AVG en recruitment: wat moet je als werkgever regelen in 2026?

Laatst bijgewerkt: 9 juni 2026
16 read
Geschreven door:
Inhoudsopgave

De regelgeving rond privacy, AI en loontransparantie is volop in beweging. Dat blijft opletten als Nederlandse werkgever, want in 2026 krijg je opnieuw met een aantal nieuwe regels te maken binnen HR en recruitment.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) was altijd al belangrijk. Maar daar komen nu ook de Wet Loontransparantie en de EU AI Act bij. Al deze wetten hebben impact op hoe je omgaat met kandidaten, medewerkers en de people data die daarbij hoort.

Omdat je waarschijnlijk geen tijd hebt om alle wetten van A tot Z door te nemen, hebben we in deze praktische gids voor je op een rij gezet waar je op moet letten en hoe je je kunt voorbereiden.

Dat is ook echt nodig, want de regels worden strenger en er wordt actiever gehandhaafd. In hun jaarplan (2026) geeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) aan dat ze nog altijd liever helpen dan straffen, maar ondertussen wel steeds scherper toezien.

Je ziet ook dat organisaties alerter worden. Uit het jaarverslag van de AP (2025) blijkt dat het aantal datalekmeldingen steeg van 37.839 in 2024 naar 44.374 in 2025. Organisaties weten de toezichthouder dus steeds beter te vinden.

Een deel van de nieuwe regels geldt al, en de rest komt er snel aan. Dit is dus hét moment om te checken of je alles goed hebt geregeld en waar eventueel nog actie nodig is. We lopen er samen met je doorheen.

Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en vervangt geen juridisch advies.

Wat zegt de AVG over het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming draait er in de basis om dat je zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens. Voor recruitment betekent dat dat je gegevens van sollicitanten alleen mag gebruiken als daar een goede reden voor is.

In de praktijk komt het erop neer dat je alleen gegevens verwerkt die je nodig hebt om een kandidaat te beoordelen en eventueel aan te nemen. Met ‘verwerken’ bedoelen we bijvoorbeeld het opslaan, bekijken of delen van gegevens met collega’s.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Cv’s
  • Motivatiebrieven
  • Gespreksaantekeningen
  • Resultaten van assessments

Deze gegevens mag je gebruiken en intern delen met collega’s die betrokken zijn bij de selectie. Houd het daarbij wel beperkt tot wat écht nodig is voor het sollicitatieproces.

Zorg voor een privacyverklaring die meteen te vinden is voor een sollicitant

Je hebt geen expliciete toestemming van de kandidaat nodig om de gegevens te verwerken. Maar wat je wel moet doen, is duidelijk zijn over wat je met die gegevens doet. Dat leg je vast in een privacyverklaring.

Leg in de privacyverklaring uit welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze eventueel deelt. Voeg ook toe welke rechten kandidaten hebben.

Zorg dat kandidaten deze informatie meteen kunnen vinden op het moment dat ze solliciteren, bijvoorbeeld via je sollicitatieformulier of in de vacaturetekst.

Welke persoonsgegevens van sollicitanten mag je niet verwerken?

Je mag tijdens het sollicitatieproces geen gegevens verzamelen die je niet echt nodig hebt om een goede keuze te maken. Dat betekent dat je kritisch moet kijken naar wat je opvraagt en wat je vastlegt in gesprekken of aantekeningen.

Sommige gegevens zijn niet relevant in de sollicitatiefase. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Een bankrekeningnummer
  • Een kopie van een identiteitsbewijs
  • Informatie over iemands gezinssituatie

Deze informatie heb je niet nodig om iemands geschiktheid te beoordelen en kun je dus niet verwerken.

Bijzondere persoonsgegevens

Sommige gegevens zijn extra privacygevoelig. Denk aan informatie over gezondheid (zoals zwangerschap), religie, etniciteit of seksuele geaardheid. Dit soort gegevens vallen onder ‘bijzondere persoonsgegevens’ in de AVG.

