Zo bouw je een effectieve talentpool voor recruitment

In de krappe arbeidsmarkt is het voor HR en recruitment cruciaal om alles op alles te zetten om het juiste talent te vinden. Het opbouwen van talentpools biedt bedrijven een waardevolle voorsprong op de concurrentie. Door doorlopend een groep potentiële kandidaten te verzamelen, kun je snel inspelen op openstaande vacatures en heb je niet alleen toegang tot actieve, maar ook passieve kandidaten.

Daarnaast geeft het de mogelijkheid om je employer branding te versterken, betere matches te maken en de kandidaatervaring te optimaliseren. Maar om het meeste uit je talentenpools te halen, moet je wel de juiste aanpak volgen en geen beginnersfouten maken. In dit artikel lees je hoe je effectief pools bouwt en welke best practices je kunt hanteren voor communicatie, segmentatie en AVG-compliance. 

Ontdek ook welke handige tools en technologieën talent pooling kunnen ondersteunen, zodat je zo effectief mogelijk te werk gaat. 

‍💡Ontdek hoe Recruitee je kan ondersteunen bij het maken van talentpools, het automatiseren van je dagelijkse werkzaamheden en het effectief samenwerken met je teamgenoten.

Wat is een talentenpool?

Een talentenpool is een database met potentiële kandidaten die je in de toekomst kunt benaderen voor openstaande vacatures binnen je bedrijf. In plaats van bij elke vacature vanaf nul te beginnen, bouw je continu een bestand op met professionals die aan specifieke criteria voldoen. Dit geeft je een voorsprong bij het invullen van nieuwe functies. Dit is erg waardevol bij concurrerende functies, zoals ICT-specialisten en zorgprofessionals. 

In een talentenpool kunnen bijvoorbeeld de volgende groepen mensen zitten:

• Mensen die eerder interesse hebben getoond in je organisatie.
• Kandidaten die je zelf proactief hebt benaderd.
• Sollicitanten die net niet zijn aangenomen, maar wel potentieel hebben voor een toekomstige rol.
• Voormalige medewerkers die mogelijk openstaan voor een terugkeer (boomerang werknemers).
• Kandidaten die door medewerkers worden aanbevolen (referral recruitment).

Je kunt mensen alleen met hun toestemming opnemen in een talentenpool. Veel van deze professionals zijn niet actief op zoek naar een baan, maar staan wel open voor interessante mogelijkheden die bij hun vaardigheden en ambities passen. Deze groep wordt ook wel ‘latente werkzoekenden’ genoemd. Aangezien je hun gegevens opslaat, moet dit voldoen aan de regels van de AVG (in het Engels GDPR), om hun privacy te waarborgen.

Tip:

Tip:

Om je talentpools gestructureerd, efficiënt en GDPR-proof op te zetten, is een Applicant Tracking System (ATS) essentieel. Met het ATS van Recruitee by Tellent kun je eenvoudig talentpools creëren en beheren, waardoor je snel kunt reageren zodra er een vacature openstaat. Het systeem biedt automatische GDPR-controles, zodat je altijd compliant blijft.

Wat zijn de voordelen van een talentpool?

Een talentenpool biedt verschillende voordelen die het wervingsproces stuk voor stuk efficiënter maken:

• Sneller mensen aannemen: Met een talentpool heb je direct toegang tot kandidaten die al door een eerste selectie (voorselectie) heen zijn. Je hebt het voorwerk al eerder gedaan, waardoor je nu het wervingsproces kunt versnellen.
• Meer kandidaten bereiken: Aangezien je de talentenpool over een langere periode opbouwt, heb je toegang tot een grotere groep potentiële kandidaten. Dit vergroot je kansen om het juiste talent te vinden.
• Betere kandidaatervaring: Doordat afgewezen kandidaten met potentie op te nemen in je talentenpool, zorg je voor een betere kandidaatervaring. Om ervoor te zorgen dat mensen in de talentpool willen worden opgenomen, is het belangrijk om op de juiste manier terugkoppeling te geven. Verderop lees je daar meer over.
• Sterker employer brand: Wanneer kandidaten je bedrijf al kennen en een positieve ervaring hebben gehad, bijvoorbeeld via de communicatie in de talentenpool, zijn ze sneller geneigd om voor jouw bedrijf te kiezen.
• Kostenbesparing: Hoewel je wekelijks tijd steekt in het onderhouden van de talentenpool, is dit goedkoper dan het inschakelen van recruitmentbureaus, het plaatsen van dure advertenties of het aannemen van verkeerde mensen. Bovendien kun je bepaalde fasen van het wervingsproces overslaan, zoals kennismakingsgesprekken. Zo bespaar je tijd en vermijd je extra kosten.
• Betere matches: Omdat je al eerder contact hebt gehad met de mensen in je talentpool, kun je beter bepalen wie geschikt is voor een functie. Soms heb je ook al informatie over eerdere gesprekken en beoordelingen, waardoor je betere matches kunt maken.

