Das Arbeitszeugnis: Vorlage, Tipps und Hinweise

Mit einem Arbeitszeugnis bescheinigt ein*e Arbeitgeber*in einem*einer ausscheidenden Mitarbeiter*in die Qualität der geleisteten Arbeit. Nach §109 der Gewerbeordnung hat ein*e Arbeitnehmer*in ein Anrecht auf ein Zeugnis. Im Gesetzestext heißt es:

• (1) Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der*Die Arbeitnehmer*in kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.
• (2) Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den*die Arbeitnehmer*in zu treffen.
• (3) Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Der dritte Satz besagt ausdrücklich, dass Sie ein schriftliches Zeugnis, eigenhändig unterschrieben, ausstellen müssen. Es ist allerdings nicht verboten, dieses zu scannen und zusätzlich auch in elektronischer Form, zum Beispiel als E-Mail, zu versenden.

Es gibt eine Frist von drei Jahren, innerhalb welcher der*die Arbeitnehmer*in ein Zeugnis verlangen kann. In der Praxis wird diese aber selten ausgenutzt, die meisten Zeugnisse werden am Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt.

Es wird zwischen zwei Hauptmerkmalen von Arbeitszeugnissen unterschieden:

• Einfaches Arbeitszeugnis
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis ist lediglich eine Bestätigung, dass jemand bei Ihnen gearbeitet hat. Es beinhaltet die Dauer der Beschäftigung, die Art der Beschäftigung und Tätigkeiten, die der*die Angestellte ausgeübt hat. Dieses Zeugnis reicht aber nicht aus, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis geht auf die Tätigkeiten und Qualifikationen des*der Mitarbeiter*in ein. Der*Die Arbeitgeber*in muss ausführlich die Tätigkeiten beschreiben und eine qualifizierte Bewertung abgeben. Diese schließt die geleistete Arbeit und die Persönlichkeit mit ein.

Was viele nicht wissen: Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein. Wenn Sie ein schlechtes Zeugnis schreiben wollen, müssen Sie das ausreichend begründen. Wenn der*die Mitarbeiter*in hingegen fordert, statt einer befriedigenden eine gute oder sehr gute Benotung zu bekommen, dann muss diese*r den Nachweis erbringen, dass die geleistete Arbeit wirklich besser als beschrieben war. Das ist auch vom Bundesarbeitsgericht bestätigt worden (BAG-Urteil, 9 AZR 584/13).

Es gibt auch noch Sonderformen von Zeugnissen. Auf diese gibt es zwar keinen gesetzlichen Anspruch, sie können aber dennoch ausgestellt werden.

Zwischenzeugnis

Manchmal verlangen Beschäftigte ein Zwischenzeugnis. Dieses kann in der Form sowohl ein einfaches als auch ein qualifiziertes Zeugnis sein. Es liegt an Ihnen als HR-Verantwortlichem*Verantwortlicher, ob Sie dem Wunsch entsprechen möchten.

Tätigkeitsbeschreibung

Etwas formloser als das Zwischenzeugnis ist die Tätigkeitsbeschreibung. Eine solche kann aus verschiedenen Gründen nachgefragt werden. Manchmal wollen zum Beispiel Banken wissen, was man genau beruflich macht, wenn ein Kredit beantragt wird. In dieser Art des Zeugnisses werden lediglich die Aufgaben eines*einer Mitarbeiter*in beschrieben.

Sinn eines Arbeitszeugnisses – wozu dient es?

Ein Arbeitszeugnis soll ausscheidenden Angestellten dabei helfen, eine neue Stelle zu finden. Es kann darüber auch der Person selbst Auskunft darüber geben, wie das Unternehmen ihre Arbeit und Performance eingeschätzt hat.

