Het vinden en aannemen van nieuw personeel is cruciaal voor ieder bedrijf. Toch ontbreekt het veel organisaties aan een gestroomlijnd werving- en selectieproces. Zonde, want een goed ingericht proces helpt niet alleen om sneller de juiste kandidaten aan te trekken, maar versterkt ook de kandidaatervaring, de samenwerking binnen het wervingsteam en de algehele medewerkerstevredenheid.
In dit artikel ontdek je wat werving en selectie precies inhoudt en nemen we je stap voor stap mee in het opzetten van een effectieve werving- en selectieprocedure. Van het aantrekken van talent tot het selecteren van kandidaten en het ophalen van gerichte feedback. We sluiten af met de mogelijkheden van een Applicant Tracking Systeem (ATS) om het proces te stroomlijnen, zodat je een bedrijf bouwt dat talent aantrekt én behoudt.
Wat is werving en selectie?
Werving en selectie, ook wel ‘recruitment’ genoemd, is het proces van het vinden, aantrekken en selecteren van geschikte kandidaten voor een functie. Tijdens dit proces wordt niet alleen gekeken naar de vaardigheden van de kandidaat, maar ook naar de culturele fit binnen het team en of de kandidaat een waardevolle aanvulling kan zijn.
- Werving verwijst naar het vinden en aantrekken van geschikte kandidaten. Dit gebeurt door effectieve vacatures op te stellen en te verspreiden via verschillende kanalen, zoals de bedrijfswebsite, wervingsplatforms, social media en externe wervingsbureaus.
- Selectie betreft het evalueren en aannemen van de juiste kandidaat. Dit proces omvat het voeren van kennismakingsgesprekken en sollicitatiegesprekken en het laten uitvoeren van eventuele bedrijfsopdrachten, competentietesten of persoonlijkheidstesten. Wanneer een kandidaat succesvol door deze stappen komt, volgt een aanbod.
Het verschil met een reguliere sollicitatieprocedure
Een belangrijk verschil met een reguliere sollicitatieprocedure is dat bij werving en selectie een gespecialiseerde recruiter wordt ingeschakeld. Deze professional richt zich volledig op het recruitmentproces, in tegenstelling tot situaties waarin medewerkers wervingstaken naast hun reguliere werkzaamheden uitvoeren. Dit laatste is vaak het geval bij kleinere bedrijven die niet vaak een nieuwe collega nodig hebben.
Wat is het belang van een goede werving- en selectieprocedure?
Als je als bedrijf (regelmatig) nieuw personeel nodig hebt, is het cruciaal om een effectieve werving- en selectieprocedure op te stellen. Een goed proces zorgt ervoor dat je niet alleen sneller de juiste mensen met de juiste kwalificaties vindt, maar ook dat de medewerkers niet worden belast met extra verantwoordelijkheden zoals het werven en selecteren van nieuwe collega’s. Dit creëert rust binnen het team en geeft ruimte voor focus op kerntaken.
Minimaliseren kans op mismatches
Een gestructureerde wervingsaanpak draagt ook bij aan het minimaliseren van mismatches, wat resulteert in hogere medewerkerstevredenheid en minder verloop. Door zorgvuldig te selecteren, vergroot je de kans om talenten aan te nemen die op lange termijn waarde toevoegen aan je bedrijf. Dit draagt bij aan een stabieler personeelsbestand, een positieve werksfeer en de groei en succes van het bedrijf.
Positieve invloed op employer branding
Bovendien heeft een goed georganiseerde werving- en selectieprocedure een positieve invloed op de employer branding. Een professionele en doordachte aanpak straalt betrouwbaarheid en zorgvuldigheid uit, waardoor het bedrijf aantrekkelijker wordt voor toekomstige kandidaten. Dit versterkt het imago van de organisatie en helpt om ook in de toekomst talent aan te trekken.
Talentpools opbouwen
Als je de werving- en selectieprocedure zorgvuldig inricht, kun je met tools als Recruitee gemakkelijk talenten verzamelen en benaderen die eerder hebben gesolliciteerd of in contact zijn gekomen met je bedrijf. Met het opbouwen van je eigen talentpools blijf je onafhankelijk en kun je snel schakelen bij nieuwe vacatures, zonder telkens opnieuw te hoeven werven of een bureau in te schakelen.
Op welke manieren kun je de werving en selectie regelen?
