Hoe maak je een effectieve vacature? De stappen op een rij

Een vacaturetekst schrijven is een taak die er simpel uitziet, maar bij een écht goede vacature komt er toch nog heel wat bij kijken. Die extra moeite stoppen in je vacature betaalt zich op de lange termijn dubbel en dwars terug: dit is namelijk de manier waarop jij de meest geschikte kandidaten kan aantrekken voor jouw bedrijf. 

Wat je leert (de belangrijkste punten)

De vierhoofdpunten van dit artikel zijn: 

• Een samenvatting van de belangrijkste punten van een vacaturetekst;
• De stappen die je moet zetten om een goede vacature te schrijven;
• Onze tips en tricks voor het schrijven van een vacature;
• Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden bij jouw vacature.

Wat is een vacature precies?

Een overbodige vraag, zou je denken, maar de vacature kan juist zoveel meer zijn dan alleen een baanomschrijving. Het is namelijk ook dé uitgelezen kans om ervoor te zorgen dat jouw bedrijf in een goed daglicht komt te staan. 

Met een aantrekkelijke vacature laat je mensen die op zoek zijn naar een baan - zelfs als zij niet op deze vacature reageren - met een positiever beeld achter, wat goed is voor je employer branding. 

Als er de volgende keer dan een vacature komt die wél goed bij hen past, is het aannemelijk dat zij in ieder geval die nog eens zullen lezen.  

Waarom het creëren van effectieve vacature belangrijk is

Een vacature is jouw visitekaartje naar de wereld toe. Door een mooie en professionele vacature te schrijven overtuig je potentiele kandidaten om te solliciteren. 

Ook is dit een cruciale stap in de candidate journey, de weg die sollicitanten van begin tot einde afleggen. Als je meteen begint met een leuke en vlotte vacature, heb je meteen een goede eerste stap gezet. 

Je moet je vacature niet in een vacuum zien, maar als een onderdeel van je bredere recruitmentstrategie: een goede vacature is namelijk maar één van de vele dingen die je kan doen om je bedrijf op de kaart te zetten bij kandidaten.

Vind je het lastig om gekwalificeerde kandidaten te vinden? Lees ons artikel om erachter te komen waarom en hoe je dit probleem kunt oplossen.

Artikel lezen

Jouw vacaturetekst schrijven: onze handleiding

Om je te helpen bij het schrijven van jouw vacature, zetten we onze 10 stappen voor je op een rij, met korte uitleg. Aan het einde zetten we ook nog een aantal waardevolle tips en andere overwegingen voor je op een rij, zodat je goed voorbereid aan de slag kan. 

De manier waarop je vacature is geschreven geeft ook een signaal af van je employer branding en laat zien dat je de functie waarvoor je solliciteert begrijpt. Je wilt er dus zeker van zijn dat dit op de juiste manier gebeurt.

Stap 1: Analyseer de functie

Om een goede vacature te schrijven, is het goed om een duidelijk idee te hebben van de rol en wat voor verantwoordelijkheden deze persoon uiteindelijk gaat dragen. Het is een goed idee om contact te hebben met de collega’s van degene die de vacature uiteindelijk gaat vervullen, om aan hen te vragen wat er zeker niet kan ontbreken in de vacature. We raden je aan dit te doen via een vacature-intake, waar je alle relevante informatie over de vacature kunt verzamelen.

Stap 2: Kies een opvallende functietitel

Dit is ook een goed moment om te beoordelen of de functietitel nog wel relevant is voor de functie. Soms blijkt na een vacature-intake dat de rol een natuurlijke evolutie is doorgaan en de originele naam niet meer goed past. Kies een kort maar bondige naam die de functie goed omschrijft en waarbij je meteen een indruk hebt van wat er van de persoon in kwestie wordt verwacht. 