Tip:

Tip:

Als je eerdere gesprekken hebt gevoerd, wordt alle informatie zoals notities, beoordelingen en eerder contact (bijvoorbeeld via LinkedIn) opgeslagen in het ATS van Recruitee. Dit geeft je een gedetailleerd overzicht van kandidaten, waardoor je sneller en met meer inzicht kunt beoordelen wie de beste match is voor de functie.

Wat is het verschil tussen een talentenpool en een talentenpijplijn?

Een talentenpool is een database met potentiële kandidaten die je in de toekomst kunt benaderen voor openstaande vacatures binnen je bedrijf. Dit zijn bijvoorbeeld mensen die je proactief hebt benaderd, ex-werknemers, mensen die eerder hebben gesolliciteerd of in contact zijn gekomen met je bedrijf. Het fijne is dat je op deze manier snel kunt schakelen wanneer er een vacature vrij komt. 

Een mogelijk nadeel van een talentenpool is dat veel van deze mensen niet actief op zoek zijn naar een nieuwe baan en wellicht inmiddels al een andere functie hebben. Daarom is het belangrijk om naast het opbouwen van een talentenpool ook actief werkzoekenden aan te trekken. Dit kun je doen door je vacatures te verspreiden via vacaturesites en je eigen kanalen, zoals je LinkedIn bedrijfspagina en je werken-bij-site.

Wanneer kandidaten echt solliciteren, komen ze terecht in de talentenpijplijn (ook wel kandidatenpijplijn genoemd). Dit is het overzicht van de kandidaten die zich momenteel in de sollicitatieprocedure bevinden. Je ziet niet alleen wie er allemaal in de race zijn voor de nieuwe baan, maar ook in welke fase van het sollicitatieproces ze zich bevinden. Zo kun je snel de juiste prioriteiten bepalen.

Tip:

Tip:

Met het overzicht van de kandidaatpijplijn in Recruitee kan het hele wervingsteam eenvoudig in één oogopslag zien welke kandidaten zich in welke fase van het sollicitatieproces bevinden.

Hoe bouw je aan een effectieve talentpool?

Wil je starten met het opbouwen van een kwalitatieve talentpool? Heel verstandig! Met deze 7 stappen ga je effectief aan de slag. 

Stap 1: Bepaal voor welke functies je talentpools wilt opzetten

Voordat je begint met het opbouwen van een talentpool, is het belangrijk om te bepalen voor welke functies of vaardigheden je pools wilt opzetten. Het is het handigst om je te richten op rollen:

• waarvoor je regelmatig nieuwe mensen zoekt; 
• die moeilijk in te vullen zijn; of
• voor sleutelposities binnen je bedrijf. 

Daar heb je uiteindelijk het meeste aan. Voor functies waarvoor voldoende geschikte kandidaten beschikbaar zijn, is het niet (altijd) nodig om te werken aan een talentpool. Voor het aantrekken van dit talent kan een andere wervingsstrategie effectief genoeg zijn, zoals het verspreiden van vacatures via vacaturesites en eigen kanalen, zoals je LinkedIn en je werken-bij-site.

Stap 2: Bepaal aan welke eisen de kandidaten moeten voldoen

Voordat je op zoek kunt naar de juiste kandidaten, moet je eerst weten aan welke eisen ze moeten voldoen om in aanmerking te komen voor opname in de talentpool. Ga hierover in gesprek met de hiring manager. Bespreek de belangrijkste criteria, zoals de ervaring, reisafstand, vaardigheden en competenties. Op deze manier weet je als recruiter precies welke kandidaten je in de talentenpool kunt opnemen.

Als je deze eisen kent, kun je tijdens het contact met kandidaten direct checken of ze aan de gestelde eisen voldoen. Controleer ook of hun behoeften en karakter passen bij de bedrijfscultuur. Zo voorkom je dat je later tijd verspilt aan kandidaten die niet de juiste fit blijken. Zo bouw je een database op met mensen die echt een potentiële match zijn, wat de kans vergroot dat je de juiste persoon vindt op het moment dat de vacature openstaat.

De krappe arbeidsmarkt vraagt soms om een andere tactiek

Hoewel het voordelen biedt om strenge eisen te stellen bij het toevoegen van kandidaten aan talentpools, kan het in de huidige krappe arbeidsmarkt ook positief uitpakken om iets soepeler om te gaan met deze eisen. Door meer mensen door te laten naar de gesprekken, geef je kandidaten de kans om zichzelf te ‘bewijzen’ in een selectie-assessment of via een andere opdracht.