Als je een goede werving- en selectieprocedure wilt opstellen, heb je twee opties. Als je een HR-afdeling hebt, kun je ervoor kiezen om een of meerdere inhouse recruiter(s) aan te nemen. Heb je geen HR-afdeling of besteed je de wervingstaken liever uit, dan kun je ook een recruitmentbureau inschakelen. In dat geval gaan externe recruiters voor jouw bedrijf op zoek naar geschikte kandidaten, uiteraard in goede samenwerking met het bedrijf.
Optie 1: Inhouse recruiter(s) aannemen
Bedrijven die met werving en selectie aan de slag willen, kunnen ervoor kiezen een of meerdere inhouse recruiters aan te nemen. Deze recruiters werken binnen de HR-afdeling en zijn meestal verantwoordelijk voor het hele wervingsproces: van het opstellen en verspreiden van vacatures tot het voeren van gesprekken en het onderhandelen over arbeidsvoorwaarden.
Sommige recruiters zijn enkel verantwoordelijk voor het uitvoeren van een gedeelte van het wervingsproces, zoals het aantrekken van kandidaten en het voeren van de eerste kennismakingsgesprekken. Zorg voor een goede afstemming met de hiring manager
Om ervoor te zorgen dat de juiste kandidaat wordt geselecteerd, werken inhouse recruiters nauw samen met de hiring manager. Zo wordt voorafgaand aan de wervingsprocedure een vacature-intake gepland, waarbij de recruiter met de hiring manager afstemt wat de verantwoordelijkheden, vereiste kwalificaties en vaardigheden van de kandidaat moeten zijn.
Deze informatie gebruikt de recruiter onder andere voor het schrijven van de functieomschrijving, maar ook voor het voeren van de kennismakingsgesprekken en het opstellen van een standaard vragenlijst voor de sollicitatiegesprekken.
Optie 2: Externe recruiter(s) inhuren bij een recruitmentbureau
Je kunt de werving- en selectieprocedure ook uitbesteden door een recruitmentbureau in te schakelen. Afhankelijk van de wervingsbehoefte van jouw bedrijf zullen een of meerdere externe recruiters actief op zoek gaan naar geschikte kandidaten. Veel recruitmentbureaus zijn gespecialiseerd in specifieke sectoren, waardoor ze sneller de juiste kandidaten kunnen vinden.
Ze bieden waardevolle ondersteuning bij het invullen van vacatures die moeilijk te vervullen zijn of waarbij tijdsdruk speelt. Met hun expertise en uitgebreide netwerk kunnen ze in veel gevallen snel de ideale kandidaat vinden. Bovendien beschikken recruitmentbureaus vaak over een eigen pool van vooraf gescreende kandidaten, waardoor ze effectief kunnen inspelen op jouw wervingsvraag.
De recruiter neemt de tijdrovende taken van het vinden en screenen van kandidaten uit handen, zodat jij je kunt richten op andere prioriteiten binnen het bedrijf. Gedurende het proces staat de externe recruiter nauw in contact met de hiring manager (of inhouse recruiter) van het bedrijf om ervoor te zorgen dat de juiste kandidaten worden geselecteerd.
Maak een kosten-batenanalyse
Het is belangrijk om te onderzoeken of de voordelen van het inschakelen van een bureau (de baten) opwegen tegen de investering die je doet in het bureau (de kosten). Hieronder lees je meer over deze kosten en vergelijken we de uitgaven van intern recruitment met die van extern recruitment.
Het verschil tussen de kosten van intern en extern recruitment
Twijfel je tussen het aannemen van inhouse recruiter(s) of het inschakelen van een recruitmentbureau voor het uitvoeren van het werving- en selectieproces? Zoals we hierboven beschreven, is het belangrijk om de kosten en de baten van beide opties met elkaar te vergelijken. Hieronder lees je hoe je de kosten van intern en extern recruitment tegenover elkaar kunt zetten om te zien welke optie het beste bij jouw bedrijf past.
Maak een inschatting van het aantal te werven kandidaten
Voordat je de kosten en baten van beide opties kunt vergelijken, is het essentieel om een inschatting te maken van het aantal kandidaten dat je het komende jaar wilt werven. Begin met het analyseren van de bedrijfsdoelstellingen en kijk naar de wervingcijfers van de afgelopen jaren.
Het is belangrijk om dit vraagstuk te bespreken met hiring managers, aangezien zij waardevolle input kunnen geven over toekomstige behoeften en eventuele uitbreiding van teams. Vergeet niet om rekening te houden met medewerkers die het bedrijf verlaten, omdat dit invloed heeft op de wervingsbehoefte.
Nu je in kaart hebt gebracht hoeveel nieuwe medewerkers je moet aannemen, kun je een betere vergelijking maken tussen de kosten voor intern en extern recruitment.