Als je niet zeker weet welke functietitel het beste is of als je extra onderzoek wilt doen, kijk dan naar vergelijkbare functies op Linkedin, Indeed en andere vacaturebanken voor inspiratie. Je kunt ook SEO onderzoek doen voor vacatures: weten waar geschikte kandidaten op zoeken is van cruciaal belang om een zo breed mogelijke sollicitantenpoel te krijgen. 

Stap 3: Schrijf een overtuigende bedrijfsomschrijving

Zoals we al eerder aanhaalden kan (en moet!) een vacature veel meer zijn dan enkel een omschrijving van de baan. Je wilt mensen er ook van overtuigen dat werken voor jouw bedrijf een prettige en aangename ervaring is waar je graag deel van uit maakt. 

Wat bij ieder van deze stappen telt, maar deze in het bijzonder: probeer clichés te vermijden. Gezellige teams en leuke vrijmiddagborrels kennen we allemaal inmiddels, de kracht zit hem in kort iets schrijven wat jouw bedrijf apart stelt van anderen.

De omschrijving van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport op Indeed is een aardig voorbeeld van een mooie bedrijfsomchrijving. Ze weten hier op mooie wijze de aangename werkplek met het bredere doel van het Ministerie te verbinden.

Stap 4: Bedenk een boeiende vacature-samenvatting

Bij elke vacature is het om verschillende redenen belangrijk om een functieoverzicht op te nemen: 

• Het geeft een beknopt overzicht van de functie zodat kandidaten snel de belangrijkste verantwoordelijkheden en verwachtingen van de functie begrijpen
• Het benadrukt essentiële vaardigheden en kwalificaties om gekwalificeerde kandidaten aan te trekken
• Het verbetert de zichtbaarheid van de vacature in zoekmachines en vacaturebanken dankzij de trefwoorden en zinnen in de vacature-samenvatting, waardoor de kans groter wordt dat de vacature een breder publiek bereikt.

Het is hierbij belangrijk een zo duidelijk mogelijk overzicht te geven van de rol. Een goede manier om dit te doen is door de rol te omschrijven vanuit de impact die degene maakt: wat voor verschil maakt de nieuwe werknemer in zijn of haar dagelijkse bezigheden? 

Stap 5: Maak een lijst met belangrijke verantwoordelijkheden

Als toevoeging aan de vacature-samenvatting,  is het belangrijk om los hiervan een lijst op te stellen met de belangrijkste verantwoordelijkheden die deze persoon heeft. Dit is een nuttig middel voor lezers om te beoordelen of zij geschikt zijn voor de rol. 

Gebruik opsommingstekens om de vacature gebruiksvriendelijker en impactvoller te maken. Het helpt doordat:

• De leesbaarheid van de tekst beter is, zodat kandidaten de inhoud gemakkelijk kunnen lezen en scannen.
• Het belangrijke punten benadrukt, zodat kritieke aspecten van de vacature worden benadrukt en in de tekst worden weergegeven.
• Het duidelijkheid geeft over elke functievereiste, omdat de opsommingstekens helpen om ze eruit te laten springen

De vacature er professioneler te laten uitzien, wat van invloed kan zijn op hoe kandidaten je bedrijf zien. 

Stap 6: Beschrijf de vereiste kwalificaties

Buiten de lijst met de taken van de functie - waar sollicitanten zelf over oordelen of ze daar wel of niet aan voldoen - is het van belang om aan je vacature ook een lijst van noodzakelijke kwalificaties toe te voegen. Is het bijvoorbeeld van belang dat een kandidaat een bepaalde opleiding heeft gevolgd, of eerdere ervaring heeft in deze sector?

Maak hierbij in je vacaturetekst onderscheid tussen noodzakelijke kwalificaties en extra’s die fijn zouden zijn. Zo houdt je de drempel laag genoeg om goede kandidaten niet af te schrikken. Als een kandidaat voldoet aan één of meer van de extra vereisten, dan is dat voor hem of haar bovendien een mooi haakje om aan te halen in een sollicitatiebrief en/of sollicitatiegesprek. 