Tip:

Tip:

Met Recruitee heb je toegang tot verschillende skill assessment tools die je eenvoudig kunt integreren in je wervingsproces. Dit maakt het een stuk eenvoudiger om zelf assessments af te nemen, zonder dat je afhankelijk bent van externe partijen.

Heb je te maken met moeilijk in te vullen rollen? Overweeg dan ook eens om juniors op te leiden. Dit biedt toegang tot een grotere pool van kandidaten die mogelijk geïnteresseerd zijn in de functie. Door ze intern op te leiden, kun je op termijn alsnog de beste mensen aannemen. Hoewel je er in het begin misschien meer werk voor moet doen, kan dit op lange termijn een waardevolle investering zijn.

Meer over deze aanpak lees je in ons artikel over recruitmenttips uit onze community.

Stap 3: Bepaal waar je doelgroep zich bevindt

Nu je weet welke eisen de kandidaten moeten vervullen, is het belangrijk om te bepalen hoe je dit gaat aanpakken. Met andere woorden: wat is je strategie voor het opbouwen van de talentpools? Bepaal welke platforms je gaat inzetten, hoe je kandidaten gaat benaderen en welke netwerkevenementen, banenmarkten of conferenties interessant zijn om te bezoeken.

De beste strategie hangt volledig af van de doelgroep die je zoekt. Zorg er daarom voor dat je per talentpool kritisch kijkt naar de aanpak en deze aanpast aan de specifieke doelgroep. Stel ook duidelijke doelen voor je wervingsteam, zoals het toevoegen van een bepaald aantal kandidaten per week aan ‘talentpool A’. Maak deze doelen SMART, zodat je ze goed kunt meten.

Stap 4: Zet een systeem op voor het beheren van je talentpool

Het beheren van talentpools lijkt misschien eenvoudig, maar er komt veel meer bij kijken dan je denkt. Het bijhouden van een simpel Excel-bestand wordt al snel onhandelbaar, vooral naarmate je pool groeit. Bovendien moet het systeem GDPR-proof zijn en is het belangrijk dat je gemakkelijk kunt communiceren met kandidaten, zodat je snel kunt reageren wanneer er een passende vacature is. 

Daarom is het belangrijk om te investeren in een goed Applicant Tracking System (ATS). Dit systeem is ideaal voor talent pooling, omdat je kandidaten gestructureerd kunt beheren en segmenteren en efficiënt kunt communiceren en samenwerken. Je hebt snel toegang tot alle relevante informatie, waardoor je kandidaten eenvoudig kunt benaderen wanneer er een passende vacature is, zonder tijd te verliezen.

Ontdek de voordelen van het ATS van Recruitee

Met Recruitee kun je eenvoudig talentpools opzetten om kandidaten te verzamelen. Plan een demo in om kennis te maken met deze handige talentpool-functie en ontdek op welke manieren het ATS van Recruitee jouw wervings- en selectieproces verder kan verbeteren. Het zorgt voor een gestroomlijnd proces en maakt het werk van je gehele wervingsteam een stuk efficiënter en gemakkelijker.

Benader afgewezen kandidaten voor talentpool(s)

Integreer het opbouwen van de talentpool in je standaard wervingsproces. Vraag bijvoorbeeld aan interessante kandidaten die je afwijst of je hun gegevens mag bewaren voor toekomstige functies. Je kunt hetzelfde doen met talent dat uit diest gaat. Door dit structureel te doen, creëer je moeiteloos een actieve en relevante pool die je helpt om sneller en efficiënter de juiste mensen te vinden wanneer vacatures vrijkomen. 

Stap 5: Zoek potentiële kandidaten voor de talentpool

Nu je een duidelijk beeld hebt van wie je zoekt, waar je ze kunt vinden en hoe je de talenten gaat verzamelen, is het tijd om je talentpool te vullen. Ga proactief op zoek naar geschikte kandidaten en pas de best practices voor effectieve communicatie toe wanneer je ze benadert. Vergeet daarnaast niet om afgewezen kandidaten met potentie een tweede kans te bieden. 

De juiste kandidaten vinden via LinkedIn

LinkedIn is LinkedIn is het grootste platform voor het vinden van kandidaten voor jouw talentpools. Wij verzamelden de 5 beste tips om een sterk LinkedIn-netwerk op te bouwen:

• Tip 1: Breid je netwerk strategisch uit
• Tip 2: Sluit je aan bij relevante LinkedIn-groepen
• Tip 3: Wees actief en zichtbaar
• Tip 4: Focus op connecties die iets toevoegen aan jouw netwerk
• Tip 5: Stuur persoonlijke uitnodigingen

Wil je weten hoe je deze tips praktisch toepast? Lees dan ons artikel over werven via LinkedIn, waar we in detail uitleggen hoe je deze strategieën effectief inzet om je netwerk te versterken. Lees ons artikel over boolean search om te leren hoe je operators gebruikt om jouw zoekopdrachten te verfijnen en irrelevante resultaten uit te sluiten. Of gebruik de handige zoekfuncties binnen LinkedIn Recruiter. 