Tip:
Tip:
Hoewel het werven van de juiste mensen duur en tijdrovend kan zijn, is het altijd beter om de tijd te nemen en alle gegevens goed in je op te nemen in plaats van de verkeerde mensen aan te nemen. Bedenk maar eens hoeveel geld het je kost als een nieuwe werknemer achteraf niet de juiste keuze blijkt te zijn. Het berekenen van de ‘cost per hire’ geeft hier inzicht in.
De kosten voor intern recruitment
Als vuistregel kun je er vanuit gaan dat een recruiter 50 vacatures per jaar kan vullen. Als je 125 nieuwe medewerkers nodig hebt, zou dit betekenen dat je hiervoor 3 interne recruiters moet aannemen. Bereken welke kosten je kwijt bent aan het salaris van deze recruiter(s). Neem daarnaast de volgende kosten mee bij de berekening van de kosten voor intern recruitment:
- De kosten voor het plaatsen van vacatures op vacaturebanken, zoals Indeed, LinkedIn en niche-vacaturebanken.
- De kosten voor het versterken van de employer branding, zoals het bijwonen van (wervings)evenementen, het maken van promotiemateriaal (zoals video’s en campagnes) en het optimaliseren van de werken-bij-website en socialmediakanalen.
- Eventuele kosten voor het samenwerken met universiteiten en instellingen en het bijwonen van (carrière)beurzen.
- Eventuele kosten voor het organiseren van wervingsevents.
- Eventuele kosten voor Applicant Tracking Systems zoals Recruitee.
- Eventuele kosten voor bonussen voor referral recruitment (medewerkers die kandidaten aandragen die uiteindelijk worden aangenomen).
Sporadisch een recruitmentbureau inschakelen
Voor de invulling van bepaalde functies kan het, ook als in-house recruiter, nuttig zijn om een extern recruitmentbureau in te schakelen. Dit is met name relevant bij senior functies of vacatures waarvoor goede vakkennis vereist is, aangezien deze kandidaten vaak moeilijker te vinden zijn. Door sporadisch een recruitmentbureau in te schakelen, kun je profiteren van hun expertise en netwerk en wordt de vacature sneller gevuld.
Berekenen hoeveel procent van de vacatures lastig te vullen zijn voor jouw in-house recruiters. Neem deze informatie mee in je kosten-batenanalyse. Mogelijk ontdek je dat je minder in-house recruiters nodig hebt en dat het voordeliger is om een deel van het salarisbudget te investeren in het inschakelen van een recruitmentbureau voor specifieke wervingsbehoeften.
De kosten voor extern recruitment
Nadat je een overzicht hebt gemaakt van de kosten voor intern recruitment, is het tijd om de kosten voor extern recruitment in kaart te brengen. Als je een recruitmentbureau inschakelt voor de werving- en selectieprocedure, betaal je doorgaans een percentage van het jaarsalaris van de geplaatste kandidaat. Dit percentage varieert per bureau en kan afhankelijk zijn van factoren zoals de complexiteit van de functie en de duur van de samenwerking.
Veel bureaus hanteren een ‘no cure no pay’-structuur, wat betekent dat je alleen betaalt bij een succesvolle plaatsing. Daarnaast bieden ze vaak garanties, zoals kosteloze vervanging als de kandidaat niet voldoet tijdens de proeftijd. Zorg ervoor dat je deze voorwaarden goed doorleest voordat je een samenwerking aangaat met het recruitmentbureau.
Houd in gedachten dat er ook tijd van interne medewerkers (zoals hiring managers) nodig is om de externe recruiters te instrueren en bij de gesprekken aanwezig te zijn.
De stappen van het werving- en selectieproces
Volgens UWV Arbeidsmarktinformatie- en advies houdt de krapte op de arbeidsmarkt voorlopig aan. Personeel dat niet alleen over de juiste vaardigheden beschikt, maar ook een goede culturele fit is binnen de organisatie, is schaars. Voor recruiters betekent dit dat ze alle zeilen bij moeten zetten om de beste kandidaten aan zich te binden. Het is hierbij essentieel om strategisch recruitment toe te passen.
Met strategisch recruitment ga je doordacht en planmatig te werk bij het werven en selecteren van nieuwe collega’s. Je kijkt verder dan enkel het opvullen van een openstaande vacature; je optimaliseert het wervingsproces, zodat het zowel op de korte als de lange termijn effectief en duurzaam is. Een essentieel onderdeel hiervan is het opzetten van een goede werving- en selectieprocedure.
Hieronder lees je de verschillende stappen van het werving- en selectieproces, inclusief tips om het proces optimaal te stroomlijnen.
