Het afwijzen van kandidaten hoort bij het wervingsproces, maar leuk is het niet. Toch is het belangrijk om dit op een nette en respectvolle manier te doen. Kandidaten hebben tijd en moeite gestoken in hun sollicitatie en verdienen een respectvolle afwijzing met duidelijke feedback. Een goed geschreven en gestructureerde afwijzingsmail zorgt voor een positieve ervaring en helpt ook om je werkgeversmerk te versterken.
Om je hierbij te helpen, hebben we een aantal best practices verzameld voor het schrijven van een sterke afwijzingsmail, inclusief een handige checklist. Daarnaast vind je templates en voorbeelden voor afwijzingen in verschillende fases van het sollicitatieproces, zodat je precies ziet hoe dit er in de praktijk uitziet. Deze tips kun je ook toepassen als je een afwijzing liever telefonisch geeft.
Op welke manieren kun je een kandidaat afwijzen?
Als je een kandidaat moet afwijzen, zijn daar verschillende manieren voor. Sommige HR-professionals kiezen ervoor om te bellen, omdat ze het nieuws liever persoonlijk overbrengen. Dit is vooral begrijpelijk als de kandidaat al verder in het sollicitatieproces zit en er meerdere gesprekken zijn geweest.
In de beginfase van het sollicitatieproces wordt meestal gekozen voor een afwijzing per e-mail, omdat dit een stuk efficiënter is. Veel HR-professionals geven ook later in het proces de voorkeur aan een afwijzingsmail. Op deze manier krijgt de kandidaat de ruimte om het nieuws eerst te verwerken, voordat er eventueel om feedback wordt gevraagd.
Uitgebreide feedback op verzoek
Is de kandidaat al ver gevorderd in het proces? Dan is het wel zo netjes om in de e-mail te vermelden dat er, op verzoek, uitgebreide feedback kan worden gegeven via telefoon of e-mail. In ons artikel over terugkoppeling geven na een sollicitatiegesprek lees je alles over de do’s en don’ts met betrekking tot het geven van feedback.
Wanneer wijs je een kandidaat af?
Zodra je weet dat je een kandidaat niet gaat aannemen, is het belangrijk om dit zo snel mogelijk te laten weten. Iedere sollicitant verdient duidelijkheid. Hoe eerder je dit doet, hoe minder lang je iemand in spanning houdt en hoe groter de kans dat ze zich kunnen richten op andere mogelijkheden. Maar let op: te snel afwijzen kan ook een verkeerde indruk wekken.
Stuur bijvoorbeeld nooit direct na ontvangst van een sollicitatie een afwijzing. Dit kan overkomen als een automatisch gegenereerde reactie, waardoor kandidaten het gevoel krijgen dat hun sollicitatie niet serieus is beoordeeld. En als er iets schadelijk is voor je werkgeversmerk, is het wel kandidaten het idee geven dat ze niet gezien of gewaardeerd worden.
Stuur een bevestigingsmail met een reactietermijn
Een persoonlijke aanpak en een redelijke termijn is daarom key. Stuur altijd een bevestigingsmail, waarin je aangeeft dat de sollicitatie is ontvangen en beoordeeld wordt. Vermeld daarbij ook binnen welke termijn de kandidaat een reactie kan verwachten. Wat een redelijke termijn is, hangt af van de fase in het wervingsproces.
Bij kennismakingsgesprekken is het vaak mogelijk om al binnen 24 uur een reactie te geven. Bij deze eerste screening is tenslotte vaak maar één HR-professional betrokken. Soms kun je zelfs direct tijdens het gesprek laten weten of een kandidaat wel of niet naar de volgende ronde kan.
Bij een sollicitatiegesprek ligt dit anders. Er zijn vaak meerdere mensen betrokken bij de beoordeling, waardoor het verzamelen van feedback en het trekken van conclusies iets langer kan duren. Een redelijke termijn voor een afwijzing na een sollicitatiegesprek ligt tussen de 2 en 14 dagen.
