Een functieprofiel opstellen? Zo doe je dat!

Een vacature begint bij de eerste bouwblokken, en je functieprofiel is het kloppende hart van jouw vacature. Zonder functieprofiel die van A tot Z klopt, stort de rest van de vacature als een kaartenhuis in elkaar. 

We belichten alle aspecten van dit kritieke onderdeel, stellen een stappenlijst op en voorzien je van onze beste tips. 

Wat is een functieprofiel? 

Een functieprofiel beschrijft de kern van een bepaalde rol binnen een organisatie en gaat in op de vereiste competenties; denk hierbij bijvoorbeeld aan relevante werk- en onderwijservaring. 

Om goed personeel te vinden, is het belangrijk dat kandidaten weten waar zij aan moeten voldoen en wat zij van de vacature kunnen verwachten. 

Zo worden verkeerde verwachtingen en ongeschikte kandidaten bij de sollicitaties geminimaliseerd.

Wat is het verschil tussen een functieprofiel en een functieomschrijving?

Een functieprofiel en een functieomschrijving verschillen in focus en detail. Een functieprofiel biedt een breder beeld van een rol en richt zich op de benodigde competenties, vaardigheden en persoonlijke eigenschappen. Het benadrukt welke kennis, ervaring en gedragskenmerken vereist zijn om succesvol te zijn in de functie. 

Een functieomschrijving daarentegen is meer taakgericht en beschrijft concreet wat de verantwoordelijkheden en dagelijkse werkzaamheden zijn. Waar het functieprofiel strategisch is en door HR en management wordt gebruikt voor selectie, dient de functieomschrijving vaak als leidraad voor de medewerker in zijn of haar dagelijkse taken. 

Samen geven ze een compleet beeld van zowel de eisen als de invulling van een functie.

Waarom zijn functieprofielen belangrijk? 

Voor zowel jou als de sollicitanten is een goed en duidelijk functieprofiel van groots belang: enerzijds is het voor jou een blauwdruk van de ideale kandidaat, en anderzijds kunnen sollicitanten het goed gebruiken om te bepalen of zij een geschikte match zullen zijn. 

Daarnaast zorgt een duidelijk functieprofiel ervoor dat er minder miscommunicatie is later in het proces en vergroot het de kans dat je de sollicitant vindt die goed bij deze functie past.

De belangrijke onderdelen van een functieprofiel

Niet iedere functieprofiel ziet er hetzelfde uit, en de lengte en niveau van detail kan verschillen per vacature. Toch zijn er zes kritieke onderdelen die je functieprofiel in ieder geval kort aan moet stippen: 

• De functietitel. Zoek een duidelijke benaming voor de rol, die een idee geeft van wat de vacature zal inhouden.
• Het doel van de functie. Los van de precieze taken is het voor zowel de kandidaat als jezelf goed scherp te hebben welke behoefte de nieuwe werknemer moet gaan vervullen.
• Taken en verantwoordelijkheden. Hier omschrijf je kort waar de nieuwe werknemer zich mee bezig zal gaan houden en wat voor verantwoordelijkheden daar bij horen.
• Competenties en vaardigheden. Probeer concreet op te schrijven wat er van de kandidaat wordt verwacht. Moet hij of zij bijvoorbeeld overweg kunnen met bepaalde software, of is het noodzakelijk dat de nieuwe werknemer een bepaalde taal spreekt als Frans of Spaans?
• Opleidingsvereisten. Beschrijf ook wat voor studie iemand gevolgd moet hebben en op wat voor niveau. Ben je op zoek naar mensen die een specifieke (universitaire) studie hebben gedaan, of volstaat het ook om in een bepaalde richting gestudeerd te hebben (bijvoorbeeld een sociale- of geesteswetenschap)? 
• Soft skills. Dit is een moeilijk gedeelte, maar als je goed weet te vangen naar wat voor persoonlijkheid je op zoek bent kan dat voor kandidaten heel verhelderend zijn. Is klantgerichtheid bijvoorbeeld een belangrijke factor, of iemand die snel moet kunnen schakelen? Als je dit goed weet uit te leggen, scheidt het kaf zich al vlug van het koren. 

Om concreet te vangen wat we hier abstract omschrijven, zetten we ook nog een concreet stappenplan voor je op een rij.

Hoe je een functieprofiel opstelt

Stap 1: Analyseer de functie

Voordat je een functieprofiel gaat opstellen, is het goed om eerst een totaal beeld te krijgen van de rol van de nieuwe werknemer. Houd een vacature-intake met de vacature manager. Als dat niet mogelijk is, praat dan met toekomstige directe collega’s, en als mogelijk, degene die de functie op dit moment uitvoert. Vraag hen naar wat voor competenties deze nieuwe collega in ieder geval nodig heeft, en welke relevante ervaring hij of zij moet hebben. 

Het hoofddoel van deze gesprekken, is om erachter te komen wat deze functie uniek maakt, zodat je dat goed in de functieprofiel kan vangen. 

Stap 2: Noteer de belangrijkste verantwoordelijkheden

Nu je de functie van binnen en buiten kent, is het goed om je te richten op de verantwoordelijkheden. 

Focus je hierbij of de kerntaken die dagelijks of wekelijks uitgevoerd moeten worden. Probeer hierbij de balans te bewaren tussen duidelijk en wollig.

Stap 3: Omschrijf specifieke benodigde ervaring en diploma’s

Hier geef je aan welke ervaring en opleidingsachtergrond noodzakelijk zijn voor deze rol. Denk bijvoorbeeld aan het aantal jaren werkervaring, specifieke diploma’s of certificaten die vereist zijn, en of bepaalde vakkennis een must is. 

