La fin d'une collaboration est bien plus qu'un simple départ : c'est l'opportunité de laisser une bonne impression durable. Pourtant, 70 % des entreprises n'ont pas encore structuré leur processus d'offboarding RH, faute de temps ou de budget. Un chiffre significatif, car un départ bien orchestré peut transformer d'anciens collaborateurs en relais de votre marque employeur. Alors que le nombre de ruptures de contrat, qu’il s’agisse de démission, licenciement, fin de CDD ou de départ à la retraite, dépasse les deux millions au deuxième trimestre 2024 d’après la Dares, se dire au revoir intelligemment est une bonne manière de marquer des points d’un côté comme de l’autre.
Si ces mots résonnent en vous, alors notre article est fait pour vous. Découvrez les meilleures pratiques pour gérer cette phase de transition de manière positive et constructive. Aussi, apprenez comment faire de chaque départ un atout pour votre entreprise.
Définition de l’offboarding : que signifie ce processus pour les RH ?
L'offboarding RH ne se réduit pas à un ensemble de formalités administratives. C’est plutôt une étape clé dans la relation entre l'entreprise et le collaborateur sortant. Voici ce qu’il faut en retenir.
Définition et origine du concept d'offboarding
L’offboarding désigne l’ensemble des actions entreprises pour gérer le départ d’un collaborateur. Né dans les grandes entreprises anglo-saxonnes, ce concept s’oppose à l’onboarding, qui concerne l’intégration des nouveaux employés.
L’offboarding s’est progressivement démocratisé. Aujourd’hui, il est essentiel pour toute organisation souhaitant maintenir une relation professionnelle positive jusqu’au dernier jour.
Ce processus comprend au moins trois étapes clés, comme :
- La gestion des formalités administratives,
- La passation des connaissances,
- L’entretien de sortie.
Son objectif : garantir une transition harmonieuse, autant pour l’entreprise que pour le collaborateur sortant.
L'offboarding dans le parcours collaborateur
Si l’onboarding favorise l’intégration et que l’évolution interne vise à fidéliser, l’offboarding, lui, marque le départ d'un collaborateur et une séparation respectueuse et positive. Au cours de ce moment clé, l’entreprise reconnaît l’impact et la contribution du salarié et prend le temps de l’écouter pour améliorer ses pratiques.
Bien réalisé, il valorise le collaborateur et renforce l’image de l’entreprise auprès des équipes en place, mais aussi auprès des talents externes.
Quels sont les bénéfices concrets pour l’entreprise à mettre en place un processus d’offboarding ?
Un bon offboarding, c’est bien plus qu’un simple au revoir. C’est une opportunité précieuse de laisser une impression positive et durable de votre entreprise. Voici en détail les bénéfices concrets dont vous pourriez profiter.
Préserver vos savoir-faire et anticiper l’avenir
Chaque départ, s’il est mal préparé, peut fragiliser les équipes. Des connaissances essentielles s’envolent et parfois des processus se grippent… Mais, avec un offboarding RH bien structuré, vous limitez ces impacts. Une bonne transition des tâches permet d’assurer la continuité et d’éviter les trous dans l’organisation. Et qui sait ? Un collaborateur parti dans de bonnes conditions pourrait bien vouloir revenir. Ce fameux “salarié boomerang” est un véritable atout : déjà formé, aligné avec votre culture d’entreprise, le "salarié boomerang" est immédiatement opérationnel.
Pour Marie Sophie Zambeaux, fondatrice de ReThink RH, « Réussir à accompagner de manière structurée, intelligente, fluide, respectueuse et engageante les départs de ses collaborateurs est un objectif de plus en plus vital pour les entreprises. »
Faire de vos anciens salariés vos meilleurs atouts
Un collaborateur qui quitte l’entreprise de façon positive est un excellent coup de pouce pour améliorer votre marque employeur. Et pour cause, il partagera son expérience autour de lui, sur LinkedIn ou même sur des plateformes comme Glassdoor. Grâce à cela, vous attirez naturellement des talents qui cherchent à travailler dans un environnement respectueux et humain. Le fait de faire attention à vos salariés, du début à la fin de la relation contractuelle, en dit long sur vos valeurs.
Optimiser les coûts et limiter le turnover
Un départ bien géré, c’est aussi un moyen d’apaiser les tensions. À l’inverse, un collaborateur frustré pourrait semer le doute dans les rangs et inciter d’autres à partir.
Un offboarding réussi envoie un signal clair : ici, on respecte les collaborateurs, même lorsqu’ils s’en vont. Cet état d’esprit limite les départs « toxiques » et maintient un climat de confiance et de sérénité au sein des équipes.
Renforcer votre culture d’entreprise
Un départ soigné, c’est un geste fort. Cela montre que votre entreprise valorise ses collaborateurs à toutes les étapes de leur parcours. Une reconnaissance sincère, comme un simple pot de départ ou un message personnalisé, peut marquer les esprits et renforcer l’attachement des équipes restantes.
En prenant soin de vos départs, vous donnez envie à ceux qui restent de continuer à s’investir pleinement dans un environnement humain et respectueux.
