L’avènement du numérique, la crise sanitaire ou encore, l’évolution des attentes des clients sont autant de facteurs qui amènent les entreprises à envisager un changement dans leur organisation.
La conduite du changement permet de faire en sorte que les décisions prises soient bien accueillies et aient un impact positif sur les collaborateurs de l’entreprise. Elle contribue également au succès du projet.
Selon une enquête, la conduite du changement est vitale pour 73 % des managers. Il faut dire qu’elle comporte de nombreux enjeux, aussi bien pour l’entreprise que pour les collaborateurs.
Découvrez tout ce que vous avez à savoir pour mener le changement efficacement dans votre société.
Qu’est ce que la conduite du changement ?
La conduite du changement, ou accompagnement au changement, consiste à mettre à disposition tous les outils pour permettre aux salariés d’une entreprise de s'adapter aux évolutions de son environnement.
Le changement est parfois nécessaire lors de la mise en place d’une réorientation stratégique, l’implémentation du télétravail, ou encore le déploiement de nouveaux outils comme un ATS par exemple.
On observe dans les entreprises une volonté de changement de plus en plus fréquente, pour faire évoluer les modes de fonctionnement et conserver un avantage compétitif.
Les enjeux de la conduite du changement
Le principal risque du changement est le manque de confiance et d'adhésion des collaborateurs. Le facteur humain est d'ailleurs la cause principale d'échec des projets de transformation.
Cela s'observe souvent lorsque la mise en œuvre du changement n'est pas précédée d'une stratégie de communication et d'accompagnement bien pensée.
L'objectif principal de la conduite du changement est d'impliquer l'ensemble des collaborateurs dans le processus de transformation.
La résistance au changement en entreprise est bien réelle. Et pour cause, un changement mal conduit peut nuire à la santé mentale (stress, anxiété, troubles de la concentration, etc.) et impacter négativement la motivation et la productivité. Pour éviter les réticences et obtenir le soutien des salariés, il est essentiel de gagner leur confiance.
Pour être accepté, le changement ne doit pas être imposé !
Comme toute mise en place d'un nouveau projet, la préparation est un facteur clé de réussite. Il faut anticiper l'impact du changement sur le rôle et les activités de chacun. Lorsque la conduite du changement est bien menée, les salariés sont plus engagés dans l'entreprise. Et le projet a plus de chances d'être un succès.
Le rôle de la conduite du changement dans la transformation digitale
Depuis le début des années 2010, le terme de transformation digitale, ou transformation numérique, a fait parler de lui dans les entreprises.
Il faut dire que les technologies n'ont cessé de se développer et de faire évoluer la manière dont nous travaillons.
Pour rester compétitives et répondre à la demande croissante de ce nouveau marché, les entreprises ont dû s'adapter rapidement à ce nouvel environnement.
Face à la quatrième révolution industrielle, de nombreuses entreprises se sont lancées dans la course à l'innovation. Sans une bonne préparation et une stratégie efficace, certaines organisations ont rapidement fait face à des complications opérationnelles.
Car le changement, quel qu'il soit, fait souvent peur et entraîne des réactions négatives, allant parfois jusqu’au rejet total.
À l'heure où le big data et l'intelligence artificielle font leur place au sein des entreprises, la conduite du changement est plus que jamais d'actualité.
Bien que les nouvelles technologies facilitent souvent le quotidien, elles n’ont pas toujours une bonne image auprès des salariés. Les inquiétudes à propos de l'automatisation et de la transformation des emplois doivent être considérées dans la manière dont l'entreprise communique et déploie les outils.
D’ailleurs, la communication doit être placée au cœur de la transformation. Selon une étude, 57 % des répondants ont beaucoup entendu parler de l'intelligence artificielle, mais ne savent pas vraiment ce que c'est.
Si l'utilisation éthique du big data et de l'intelligence artificielle est un sujet brûlant, le véritable défi pour les entreprises est de remporter l'adhésion de leurs collaborateurs.
