Changer d’ATS (Applicant Tracking System), vous l’envisagez mais face à l’ampleur de la tâche, vous hésitez à passer le cap. Changer votre logiciel de recrutement peut sembler une opération délicate et coûteuse tant elle demande des investissements importants, qu’il s’agisse de temps, d’énergie ou de budget. Aussi, une migration de logiciel peut faire craindre une perte de données, un blocage des équipes ou une transition interminable et c’est tout-à-fait justifié. Ces inquiétudes rendent les entreprises frileuses face à un changement d’ATS. Pourtant, avec les bons outils et de la méthode, la migration vers un nouveau logiciel de recrutement peut avoir un impact business global bien plus conséquent qu’on ne l’imagine : recrutement de candidats mieux qualifiés, amélioration du time-to-hire, nouvelles opportunités et fluidité dans les process.
Levons le voile sur quelques idées reçues et voyons concrètement comment envisager votre changement d’ATS en toute sérénité.
Quels sont les signes qu’il est temps de changer d’ATS ?
Des processus de recrutement qui ralentissent, une mauvaise expérience candidat, des difficultés d’intégration logicielle avec votre SI, ou encore la conformité RGPD de plus en plus opaque, sont autant de signes qu’il est temps de réévaluer votre ATS ou d’en changer. Si en plus, votre logiciel de recrutement actuel ne vous permet plus d’automatiser vos tâches efficacement, de piloter vos indicateurs RH, de collaborer avec fluidité entre RH, managers et DSI, alors il est devenu un frein stratégique qui vous fait perdre en agilité, en conformité et en attractivité.
Voici quelques signes généraux que vous rencontrez peut-être et qui confirment que le temps du changement est arrivé :
- Manque de scalabilité : votre entreprise grandit mais votre ATS ne suit plus. L’augmentation des recrutements, des utilisateurs et des données donne lieu à des lenteurs, blocages et une organisation difficile à structurer.
- Fonctionnalités limitées : vous souhaitez automatiser certaines tâches ou utiliser l’intelligence artificielle pour mieux trier les candidatures mais votre ATS n’offre pas ces possibilités.
- Difficultés techniques à répétition, bugs fréquents, mises à jour peu fiables, votre équipe perd son temps à contourner les problèmes.
- Ergonomie vieillissante : l’outil est perçu comme une contrainte plutôt qu’un atout.
- Le support client est inexistant ou inefficace.
- Le coût élevé est devenu injustifiable : le retour sur investissement n’est plus d'actualité.
Si votre outil actuel ne répond plus à vos besoins, c’est peut-être en raison d’un manque d’anticipation et de vision à long terme lors de son implémentation ou d’une obsolescence arrivée à son terme. Dans tous les cas, il est important de garder en tête qu’un bon outil doit évoluer avec les besoins croissants de votre structure, d’où l’importance cruciale de ne pas vous limiter aux exigences du moment lorsque vient la réflexion sur le choix de votre nouvel ATS.
Parce que votre logiciel de recrutement doit anticiper et accompagner la croissance de votre entreprise, sa fonction est avant tout de rester un levier de progression évolutif et non une contrainte. Ainsi, vous devez veiller à ce qu’il vous permette d’ajouter des fonctionnalités, de connecter facilement d’autres outils RH ou IT et de rester performant en cas d’augmentation de la charge. Vous devez donc choisir un ATS scalable qui évolue avec votre entreprise.
Pour vous aider à y voir plus clair sur la nécessité réelle de changer d’ATS et sur la méthode à suivre pour y parvenir, voici un Auto-Diagnostic clé en main. Composé de 2 parties décrivant les principaux indicateurs du changement avec, d’une part, un test pour vous poser les bonnes questions avant de changer d’ATS, et d’autre part, la méthode étape par étape pour changer de logiciel de recrutement, il vous accompagnera tout au long de votre parcours de transformation RH :
✅ Auto-Diagnostic : Faut-il vraiment changer d’ATS ? Faites le test en 2 minutes
Choisir votre nouvel ATS :
faites-le comme un recrutement !
Et si vous abordiez le choix de votre nouvel ATS comme un vrai processus de recrutement structuré et collaboratif ?
- Besoins et objectifs clairement définis en collaboration avec toutes les parties prenantes
- Comparaison structurée des logiciels
- Critères d’évaluation précis et détaillés par catégories
- Étapes de sélection rigoureuses…
Adopter une approche similaire à un processus de recrutement permet d’identifier le logiciel le plus adapté à vos enjeux. Pour vous y aider, dans la même idée qu’une scorecard de recrutement, nous avons créé une scorecard d’aide au choix de votre ATS à télécharger gratuitement afin de comparer les différents logiciels de recrutement de votre shortlist de façon organisée et selon 30 critères très précis comme :
- Les fonctionnalités clés
- L’ergonomie,
- L’usage collaboratif
- L’automatisation et l’intelligence artificielle
- La conformité
- Le support client
- Le coût,
- Etc.
🎁 Téléchargez gratuitement la SCORECARD d’aide au choix d’un logiciel de recrutement
Préparez la migration en amont :
pensez technique oui, mais humain aussi !
Maintenant que vous avez choisi votre nouvel ATS, la tâche qui vous attend ne se limite pas à un simple transfert de données. Ce changement d’ATS est un projet structurant qui implique à la fois :
- Des enjeux techniques : compatibilité, sécurité, intégration avec l’existant
- Des enjeux humains : impact sur les équipes RH, les managers et même les candidats.