Ik hou van de mogelijkheid om een kandidaat direct in het systeem te zetten via de sourcing-tool van LinkedIn Search, onder de juiste vacature en/of talentpool. - Renske Grootenboer, Recruiter bij My Jewellery

Tip:

Tip:

In LinkedIn Recruiter kun je eenvoudig groepen kandidaten verzamelen in talentpools voor toekomstige vacatures. Dankzij de integratie met Recruitee worden deze pools in beide systemen automatisch gekoppeld. Ook alle historische kandidaatdata, zoals eerdere contacten en aantekeningen, wordt gesynchroniseerd. Zo blijf je in beide systemen altijd up-to-date en heb je direct toegang tot alle relevante informatie.

Schep de juiste verwachtingen bij kandidaten

Heb je kandidaten gevonden die voldoen aan de eisen voor de talentenpool? Wees van tevoren altijd transparant over wat ze van de talentpool kunnen verwachten: 

• Hoe vaak neem je (ongeveer) contact op of stuur je updates?
• Wat voor soort informatie zal je delen?
• Op welke manier houd je hen op de hoogte (bijv. via e-mail of telefoon)?
• Voor welke soorten functies heb je regelmatig vacatures?

Zo kunnen kandidaten zelf beslissen of ze willen worden opgenomen in de talentenpool en voorkom je afmeldingen op een later moment. 

Maak de talentpool zo aantrekkelijk mogelijk

Kijk wat je kunt doen om de talentpool zo aantrekkelijk mogelijk te maken. Nodig je talentpoolers bijvoorbeeld eens per jaar uit voor een open dag of workshop, of organiseer een evenement met interessante gastsprekers. Dit biedt hen niet alleen direct iets waardevols, zoals nieuwe kennis, maar het geeft ze ook de kans om de sfeer van je bedrijf te ervaren.

Daarnaast heb jij de mogelijkheid om je talentpoolers face-to-face te spreken, wat altijd goed is voor de connectie. 

Stap 6: Onderhoud contact met kandidaten

Het vullen van je talentpool is pas het begin. Om deze kandidaten betrokken te houden, is het belangrijk om ook tussen de vacatures door contact te onderhouden. Zorg ervoor dat de communicatie altijd waardevol en relevant blijft. Vermijd onpersoonlijke berichten, maar deel updates die aansluiten bij hun interesses. Vraag bijvoorbeeld vooraf aan je kandidaten welke content zij interessant vinden, zodat je gerichte updates kunt sturen.

Stel een communicatieplan op

Een gestructureerd communicatieplan is essentieel. Deel dus niet willekeurig content, maar stel een plan op waarin je duidelijk bepaalt wat je gaat communiceren, hoe vaak, via welke kanalen en met welk doel. Segmenteer je doelgroepen op basis van de profielen en behoeften, zodat je content altijd aansluit bij wat zij belangrijk vinden. Dit verhoogt de relevantie en effectiviteit van je communicatie.

Enkele voorbeelden van momenten waarop je content kunt delen:

1. Er komt een relevante vacature beschikbaar
2. De kandidaat is jarig
3. Je wilt de kandidaat uitnodigen voor een evenement, kennissessie of kop koffie
4. Je wilt de kandidaat feedback vragen over het sollicitatieproces (dit betreft natuurlijk enkel de kandidaten die al eerder gesolliciteerd hebben)
5. Je wilt relevante informatie en updates over het bedrijf delen.

Check ook eens via een ander kanaal dan e-mail in met je kandidaten. Nodig ze bijvoorbeeld uit voor een videocall, een telefoongesprek of een kop koffie op kantoor. Zo creëer je meer persoonlijke interactie en versterk je de band met je talentpool.

Tip:

Tip:

Om de betrokkenheid te vergroten en meer te leren over je kandidaten, is het belangrijk om interactie op te zoeken. Vermijd eenzijdige communicatie door kandidaten vragen te stellen en uit te nodigen voor kennissessies, evenementen of een kopje koffie. Zo bouw je een persoonlijke relatie op met je talentpool.

Werk aan je employer branding, maar houd je in

Het delen van relevante informatie en updates over je bedrijf biedt een mooie kans om aan je employer branding te werken. Je kunt bijvoorbeeld laten zien hoe het is om bij je organisatie te werken of een kijkje te geven in een typische werkdag binnen een specifieke functie. Let er wel op dat je dit niet te vaak doet, want anders kan het als zelfpromotie overkomen. Zorg ervoor dat je altijd waarde toevoegt voor de kandidaat.

