Les Directions RH se sont toutes rendues à l’évidence. La pandémie et le confinement des employés qu’elle a entraîné ont révélé tout le potentiel des outils de digital RH, qui automatisent la gestion des ressources humaines.
Il s’agit d’abord, bien sûr, de rendre possible le travail à distance pour les employés, y compris pour les équipes RH elles-mêmes. Le recrutement, une fonction au coeur des missions RH, est devenu l’une des armes essentielles des entreprises pour faire face à la crise. Les DRH qui n’avaient pas encore achevé leur transformation digitale ont dû passer presque sans transition à l’e-recrutement pour assurer le futur du reste de l’entreprise.
Mais le digital RH n’a rien d’un épiphénomène, destiné à passer de mode avec le “retour à la normale” qui doit suivre le déconfinement. D’une part, parce que même les experts les plus optimistes admettent que de nouveaux épisodes de confinement pourraient se produire à mesure que les effets de nouvelles pandémies ou du changement climatique se font sentir. D’autre part, parce que les avantages de l’automatisation des fonctions RH dépassent de très loin l’adaptation aux situations de crise.
Le digital RH, pièce manquante de la transformation du rôle de la DRH
Le digital offre de multiples opportunités aux experts en ressources humaines. Mais sa qualité essentielle est qu’il les libère RH de la surcharge de travail qui pèse de plus en plus lourdement sur eux avec l’expansion de leur domaine d’intervention.
En quelques décennies, les RH ont pris la tête de la transformation digitale, du marketing RH et de la marque employeur, de l’acquisition et du management des talents, de la responsabilité sociale de l’entreprise… Sans surprise, plus des deux tiers des experts RH avouent se sentir dépassés par l’ampleur de leurs missions. En effet, malgré la profonde évolution de leurs rôles, ils restent l’un des corps de métier les moins bien équipés et accompagnés dans la gestion de leurs missions quotidiennes.
La HR Tech s’est jusqu’ici largement concentrée sur l’amélioration de certaines des fonctions les plus emblématiques des fonctions RH, telles que le recrutement. Les ATS (Applicant Tracking Systems) de pointe, tels que celui de Recruitee, se chargent désormais de taches aussi variées et complexe que la mise en ligne optimisée des offres d’emploi, la collecte et le tri des candidatures, les échanges avec les candidats et l’organisation logistique de la procédure de recrutement…
Cette attention vient de ce que le recrutement est l’une des missions les plus visibles de la DRH. Mais la tendance est enfin en train de changer. L’étude Digital RH de la Digital School of Paris, publiée par Parlons RH en janvier, indique que les chefs d’entreprises placent désormais l’automatisation des processus RH (66 % des personnes interrogées) et l’amélioration de la performance RH (63 %) en tête de leurs objectifs pour la transformation digitale des fonctions RH.
Ces nouvelles priorités remplacent le marketing RH, dont la digitalisation est de toutes façons largement achevée. Elles semblent mieux correspondre aux taches qui pèsent de façon disproportionnées dans la charge de travail des experts RH. Il est temps que le digital RH leur apporte la solution que les équipes RH appellent de leurs voeux.
Les nouveaux champs de bataille du digital RH
Les entreprises vont d’ores et déjà au-devant des effets à long terme de la pandémie. Le groupe de conseil américain AppDynamics a publié fin mai une vaste étude regroupant les témoignages de plus d’un millier de responsables de la transformation digitale - parmi lesquels de nombreux Français. Intitulée Agents of Transformation, cette étude fait état d’une “digitalisation à marche forcée”, accélérée par le choc du confinement.
Face à ce nouveau défi, de nombreux grands groupes font le choix de développer leurs propres outils RH en interne - avec des résultats mitigés. En l’absence d’une bonne maîtrise des outils agiles, de nombreux outils IT “DYI” manquent de souplesse, ou proposent des fonctionnalités redondantes. Leur UX déficient entraîne un faible taux d’adoption. C’est l’une des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises de toutes tailles se tournent vers le vaste marché des applications digital RH.
La pression est intense… mais la HR Tech est prête.
La QVT et le teambuilding, en mode digital RH
Certaines Directions des RH pensent que la transformation digitale, et a fortiori la généralisation du travail à distance, rendent les enjeux de qualité de vie au travail obsolètes.
Que ces DRH se détrompent ! Nous l’avons établi : le digital RH ne vise pas à robotiser la gestion des RH. Au contraire, l’objectif est de libérer des ressources pour mettre en valeur les missions où les interactions humaines ont la plus forte valeur ajoutée. Il en va de même pour les modes de travail collaboratifs digitaux.
