.png)
Wie vandaag in recruitment werkt, kent het gevoel: eindeloze to-do-lijsten, e-mails die steeds terugkeren, rapportages die opgemaakt moeten worden,... En ondertussen tikt de klok door. Kandidaten wachten op antwoord, het management verwacht snelheid en jij verlangt naar overzicht.
Het goede nieuws? Steeds meer van die repetitieve taken kun je vandaag al slim automatiseren. Dat scheelt niet alleen uren tijd, maar zorgt er vooral voor dat jij je als recruiter of HR professional kan focussen op waar je echt impact maakt: het vinden én verbinden van talent.
In dit artikel delen we vijf taken die je morgen al kan schrappen van je to-do-lijst. Concreet, praktisch en meteen toepasbaar. Met tools en tips die je hiringproces slimmer en efficiënter maken, zonder dat het menselijke contact verloren gaat.
Waarom recruitment automatiseren
De arbeidsmarkt staat op zijn kop. De vijver met talent wordt kleiner, de concurrentie alleen maar groter. Volgens het CBS stonden er aan het einde van kwartaal twee van 2025 in Nederland 389.000 vacatures open. Het gevolg? Kandidaten hebben keuze zat en haken sneller af als een proces niet vlot verloopt.
Daarom is het niet alleen belangrijk om te weten waar je talent vindt, maar ook hoe je hen door het sollicitatieproces loodst. Een trage opvolging of rommelige communicatie kan zomaar betekenen dat je de perfecte kandidaat misloopt.
Automatisering helpt precies daar:
- Je bespaart tijd op repetitieve en administratieve taken.
- Je waarborgt de consistentie en objectiviteit.
- Je verbetert de candidate experience dankzij snelle, duidelijke en persoonlijke communicatie.
- Data wordt benut om betere beslissingen te nemen.
En dat allemaal zonder de menselijke factor te verliezen. Want technologie neemt het repetitieve werk uit handen zodat jij tijd hebt voor wat echt telt: een sterk gesprek voeren, de culture fit aanvoelen en het opbouwen van relaties.
Schrap de volgende taken dus alvast maar van je to-do-lijst.
1. Kandidaten automatisch screenen
Je herkent het vast: stapels motivatiebrieven en nog meer cv’s die binnenstromen waarvan er maar enkele echt relevant zijn. Ze één voor één bekijken en analyseren kost enorm veel tijd terwijl een groot deel de selectie vaak niet zal halen.
Met knock-out questions kun je dit proces automatiseren. Dat zijn korte vragen die kandidaten beantwoorden tijdens het invullen van een sollicitatieformulier, zoals:
- Heb je een geldig rijbewijs?
- Spreek je vloeiend Engels?
- Ben je bereid 3 dagen per week op kantoor te werken?
Hiermee reduceren we mensen niet tot vinkjes, maar maken we het sollicitatieproces net eerlijker, transparanter en vlotter. Zo kunnen kandidaten die geen match zijn snel op zoek naar een andere passende baan en houd jij alleen de profielen over die perfect bij deze vacature aansluiten.
In plaats van veel tijd te spenderen aan het filteren van ongeschikte profielen, kun je die tijd nu investeren in waardevolle gesprekken en persoonlijke aandacht. Het inschatten van motivatie, potentieel en culture fit zijn namelijk zaken die je nooit kan automatiseren en daar krijg je op deze manier de ruimte voor.
2. Interviewplanning automatiseren
Het plannen van gesprekken lijkt simpel, maar in de praktijk vaak een grote puzzel. Met geautomatiseerde planningstools en integraties kun je dit volledig uit handen geven. Kandidaten ontvangen een link, kiezen zelf een tijdslot dat past en krijgen automatisch bevestigingen en reminders.
Geen hoofdpijn meer, maar:
- automatische kalenderkoppelingen met je team,
- reminder-mails of -berichten zodat niemand het gesprek vergeet en
- video-interview integraties die meteen een link toevoegen.
Dat loont niet enkel in je to-do-lijst, maar ook in de candidate experience. Een soepel ingepland gesprek laat zien dat je organisatie professioneel en goed georganiseerd is.
3. Communicatie stroomlijnen
Een kandidaat die na twee weken nog steeds wacht op een reactie? Dat is erg nadelig voor je employer brand, maar voor veel organisaties helaas ook herkenbaar en de realiteit vandaag.
Hierin kun je je enorm onderscheiden dankzij geautomatiseerde communicatie. Denk aan automatische statusupdates (“We hebben je sollicitatie goed ontvangen” of “Je bent door naar de volgende ronde”) die altijd in een persoonlijke, menselijke toon worden verstuurd.
