Kennismakingsgesprekken: de praktische gids voor recruiters

Het kennismakingsgesprek is een belangrijk moment in het wervingsproces. Als recruiter heb je de taak om de kandidaat achter het cv te leren kennen en te beoordelen of het profiel en de verwachtingen aansluiten bij de rol en het bedrijf. Tegelijkertijd ben jij het visitekaartje van het bedrijf. Het is belangrijk om een goede indruk te maken en de sollicitant juist te informeren.

In deze gids voor recruiters lees je praktische tips voor het voorbereiden en voeren van effectieve kennismakingsgesprekken. Na het lezen heb je concrete handvatten voor het opzetten van een gestructureerd proces voor kennismakingsgesprekken en het selecteren van de juiste kandidaten voor de volgende ronde: het sollicitatiegesprek.

Wat is een kennismakingsgesprek?

Na ontvangst van de eerste reacties op een vacature, maak je een eerste selectie op basis van de cv's en sollicitatiebrieven. De geselecteerde kandidaten nodig je uit voor een kennismakingsgesprek. Dit gesprek biedt de kans om de kandidaten beter te leren kennen, hun geschiktheid te beoordelen en te bepalen of er een goede basis is voor een vervolg: het sollicitatiegesprek.

Het kennismakingsgesprek wordt ook wel het oriënterend gesprek genoemd en is hét moment waarop het kaf van het koren wordt gescheiden. Als recruiter beoordeel jij of de kandidaat in grote lijnen voldoet aan de functievereisten, maar ook of de persoonlijkheid, motivatie en verwachtingen aansluiten bij de functie en de bedrijfscultuur.

Het kennismakingsgesprek is tweerichtingsverkeer

Als recruiter is het goed om je te beseffen dat het kennismakingsgesprek twee kanten op werkt. Tijdens het gesprek beoordeel jij de kandidaat, maar de kandidaat beoordeelt ook of de rol en het bedrijf aansluit bij de eigen ambities. Het is dus belangrijk dat je een goede indruk achterlaat en de juiste informatie en verwachtingen schetst. 

Functieomschrijvingen in een vacaturetekst kunnen vrij algemeen zijn. Tijdens een kennismakingsgesprek kun je dieper op de functie en de verwachtingen ingaan, waardoor de kandidaat een duidelijker beeld krijgt van de rol en de verantwoordelijkheden.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Tip:

Tip:

Leer hoe je een goede functieomschrijving maakt met onze gids.

Het gesprek dient dus als een soort voorselectie voor de formele sollicitatierondes, waarin de vaardigheden en het gedrag van de kandidaat dieper worden geëvalueerd. De kennismakingsgesprekken voorkomen dat de tijd van hiring managers en andere teamleden die betrokken zijn bij het sollicitatieproces onnodig wordt verspild aan kandidaten die niet geschikt zijn.

Via telefoon, videogesprek of op locatie

De vorm van het oriënterend gesprek hangt af van de werkwijze en urgentie van het wervingsproces, maar ook van de voorkeur van de recruiter. Soms wordt gekozen voor een persoonlijk gesprek op locatie, terwijl een telefoongesprek of videogesprek in andere gevallen geschikter kan zijn. Het gesprek duurt meestal tussen de 15 en 45 minuten.

In de loop der tijd is het oriëntatiegesprek voor mij geëvolueerd. Toen ik begon, duurde het kennismakingsgesprek slechts 15 minuten aan de telefoon. Nu geef ik de voorkeur aan gesprekken van 45 minuten via een videogesprek.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Hoe kan een recruiter het kennismakingsgesprek het beste voorbereiden?

Met de juiste voorbereiding haal je als recruiter zo veel mogelijk uit het kennismakingsgesprek. Hieronder lees je onze 5 tips voor het voorbereiden van de oriënterende gesprekken. 