Dit onderdeel helpt om het niveau en de kwalificaties van potentiële kandidaten te bepalen, waardoor ongeschikte kandidaten sneller afvallen. 

Stap 4: Zet de verwachtingen vast

Naast de harde eisen is het belangrijk om duidelijk te communiceren wat je verwacht op het gebied van soft skills en prestaties. Welke persoonlijke eigenschappen zijn belangrijk voor deze functie? Moet iemand bijvoorbeeld proactief zijn, goed kunnen samenwerken of juist zelfstandig kunnen werken? 

Door verwachtingen helder te maken, krijg je kandidaten die beter aansluiten bij de cultuur van de organisatie en de doelen van het team.

Stap 5: Beschrijf hoe de nieuwe werknemer in het organogram past

Door het grotere plaatje te schetsen geef je een goed beeld van hoe diegene zich verhoudt tot de rest van de organisatie. In welk team zullen ze werken en met wie zullen ze regelmatig samenwerken? Aan wie moet hij of zij verantwoording afleggen, en heeft degene eventueel mensen onder zich? 

Dit helpt kandidaten te begrijpen hoe hun nieuwe baan er in de praktijk uit zal zien, en welke collega’s het belangrijkst zullen zijn.

Stap 6: Controleer je functieprofiel en verbeter deze

Als het functieprofiel eenmaal op papier staat, is het tijd om deze grondig te controleren. Vraag feedback aan de vacaturemanager of mensen die rechtstreeks met de nieuwe medewerker zullen werken; klopt de tekst met wat er is besproken?

Controleer op volledigheid, helderheid en of de tekst aansprekend is voor de juiste doelgroep.

Veelvoorkomende fouten bij het opstellen van een functieprofiel

Om je te behoeden voor een aantal valkuilen, hebben we een lijstje gemaakt met dingen die je wat ons betreft beter niet kan doen. 

• Te algemene omschrijvingen gebruiken. Vage termen zoals "resultaatgericht" of "flexibel" bieden weinig houvast. Door concreter te zijn over wat je precies bedoelt, voorkom je onduidelijkheid en trek je beter passende kandidaten aan.

• Te veel of te weinig informatie delen. Een te lange lijst aan eisen kan potentiële kandidaten ontmoedigen, terwijl een te beknopt profiel belangrijke details kan missen. Richt je op de kerntaken en vaardigheden die echt cruciaal zijn voor de functie en schets die volledig.

• Onrealistische verwachtingen scheppen. Het zoeken naar een "superkandidaat" kan ervoor zorgen dat goede sollicitanten afhaken. Maak een duidelijk onderscheid tussen wat absoluut nodig is en wat een pré is.

• De bedrijfscultuur negeren. Een functieprofiel dat geen aandacht besteedt aan de bedrijfscultuur en werkwijze mist een belangrijke filter. Benoem de persoonlijke eigenschappen die binnen jouw organisatie goed passen om zo de juiste mensen aan te trekken.

Geen zorgen, we behouden je niet alleen voor valkuilen, maar zetten ook een aantal van onze beste adviezen op een rij.

Onze tips voor een goed functieprofiel

Buiten het stappenplan, zijn er ook een aantal extra punten die je in je achterhoofd moet houden voor het beste resultaat:

• Wees duidelijk en specifiek. Zorg dat je profiel concreet en to the point is, zonder overbodige informatie. Duidelijke voorbeelden van verantwoordelijkheden en verwachte resultaten helpen de juiste kandidaten aan te trekken.

• Leg de nadruk op kernvaardigheden. Vermijd een ellenlange lijst met eisen en focus op de competenties die echt essentieel zijn. Zo blijft je profiel overzichtelijk en toegankelijk.

• Laat zien wat jouw organisatie onderscheidt. Benadruk de unieke aspecten van de functie en het team om kandidaten te enthousiasmeren. Dit kan helpen om mensen aan te trekken die echt bij jouw bedrijf passen.

• Betrek collega's bij het opstellen. Vraag feedback van mensen die nauw gaan samenwerken met de nieuwe werknemer. Dit zorgt ervoor dat het profiel realistisch en compleet is.

Voorbeeld van een goed functieprofiel

Een functieprofiel ziet er bij ieder bedrijf weer net anders uit, maar bij Hoek en Blok, een bedrijf dat ondernemers voorziet van jurdisch en financieel advies, zien hun vacatures er zo uit. 

Ze zetten de verantwoordelijkheden duidelijk op een rij, zodat sollicitanten weten wat zij precies zullen gaan doen, en ook zetten zij op een rij wat voor sociale competenties en relevante ervaring een succesvolle sollicitatie vereist.

Conclusie

Een goed opgesteld functieprofiel is de basis voor een succesvolle werving- en selectieprocedure. 

Door duidelijk te beschrijven wat de functie inhoudt, welke competenties en ervaring vereist zijn, en wat de verwachtingen zijn, trek je niet alleen de juiste kandidaten aan, maar voorkom je ook misverstanden later in het proces. 

Het loont om de tijd te nemen voor een grondige analyse en om input te vragen van collega’s, zodat het profiel zowel volledig als realistisch is. Door aandacht te besteden aan de bedrijfscultuur en unieke aspecten van je organisatie, zorg je ervoor dat kandidaten zich aangesproken voelen en beter passen binnen het team. 

Met een helder, beknopt en goed doordacht functieprofiel leg je een stevige basis voor een succesvolle samenwerking.