichtbaar en actief voor kandidaten, zelfs als je zelf even weg bent. Zo houd je je talentpool betrokken en loopt je recruitmentproces ook in de zomer soepel door.

Denk aan het inplannen van:

• Vacatureposts
• Behind-the-scenes content: een kijkje achter de schermen bij jouw team
• Quotes, testimonials of succesverhalen van collega’s
• Leuke zomerse inhakers, zoals: “Tijdens je vakantie beseft dat je iets nieuws wilt? Wij hebben dé vacature voor je! Met deze baan houd je die vakantiestemming nog lang vast.”

‍

Gebruik handige tools, zoals de planningsfunctie van LinkedIn, om je berichten makkelijk en efficiënt in te plannen. 

Voeg altijd een persoonlijke noot toe aan je posts, zodat kandidaten weten dat je even offline bent én wanneer je terugkomt.

Zo blijft je profiel warm en toegankelijk, zelfs als jij even uit beeld bent. En je laat meteen iets van jezelf zien! Dit geeft kandidaten vaak nét dat extra duwtje om contact op te nemen.

Tip:

Tip:

Plan je posts op de momenten in de week dat jouw doelgroep het meest actief is, zodat je meer bereik en betrokkenheid creëert. In ons Industry Report lees je precies welke tijdstippen dat zijn.

6. Gebruik de zomer voor het bouwen aan je employer brand

De zomer is het ideale moment om actief te werken aan je employer brand, vooruit te werken met content en je talentpool betrokken te houden. Juist nu het wat rustiger is qua sollicitaties, heb je ruimte om je employer branding-strategie aan te scherpen en de basis te leggen voor het nieuwe wervingsseizoen. 

Daarnaast biedt de zomer ruimte om wat luchtigere en creatieve content te creëren voor je social media. Denk aan fun posts, behind-the-scenes video’s, testimonials van collega’s en persoonlijke verhalen die jouw cultuur en waarden laten zien.

‍Zo bouw je aan je employer brand tijdens de zomer:

• Start met een nurturecampagne voor je talentpool
• Actualiseer je werken-bij-website en zorg voor consistente branding
• Plan zomerse social media content vooruit
• Verzamel verhalen, foto’s en video’s van collega’s
• Bepaal welke waarden en cultuurkenmerken je extra wilt uitlichten
• Check of je huidige communicatiekanalen (e-mails, socials, functieomschrijvingen en vacatureteksten) nog aansluiten bij je employer brand

Zorg dat alles dezelfde toon, uitstraling en boodschap heeft. Zo creëer je één duidelijke, herkenbare lijn die kandidaten aanspreekt én overtuigt. Zo blijf je in the picture en bouw je vertrouwen op bij potentiële kandidaten.

Zorg dat alles dezelfde toon, uitstraling en boodschap heeft. Zo creëer je één duidelijke, herkenbare lijn die kandidaten aanspreekt én overtuigt. Zo blijf je in the picture en bouw je vertrouwen op bij potentiële kandidaten.

Praktische tips:

1. Segmenteer je talentpool, zodat je gepersonaliseerde content kunt sturen die aansluit bij de interesses en carrièredoelen van verschillende doelgroepen.
2. Gebruik storytelling om je employer brand tot leven te brengen – laat bijvoorbeeld zien hoe het écht is om bij jouw organisatie te werken.
3. Meet de betrokkenheid op je website, e-mails en social media, en stuur bij op basis van wat het beste werkt.

Door nú te investeren in je employer brand, zorg je voor een betrokken talentpool en een positieve, herkenbare uitstraling. Zo start je met voorsprong wanneer het wervingsseizoen weer losbarst!

Tip:

Tip:

Wist je dat de betrokkenheid op je werken-bij-pagina direct invloed heeft op je wervingsresultaten? Hoe langer bezoekers blijven, hoe meer kandidaten solliciteren. Ontdek deze en andere inzichten in ons Industry Report van 2025, plus tips om de betrokkenheid te verbeteren.