Tip 1: Zorg voor een goede afstemming met de hiring manager

De voorbereidingen voor het kennismakingsgesprek beginnen eigenlijk al bij de start van de vacature. Om de verwachtingen van de hiring manager helder te krijgen, is het cruciaal om eerst de benodigde informatie op te halen. Stel bijvoorbeeld een uitgebreid intakeformulier op voor hiring managers, waarin ze gedetailleerde informatie over de vereisten van een functie vastleggen.

Zo’n formulier helpt niet alleen bij het beoordelen van kandidaten, maar ook bij het nemen van een weloverwogen beslissing. Door deze verwachtingen al vroeg in het wervingsproces helder te hebben, voorkom je dat goede kandidaten over het hoofd worden gezien en vice versa. Aan de hand van het intakeformulier kun je (als recruiter) een standaard vragenlijst opstellen voor de gesprekken.

Wij plannen altijd een kick-off meeting waarin de recruiter en de hiring manager bij elkaar komen om het ingevulde intakeformulier door te nemen, de harde eisen te bespreken en afspraken te maken over het wervingsproces. Dit draagt bij aan een soepel wervingsproces en een duidelijk beeld van wat we zoeken.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Tip 2: Houd een vaste structuur aan tijdens de kennismakingsgesprekken

Door een vaste structuur te hanteren tijdens de gesprekken, kun je kandidaten op een consistente manier beoordelen, blijft het gesprek overzichtelijk en weet je zeker dat alle belangrijke informatie aan bod komt. Tegelijkertijd is het belangrijk om te voorkomen dat het een 'vragenvuur' wordt; geef ruimte voor een natuurlijke dynamiek in het gesprek.

Stel bijvoorbeeld een standaard vragenlijst op in overleg met de hiring manager. Vraag hem of haar om drie tot vijf rolspecifieke vragen te formuleren die duidelijk inzicht geven in of de kandidaat voldoet aan de functie-eisen. Dit maakt het eenvoudiger om een weloverwogen keuze te maken. Verderop lees je voorbeeldvragen en hoe je een effectieve structuur voor de gesprekken opzet.

Tip 3: Onderzoek het profiel en de ervaring van de kandidaat

Om alvast een beeld te krijgen van het profiel en de ervaring van de kandidaat, neem je het cv, het LinkedIn-profiel, de sollicitatiebrief en eventuele portfolio’s door. Noteer opvallende punten, zoals gaten in het cv, korte werkperiodes of variaties in functies. Een goede voorbereiding is hier het halve werk. Het geeft je de kans om eventuele twijfels direct te onderzoeken tijdens het eerste gesprek. 

Tip 4: Zorg voor een heldere inleiding over jezelf en het bedrijf

Tijdens het kennismakingsgesprek geef je een korte introductie over jezelf en het bedrijf. Het gaat om een kort overzicht van je rol, de belangrijkste aspecten van de functie en een schets van de bedrijfscultuur. Bereid dit verhaal goed voor, zodat je helder en beknopt blijft, niets over het hoofd ziet, en de kandidaat het gesprek verlaat met een beter inzicht in zowel de functie als het bedrijf.

Tip 5: Schep heldere verwachtingen bij de kandidaat

Om het kennismakingsgesprek soepel te laten verlopen, is het belangrijk om vooraf heldere verwachtingen te scheppen. Stuur een e-mail waarin je aangeeft wat de datum, het tijdstip en de lengte van het gesprek zal zijn. Vermeld ook hoe het gesprek zal plaatsvinden. Is dat bijvoorbeeld telefonisch, via een videogesprek of op een fysieke locatie? 

Informeer ook wat er besproken zal worden tijdens het gesprek en wie de gesprekspartner is. Laat daarnaast weten welke documenten en materialen je wilt ontvangen en wat de vervolgstappen zijn. Zo kan de kandidaat zich goed voorbereiden en zorg je voor een ontspannen sfeer. Ook laat je hiermee zien dat het bedrijf professioneel en respectvol omgaat met de tijd van kandidaten.

Tip:

Tip:

Als er veel kandidaten reageren op een vacature, of als je veel vacatures tegelijk hebt lopen, kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren. Recruitee by Tellent helpt je het wervingsproces te organiseren en automatiseren, zodat je geen omkijken meer hebt naar het inplannen van gesprekken, het sturen van updates en het verzenden van follow-ups.

