Het goed vullen van een vacature is zoveel meer dan alleen een geschikte kandidaat vinden. Als je het goed doet, is een goede candidate experience een uitgelezen kans om ervoor te zorgen dat je toekomstige vacatures ook sneller vult, je een betere employer brand hebt, geld bespaart en je bedrijf kan verbeteren door relevante inzichten te verzamelen.
Een candidate experience survey is als recruiter een van de belangrijkste middelen die je tot je beschikking hebt. In dit artikel zetten we alles op een rij wat je meot weten om jouw recruitingproces nog beter te maken.
Wat is een candidate experience survey?
Een candidate experience survey is een enquete die je kan gebruiken om feedback te verzamelen van sollicitanten over hoe hun candidate journey was. Het is cruciaal om deze feedback te verzamelen, zodat je goed inzicht kan krijgen in waar je wervingsproces soepel verloopt en waar er nog ruimte voor verbetering is.
Wat zijn de voordelen van een candidate experience survey?
Het uitvoeren van een candidate survey experience biedt vele voordelen:
1. Het biedt inzicht in het wervingsproces.
Misschien een inkopper, maar als je de candidate experience survey op een handige manier inzet kom je ontzettend veel te weten over hoe je sollicitatieproces wordt ervaren en waar er nog ruimte is voor verbetering.
2. De candidate experience wordt er beter van
Niet alleenis het voor jou prettig om te weten wat ze van het proces vinden, op termijn zorgt dit er dus ook voor dat sollicitanten het gemakkelijker en aangenamer vinden om bij jou te solliciteren.
3. Versterking van het employer brand
Een positieve candidate experience draagt bij aan een sterk werkgeversmerk. Kandidaten die een goede ervaring hebben, ongeacht of ze de baan krijgen, zullen eerder geneigd zijn positief over het bedrijf te spreken. Dit kan leiden tot een betere reputatie en aantrekkelijkere positie in de arbeidsmarkt.
4. Je blijft de competitie voor
Bedrijven die systematisch werken aan het verbeteren van hun candidate experience kunnen zich onderscheiden van concurrenten. Dit kan helpen bij het aantrekken van top talent in een competitieve arbeidsmarkt.
Wanneer verstuur je een candidate experience survey?
Er is niet één moment waarop je een survey kan versturen. In plaats daarvan zijn er een aantal logische momenten waar je gebruik van kan maken.
Zorg ervoor dat je kandidaten voorbereid zijn op het ontvangen van je enquêtes. Geef meteen aan het begin van het proces een duidelijke verklaring om hen ervan bewust te maken dat je hun hulp gaat vragen. Als je kandidaten informeert dat je anoniem informatie wilt verzamelen over je proces, heb je de beste kans om objectieve informatie te ontvangen en hopelijk de antwoorden te krijgen die je nodig hebt.
Survey vóór het sollicitatiegesprek
Door een enquête te sturen naar alle kandidaten, zelfs nog voor het sollicitatieproces, kun je te weten komen hoe jouw sollicitanten jouw merk ervaren.
Het is een uitstekende gelegenheid om je marketing en reclame te evalueren, om te weten te komen hoe nauwkeurig je functiebeschrijvingen zijn en welke informatie volgens je kandidaten ontbrak.
Survey na het sollicitatiegesprek
De eerste grote ronde surveys tijdens het proces kan je er uit doen na het sollicitatiegesprek. Dit is namelijk het moment bij uitstek om meer te weten te komen over je sollicitatieproces. Je kunt veel te weten komen over hun eerste indrukken van het bedrijf, de punten die volgens de kandidaten goed werden aangepakt.
Survey bij nieuwe medewerkers
Dit is lastig, omdat er een grote kans is dat alle informatie die hier wordt gegeven in het voordeel van het bedrijf is. Nieuwe werknemers zullen niet het risico willen lopen om de boel op stelten te zetten, zelfs als ze verzekerd zijn dat de enquêtes anoniem zijn.
Maar toch is het de moeite waard om er achteraan te gaan. Vraag hoe hun verwachtingen waren. Is de rol wat ze verwachtten? En hoe kan het bedrijf andere nieuwe werknemers in de toekomst helpen?