In de basis geldt dat je die gegevens niet mag verwerken. Alleen in specifieke situaties zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld als de wet dat verplicht of als er sprake is van een zwaarwegend belang. In sectoren zoals de zorg of het onderwijs kunnen bijvoorbeeld andere regels gelden.

Volgens de wet kun je bijzondere persoonsgegevens wel verwerken als je daar toestemming voor hebt. Maar let op: in recruitment is dat meestal geen sterke basis. Toestemming moet namelijk echt vrij gegeven zijn, en door de afhankelijkheidsrelatie tussen kandidaat en organisatie is dat vaak lastig.

Let op: het gaat niet alleen om welke gegevens je direct vraagt. Je kunt dit soort gegevens ook (onbewust) indirect verzamelen. Denk aan:

  • vragen naar iemands geboorteland
  • het verplicht stellen van een videosollicitatie
  • het vragen van een foto

Hiermee kun je onnodig gevoelige informatie verzamelen. Vraag dit soort dingen daarom alleen als daar echt een goede reden voor is.

Mag je de social media van een kandidaat checken tijdens het sollicitatieproces?

Je mag niet zomaar een socialmediaprofiel van een kandidaat checken tijdens het sollicitatieproces. Ook niet als dit profiel openbaar is. Volgens de AVG moet je daar een duidelijke en functiegerichte reden voor hebben.

Het uitgangspunt is dat je alleen kijkt naar informatie die relevant is voor de functie. Een LinkedIn-profiel bekijken om werkervaring of vaardigheden te controleren, is daarom iets anders dan rondkijken op iemands privé-Instagram of Facebook.

Ga dus niet zomaar online speuren om te zien wat je tegenkomt. Wees duidelijk over waarom je een profiel bekijkt en welke informatie je gebruikt in je beoordeling. Informeer kandidaten hier ook vooraf over, bijvoorbeeld in je privacyverklaring of vacaturetekst.

Wil je andere socialmediakanalen bekijken dan professionele platforms zoals LinkedIn? Doe dat alleen als je daar echt een goede reden voor hebt en het relevant is voor de functie.

Wat zegt de AVG over de rechten van kandidaten?

Kandidaten hebben tijdens het sollicitatieproces verschillende rechten als het gaat om hun persoonsgegevens:

  • Kandidaten mogen opvragen welke persoonsgegevens je van hen verwerkt en waarvoor je die gebruikt.
  • Klopt bepaalde informatie niet? Dan mogen kandidaten vragen om die gegevens aan te passen. Denk bijvoorbeeld aan foutieve contactgegevens of onjuiste persoonsgegevens.
  • Kandidaten mogen vragen om hun gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld nadat zij zijn afgewezen en je de gegevens niet meer nodig hebt.

Je bent als organisatie verplicht om binnen 1 maand per e-mail of brief te reageren op het verzoek. Zorg dus dat je weet welke gegevens je bewaart, waar die staan en hoe je deze kunt aanpassen of verwijderen.

Het recht om niet volledig geautomatiseerd beoordeeld te worden

Kandidaten hebben ook het recht om niet volledig beoordeeld of afgewezen te worden door alleen een geautomatiseerd systeem. Er moet dus altijd iemand meekijken als software of AI wordt gebruikt om recruiters te ondersteunen bij het ordenen, beoordelen of verwerken van sollicitaties.

Gebruik je AI binnen recruitment, bijvoorbeeld voor screening of matching? Dan is het belangrijk dat technologie ondersteunend blijft aan het proces en niet zelfstandig de eindbeslissing neemt.

Tools zoals de Screening Assistant van Tellent Recruitee helpen recruiters bijvoorbeeld om sneller inzicht te krijgen in kandidaten die mogelijk aansluiten of vooraf opgestelde selectiecriteria, waarna recruiters zelf de uiteindelijke beoordeling maken. Kandidaten worden daarbij niet automatisch uitgesloten en de uiteindelijke beoordeling blijft altijd bij het hiring team liggen.