Wie aber bereits angemerkt, geht es hier nicht um eine Mitarbeiter*innen-Bewertung. Deshalb weisen Gerichte auch immer wieder darauf hin, dass ein Zeugnis grundsätzlich positiv sein soll. Nur bei schwerwiegenden Verstößen, die nachgewiesen werden können, ist es möglich ein schlechtes Zeugnis auszustellen.

Für die Arbeitnehmer*innen ist ein Arbeitszeugnis eines der wichtigsten Dokumente bei der Bewerbung um eine neue Stelle. Wer bereits länger im Beruf ist, wird kaum noch nach seiner Ausbildung gefragt. Erfahrung, die durch Zeugnisse nachgewiesen werden kann, ist heute viel mehr gefragt. Für Ihr Unternehmen sollte die Erstellung des Arbeitszeugnisses ein Teil des Offboarding-Prozesses sein.

Wie sollte ein Arbeitszeugnis aufgebaut sein?

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte seinem Namen gerecht werden und auf die Qualifikationen des*der Mitarbeiter*in eingehen. Das bedeutet, dass jedes Zeugnis so individuell wie möglich gehalten werden soll. Zwar kann heute eine Software bei der Struktur helfen, die Vorlage für ein Arbeitszeugnis muss dann aber mit auf die Person zugeschnittenen Informationen gefüllt werden.

Die wesentlichen Bestandteile eines Arbeitszeugnisses sind:

• Personalien: Der volle Name und der Wohnort, eventuell Geburtsdatum
• Aufgabenfelder, Tätigkeitsbeschreibung: In welcher Abteilung war die Person beschäftigt, welche Aufgabengebiete waren zugewiesen, welche Verantwortungsbereiche gibt es. Diese Aufgaben können als Liste niedergeschrieben werden.
• Besondere Aufgaben, Fortbildungen und Erfolge: Wenn Mitarbeiter*innen über die normale Tätigkeit hinaus noch Sonderaufgaben wahrgenommen haben, zum Beispiel im Team zum Erstellen einer neuen Unternehmensvision, soll das vermerkt werden. Auch wichtige Fortbildungen können im Arbeitszeugnis stehen, und besondere Erfolge (wenn das PR-Team zum Beispiel einen Preis für eine Kampagne erhalten hat.)
• Leistungsbewertung: Die Leistungsbewertung soll beschreiben, wie gut (und nicht wie schlecht) die beschriebene Person gearbeitet hat. Denken Sie auch hier an das Wohlwollen. Es ist üblich, dass sehr gute Leistungen mit Superlativen beschrieben werden, zum Beispiel “zur vollsten Zufriedenheit”, “eine*r der besten Facharbeiter*innen”, und auch gute Leistungen entsprechend gewürdigt werden “machte einen hervorragenden Job”, “war ein*e exzellente*r Teamleiter*in”.
• Beurteilung von Sozialverhalten: Unternehmen wollen heute nicht nur wissen, wie ein*e Mitarbeiter*in fachlich einzuschätzen ist, sondern auch wie der Mensch bewertet wird. Hier werden Sie besonders achtgeben müssen, gerade wenn Sie sich von dem*der Kolleg*in nicht gerade im Einvernehmen trennen. Dieser Teil wird oft auch benutzt, um mit versteckten Codes eher negative Eigenschaften der Person zu beschreiben. Allerdings ist von solchen Formulierungen abzuraten. Das Sozialverhalten soll offen und ehrlich, aber eben auch dem*der Mitarbeiter*in förderlich beschrieben werden.
• Kündigungs- und Ausscheidungsgrund: Ganz wichtig ist natürlich darzulegen, warum das Arbeitsverhältnis beendet wird. Kündigen Angestellte, so können Sie die Formulierung “verlässt auf eigenen Wunsch das Unternehmen” oder “will sich einer neuen Aufgabe stellen” verwenden. Wenn die Kündigung ein Verlust, auch menschlich ist, können Sie das auch gerne betonen, wie durch “verlässt leider unsere Firma, weil er*sie ein tolles Angebot bekommen hat, was er*sie nicht ablehnen konnte.” Bei einer Kündigung durch das Unternehmen sollte eine möglichst neutrale Formulierung verwendet werden, die dem*der Mitarbeiter*in nicht schadet. Ein Beispiel ist “verlässt uns Herr*Frau im gegenseitigen Einvernehmen”. Werden Stellen abgebaut, sollte das unbedingt erwähnt werden, weil es dann den*die Kolleg*in von einer Mitschuld befreit.
• Schlusssatz: Wie auch immer das Arbeitsverhältnis endet, es sollten am Schluss des Zeugnisses einige freundliche Worte stehen. Das zeugt auch von Größe des*der Arbeitgeber*in und dient dem Employer Branding. Sätze wie “Wir wünschen Herrn*Frau XX alles Gute auf seinem*ihrem weiteren Lebensweg” oder “Wir werden Herrn*Frau sehr vermissen” bringen eine wichtige menschliche Komponente in das Schreiben.
• Unterschrift: Ein Arbeitszeugnis muss unterschrieben sein. Unter der Unterschrift sollte auch der Name der Person, die unterschrieben hat, und die Position im Unternehmen stehen. Bei kleineren Firmen sollte der*die Geschäftsführer*in unterschreiben.