Bij Tellent hanteren we een maximum van 10 werkdagen, maar in de praktijk kunnen we kandidaten meestal binnen 5 dagen laten weten dat ze niet doorgaan naar de volgende ronde. - Megan Tuite, Recruiter bij Tellent
Stuur een tussentijdse update bij overschrijding termijn
Zorg er in elk geval voor dat je je aan de aangegeven termijn houdt, zodat de kandidaat snel duidelijkheid krijgt. Lukt het niet om binnen de afgesproken termijn een beslissing te nemen? Stuur dan altijd een tussentijdse update. Dit voorkomt onzekerheid bij de kandidaat en laat zien dat je de sollicitatie serieus neemt.
Tip:
Tip:
Recruitee by Tellent helpt je het wervingsproces te stroomlijnen. Je kunt bijvoorbeeld automatische bevestigingsmails versturen en tijdslimieten instellen voor het opvolgen van kandidaten. Feedback van het wervingsteam wordt snel verzameld, omdat je live kunt meeschrijven in evaluatieformulieren, die direct worden opgeslagen in het ATS. Zo blijft je eenvoudig binnen de afgesproken reactietermijnen.
Waarom is het belangrijk om goede afwijzingsmails te sturen?
Kandidaten hebben tijd en moeite gestoken in hun sollicitatie en verdienen daarom een zorgvuldige afwijzing. Een goede afwijzingsmail heeft de juiste toon en inhoud, zodat kandidaten zich gewaardeerd, gerespecteerd en gezien voelen. Lees onze best practices om de juiste structuur en nuances aan te brengen in een afwijzing per e-mail.
Een zorgvuldige afwijzing heeft niet alleen voordelen voor de kandidaat, maar biedt ook een kans om je employer branding te versterken. De manier waarop je een afwijzing aanpakt, zegt veel over je bedrijf. Zie het als een laatste kans om te laten zien dat je een professioneel bedrijf bent dat respectvol met kandidaten omgaat.
Bij een goede kandidaatervaring zullen kandidaten ook sneller geneigd zijn om in de toekomst opnieuw te solliciteren of je bedrijf aan anderen aan te bevelen. Dit is geen overbodige luxe in een krappe arbeidsmarkt en in tijden van social media en Glassdoor. Een slechte review is snel geschreven en een slechte ervaring snel gedeeld.
Tip:
Tip:
Uit onderzoek blijkt dat 52% van de afgewezen kandidaten die waardevolle feedback ontvangen, bereid is om contact te houden voor toekomstige vacatures. Zorg er dus voor dat je ook (op) de juiste (manier) feedback geeft. In ons artikel over terugkoppeling geven na een sollicitatiegesprek lees je hoe je dit aanpakt.
Nodig talentvolle kandidaten uit voor talentpool(s)
Als je de afwijzing goed aanpakt, kun je kandidaten waar je enthousiast over bent ook uitnodigen voor je talentpool. In zo’n pool kun je kandidaten met bepaalde vaardigheden of voor specifieke functies verzamelen. Als er een vacature openstaat, kun je eerst met hen contact opnemen. Zo speel je in op toekomstige wervingsbehoeftes en blijf je de concurrentie een stap voor.
Tip:
Tip:
Met Recruitee kun je eenvoudig talentpools opzetten om kandidaten te verzamelen. Als er in de toekomst een passende vacature beschikbaar komt, kun je contact met hen opnemen. Zo vergroot je de kans op het vinden van het beste talent.
Kortom, het sturen van een goede afwijzingsmail is een kans om je werkgeversmerk te versterken, de kandidaatervaring te verbeteren én je toekomstige wervingsmogelijkheden te vergroten.
7 best practices voor het schrijven van afwijzingsmails
Je kunt natuurlijk nooit voorspellen hoe een kandidaat reageert op een afwijzing. Het is voor niemand leuk en er zal altijd teleurstelling zijn. Maar de manier waarop je de afwijzingsmail schrijft – zoals de toon en inhoud – kan het nieuws wel een stuk draaglijker maken en de kandidaatervaring verbeteren. Door deze 7 best practices te volgen, zorg je ervoor dat je een goede afwijzingsmail schrijft.