Komt een kandidaat erachter dat een geautomatiseerd systeem een (te) grote rol heeft gespeeld in de beoordeling? Dan kan diegene vragen om menselijke tussenkomst en een extra beoordeling van de sollicitatie.

Verderop lees je ook wat de EU AI Act betekent voor het gebruik van AI binnen recruitmentsoftware.

Wat zegt de AVG over jouw verplichtingen als werkgever?

Volgens de AVG moet je als organisatie verantwoord omgaan met kandidaatgegevens en passende maatregelen nemen om die gegevens veilig te verwerken en te beschermen.

Het gaat dus niet alleen over welke gegevens je verzamelt, maar ook over hoe je die bewaart, deelt en beveiligt. Dit zijn een paar dingen die je in ieder geval goed geregeld wilt hebben:

  • Een duidelijke privacyverklaring. Kandidaten moeten weten welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je die bewaart en met wie je ze eventueel deelt. Zorg dat deze informatie makkelijk te vinden is tijdens het sollicitatieproces, bijvoorbeeld via een link in je vacature of het sollicitatieformulier.
  • Toegangsbeheer. Niet iedereen binnen je organisatie hoeft toegang te hebben tot kandidaatgegevens. Zorg ervoor dat alleen het betrokken hiring team toegang heeft tot de data die nodig is voor de selectie. In Tellent Recruitee kun je dit regelen door gebruikersrollen in te stellen.
  • Een verwerkersovereenkomst met je ATS-leverancier. Gebruik je een ATS of andere recruitmentsoftware? Dan verwerk je persoonsgegevens via een externe partij. In dat geval heb je een verwerkersovereenkomst nodig waarin afspraken staan over hoe die gegevens worden beveiligd en verwerkt.

Uiteindelijk blijft jouw organisatie zelf verantwoordelijk voor hoe je omgaat met kandidaatgegevens, ook als een deel daarvan via software of externe leveranciers loopt.

Waarom zorgvuldig omgaan met privacy ook belangrijk is voor je employer brand

Houd je je niet aan je verplichtingen als organisatie? Dan loop je risico op hoge boetes. Onder de AVG kunnen die oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van je wereldwijde jaaromzet.

Zorg er daarom voor dat je zorgvuldig omgaat met kandidaatgegevens en alleen gegevens verwerkt waar je een duidelijke grondslag voor hebt. Richt je recruitmentproces daar ook goed op in.

Het gaat hierbij niet alleen om compliance of het voorkomen van boetes. Hoe je omgaat met kandidaatgegevens zegt namelijk ook iets over jou als werkgever.

Kandidaten verwachten dat hun gegevens veilig worden verwerkt. Zeker in een krappe arbeidsmarkt, waarin sectoren zoals ICT, zorg en techniek blijven kampen met personeelstekorten, speelt vertrouwen een grote rol. AVG-compliance draagt dus ook bij aan je employer brand.

Wat zijn de bewaartermijnen voor cv’s en andere kandidaatgegevens?

Je mag cv’s en andere gegevens van afgewezen kandidaten maximaal 4 weken bewaren na afloop van de sollicitatieprocedure. Wil je een kandidaat opnemen in een talentpool? Dan mag je de gegevens maximaal 1 jaar bewaren, maar alleen als de kandidaat daar actief toestemming voor heeft gegeven. Dit volgt uit de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Belangrijk daarbij is dat de toestemming echt vrij gegeven moet zijn. Omdat er tijdens een sollicitatieprocedure meestal sprake is van een afhankelijkheidsrelatie tussen kandidaat en organisatie, is het het beste om toestemming voor een talentpool pas ná afronding van de procedure te vragen. Bijvoorbeeld via een aparte mail of een los formulier.

Zorg er ook voor dat toestemming actief en schriftelijk wordt gegeven. Een vooraf aangevinkt vakje of stilzwijgende toestemming is niet voldoende.

