Een functieprofiel opstellen? Zo doe je dat!

Voordat je een vacature kunt schrijven, moet je de ins en outs van de functie goed kennen. Zonder deze informatie kun je nooit de juiste vacaturetekst opstellen en de juiste kandidaten aantrekken. Het opstellen van een functieprofiel is dus essentieel. Het helpt je niet alleen bij het aantrekken van geschikte kandidaten, maar is ook een waardevol document tijdens de inwerkperiode en beoordelingsgesprekken.

In dit artikel nemen we je mee in wat een functieprofiel precies inhoudt en waarom het zo belangrijk is. We leggen stap voor stap uit hoe je er een opstelt, welke elementen erin thuishoren en geven een handig invulsjabloon en een uitgewerkt voorbeeld. Daarnaast delen we veelgemaakte fouten en geven we praktische tips om jouw functieprofiel naar een hoger niveau te tillen.

Wat is een functieprofiel?

Een functieprofiel is een duidelijke beschrijving van wat een rol binnen jouw organisatie inhoudt. Het geeft inzicht in de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen, welke vaardigheden en eigenschappen daarvoor nodig zijn, en welk opleidingsniveau of welke werkervaring vereist is.

Naast de inhoud van de functie zelf, biedt een goed functieprofiel ook informatie over de organisatie: wat is jullie missie, hoe is de bedrijfscultuur, en wat draagt deze rol bij aan het grotere geheel? Zo krijgt een sollicitant niet alleen een beeld van wat er van hen wordt verwacht, maar ook wat zij van jullie mogen verwachten.

Zo’n functieprofiel helpt niet alleen om de juiste kandidaten aan te trekken, maar voorkomt ook misverstanden over wat de functie inhoudt. Zowel sollicitanten als werkgevers weten hierdoor beter wat ze van elkaar mogen verwachten. En de recruiter weet beter waar hij op moet selecteren.

Een goed functieprofiel is dus niet alleen handig bij het werven van personeel, maar ook in een later stadium. Bijvoorbeeld tijdens beoordelingsgesprekken of wanneer de rol verandert. In dat laatste geval biedt het functieprofiel een helder vertrekpunt. Door het profiel aan te passen, is voor alle betrokkenen duidelijk wat de nieuwe verwachtingen zijn.

Wat is het verschil tussen een functieprofiel en een functieomschrijving?

Hoewel ze vaak door elkaar gebruikt worden, verschillen een functieprofiel en een functieomschrijving in doel en inhoud.

Een functieomschrijving is vooral praktisch van aard. Hierin staat welke taken bij de functie horen, welke verantwoordelijkheden iemand krijgt en hoe de dagelijkse werkzaamheden eruitzien. Het geeft dus een overzicht van wat iemand moet doen.
Een functieprofiel zoomt juist in op wie je nodig hebt voor die functie. Het gaat in op de kennis, vaardigheden en eigenschappen die belangrijk zijn om de rol goed te kunnen vervullen. Daarnaast beschrijft het ook wat de functie toevoegt aan de organisatie en wat een kandidaat van jullie als werkgever mag verwachten. Denk aan de werksfeer, ontwikkelmogelijkheden of visie van het team.

Kort gezegd: de functieomschrijving is een takenlijst, terwijl het functieprofiel laat zien wat voor persoon daar het beste bij past. Door beide goed op te stellen, schets je een compleet en realistisch beeld van de functie.

Waarvoor gebruik je functieprofielen?

Een functieprofiel is veel meer dan alleen een beschrijving van een baan. Je kunt het op verschillende momenten gebruiken, zowel vóór, tijdens als na het wervingsproces.

Allereerst helpt een functieprofiel je om scherp te krijgen wie je eigenlijk zoekt. Het is als het ware de blauwdruk van de ideale kandidaat. Door goed te omschrijven wat de functie inhoudt en wat ervoor nodig is, trek je eerder sollicitanten aan die écht passen bij wat je nodig hebt. Dat scheelt tijd, voorkomt misverstanden en vergroot de kans op een succesvolle match.

Tijdens het sollicitatieproces biedt het profiel houvast. Denk aan het schrijven van een vacaturetekst, het beoordelen van sollicitatiebrieven of het voeren van gesprekken. Je kunt steeds teruggrijpen op het profiel: voldoet de kandidaat aan wat je van tevoren hebt bepaald?