Wat is de structuur van een oriënterend gesprek?

Door een vaste structuur te hanteren tijdens de kennismakingsgesprekken, kun je kandidaten op een eerlijke manier met elkaar vergelijken. Het is belangrijk dat je de structuur van de gesprekken eerst afstemt met de hiring manager, zodat de verwachtingen helder zijn. Alleen dan ben je in staat om de juiste kandidaten te selecteren voor de vervolggesprekken. 

Hieronder vind je een voorbeeld van een vaste structuur die je kunt aanhouden tijdens de gesprekken. De structuur is opgedeeld in verschillende stappen:

• Stap 1: De ontmoeting
• Stap 2: De introductie van het bedrijf
• Stap 3: De introductie van de kandidaat
• Stap 4: Vragen voor de kandidaat
• Stap 5: De afsluiting

Stap 1: De ontmoeting

De eerste indruk is van groot belang; het is het moment waarop je het bedrijf presenteert en de toon voor het gesprek zet. 

Voor een fysiek gesprek:

• Begroet de kandidaat met een stevige handdruk
• Maak oogcontact en glimlach
• Stel een luchtige vraag om het ijs te breken, bijvoorbeeld over de reis of het weer

Voor een video- of telefoongesprek:

• Zorg voor een stabiele verbinding en test de technologie vooraf
• Zorg dat je in ieder geval 2 minuten voor tijd in het videogesprek aanwezig bent, zodat je de kandidaat direct kunt ‘binnenlaten’
• Zorg dat je de kandidaat precies op het afgesproken tijdstip belt
• Begroet de kandidaat vriendelijk en stel een vraag om de spanning te verminderen, zoals een vraag over hoe hun dag verloopt

Veel kandidaten zijn zenuwachtig omdat er veel op het spel staat - misschien wel hun droombaan! Door het ijs te breken worden ze direct op het gemak gesteld. Door de luchtige vraag kun je even 'levelen' met elkaar, waardoor de grootste spanning wordt weggehaald. Hierdoor ga je samen een meer ontspannen gesprek aan en leer je de kandidaten beter kennen. 

Zorg voor duidelijke instructies en een open houding

Nodig je de kandidaat uit op kantoor? In dat geval begint de eerste indruk al bij het binnenkomen. Zorg ervoor dat de sollicitant duidelijke instructies krijgt over waar hij of zij zich kan melden en dat collega’s op de hoogte zijn om de sollicitant vriendelijk te begroeten en te assisteren. Dit zorgt ervoor dat de kandidaat zich vanaf het begin welkom voelt.

Een goede eerste indruk wordt trouwens niet alleen bepaald door wat je zegt, maar ook door je houding. Zorg voor een open en betrokken houding door de sollicitant vriendelijk te begroeten, iets te drinken aan te bieden en je telefoon weg te leggen. Dit toont respect en draagt bij aan een ontspannen en professionele sfeer.

Stap 2: De introductie van het bedrijf

Als het kennismakingsgesprek van start gaat, stel je eerst jezelf voor. Beschrijf kort wie je bent en wat jouw rol als recruiter binnen het bedrijf is. Geef vervolgens meer informatie over het bedrijf, zoals de kernwaarden en de bedrijfscultuur. Daarna kun je de details van de functie bespreken waarvoor de kandidaat solliciteert.

Vertel bijvoorbeeld over de belangrijkste werkzaamheden, het team en de afdeling waar de functie onder valt. Het kan helpen om vooraf een aantal bulletpoints op te stellen, zodat je zeker weet dat je geen belangrijke informatie vergeet. Sluit af door te vragen of de kandidaat nog vragen heeft, zodat hij of zij met een goed begrip van het bedrijf en de functie naar huis gaat.

