Der ultimative Leitfaden für kollaboratives Recruiting

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Recruiting ist heute nicht nur im Wandel. Es hat sich bereits verändert. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich Unternehmen ausschließlich auf traditionelle Einstellungsstrategien verlassen konnten, um Top-Talente zu finden und zu gewinnen. Stattdessen hat das kollaborative Recruiting als beliebte Alternative begonnen. 

Kollaboratives Recruiting basiert auf einem einfachen Prinzip: Recruiting findet nicht in einem Vakuum statt. Teams müssen Wege finden, Silos und traditionelle Modelle der Personalbeschaffung aufzubrechen, wenn sie hoffen, sich an die schnelllebige, hart umkämpfte Welt der Personalbeschaffung anzupassen. Die Arbeitsbelastung ist einfach zu groß - und bewegt sich zu schnell - als dass Recruiter*innen allein diese Prozesse bewältigen könnten. 

In diesem Leitfaden wird das kollaborative Recruiting im Detail untersucht.  

Was ist kollaboratives Recruiting? 

Kollaboratives Recruiting ist eine teambasierte Recruitingmethode, die Kolleg*innen aus anderen Unternehmensbereichen in die Screening-, Interview- und Entscheidungsphase einbezieht. Bei diesem Modell gibt es eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung und anderen Abteilungsteams im Unternehmen, die in engem Kontakt mit dem ausgewählten Kandidat*innen arbeiten werden.

Diese Art der Einstellung ist während des Vorstellungsgesprächs am aktivsten, bei dem sich Teammitglieder, einstellende Manager*innen und der*die Recruiter*in in einem mehrstufigen Ansatz mit den Kandidat*innen treffen. Dies ermöglicht es den Kandidat*innen, sich mit mehr Personen zu treffen als in einem traditionellen Prozess, wodurch sie ein tieferes Wissen über die Personen, mit denen sie zusammenarbeiten werden, und über das Unternehmen erhalten.

Zusätzlich zu den Vorstellungsgesprächen kann das kollaborative Recruiting auch eine tiefere Kommunikation rund um die Bewertung der Kandidat*innen, die Evaluierung und letztendlich die Entscheidung über die Einstellung oder Ablehnung beinhalten. In diesen Fällen geben die Einstellungsteams Feedback und Empfehlungen zu bestimmten Kandidat*innen, die dann in die Einstellungsentscheidung einfließen.

Das Ziel des kollaborativen Recruitings ist es, mehr Stimmen in den Recruitingprozess einzubringen, um eine fundiertere und umfassendere Bewertung potenzieller Kandidat*innen zu erhalten.

Warum kollaboratives Recruiting?

Die Welt der Personalbeschaffung hat sich verändert. Kandidat*innen erwarten positive, vielseitige Erfahrungen, wenn sie sich für eine Stelle bewerben, und Unternehmen müssen diese liefern, wenn sie hoffen, die besten Leute für den Job zu bekommen. 

Kollaboratives Recruiting ist eine der besten Strategien, um eine mehrdimensionale Candidate Experience zu bieten und ist ein zentrales Element der modernen Personalbeschaffung. Es ist auch ein leistungsstarkes strategisches Werkzeug für Unternehmen, die einen effektiven - aber wiederholbaren - Einstellungsprozess rationalisieren und skalieren möchten. 

Erstens erhalten Unternehmen durch kollaboratives Recruiting ein viel tieferes Verständnis der Kandidat*innen und ihrer potenziellen Auswirkungen auf das Unternehmen. 

Durch die Strukturierung des Recruitings als Teamaktivität und die Aufteilung der Verantwortlichkeiten für das Screening und die Entscheidungsfindung können Unternehmen 360-Grad-Ansichten von Kandidat*innen sammeln, die ihnen helfen, die richtige Einstellungsentscheidung zu treffen. Einblicke von mehreren Personen mit unterschiedlichen Meinungen und Prioritäten helfen dabei, ein umfassendes Bild eines*einer Kandidat*in und seiner*ihrer potenziellen Eignung für das Unternehmen zu erstellen. 

Wenn man strategisch vorgeht und systematische, wiederholbare und skalierbare Prozesse einsetzt, kann dieses erweiterte Verständnis eines*einer Kandidat*in konsistent für alle offenen Stellen wiederholt werden. 

Langfristiges, kollaboratives Recruiting ist eine leistungsstarke und effektive Strategie, die Unternehmen dabei hilft, ihre strategischen Einstellungsziele und letztlich auch ihre Unternehmensziele zu erreichen. 

Zweitens hilft kollaboratives Recruiting Unternehmen, die Erwartungen moderner Kandidat*innen zu erfüllen. 