Maar ook ná de werving blijft het functieprofiel waardevol. Het helpt bij het inwerken, het voeren van voortgangs- of beoordelingsgesprekken en bij het helder houden van verwachtingen. En als het onverhoopt niet goed loopt, kan het profiel ook gebruikt worden als onderbouwing voor ontslag.

Wat zet je in een goed functieprofiel?

Een functieprofiel hoeft geen ellenlang document te zijn, maar het moet wél de juiste informatie bevatten. Het helpt om helder en eerlijk te beschrijven wie je zoekt, wat je te bieden hebt en hoe de rol past binnen de organisatie. Hieronder vind je de belangrijkste onderdelen die in een goed functieprofiel thuishoren:

Duidelijke functietitel. Kies een functienaam die meteen duidelijk maakt waar de rol over gaat. Houd het herkenbaar en vermijd vage termen. Denk ook aan zoekwoorden: een goede titel vergroot de vindbaarheid van je vacature op jobboards en via zoekmachines.
Het doel van de functie. Leg kort uit waarom deze rol bestaat. Wat voegt de functie toe aan het team of de organisatie? Hiermee geef je context aan de taken en laat je kandidaten zien welk verschil zij kunnen maken.
Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden. Geef een helder overzicht van wat iemand dagelijks gaat doen. Benoem de hoofdtaken, verantwoordelijkheden en – waar mogelijk – de verwachte resultaten of KPI’s.
Gevraagde competenties en vaardigheden. Welke kennis moet iemand in huis hebben? Denk aan technische vaardigheden, ervaring met bepaalde software of talenkennis. Maar ook eigenschappen als probleemoplossend denken, analytisch vermogen of klantgerichtheid kunnen hier genoemd worden.
Opleidings- en ervaringsniveau. Geef aan welk opleidingsniveau gewenst is en of een specifieke studierichting belangrijk is. Benoem ook hoeveel jaar werkervaring nodig is, en of die ervaring uit een bepaalde sector moet komen.
Persoonlijke eigenschappen (soft skills). Wat voor type persoon past goed binnen jouw team of organisatie? Denk aan eigenschappen zoals flexibiliteit, stressbestendigheid of communicatieve vaardigheden. Deze soft skills maken vaak het verschil tussen een goede en een perfecte match.
Plaats binnen de organisatie. Licht toe binnen welk team of afdeling de functie valt. Met wie werkt iemand samen, wie is de leidinggevende, en zijn er doorgroeimogelijkheden? Als je wilt, kun je dit ook visueel maken met een klein organogram.
Bedrijfscultuur en werkomgeving. Geef een indruk van de sfeer op de werkvloer. Wat zijn jullie kernwaarden? Hoe wordt er samengewerkt? En hoe zou je de manier van werken omschrijven? Zorg dat dit aansluit bij je employer brand: het totaalplaatje dat je als werkgever wilt uitstralen. Dit helpt kandidaten inschatten of ze zich thuis zullen voelen.
Arbeidsvoorwaarden en contractinformatie. Wees transparant over wat je te bieden hebt. Denk aan salaris (of een schaal), vakantiedagen, pensioenregeling, opleidingsmogelijkheden of een dertiende maand. Vergeet ook niet iets te zeggen over het type contract en de duur ervan.

Tip:

Uit ons Industry Report blijkt dat kandidaten voor hybride functies 14% vaker afvallen in een latere wervingsfase dan kandidaten voor volledig remote rollen. Dit heeft vaak te maken met onduidelijk beleid rondom thuiswerken en inflexibele kantoorvereisten.

Daarom is het cruciaal om in het functieprofiel en de vacaturetekst meteen duidelijk te maken hoe het hybride werkbeleid is geregeld. Het niet geven van deze informatie vergroot de kans om een waardevolle kandidaat te verliezen.

Een goed functieprofiel geeft zowel jou als de kandidaat een realistisch beeld van de functie. Het helpt bij het aantrekken van de juiste mensen, het stroomlijnen van het werving- en selectieproces en het managen van verwachtingen op de werkvloer.

Zo stel je een goed functieprofiel op in 6 stappen

Een functieprofiel opstellen vraagt om meer dan alleen het noteren van een takenlijst. Met dit stappenplan zorg je dat je niets vergeet.

Stap 1: Breng de functie in kaart

Voordat je begint met schrijven, is het belangrijk om een volledig beeld te krijgen van de functie. Houd een vacature-intake met de hiring manager om te ontdekken wat deze rol uniek maakt. Als dat niet mogelijk is, praat dan met directe collega’s of degene die de functie nu vervult. Wat zijn de dagelijkse uitdagingen? Welke competenties zijn écht noodzakelijk? Deze gesprekken vormen de basis voor een goed functieprofiel.