1. Toon empathie
Stel je voor hoe je zelf zou reageren op deze afwijzing en erken dat het begrijpelijk is dat dit vervelend nieuws is. Laat de kandidaat weten dat het normaal is om teleurstelling te voelen, zodat ze zich begrepen voelen, zonder te diep in de emoties in te gaan.
2. Bedank de kandidaat oprecht
Sollicitanten investeren veel tijd en energie in het sollicitatieproces, vooral naarmate ze verder komen. Bedank hen daarom voor hun tijd, de moeite die ze in hun sollicitatie hebben gestoken en hun interesse in je bedrijf. Dit laat zien dat je hun inzet waardeert.
3. Wees duidelijk en direct
Het is belangrijk snel de afwijzing te communiceren, zodat kandidaten direct duidelijkheid hebben. Wees ook duidelijk over de reden van afwijzing. Koppel de reden het liefst aan specifieke competenties of vaardigheden uit de functiebeschrijving.
4. Geef beknopte feedback
Wees eerlijk over de reden en zorg ervoor dat de feedback altijd constructief is. Houd het liever kort, want veel kandidaten staan niet direct open voor uitgebreide feedback. Voeg minstens één zin toe waaruit de reden voor de afwijzing blijkt. Als je iets positiefs hebt opgemerkt, benoem dit dan ook. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld de sandwich-methode gebruiken.
5. Maak het persoonlijk
Een afwijzing komt dubbel zo hard aan als deze onpersoonlijk is. Laat de mail altijd sturen door de contactpersoon van de kandidaat en grijp in de tekst terug naar specifieke punten in het gesprek.
6. Blijf in contact (met kandidaten die een positieve indruk maakten)
Als een kandidaat een goede indruk heeft gemaakt, zeg dan dat je enthousiast was en graag contact wilt houden voor toekomstige vacatures. Moedig hem of haar aan om in de toekomst weer te solliciteren als er een passende vacature is. Als je talentpools hebt, vraag dan of de kandidaat hierin opgenomen wil worden.
7. Sluit positief af
Ook al breng je slecht nieuws, probeer de afwijzing met een positieve noot af te sluiten. Zelfs als je geen contact wilt houden, kun je het gesprek prettig beëindigen. Bijvoorbeeld door te zeggen dat je er vertrouwen in hebt dat de kandidaat snel een passende functie zal vinden en hem of haar veel succes te wensen met de zoektocht.
Tips voor het schrijven van een Nederlandse afwijzing per e-mail
Met de juiste best practices schrijf je al snel een goede afwijzingsmail. Houd daarnaast rekening met de Nederlandse communicatiestijl en zakelijke gebruiken. Werk je in een internationale omgeving? Informeer dan ook je collega’s hierover, zodat de juiste toon en schrijfstijl wordt gehanteerd.
Hieronder lees je 4 tips voor het schrijven van goede afwijzingsmails. Lees de do’s en don’ts om een gevoel te krijgen bij wat wel en niet gewenst is qua toon en stijl. Let op: dit zijn geen voorbeelden voor een volledige afwijzingsmail, maar slechts zinnen. Bekijk hier de volledige templates en voorbeelden voor afwijzingsmails.
Tip 1: Wees direct, maar beleefd
De Nederlandse zakelijke communicatiestijl is open en eerlijk. Waar in andere landen soms om de hete brij heen wordt gedraaid, waarderen we hier duidelijkheid. Wees dus to the point, maar altijd met respect en empathie.
Do: Bedankt voor je sollicitatie en je interesse in ons bedrijf. We hebben je sollicitatie met veel interesse bekeken. Helaas hebben we besloten om je niet uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek.
Don't: We hebben veel sollicitaties ontvangen en helaas niet voor jou gekozen. We wenzen je verder veel succes. (te kortaf en afstandelijk)
Don't: Bedankt voor je interesse in ons bedrijf en voor de tijd die je hebt genomen om te solliciteren. We hebben veel sterke kandidaten gesproken en na een zorgvuldige afweging zijn we tot de conclusie gekomen dat we op dit moment voor een andere richting gaan. We hebben dan ook besloten om je niet uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek. (niet to the point)
Tip 2: Spreek de kandidaat informeel aan
In Nederland wordt de kandidaat meestal met ‘je’ of ‘jij’ aangesproken. Dit maakt de toon toegankelijker en persoonlijker. Gebruik ‘u’ alleen in een formele setting of bij een oudere doelgroep. Als je twijfelt, kun je het beste dezelfde aanspreekvorm gebruiken als in de rest van de bedrijfscommunicatie.