Abhängig von Ihrer Branche haben Sie wahrscheinlich bemerkt, dass es in den letzten Jahren schwieriger geworden ist, qualifizierte Talente zu finden und zu halten. Dies ist auf eine Kombination von Faktoren zurückzuführen, darunter: 

  • Wachsende Nachfrage nach bestimmten Fähigkeiten 
  • Sich entwickelnde Philosophien darüber, was Arbeit ist und wo sie erledigt wird
  • Die Erwartungen der Kandidat*innen, sowohl im Einstellungsprozess als auch von Unternehmen 
  • Moderne Sourcing-, Screening- und Einstellungspraktiken, die neue Kanäle und Techniken nutzen

Eine gemeinsame Linie für jeden dieser Faktoren ist, dass heutige Kandidat*innen andere Erfahrungen und Gegenleistungen für ihre Arbeit schätzen und fordern als früher. 

Insbesondere erwarten die Kandidat*innen von jedem potenziellen Arbeitgeber eine transparente und umfassende Einstellungserfahrung. Sie möchten, dass ihre Interaktionen mit dem Unternehmen positiv, gründlich und transparent sind und widerspiegeln, wie es sein wird, dort zu arbeiten.

Natürlich kann es schwierig sein, diese Erfahrung zu vermitteln, besonders wenn das Unternehmen schnell wächst. Hier kommt kollaboratives Recruiting ins Spiel. 

Während die Kandidat*innen den mehrstufigen Interviewprozess durchlaufen, haben auch sie die Möglichkeit, sich ein 360-Grad-Bild von der Organisation, ihrem potenziellen Team und den Führungskräften, unter denen sie arbeiten werden, zu machen. 

Dadurch erhalten die Kandidat*innen viel tiefere und umfassendere Informationen, die es ihnen ermöglicht, sich selbst zu überprüfen und festzustellen, ob die Stelle wirklich zu ihnen passt.

Kurz gesagt, die heutigen Erwartungen der Kandidat*innen erfordern angepasste Recruitingstrategien. Kollaboratives Recruiting passt perfekt dazu. 

Kollaboratives Recruiting vs. traditionelles Recruiting 

Wie Sie wahrscheinlich schon bemerkt haben, bietet kollaboratives Recruiting eine ganze Reihe von Vorteilen für moderne Unternehmen. Um diese Vorteile besser zu verstehen, ist es hilfreich, einen Blick zurück auf die traditionelle Personalbeschaffung zu werfen, um die Unterschiede hervorzuheben. 

Merkmale der traditionellen Personalbeschaffung

Die traditionelle Personalbeschaffung ist in erster Linie ein Top-Down-Prozess. Der*die einstellende Manager*in ist die primäre und möglicherweise einzige Stimme, die in diesem Prozess zählt, und er*sie trifft letztendlich die alleinige Entscheidung, wer eingestellt wird. 

Hinter dem*der einstellenden Manager*in ist der*die Recruiter*in traditionell für die Erledigung aller Aufgaben innerhalb des Recruitingprozesses verantwortlich: vom Sourcing über das Screening und die Vorauswahl bis hin zur Planung von Vorstellungsgesprächen und der Verwaltung von Unterlagen und Stellenangeboten. 

Wie Sie sich vorstellen können, kann die Arbeitsbelastung für Recruiter*innen in einem traditionellen Modell schnell zu groß werden.

Das Endergebnis ist allzu oft eine schlechte Erfahrung für alle beteiligten Parteien. Die Hauptursachen für diese Probleme lassen sich auf Folgendes zurückführen: 

  • Eingeschränkte bis fehlende Kommunikation zwischen Abteilungen und Rollen bei der Personalbeschaffung.
  • Recruiter*innen überfordern sich selbst und sind nicht in der Lage, eine gute Candidate Experience zu bieten.
  • Von Kandidat*innen wird erwartet, dass sie alles fallen lassen, um einem starren Einstellungsprozess gerecht zu werden.
  • Entscheidungen basieren auf der Meinung einer einzigen Person.
  • Teammeinungen oder Feedback zu Kandidat*innen werden nicht gesammelt oder berücksichtigt.
  • Kandidat*innen erhalten eine enge, eindimensionale Darstellung der Unternehmenskultur und der Teamdynamik. 
  • Kandidat*innen und Personalverantwortliche sind gezwungen, eine Entscheidung auf der Grundlage unvollständiger oder begrenzter Informationen zu treffen. 

Wie Sie sehen können, wird das traditionelle Recruitingmodell der wachsenden Arbeitsbelastung von Personalverantwortlichen und der Nachfrage von Kandidat*innen in der modernen Arbeitswelt einfach nicht gerecht. 

Genau hier kommt kollaboratives Recruiting ins Spiel. 

Vorteile des kollaborativen Recruitings 

Es gibt eine lange Liste von Vorteilen, die mit kollaborativem Recruiting verbunden sind und die je nach Größe des Unternehmens, Branche und Einstellungszielen variieren. 

Wir konzentrieren uns auf die folgenden fünf Vorteile, die für praktisch alle Unternehmen gelten, die kollaboratives Recruiting nutzen:

  1. Geringere Arbeitsbelastung der Recruiter*innen
  2. Bessere Prüfung auf kulturellen Fit 
  3. Bessere Candidate Experience
  4. Geringere Auswirkung von unbewussten Vorurteilen
  5. Bessere Qualität der Einstellungen und Mitarbeiterbindung 

Lassen Sie uns die einzelnen Vorteile genauer betrachten. 