Pour anticiper les risques, cadrer les besoins et impliquer les parties prenantes, une bonne préparation en amont est essentielle. Pensez à embarquer vos équipes dans la conduite du changement le plus tôt possible, afin de favoriser leur adhésion. En ce sens, voici une check-list à télécharger gratuitement pour conduire le changement avec méthode avant et après le choix de votre nouvel ATS.
Le temps de la migration :
trouvez le juste équilibre
Une durée de migration clairement définie en amont est un bon moyen d’éviter une lenteur excessive ou une précipitation regrettable par la suite. Parce que cette opération stratégique ne peut se faire en un claquement de doigts, mais ne doit pas non plus s’éterniser, la migration vers votre nouveau logiciel de recrutement mérite l’élaboration d’un planning précis pour ne pas perturber vos dossiers en cours. Sachant que cette migration peut durer de quelques semaines à plusieurs mois, selon la taille et la complexité de votre organisation, il vous faut tenir compte de toutes les étapes nécessaires à l’élaboration de votre rétro planning de façon réaliste. Voici les phases clés de votre changement d’ATS à prendre en compte :
- Audit des données existantes
- Export des données de l’ancien ATS vers le nouveau
- Mapping et transformation des données pour le nouvel outil
- Import et vérification
- Configuration du nouveau logiciel
- Phase pilote avant généralisation
- Recettage et tests utilisateurs restreints
- Accompagnement par l’équipe support
- Ajustement des paramètres
- Évaluation de la performance
- Communication interne sur le déploiement
- Formation
- Déploiement global
- Gestion temporaire de la double utilisation
Pilotez, mesurez, ajustez :
gardez le cap !
La mise en production de votre nouvel ATS est passée mais son adoption ne s’arrête pas là : place maintenant au suivi de la performance !
Cette phase de stabilisation s’étend généralement sur 1 à 3 mois, juste après la mise en production. Elle a vocation à observer les premiers usages concrets, à suivre les indicateurs clés et à collecter les retours utilisateurs dans un but d’amélioration technique et organisationnelle continue.
Pendant ce temps post-déploiement, vous devrez veiller à ce que l'ATS fonctionne comme prévu, à ce que les équipes l’aient bien pris en main, vous devrez certainement affiner certains paramétrages ou automatisations et renforcer l’adoption générale en proposant des formations complémentaires, en réalisant des campagnes de communication interne, en déployant une assistance, etc.
Une fois cette phase d’observation achevée, planifiez un temps de suivi mensuel ou trimestriel avec votre fournisseur pour ajuster les processus et les usages, à mesure que les utilisateurs progressent, et ainsi maximiser votre retour sur investissement.
Conclusion
Comme tout bon recrutement, le changement d’ATS se pilote avec méthode. Les nombreuses étapes avant de changer d’ATS nous le démontrent : changer de logiciel de recrutement est bien plus qu’un simple changement d’outil. C’est une opportunité de remettre de l’ordre dans vos process, de cartographier vos données, d’optimiser l’organisation de votre structure et d’impliquer vos équipes autour d’un projet commun et structurant.
Vous l’aurez compris, comme tout changement, la clé du succès réside dans la méthode, qui s’applique bien en amont, avec la définition des besoins, et s’étend bien au-delà de la mise en production, avec un suivi post déploiement régulier. Suivre cette méthode maximisera les chances de réussite de votre changement d’ATS et assurera une transition fluide et efficace pour vos équipes et l’ensemble de votre organisation.
En bref, comme tout bon recrutement, votre nouvel ATS mérite méthode, structure, collaboration, écoute, test et anticipation. Ces compétences font déjà partie de votre ADN de recruteur : vous n’avez plus qu’à les transposer pour votre changement d’ATS ! Pour vous accompagner, téléchargez notre Check-list dédiée :
FAQ
Quel est le délai moyen d’une migration d’ATS :
Le délai moyen observé d’une migration ATS se situe entre 6 et 16 semaines mais une migration efficace et bien cadrée prendrait entre 8 à 10 semaines. Pour des projets plus complexes comportant plusieurs sites, plusieurs langues et une forte intégration SIRH, 4 mois semblent un délai plus adapté.
Quelle est la meilleure période pour changer d'ATS ?
La meilleure période pour changer d’ATS se trouve en dehors des pics de recrutement comme le fameux September Surge, des campagnes de stages ou d’alternance. Idéalement située en début d’année lorsque les équipes sont disponibles, les reportings annuels terminés et les objectifs clairement définis, la période pour mettre en place un nouveau logiciel de recrutement doit s’inscrire dans une période propice au renouveau et à la disponibilité, on écartera donc également les périodes de ponts et de congés.
Quelles sont les raisons de changer d’ATS ?
Voici les principales raisons d’envisager un changement d’ATS :
- Votre logiciel de recrutement est devenu obsolète, il vous freine plus qu’il ne vous facilite la tâche
- Votre entreprise connaît une croissance importante et votre ATS ne suit plus
- Les utilisateurs ne sont pas satisfaits et l’outil est souvent contourné
- Votre ATS dessert votre marque employeur
- Votre ATS manque d’automatisation et de reporting
- Votre ATS n’est plus conforme à la réglementation (RGPD)
- Votre ATS dialogue mal avec vos autres outils SIRH , CRM, paie, jobboards.
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