Was in einem Arbeitszeugnis stehen sollte und was nicht

Unter manchen Arbeitgeber*innen hat sich eine Praxis etabliert, mit unterschiedlichen Formulierungen die Leistungen der ausscheidenden Angestellten zu bewerten, ohne dabei offensichtlich negativ zu sein. Die Wortwahl kann entscheidend dafür sein, wie bei einer Bewerbung das Zeugnis interpretiert wird.

Bei der allgemeinen Bewertung der Arbeitsleistung hat sich zum Beispiel folgende Skala etabliert:

• Sehr gut: “stets zur vollsten Zufriedenheit”
• Gut: “zur vollsten/stets zur vollen Zufriedenheit”
• Befriedigend: “zur vollen Zufriedenheit”
• Ausreichend: “zur Zufriedenheit”
• Mangelhaft: “Im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit”
• Ungenügend: “Er*Sie hat sich bemüht.”

Eine Regel sollte sein, dass Sie eine Person im Zweifel eine Stufe besser bewerten als Sie eigentlich möchten. Damit sind Sie sicher, was die gesetzlichen Vorgaben angeht, und es hilft dem*der Mitarbeiter*in bei der Stellensuche. Bewertungen, die unterhalb von Befriedigend sind, müssen ausreichend begründet werden. Das kann der*die Mitarbeiter*in auch ausdrücklich verlangen.

Noch immer sind viele Zeugnisse in einer sehr neutralen und trockenen Form geschrieben, mit Redewendungen, die heute kaum mehr im Sprachgebrauch verwendet werden.

Um das Zeugnis etwas moderner zu gestalten können Sie folgende Ausdrücke verwenden:

• Emphatisch: Herr*Frau ist sehr empathisch sowohl was das Team als auch was Kund*innen betrifft und hat deshalb lange dauernde und erfolgreiche Kund*innen-Beziehungen aufgebaut und Mitarbeitende im Unternehmen halten können.
• Kund*innen-orientiert: Kund*innen-Orientierung ist heute besonders wichtig in vielen Berufen, wenn das noch mit positiver Gestaltung der Customer Experience verbunden wird, ist das ein großes Plus.
• Hohes fachliches Wissen: Auch wenn immer mehr Softskills gefragt sind, so dürfen in bestimmten Bereichen das fachliche Wissen und der aktuelle Stand des Wissens gerne hervorgehoben werden. Sie können in dem Zusammenhang auch auf Weiterbildungen verweisen.
• Krisensicher: Es muss nicht gleich eine weltweite Pandemie sein, in der Mitarbeiter*innen ihre Krisenfestigkeit beweisen. Aber wer in einer Krise den Überblick behalten und führen kann, sollte dies auch in seinem*ihrem Arbeitszeugnis bestätigt bekommen.
• Teamorientiert: Im Unterschied zu teamfähig, was eine Selbstverständlichkeit ist, sind teamorientierte Mitarbeiter*innen in der Lage, den Rat und die Unterstützung anderer aktiv zu suchen, um ein bestmögliches Ergebnis zu liefern.