1. Geringere Arbeitsbelastung der Recruiter*innen

Kollaboratives Recruiting nimmt Recruiter*innen eine große Last ab. Wenn mehr Teammitglieder am Prozess beteiligt sind, bedeutet dies, dass sie nicht mehr allein für jede Phase des Einstellungsprozesses verantwortlich sind und somit eine strategischere Rolle als Koordinator*in einnehmen können. 

In Verbindung mit einem Bewerbermanagement-System kann das kollaborative Recruiting zeitaufwändige Aktivitäten wie das Parsen von Lebensläufen, die Vorauswahl, das Prescreening und die Terminplanung erheblich beschleunigen. 

All dies verbessert die Lebensqualität von Recruiter*innen und ermöglicht es ihnen, ihre Fähigkeiten effektiver zum Nutzen des Unternehmens einzusetzen.

2. Bessere Prüfung auf kulturellen Fit

Das Überprüfen der kulturellen Passung kann ein Glücksspiel sein. Das liegt daran, dass Kultur von Natur aus ein kollektives Konstrukt ist, was bedeutet, dass jede*r Mitarbeiter*in seine*ihre eigene Meinung darüber hat, wie "kulturelle Passung" aussieht. 

Eine einzelne Person zu bitten, die kulturelle Passung zu überprüfen, ist daher ein fehlerhafter Ansatz. Die teambasierte Einstellung ist eine viel rundere und repräsentativere Strategie, die diese unterschiedlichen und nuancierten Meinungen zur Kultur innerhalb einer Organisation berücksichtigt.

Gemeinsam sind Teams in der Lage, sich ein vollständiges Bild von der tatsächlichen kulturellen Eignung der Kandidat*innen zu machen, anstatt sich auf die subjektive Meinung einer einzelnen Person zu verlassen. 

3. Bessere Candidate Experience

Da die Arbeit auf mehrere Personen verteilt ist, können sich die Interviewer*innen gründlicher auf jede Interaktion mit den Kandidat*innen vorbereiten. Das macht die Gespräche natürlich fruchtbarer und vermittelt den Kandidat*innen eine bessere Erfahrung und einen besseren Eindruck vom Unternehmen. 

Die Interviewphase kann auch viel logischer strukturiert werden, sodass die Kandidat*innen schrittweise mehr über das Team erfahren und ihr Wissen den Personen demonstrieren können, mit denen sie möglicherweise später zusammenarbeiten. Im Laufe des Gesprächs machen sich die Kandidat*innen ein tieferes und vollständigeres Bild vom Unternehmen, dem Team und der Rolle. 

In jeder Phase wird den Kandidat*innen Transparenz und Gründlichkeit geboten, die, wenn Sie sich erinnern, von heutigen Arbeitssuchenden erwartet wird. 

4. Geringere Auswirkung von unbewussten Vorurteilen

Sich auf eine einzelne Person zu verlassen, um eine Einstellungsentscheidung zu treffen, ist anfällig für Probleme mit unbewusster Voreingenommenheit. Menschen sind von Natur aus in vielerlei Hinsicht voreingenommen, und es kann eine Herausforderung sein, dies ohne entsprechendes Training oder Einfluss von außen zu überwinden. 

Kollaboratives Recruiting ist eine Technik, die hilft, unbewusste Voreingenommenheit einzuschränken, indem die endgültige Entscheidung auf eine Gruppe von Personen übertragen wird. Teams bilden eine kollektive Meinung über eine Person, die eine voreingenommene Entscheidungsfindung einschränken oder eliminieren kann, je nachdem, wer daran beteiligt ist.

Diese Übung reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass eine Gruppe von Personen konsequent disqualifiziert wird, und erhöht somit die Wahrscheinlichkeit einer Auswahl, die auf Eignung und nicht auf Voreingenommenheit basiert.

5. Bessere Qualität der Einstellungen und Mitarbeiterbindung  

Die teambasierte Einstellung hilft zu garantieren, dass letztendlich der*die Kandidat*in ausgewählt wird, der*die Fähigkeiten und die Persönlichkeit hat, um die Aufgabe zu erfüllen und sich effektiv in das Team zu integrieren.

Dies trägt dazu bei, dass der*die richtige Kandidat*in ausgewählt wird, der*die den besten Einfluss auf das Unternehmen haben wird. Das ist ein Nettovorteil für die Qualität Ihrer Einstellungen.

Darüber hinaus wird durch kollaboratives Recruiting sichergestellt, dass die Kandidat*innen zum Zeitpunkt der Einstellung von ihren Teams vorab genehmigt werden, wodurch der Teambildungsprozess und die Zeit bis zur effektiven Zusammenarbeit beschleunigt werden. 

Dies trägt dazu bei, den langfristigen Erfolg, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter*innen und letztlich auch die Mitarbeiterbindung zu gewährleisten. 