Dit is ook een goede gelegenheid om nieuwe medewerkers te vragen naar hun ervaring van de momenten vlak na het sollicitatieproces. Hoe was de communicatie naar de eerste dag toe, bijvoorbeeld? Hadden ze het gevoel dat ze voldoende waren voorbereid?
Survey voor afgewezen kandidaten
Je zou verwachten dat de meeste afgewezen kandidaten je candidate experience survey meteen uit hun email deleten, maar de informatie van degenen die dat niet doen kan veel belangrijke zaken aan het licht brengen die ze misschien niet durfden te benoemen tijdens het sollicitatieproces.
Bereid je voor op boze en bittere reacties, maar neem ze desondanks serieus. Er kunnen punten in staan waar je veel aan hebt!
Hoe ontwerp je een candidate experience survey?
.png)
Het in elkaar zetten van een goede candidate experience survey hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het is belangrijk om drie punten in je achterhoofd te houden: wat is het doel van de survey, wanneer verstuur ik de survey en wat zijn de belangrijkste vragen die ik wil stellen?
Als je deze drie als leidraad gebruikt, kom je al een aardig eind. Probeer de survey bovendien kort te houden. Een te lange of ingewikkelde survey kan afschrikken, waardoor je belangrijke punten mist.
Beslis vervolgens hoe je de enquête gaat versturen. Kun je met je ATS sjablonen maken en het verzenden automatiseren? Of moet je voor elke kandidaat een nieuwe survey maken? Als je voortdurend nieuwe surveys moet maken, beslis dan welke tool je gaat gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld Google Forms of een tool als SurveyMonkey gebruiken. Van daaruit kun je beginnen met het opstellen van je enquêtes.
Als je Recruitee by Tellent al gebruikt, kun je een candidate experience survey ervaring maken in de tool en deze eenvoudig als bijlage toevoegen aan je e-mails aan kandidaten. Je surveys kunnen worden aangepast en je kunt een informatievak toevoegen bovenaan de survey voor een meer beschrijvende introductie.
Voorbeeldvragen die je kan toevoegen aan je survey
Als je op zoek bent naar inspiratie of nog wat goede tips wil voor potentiele vragen, zetten wij hier een aantal vragen op een rij die wij zelf gebruiken bij sollicitanten.
Bij vragen met gesloten antwoorden zijn de keuzes: volledig mee eens, mee eens, neutraal, oneens en volledig oneens.
- De recruiter was vriendelijk en persoonlijk.
- De recruiter kon alle vragen beantwoorden over het bedrijf.
- Het sollicitatieformulier is makkelijk in te vullen.
- Ik kreeg regelmatig updates en wist wat de volgende stap in het proces zou zijn.
- Tijdens mijn sollicitatiegesprek werd echt geluisterd naar mijn antwoorden.
- Over het algemeen ben ik blij met het recruitmentproces bij [jouw bedrijf].
- Mijn sollicitatiegesprek(ken) begon(nen) op tijd.
- De functie werd mij duidelijk uitgelegd.
- De mensen die mij interviewden waren goed voorbereid en voerden de gesprekken deskundig.
- Ik werd beleefd en met respect behandeld.
Dan een open vraag:
- Hoe maken we jouw candidate experience nog beter?
En vervolgens een aantal ja/nee vragen:
- Kreeg je een welkom gevoel tijdens het gesprek?
- Is het bedrijf wat je had verwacht op basis van de functieomschrijving? (Sollicitanten hebben hier de gelegenheid hun antwoord toe te lichten)
- Heb je feedback gekregen op je sollicitatie? (Hier ook de optie om aan te vinken: ‘aangeboden gekregen maar geen interesse’)
En tot slot sluiten we af met een paar afrondende vragen:
- Zou je hier opnieuw solliciteren bij een soortgelijke rol? (Keuze uit: Zeker, waarschijnlijk, misschien, onwaarschijnlijk en zeker niet)
- Op een schaal van 1 tot 5 (1 is zeker niet, 5 is zeker wel), zou je ons aanraden aan anderen? (Sollicitanten hebben hier de gelegenheid hun antwoord toe te lichten)
De laatste vraag is:
- Omschrijf hoe het was om te solliciteren in 3 woorden.