Stap 3: De introductie van de kandidaat

Nu je jouw verhaal hebt verteld, is het tijd om de kandidaat beter te leren kennen. Open vragen werken altijd goed, omdat ze de sollicitant uitnodigen om meer over zichzelf te vertellen. Begin bijvoorbeeld met: “Vertel eens iets over jezelf.” Dit breekt het ijs, omdat de kandidaat makkelijk praat over zijn of haar eigen geschiedenis en persoonlijkheid.

De onderwerpen die de kandidaat aansnijdt geven ook veel prijs over iemands waarden en persoonlijkheid. Blijft de kandidaat beknopt of neemt hij of zij de tijd om zichzelf voor te stellen? Geeft de sollicitant vooral werkgerelateerde informatie of komt ook het privéleven aan bod? Wanneer iets opvallend of juist afwezig is in het verhaal, is dat een goede aanleiding om verder te vragen. 

Stap 4: Vragen voor de kandidaat

Nadat de kandidaat zichzelf heeft voorgesteld, is het tijd om jouw standaard vragenlijst erbij te pakken. Deze heb je tijdens de voorbereidingen afgestemd met de hiring manager. De vragenlijst maakt het gemakkelijker om kandidaten te vergelijken. Daarnaast kan de hiring manager, indien nodig, eenvoudig een doorslaggevende keuze maken op basis van de antwoorden. 

Ook hier is het verstandig om met open vragen te werken, zodat de kandidaat wordt gestimuleerd om meer over zichzelf te vertellen. Aan de ene kant let je natuurlijk op de antwoorden die een kandidaat geeft. Maar vergeet niet ook te letten op de manier waarop iemand communiceert. Het kan namelijk veel prijsgeven over iemands persoonlijkheid en werkprofiel.

Zonder dat je er direct naar vraagt, valt er veel te ontdekken. Kijk bijvoorbeeld of iemand tussendoor vragen stelt of wacht tot het einde om ze te stellen. Of kijk naar de manier waarop iemand nadenkt over vragen: denkt de kandidaat lang na of geeft hij of zij meteen antwoord? Zo kun je beter inschatten of iemand past binnen het functieprofiel en de bedrijfscultuur.

Worden twijfels weggenomen of bevestigd?

Zijn er specifieke zaken die je opvielen in het profiel of de ervaring van de kandidaat? Dit is het ideale moment om die vragen te stellen. Afhankelijk van het antwoord kan de sollicitant twijfels wegnemen of juist bevestigen. Let daarnaast goed op het type vragen dat de kandidaat zelf stelt. Dit kan veel onthullen over de oprechte interesse en betrokkenheid bij zowel de functie als het bedrijf.

Stap 5: De afsluiting

De afsluiting van het kennismakingsgesprek is minstens zo belangrijk als de ontmoeting zelf. Het gevoel waarmee het gesprek wordt afgesloten zal blijven hangen bij de sollicitant. In plaats van snel af te ronden, is het beter om hier de tijd voor te nemen. Vraag altijd of er nog onbeantwoorde vragen zijn, zodat de kandidaat met een volledig beeld naar huis gaat.

Informeer de kandidaat ook over de volgende stappen in het proces. Wanneer kan hij of zij een terugkoppeling verwachten en hoe ziet de verdere procedure eruit? Zijn er tests die gemaakt moeten worden? 

Peil de interesse en bespreek eventuele zorgen

Het is verstandig om kandidaten altijd aan het einde van het gesprek te vragen wat ze van het gesprek vonden. Vraag wat ze van de rol vinden en of ze - op basis van wat ze nu weten - willen doorgaan met het sollicitatieproces. Het antwoord geeft inzicht in de interesse. Daarnaast komen er soms zorgen aan het licht, die je direct kunt bespreken. 

Ik vraag mijn kandidaten altijd na het gesprek wat ze van de rol vinden, en of ze het sollicitatieproces willen voortzetten. Soms gaan we er namelijk van uit dat mensen verder met ons willen praten, terwijl er ook twijfels kunnen zijn. Je hebt dan direct de mogelijkheid om eventuele zorgen te bespreken en de kandidaat dieper bij het proces te betrekken.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Werk met standaard evaluatieformulieren en “eerlijke evaluaties”

Voor het evalueren van kennismakingsgesprekken is het handig om standaard evaluatieformulieren te gebruiken, die worden opgesteld tijdens de voorbereidingen. Om vooroordelen te voorkomen bij het invullen, raden we aan om teamleden onafhankelijk van elkaar feedback te laten geven, zonder de beoordelingen van anderen te kunnen inzien. 