Und wenn Sie immer noch nicht überzeugt sind, bedenken Sie die Tatsache, dass ein hohes Mitarbeiterengagement - geschaffen durch Dinge wie kulturelle Passung und Teamzusammenarbeit - ein direkter Indikator für hohe Produktivität und Mitarbeiterbindung ist.

Mit anderen Worten: Kollaboratives Recruiting hilft Ihnen, mehr aus Ihren neuen Mitarbeiter*innen herauszuholen und sie länger zu halten. 

Wer sollte an der kollaborativen Rekrutierung beteiligt sein (und wann?)

Um beim kollaborativen Recruiting erfolgreich zu sein, müssen Sie effektive Recruiting-Teams zusammenstellen. Außerdem müssen Sie in der Lage sein, diesen Prozess für jede offene Stelle zu wiederholen, die Sie als Recruiter*in zu besetzen haben. 

Um diesen Prozess zu erleichtern - und skalierbar zu machen - ist es hilfreich, den Zweck eines Recruiting-Teams und die typischerweise beteiligten Rollen zu verstehen.

Ein Recruiting-Team ist eine funktionsübergreifende Gruppe von Mitarbeiter*innen, die mit der Besetzung einer vakanten Stelle in einem Unternehmen beauftragt ist. Im Einzelnen sind sie verantwortlich für: 

  • Sourcing von Talenten
  • Bewerber*innen aussortieren
  • Einstellungsentscheidungen treffen
  • Einarbeitung und Coaching neuer Mitarbeiter*innen 

Um dies zu erreichen, setzen sich Recruiting-Teams in der Regel aus den folgenden Rollen zusammen: 

  • Der*die einstellende Manager*in fordert die Besetzung einer Position an und fungiert als Leiter*in des Recruiting-Teams. Dazu gehört die Koordination mit der Personalabteilung während des gesamten Einstellungsprozesses, die Bereitstellung einer klaren Vorstellung davon, welche Art von Kandidat*in für die Position benötigt wird, die Erstellung von Stellenanforderungen und Stellenbeschreibungen. 
  • Recruiter*innen. Sie sind der Quarterback, der für den gesamten Personalbeschaffungsprozess verantwortlich ist. Sie sind die Vermittler*innen zwischen dem*der einstellenden Manager*in und den Bewerber*innen, und sind für die Entwicklung und Durchführung des Bewerbungsprozesses verantwortlich. 
  • Interviewer*innen. Das unterstützende Team, zu dem in der Regel der*die Recruiter*in, der*die einstellende Manager*in, andere Manager*innen und leitende Angestellte sowie direkte Teammitglieder gehören, die mit dem*der ausgewählten Kandidat*in arbeiten werden. Ziel ist es, alle relevanten Stakeholder in das Recruiting-Team einzubeziehen, um den*die Kandidat*in gründlich zu informieren und ihn*sie als Team zu bewerten. 

Bei der Auswahl Ihres Einstellungsteams ist es wichtig, dass Sie:

  • Die Rollen und Verantwortlichkeiten zu Beginn des Einstellungsprozesses klar festlegen.
  • Alle Stakeholder einbeziehen, die direkt mit dem*der ausgewählten Kandidat*in interagieren werden.
  • Nur die Personen einbeziehen, die auch wirklich anwesend sein müssen. 
  • Coaching und Training für die Interviewer*innen anbieten, wo es nötig ist. 

Obwohl die Einstellung von Mitarbeiter*innen im Team viele Vorteile für ein Unternehmen hat, ist sie nur so effektiv wie die Personen, die Sie in den Prozess einbeziehen. Daher ist die Auswahl eines Recruiting-Teams und die Fähigkeit, diesen Auswahlprozess zu skalieren, der Schlüssel zum Erfolg beim kollaborativen Recruiting.

Herausforderungen beim kollaborativen Recruiting (und wie man sie überwindet)

Natürlich ist kollaboratives Recruiting nicht nur ein Kinderspiel. Es gibt einige Hürden, die Unternehmen überwinden müssen, damit diese Strategie funktioniert. 

Dieser Abschnitt befasst sich mit fünf häufigen Herausforderungen beim kollaborativen Recruiting und bietet Vorschläge, wie diese überwunden werden können. 

1. Die Notwendigkeit, Schulungen für das Recruiting und die Vorstellungsgespräche anzubieten  

Die erfolgreiche Einbindung neuer Mitarbeiter*innen in den Einstellungsprozess erfordert ein gewisses Maß an Schulung und Coaching. Dadurch wird sichergestellt, dass jede*r, der*die zur Teilnahme aufgefordert wird, über die grundlegenden Prinzipien von Vorstellungsgesprächen unterrichtet wird, auf unbewusste Voreingenommenheit aufmerksam gemacht wird und seine*ihre Rolle im Prozess versteht.

Dies kann natürlich ein zeitaufwändiges Unterfangen sein, wenn Sie mehrere Stellen auf einmal besetzen müssen.