Houd je talentpool up-to-date

Check een paar keer per jaar in bij de kandidaten in je talentpool. Vraag of ze nog steeds geïnteresseerd zijn in dezelfde functies, welke andere rollen ze mogelijk aanspreken en of ze nog steeds in de pool willen blijven. Als ze niet meer geïnteresseerd zijn, kun je ze beter uitschrijven. Dit houdt je pool relevant en bespaart je tijd voor toekomstige opvolging.

Tip:

Tip:

Bouw een echte band op met je kandidaten door altijd vanuit één vast persoon te communiceren. Dit maakt de communicatie persoonlijker en verlaagt de drempel om contact op te nemen. Zorg er bij automatische berichten voor dat de naam (en eventueel de foto) van de contactpersoon in de handtekening staat.

Stap 7: Werven vanuit je talentpool

Heb je een nieuwe vacature? Start dan met het screenen van je talentpool. Filter op vaardigheden, ervaring en interesses die aansluiten bij de functie. Deel alleen vacatures die écht relevant zijn, anders loop je het risico dat kandidaten zich willen uitschrijven. Houd ook rekening met eerdere interacties: hoe betrokken was de kandidaat en zijn hun voorkeuren nog actueel?

Benader geschikte kandidaten persoonlijk en verwijs naar jullie eerdere contact. Geef duidelijk aan hoe ze kunnen solliciteren en wat je van hen verwacht. Soms is een kennismakingsgesprek overbodig, omdat je al een eerste screening hebt gedaan. Dit maakt het proces makkelijker voor de kandidaat, houdt het efficiënt voor jou en voorkomt dubbel werk. Met een beetje geluk zitten er direct geïnteresseerde kandidaten tussen!

Best practices voor talent pooling

Voordat je start met het opbouwen van relevante talentpools, is het handig om de best practices te kennen. Hieronder hebben we onze tips voor het segmenteren van je talentpool, het communiceren met kandidaten en het naleven van de AVG-wetgeving voor je op een rij gezet, zodat je straks goed voorbereid en vol vertrouwen aan de slag kunt.

Tips voor het segmenteren van je talentenpool

Wanneer je veel verschillende kandidaten toevoegt aan je talentpools, is het slim om vanaf het begin goed te segmenteren. Dit betekent dat je kandidaten indeelt op basis van hun ervaring, voorkeuren en/of het soort functies waarvoor ze geschikt zijn. Zo blijven je talentenpools overzichtelijk en relevant. Bovendien kun je de content die je verstuurt beter afstemmen op elk segment, waardoor je communicatie relevanter wordt.

Tip:

Tip:

Zet niet zomaar mensen in een segment, maar vraag altijd actief naar de interesses en voorkeuren van kandidaten. Dit zorgt ervoor dat je segmenten relevant blijven en dat de communicatie die je stuurt daadwerkelijk aansluit bij wat de kandidaat zoekt.

Denk van tevoren goed na over hoe je je talentenpool(s) wilt segmenteren. Dit kan op verschillende manieren:

1. Segmenteren op basis van een functie

Bij deze aanpak focus je op een specifieke functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden. Kandidaten worden in een segment geplaatst op basis van hoe goed hun profiel aansluit bij de eisen van die functie.

Voorbeeld:

Stel: je bent op zoek naar een marketingmanager voor je kantoor in Amsterdam. Je filtert kandidaten in je talentpool op criteria zoals een relevante marketingopleiding, minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol en woonachtig in (de buurt van) Amsterdam. Alleen de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, vallen in dit segment.

2. Segmenteren op basis van de kandidaat

Bij deze methode richt je je op de vaardigheden, ervaring en wensen van de kandidaat, zonder rekening te houden met een specifieke functie. Het segmenteren gebeurt op basis van wat de kandidaat zoekt of wat ze kunnen bijdragen aan een organisatie.

Voorbeeld:

Je hebt een kandidaat die sterk is in data-analyse en digitale marketing, en die openstaat voor een functie in zowel marketing als data science. In plaats van te zoeken naar een specifieke functie, filter je kandidaten die ervaring hebben met deze vaardigheden en hun interesse hebben uitgesproken voor rollen in deze gebieden. Zo kun je ze benaderen voor verschillende functies die aansluiten bij hun kwalificaties en wensen.

Tip:

Tip:

In het ATS van Recruitee kun je eenvoudig segmenteren door verschillende tags en bronnen toe te voegen aan de profielen van kandidaten. Deze tags en bronnen kun je naar wens aanpassen, zodat ze altijd relevant blijven voor de specifieke behoeften en voorkeuren van de kandidaten. Voeg tags toe die relevant zijn voor jouw segmentatie, zoals jaren ervaring, regio, motivatie, specifieke vaardigheden en andere belangrijke criteria.