Stilzwijgend verlengen talentpools is niet toegestaan

Wil je een kandidaat langer dan 1 jaar in de talentpool houden? Dan moet je opnieuw toestemming vragen. De NVP Sollicitatiecode benadrukt dat stilzwijgend verlengen niet is toegestaan. Reageert een kandidaat niet of geeft diegene geen nieuwe toestemming? Dan moet je de gegevens verwijderen.

De persoonsgegevens van aangenomen kandidaten vallen daarna onder HR-dossiers en hebben andere bewaartermijnen.

Waarom je een goed ATS én duidelijke werkwijzen nodig hebt

Een goed Applicant Tracking System (ATS) helpt je niet alleen sneller te werven, maar ook om privacyprocessen en compliance-werkzaamheden beter te ondersteunen. Denk aan:

  • automatische bewaartermijnen
  • toestemming voor talentpools
  • toegangsbeheer
  • centrale opslag van kandidaatgegevens
  • verwerking van verwijderverzoeken
  • veilige samenwerking met hiring managers

Daarmee ondersteun je recruiters bij het consistent beheren van deze processen. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.

In een goed ATS bewaar je alle kandidaatgegevens op één centrale plek. Denk aan cv’s, gespreksaantekeningen, assessmentresultaten en feedback van het hiring team. Zo houd je overzicht en voorkom je dat gegevens overal blijven rondzwerven.

Compliance valt of staat met het gedrag buiten je ATS

Maar alleen een goed ingericht ATS is niet genoeg om compliant te blijven. In de praktijk gaat het juist vaak mis buiten het systeem om. Denk aan:

  • cv’s die blijven rondzwerven in mailboxen
  • gespreksaantekeningen in losse documenten
  • losse feedback in WhatsApp-groepen
  • exports van kandidaatdata die blijven bestaan
  • gedeelde spreadsheets met kandidaatgegevens

Ook die gegevens vallen onder dezelfde AVG-regels en bewaartermijnen.

Daarom zijn duidelijke werkwijzen minstens zo belangrijk als goede software. Zorg dat iedereen die betrokken is bij recruitment weet dat kandidaatgegevens alleen in het ATS thuishoren en hoe ermee wordt omgegaan.

Als recruiter of HR-professional werk je dagelijks met people data, maar uiteindelijk ligt de aansprakelijkheid bij de organisatie. Bespreek dit dus intern en maak samen duidelijke afspraken over hoe jullie met kandidaatgegevens omgaan.

Controleer ook regelmatig of (oude) kandidaatgegevens niet alsnog ergens in mailboxen, gedeelde mappen of losse documenten zijn opgeslagen en verwijder die op tijd. Plan hier vaste checks voor in.

Privacy is niet de enige regelgeving waar recruiters in 2026 rekening mee moeten houden. Ook rondom salaristransparantie veranderen er belangrijke zaken.

Wat verandert de Wet Loontransparantie voor werkgevers in 2026?

De Wet Loontransparantie verplicht je vanaf juni 2026 om kandidaten al vroeg in het sollicitatieproces duidelijkheid te geven over het salaris of de salarisrange, bijvoorbeeld in een vacature.

Uit onderzoek van Indeed blijkt dat op dit moment slechts 48% van de Nederlandse organisaties een duidelijk(e) salaris(range) vermeldt in de vacatures. Werk aan de winkel dus!

Daarnaast mag je kandidaten vanaf dat moment niet meer vragen naar hun huidige salaris en moet je kunnen aantonen dat medewerkers gelijk worden betaald voor gelijkwaardig werk.

Medewerkers krijgen ook het recht om informatie op te vragen over hun eigen salarisniveau en het gemiddelde salaris van collega’s die gelijkwaardig werk doen, uitgesplitst naar geslacht.

Extra verplichtingen voor organisaties met 100+ medewerkers

Voor grotere organisaties komen daar nog extra verplichtingen bij. Volgens de Europese Richtlijn Loontransparantie moeten organisaties met meer dan 100 medewerkers rapporteren over loonverschillen tussen mannen en vrouwen.