Stap 1: Vraag goedkeuring voor het openzetten van de vacature
Voordat het wervingsproces kan beginnen, moet er eerst goedkeuring worden verkregen voor het openzetten van de vacature. De hiring manager dient meestal een verzoek in bij een supervisor of de HR-afdeling. In dit verzoek worden verschillende belangrijke gegevens aangeleverd, zoals het wervingsbudget, de details van de functie en de reden voor het ontstaan van de vacature.
Het is van cruciaal belang dat deze informatie zorgvuldig wordt doorgegeven, omdat het de basis vormt voor de verdere stappen in het wervingsproces. Zodra het verzoek is goedgekeurd, kan het wervingsproces officieel van start gaan.
Tip:
Tip:
Met Recruitee by Tellent is het doen van vacature-aanvragen geautomatiseerd en geïntegreerd als de eerste stap in het wervingsproces. Wanneer een aanvraag wordt ingediend, krijgen de juiste bevoegde personen automatisch een melding om deze te bekijken en te beoordelen. Dit zorgt voor een snellere en efficiëntere goedkeuringsflow.
Stap 2: Houd een vacature-intake met de hiring manager
Als de vacature is goedgekeurd, kan het wervingsproces in principe beginnen. Maar voordat het zover is, vindt er eerst nog een cruciale stap plaats: de vacature-intake met de hiring manager. Dit gesprek kan plaatsvinden tussen de hiring manager en een inhouse of externe recruiter. Het doel van de intake is om de specifieke eisen en wensen van de hiring manager met betrekking tot de invulling van de vacature duidelijk te krijgen.
In de intake worden het functieprofiel en de functievereisten besproken, zodat de recruiter precies weet waar de hiring manager naar op zoek is. De input van de hiring manager wordt gebruikt voor het schrijven van de vacaturetekst, maar ook voor het opstellen van de standaard vragenlijst en het selecteren van de juiste kandidaten tijdens het kennismakingsgesprek.
Maak ook afspraken over het wervingsproces
Daarnaast is de vacature-intake hét moment om de stappen in het wervingsproces af te stemmen:
- Uit welke stappen bestaat het wervingsproces?
- Wie zijn tijdens welke gesprekken aanwezig?
- Wat is de structuur en duur van de gesprekken?
- Wat is de rolverdeling?
- Hoe moet iedereen zich voorbereiden?
Documenteer alles wat is besproken, zodat het wervingsteam daar later op kan terugvallen. Het is belangrijk dat alle betrokkenen precies weten wat hun rol is en hoe het gesprek zal verlopen.
Het afstemmen en documenteren van de gemaakte afspraken over het wervingsproces is niet alleen belangrijk voor het selecteren van de juiste kandidaten, maar ook essentieel voor het soepel laten verlopen van het gehele wervings- en selectieproces. Wanneer de afspraken duidelijk op papier staan, hebben zowel de recruiter als het wervingsteam een grotere betrokkenheid om deze afspraken daadwerkelijk op te volgen.
Stap 3: Het schrijven en verspreiden van de vacature
Na de vacature-intake, waarin je de benodigde informatie hebt verzameld, is het tijd om de vacaturetekst op te stellen. Dit is een belangrijke stap, want de vacaturetekst is niet alleen een duidelijke beschrijving van de functie en de verantwoordelijkheden, maar ook een visitekaartje voor je bedrijf. Met een zorgvuldig geformuleerde tekst trek je de juiste kandidaten aan en laat je een positieve indruk achter.
Die positieve indruk is belangrijk, want het versterkt je employer branding. Voor kandidaten die solliciteren is het een goede eerste stap in de candidate journey. Voor mensen die niet solliciteren, creëert het een potentiële kans in de toekomst. Als zij later opnieuw een vacature van jouw bedrijf tegenkomen, is de kans groter dat ze geïnteresseerd zijn om te solliciteren. Ook kan het een positieve mond-tot-mondreclame op gang brengen.
Tips voor het schrijven van een goede vacaturetekst
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het schrijven van de vacaturetekst? Lees dan ons stappenplan voor het schrijven van een effectieve vacaturetekst. We lichten hieronder alvast een aantal van de tips uit:
- Tip 1: Neem altijd een salarisindicatie mee in de vacaturetekst. Uit recent onderzoek blijkt namelijk dat 4 op de 5 mensen minder geneigd zijn om te solliciteren op een vacature zonder salarisindicatie. 22% zegt zelfs niet eens te overwegen om te solliciteren op een vacature zonder salarisindicatie. Vergeet niet ook de secundaire arbeidsvoorwaarden te vermelden.