7. Opruimen en voorbereiden: begin fris na je vakantie

Niets voelt zo fijn als thuiskomen in een opgeruimd huis. Voor jou als recruiter geldt dat ook voor je ATS, inbox en talentpool. Een frisse start helpt je om overzicht te houden en effectief aan de slag te gaan zodra je terug bent.

Wat kun je nu alvast doen?

• Ruim je ATS-inbox op: verwijder oude mails, archiveer afgeronde dossiers en zorg dat belangrijke berichten makkelijk terug te vinden zijn.
• Tag en orden je kandidaten in je talentpool: categoriseer ze op functie, status of interesse. Zo kun je snel schakelen wanneer het druk wordt.
• Bekijk welke vacatures binnenkort live gaan en bereid deze voor. Zorg dat alle details kloppen en iedereen akkoord heeft gegeven, zodat er geen last-minute aanpassingen gedaan hoeven te worden.
• Maak een lijst van kandidaten die je na de vakantie proactief wilt benaderen. Zo heb je direct actiepunten klaarliggen als je terugkomt.
• Zet zoekopdrachten alvast klaar in je ATS of LinkedIn Recruiter, bijvoorbeeld met boolean searches naar geschikte kandidaten.
• Maak templates aan voor e-mails of outreach, zodat je snel kunt reageren.
• Vraag collega’s om interessante kandidaten te taggen of noteren, zodat je niets mist tijdens je vakantie
• Stel een lijst samen met quick wins voor je eerste week terug, zodat je direct actie kunt ondernemen terwijl je brein waarschijnlijk nog op ‘vliegmodus’ staat.

Reserveer ook alvast een “terugkom-moment” in je agenda. Gun jezelf die eerste dag of ochtend na de vakantie om je kandidatenpijplijn te overzien, prioriteiten te stellen en je mailbox rustig te verwerken. Zo voorkom je dat je meteen overweldigd raakt. 

8. Na je vakantie: wat neem je mee?

Een vakantie is niet alleen tijd voor ontspanning, maar ook een kans om te reflecteren op je recruitmentproces. 

Gebruik deze checklist om te ontdekken wat je meeneemt uit de zomerperiode:

• Onderzoek welke processen soepel liepen dankzij automatisering en overweeg om deze structureel in te zetten, zodat je meer tijd overhoudt voor je andere taken.
• Onderzoek welke zaken bleven liggen of minder soepel verliepen en bedenk hoe je dit de volgende keer efficiënter kunt organiseren. Leg dit ook vast in je vakantiechecklist, zodat je het niet vergeet.
• Check persoonlijk bij kandidaten hoe zij de periode van jouw afwezigheid hebben ervaren, zodat je weet waar je moet bijsturen en waar nodig de candidate experience kunt verbeteren.
• Zie je vakantiechecklist als een levend document dat je regelmatig aanpast en uitbreidt. Pas het ieder seizoen aan aan de hand van jouw nieuwe inzichten.
• Benut de zomer ieder jaar door steeds een nieuw onderdeel van strategisch recruitment op te pakken.

Zo blijf je vooruitdenken en bouw je stap voor stap aan een sterkere recruitmentstrategie.

Conclusie

De zomervakantie is hét moment om als recruiter niet alleen op te laden, maar ook strategisch vooruit te werken. Met een goede voorbereiding, duidelijke overdracht en slimme automatisering zorg je dat alles doorloopt terwijl jij in je hangmat ligt. Een goed ingericht ATS speelt daarbij een cruciale rol: het creëert overzicht, automatiseert taken en zorgt dat collega’s moeiteloos je werk kunnen overnemen.

Tegelijk is de zomer dé kans om je recruitmentproces onder de loep te nemen en toekomstbestendiger te maken. Werk vooruit met content, versterk je employer brand, zet collaborative hiring op en houd je talentpool betrokken met nurturingscampagnes. Zo vertrek je met een gerust hart en kom je terug met een voorsprong. Klaar voor een vliegende start in het nieuwe wervingsseizoen!

Benieuwd hoe het ATS van Tellent Recruitee jou kan ondersteunen – tijdens de zomervakantie én de rest van het jaar? In een demo van 30 minuten laten we graag aan je zien wat er mogelijk is!