Is er een loonkloof van meer dan 5% zonder objectieve verklaring, zoals aantoonbaar betere prestaties op basis van consistente beoordelingscriteria? Dan moet je als organisatie onderzoeken waar dat verschil vandaan komt en maatregelen nemen als dat nodig blijkt.

Pas je recruitmentproces vóór juni 2026 aan op de nieuwe regels

Nederland probeerde de invoering van de Wet Loontransparantie eerst uit te stellen tot januari 2027, maar dat verzoek werd door de Europese Commissie afgewezen. Dat betekent dat je vacatures en recruitmentprocessen vóór juni 2026 aangepast moeten zijn aan de nieuwe regels.

Controleer daarom:

  • of vacatures standaard een salaris(range) bevatten (in Tellent Recruitee voeg je dit toe via aangepaste velden)
  • hoe salarisschalen intern zijn vastgelegd
  • of recruiters nog vragen naar huidig salaris
  • hoe salarisinformatie in je ATS wordt verwerkt
  • of hiring managers op de hoogte zijn van de nieuwe regels

Werk je met een ATS? Zorg dan voor vaste salarisvelden in vacatures en duidelijke workflows binnen je recruitmentproces. Kijk daarnaast ook kritisch naar hoe salarisschalen en functie-indelingen binnen je organisatie zijn vastgelegd.

Zie dit trouwens niet alleen als extra werk of iets wat “moet” vanuit wetgeving. Salaristransparantie zorgt vaak ook voor meer vertrouwen bij kandidaten en helpt om sneller verwachtingen af te stemmen.

Als je vooraf duidelijk bent over salaris, dan heb je bijvoorbeeld minder last van afhakers tijdens het sollicitatieproces. Dat blijkt ook uit ons State of Hiring-rapport (2025).

Wat verandert de EU AI Act voor het gebruik van recruitmentsoftware?

De EU AI Act is een nieuwe Europese wet die regels opstelt voor het gebruik van AI. De wet is al sinds 2024 van kracht, maar vanaf 2 augustus 2026 gaan er ook specifieke regels gelden voor AI-toepassingen binnen recruitment.

Gebruik je AI-tools voor bijvoorbeeld cv-screening, ondersteuning bij matching of functiecriteria, analyse van gesprekstranscripties of ondersteuning bij assessments? Dan vallen deze toepassingen vaak onder ‘hoog risico’. Dat betekent onder andere dat je:

  • transparant moet zijn over het gebruik van AI
  • menselijke controle moet behouden
  • risico’s op discriminatie of bias actief moet beoordelen, monitoren en beperken

Het belangrijkste uitgangspunt is dat AI recruiters mag ondersteunen, maar niet zelfstandig beslissingen mag nemen over kandidaten. De uiteindelijke beoordeling moet altijd door een mens worden gecontroleerd.

Een kandidaat mag dus niet volledig automatisch worden afgewezen zonder dat een recruiter of hiring manager daar eerst naar heeft gekeken.

Hetzelfde geldt voor communicatie richting kandidaten. Gebruik je bijvoorbeeld automatische feedback of AI-gegenereerde afwijzingen? Dan moet een recruiter die inhoud eerst controleren voordat deze wordt verstuurd.

Het gaat er dus vooral om hoe een beslissing tot stand komt en welke rol mensen daarin blijven spelen. AI mag recruiters helpen om processen sneller of efficiënter te maken, maar er moet altijd sprake zijn van menselijke tussenkomst en controles.

Daarnaast moet je kandidaten duidelijk informeren over hoe je AI inzet binnen het recruitmentproces en hoe hun persoonsgegevens worden verwerkt.

De Autoriteit Persoonsgegevens richt zich ook op AI

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) noemt in hun jaarplan (2026) AI als één van de belangrijkste aandachtspunten. Volgens de toezichthouder brengt AI risico’s met zich mee, zoals discriminatie, desinformatie en onvoldoende bescherming van persoonsgegevens.

Organisaties die zich niet aan de regels houden, riskeren dan ook forse boetes die kunnen oplopen tot €35 miljoen of 7% van de wereldwijde jaaromzet.