- Tip 2: Probeer clichés te vermijden. Kom tot de kern van wat jouw bedrijf echt uniek maakt. Kandidaten zien vaak dezelfde termen zoals ‘vrijdagmiddagborrels’ en ‘gezellige teams’ voorbij komen. Ga dieper en benadruk wat je organisatie écht onderscheidt van de concurrentie.
- Tip 3: Maak een lijst met belangrijke verantwoordelijkheden. Vacatureteksten kunnen vaag overkomen als er veel abstracte begrippen worden gebruikt. Zorg daarom voor een duidelijke lijst met de belangrijkste verantwoordelijkheden. Dit geeft kandidaten een concreet beeld van de functie en maakt direct duidelijk wat er praktisch van hen wordt verwacht. Zo trek je beter gekwalificeerde kandidaten aan.
- Tip 4: Vermeld hoe de sollicitatieprocedure eruitziet. Leg kort de verschillende stappen uit, zodat kandidaten direct weten wat ze kunnen verwachten.
- Tip 5: Zet AI in voor het schrijven van de vacaturetekst. Met Recruitee heb je toegang tot een ingebouwde AI-tool die je helpt bij het schrijven van functieomschrijvingen. Laat de tool een eerste opzet genereren en bouw daarop verder om de tekst volledig af te stemmen op je bedrijf en de doelgroep. Het bespaart je veel tijd, vooral als je veel vacatures te vullen hebt!
Lees ook onze tips voor het schrijven van een goede functieomschrijving en het opstellen van een functieprofiel. Deze komen goed van pas bij het opstellen van een effectieve vacaturetekst.
Het verspreiden van de vacature
Als de vacaturetekst is geschreven, is het tijd om deze te verspreiden. Om een brede doelgroep te bereiken, plaats je de vacature op je eigen website, grote vacaturesites en socialmediakanalen zoals LinkedIn en Instagram. Bedenk goed waar je de doelgroep zich verder bevindt. Voor specialistische functies kan het effectief zijn om de vacature te verspreiden via vakbladen of niche vacaturebanken.
In sommige gevallen kan het verstandig zijn om als recruiter een gespecialiseerd recruitmentbureau in te schakelen voor het vullen van een vacature. Denk aan functies met veel senioriteit en/of zeer specifieke vakkennis. Dit is extra aan te raden als er tijdsdruk bij komt kijken. Een gespecialiseerde recruiter heeft toegang tot het juiste netwerk, waardoor de kans groter is dat je snel de juiste kandidaat vindt.
Stap 4: De eerste screening en selectie van kandidaten
Na het binnenkomen van de eerste sollicitaties, beoordeelt de recruiter welke kandidaten in aanmerking komen voor een kennismakingsgesprek. Tijdens deze beoordeling houdt de recruiter rekening met de eisen van de hiring manager die tijdens de vacature-intake zijn besproken. De kennismakingsgesprekken worden meestal gevoerd door de recruiter en dienen als een voorselectie voor de formele sollicitatierondes.
Tip:
Tip:
Als er veel kandidaten reageren op een vacature, of als je veel vacatures tegelijk hebt lopen, kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. Recruitee helpt je het wervingsproces te organiseren en automatiseren, zodat je geen omkijken meer hebt naar het inplannen van gesprekken, het sturen van updates en het verzenden van follow-ups.
Met het overzicht van de kandidaatpijplijn kan het team in één oogopslag zien welke kandidaten zich in welke fase van het sollicitatieproces bevinden.
Bespaar tijd met het instellen van knock-out vragen
Met Recruitee kun je knock-out vragen instellen om automatisch kandidaten af te wijzen die niet voldoen aan de vacaturevereisten. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je alleen de meest geschikte kandidaten overhoudt. Ook is het mogelijk om een automatische e-mail te laten versturen met de afwijzingsreden. Het is aan te raden om deze e-mail op een later tijdstip te plannen, omdat een directe, automatische afwijzing bot kan overkomen.
Beoordeel de kandidaat tijdens het kennismakingsgesprek
Tijdens het kennismakingsgesprek beoordeelt de recruiter of de kandidaat in grote lijnen voldoet aan de functievereisten. Ook wordt gekeken naar de ervaring, persoonlijkheid, motivatie en verwachtingen van de kandidaat om te bepalen of deze aansluiten bij de functie en de bedrijfscultuur.
Houd in gedachten dat dit gesprek een wisselwerking is; voor de kandidaat is dit ook het moment om te beoordelen of de functie en het bedrijf bij hem of haar past.