Tip:

Tip:

Met Recruitee kun je Eerlijke evaluaties gebruiken, waarbij het hiring team feedback geeft zonder de rest van de beoordelingen in te zien. De resultaten worden pas zichtbaar als iedereen zijn mening heeft gegeven.

Bij Tellent gebruiken we evaluatieformulieren die zijn afgestemd op de ronde en de rol. En om vooroordelen te voorkomen, moedigen we onze teams aan om “eerlijke evaluaties” te gebruiken.

Aleksandra Gurskaite, Hoofd Recruitment bij Tellent

Welke vragen kun je stellen tijdens het kennismakingsgesprek?

Eerder bespraken we het belang van het opstellen van een standaard vragenlijst, die je kunt gebruiken voor de oriënterende gesprekken. Hieronder geven we een aantal voorbeelden van vragen die je kunt stellen. Stem de vragen af met je hiring manager en vraag hem of haar om ook een paar rolspecifieke vragen te formuleren. 

Voorbeeldvragen voor de standaard vragenlijst 

Om te voorkomen dat het een kruisverhoor wordt, raden we je aan om maximaal 7 vragen op te stellen. De kennismakingsgesprekken zijn tenslotte bedoeld om de groep sollicitanten op een efficiënte manier te beoordelen. Zorg voor een goede mix van vragen die gaan over de geschiktheid voor de functie, de motivatie voor de baan en de persoonlijkheid van de kandidaat. 

Het is handig om af te sluiten met een paar praktische vragen, bijvoorbeeld over de starttijd en de salarisrange. 

“Waarom ben je op zoek naar een nieuwe baan?”

Deze vraag biedt inzicht in de reden van de sollicitatie en geeft de kandidaat de kans om zijn of haar motivatie voor de rol toe te lichten. Het vertelt je waarom de sollicitant zijn of haar huidige baan verlaat en laat zien of de behoeften en verwachtingen van de sollicitant overeenkomen met de functie. Ook kan de kandidaat uitleggen waarom hij of zij momenteel geen baan heeft (als dat zo is).

“In wat voor werkomgeving gedij je het beste?” 

Op basis van het antwoord kun je bepalen of de kandidaat past bij de bedrijfscultuur, de managementstijl en de directe collega’s in het team. Dit hoeft zeker niet te betekenen dat alle collega’s op elkaar moeten lijken. Een team met verschillende profielen kan zorgen voor een gebalanceerd team, mits de karaktereigenschappen van de individuen aansluiten bij de functievereisten.

“Waarom ben jij de beste kandidaat voor deze functie?" 

Op het eerste gezicht lijkt dit misschien een vraag voor het officiële sollicitatiegesprek. Toch is het goed om deze vraag nu al te stellen. Het geeft je inzicht in het begrip van de sollicitant over de functie en hoe goed zijn of haar ervaring en competenties aansluiten bij de rol. Dit helpt je te beoordelen of de kandidaat een goed idee heeft van de verwachtingen. 

Vraag niet te diep verder over de details. Dit onderwerp kun je bewaren voor het sollicitatiegesprek, waar de hiring manager ook bij aanwezig is. 

“Wat weet je al over ons bedrijf?”

Deze vraag is nuttig, omdat het toont hoe goed de sollicitant zich heeft voorbereid en hoe serieus hij of zij de sollicitatie neemt. Dit zegt iets over de werkethos en de motivatie om de baan te krijgen. Daarnaast biedt het de kans om te ontdekken waar de kandidaat nog vragen over heeft en meer te vertellen over de diensten, producten of de bedrijfscultuur.

“Waarom wil je voor ons bedrijf werken?”