Daarnaast kijkt de AP kritisch naar de groeiende afhankelijkheid van technologie uit landen buiten de EU. Nu AI steeds vaker onderdeel is van recruitmentsoftware, wordt het belangrijker om goed te kijken waar je data wordt opgeslagen en verwerkt.

Bij technologie uit landen buiten de EU krijg je vaak te maken met extra regels en controles rondom internationale data transfers. Ook moet je meestal aanvullende afspraken maken over hoe persoonsgegevens worden opgeslagen, verwerkt en beveiligd. Europese dataopslag maakt het makkelijker om grip te houden op privacy, compliance en gegevensverwerking volgens de AVG.

Europese software kan je een sterke basis geven voor veilige gegevensverwerking

Software die vanaf het begin is ontwikkeld volgens Europese regels en normen, helpt je om risico’s te verkleinen en minder extra maatregelen te hoeven nemen. Denk aan minder ingewikkelde afspraken rondom internationale data transfers of aanvullende privacychecks.

Daarnaast blijft je data binnen Europa en valt die onder EU-wetgeving. Daardoor kun je meer controle houden over hoe persoonsgegevens worden opgeslagen, verwerkt en beveiligd volgens de AVG.

Bij Tellent Recruitee zijn privacy en veiligheid vanaf het begin meegenomen in de ontwikkeling van onze software en processen. Denk aan:

  • dataopslag binnen Europa
  • veilige verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG
  • ondersteuning van belangrijke beveiligingsstandaarden (zoals SOC 2 en ISO 27001)

Let op: Europese tooling geeft je een sterke en veilige basis, maar je blijft als organisatie zelf verantwoordelijk voor hoe je de software gebruikt. Denk aan bewaartermijnen, toestemming van kandidaten en de manier waarop je AI inzet binnen je recruitmentproces.

Compliance zorgt voor meer vertrouwen bij kandidaten

De belangrijkste verplichtingen van de EU AI Act zouden oorspronkelijk vanaf 2 augustus 2026 gaan gelden. Inmiddels ligt er een voorlopig Europees akkoord om delen van die verplichtingen uit te stellen tot eind 2027 en 2028.

Dat uitstel is nog niet definitief goedgekeurd. Daarom is het verstandig om voorlopig rekening te blijven houden met de oorspronkelijke planning. De meest actuele stand van zaken en implementatietijdlijn vind je op de website van de Europese Commissie.

Het is sowieso slim om nu al kritisch naar je processen en tooling te kijken. Veel organisaties zien de EU AI Act vooral als iets waar ze aan moeten voldoen om boetes te voorkomen, maar eigenlijk gaat het om veel meer dan alleen compliance. Als je transparant bent over hoe je AI gebruikt en duidelijk communiceert over data en privacy, dan draagt dat namelijk ook bij aan een betere candidate experience en meer vertrouwen in je organisatie.

In een krappe arbeidsmarkt kan dat precies het verschil maken tussen een kandidaat die tijdens het sollicitatieproces afhaakt of vol vertrouwen voor jouw organisatie kiest.

Praktische compliance-checklist voor recruiters in 2026

Met deze checklist controleer je of jouw processen en tooling klaar zijn voor de belangrijkste aandachtspunten rondom privacy, AI en loontransparantie:

  • Zorg voor een duidelijke privacyverklaring die voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming
  • Beperk toegang tot kandidaatgegevens tot alleen betrokken recruiters en hiring managers
  • Automatiseer bewaartermijnen en het verwijderen van kandidaatgegevens
  • Vraag actief toestemming voor opname in je talentpool en vraag kandidaten jaarlijks opnieuw of ze daarin willen blijven (volgens de NVP Sollicitatiecode 2025)
  • Vermeld een salaris(range) in vacatures (verplicht vanaf juni 2026 door de Wet Loontransparantie)
  • Gebruik een ATS met Europese dataopslag en een verwerkersovereenkomst
  • Controleer of AI-tools voldoen aan de EU AI Act: kandidaten mogen bijvoorbeeld niet volledig automatisch worden afgewezen, het gebruik van AI moet transparant zijn en persoonsgegevens moeten veilig worden verwerkt

Een goed ingericht ATS ondersteunt AVG-compliance

In 2026 is een goed ATS één van de belangrijkste middelen om compliant te blijven. Het helpt je niet alleen om processen beter te organiseren, maar maakt het ook een stuk overzichtelijker en makkelijker om zaken zoals bewaartermijnen, toestemming en gegevensverwerking goed te regelen.