Daarnaast kun je met Whatsapp Hiring de drempel voor sollicitanten nog lager maken. Kandidaten solliciteren rechtstreeks via Whatsapp, een AI-gestuurde assistent stelt de eerste vragen en verwerkt meteen de antwoorden.
Waarom werkt dit?
- Whatsapp is het meest gebruikte communicatiemiddel ter wereld.
- Kandidaten voelen minder drempel om een vraag te stellen of interesse te tonen.
- Je verliest geen tijd aan eindeloos mailverkeer en kan sneller schakelen.
Zo combineer je automatisering met nabijheid: snel, maar toch menselijk.
4. Agencies efficiënter beheren
Veel organisaties werken samen met één of meerdere externe recruitmentbureaus. Ze zijn een belangrijke schakel in het vinden van talent, maar het beheer kan al snel complex en overweldigend worden: verschillende contactpersonen, meerdere kandidaten, een hoop e-mails, evenveel telefoontjes en weinig overzicht.
Door dit proces te automatiseren creëer je meer overzicht, transparantie en snelheid. Je bundelt namelijk alle communicatie, contracten en prestaties in één omgeving. Zo wordt samenwerken met agencies minder administratief, weet je perfect welk bureau welke kandidaat voorstelt en heb je de ruimte om beter onderbouwde keuzes te maken.
De Agency Hub doet dit allemaal en meer:
- Communiceren, vacatures delen en updates ontvangen via de Agency Chat. Geen losse telefoontjes, e-mails of spreadsheets meer.
- Snel en gestructureerd bureaus onboarden, inclusief afspraken, fees en voorwaarden.
- Prestaties meten en vergelijken, zoals time-to-hire, tarieven en kwaliteit, zodat je datagedreven keuzes maakt.
- Contracten beheren en compliance borgen door alle afspraken en documenten op één plek vast te leggen.
5. Rapportages en inzichten automatisch genereren
Recruitment is veel mensenwerk, maar ook datawerk. Je wil namelijk weten waar je beste kandidaten vandaan komen, hoe lang het gemiddeld duurt voordat een vacature is ingevuld en waar kandidaten afvallen.
Handmatig rapporten samenstellen in Excel kost vaak uren. Maar met slimme automatische rapportages en dashboards heb je deze inzichten altijd snel en up-to-date bij de hand.
Zo zie je o.a. in één oogopslag:
- welke kanalen het meeste opleveren
- hoe efficiënt je funnel is
- waar je verbeteringen kunt doorvoeren
Wil je weten waar de HR en recruitmentsector als geheel naartoe beweegt? Het State of Hiring-report biedt extra context met cijfers en trends uit de hele HR-industrie. Daarmee benchmark je jouw prestaties, weet je waar de kansen liggen en waar je kunt versnellen.
De voordelen op een rij:
De voordelen op een rij:
Door deze vijf taken te automatiseren, win je als recruiter op alle fronten:
- Meer tijd voor de kern van je vak: mensen leren kennen, talent spotten, cultuurfit inschatten.
- Objectiever selecteren: zonder subjectieve eerste indrukken, maar dankzij vooraf gedefinieerde criteria.
- Betere candidate experience: sneller, transparanter en persoonlijker.
- Meer grip op samenwerkingen: met bureaus en agencies.
- Data die je beslissingen onderbouwt: en richting geeft.
Technologie en mens versterken elkaar
Automatisering betekent niet dat recruiters overbodig worden of het sollicitatieproces onpersoonlijk wordt. Integendeel. Een ATS, zoals Tellent Recruitee, neemt het repetitieve werk over zodat jij als mens de kans krijgt om het verschil te maken.
Een algoritme kan je vertellen welke kandidaten voldoen aan de basisvereisten, maar alleen jij als recruiter voelt in een gesprek aan of iemand écht bij het team past en kunt een kandidaat overtuigen van je cultuur en visie.
Dankzij automatisering creëer je net de tijd en ruimte om de recruiter te zijn die je wil zijn.
Klaar om repetitieve taken te schrappen?
De arbeidsmarkt vraagt om snelheid, efficiëntie en een sterke candidate experience. Automatisering is daarbij geen luxe meer, maar een musthave om het verschil te maken op de markt.
Benieuwd hoe het ATS van Tellent Recruitee jou kan helpen om repetitieve taken te schrappen en je hiringproces te versnellen? Plan een gratis demo van 30 minuten en ontdek hoe slimme tools je tijd besparen, kandidaten objectief beoordelen en sollicitanten een betere ervaring geven.
Want uiteindelijk win je niet met technologie alleen. Je wint met de juiste mensen op de juiste plek.
.jpg)