Stap 2: Omschrijf het doel en de verantwoordelijkheden van de functie

Nu je weet wat de functie inhoudt, kun je beschrijven waar de nieuwe medewerker zich dagelijks mee bezig zal houden. Richt je op de kerntaken: wat moet er wekelijks of maandelijks gebeuren? Wat is het hoofddoel van deze rol binnen de organisatie? En welke behoefte vervult deze medewerker? Beschrijf het duidelijk, zodat het voor iedereen – van kandidaat tot collega – meteen helder is wat er verwacht wordt.

Stap 3: Omschrijf de benodigde diploma’s, ervaring en vaardigheden

In dit onderdeel geef je aan wat een kandidaat minimaal in huis moet hebben. Denk aan opleidingsniveau, relevante werkervaring en specialistische kennis of certificaten. Noem ook praktische vaardigheden, zoals talenkennis of softwaretools. Dit helpt om vooraf al een goede inschatting te maken van wie geschikt is, en voorkomt dat je tijd verliest aan profielen die niet aansluiten.

Stap 4: Schets de gevraagde soft skills en culturele fit

Naast de harde eisen is het belangrijk om duidelijk te maken wat je verwacht op het gebied van gedrag en persoonlijkheid. Welke persoonlijke eigenschappen zijn belangrijk voor deze functie? Moet iemand bijvoorbeeld proactief zijn, goed kunnen samenwerken of juist zelfstandig kunnen werken?

Ook de bedrijfscultuur speelt hierin een rol: hoe gaan collega’s met elkaar om, wat zijn de normen en waarden in het team en wat voor sfeer heerst er op de werkvloer? Door verwachtingen helder te maken, krijg je kandidaten die beter aansluiten bij de cultuur van de organisatie en de doelen van het team.

Stap 5: Beschrijf hoe de nieuwe werknemer in het organogram past

Leg uit waar de nieuwe medewerker in het organogram past. In welk team zal de persoon werken, met wie zal hij of zij samenwerken en aan wie wordt er gerapporteerd? En heeft de medewerker zelf ook mensen onder zich? Dit helpt de kandidaat te begrijpen hoe de rol zich verhoudt tot de rest van de organisatie en wat de functie in de praktijk inhoudt.

Stap 6: Beschrijf de arbeidsvoorwaarden en controleer het profiel

Tot slot geef je inzicht in de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk aan het salaris, het type contract, extra’s zoals een pensioenregeling of dertiende maand en eventuele doorgroeimogelijkheden.

Zodra het profiel op papier staat, vraag je feedback aan de betrokken collega’s of leidinggevende. Klopt het verhaal met de werkelijkheid? Is het helder en volledig? Houd er rekening mee dat een functieprofiel geen statisch document is. Het is slim om het regelmatig te actualiseren, zeker als de inhoud van de functie in de loop van de tijd verandert.

Veelvoorkomende fouten bij het opstellen van een functieprofiel

Om je te helpen bij het opstellen van een sterk functieprofiel, zetten we een aantal valkuilen op een rij die je beter kunt vermijden.

Te algemene omschrijvingen gebruiken. Woorden als ‘resultaatgericht’ of ‘flexibel’ klinken misschien professioneel, maar zijn vaak te vaag. Wees concreet over wat je écht verwacht. Zo voorkom je verwarring en trek je kandidaten aan die beter passen bij de functie.
Onduidelijkheid over de inhoud van de functie. Soms is een rol nog relatief onbekend of verandert die snel. Geef dan duidelijk maar beknopt aan wat de functie precies inhoudt. Vermijd overmatig gebruik van vakjargon en zorg dat functienamen en taken helder blijven.
Te veel of te weinig informatie geven. Een te lange lijst aan eisen kan potentiële kandidaten ontmoedigen, terwijl een te beknopt profiel belangrijke details kan missen. Richt je op de kerntaken en vaardigheden die echt cruciaal zijn voor de functie en schets die volledig.
Onrealistische verwachtingen scheppen. Niemand is op zoek naar een superheld. Als het functieprofiel onhaalbare eisen bevat, haken goede kandidaten snel af. Maak daarom onderscheid tussen wat echt vereist is en wat een pré is.
De bedrijfscultuur vergeten. Een profiel dat niks zegt over de werksfeer of de manier van samenwerken, mist een belangrijke kans. Benoem welke eigenschappen goed passen binnen jouw team of organisatie. Zo trek je mensen aan die niet alleen de functie aankunnen, maar ook echt op hun plek zitten.