Daarbij is het wel belangrijk dat je kiest voor een ATS dat daar ook echt op ingericht is. Denk aan:

  • Europese dataopslag
  • ondersteuning van privacywetgeving (AVG)
  • automatische bewaartermijnen
  • veilige verwerking van persoonsgegevens
  • beveiligingsstandaarden zoals SOC 2 en ISO 27001
  • functionaliteiten die aansluiten op recruitmentprocessen in de Nederlandse markt

Tellent Recruitee is ontwikkeld met deze uitgangspunten als basis, zodat organisaties recruitmentprocessen overzichtelijker kunnen inrichten volgens geldende regelgeving.

Ontdek welke features Tellent Recruitee biedt voor AVG-compliance, of plan een gratis demo in om zelf te zien hoe het platform helpt om persoonsgegevens veilig, overzichtelijk en volgens de geldende regelgeving te verwerken.

68e9c9319339c281411a40a3_2025 - CTA banner (2)


Veelgestelde vragen

Wat is de AVG en wat betekent die voor recruitment?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Nederlandse privacywet die bepaalt hoe organisaties persoonsgegevens mogen verzamelen, opslaan en gebruiken. Binnen recruitment betekent dit onder andere dat je zorgvuldig moet omgaan met kandidaatgegevens, duidelijke bewaartermijnen moet hanteren, kandidaten goed moet informeren en persoonsgegevens veilig moet verwerken.

Hoe lang mag ik cv’s en sollicitatiegegevens bewaren?

Je mag cv’s en andere sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten maximaal 4 weken bewaren na afloop van de sollicitatieprocedure. Wil je een kandidaat opnemen in een talentpool? Dan mag je de gegevens maximaal 1 jaar bewaren, maar alleen als de kandidaat daar actief toestemming voor heeft gegeven.


Dit volgt uit de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en de NVP Sollicitatiecode 2025.

Heb ik toestemming nodig van sollicitanten om hun gegevens te verwerken?

Nee, voor de normale sollicitatieprocedure heb je geen expliciete toestemming nodig om persoonsgegevens van kandidaten te verwerken. Je mag alleen gegevens zoals cv’s, motivatiebrieven en gespreksaantekeningen verwerken die echt nodig zijn voor het beoordelen van een sollicitatie.


Wel moet je kandidaten duidelijk informeren over hoe je hun gegevens verwerkt, bijvoorbeeld via een privacyverklaring. Wil je gegevens langer bewaren, zoals in een talentpool? Dan heb je daar wél actieve toestemming van de kandidaat voor nodig.

Welke gegevens mag ik wel en niet vragen aan sollicitanten?

Je mag tijdens een sollicitatieprocedure alleen persoonsgegevens verwerken die relevant zijn voor het beoordelen van een kandidaat. Denk bijvoorbeeld aan een cv, motivatiebrief, gespreksaantekeningen of resultaten van assessments.


Bijzondere persoonsgegevens, zoals informatie over gezondheid, zwangerschap, religie, etniciteit of seksuele geaardheid, mag je in principe niet verwerken. Vraag daarom alleen gegevens op die echt nodig zijn voor de functie en het sollicitatieproces.

Wat verandert er voor werkgevers door de Wet Loontransparantie?

Door de Wet Loontransparantie moeten werkgevers vanaf juni 2026 al vroeg in het sollicitatieproces duidelijkheid geven over salaris, bijvoorbeeld door een salaris(range) op te nemen in vacatures. Daarnaast mag je kandidaten niet meer vragen naar hun huidige salaris en moet je kunnen aantonen dat medewerkers gelijk worden betaald voor gelijkwaardig werk.


