Jouw gids voor referral recruitment

Het principe van referral recruitment is simpel: zet eerst een vacature intern uit en vraag je aan je werknemers of zij wellicht iemand kennen die geschikt is voor de plek. Deze methode is verrassend eenvoudig, maar ondanks de voordelen wordt het niet zo breed ingezet als je zou verwachten.

Waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden en vanaf nul beginnen met het zoeken naar talent, wanneer je al een team van gekwalificeerde en betrokken medewerkers hebt die hun netwerken kunnen inzetten? Zij kennen immers het bedrijf al goed, en begrijpen als geen ander wat er nodig is.

Als dit proces goed verloopt, dan is iedereen beter af: het scheelt in de wervingskosten, en het bespaart jouw veel tijd en moeite, doordat je niet meer uren door motivatiebrieven en cv’s hoeft te spitten. Ook de werknemer is er blij mee: het is namelijk gebruikelijk om de werknemer een beloning te geven bij een succesvolle verwijzing.

Wat zijn de voor- en nadelen van referral recruitment?

Om een goed overzicht te kunnen geven van de voor- en nadelen van dit proces, hebben we een aantal van de belangrijkste afwegingen op een rijtje gezet.

Voordeel: de kaf is al van het koren

Afhankelijk van wat voor soort vacature je open hebt staan en wat je zoekstrategie is, gebeurt het best regelmatig dat er niet veel kandidaten zich aanmelden. Ook is het zeker geen uitzondering om profielen te ontvangen die onvoldoende of niet aansluiten bij de vacature. Met referral recruitment is dit probleem vaak een stuk kleiner. Medewerkers weten vaak heel precies waar je naar op zoek bent en zullen enkele relevante kandidaten aandragen. Hierdoor heb je een kleiner aantal kandidaten om te overwegen die ook nog eens gemiddeld genomen geschikter zijn, wat de kwaliteit van de kandidaten verbetert.

Voordeel: betere retentie van werknemers

Niet alleen weet jij beter wat voor soort iemand je aanneemt, ook je nieuwe teamlid in kwestie heeft van tevoren een beter idee van de organisatie. Zij hebben immers al gehoord hoe het is om bij jullie te werken, en wat de voor- en nadelen zijn. Zo blijkt uitduim recent onderzoek dat 45% van de kandidaten die via referral aan de slag zijn gegaan, meer dan 4 jaar blijven. Dat is nog eens duurzaam plekken vullen.

Voordeel: vacatures worden sneller gevuld

Bij een reguliere vacature, is het niet gek als er bij de eerste of tweede sollicitatieronde geen geschikte kandidaten bij blijken te zitten. Helemaal voor sterk gespecialiseerde banen, zoals een hoofd financiën, kan dit proces soms lang duren. Met referral recruiment neemt de besteede tijd aan het zoeken van nieuwe kandidaten sterk af. Zo hebben recruiters meer tijd om de beste kandidaten te selecteren verder in het proces. Verwijzingen van medewerkers worden doorgaans na 29 dagen nieuwe medewerkers, terwijl dit voor vacaturebank 39 dagen is. Voor carrieresites is de wachttijd nog langer: 55 dagen. 

Dat verwijzingen sneller aangenomen worden, is best begrijpelijk. Het is immers waarschijnlijk dat andere medewerkers economie of soortgelijke studies hebben gevolgd en tijdens de studie of bij eerdere werkgevers iemand zijn tegen gekomen die geschikt is. Dit is dé kracht van referral recruitment. Snel een goed iemand weet te spotten voor een plek die anders nog wel eens veel tijd en moeite had kunnen kosten.

Voordeel: betere employer brand

Referral recruitment maakt de employer brand ook sterker. Medewerkers die als het ware ambassadeurs worden voor het bedrijf hebben als bijkomend voordeel ook nog eens dat het bedrijf er ook bij anderen goed op komt te staan. Het is authentiek en spreekt de lezers beter aan dan andere teksten over de bedrijfscultuur. Dit is een krachtige boodschap waarmee je anderen meteen laat zien hoe fijn het is om er te werken - en er dus misschien in de toekomst komen solliciteren.

Nadeel: risico op vriendjespolitiek

Eén van de risico’s is wel dat doordat werknemers hierdoor de kans hebben om hun eigen collega’s uit te kiezen, er een cultuur ontstaat waarin deze mensen alleen met elkaar optrekken. Hierdoor kunnen anderen (al dan niet per ongeluk!) worden buitengesloten.