Die Lösung: Erstellen Sie vorgefertigtes Schulungsmaterial, das jedes Mal, wenn ein neues Recruiting-Team gebildet wird, einfach eingesetzt werden kann. Standardisieren Sie diesen Schulungsprozess und sorgen Sie dafür, dass er in großem Umfang leicht wiederholbar ist. 

Jedes Mal, wenn Sie ein neues Recruiting-Team bilden, machen Sie eine Bestandsaufnahme, welche Mitglieder dieses Training erhalten haben und welche nicht. Wahrscheinlich müssen Sie auch bei Bedarf ein Coaching durchführen, aber so können Sie sicherstellen, dass die wesentlichen Informationen für jede neue Stelle vermittelt werden. 

2. Unnötige Komplexität im Einstellungsprozess 

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Recruiter*innen und Recruiting-Teams sich darüber beschweren, dass das kollaborative Recruiting den Prozess zu komplex macht. Dies kann in Form von zu vielen Berührungspunkten mit den Kandidat*innen, zu viel zusätzlicher Arbeit für das Recruiting-Team oder zu vielen Eingaben, die letztendlich die Entscheidung verwirren, geschehen. 

Auch für die Kandidat*innen kann die Komplexität von kollaborativem Recruiting ein Risiko bergen und überfordernd wirken. 

Die Lösung: Stellen Sie sicher, dass Ihr kollaboratives Recruitingverfahren gründlich, aber schlank ist. Beziehen Sie nur die Teammitglieder ein, die unbedingt beteiligt sein müssen, und weisen Sie von Anfang an bestimmte Rollen und Verantwortlichkeiten zu. 

Es ist auch eine gute Idee, eine Obergrenze für die Anzahl der Vorstellungsgespräche festzulegen, die Sie für alle Rollen durchführen, und wie lang diese sind. Sagen Sie den Kandidat*innen offen, was von ihnen erwartet wird und warum.

3. Umgang mit Meinungen und Anregungen von beteiligten Personen 

Jede*r möchte gehört werden, und seine*ihre Meinung soll zählen. Das ist aus Sicht des Engagements großartig, aber es kann zu Reibungen innerhalb des Recruiting-Teams führen, wenn die endgültige Einstellungsentscheidung den Meinungen einer oder mehrerer Personen zuwiderläuft. 

In einigen Fällen kann diese Reibung zu Unmut unter den Kolleg*innen führen und sogar das Vertrauen in den kollaborativen Einstellungsprozess untergraben.

Die Lösung: Seien Sie von Anfang an offen und transparent darüber, wie der Prozess ablaufen wird. Machen Sie deutlich, dass alle Beteiligten angehört werden, die endgültige Entscheidung aber bei dem*der einstellenden Manager*in liegt.

Fördern Sie offene Diskussionen im Recruiting-Team, indem Sie jedes Mitglied bitten, sein Feedback zu den in die engere Wahl kommenden Kandidat*innen abzugeben. Bitten Sie den*die einstellende*n Manager*in, sich alle Beiträge anzuhören, darüber nachzudenken und jede Entscheidung klar zu begründen, die getroffen wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Parteien das Gefühl haben, gehört worden zu sein, auch wenn ihre Wahl nicht auf die ausgewählte Person fällt.

4. Terminkonflikte und andere Prioritäten meistern

Es ist oft schwierig, sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Recruiting-Teams verfügbar sind, wenn sie für Vorstellungsgespräche benötigt werden. Dies kann zu Verzögerungen im Einstellungsprozess führen, was letztendlich dazu führen kann, dass Kandidat*innen das Interesse verlieren. 

Die Lösung: Machen Sie allen einstellenden Teammitgliedern von Anfang an zeitliche Verpflichtungen und Terminanforderungen klar. Nehmen Sie keine Teammitglieder auf, die nicht innerhalb des geforderten Zeitrahmens zu Vorstellungsgesprächen zusagen können.

Verwenden Sie Online-Planungstools, mit denen Teammitglieder ihre Verfügbarkeit angeben können, und geben Sie Kandidat*innen die Möglichkeit, Interviewzeiten auszuwählen, die für sie und das Recruiting-Team geeignet sind. 

5. Die Interviews zielgerichtet führen 

Schließlich besteht das Risiko, dass Interviews mit mehreren Personen nicht zielgerichtet geführt werden oder dass der*die Kandidat*in die Rolle und das Unternehmen nicht richtig versteht. 

Mangelnde Konsistenz bei den Informationen, die den Kandidat*innen zur Verfügung gestellt werden, oder bei den Fragen, die ihnen in jeder Phase des Interviewprozesses gestellt werden, kann Verwirrung stiften und dazu führen, dass sie ihr Interesse an der Stelle überdenken. Außerdem kann dies zu Inkonsistenzen bei der Prüfung und Bewertung von Kandidat*innen führen. 