Voor organisaties met meer dan 100 medewerkers gelden bovendien extra rapportageverplichtingen rondom loonverschillen tussen mannen en vrouwen.

Mag ik een sollicitant checken op social media?

Ja, maar alleen als daar een duidelijke en functiegerichte reden voor is. Een professioneel profiel zoals LinkedIn bekijken om werkervaring of vaardigheden te controleren, is meestal toegestaan. Privé socialmediaprofielen, zoals op Instagram of Facebook, mag je niet zomaar checken tijdens een sollicitatieprocedure.


Is het checken van social media toch nodig? Informeer kandidaten daar dan duidelijk over, bijvoorbeeld in je vacaturetekst of privacyverklaring.

Wat betekent de EU AI Act voor mijn recruitment?

De EU AI Act verplicht organisaties om transparant en zorgvuldig om te gaan met AI binnen recruitment. Gebruik je AI-tools voor bijvoorbeeld cv-screening, matching of het structureren van kandidaatdata? Dan vallen die toepassingen onder ‘hoog risico’ en moet je onder andere menselijke controle behouden en actief controleren op discriminatie of bias.


Kandidaten mogen bijvoorbeeld niet volledig automatisch worden afgewezen zonder menselijke beoordeling. De belangrijkste verplichtingen voor AI gelden vanaf 2 augustus 2026. Organisaties die zich niet aan de regels houden, riskeren hoge boetes die kunnen oplopen tot €35 miljoen of 7% van de wereldwijde omzet.

Moet mijn ATS AVG-proof zijn?

Ja. Een ATS verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten en moet daarom voldoen aan de AVG. Het is dus belangrijk dat je kiest voor software die organisaties helpt om kandidaatgegevens veilig en volgens de geldende Europese regels te verwerken.


Let bijvoorbeeld op:


  • dataopslag binnen Europa
  • automatische bewaartermijnen
  • rolgebaseerde toegang tot kandidaatgegevens
  • auditlogs (inzicht in wie gegevens heeft bekeken of aangepast)
  • een verwerkersovereenkomst met de softwareleverancier

Tellent Recruitee voldoet aan deze uitgangspunten, zodat je grip houdt op privacy, bewaartermijnen en gegevensverwerking binnen recruitment.


Let op: een AVG geeft je een sterke basis voor AVG-compliance, maar je blijft als organisatie zelf verantwoordelijk voor hoe je kandidaatgegevens verwerkt en gebruikt.

Waarom is Europese dataopslag belangrijk voor Nederlandse organisaties?

Europese dataopslag is belangrijk voor Nederlandse organisaties, omdat het meestal meer duidelijkheid, controle en zekerheid geeft. Gegevens blijven binnen Europa en vallen daardoor onder EU-wetgeving, waardoor persoonsgegevens beter controleerbaar zijn en software vaak beter aansluit op Europese regelgeving.


Gebruik je software met dataopslag buiten Europa? Dan krijg je vaak te maken met extra complexiteit rondom privacywetgeving, internationale data transfers en de regels vanuit de AVG en EU AI Act.


Tellent Recruitee is ontwikkeld met Europese dataopslag als uitgangspunt, zodat je recruitmentprocessen beter kunt ondersteunen op het gebied van privacy, bewaartermijnen en gegevensverwerking.

Written by
Debbie is freelance tekstschrijver voor Tellent en vertaalt graag complexe informatie naar heldere, praktische content. Eerder runde ze een online horecavacaturebank en voerde ze als marketing consultant wervingsgesprekken met nieuw talent.

Tellent Recruitee Newsletter

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang praktisch wervingsadvies, frisse recruitment-ideeën en productupdates die je écht wilt lezen.

 

Sluit je aan bij 7.000+ bedrijven

Maak een gratis account aan in slechts 2 minuten.
Plan demo
30 minuten om de software te leren kennen
Probeer gratis
Geen creditcard nodig
big-cta-image