Vous croulez sous les e-mails, devez jongler entre plusieurs outils et perdez parfois le fil des candidatures ? Il est peut-être temps de vous équiper d’un ATS, c’est-à-dire d’un logiciel de gestion des candidatures. Cet outil centralise, structure et optimise votre processus de recrutement pour booster votre efficacité, réduire les coûts et améliorer l’expérience candidat. Ce n’est pas un hasard si notre client Livestorm a vu son time-to-hire baisser à 25 jours au lieu de 60 en utilisant un ATS ! Prêt à suivre leur exemple ?
Qu’est-ce qu’un ATS ? Définition et fonctionnement
Un logiciel de recrutement, aussi appelé ATS pour Applicant Tracking System, est un outil qui permet de gérer et de structurer le processus de recrutement. Cet outil est bien plus qu’une CVthèque, il aide les entreprises dans :
- L’optimisation de leur processus de recrutement, de la rédaction des offres d’emploi jusqu’à la proposition d’embauche, et ce, de manière collaborative.
- La mise en valeur de leur marque employeur avec l’intégration d’un site carrière personnalisé
- La prise de décision éclairée grâce à des analyses en temps réel et des reportings
- Le gain de temps grâce à l’automatisation et l’IA
- La conformité RGPD
Comme toutes les données sont centralisées sur une même interface, il y a moins de perte d’informations et le suivi est simplifié. Fini les CV égarés et les candidats oubliés : tout est à portée de clic. L’expérience candidat s’en trouve améliorée, ce qui vous permet de renforcer votre marque employeur et d’attirer des talents plus pertinents.
Finalement, un ATS s’apparente un peu à un robot de cuisine. On peut s’en passer, mais on est quand même beaucoup plus rapide et efficace avec. La preuve dans notre Rapport Tendances et défis du recrutement en 2025 : Les entreprises utilisant un ATS pour rationaliser les validations internes réduisent leur time-to-hire jusqu’à 60%.
5 fonctionnalités d’un ATS qui améliorent l’efficacité de vos recrutements et vous font gagner du temps
En plus de centraliser des candidatures, l’ATS permet aussi d’automatiser les tâches répétitives, de mieux coordonner les équipes et de piloter le recrutement avec des données fiables. Dans cette section, vous découvrirez cinq fonctionnalités concrètes qui réduisent les frictions au quotidien, améliorent l’expérience candidat et vous font gagner du temps à chaque étape du processus. Voici le détail de tout ce qu’un ATS peut faire pour vous au quotidien :
1. Une meilleure gestion des refus de candidatures
Imaginez que vous invitiez un candidat à poursuivre le processus de recrutement alors qu’il avait été disqualifié par l’un de vos collègues quelques jours plus tôt. Embarrassant, n’est-ce pas ?
Avec un ATS :
-
Finis les couacs de communication !
Toutes les informations sont centralisées et accessibles à tous. Lorsqu’un candidat ne convient pas à un poste, vous pouvez sélectionner un motif de refus et le disqualifier en un clic. Les motifs de refus étant personnalisables, vous pouvez les adapter aux besoins du poste. Pour un poste de commercial, par exemple, vous pouvez d’emblée refuser un candidat au motif qu’il “n’a pas le permis de conduire”.
• Stop aux tâches chronophages avec l’automatisation !
Lorsqu’ils sont sélectionnés, certains motifs (ceux avec une icône en forme d’éclair) déclenchent une action automatique, comme l’envoi d’un e-mail de refus. Bien entendu, vous pouvez personnaliser cet e-mail et même programmer son envoi en différé pour éviter de rejeter le candidat trop brusquement.
• Suivre précisément le parcours des candidats depuis la même tour de contrôle
Véritable mine d’informations, un ATS permet d’assurer un suivi précis des candidatures. Grâce à cet outil, vous savez exactement qui a disqualifié un candidat, pour quelles raisons et à quelle étape du processus de recrutement. Ainsi, vous pouvez identifier des tendances ou des problèmes récurrents, comme un manque de candidats qualifiés, par exemple. Ensuite, à vous d’adapter votre processus de recrutement pour gagner en efficacité.
Vue des notifications au sein de l'environnement de l'ATS : l'information en un coup d'oeil
En somme, un ATS fait bien plus que dire “non” : il facilite la collaboration entre recruteurs et managers, améliore l’expérience candidat et simplifie le suivi et la gestion des refus. Et ça, c’est un véritable atout pour votre marque employeur !
2. Une évaluation équitable pour un recrutement juste et impartial
Imaginez que l'avis d'un collègue influence votre jugement sur un candidat avant même d'avoir lu son CV. Frustrant, n'est-ce pas ?
Avec un ATS, vous pouvez mettre en place des garde-fous pour garantir une évaluation objective de tous les candidats.
-
Exploitez le potentiel de l’AI pour analyse les CV plus rapidement
Il existe différents moyens de garantir une évaluation impartiale des candidats. Vous pouvez, par exemple, utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour trier les CV ou faire passer des tests de recrutement pour évaluer tous les candidats selon les mêmes critères objectifs.
-
Masquez les commentaires de vos collègues
Il peut aussi arriver qu’on soit influencé, même inconsciemment, par l’avis d’un collègue sur un ou une candidate. Le recours à un ATS permet de réduire ce risque. En activant la fonctionnalité “évaluation équitable” dans les réglages, vous pouvez évaluer un candidat sans voir les commentaires de vos collègues.