Stap 5: Het voeren van de sollicitatiegesprekken en afnemen van opdracht(en)
Als beide partijen na het kennismakingsgesprek positief zijn, vinden er een of meerdere sollicitatiegesprekken plaats. In deze gesprekken wordt dieper ingegaan op de vaardigheden, ervaring en competenties van de sollicitant. Naast de recruiter zijn meestal de hiring manager en/of andere teamleden aanwezig om de kandidaat vragen te stellen en hem of haar beter te leren kennen.
Maak gebruik van een standaard vragenlijst
Tijdens het gesprek wordt beoordeeld hoe de kandidaat handelt in bepaalde situaties. Er worden vragen gesteld over eerdere werkervaring en de kandidaat moet vaak reageren op praktische scenario's. Het is aan te raden om deze vragen van tevoren – tijdens de vacature-intake – op te nemen in een standaard vragenlijst. Op deze manier krijgen alle kandidaten dezelfde vragen, waardoor je eenvoudig en objectief kunt vergelijken.
Tip:
Tip:
Met Recruitee kun je eerlijke evaluaties' gebruiken, waarbij het wervingsteam feedback geeft zonder de rest van de beoordelingen in te zien. De resultaten worden pas zichtbaar als iedereen zijn mening heeft gegeven. Dit leidt tot onbevooroordeeld werven.
Een opdracht als derde ‘gesprek’ in het sollicitatieproces
Om de vaardigheden en het karakter van de kandidaat verder te onderzoeken, kun je een opdracht opnemen in de sollicitatieprocedure. Bij Tellent houden we meestal drie ‘gesprekken’ aan:
- We beginnen met een uitgebreid kennismakingsgesprek.
- Daarna volgt een sollicitatiegesprek waarbij de hiring manager aansluit en eventueel een tweede collega.
- Tot slot geven we de kandidaat een opdracht die is afgestemd op de functie. Dit kan een rollenspel, maar ook een presentatie of een persoonlijkheidstest zijn.
Voor senior functies kan er nog een extra gesprek nodig zijn. Sommige bedrijven houden standaard nog een ronde persoonlijke gesprekken. Dit zie je bijvoorbeeld vaak bij collaborative hiring, waarbij meerdere teamleden betrokken zijn bij de selectie.
Tip:
Tip:
Met Recruitee heb je toegang tot verschillende skill assessment tools die je eenvoudig kunt integreren in je wervingsproces.
Denk kritisch na over de opdrachten die je opneemt in het wervingsproces
Het is cruciaal om kritisch na te denken over de opdrachten die je in het wervingsproces opneemt. Bepaal eerst wat je precies wilt achterhalen en wat de beste manier is om dit te onderzoeken. Is een opdracht echt noodzakelijk, of kun je de vereiste informatie ook op een andere manier verzamelen, bijvoorbeeld door gerichte inhoudelijke vragen te stellen tijdens de gesprekken?
Voor senior functies is het gebruikelijk om een of meerdere assessments in het wervingsproces op te nemen, aangezien deze persoon aanzienlijke invloed heeft op de richting van het bedrijf.
Technische kennis en vaardigheden kun je soms al in een eerder stadium beoordelen door de juiste vragen te stellen tijdens het kennismakingsgesprek en het sollicitatiegesprek (neem ze op in de standaard vragenlijst!). Op deze manier hou je in een vroeg stadium alleen gekwalificeerde kandidaten over. Zo voorkom je dat het wervingsproces te lang duurt en kandidaten afhaken. Daarnaast bespaart het de tijd van het wervingsteam.
Bespreek deze gedachten tijdens de vacature-intake en hak samen met de hiring manager knopen door over eventuele opdrachten die in het wervingsproces worden opgenomen.
Het sollicitatiegesprek werkt twee kanten op
Het sollicitatieproces draait niet alleen om de vraag of de kandidaat geschikt is voor de functie, maar ook om hoe goed hij of zij binnen het team past en waarde kan toevoegen. Vergeet niet dat een sollicitatiegesprek tweerichtingsverkeer is: als werkgever beoordeel je de kandidaat, maar je wilt zelf ook een positieve indruk maken. Dit is extra belangrijk geworden in tijden van arbeidskrapte, waarin kandidaten vaak meerdere opties hebben.
Lees onze tips voor het voorbereiden en voeren van succesvolle sollicitatiegesprekken om het proces te optimaliseren en de beste kandidaten aan te trekken.
Stap 6: Selecteer de juiste kandidaat en doe een aanbod
Na het afronden van de sollicitatiegesprekken (en eventueel een testopdracht), delen de leden van het wervingsteam hun feedback over de kandidaten. Om sollicitanten consistent te beoordelen, kun je standaard evaluatieformulieren gebruiken, opgesteld tijdens de vacature-intake. Door scores toe te kennen aan verschillende beoordelingscriteria kun je objectief bepalen welke kandidaat het beste bij de functie en het team past.
