Vacature-intake: definitie, voordelen, voorbereiden en vervolgstappen

Goede communicatie tussen de recruiters en de vacaturemanager is van enorm belang. Als je duidelijk met elkaar communiceert, weet je zeker waar je naar op zoek bent en dat alle verwachtingen op één lijn liggen.

In dit artikel leggen we uit wat een vacature-intake is, hoe je een vacature-intake voorbereid, en wat je moet doen na het gesprek.

Wat is een vacature-intake?

Een intakegesprek is in wezen een startgesprek tussen de recruiter en de vacaturemanager dat plaatsvindt aan het begin van het wervingsproces. Het is een inleidend gesprek dat als doel heeft om:

• Erachter te komen wie de ideale kandidaat is door middel van een kandidaat profiel;
• Het maken van een schets van een functieomschrijving;
• Het overeenkomen van functie-vereisten, salaris en titel;
• Het bedenken van logische contactmomenten, zodat ook tijdens het proces alles soepel blijft lopen.

Dit is bij lange na niet een complete lijst en is bovendien ook nog een anders afhankelijk van de vacature die je probeert te vullen. Maar het uiteindelijke doel is om het alle belangrijke punten met elkaar eens te worden, zoals de belangrijkste vereisten, salaris, en het rekruteringsproces.

Een vacature-intake is dus iets anders dan een intake gesprek?

De spraakverwarring is zeer begrijpelijk! Het is immers allebei onderdeel van het rekruteringsproces en je hebt vast allebei de termen voorbij horen komen. Toch is er een cruciaal verschil:

Een vacature-intake is een gesprek dat plaatsvindt tussen een recruiter en de vacaturemanager voordat een vacature wordt gepubliceerd. Het doel van dit gesprek is om de details van de openstaande functie te bespreken, waaronder de verantwoordelijkheden, vereiste kwalificaties en vaardigheden, en de teamdynamiek.

Daarnaast wordt er besproken hoe de wervingsprocedure eruitziet, wie er tijdens welke stap in het proces verantwoordelijk is en aanwezig zijn en of/welke selectie-assessments en andere opdrachten nodig zijn om de competenties of het karakter te toetsen.

Een intake-gesprek daarentegen vindt plaats nadat een kandidaat is geselecteerd om verder te gaan in het sollicitatieproces. Dit is meestal de eerste kennismaking tussen de recruiter en de kandidaat.

Kortom, een vacature-intake richt zich op het definiëren van de rol binnen het bedrijf, terwijl een intakegesprek zich richt op het beoordelen van een specifieke kandidaat voor die rol.

<

De recruiter en vacaturemanager bespreken samen het intakeformulier, de eisen en wensen van de kandidaat en het wervingsproces. Dit zorgt voor een soepel wervingsproces en een duidelijk begrip van wat we zoeken.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Er zijn tal van voordelen voor zowel de recruiter als de vacaturemanager voor zo’n gesprek. De belangrijkste zijn:

• Vroegtijdige afstemming en algehele soepelere wervingsprocessen;
• Sterkere en duidelijkere communicatie tussen recruiter, vacaturemanager en aanwervingsteam;
• Sterkere en openhartigere relaties tussen recruiters en vacaturemanagers;
• Vermijdt verrassingen in het wervingsproces;
• Maximaliseert de tijd tot aanname door ervoor te zorgen dat er geen wegversperringen zijn op afvalpunten;
• Betere candidate experience voor sollicitanten.

Het komt erop neer dat intakegesprekken een nauwe en transparante werkrelatie tussen recruiters en vacaturemanagers mogelijk maken.

Voor recruiters betekent dit dat ze hun niveau kunnen bepalen ten opzichte van vacaturemanagers en duidelijke verwachtingen kunnen schetsen over wat mogelijk is en wanneer. Dit is van onschatbare waarde om te zorgen voor een soepel proces en snelle(re) resultaten.

Voor vacaturemanagers biedt de vacature-intake een kans om hun eisen en wensen met de recruiter te delen. Het helpt hen ook om inzicht te krijgen in het algehele wervingsproces, de beperkingen en mogelijkheden en wat er mogelijk is binnen de opgegeven salarisrange en het functieprofiel.

Hoe je je voorbereid op een vacature-intake gesprek

Een goede voorbereiding voor een vacature-intake met de vacaturemanager is van groots belang. Zo zorg je ervoor dat je weet welke informatie je nodig hebt van de vacaturemanager en dat je vervolgens meteen door kan. We zetten 6 punten op een rij waar je over gedacht moet hebben voor het gesprek in gaat.

1. Vraag de vacaturemanager om een functieomschrijving

De eerste stap in de voorbereiding op een intakegesprek is om de vacaturemanager te vragen naar de functietitel en functieomschrijving.

Bekijk de functie-eisen en begin je een beeld te vormen van de ideale kandidaat. Maak aantekeningen over welke eisen mogelijk zijn en welke een uitdaging kunnen vormen gezien de markt, het senioriteitsniveau en het salarisbudget.