De kans is groot dat niet al deze vragen toepasbaar zijn voor jou, maar het is in ieder geval een goed begin. Mix en match naar eigen inzicht om zo de antwoorden te vinden waar je naar op zoek bent.
Waar je op moet letten bij de resultaten
Er zijn een flink aantal zaken waar je op moet letten bij het analyseren van de feedback.
Check de responsratio
De eerste is om te beoordelen hoeveel mensen je survey hebben ingevuld. Als deze buitgewoon laag is, kan dat een signaal zijn dat je survey te lang en/of te ingewikkeld is. Mocht dit je overkomen, pas je survey dan aan en kort waar nodig in.
Ga op zoek naar trends en patronen
We hebben allemaal onze eigen manier waarop we werken. Eén of twee opmerkingen over een bepaald aspect van het proces zijn goed om in je achterhoofd te houden, maar waar je echt naar op zoek bent zijn trends. Op welke punten lopen sollicitanten het vaakst vast? Zijn er terugkerende problemen tijdens het sollicitatieproces? Dát is de plek waar het meeste werk verzet kan worden.
Vind zowel positieve als negatieve feedback
Het is verleidelijk om alleen te noteren wat er niet goed gaat, maar er is juist ook kracht te vinden in positieve feedback. Kan je bijvoorbeeld iets wat elders goed gaat, op een ander aspect ook toepassen?
Vergelijk deze survey met voorgaande keren
Als je al eerder een candidate experience survey hebt afgenomen, is het goed om deze resultaten altijd naast elkaar neer te leggen. Zo kan je beoordelen of de verbeterpunten van de vorige keer inderdaad nu beter gaan, of dat er toch nog meer ruimte is voor verbetering.
Extra tip: bekijk de Glassdoor-pagina van je bedrijf
Je candidate experience survey is geweldig om te ontdekken hoe kandidaten denken over je sollicitatie en de werving en selectie als geheel. Maar zoals gezegd voelen sommige kandidaten zich misschien niet op hun gemak om hun ervaringen rechtstreeks met jou te delen, zelfs als de enquêtes anoniem zijn.
Bekijk als onderdeel van je recruitmentstrategie ook de Glassdoor-pagina van je bedrijf om te zien wat kandidaten hebben geschreven over hun ervaringen met solliciteren en sollicitatiegesprekken bij je bedrijf. Je zult versteld staan van de informatie die je kunt krijgen om je processen en de ervaring van je kandidaten te verbeteren.
Tips voor het schrijven van een uitnodiging voor een survey aan kandidaten
Hieronder volgen enkele tips die je kunnen helpen bij het opstellen van een effectieve uitnodiging voor een enquête voor kandidaten.
Tip 1:
Stuur de uitnodiging voor de survey 1 - 2 dagen na het wervingsproces zodat je de meest accurate en gedetailleerde informatie van kandidaten kunt verzamelen. Het sollicitatieproces is dan nog vers in het geheugen.
Tip 2:
Leg het doel van de survey uit zodat de kandidaten weten wat je van plan bent met de resultaten.
Tip 3:
Als je meer eerlijke feedback wilt, maak de survey dan anoniem en garandeer dit in je bericht aan de kandidaten.
Tip 4:
Zorg ervoor dat alle vragen in de enquête relevant zijn voor de ervaring van elke kandidaat en voor je analyse.
Tip 5:
Communiceer vooraf hoeveel vragen er zullen zijn en hoe lang het ongeveer zal duren om de survey in te vullen.
Conclusie
Het inzetten van een candidate experience survey is cruciaal voor het optimaliseren van je wervingsproces.
Door regelmatig feedback te verzamelen en analyseren, kun je continue verbeteringen doorvoeren die leiden tot een soepelere en positievere ervaring voor kandidaten. Dit niet alleen versterkt je employer brand en onderscheidt je van de concurrentie, maar het helpt je ook om sneller en effectiever de juiste talenten aan te trekken.
Vergeet niet om zorgvuldig naar trends en patronen in de feedback te kijken en actie te ondernemen op zowel positieve als negatieve opmerkingen. Alleen dan benut je de volledige potentie van een candidate experience survey.
Naast het vragen van feedback aan kandidaten is ook het geven van feedback aan kandidaten belangrijk. Je leest daar meer over in ons artikel over het geven van terugkoppeling na het sollicitatiegesprek.