Achtergrondcontrole
Voordat een aanbod wordt gedaan, kan er nog een achtergrondcontrole plaatsvinden. In sectoren zoals de financiële dienstverlening en specifieke vertrouwensfuncties kan dit onder andere het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) omvatten. Soms worden er ook controles gedaan op kredietwaardigheid en strafblad.
Arbeidscontract opstellen
Wanneer de juiste kandidaat is geselecteerd en eventuele achtergrondcontroles zijn afgerond, kan de werkgever het arbeidscontract opstellen. Dit contract wordt vervolgens als aanbod naar de kandidaat gestuurd door de recruiter of de hiring manager. De kandidaat leest het aanbod zorgvuldig door en heeft de mogelijkheid om te onderhandelen over de arbeidsvoorwaarden.
Sommige bedrijven organiseren een arbeidsvoorwaardengesprek om de details van de overeenkomst persoonlijk te bespreken en de onderhandeling face-to-face te voeren. Andere bedrijven kiezen ervoor om dit proces per e-mail of telefoon af te handelen.
Stap 7: Evalueer de werving- en selectieprocedure door feedback te vragen aan kandidaten en het wervingsteam
Hoe goed je het werving- en selectieproces ook hebt ingericht, er is altijd ruimte voor verbetering. Daarom is het belangrijk om de evaluatie van het proces als een vaste stap op te nemen in de werving- en selectieprocedure. Verzamel feedback van kandidaten door candidate experience surveys te versturen. Vraag ook het wervingsteam om feedback, zodat het proces voor alle betrokkenen kan worden geoptimaliseerd.
Tip:
Tip:
Wacht niet te lang met het ophalen van feedback, zodat de procedure nog vers in het geheugen ligt van de sollicitanten en de leden van het wervingsteam.
Feedback van kandidaten
Om de procedure voor kandidaten te verbeteren, is het belangrijk om tijdens verschillende momenten in het wervingsproces feedback te vragen. Zo kun je voorafgaand aan het eerste gesprek vragen wat kandidaten aansprak in de vacaturetekst en welke informatie zij eventueel misten. Het ophalen van feedback nadat de gehele wervingsprocedure is afgerond levert weer andere inzichten op, zoals in het onderstaande voorbeeld.
Als je het opvragen van kandidaatfeedback als standaard stap opneemt in de werving- en selectieprocedure, is het handig om dit te automatiseren. Werk je met een ATS (Applicant Tracking System), dan heb je meestal toegang tot standaard sjablonen voor vragenlijsten en kun je het verzenden ervan automatiseren. Een andere optie is om handmatig evaluatieformulieren te versturen naar sollicitanten.
Useful tip:
Useful tip:
Met het ATS van Recruitee kun je gemakkelijk een candidate experience survey opstellen en deze als bijlage toevoegen aan je e-mails naar kandidaten. Je kunt deze e-mails vooraf inplannen, zodat je automatisch feedback verzamelt van alle kandidaten tijdens een specifieke fase in het wervingsproces.
Feedback van het wervingsteam
Het is daarnaast belangrijk om ook regelmatig feedback te vragen aan het wervingsteam. Hun ervaringen en inzichten helpen om het wervingsproces te verbeteren en hun betrokkenheid bij het werving- en selectieproces te vergroten. Dit laatste is cruciaal voor een soepele samenwerking!
Uitdagingen en oplossingen voor de werving- en selectieprocedure
Recruiters en hiring managers kunnen tegen verschillende uitdagingen aanlopen tijdens het werving- en selectieproces, zoals:
- Er solliciteren niet voldoende (gekwalificeerde) kandidaten. In ons artikel over het aantrekken van betere kandidaten geven we tips om dit op te lossen.
- Er moeten veel handmatige taken worden uitgevoerd, waardoor het wervingsproces onoverzichtelijk wordt en onnodig lang duurt. Hierdoor ontstaat het risico dat kandidaten een slechte indruk van het bedrijf krijgen en zich mogelijk zelfs terugtrekken uit de sollicitatieprocedure.
- Andere leden van het wervingsteam houden zich niet aan hun afspraken of weten niet wat er van ze verwacht wordt. Dit kan de kwaliteit van de gesprekken negatief beïnvloeden, leiden tot verkeerde wervingskeuzes en tot gevolg hebben dat kandidaten met een negatieve indruk van het bedrijf achterblijven.