Noteer alle feedback die je hebt op die functiebeschrijving en neem die mee naar de vacature intake.

2. Bekijk de informatie en bereid feedback voor

In deze fase van het proces ben je het profiel aan het herschrijven en aanpassen, zodat iedereen er blij mee is.

Noteer eventuele vereisten die moeilijker of niet haalbaar zijn en geef alternatieven voor de manier waarop die vereisten in de vacature kunnen worden gepresenteerd.

Bereid ook enkele ideeën voor over hoe je de functievereisten kunt afstemmen op het ideale kandidaatprofiel. Dit kan verder worden uitgewerkt tijdens het daadwerkelijke gesprek.

3. Onderzoek markt- en salarisgegevens

Het is nuttig om naar dit gesprek te komen met data over de markt. Op basis van de functievereisten en het kandidaatprofiel moet je inzicht krijgen in:

• Vraag en aanbod in het relevante werkgebied;
• Een inschatting van het verwachte salaris;
• Typische vaardigheden en kwalificaties voor deze functie.

Met deze gegevens kun je een objectieve discussie voeren over de juiste plek om geschikte kandidaten te vinden, of je de functie-eisen al dan niet moet wijzigen en hoeveel budget er nodig is.

4. Ontwikkel een algemeen wervingskader om te presenteren

Net als bij een kickoff-bijeenkomst voor een project is het handig om een algemeen kader te hebben voor hoe het wervingsproces zal worden gestructureerd. Dit kan een standaard wervingskader zijn dat je aan de vacaturemanager presenteert, of een meer aangepast kader dat is afgestemd op deze specifieke vacature.

Dit raamwerk moet idealiter wervingsstrategieën, aanbevolen contactmomenten en screening bevatten.

Het kader zal waarschijnlijk veranderen afhankelijk van de screeningvereisten van de vacaturemanager. Wees bereid om feedback te ontvangen en je plan te wijzigen.

5. Maak een schatting van de tijd die je nodig hebt om een goede kandidaat te vinden

Op basis van het kader moet je naar de bijeenkomst komen met een schatting van de tijd die nodig is om iemand aan te nemen. Zo schep je heldere verwachtingen en maak je duidelijk wat er wanneer moet worden besproken en gedaan.

Het doorlopen van deze zes stappen voor een intakegesprek zal helpen om het gesprek vruchtbaarder en meer toekomstgericht te maken. Je voorbereide plan zal waarschijnlijk veranderen, maar je zult die verandering tegemoet treden vanuit een positie van kennis, in plaats van jezelf op de tast vertrouwd te maken met de vereisten.

Vragen die je tijdens een intakegesprek aan de vacaturemanager kunt stellen

Het doel van het intakegesprek is om meer te weten te komen over de eisen, doelen en verwachtingen van de vacaturemanager. Dit betekent dat je indringende vragen moet stellen over al het bovenstaande.

Om je vragenlijst overzichtelijk te houden, is het handig om ze als volgt op te delen:

• Inleidende vragen
• Vragen over verantwoordelijkheid en resultaten
• Vaardigheden en competenties vragen
• Vragen over het budget
• Vragen over tijdschema en proces

We delen een aantal voorbeelden met je. 

Vragen ter inleiding

Dit zijn vragen die je aan het begin van het gesprek kunt stellen en die je helpen om de basisinformatie over de gewenste persoon en de beweegredenen achter de aanwerving te begrijpen.

Voorbeelden zijn onder andere:

• Waarom moet je iemand aannemen voor deze functie?
• Onder wie komt deze medewerker terecht?
• Wat is de rol van je afdeling binnen het bedrijf?
• Krijgt de nieuwe medewerker directe rapportages?
• Hoe zou je je ideale kandidaat omschrijven?
• Beschrijf je beste werknemer. Welke eigenschappen hebben ze?

Vragen over verantwoordelijkheid en resultaten

Dit zijn vragen over de gewenste zakelijke impact die de kandidaat op korte en lange termijn zal hebben.

Voorbeelden zijn:

• Wat zijn de 5 belangrijkste verantwoordelijkheden die de nieuwe medewerker zal hebben?
• Wat verwacht je dat de nieuwe medewerker bereikt in de eerste 30, 60, 90 dagen?
• Wie zijn de belangrijkste stakeholders in het bedrijf die met de nieuwe medewerker zullen samenwerken?
• Waar zal deze nieuwe medewerker zakelijk verantwoordelijk voor zijn?

Vragen over vaardigheden en competenties

Dit zijn vragen die dieper ingaan op de vaardigheden en competenties die de kandidaat moet hebben om succesvol te zijn in de functie. Dit moet duidelijk maken wat een must-have is en wat een nice-to-have.

Voorbeelden zijn:

• Welke kwalificaties moet de kandidaat hebben? Waarom?
• Welke vaardigheden moet de kandidaat hebben? Waarom?
• Wat zijn een paar nice-to-have vaardigheden? Waarom?
• Wat zijn de non-negotiables? Waarom?