Do: Hoi [naam], bedankt voor je sollicitatie! We hebben je profiel met veel interesse bekeken, maar helaas hebben we besloten je niet uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek.
Don't: Geachte heer/mevrouw, wij danken u voor uw interesse in de functie. Helaas moeten wij u mededelen dat u niet geselecteerd bent. (te formeel en afstandelijk)
Tip 3: Laat je employer brand terugkomen in de mail
Een herkenbare tone-of-voice helpt je als werkgever onderscheiden. Neem deze schrijfstijl vooral mee in je afwijzingsmails, maar let op: een afwijzing is een gevoelig moment. Té luchtig of populair taalgebruik kan ervoor zorgen dat een kandidaat zich niet serieus genomen voelt. Kies in dat geval voor een neutrale en respectvolle toon.
Do: We hebben met veel interesse je sollicitatie doorgenomen en waren onder de indruk van je ervaring. Op dit moment kiezen we voor een andere kandidaat, maar we zien zeker potentie in je profiel. We houden je graag in gedachten voor toekomstige kansen.
Don't: Hé [naam], thanks voor je sollicitatie. Je hebt skills, maar we gaan dit keer voor iemand anders. Succes verder! Laten we in de toekomst nog eens connecten. Stay awesome! (te luchtig voor een afwijzingsmail)
Tip 4: Houd de mail kort en leesbaar
Kandidaten waarderen duidelijke en bondige e-mails. Lange, ingewikkelde zinnen maken de boodschap onnodig zwaar. Houd het simpel en voorkom omslachtige formuleringen.
Do: Hallo [naam], bedankt voor je sollicitatie. We hebben je brief en cv met veel interesse gelezen. Helaas hebben we besloten om je niet uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek.
Don't: Hallo [naam], bedankt voor je sollicitatiebrief en cv, die we met veel interesse hebben gelezen. Helaas hebben we besloten om met een andere kandidaat verder te gaan en je niet uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek. (te lange zinnen)
Tip:
Tip:
Vraag ook feedback aan kandidaten om de kandidaatervaring doorlopend te verbeteren. Dit helpt niet alleen om het proces te optimaliseren, maar zorgt er ook voor dat kandidaten het wervingsproces hoger beoordelen. In ons artikel over candidate experience surveys lees je op welke momenten je het beste om feedback kunt vragen, hoe je zorgvuldig en eenvoudig vragenlijsten opstelt en waar je op moet letten bij het analyseren van de resultaten.
Templates voor afwijzingsmails (voor verschillende fases van het sollicitatieproces)
Een afwijzingsmail is geen standaardtekst die je zomaar naar elke afgewezen sollicitant kunt sturen. De inhoud van de mail hangt af van verschillende factoren: de sollicitant, de inhoud van de sollicitatiebrief of het gesprek, de reden van afwijzing en de fase van het sollicitatietraject.
Je kunt onderstaande templates gebruiken als raamwerk voor het schrijven van de mails. Het helpt je om sneller te werken en ervoor te zorgen dat de structuur, toon en inhoud precies goed zijn. Zoals je nu weet, is dat van groot belang voor de kandidaatervaring!
Wil je weten hoe deze templates er ingevuld uit kunnen zien? Klik dan door naar onze fictieve voorbeeldmails voor het afwijzen van kandidaten.
Let op: de volgende templates bevatten steeds 2 verschillende opties voor het vervolg, afhankelijk van of je de kandidaat wel of niet wilt opnemen in een talentpool. Kies één van de opties en vul deze in.