Tips voor het communiceren met je talentpool

Om het meeste uit je talentpools te kunnen halen, is het belangrijk om met zorg en aandacht met de kandidaten te communiceren. Hieronder lees je een aantal tips voor een optimale communicatie met je talentenpool.

Toon oprechte interesse in de persoon achter het profiel

Wanneer je kandidaten proactief benadert, bijvoorbeeld via LinkedIn, is de manier van communiceren cruciaal. Het kan al snel een dealbreaker zijn. Begin met het zorgvuldig lezen van hun profiel en probeer te begrijpen wat ze zoeken in hun carrière. Vraag naar hun ambities, vaardigheden en wat hen motiveert, zonder meteen te vragen of ze in je talentpool willen worden opgenomen.

Het belangrijkste is dat je oprechte interesse toont in de persoon achter het profiel. Heb geduld en toon oprechte belangstelling, zodat je later (mogelijk) de beste match kunt maken. 

Bij het benaderen van kandidaten staat kwaliteit boven kwantiteit. Ik kies er liever voor om 10 goed passende kandidaten te benaderen, in plaats van lukraak 100 mensen te benaderen.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Kies altijd voor een persoonlijke benadering

Zorg ervoor dat je altijd persoonlijke berichten stuurt bij het aangaan van een connectie. Dit laat zien dat je moeite doet om de kandidaat echt te leren kennen, wat de kans op een positieve reactie vergroot en bijdraagt aan het opbouwen van een duurzame relatie. Door specifiek in te gaan op hun werkervaring, interesses of gedeelde connecties, vergroot je de kans op een positieve reactie. 

Hiermee leg je de basis voor een (hopelijk) duurzame relatie. Een kort, persoonlijk bericht kan al voldoende zijn om een waardevolle connectie op te bouwen. 

Tip:

Tip:

Hoewel AI steeds vaker wordt gebruikt om teksten en berichten te genereren, raden wij het af om via AI kandidaten te benaderen voor je talentpools. Deze berichten voelen niet persoonlijk aan en worden daarom vaker genegeerd. Zonde, want je hebt maar één kans om een eerste indruk te maken!

Voorkom dubbele benadering van kandidaten

Als je met meerdere collega’s in het wervingsteam werkt, kan het gebeuren dat verschillende teamleden dezelfde kandidaat benaderen voor de talentpool. Dit komt onprofessioneel over en kan vervelend zijn, vooral als de kandidaat al heeft aangegeven geen interesse te hebben. 

Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken zijn over wie welke kandidaten benadert, of gebruik een ATS waarin alle communicatie met kandidaten wordt vastgelegd. Zo voorkom je verwarring en zorg je voor een efficiënte en professionele benadering.

Tip:

Tip:

Met het ATS van Recruitee beheer je alle kandidaten op één centrale plek. Door LinkedIn Recruiter te koppelen, voorkom je dat kandidaten dubbel benaderd worden. Je kunt in real-time zien wie contact heeft opgenomen met welke kandidaten en welke berichten zijn verstuurd. Zo blijf je altijd overzicht houden en zorg je voor een efficiënte communicatie zonder verwarring.

Besteed aandacht aan de feedback bij het afwijzen van kandidaten

Als je talentvolle afgewezen kandidaten in je talentenpool wilt opnemen, dan is het essentieel om deze stap op te nemen in het wervingsproces én aandacht te besteden aan de manier waarop je terugkoppeling geeft. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 52% van de kandidaten die bij een afwijzing ook waardevolle feedback heeft gekregen, contact wil houden voor toekomstige vacatures.

In ons artikel over terugkoppeling geven na het sollicitatiegesprek lees je hoe je dat aanpakt (inclusief handige templates). 

Zorg voor een tijdige opvolging in je communicatie

Wanneer je talentpools beheert, is het belangrijk om regelmatig contact te onderhouden met de kandidaten in je pool. Door tijdslimieten in je ATS in te stellen, ontvang je herinneringen om op de juiste momenten follow-ups te doen. Dit helpt je om consistent relevante content te delen met je pool, volgens het contentplan dat je vooraf hebt opgesteld.

Tip:

Tip:

Met Recruitee kun je eenvoudig tijdslimieten instellen voor je talentpools, zodat je er zeker van bent dat je kandidaten op het juiste moment opvolgt. Dit is vooral handig wanneer je veel kandidaten hebt of meerdere talentenpools beheert. Als de reactietijd dreigt te verlopen, ontvang je een melding. Daarnaast kun je teamleden taken toewijzen met een vervaldatum en automatische herinneringen instellen.