Comprendre l'impact du changement avec 5 outils
Le diagramme des champs de force de Lewin
Cette matrice permet d'identifier les différentes opportunités et réticences face à une situation donnée pour faciliter la prise de décision. Cet outil est simple à utiliser et à mettre en place. Il peut être utilisé individuellement ou lors d’un atelier de brainstorming, par exemple.
L'équation du changement
Cet outil est utile pour analyser une situation précise, quel que soit le stade de la transformation.
Plus précisément, l'équation du changement permet de faire un état des lieux de la situation pour prévenir les résistances et faciliter les décisions.
Le diamant de Leavitt
C'est un outil très pertinent pour évaluer les conséquences, positives et négatives, d'un changement sur les différents niveaux d'une entreprise.
Il a été développé par Harold J. Leavitt, un psychologue du travail américain. Le diamant de Leawitt permet de comprendre les interactions entre la transformation et les différentes composantes d'une entreprise : les individus, les tâches, l'organisation et la technologie.
Ces données peuvent ensuite servir à établir un plan d'action précis.
Le modèle transitionnel de William Bridge
Cet outil, dont le nom est tiré de son créateur, a pour objectif d'inciter les individus à défendre le changement, plutôt qu'à le craindre.
Au lieu de se focaliser uniquement sur le changement, la matrice, définie par William Bridge, propose de se concentrer sur les étapes psychologiques que traversent les individus : l'abandon de ce qui fut, le moment de flottement et le nouveau départ.
Le manager pourra adapter son accompagnement au fur et à mesure des étapes franchies, pour qu'il soit le plus bénéfique possible.
La méthode QQOQCP
Il s’agit d’une méthode bien connue de résolution de problèmes.
Son acronyme signifie : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment et Pourquoi. Dans une démarche de conduite de projet, cette méthode permet d’analyser une situation grâce à un questionnement constructif, abordé sous des angles différents.
En définissant les raisons d’être du projet de transformation, il sera plus aisé de convaincre vos collaborateurs.
Conduire le changement efficacement : les 6 étapes à suivre
1. Déterminer les objectifs
Pour mettre en place une stratégie de conduite du changement pertinente, il faut avant tout définir la finalité de la transformation.
Les objectifs d'une démarche de conduite du changement sont divers. On retrouve notamment :
- Les objectifs financiers : développement du chiffre d'affaires, réduction des coûts, etc.
- Les objectifs RH : ouverture à la diversité et à l'inclusion, amélioration de la qualité de vie au travail, réduction de l'absentéisme, etc.
- Les objectifs marketing : optimisation de la qualité du service client, amélioration de l'engagement client, ouverture à de nouveaux prospects, etc.
- Les objectifs commerciaux : lancement d'un nouveau produit, amélioration d’un service, développement commercial sur un nouveau pays, etc.
En définissant des indicateurs de performance précis et adéquats, vous pourrez ainsi évaluer la portée de votre projet de transformation.
À noter que ces objectifs peuvent être ajustés dans une phase plus avancée du projet.
2. Réaliser un diagnostic de la situation actuelle
Ici, le but est de faire un point sur l'état de l'entreprise avant la mise en place du projet de transformation. Plus précisément, il s'agit de comprendre la culture de l'entreprise, son mode de fonctionnement, son organisation, son positionnement par rapport à la concurrence, etc.
Puisqu’une solution donnée ne peut pas convenir à tous, l'enjeu de cette démarche est de déterminer les meilleures actions à mettre en place pour accompagner le changement et atteindre les objectifs définis.
Les outils cités un peu plus haut ou d’autres, comme la cartographie des acteurs par exemple, sont très utiles pour y parvenir.
3. Mettre en place une stratégie de communication interne
Une bonne communication est indispensable pour éviter les réticences et gagner la confiance des collaborateurs.
Ainsi, il est essentiel de réfléchir à la manière dont vous allez aborder le projet de transformation. Anticipez les questions de vos salariés et informez-les de façon claire et transparente.