Geen zorgen, we behoeden je niet alleen voor valkuilen, maar zetten ook een aantal van onze beste adviezen op een rij. Zo stel je straks eenvoudig een sterk en compleet functieprofiel op.

Onze tips voor het opstellen van een goed functieprofiel

Naast het stappenplan zijn er een paar extra aandachtspunten die bijdragen aan een sterk en effectief functieprofiel:

Wees duidelijk en specifiek. Zorg dat je profiel concreet en to the point is, zonder overbodige informatie. Duidelijke voorbeelden van verantwoordelijkheden en verwachte resultaten helpen de juiste kandidaten aan te trekken.
Leg de nadruk op kernvaardigheden. Vermijd een ellenlange lijst met eisen en focus op de competenties die echt essentieel zijn. Zo blijft je profiel overzichtelijk en toegankelijk.
Laat zien wat jouw organisatie uniek maakt. Benadruk de unieke aspecten van de functie en het team om kandidaten te enthousiasmeren. Dit kan helpen om mensen aan te trekken die echt bij jouw bedrijf passen.
Betrek collega's bij het opstellen. Vraag feedback van mensen die nauw gaan samenwerken met de nieuwe werknemer. Dit zorgt ervoor dat het profiel realistisch en compleet is.
Neem de tijd voor het opstellen van het functieprofiel. Gebruik niet blind een oud profiel, maar stel een nieuwe, actuele versie op die aansluit bij de huidige doelen en werkzaamheden.
Leer van eerdere ervaringen. Kijk naar de sterke en zwakke punten van voorgangers in de rol en pas het profiel daarop aan voor een betere match.
Denk vooruit. Houd bij het opstellen rekening met toekomstige ontwikkelingen, zoals veranderende vaardigheden of opleidingsbehoeften.
Let op wet- en regelgeving. Vermijd discriminerende teksten. Neem geen zaken op zoals geslacht, leeftijd, afkomst, seksuele geaardheid of politieke voorkeur. Dit is strafbaar. Richt je uitsluitend op relevante functiecriteria en gebruik inclusief taalgebruik.

Invulsjabloon voor het opstellen van een functieprofiel

Om je een handvat te geven bij het opstellen van het functieprofiel, hebben we een invulsjabloon voor je gemaakt. Houd dit bij de hand bij het creëren van het profiel, zodat je de belangrijkste punten erin opneemt. Succes!

Functietitel	Kies een duidelijke, herkenbare titel die past bij de inhoud van de functie.
Doel van de functie	Geef in een paar zinnen aan waarom de functie bestaat en wat deze toevoegt aan het team of de organisatie.
Taken en verantwoordelijkheden	Beschrijf de belangrijkste werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Geef indien mogelijk ook aan wat de verwachte resultaten of KPI’s zijn.
Plek in de organisatie	In welk team of op welke afdeling komt de nieuwe medewerker terecht? Met wie werkt diegene samen, aan wie wordt gerapporteerd en zijn er leidinggevende taken? Voeg eventueel een visueel organogram toe.
Niveau van de functie	Geef aan op welk niveau de functie zich bevindt. Is het een junior-, medior- of seniorrol? Gaat het om een functie op operationeel, tactisch of strategisch niveau? Vermeld ook of het een uitvoerende, coördinerende of leidinggevende rol is.
Vereiste competenties en vaardigheden	Welke kennis, ervaring en vaardigheden zijn noodzakelijk? Denk aan softwarekennis, talen, vakinhoudelijke skills of specifieke certificaten.
Opleidings- en ervaringsniveau	Welk opleidingsniveau is gewenst en hoeveel jaar werkervaring? Is ervaring in een specifieke sector vereist of een pré?
Persoonlijke eigenschappen (soft skills)	Wat voor persoon past goed in het team of de organisatie? Benoem gewenste eigenschappen zoals stressbestendigheid, teamgerichtheid of zelfstandigheid.
Bedrijfscultuur en werkomgeving	Geef een korte indruk van de sfeer, manier van samenwerken en kernwaarden van de organisatie. Je kunt hier ook verwijzen naar je werken-bij-site of andere employer branding.
Salaris	Noem het bruto maandsalaris of geef aan in welke schaal de functie valt. Dit vergroot transparantie en helpt bij het aantrekken van de juiste kandidaten.
Overige arbeidsvoorwaarden	Bijvoorbeeld: aantal vakantiedagen, pensioenregeling, reiskostenvergoeding, thuiswerkmogelijkheden, dertiende maand, etc.
Functietype	Bijvoorbeeld: vast, tijdelijk, freelance, parttime, fulltime.
Contractduur	Geef aan of het om een tijdelijk of vast contract gaat, en indien tijdelijk, de looptijd.
HR-contactpersoon	Naam en contactgegevens van de persoon bij wie kandidaten terecht kunnen met vragen.