Vragen over het budget

Dit zijn vragen die bedoeld zijn om een duidelijk beeld te krijgen van het beoogde en potentiële salaris. Afhankelijk van de functie wil je er ook voor zorgen dat je een duidelijk beeld krijgt van alle mogelijke bonussen, commissies enzovoort die het totale compensatiepakket van de kandidaat zullen vormen.

Voorbeelden zijn:

• Wat is de salarisrange voor deze functie?
• Is er ruimte om omhoog te gaan in de salarisrange als dat nodig is?
• Is er een extra vergoeding die aan het salaris wordt toegevoegd (bijv. commissie)?

Vragen over het tijdschema en het proces

Tot slot is deze manier van vragen stellen bedoeld om een idee te krijgen van het beoogde tijdsbestek van de vacaturemanager en zijn beschikbaarheid voor het screenen en beoordelen van kandidaten.

Voorbeelden zijn:

• Wanneer wil je dat de nieuwe medewerker begint?
• Wanneer kunnen jij en je team beginnen met het screenen van kandidaten?
• Hoe wil je kandidaten beoordelen op de vereiste vaardigheden en competenties?
• Wie zal er betrokken zijn bij de interview- en beoordelingsfasen?

Elk van de bovenstaande vragen zal waarschijnlijk een dieper gesprek op gang brengen over elk onderdeel van het wervingsproces. Dat is een goede zaak. Het doel is om zo diep mogelijk te peilen om ervoor te zorgen dat beide partijen het wervingsproces vanuit verschillende invalshoeken bekijken.

Hoe je na het gesprek het omzet tot resultaten

Als het intakegesprek is afgerond, kun je beginnen met het in de praktijk brengen van je wervingsstrategie. De volgende stappen in dit proces zijn een combinatie van het onderhouden van de communicatie met de vacaturemanager en het uitvoeren van de afgesproken volgende stappen.

Dit omvat meestal:

• Het versturen van een samenvattende e-mail. De belangrijkste resultaten van het gesprek samenvatten en de volgende stappen schetsen, om er zeker van te zijn dat jullie elkaar goed hebben begrepen. 
• Opstellen van je wervingsstrategie. Dit omvat het voorbereiden van vacatures, het selecteren van de juiste wervingsplatforms, het identificeren van gekwalificeerde kandidaten in je poel en het actief benaderen van je contacten.
• Je sollicitatiestrategie voorbereiden. Schets de fasen van het sollicitatieproces en wie erbij betrokken zijn. Competentiegerichte en gedragsgerichte vragen en een gestructureerde interviewscorekaart voorbereiden om kandidaten te evalueren.
• De vacaturemanager toevoegen aan je ATS en andere technische platforms. Zorg ervoor dat iedereen die betrokken is bij het wervingsproces toegang heeft tot de benodigde tools en platforms.
• Houd nauw contact met de vacaturemanager. Neem contact op in elke belangrijke fase van het proces: als er gekwalificeerde kandidaten binnenkomen, als je sollicitanten screent, om sollicitatiegesprekken in te plannen en om te informeren over nieuwe ontwikkelingen in het wervingsproces.
• Bied hulp bij sollicitatiegesprekken als dat nodig is. Bied indien nodig aan om de vacaturemanager en andere teamleden te coachen bij het voeren van sollicitatiegesprekken. Geef ze een overzicht van welke informatie ze aan de kandidaat kunnen en moeten geven.
• Na elk belangrijk gesprek contact opnemen met de vacaturemanager. Houd een debriefinggesprek om elke geïnterviewde kandidaat te bespreken. Zijn de geïnterviewde kandidaten gekwalificeerd? Passen ze in het profiel van de ideale kandidaat? Als dat niet het geval is, moet je misschien wijzigingen in de sourcingstrategie bespreken.
• Houd de tijdlijn in de gaten. Houd altijd de streeftermijn voor de werving in je achterhoofd. Processen die te lang duren kunnen erop wijzen dat er iets mis is met je strategie, verwachtingen of aanvankelijke prognose.

Het is van cruciaal belang dat de recruiter en vacaturemanager open blijven communiceren na het gesprek over de vacature. Door allebei proactief bezig te zijn blijft het proces soepel verlopen.

Als je het goed doet, kunnen intakegesprekken een ongelooflijk positieve invloed hebben op de kwaliteit van de kandidaat die je uiteindelijk selecteert, de mate waarin die persoon binnen de organisatie past en de efficiëntie van je algehele wervingsproces.

Conclusie

Een vacature-intake is een cruciale eerste stap in het wervingsproces die de basis legt voor een succesvolle samenwerking tussen recruiter en vacaturemanager. Door duidelijke communicatie en goede voorbereiding is het wederzijds duidelijk wat de verwachtingen zijn en hoe deze kunnen worden behaald. Het vacature-intake gesprek helpt bij het opstellen van een gedetailleerde functiebeschrijving, het vaststellen van vereisten en salarissen, en het plannen van logische contactmomenten. 

Het resultaat is een vlotter wervingsproces en een betere match tussen de kandidaat en de organisatie.