- Er wordt geen gebruik gemaakt van collaborative hiring, waardoor het volledige proces op de schouders van de recruiter en de hiring manager rust. Dit kan leiden tot een (onnodig) langdurig wervingsproces, waardoor kandidaten zich mogelijk terugtrekken. Bovendien kan het resulteren in verkeerde wervingskeuzes, zoals het aannemen van iemand die niet goed in het team past of niet over de juiste vaardigheden beschikt. Lees ons artikel over het betrekken van hiring managers bij het collaborative hiring-proces om dit te voorkomen.
De voordelen van een Applicant Tracking System (ATS)
Om de mogelijke uitdagingen in het wervings- en selectieproces te voorkomen, is het verstandig om te investeren in een Applicant Tracking System (ATS). De voordelen van een dergelijk systeem zijn talrijk en vervullen de behoeften van alle betrokken partijen: de recruiter, de hiring manager en de kandidaat.
Recruitee’s oplossingen voor een gestroomlijnde werving- en selectieprocedure
Met het ATS van Recruitee beheer je alle kandidaten en vacatures op één centrale plek. Het stelt je in staat om het wervingsproces te stroomlijnen en te automatiseren, waardoor je efficiënter kunt werken. Het systeem verbetert niet alleen het wervingsproces, maar ook de kandidaatervaring en de samenwerking binnen het wervingsteam. Een greep uit de oplossingen:
- Met de ingebouwde AI-tool kun je eenvoudig een eerste opzet voor functieomschrijvingen genereren. Gebruik deze basis om verder te bouwen en de tekst perfect af te stemmen op je bedrijf en doelgroep.
- De integraties met een breed scala aan vacaturebanken maken het eenvoudig om je vacatures met een paar klikken op meerdere vacaturesites te plaatsen, wat handmatig werk bespaart.
- Met CareersHub bouw je eenvoudig je eigen werken-bij-site en beheer je recruitmentdata, zonder tussenkomst van een ontwikkelaar of marketeer. Plaats hier je vacatures, versterk je employer brand en geef een inkijk in je team en bedrijfscultuur. Optimaliseer voor SEO, zodat je vacatures en bedrijf goed vindbaar zijn voor potentiële kandidaten.
- Maak gebruik van screening templates om kandidaten te selecteren en stel knock-out vragen in om automatisch kandidaten af te wijzen die niet voldoen aan de vacaturevereisten. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat je alleen de meest geschikte kandidaten overhoudt.
- Met de afspraakplanner stroomlijn je het inplan-proces en geef je je kandidaten de mogelijkheid om een geschikt tijdslot te kiezen gebaseerd op de gekoppelde agenda's van je teamgenoten. Voor gesprekken op afstand kun je gebruikmaken van integraties met Zoom, Google Meet en Teams.
- Stel geautomatiseerde acties in voor de verschillende fases in het wervingsproces. Denk aan het sturen van e-mails, het toevoegen van taken, notities voor collega’s, het toewijzen van kandidaten aan bepaalde talent pools. Gebruik standaard of gepersonaliseerde templates om kandidaten automatische e-mails te sturen. Denk aan automatische bevestigingen, standaard informatie voor sollicitatiegesprekken en uitnodigingen voor vervolggesprekken.
- Beoordeel kandidaten met snelle evaluaties en evaluatieformulieren, waarbij scores worden toegekend op basis van evaluaties door jou en je team. Vraag teamgenoten om hun evaluaties in te vullen en beheer de evaluatieverzoeken binnen het team.
Conclusie
Een zorgvuldig opgezet werving- en selectieproces helpt niet alleen om sneller de juiste medewerkers aan te trekken, maar draagt ook bij aan een sterke employer branding, een betere kandidaatervaring en een hogere medewerkerstevredenheid. Of je nu kiest voor een (of meerdere) inhouse recruiter(s) of samenwerkt met een extern recruitmentbureau: een gestroomlijnde werving- en selectieprocedure biedt voordelen voor alle betrokken partijen.
Applicant Tracking Systemen zoals Recruitee helpen je het werving- en selectieproces te organiseren en automatiseren, waardoor je efficiënt werkt en altijd overzicht houdt. Met toegang tot waardevolle data en de mogelijkheid om feedback te verzamelen, werk je continu aan het verbeteren van het proces. Zo bouw je niet alleen aan een sterk team, maar ook aan een positieve employer branding die bijdraagt aan langetermijnsucces.
Benieuwd hoe Recruitee jouw werving- en selectieproces kan verbeteren? In een demo van 30 minuten laten we je graag zien wat er mogelijk is.
.jpeg)