Dit kan ook een voordeel zijn. Als mensen elkaar al goed kennen, dan kunnen zij hoogstwaarschijnlijk ook beter samenwerken en heeft deze medewerker al sneller de touwtjes in handen. Het is dus vooral een kwestie van balans. Het is als recruiter verstandig om je bewust te zijn wie door wie verwezen is, zodat niet alle nieuwe medewerkers uit dezelfde hoek komen.

Nadeel: kans op eenheidsworst

Een onbedoeld neveneffect van referral recruitment kan zijn dat de medewerkers minder diverse achtergronden hebben, zowel qua opleiding als eerdere werkervaring. Mensen binnen je eigen vakgebied ken je immers doorgaans van deze plekken. Als je hier niet scherp op bent, kan dit leiden tot een groep medewerkers die allemaal soortgelijke ervaring hebben en mis je net die verschillende inzichten die ervoor zorgen dat iedereen scherp blijft.

Nadeel: onduidelijkheid kan conflict opleveren

Met name wanneer er geld in het spel is, is het van essentieel belang om heel duidelijk te communiceren wat er gaande is. Iedere verdenking van voortrekken en extra voordelen geven wil je immers voorkomen, omdat dat slecht is voor de sfeer op het werk. Het is daarom belangrijk om van tevoren goed en duidelijk aan te geven wat de voordelen zijn van een succesvolle referral. Dan weet iedereen meteen weet hoe de vlag erbij hangt. Dat voorkomt gedoe achteraf.

Hoe ziet het referral recruitmentproces er uit?

Bij ieder bedrijf is het referral recruitmentproces anders. Dit artikel is bedoelt als inspiratie en startpunt. We raden altijd aan om de strategie aan te passen zodat hij goed bij jouw bedrijf aansluit. Hieronder geven we een voorbeeld van hoe het referral recruitmentproces eruit kan zien. 

Eén van je collega’s gaat met pensioen, dus daar komt een nieuw plekje vrij. Doordat dit een cruciale rol is, is het van belang zo snel mogelijk een passend iemand te vinden. Doorgaans moet je eerst toestemming vragen voordat je een vacature kan plaatsen. Dan moet degene die erover gaat een vacature aanvragen en de nodige informatie verzamelen zoals het beschikbare salaris. Zodra dit is goedgekeurd, is het tijd om de functieomschrijving te maken en te publiceren.

Als je functieomschrijving klaar is, kun je je werknemers laten weten dat er een functie is vrijgekomen en hen aanmoedigen om geschikte kandidaten voor de functie aan te bevelen. Herinner iedereen eraan hoe je referralprogramma werkt en welke beloningen je in petto hebt voor succesvolle doorverwijzingen.

Als je Recruitee gebruikt, kan dit ook door de Referralshub.  Zodra een kandidaat is doorverwezen, verschijnt diegene in een apart plekje waar je alle relevante informatie kunt zien, zoals wie hem heeft doorverwezen en de antwoorden op de referralvragen.

Als je op dit moment geen software gebruikt, kun je ook een proces opzetten waarbij je medewerkers vraagt om je een e-mail te sturen met verwijzingen. Zorg er wel voor dat je duidelijk maakt wat het proces inhoudt om het proces te stroomlijnen, anders kan deze informatie verloren gaan in je e-mail en kan het je doorverwijzingsprogramma negatief beïnvloeden.

Hierna begint de procedure al best gauw te lijken op een normale recruiteringsproces: HR of een speciaal opgezet comité beoordeelt welke van de kandidaten daadwerkelijk geschikt zijn voor de nieuwe functie en nodigt (een selectie) uit voor een sollicitatiegesprek. De beste kandidaat wordt geselecteerd en de collega die de doorverwijzing heeft gedaan wordt beloond.

Inspiratie voor beloningen bij referral recruitment

Bij een beloning voor een referral klinkt het al gauw alsof het om keiharde knaken gaat. Dat kan natuurlijk, maar dat hoeft niet zo te zijn.

Er zijn tal van goede ideeën te bedenken:

1. Eén of meer extra vakantiedagen
2. Een bedrag om een huisje uit te kiezen voor een weekendje weg
3. Een mooie donatie aan een goed doel
4. Een geldbedrag
5. Een niet werk-gerelateerde activiteit, zoals een kook- of schildercursus.