Expliquez à tous, équipe dirigeante, managers et collaborateurs, les causes de ce changement, les bénéfices que l'entreprise et ses membres pourront en tirer et les étapes précises de sa mise en œuvre. Chacun doit avoir connaissance des avantages, et des éventuelles difficultés d'une telle démarche. Il peut être intéressant de procéder à un sondage ou de créer un espace dédié à ce sujet, physique ou digital, pour identifier les requêtes des collaborateurs et y répondre.
Plus les salariés seront convaincus tôt dans le projet, plus ce dernier aura des chances d'être fructueux.
4. Organiser un transfert de connaissances
Pour accompagner vos collaborateurs dans le changement, il faut leur apporter toutes les connaissances nécessaires pour développer leurs compétences.
Proposez un solide programme de formation (en présentiel, en ligne ou hybride).
Vos collaborateurs auront ainsi toutes les clés pour comprendre son impact sur leurs missions.
5. Mettre en place des espaces d'échange
Là encore, l'objectif est de mettre la communication au centre de la démarche de conduite du changement.
Un accompagnement, en équipe et en individuel, sous forme d'ateliers de discussion, de débats ou encore, de brainstorming, est une manière d'impliquer les collaborateurs dans le déroulement du projet.
Pourquoi ne pas inviter vos salariés à s'exprimer sur les évolutions récentes de leurs activités ?
De cette manière, chacun peut donner son retour sur les difficultés rencontrées ou les bénéfices ressentis.
Parler de ses difficultés en groupe est utile pour trouver ensemble des solutions et décider d'un plan d'action. Et parler des avantages est une bonne façon de renforcer l'engagement dans le projet et de motiver et convaincre les autres collaborateurs.
Comme vous le voyez, il n'y a aucune raison de s'en passer !
6. Réaliser un suivi des actions menées
C'est ici que les indicateurs de performance définis dans l'étape 1 vont être utiles.
Si les résultats de votre projet de transformation ne seront pas visibles avant plusieurs semaines ou plusieurs mois, mesurer régulièrement son impact est essentiel. Ainsi, vous serez en mesure de rectifier le tir, si nécessaire.
Et encore une fois, demandez l'avis de vos salariés ! Les sondages permettent de conforter, ou non, les actions de l'entreprise. Et ils sont pertinents pour définir la meilleure manière de continuer à accompagner vos collaborateurs, même après la finalisation du projet.
Exemples d’entreprises qui ont tiré bénéfice du changement
Le changement est nécessaire, et certaines entreprises l'ont bien compris !
Découvrez trois entreprises qui ne seraient pas devenues ce qu'elles sont aujourd'hui, sans l’intervention du changement.
La célèbre plateforme de streaming Netflix revient de loin ! L'entreprise, née en 1998, était à l'origine un service d'envoi de DVD. Si elle a rapidement connu un grand succès, elle a dû se réinventer pour faire face aux évolutions des modes de consommation du divertissement. L'entreprise a donc choisi de réorienter ses activités vers le streaming. Ce changement ne s’est pas fait sans difficulté : réticences des clients, difficultés financières, etc. Pourtant, son succès est aujourd'hui incontestable.
Durant la pandémie, la brasserie écossaise indépendante Brewdog a consacré une grande partie de ses activités à la fabrication de gel hydroalcoolique en réponse à la forte pénurie. Leur initiative a permis de fournir plus de 50 000 associations, centres médicaux et hôpitaux.
Fondée en 1865 en Finlande, la société Nokia a eu l'occasion de se réinventer plusieurs fois ! Originellement positionnée sur l'industrie papetière, elle a ensuite orienté sa stratégie vers les télécommunications et surtout, la téléphonie mobile. À la suite de la vente de sa marque de smartphone, l'entreprise s'est recentrée sur les infrastructures télécoms, et plus particulièrement, le déploiement de la 5G. Le dernier projet en date ? Nokia a été sélectionné par la Nasa pour le déploiement d'un réseau cellulaire sur la Lune !
Le changement est essentiel. Sans lui, les entreprises ne peuvent pas être compétitives et répondre à la demande de leurs clients et collaborateurs.
Pour être efficace, la conduite de projet doit être planifiée et bien réfléchie. Et surtout, elle doit prendre en compte l'ensemble des membres de l'organisation.
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