Welche Wörter sollten in einem Arbeitszeugnis nicht stehen?

Es gibt auch Formulierungen und Wörter, die zwar zunächst gut klingen, tatsächlich aber eine Abwertung darstellen. Der Klassiker ist das Wort “gesellig”. Es wird sowohl für Personen benutzt, die geschwätzig sind, als auch für Angestellte, die mehr reden als arbeiten und bisweilen auch für solche, die ein Alkoholproblem haben oder anderen Kolleg*innen zu nahekommen. Sie sollten das Wort also auf jeden Fall vermeiden, selbst wenn Sie damit etwas Positives ausdrücken möchten.

Weitere Formulierungen und Wörter, die nicht benutzt werden sollen, und ihre Bedeutung:

• Tritt für Kolleg*innen ein: Steht oft für Mitglieder im Betriebsrat und Gewerkschafter*innen, manchmal auch für Wortführer*innen bei innerbetrieblichen Problemen.
• Arbeitet gerne alleine: Das wird heute als fehlende Teamfähigkeit und mangelhaftes Sozialverhalten verstanden.
• Gesundes Selbstvertrauen: Umschreibt Arroganz und Ungehorsam.
• Erfrischende Art: Kann für jemanden mit Drogenproblemen stehen, aber auch für Mitarbeiter*innen, die übergriffig sind oder zu viel reden.
• Bemühte sich: Das bedeutet fast immer, dass jemand nicht in der Lage ist, die Aufgaben zu erfüllen.
• In der Lage zu delegieren: Damit werden Personen beschrieben, die ihre Arbeit an andere geben, statt sie selbst zu machen – auch wenn das eigentlich ihr Job wäre. Letztlich bezeichnet es faule Beschäftige.
• Mit großer Genauigkeit: Im Gegensatz zu “mit großer Präzision” steht Genauigkeit für einen eher pedantischen Umgang mit Personen und Aufgaben.
• Pflichtbewusst: Hat gemacht, was man ihm*ihr gesagt hat, aber auch nicht mehr.
• Verständnisvoll: Bezeichnet bisweilen Führungskräfte, die sich nicht durchsetzen können und auch keine Führungsqualitäten haben.

Selbstverständlichkeiten und Weglassen

Eine andere Form der versteckten Nachricht und ein Code im Arbeitszeugnis ist das Betonen von Selbstverständlichkeiten. Wer pünktlich zur Arbeit kam und alle Aufgaben erledigte, hat kaum Eigeninitiative gezeigt. Wer gerne im Team mitgearbeitet hat, ist nicht unbedingt eine Führungspersönlichkeit.

Manchmal kann es auch aufschlussreich sein, wenn das Zeugnis sehr kurz ist und bestimmte Dinge einfach weggelassen werden. Zum Beispiel wenn gar nicht erwähnt wird, dass es weitere Aufgabenbereiche gab oder dass ein*e Arbeitnehmer*in niemals befördert wurde.

Vorsicht bei der Gleichbehandlung

Bestimmte Formulierungen im Zeugnis sind auch in diskreter Form verboten. Das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) verbietet es Arbeitgeber*innen, bestimmte Informationen in einem Arbeitszeugnis preiszugeben. Das Gesetz soll die Benachteiligung von Arbeitnehmer*innen verhindern, die wegen eines in Paragraph 1 AGG genannten Falls diskriminiert werden könnten.

So darf das Arbeitszeugnis keine Hinweise auf die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Religion, Partei oder ethnischen Herkunft oder einer Behinderung liefern.