Stap 7: Benadruk de voordelen en secundaire arbeidsvoorwaarden

De verwachting van wat er tegenwoordig in een vacaturetekst te vinden is, lijkt aan het veranderen. Tegenwoordig zijn kandidaten minder geneigd om te reageren als belangrijke voordelen van de baan, zoals de salarisindicatie en secundaire arbeidsvoorwaarden, niet zijn genoteerd. Het benoemen van de salarisindicatie in de vacaturetekst zou volgens Indeed tot wel 45% meer sollicitanten kunnen leiden. 

Mocht jouw bedrijf nog extra voordelen aanbieden, zoals het sponsoren van extra opleidingen, dan is het een mooi extra voordeel om op te schrijven. Kandidaten die twijfelen zouden door zo’n bonus over de streep kunnen worden getrokken.

Wij zelf doen het bijvoorbeeld als volgt, door uitgebreid de verschillende voordelen te belichten (en clichés te vermijden).

Stap 8: Neem een duidelijke call-to-action op in je slot

Aan het einde van jouw vacaturetekst is het goed om kort toe te lichten hoe de sollicitatieprocedure er uit zal zien, waar en hoe je contact op moet nemen én wat je precies moet aanleveren.

Een goed voorbeeld van een heldere sollicitatieprocedure is bij onafhankelijke dienstverlener in de bouw, Buko. Ze lichten kort maar krachtig toe hoe de procedure er uit zal zien, wat je kan verwachten en hoe je contact op moet nemen. Ingewikkeld hoeft het dus zeker niet te zijn, maar je biedt kandidaten op deze manier wel veel houvast.

Stap 9: Optimaliseer voor SEO

SEO is online tegenwoordig niet meer een bonus om goed aan te pakken, maar noodzakelijk. Het is gelukkig niet ingewikkeld, dus door even de tijd te nemen en dit goed aan te pakken. Het belangrijkste is om de zoekwoorden te vinden die mensen gebruiken. Bij HR-medewerker en recruiters is dit goed te raden, maar bij wat meer niche banen is het goed om dat zorgvuldig te overwegen. Integreer deze en je locatie in:

• De titel;
• De eerste paragraaf;
• De URL;
• De metatitel;
• De meta-omschrijving

Als iemand dan zoekt op baan x in de buurt van y, dan ben jij het eerste zoekresultaat. Het belangrijkste om te onthouden is dat je ervoor wilt zorgen dat deze zoekwoorden en zinnen op een natuurlijke manier in je vacature worden verwerkt. Overdrijf het niet voor SEO-doeleinden, want dan ziet je vacature er onprofessioneel, vreemd en onleesbaar uit.

Met Recruitee's CareersHub kun je SEO toepassen op je vacatures en werken-bij website, waardoor je meer kans maakt op een betere zichtbaarheid in zoekmachines en bij potentiële kandidaten. Dus als je Recruitee al gebruikt, vergeet dan niet te controleren of je vacatures en werken-bij websites geoptimaliseerd zijn voor SEO.

Stap 10: Herzie en verfijn

Als je dit eenmaal hebt gedaan, zit het er op. Alle cruciale onderdelen van je vacature zijn aanwezig. Neem hierna de tijd om je tekst nog eens goed te controleren en te checken of alle zinnen goed lopen. Als er meerdere mensen samen aan hebben gewerkt is het een goed idee om het één iemand nog eens te laten herschrijven, zodat de gehele tekst in dezelfde toon en stijl is.

Veelgemaakte fouten en tips

Er zijn een aantal valkuilen die je moet voorkomen in je tekst, dus controleer hier nog goed op.  In dit gedeelte belichten we 3 veelgemaakte fouten en best practices om je vacature professioneel te maken en op te laten vallen tussen de massa.