‍

Voorbeeld van een goed functieprofiel

Om je op weg te helpen, hebben we hieronder een voorbeeld uitgewerkt van een compleet en duidelijk functieprofiel van een marketing coördinator. Dit geeft je een goed beeld van hoe je de verschillende onderdelen kunt invullen en welke informatie je zeker niet mag vergeten.

Functietitel	Marketing Coördinator
Doel van de functie	Als Marketing Coördinator ben je verantwoordelijk voor het opzetten, uitvoeren en optimaliseren van onze marketingcampagnes. Je ondersteunt de groei van onze producten en versterkt onze positie in de markt.
Taken en verantwoordelijkheden	Opstellen en uitvoeren van marketingplannen in samenwerking met het sales- en productteam Beheren van content op website en social media Organiseren van evenementen en beurzen Analyseren van campagneresultaten en rapporteren aan het management Aansturen van externe bureaus en freelancers (zoals copywriters en designers)
Plek in de organisatie	Je komt terecht in het Marketingteam (4 personen) en werkt nauw samen met Sales en Productontwikkeling. Je rapporteert aan de Marketing Manager. Je hebt geen leidinggevende taken, maar coördineert wel projecten met collega’s en externe partners.
Niveau van de functie	Dit is een functie op mediorniveau. Je werkt zelfstandig aan je eigen taken, maar stemt regelmatig af met collega’s en externe partners. Je hebt geen leidinggevende rol, maar coördineert wel projecten en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
Vereiste competenties en vaardigheden	Ervaring met contentmanagementsystemen (bijv. WordPress) Basiskennis van Adobe Creative Suite (Photoshop, InDesign) Analytisch vermogen en ervaring met Google Analytics Ervaring met e-mailmarketingtools (zoals Mailchimp) Uitstekende schrijfvaardigheid in Nederlands en Engels
Opleidings- en ervaringsniveau	Hbo-diploma in Marketing, Communicatie of vergelijkbaar Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
Persoonlijke eigenschappen (soft skills)	Creatief en resultaatgericht Zelfstandig maar ook een teamplayer Sterk in plannen en organiseren Communicatief vaardig en klantgericht
Bedrijfscultuur en werkomgeving	Wij zijn een informele organisatie waar initiatief wordt gewaardeerd. Samenwerken, open communicatie en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling staan centraal. Ons kantoor is modern, open en inclusief, met ruimte voor flexibiliteit en 50% thuiswerken.
Salaris	€3.200 - €3.500 bruto per maand, afhankelijk van ervaring
Overige arbeidsvoorwaarden	25 vakantiedagen, reiskostenvergoeding, laptop van de zaak, mogelijkheid tot 50% hybride werken en een jaarlijks opleidingsbudget van €3.000.
Functietype	Fulltime (32–40 uur), vast dienstverband.
Contractduur	Start met een jaarcontract, met uitzicht op vast.
HR-contactpersoon	Sanne de Vries - HR Adviseur sanne.devries@techcompany.nl 06-12345678

‍

Conclusie

Een goed opgesteld functieprofiel is de basis voor een succesvolle werving- en selectieprocedure.

Door helder te omschrijven wat de functie inhoudt, welke competenties en ervaring vereist zijn en wat de verwachtingen zijn, trek je niet alleen de juiste kandidaten aan, maar voorkom je ook misverstanden later in het proces.

Neem de tijd voor een grondige analyse en betrek collega’s bij het opstellen van het profiel. Zo zorg je ervoor dat het realistisch en volledig is. Benoem ook de bedrijfscultuur en unieke kenmerken van je organisatie: dit helpt kandidaten inschatten of ze goed passen binnen het team.

Met een helder, beknopt en goed doordacht functieprofiel leg je een stevige basis voor een succesvolle samenwerking.