Vorlage für ein Arbeitszeugnis

Eine Vorlage für ein Arbeitszeugnis kann, zumindest was Struktur und Formalien angeht, so aussehen:‍

ARBEITSZEUGNIS

Herr*Frau VORNAME, NAME, ANSCHRIFT, GEBURTSDATUM war von DATUM bis DATUM bei uns als POSITION beschäftigt und wird das Unternehmen zum DATUM verlassen.

Herr*Frau NACHNAME war in der ABTEILUNG als POSITION tätig und hat dort XX Jahre gearbeitet. Zu seinen*ihren Aufgabenfeldern gehörten:

Liste der Tätigkeiten

Darüber hinaus nahm Herr*Frau NACHNAME noch folgende Sonderaufgaben wahr:

Wir schätzen Herrn*Frau NACHNAME wegen QUALIFIKATIONEN. Seine*Ihre BESONDERE EIGENSCHAFTEN stachen dabei besonders heraus. In seiner*ihrer Tätigkeit als POSITION arbeitete Herr*Frau NACHNAME zu unserer vollsten Zufriedenheit. Er*Sie war neuen Aufgaben und Herausforderungen immer aufgeschlossen und nahm sie gerne an.

Mit Herrn*Frau NACHNAME verlieren wir eine*n geschätzte*n Mitarbeiter*in, der*die sich durch ein großes berufliches Engagement auch über den normalen Aufgabenbereich hinaus auszeichnete. Er*Sie überzeugte durch seine*ihre Teamorientierung und Führungsqualitäten.

Herr*Frau NACHNAME scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Unternehmen aus und möchte sich neuen Herausforderungen stellen. Wir bedauern diesen Verlust sehr.

ODER

Leider müssen wir uns, allerdings im gegenseitigen Einvernehmen, von Herrn*Frau NACHNAME trennen, wünschen ihm*ihr aber alles Gute im nächsten Job.

Wir wünschen Herrn*Frau NACHNAME viel Glück auf seinem*ihrem weiteren Lebensweg und bei seinen*ihren weiteren beruflichen Herausforderungen.

Name, Datum, Unterschrift, Position

Arbeitszeugnis für Führungskräfte

Bei einem Arbeitszeugnis für Führungskräfte müssen Sie etwas andere Maßstäbe anlegen. Hier geht es um die Führungskompetenzen und Manager-Qualifikationen. Der Bereich der Aufgaben und der Tätigkeiten wird entsprechend kürzer dargestellt. Da reicht es oft schon zu sagen, jemand hatte die Marketingleitung inne oder das Finanzwesen überwacht. Was hier im Zeugnis bewertet werden muss ist:

Die strategische und unternehmerische Kompetenz: Wie gut hat die Person die Abteilung geführt, wie war das Verhältnis zu Angestellten, welche Impulse kamen von ihm*ihr, in welchen Bereichen hat er*sie das Unternehmen vorangebracht.

Beim Führungsverhalten sollten Sie beurteilen, wie jemand andere geführt und vor allem motiviert hat, wie dadurch Leistungen gesteigert werden konnten. Die Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit spielt ebenfalls eine große Rolle.

Der Grund für das Ausscheiden spielt eine besondere Rolle. Führungskräfte werden selten betriebsbedingt gekündigt. Deshalb sollten Sie im Arbeitszeugnis wahrhaft und überzeugend erläutern, warum das Arbeitsverhältnis beendet wird und warum der*die Kolleg*in eine berufliche Veränderung sucht.

Und schließlich gehört es zum guten Ton, die Verdienste um das Unternehmen hervorzuheben. Die meisten Führungskräfte werden sicherlich etwas Herausragendes geleistet haben, und das soll und darf auch erwähnt werden. Sie würden das sicher auch als Pluspunkt bei einem*einer Bewerber*in sehen.