Template afwijzingsmail na sollicitatiebrief
Wanneer de eerste cv’s en sollicitatiebrieven binnenkomen, beoordeel je wie voldoet aan de algemene functie-eisen. Aan de hand van deze beoordeling bepaal je wie doorgaat naar het kennismakingsgesprek. De kandidaten die niet doorgaan, moet je afwijzen. Omdat je deze kandidaten op dit moment nog niet persoonlijk hebt gesproken, volstaat een korte, empathische afwijzingsmail, zoals hieronder.
Template afwijzingsmail open sollicitatie
Ontvang je een open sollicitatie, maar heb je op dit moment geen passende functie beschikbaar? Gebruik dan het volgende template voor het schrijven van je afwijzingsmail.
Template afwijzingsmail na het kennismakingsgesprek
Na het kennismakingsgesprek heb je de kandidaat beter leren kennen. Dit gesprek biedt meer inzicht in de persoonlijkheid, motivatie, verwachtingen en ervaring van de kandidaat. Zorg voor een persoonlijke en empathische toon in je afwijzingsmail en grijp terug naar dingen uit het gesprek. Geef altijd een afwijzingsreden die voortkomt uit het gesprek, en niet iets dat je al in het cv of de sollicitatiebrief had kunnen opmerken.
Template afwijzingsmail na sollicitatiegesprek
Wanneer je een kandidaat na een of meerdere sollicitatiegesprekken moet afwijzen, heeft diegene al veel tijd en energie in het proces gestoken. Er zijn mogelijk meerdere gesprekken gevoerd en misschien is er al een selectie-assessment of andere opdracht gedaan. De teleurstelling zal daarom extra groot zijn, omdat de kandidaat zich waarschijnlijk dicht bij de baan voelt.
Het is belangrijk om in deze fase een empathische afwijzingsmail te sturen, met meer gedetailleerde feedback dan je zou doen na een kennismakingsgesprek. Dit helpt de kandidaat om het proces beter te begrijpen en draagt bij aan een positieve ervaring, ondanks de afwijzing.
Tip:
Tip:
Veel kandidaten waarderen het als je extra feedback geeft na de afwijzing. Hoewel het niet altijd het beste moment is om direct uitgebreide feedback in de mail te verwerken, kun je wel aangeven dat ze extra feedback kunnen opvragen als ze dat willen. Je legt de keuze voor uitgebreide feedback dan bij de kandidaat. Lees hier onze tips voor het geven van uitgebreide feedback.
Voorbeelden van een afwijzing na een sollicitatie (diverse scenario’s)
Hieronder vind je een aantal ingevulde templates van afwijzingsmails, die verschillende situaties en fases van het sollicitatieproces illustreren. Deze voorbeelden helpen je te begrijpen hoe je een afwijzingsmail op de juiste manier kunt formuleren, afhankelijk van de fase waarin het sollicitatieproces zich bevindt.
De belangrijkste inzichten uit dit artikel
Solliciteren kost veel tijd en energie, dus kandidaten verdienen altijd een nette en empathische afwijzing. Hoe verder ze komen in het proces, hoe meer tijd ze hebben geïnvesteerd en hoe belangrijker het is om (gedetailleerde) constructieve feedback te geven.
Goede afwijzingsmails hebben ook voordelen voor jouw bedrijf. Het verbetert de kandidaatervaring, en dat straalt weer positief af op je werkgeversmerk. Bovendien zijn mensen sneller geneigd om opnieuw te solliciteren en te willen worden opgenomen in je talentpools. Daar heb je later wellicht weer profijt van.
Gebruik onze templates om de afwijzing op de juiste manier te structureren en alle belangrijke punten te vermelden. Maak gebruik van onze checklist om te controleren of je mail de juiste toon en informatie bevat. Deel deze ook met je collega’s, zodat de communicatie van het bedrijf consistent is.
Met Recruitee kun je eenvoudig templates opstellen en bewaren, zodat je altijd snel een goed gestructureerde afwijzing kunt opstellen. Gebruik standaard templates of maak zelf templates die je kunt opslaan en verzenden via je ATS.
Ben je benieuwd hoe Recruitee jouw wervingsproces verder kan verbeteren en vereenvoudigen? In een demo van 30 minuten vertellen we je graag wat er mogelijk is.
.jpeg)