Lösung: Bieten Sie allen Teammitgliedern, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, ein Interviewtraining an. Erstellen Sie standardisierte Interviewfragen und Scorecards, mit denen Ihr Team jede*n Kandidat*in prüfen kann. Erklären Sie, wie wichtig es ist, sich an diese Prozesse zu halten, um eine unvoreingenommene und konsistente Auswahl zu gewährleisten. 

Nachdem wir nun die Vorteile und Herausforderungen des kollaborativen Recruiting erläutert haben, lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie eine Strategie entwickeln können.

Wie stelle ich eine kollaborative Recruiting-Strategie zusammen?

Bevor wir skizzieren, wie eine kollaborative Recruiting-Strategie erstellt wird, sollten wir anmerken, dass es sich hierbei nicht um einen Einheitsansatz für die Personalbeschaffung handelt. Es wird für jedes Unternehmen ein anderer Prozess sein, und er wird wahrscheinlich je nach den verschiedenen Rollen, die eingestellt werden sollen, variieren. 

Eine eher technische Rolle wie ein*e Softwareentwickler*in oder IT-Spezialist*in wird wahrscheinlich mehr Schritte und Tests erfordern als eine nicht-technische Rolle. Auch die Größe des Unternehmens und die Komplexität der Berichtsstrukturen werden sich darauf auswirken, wie gründlich - oder kurz - die kollaborative Recruiting-Strategie ist. 

In jedem Fall ist es hilfreich, die typischen Schritte zu verstehen, die zur Erstellung einer kollaborativen Recruiting-Strategie gehören. So könnte das aussehen: 

1. Erstellen Sie Ihren Pitch für kollaboratives Recruiting 

Skizzieren Sie, warum Ihr Unternehmen kollaboratives Recruiting benötigt und welche Vorteile sich daraus aus geschäftlicher Sicht ergeben. 

Stellen Sie das Konzept und seine Vorteile Ihren Führungskräften vor, um die Zustimmung zu erhalten. Sobald die Führung an Bord ist, arbeiten Sie mit ihr zusammen, um eine angemessene Ressourcenzuteilung und Unterstützung von oben zu sichern.

2. Erstellen Sie einen individuellen, strukturierten Prozess für kollaboratives Recruiting

Legen Sie gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen aus dem Recruiting alle Anforderungen, Stakeholder und wichtigen Berührungspunkte für einen kollaborativen Recruitingprozess fest. Entwerfen Sie die Struktur, die Sie benötigen, um effektiv zusammenzuarbeiten. Skizzieren Sie, wie Sie einen skalierbaren und wiederholbaren Prozess für jede neue Stellenausschreibung schaffen werden. 

Zu den wichtigsten Überlegungen in dieser Phase gehören: 

  • Prozesse und Arbeitsabläufe für jede neue Stellenausschreibung
  • Anleitung, wie und wann Sie ein Recruiting-Team bilden
  • Welche Tools werden zur Verfügung gestellt, um den Prozess zu rationalisieren?

Dies sollte ein High-Level-Framework sein, das den gesamten kollaborativen Recruitingprozess abbildet. 

3. Erstellen Sie Richtlinien für die Auswahl des Recruiting-Teams und der Rollen

Erstellen Sie ein Dokument, das beschreibt, wie ein typisches Recruiting-Team aussieht. Definieren Sie obligatorische und optionale Rollen und skizzieren Sie klar die Verantwortlichkeiten für jede Rolle. 

Legen Sie fest, welche Verpflichtungen für jedes Teammitglied erforderlich sind. Geben Sie für jede einzelne Rolle an, wann sie verfügbar ist, an welchen Besprechungen sie teilnimmt, welchen Beitrag sie leistet und welche Aufgaben sie erledigen muss.

Verwenden Sie dieses Dokument als Grundlage für die Zusammenstellung aller zukünftigen Recruiting-Teams. Passen Sie es bei Bedarf an, wenn Sie beginnen, Ihre Strategien und Prozesse in der Praxis zu testen.

4. Schaffen Sie eine vielfältige und ansprechende Interviewerfahrung 

Gleichzeitig sollten Sie auch darlegen, wie der Interviewprozess für kollaboratives Recruiting aussehen wird. Wie viele Vorstellungsgespräche werden erforderlich sein? Was ist der Zweck der einzelnen Gespräche? Wer wird daran beteiligt sein? Wie werden die Gespräche geführt?

Hier sind einige Tipps, die Sie bei der Planung Ihres Interviewprozesses berücksichtigen sollten:

  • Finden Sie Wege, um Ihre Unternehmenskultur auf freundliche und transparente Weise vorzustellen und zu präsentieren.
  • Beziehen Sie Führungskräfte und Teammitglieder in den Interviewprozess ein, um den Kandidat*innen eine mehrdimensionale Sicht auf das Unternehmen zu vermitteln.
  • Erstellen Sie eine standardisierten Interviewprozess, der je nach Rolle repliziert und angepasst werden kann.
  • Definieren Sie die Fragen und Bewertungsparameter, die Ihre Interviews in jeder Phase des Screening-Prozesses verwenden werden.
  • Nutzen Sie Tools wie einen Terminplaner, damit die Kandidat*innen einen Zeitpunkt wählen können, der für ihre und die Zeitpläne Ihrer Interviewer*innen passt. 
  • Senden Sie automatische Erinnerungen und Follow-up-Nachrichten an die Kandidat*innen.
  • Nutzen Sie eine Software für Videointerviews, um Kandidat*innen dort zu erreichen, wo sie sind.