Bij bedrijven waar de focus ligt op een culturele fit en betrokkenheid bij het bedrijf, kan het nuttig zijn om deze vraag te stellen. In het wervingsproces meer gericht op het vinden van iemand met de juiste vaardigheden en ervaring, dan kun je beter de voorkeur geven aan een andere vraag - bijvoorbeeld over de geschiktheid, motivatie of persoonlijkheid van de kandidaat. 

“Wat motiveert je op de werkvloer?”

Met deze vraag krijg je inzicht in de drijfveren van een kandidaat. Het helpt je te beoordelen of de motivatie van de sollicitant aansluit bij de rol en de werkomgeving van jouw bedrijf. Je kunt hierdoor inschatten of de kandidaat langdurig tevreden en betrokken zal blijven. 

“Naar welk salaris ben je op zoek?” 

Vraag tijdens het kennismakingsgesprek naar de salarisverwachtingen. Als het antwoord te ver afwijkt van wat mogelijk is, heeft het weinig zin om de procedure voort te zetten. Dit voorkomt onnodige tijdsinvestering voor beide partijen. Valt het antwoord net buiten de marge, dan is er mogelijk nog ruimte voor onderhandeling. 

Ik wacht niet meer met het bespreken van het salaris tot het laatste gesprek. Voor beide partijen is het tijdverspilling om dit onderwerp uit te stellen. Het maakt mijn werk een stuk makkelijker.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Wees erop voorbereid dat niet alle kandidaten direct een bedrag zullen noemen. Zij wachten misschien liever af welk salaris de werkgever voorstelt, omdat ze zichzelf op die manier niet in de eigen vingers snijden. Bespreek tijdens de intake met de hiring manager hoe je hiermee omgaat. Zorg er in elk geval voor dat je na het gesprek weet of de kandidaat valt binnen de range.

Om vanaf het begin de juiste verwachtingen te scheppen, is het verstandig om een salarisrange in je vacaturetekst te vermelden. Dit zorgt ervoor dat er alleen kandidaten solliciteren die binnen de range passen. 

“Wanneer kun je beginnen als je wordt aangenomen?” 

Deze vraag biedt inzicht in de beschikbaarheid van de kandidaten en helpt om te bepalen hoe snel de vacature kan worden ingevuld. Door de situatie vroegtijdig te bespreken, voorkom je ook dat er te laat een voorstel wordt gedaan, waardoor de opzegtermijn onnodig wordt verlengd. Het stellen van deze vraag kan dus bijdragen aan een snellere voortgang van het proces.

Als er haast is bij het invullen van een vacature, kan de startdatum van een kandidaat een doorslaggevende factor zijn bij de beslissing om deze persoon wel of niet aan te nemen.

Wat is het verschil tussen een kennismakingsgesprek en een sollicitatiegesprek?

Het kennismakingsgesprek is het eerste contactmoment met de kandidaat en dient als een soort voorselectie voor de officiële sollicitatiegesprekken. Het doel is om elkaar beter te leren kennen en te beoordelen of er een basis is voor verdere gesprekken. Dit gesprek is informeel en kan telefonisch, via videoverbinding of op een fysieke locatie plaatsvinden. 

De focus ligt op de algemene ervaring, motivatie en persoonlijkheid van de sollicitant. Ook wordt gekeken of de verwachtingen matchen met de functie en de bedrijfscultuur. Voor de kandidaat biedt het gesprek de kans om meer te leren over het bedrijf en de rol. Bij het kennismakingsgesprek is meestal de recruiter of een HR-vertegenwoordiger aanwezig. 

Het sollicitatiegesprek

Als beide partijen beslissen verder te willen op basis van het kennismakingsgesprek, vindt het sollicitatiegesprek plaats. Dit is een formeel gesprek waarbij dieper wordt ingegaan op de vaardigheden, ervaring en de geschiktheid voor de specifieke rol. Naast de recruiter of HR-vertegenwoordiger zijn vaak de hiring manager en/of andere teamleden aanwezig. 