Tips voor naleving van de AVG-wetgeving (GDPR compliance)

Het beheren van een talentenpool brengt de verantwoordelijkheid met zich mee om zorgvuldig om te gaan met persoonlijke gegevens. De Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG), ook wel bekend als de GDPR (internationale benaming), stelt namelijk strikte eisen aan het verzamelen, opslaan en verwerken van persoonsgegevens. Hieronder lees je waar je als bedrijf rekening mee moet houden:

1. Vraag expliciet toestemming en bied transparantie

Als je een talentpool creëert, is het belangrijk om expliciet toestemming van kandidaten te krijgen om hun persoonlijke gegevens te verzamelen. Dit betekent dat je niet zomaar gegevens mag opslaan. Je moet duidelijk aangeven:

• welke gegevens je verzamelt;
• met welk doel je dit doet; en
• hoe lang je deze gegevens bewaart.

Kandidaten moeten ook eenvoudig inzage kunnen krijgen in hun gegevens. Daarnaast hebben ze het recht om deze te laten verwijderen als ze dat wensen.

Tip:

Tip:

Met de handige features van Recruitee kun je taken rondom de AVG-wetgeving eenvoudig automatiseren. Denk hierbij aan het automatisch vragen van toestemming aan kandidaten om in je database te blijven. Maar ook het automatisch verwijderen van kandidaten die na de bewaartermijn hun gegevens niet meer willen behouden of die hebben verzocht om verwijderd te worden.

2. Bewaar gegevens voor specifieke, vooraf bepaalde doelen

Volgens de AVG mag je persoonsgegevens alleen verzamelen voor specifieke, vooraf bepaalde doelen. Dit betekent dat je de gegevens niet mag bewaren voor vage of onduidelijke doeleinden (“omdat het misschien ooit nog van pas komt”). Zorg ervoor dat je een helder plan hebt voor welke gegevens je nodig hebt voor het beheren van je talentpools, en gebruik deze data alleen voor dit doel. 

3. Bewaar niet meer/langer gegevens dan strikt noodzakelijk is 

Verzamel alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor je ze verzamelt. Bewaar deze gegevens ook niet langer dan nodig is. Voor je talentpools is het belangrijk om van tevoren vast te stellen welke gegevens je nodig hebt en wanneer je ze moet verwijderen. Het niet naleven van deze bewaartermijnen kan leiden tot juridische problemen en boetes.

Tip:

Tip:

Met Recruitee krijgen kandidaten een AVG-status toegewezen op basis van de bewaartermijn voor gegevens die in je account is ingesteld. De status laat zien of je toestemming hebt om hun gegevens op te slaan en wanneer deze verloopt.

‍

4. Sla de persoonsgegevens veilig en overzichtelijk op

Je moet de persoonlijke gegevens op een veilige en overzichtelijke manier opslaan. Dit houdt in dat je systemen en processen moet hebben die voorkomen dat gegevens verloren gaan of onterecht toegankelijk zijn. Het bewaren van onveilige documenten, zoals een Excel-sheet of in je mailbox is dan ook niet toegestaan. Zorg ervoor dat de gegevens goed beveiligd zijn en dat je ze kunt verwijderen wanneer dat nodig is.

Maak bijvoorbeeld gebruik van een ATS (Applicant Tracking System) om persoonsgegevens veilig en overzichtelijk op te slaan. Controleer wel altijd of het systeem voldoet aan de AVG-eisen. Een goed ATS biedt beveiligde opslagmogelijkheden en stelt je in staat om gegevens eenvoudig te beheren en te verwijderen wanneer dat nodig is. Zo kun je je gegevens efficiënt beheren, zonder handmatig werk, en blijft alles volledig AVG-proof.

Tip:

Tip:

Het ATS van Recruitee stelt onze klanten in staat om te voldoen aan de AVG en biedt verschillende handige features om je talentpools veilig en overzichtelijk te beheren. Je kunt verschillende AVG-controles automatiseren, zoals het instellen van meldingen voor verlopen bewaartermijnen en wijzigingen in de AVG-status van kandidaten.

Tools en technologie voor talent pooling

Een goed georganiseerde talentpool helpt je om sneller en efficiënter de juiste kandidaten te vinden. Met de juiste tools en technologie kun je dit proces niet alleen stroomlijnen, maar ook zorgen dat je voldoet aan de AVG-wetgeving. Het ATS van Recruitee biedt verschillende functionaliteiten om je talentpools overzichtelijk en GDPR-proof te beheren.