Comment mettre en place un processus d’offboarding réussi en 8 étapes ?
Un offboarding bien orchestré ne laisse aucune place à l’improvisation. Voici les étapes clés pour le structurer et assurer une séparation positive.
1. Comprendre les raisons du départ
Organisez un premier échange informel avec le collaborateur et les ressources humaines pour comprendre ses motivations. Cette étape permet d’identifier rapidement les points sensibles qui ont conduit à sa décision et de prévoir des ajustements immédiats si nécessaire.
⏩ Notre conseil pratique : Préparez une grille de questions ouvertes telles que :
- Lorsque vous avez rejoint notre entreprise, qu’est-ce qui vous a motivé à la rejoindre ?
- Quels sont les points du parcours collaborateur que nous devrions, selon vous, améliorer ?
2. Informer l’équipe
Une communication transparente est essentielle pour éviter les rumeurs et maintenir la cohésion. Annoncez rapidement le départ, en respectant le timing du collaborateur, et laissez l’équipe poser ses questions pour assurer une transition harmonieuse.
⏩ Notre conseil pratique : Lors de l’annonce du départ, anticipez les questions éventuelles et expliquez comment les responsabilités vont être redistribuées.
3. Prévoir la passation
La passation des connaissances est cruciale pour minimiser l’impact du départ sur les opérations. Planifiez des sessions de transmission avec le collaborateur avant son départ.
⏩ Notre conseil pratique : créez une checklist de passation comprenant :
- Les contacts clés,
- Les procédures critiques,
- Les échéances des divers projets en cours, etc.
Éventuellement, prévoyez des tutoriels vidéo pour les tâches complexes, afin de faciliter la continuité de l’activité.
4. Recueillir le feedback
Dans un entretien de sortie structuré, approfondissez le ressenti du collaborateur sur son expérience globale. Posez des questions sur son intégration, son environnement de travail, ses missions, et les axes d’amélioration possibles pour l’entreprise.
⏩ Notre conseil pratique : Pour garantir un entretien de sortie efficace, utilisez une checklist structurée afin de ne rien oublier. Posez des questions ouvertes et réfléchies sur l'expérience du collaborateur, comme :
- Qu’est-ce qui vous a motivé tout au long de votre parcours ici ?
- Quels conseils donneriez-vous pour améliorer les conditions de travail ?
5. Clôturer l’administratif
Listez les formalités administratives à effectuer : récupération du matériel, résiliation des accès aux logiciels, et gestion des comptes internes. Assurez-vous de ne rien oublier pour que cette transition soit fluide et sécurisée.
⏩ Notre conseil pratique : Comme le livret d’accueil fourni lors de l’onboarding, vous pouvez prévoir de fournir un livret de sortie personnalisé comprenant :
- Les démarches post-départ concernant notamment : some text
- la mutuelle et la portabilité de celle-ci,
- la complémentaire retraite,
- l'inscription à France Travail,
- Les contacts RH ou administratifs en cas de besoin.
- Les modalités de remise du solde de tout compte, certificat de travail etc.
6. Organiser un événement de départ
Un moment de reconnaissance comme un pot de départ est apprécié. Il permet de valoriser le parcours du collaborateur et de clore la collaboration sur une note positive, renforçant ainsi le lien entre les membres de l’équipe.
⏩ Notre conseil pratique : Ajoutez à cet évènement une touche personnelle comme :
- La traditionnelle carte signée par les membres de l’équipe.
- Une vidéo rassemblant les souvenirs marquants de la collaboration.
- Un cadeau !
7. Maintenir le contact
Ajoutez le collaborateur sortant sur LinkedIn et proposez-lui de rejoindre le réseau alumni, si l’entreprise en possède un. Ce lien permet de garder contact avec d’anciens talents, qui continuent de faire la publicité de votre entreprise.
⏩ Notre conseil pratique : Concevez des événements exclusifs pour vos anciens collaborateurs, comme des webinaires ou des conférences. C’est un bon moyen de rester connecté, de renforcer les relations à long terme et constituer une solide communauté d’alumni.
8. Analyser les retours et ajuster vos pratiques
Enfin, prenez le temps d’analyser les retours recueillis. Si certaines tendances se confirment, utilisez-les pour affiner votre stratégie RH et réduire les futurs départs non souhaités.
⏩ Notre conseil pratique : Les retours recueillis lors des entretiens de départ devront être synthétisés par l'équipe chargée de la gestion des talents ou des RH. Ces données peuvent ensuite être présentées aux responsables RH lors de réunions mensuelles pour ajuster les politiques internes et anticiper les départs non souhaités.
Conclusion
Paradoxalement, chaque départ d'un salarié peut se révéler un atout stratégique, et laisser une impression durable qui profitera à toute votre entreprise. L’offboarding peut devenir un véritable levier pour renforcer votre culture d’entreprise, fidéliser vos équipes et attirer de nouveaux talents.
Enfin, prenez soin de chaque départ : ils sont le reflet de vos valeurs et de votre capacité à innover, même dans les transitions.
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