De kandidaat wordt tijdens dit gesprek een stuk meer ‘uitgedaagd’. Er worden gedetailleerde vragen gesteld over werkervaring, vaardigheden en specifieke competenties. Vaak wordt de sollicitant ook gevraagd om te reageren op scenario’s en om voorbeelden te schetsen van situaties in het verleden. Op deze manier wordt het gedrag van de sollicitant in kaart gebracht.

Na het sollicitatiegesprek

Afhankelijk van de uitkomst van de evaluatie kan er een vervolgtraject worden gestart, zoals een tweede sollicitatiegesprek, een assessment of een referentiecontrole. Als de beslissing positief is, wordt een aanbod gedaan aan de kandidaat. Als de beslissing negatief is, ontvangt de sollicitant een afwijzing, vaak met feedback over de redenen.

Wat zijn veelgemaakte ‘fouten’ van recruiters tijdens het oriënterend gesprek?

We sluiten deze gids af met een paar ‘fouten’ die recruiters vaak maken tijdens het oriënterend gesprek. Probeer ze zoveel mogelijk te voorkomen.

• Ze houden te streng vast aan de structuur, waardoor de natuurlijke flow van het gesprek verloren gaat. Hierdoor kan het aanvoelen als een onpersoonlijk gesprek, terwijl je de kandidaat juist beter wilt leren kennen.
• Ze vergeten het doel van het kennismakingsgesprek. Ze stellen bijvoorbeeld vragen die eigenlijk voor het sollicitatiegesprek bedoeld zijn. Hierdoor voert de kandidaat twee bijna identieke gesprekken. 
• Ze schenken te weinig aandacht aan een goede ontvangst en een goede afronding, waardoor kandidaten zich mogelijk niet op hun gemak voelen en niet voldoende worden geïnformeerd over het verdere proces.
• Ze komen te laat op het gesprek, zonder de sollicitant hiervan op de hoogte te stellen. Dit laat een onprofessionele indruk achter. 
• Ze houden geen intake met de hiring manager, waardoor de verwachtingen voor de functie niet (voldoende) duidelijk zijn en een onjuiste selectie van kandidaten wordt gemaakt voor de sollicitatierondes.
• Ze geven de kandidaat te weinig ruimte om vragen te stellen, waardoor hij of zij met vragen blijft zitten en zich niet gehoord voelt. 
• Ze bereiden zich zo grondig voor, dat ze al een volledig beeld hebben gevormd van de kandidaat voordat het gesprek plaatsvindt. Dit kan leiden tot vooroordelen over de sollicitant nog voordat het gesprek heeft plaatsgevonden.
• Ze haasten zich door de kennismaking, omdat ze weinig tijd hebben of te veel vragen moeten afwerken. Plan de gesprekken iets ruimer in, zodat je niet hoeft te haasten. Heb je weinig tijd, kies dan liever voor het stellen van minder vragen. 
• Ze evalueren het sollicitatieproces niet. Merk je dat er bepaalde vragen zijn die niet meer relevant zijn, haal ze er dan uit in overleg met je hiring manager.

Hoe uitgebreid je wervingsproces ook is, er is altijd ruimte voor verbetering. Daarom nemen wij onze processen regelmatig onder de loep. In plaats van het wervingsproces van anderen te kopiëren, vragen wij de feedback van ons team voor het verbeteren van elke fase van het selectieproces.

Aleksandra Gurskaite

Hoofd Recruitment bij Tellent

Conclusie

Na het lezen van deze gids beschik je over de kennis en tools om een gestructureerd proces voor kennismakingsgesprekken op te zetten. Het is duidelijk: hoe meer energie je in de voorbereiding steekt, hoe meer je uit de gesprekken haalt. Dit komt niet alleen de kwaliteit van de gesprekken ten goede, maar het vergroot ook de kans op het aannemen van de juiste sollicitanten.

Onthoud vooral dat het kennismakingsgesprek tweerichtingsverkeer is. Het is het moment waarop beide partijen elkaar leren kennen en bepalen of er een goede basis is voor verdere gesprekken. Zet je beste beentje voor!