Zelfs een boekenbon- of set kan al voldoende motivatie zijn om wat extra referrals op te leveren. Het gaat eerder om het feit dat er uberhaupt een incentive is. Ook al is deze niet zo groot, maakt het de kans groter dat iemand toch een halfuurtje de tijd neemt om iemand door te verwijzen.

Als je Recruitee gebruikt, kun je een beloning toekennen voor succesvolle referenties. Dit helpt je het proces te automatiseren en zorgt ervoor dat werknemers beloond worden.

Hoe zet je een referral recruitmentprogramma op?

Voordat je begint met het opzetten van een referral recruitmentprogramma, is het verstandig om jezelf de volgende vraag te stellen: welke doel proberen we hiermee te bereiken? Is dit het verhogen van de kwaliteit van de kandidaat? het verkorten van de tijd om vacatures te vullen? Wat zijn de middelen die je nodig hebt om een referralprogramma op te zetten?

Deze simpele vraag werkt vaak al enorm oriënterend. Vervolgens kan je na gaan denken over de praktische aard:

• Criteria voor referralprogramma: welke vacatures komen in aanmerking voor dit referralprogramma. Zijn dat alle vacatures of is het alleen een bepaald soort?
• Aanmeldingen: hoe dragen medewerkers op de juiste manier een verwijzing aan? Is dit via e-mail, referralprogramma of op andere wijze? Leg dit vooraf vast, anders wordt je overspoeld met verwijzingen op honderd verschillende plekken. 
• Beloningsstructuur: bepaal (en maak duidelijk!) wat voor soort beloningen er beschikbaar zijn en wanneer. Het is immers goed te begrijpen dat sommige vacatures makkelijker te vullen zijn dan anderen, dus het wringt niet als daar ook een andere beloning bij komt kijken. Het is dan wel van essentieel belang dat dit vooraf helder is.
• Praktische organisatie: waar staan we nu voor welke vacature? Als je besluit om onze ReferralsHub, je makkelijk op welke open vacatures er op dit moment zijn, hoeveel verwijzingen deze hebben en alle andere praktische informatie.

Als dit bepaald en vastgelegd is, dan kan je beginnen met het programma te communiceren. Leg uit hoe het werkt, benadruk de voordelen van werknemers om extra hun interesse te werken, en leg uit hoe ze bij kunnen dragen.

Wij raden aan om dit niet alleen via een presentatie of traning te doen, maar ook wat de beste manier is om dit te doen, hoe ze geschikte kandidaten snel kunnen herkennen en wat de beste manier is om met die persoon het gesprek aan kunnen gaan. Het zou immers zonde zijn als potentiële kandidaten te vroeg afhaken of niet volledig zijn geïnformeerd.

Vergeet tot slot niet bij verwijzers en kandidaten feedback te vragen over dit proces, zodat het vanzelf gestroomlijnder loopt.

Conclusie

Referral recruitment is een goed en eenvoudige manier om het vinden van talent te optimaliseren, door de mensen die je al vertrouwt en waardeert in je team. Dit proces kan niet alleen de kwaliteit van je nieuwe aanwinsten verhogen, maar ook de tijd die je besteedt aan het werven drastisch verminderen. Hoewel het risico's met zich meebrengt, zoals de potentie voor vriendjespolitiek en een gebrek aan diversiteit, biedt een goed gemanaged referral programma meer voordelen dan nadelen. Met de juiste aanpak, waaronder duidelijke criteria, een overzichtelijke aanmeldprocedure, aantrekkelijke beloningen, en een sterke focus op diverse achtergronden en ervaringen, kan elk bedrijf de kracht van zijn eigen netwerk benutten.

In een droomscenario ontstaat er na verloop van tijd een cultuur van referrals, waarin medewerkers weten hoe ze een goede en effectieve verwijzing kunnen schrijven. Blijf het regelmatig benadrukken in vergaderingen en e-mails, zodat mensen herinnerd blijven worden en vergeet ook niet zo nu en dan een goede verwijzer te erkennen, zodat het leuk is om te doen en vers in het geheugen zit.

Juist ook de referrals kunnen bijdragen aan een goede sfeer op het werk. Daarom is een referral recruitment niet alleen een slimme strategie voor werving; het is een investering in het bouwen van een hechter, meer betrokken team.