Met het ATS van Recruitee kun je:

• eenvoudig talentpools aanmaken en beheren, zodat je snel de juiste kandidaten paraat hebt voor openstaande vacatures
• kandidaten toevoegen op verschillende manieren, zoals handmatig, via een CSV-bestand, vanuit LinkedIn of je vacaturemailbox
• LinkedIn Recruiter koppelen aan Recruitee, zodat je altijd toegang hebt tot de meest up-to-date informatie uit beide systemen
• kandidaten segmenteren aan de hand van tags, waardoor je gemakkelijk kunt filteren op relevante vaardigheden, ervaring of locatie
• tijdslimieten instellen voor je talentpools, zodat je altijd op tijd contact opneemt en contact onderhoudt met kandidaten
• de talentpool volgen, zodat je direct meldingen ontvangt van nieuwe kandidaten, verwijderingen, evaluaties en andere wijzigingen

Daarnaast helpt de tool van Recruitee je om GDPR-compliant te blijven door:

• automatische AVG-controles in te stellen, zodat je gegevensbeheer altijd aan de regelgeving voldoet
• automatisch toestemming te vragen aan kandidaten om hun gegevens te bewaren
• kandidaten automatisch te verwijderen die hun gegevens willen laten verwijderen of waarvan de bewaartermijn is verlopen
• de AVG-status van kandidaten bij te houden, zodat je direct inzicht hebt in de status van hun gegevens en wanneer deze verloopt

Plan een demo en ontdek wat er mogelijk is

Ontdek hoe je met Recruitee eenvoudig talentpools opzet, je werving en selectie efficiënter en effectiever maakt en hoe onze tool de samenwerking binnen je wervingsteam kan verbeteren. In een demo van 30 minuten laten we je graag zien wat er mogelijk is.

Meer weten over onze recruitment tool?

Plan een demo in!

Hoe meet je het succes van je talentpool?

Het meten van het succes van je talentpool begint met het stellen van duidelijke doelen. Zorg ervoor dat deze doelen SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Dit maakt het makkelijker om bij te houden of je op de juiste koers zit. Om te bepalen of je deze doelen hebt behaald, kun je gebruikmaken van rapportage en analyse in Recruitee. 

Stel verschillende KPI’s in om de prestaties te meten

Stel verschillende Key Performance Indicators (KPI's) in die de prestaties van je talentpool meten. Denk bijvoorbeeld aan statistieken zoals het aantal kandidaten in je pool of het percentage kandidaten dat uiteindelijk wordt aangenomen voor een rol binnen het bedrijf. Deze meetbare gegevens geven inzicht in hoe succesvol je pool is.

Maak gebruik van board templates voor snel inzicht

Binnen Recruitee kun je gebruikmaken van standaard board templates, die je snel toegang geven tot de meest relevante statistieken. Deze templates kunnen worden aangepast en gefilterd, zodat je de rapportages kunt afstemmen op de specifieke doelen die je hebt voor je talentpool. Dit maakt het makkelijk om de voortgang te volgen en te zien of je de gewenste resultaten behaalt.

Maak zelf rapportages om resultaten te meten

Daarnaast biedt Recruitee de mogelijkheid om zelf rapportages te maken. Je kunt bijvoorbeeld filters toevoegen voor specifieke afdelingen, recruiters of tijdsperioden. Hierdoor kun je de resultaten per segment analyseren en indien nodig wijzigingen doorvoeren om meer uit je talentpools te halen.

Conclusie

Talentpools helpen je om continu een database op te bouwen van professionals die aan specifieke criteria voldoen. Dit maakt het makkelijker om snel en efficiënt te werven, vooral voor lastig te vullen functies voor bijvoorbeeld ICT-specialisten en zorgprofessionals. Daarnaast verbeter je de kandidaatervaring en versterk je je employer branding, mits je op de juiste manier te werk gaat. 

Begin met een goede voorbereiding: stel duidelijke doelen, segmenteer je doelgroepen, kies een systeem voor je talentpool en maak een communicatieplan. Vul je talentpool vervolgens met kandidaten die eerder interesse toonden, mensen die je proactief hebt benaderd, sollicitanten die het net niet werden, voormalige medewerkers en door medewerkers aangedragen kandidaten.

Als je kandidaten benadert, zorg dan altijd voor een persoonlijke aanpak. Houd regelmatig contact, beheer de verwachtingen en stuur vacatures alleen naar het juiste segment om irrelevante communicatie te voorkomen. Houd het contact persoonlijk door altijd vanuit dezelfde contactpersoon te communiceren. Let erop dat je altijd de AVG-wetgeving naleeft: vraag toestemming, sla gegevens veilig op en bewaar ze niet langer dan nodig.

Door SMART doelen te stellen, KPI’s te definiëren en rapportages op te stellen, kun je de effectiviteit van je pool(s) meten. Aan de hand van de resultaten kun je je aanpak doorlopend verbeteren. Enthousiast geworden over de voordelen van talent pooling? Start vandaag nog met de voorbereidingen voor het bouwen aan jouw talentpools door de stappen in dit artikel te volgen. 

De voordelen van Recruitee ervaren? Plan een demo in!

Wil je ontdekken hoe Recruitee het beheer van talentpools efficiënter en makkelijker maakt? En ben je benieuwd op welke manier onze tool jouw wervings- en selectieproces kan stroomlijnen en verbeteren? In een demo van 30 minuten laten we je graag zien wat er mogelijk is.

‍