Veel voorkomende fout 1: Genderspecifieke taal gebruiken

Het gebruik van genderspecifieke taal in vacatures, zoals "hij zal verantwoordelijk zijn voor X, hij zal samenwerken met Y" zet je in een negatief daglicht bij kandidaten en belemmert bovendien je rekrutering.

Door genderspecifieke taal te gebruiken, creëer je een perceptie van vooringenomenheid binnen het bedrijf door te suggereren dat je het ene geslacht bevoordeelt ten opzichte van het andere. Dit kan kandidaten wegjagen die op zoek zijn naar een inclusieve werkplek. Dit heeft op zijn beurt een negatieve invloed op je employer branding en reputatie en het maakt je bedrijf minder aantrekkelijk voor kandidaten omdat ze denken dat je bedrijfscultuur er zo uitziet.

Je beperkt ook je talentenpoel omdat het gebruik van gendergebonden taal gekwalificeerde kandidaten kan ontmoedigen om te solliciteren.

Onze methode:

Gebruik genderneutrale en inclusieve taal in vacatures, zoals "Je zult nauw samenwerken met het Marketingteam" of "De kandidaat zal het Verkoopteam leiden" om ervoor te zorgen dat je gastvrij en inclusief bent voor alle potentiële kandidaten.

Veelgemaakte fout 2: Geen salarisinformatie toevoegen

Er zijn verschillende redenen waarom een bedrijf ervoor kan kiezen om geen salarisinformatie vrij te geven bij hun vacatures, zoals bijvoorbeeld het feit dat sommige organisaties geheimhouding hebben als bedrijfsbeleid, omdat het salaris nogal kan verschillen, afhankelijk van expertise en werkervaring.

Er is echter een toenemende trend en verwachting in de richting van salaristransparantie, en door deze niet bekend te maken in je vacature, kunnen kandidaten je bedrijf als minder aantrekkelijk zien. Hierdoor kan je employer brand negatief worden beïnvloed. Daarnaast is het een potentiële tijdverspilling voor kandidaten omdat ze zich zorgen maken over het doorlopen van lange sollicitatieprocessen om er vervolgens achter te komen dat de baan niet aan hun verwachtingen voldoet. Het gebrek aan transparantie in het algemeen kan ook leiden tot wantrouwen, met mogelijke zorgen over andere aspecten van de baan of het bedrijf die niet bekend worden gemaakt.

Onze methode:

Geef, indien mogelijk, vooraf een salarisindicatie in je vacature. Dit toont transparantie en helpt het vertrouwen tussen het bedrijf en potentiële kandidaten te bevorderen. Daarnaast helpt het geven van salarisinformatie bij het aantrekken van kandidaten van wie de salarisverwachtingen overeenkomen met het budget van het bedrijf. Dit kan bijdragen aan een soepelere ervaring voor kandidaten. Tot slot, in een concurrerende arbeidsmarkt onderscheid je je van andere bedrijven door salarisbereiken voor je vacatures bekend te maken.

Veel voorkomende fout 3: Het schrijven van te veel onnodige details

Er komt veel kijken bij een baan en het kan moeilijk zijn om de balans te vinden tussen het toevoegen van relevante details en tegelijkertijd beknopt zijn in je vacature.

Het schrijven van te veel onnodige details in je vacature kan echter leiden tot een paar negatieve effecten, zoals:

• Het overweldigen van kandidaten: door alle overbodige details kan het moeilijk zijn om de belangrijkste verantwoordelijkheden en vereisten te begrijpen, waardoor kandidaten mogelijk niet verder gaan met solliciteren
• Het verminderen van interesse: als je vacature te onoverzichtelijk is, kan dit ertoe leiden dat kandidaten de functie onjuist of minder aantrekkelijk vinden, waardoor het aantal sollicitaties afneemt
• Het er minder professioneel uit laten zien: een goed geschreven en beknopte vacature geeft een positieve indruk van de professionaliteit van het bedrijf. Als je vacature echter slecht geschreven is met onnodige of irrelevante informatie en slecht gestructureerd is, komt het bedrijf onprofessioneel en ongeorganiseerd over.
• Het negatief beinvloeden van SEO: zoekmachines zoals Google en Bing geven de voorkeur aan beknopte en relevante vacatures. Als je je vacature overlaadt met onnodige en irrelevante informatie, belemmer je de kans op zichtbaarheid in zoekmachines, waardoor het bereik voor potentiële kandidaten afneemt.
• Belangrijke informatie laten wegvallen: tussen de rommel in je vacature komt cruciale informatie over de functie en het bedrijf te liggen, en dit kan ook leiden tot een afname van het aantal sollicitaties omdat kandidaten de meest relevante informatie zouden hebben gemist.