Les éditeurs d’ATS l’ont d’ailleurs bien compris. Les meilleurs outils, dont Recruitee fait partie, proposent une plateforme d’échanges dédiée au recrutement collaboratif. Elle facilite le recueil de feedback et l’échange d’information entre les nombreuses parties prenantes impliquées dans chaque recrutement. Grâce à elle, l’e-recrutement devient un outil incontournable pour une expérience collaborateur satisfaisante.
Au-delà du recrutement, les outils de travail collaboratifs remplacent avantageusement des méthodes de communication plus intrusives (e-mails qui s’accumulent, coup de fil qui interrompt, visite dans le bureau d’un collègue qui s’éternise…).
La plupart des services RH proposent déjà des chats d’entreprise. Des outils mainstream tels que WhatsApp présentent l’avantage d’être déjà utilisés par la plupart des collaborateurs ; mais ils sont peu sécurisés, et encouragent un flou entre les vies professionnelles et privées des collaborateurs qui ne correspond pas à toutes les cultures d’entreprise. Mieux vaut passer à Slack, outil lui aussi très répandu et qui se prête davantage à la gestion de projet ; ou à Microsoft Teams qui s’intègre évidemment très bien à la Suite Office.
La GRH, de retour au coeur de l’expérience collaborateur
Pendant des décennies, la gestion administrative des RH (GRH) était considérée comme le coeur de métier des fonctions RH. Mais la montée en puissance des fonctions RH les ont progressivement fait passer au second plan. Elles continuent pourtant d’occuper une part significative des équipes RH - certains postes leur restent entièrement dédiés.
La GRH englobe en fait :
- La gestion de la paie, qui se décline en évaluation de la charge de travail, et en gestion logistique de la rémunération. Cette dernière se décline en gestion de la paie à proprement parler, des différents bonus, des notes de frais… L’application PayFit, gratuite et accessible en cloud, propose des services inclusifs : compilation des congés et bonus, génération automatique de fichiers SEPA… Le tout servi par une prise en main facile.
- La gestion des congés et des plannings, en collaboration étroite avec les chefs d’équipe opérationnelle et les employés. C’est l’un des canaux d’implication étroite des équipes RH dans l’organisation des équipes métier : les outils adoptés deviennent un important vecteur de cohésion d’équipe. La fonction TimeOff de PurelyRH prend également en compte les heures supplémentaires, pour davantage d’équité au sein de l’entreprise.
- La gestion des relations sociales au sein de l’entreprise est directement liée aux deux fonctions précédentes. La DRH est l’interlocutrice privilégiée du Comité d’entreprise, des Délégués du personnels, des Délégués syndicaux, et du CHSCT ; et se charge de prévenir et apaiser les conflits sociaux. A ce titre, l’adoption des nouveaux outils de GRH doit faire l’objet d’un dialogue informé entre les experts RH et les différentes instances de représentation du personnel - ainsi que d’un effort de pédagogie auprès des équipes opérationnelles elles-mêmes. La communication détermine largement l’adoption des nouveaux outils, et par conséquent l’expérience collaborateur.
- Le suivi de la performance RH - dont l’adoption de nouveaux outils - fait partie intégrante de la RH. Plusieurs nouvelles applications offrent la possibilité aux entreprises de créer leurs propres tableaux de bord avec KPI et data sourcing personnalisés. QuickMS, un outil de gestion de Base de Données Economique et Sociale, se distingue par son alimentation automatisée à 70 %.
NB : La GPEC, ou Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (ou des Carrières), a longtemps fait partie de la GRH. Mais le rôle de plus en plus stratégique joué par la DRH a accéléré son évolution vers un champ d’action plus large et plus complexe : l’acquisition et le management de talents.
De même, la GPEC englobait la formation du personnel et le développement des compétences. Mais ce domaine n’a pas attendu la récente pandémie pour effectuer une profonde transformation, sous l’effet de l’émergence de nouveaux outils. Les MOOCs qui révolutionnent l’apprentissage universitaire se déclinent en outils d’e-learning dans les domaines du digital RH.
Les responsables RH ne sont d’ailleurs pas obligés de s’adapter à l’offre de digital learning existante. Certains outils, comme Pangone, s'adressent directement aux formateurs et facilitent la création et le partage de supports de formation digitale conçus sur-mesure pour les besoins de l’entreprise cliente.
Le digital RH représente une opportunité pour les fonctions RH d’étendre leur domaine d’intervention aux enjeux IT opérationnels, en complément de la gestion de la transformation digitale de l’entreprise. Mais pour progresser avec fluidité, les équipes RH vont devoir fournir un effort de communication et de coordination avec les équipes métier et les experts IT. Un défi qui ne sera pas résolu en se contentant d’installer quelques applications.