-
Anonymisez les candidatures
Mais ce n’est pas tout : vous pouvez aussi masquer certaines informations, comme les coordonnées, la photo, l’âge, le genre ou la nationalité des candidats, afin de baser votre jugement uniquement sur leurs compétences. C’est le meilleur moyen pour les recruteurs de se prémunir de leurs biais, même inconscients.
En somme, le recours à un logiciel de recrutement permet de garantir une évaluation juste et objective des candidats. Quand on sait que 43% des dirigeants ont tendance à recruter des personnes qui leur ressemblent, un ATS est aussi un véritable levier pour lever les biais de recrutement !
3. Reporting : des données à jour pour améliorer la prise de décision
Vous aimez les données ? Avec un ATS, vous allez être servi :
- Pilotez efficacement votre processus de recrutement. Suivez vos progrès, identifiez des pistes d’amélioration et prenez des décisions éclairées en vous basant sur des données fiables et objectives.
- Compilez vos données : toutes rassemblées dans des tableaux de bord préconfigurés et entièrement personnalisables. Vous pouvez ainsi consulter facilement le nombre de postes ouverts, de candidatures reçues ou d’entretiens réalisés, et télécharger des rapports clairs qui ne manqueront pas d’épater vos collègues en réunion.
- Partagez la donnée aux intéressés : accordez l’accès à chaque membre de votre équipe et gagnez du temps sur les longs comptes rendus à vos collègues, toutes les informations sont à portée de clic et mises à jour en temps réel.
Vue d’ensemble du tableau de bord annuel de l’évolution des statistiques dans Tellent Recruitee
4. C’est prouvé : des workflows structurés réduisent le time-to-hire
En France, le ratio entretiens → embauche est plus élevé (7,9), ce qui ralentit les décisions de recrutement. Le time-to-hire est un KPI important à surveiller car il a été démontré que plus le parcours candidat se prolonge dans le temps, plus le taux d’abandon augmente, et plus le taux d’abandon augmente plus vous avez de difficultés à recruter. Apprenez-en plus sur ce KPI dans notre rapport dédié aux tendances et défis du recrutement.
Concrètement, l’adoption d’un ATS fait progresser sur :
- La structuration du pipeline et les validations pour éviter les temps morts entre deux décisions : étapes, responsables, délais de traitement, rappels.
- L’automatisation des actions récurrentes afin de réduire les allers-retours et le travail manuel : tri des CV, prise de RDV, relances, notifications.
- La centralisation de la collaboration et le suivi pour détecter les goulots d’étranglement et accélérer les arbitrages : commentaires, évaluations, historique, suivi des délais par étapes.
5. Intégrations : synchronisez vos workflows avec vos outils existants pour alléger la charge administrative
Recruter ne se résume pas à consulter des CV et à programmer des entretiens. Il s’agit aussi d’échanger avec votre équipe, de publier des offres d’emploi et de faire signer des contrats électroniquement.
Or, chacune de ces étapes implique des outils différents. Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez connecter tous ces outils à votre logiciel de recrutement via des intégrations :
• Intégration de LinkedIn
Vous recrutez sur LinkedIn ? Comme notre client Mopinion, intégrez votre compte LinkedIn Recruiter à votre logiciel de recrutement pour importer automatiquement toutes les candidatures reçues.
• Connectez votre outil de signature électronique
DocuSign est un exemple d’outil de signature pour générer, envoyer et suivre les documents (promesse d’embauche, contrat, avenants) sans quitter votre workflow. Vous réduisez les relances manuelles, sécurisez la traçabilité (qui a signé, quand) et accélérez la finalisation des embauches. Résultat : vous continuez d’échanger avec votre équipe sans jamais quitter l’interface de l’ATS.
• Connectez vos outils de communication interne
Slack, Microsoft Teams, ClickUp (entre autres) peuvent être synchronisés avec votre ATS avec vos canaux internes pour notifier automatiquement les parties prenantes (nouvelle candidature, feedback attendu, décision à valider) et centraliser la coordination. Résultat : moins d’allers-retours par e-mail, des décisions plus rapides et un suivi plus fluide entre RH et managers.
Visitez la marketplace Tellent pour découvrir toutes nos intégrations et tirer le meilleur parti de votre logiciel de recrutement.
Convaincu qu’un ATS peut vous apporter la fluidité dont votre processus de recrutement a besoin ?
Pour bien démarrer :
- Évaluez vos besoins et vos points de friction en recrutement grâce à l’auto-diagnostic pour savoir si vous devez changer d’ATS
- Identifiez l’ATS le plus adapté à vos usages, à votre organisation et à votre volume avec 3 outils essentiels et gratuits :
- Le guide pour bien choisir votre logiciel de recrutement
- La check-list d’aide à la sélection du bon ATS pour identifier les critères essentiels
- La scorecard d’aide au choix de votre ATS
Pour aller plus loin, vous pouvez demander une démo personnalisée avec l’un de nos experts produit.
.jpg?width=1000&name=674732f4160bb9465891ee3a_Kopie%20van%20young-serious-applicant-looking-through-paper-in-f-2021-09-24-03-45-34-utc%20(1).jpg)