Onze methode:

Probeer de balans te bewaren tussen de details en de leesbaarheid. Het is natuurlijk goed om de voordelen van jouw bedrijf goed toe te lichten, maar als je tekst te lang of te wollig is, haal sollicitanten wellicht het einde niet. Een mooi streven is zo om en nabij 500 woorden: lang genoeg om je verhaal goed te vertellen maar kort genoeg om boeiend te blijven.

Extra tip 1: Hulpmiddelen voor het maken van vacatures

Er zijn tal van tools die je kunnen helpen bij het schrijven van vacatures. ChatGPT kan natuurlijk je tekst nalezen en herschrijven. Mocht je gebruik maken van Recruitee, dan hebben wij ook onze eigen AI tool die gespecialiseerd is in het schrijven van vacatureteksten. 

Mocht je eerder op zoek zijn naar een steuntje voor tijdens het schrijfproces zelf, hebben wij ook nog een sjabloon dat wij zelf vaak gebruiken: 

• Functieoverzicht
• Over het team
• De reis van de kandidaat over 12 maanden (3, 6, 12 maanden)
• Wat de kandidaat gaat doen (functiebeschrijving)
• Wat de kandidaat voor het team kan betekenen (functievereisten)
• Voordelen
• Over ons
• Praktische informatie
• Pakkend slot

Voor een ingevuld voorbeeld kan je naar onze vacaturebank.

Extra tip 2: Juridische overwegingen

Vermoedelijk overbodig om te zeggen, maar het is in Nederland niet toegestaan om te discrimineren op basis waar van dan ook. Sommige bedrijven, zoals Concentrix, noteren dit nogmaals in hun vacature. Hoewel dit geen harde vereiste is, is dit een goede gelegenheid om de bedrijfswaarden te tonen.

Conclusie

Het schrijven van een effectieve vacaturetekst gaat verder dan alleen het beschrijven van een baan. Het biedt namelijk de kans om jouw bedrijf op een positieve manier te presenteren en de juiste kandidaten aan te trekken. Het begint allemaal met een grondige analyse van de functie. Denk hierbij aan het kiezen van een relevante functietitel en het schrijven van een duidelijke functieomschrijving. Een sterke bedrijfsomschrijving is ook van groot belang, omdat het duidelijk moet maken waarom jouw bedrijf een aantrekkelijke werkplek is.

Naast een heldere omschrijving van de verantwoordelijkheden, is het essentieel om de vereiste kwalificaties en de voordelen van de functie te benoemen. Dit helpt kandidaten om te bepalen of zij geschikt zijn voor de rol. Vergeet ook niet de secundaire arbeidsvoorwaarden te vermelden, aangezien dit vaak doorslaggevend kan zijn voor potentiële sollicitanten. Het optimaliseren van de vacaturetekst voor zoekmachines (SEO) is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat je vacature goed vindbaar is. Eindig met een duidelijke call-to-action, zodat geïnteresseerde kandidaten weten hoe ze kunnen solliciteren.

We moedigen je aan om deze richtlijnen te volgen bij het schrijven van je volgende vacature. Een goed opgestelde vacaturetekst trekt niet alleen de juiste kandidaten aan, maar versterkt ook de reputatie van jouw bedrijf. Veel succes!