Das Vorstellungsgespräch ist vielleicht der wichtigste Teil jeder kollaborativen Recruiting Strategie. Nehmen Sie sich die nötige Zeit, um einen gründlichen und skalierbaren Prozess zu entwickeln. 

5. Erstellen Sie Schulungsmaterial für Interviewer*innen 

Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass alle Interviewer*innen angemessen darin geschult werden, wie man unvoreingenommene Interviews führt. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Erstellung einer strukturierten Interviewstrategie, die standardisierte Fragen und Scorecards für Kandidat*innen verwendet. 

Zusätzlich empfehlen wir, ein wiederholbares Trainingsprogramm für neue Interviewer*innen zu erstellen, das sie beim Onboarding in ein neues Recruiting-Teams absolvieren können. So wird sichergestellt, dass alle am Einstellungsprozess beteiligten Mitarbeiter*innen genau wissen, was in der Interviewphase von ihnen verlangt wird.

6. Skalieren Sie Ihren Recruitingprozess und verbessern Sie ihn mit der Zeit 

Wie bei jedem neuen Prozess werden Sie das kollaborative Recruiting nicht beim ersten Versuch meistern. Dies ist ein iterativer Prozess, bei dem Sie den Fortschritt und die Ergebnisse im Laufe der Zeit verfolgen und bei Bedarf anpassen müssen.

Nutzen Sie benutzerdefinierte Berichts-Dashboards und Recruitinganalysen, um die Auswirkungen Ihres neuen Programms auf wichtige Kennzahlen wie die Time-to-Hire, die Qualität der Einstellungen, die Mitarbeiterbindung und das Engagement der Mitarbeiter*innen zu überwachen.

Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse kontinuierlich mit dem Management. Vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren Unternehmenszielen und passen Sie Ihre Strategie und Ressourcenzuweisung bei Bedarf an.

Die Integration Ihrer Recruiting-Tools wird diesen Prozess erheblich vereinfachen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Workflows und Datenpunkte nahtlos zwischen den Plattformen fließen und Sie jederzeit einen 360-Grad-Blick auf Ihre Leistung haben. 

7. Bringen Sie Ihr Team mit kollaborativen Recruiting-Tools zusammen

Kollaboratives Recruiting nur so gut wie die Tools, die Sie verwenden. Um diesen Prozess zu rationalisieren und zu skalieren, müssen Sie eine professionelle Plattform für kollaboratives Recruiting wie Recruitee einsetzen, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit nahtlos und skalierbar ist. 

Wie ein Bewerbermanagement-System helfen kann 

Vielleicht fühlen Sie sich inzwischen ein wenig überfordert von all den Berührungspunkten, die beim kollaborativen Recruiting eine Rolle spielen. Und das ist verständlich. Es sind eine Menge. 

Die gute Nachricht ist, dass es viele Tools gibt, die Ihnen helfen können. Eines der beliebtesten - und effektivsten - sind moderne Bewerbermanagement-Systeme, die speziell für die kollaborative Personalbeschaffung entwickelt wurden. 

Wenn Sie ein Bewerbermanagement-System für kollaboratives Recruiting auswählen, suchen Sie nach solchen, die folgende Funktionen bieten:

  • Eine einfache und intuitive Nutzungserfahrung. Ihr Bewerbermanagement-System muss nutzungsfreundlich und intuitiv sein, damit Sie Ihre Teammitglieder nur für Ihre kollaboratives Recruiting-Workflows schulen müssen, nicht für die Plattform selbst. 
  • Notizen, Tagging und Aufgabenzuweisungen. Teammitglieder sollten in der Lage sein, Aufgaben zuzuweisen, Notizen zu erstellen und auszutauschen, sich gegenseitig in Unterhaltungen zu markieren und die Erledigung von Teamaufgaben zu verfolgen. Dies ist ein Kennzeichen für eine enge Zusammenarbeit, insbesondere wenn Ihr Team remote arbeitet. 
  • Rollen und Sichtbarkeitseinstellungen. Sie sollten in der Lage sein, den Zugriff auf bestimmte Daten, Fähigkeiten, Job- und Kandidat*innen-Profilen und offene Suchaufträge einzuschränken. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass nur Mitglieder des Recruiting-Teams in den ihnen zugewiesenen Rollen tätig sind. 
  • Unbegrenzte Benutzer*innen und Daten. Ihr Bewerbermanagement-System sollte flexibel sein, was die Anzahl der Benutzer*innen im System und die Menge der gesammelten Daten angeht. Dies stellt sicher, dass Ihr Prozess skalierbar ist, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen oder die Plattform ausfallen kann. 
  • Terminplaner. Ihr Bewerbermanagement-System muss ein Terminplanungstool enthalten, das es Kandidat*innen ermöglicht, Interviewzeiten auszuwählen, die für sie geeignet sind. Es sollte auch die Möglichkeit bieten, automatische Kalendereinladungen zu versenden und Links zu Videointerviews zu erhalten. Dies erleichtert die Planung von Vorstellungsgesprächen mit mehreren Personen und macht zeitaufwändige manuelle Aufgaben überflüssig. 
  • Automatisierte Aktionen. Ebenso sollten Sie in der Lage sein, bestimmte Workflows zu automatisieren, wie z. B. das Versenden von Bewertungen an Kandidat*innen, das Zuweisen von To-Dos, das Versenden von Follow-up-Nachrichten und andere sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben. Dies hilft, das Risiko, dass kritische Schritte im Recruitingprozess durch die Maschen fallen, zu reduzieren. 
  • Vorgefertigte Vorlagen. Idealerweise sollten Sie in der Lage sein, Workflow- und Bewertungsvorlagen zu erstellen, um Ihren Einstellungsprozess für neue Rollen und Positionen schnell zu replizieren und anzupassen. Dies bietet sowohl Ihren Mitarbeiter*innen Transparenz darüber, wie der Prozess funktioniert, als auch die Möglichkeit, schnell auf die Einstellung für mehrere Rollen gleichzeitig zu skalieren. 
  • Berichte und Dashboards. Sie sollten die Möglichkeit haben, zentrale Dashboards und automatisierte Berichte zu erstellen, die sich auf Ihre wichtigsten KPIs zurückführen lassen. Dies reduziert den Aufwand für die Erstellung geschäftskritischer Einstellungsmetriken erheblich und vereinfacht die Berichterstattung an das obere Management. 
  • Video-Chat. Video-Chat - oder eine Integration mit einer Video-Chat-Plattform eines Drittanbieters - ist unerlässlich, damit Sie Kandidat*innen aus der Ferne prüfen und einstellen können. Dies erweitert Ihren Talent Pool und erleichtert den Kandidat*innen die Arbeit im Einstellungsprozess. 
  • Mobile Kompatibilität. Die Zusammenarbeit findet nicht an einem festen Ort statt. Ihr Recruiting-Team sollte in der Lage sein, auf Ihr Bewerbermanagement-System zuzugreifen, wo immer es sich befindet und mit jedem Gerät, das es besitzt. Dies stellt sicher, dass jede*r den Einstellungsprozess leicht verfolgen, seine*ihre Aufgaben zeitnah erledigen und die gemeinsamen Ziele des Teams erreichen kann. 

Natürlich hilft Ihnen ein Bewerbermanagement-System allein nicht beim kollaborativen Recruiting. Aber ohne die richtigen Tools wird es ein absolutes Chaos sein. 

Um erfolgreich zu sein, brauchen Sie eine starke Kombination aus Strategie, Technik und dem Engagement Ihres Teams, damit dieser Prozess funktioniert. 

Wenn alle diese drei Dinge zusammenkommen, sind mit kollaborativem Recruiting erstaunliche Dinge möglich!

Abschließende Anmerkungen zum kollaborativen Recruiting 

Kollaboratives Recruiting ist nicht der Weg in die Zukunft. Es ist kein hypothetischer Prozess oder einer, der vielleicht das nächste große Ding sein wird.

Es ist bereits da und hat einen großen Einfluss auf die Personalbeschaffung auf der ganzen Welt.

Wir hoffen, dass Sie uns zustimmen werden, dass kollaboratives Recruiting zwar viel Zeit und Mühe kostet, aber seine Vorteile - wenn es richtig gemacht wird - durchaus lohnenswert sind. 

Wenn Sie bereit sind, den Sprung zu wagen, möchten wir Ihnen noch ein paar Empfehlungen mit auf den Weg geben.

Erstens ist es wichtig, dass Sie von den Führungskräften Ihres Unternehmens die Zustimmung erhalten. So stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen, um diesen Prozess zu realisieren.

Zweitens ist es ebenso wichtig, dass Sie ein kulturelles Engagement in Ihrem Unternehmen etablieren. Dies ist eine kollaborative Initiative, die die Zustimmung aller Mitarbeiter*innen Ihres Unternehmens erfordert.

Um dies zu erreichen, müssen Sie sich an unsere letzte Empfehlung halten: regelmäßige und transparente Kommunikation. 

Kommunizieren Sie die Vorteile vom kollaborativen Recruiting. Teilen Sie Ihre Vision, definieren Sie den Erfolg und seien Sie transparent in Bezug auf Ergebnisse und Auswirkungen. 

Auf diese Weise können Sie den wahren Wert des kollaborativen Recruitings demonstrieren, was es für Ihre Mitarbeiter*innen - und Arbeitssuchende - unmöglich machen wird, sie zu ignorieren.