Wenn Sie im Recruiting oder im Bereich HR allgemein tätig sind, haben Sie sicher schon von Applicant Tracking Systems, kurz: ATS, gehört. Und wenn Sie diesen Artikel lesen, sind Sie vermutlich auf der Suche nach dem passenden System oder Sie möchten herausfinden, ob ein solches System für Ihr Unternehmen sinnvoll wäre. In beiden Fällen sind Sie hier genau richtig.
In diesem Leitfaden klären wir zunächst, was ein ATS ist, welche Funktionen es bietet und wie diese den Recruiting-Prozess verbessern können. Wir zeigen Ihnen auch, was ein ATS nicht kann und wie die tägliche Arbeit mit einem modernen System aussieht. Sie erfahren, wie Sie in fünf einfachen Schritten das richtige ATS für Ihr Unternehmen finden und worauf Sie bei der Implementierung achten müssen. Abschließend klären wir häufig gestellte Fragen in einem FAQ.
Was ist ein Applicant Tracking System?
Durch ein Applicant Tracking System (ATS) können Unternehmen nicht nur administrative Aufgaben wie das Sichten und Bewerten von Bewerbungen, die Terminplanung oder die Kommunikation mit Kandidat*innen automatisieren, sondern auch die Übersicht über alle offenen Stellen und den aktuellen Status jeder Bewerbung behalten. Mit diesen Funktionen trägt das ATS dazu bei, die Candidate Experience zu verbessern, die Time-to-Hire zu verkürzen und so qualifizierte Talente schneller zu gewinnen.
In der Regel handelt es sich bei Bewerbermanagement-Systemen um cloud-basierte SaaS-Lösungen (Software as a Service). Das bedeutet, dass sie überall und jederzeit zugänglich sind. Es gibt jedoch auch On-Site -und modulare Lösungen.
Wofür benötigen Unternehmen ein Applicant Tracking System?
Unternehmen stehen heutzutage bei der Talentsuche vor großen Herausforderungen. Der Fachkräftemangel verschärft sich zunehmend, was dazu führt, dass offene Stellen länger unbesetzt bleiben. Laut einer Analyse von Statista betrug die durchschnittliche Vakanzzeit für Fachkräfte in Deutschland zwischen September 2023 und August 2024 satte 170 Tage.
Besonders düster sieht es im IT-Bereich aus. Eine Studie des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass sich die Zahl der fehlenden IT-Spezialist*innen bis zum Jahr 2040 vervierfachen könnte.
Angesichts der angespannten Situation setzen Unternehmen zunehmend auf Digitalisierung. Laut einer aktuellen Studie von Randstad sind 97 % der befragten HR-Führungskräfte weltweit überzeugt, dass sie durch Einsatz von Technologie Top-Talente eher gewinnen und langfristig binden können.
Die Deutschen sind laut dieser Studie im Vergleich zu ihren Kolleg*innen in anderen Ländern zwar zögerlicher, gerade was den Einsatz von KI betrifft. Dennoch nutzen auch hierzulande schon jetzt weit mehr als die Hälfte – laut Statista sind es aktuell 60 % – ein Applicant Tracking System.
Aber wie genau hilft ein ATS, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken? Erstens beschleunigt es den Recruiting-Prozess und hilft Unternehmen, schneller zu reagieren. Auf diese Weise können sie verhindern, dass ihnen Talente von der Konkurrenz weggeschnappt werden.
Zweitens verbessert es die Candidate Experience – Kandidat*innen erhalten zeitnah eine Rückmeldung und fühlen sich wertgeschätzt. Drittens können Unternehmen ihr Employer Branding aufbessern und sich als gut organisierter Arbeitgeber darstellen. Das dürfte insbesondere für Bewerbende der Gen Z eine zunehmend wichtige Rolle spielen.
Sehen wir uns zunächst an, wie ein Applicant Tracking System funktioniert.
Welche Funktionen bietet ein Applicant Tracking System?
Ein gutes Applicant Tracking System deckt den gesamten Einstellungsprozess ab. Es hilft Ihnen beim Sourcing von Talenten, bei der Kommunikation mit Kandidat*innen und beim Führen von Bewerbungsgesprächen bis hin zur kontinuierlichen Optimierung Ihrer Recruiting-Prozesse.
Eine ATS-Software ist also ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung. Im folgenden Abschnitt gehen wir genauer auf die sechs wichtigsten Funktionen eines ATS ein und darauf, welche Vorteile sie für Ihr Unternehmen bieten.
1. Sourcing
Ein klassisches ATS-System bietet drei Kernfunktionen, die Sie bei der Personalbeschaffung unterstützen:
- Erstellen einer Karriereseite und von Bewerbungsformularen,
- Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen und
- Employer Brand Management.
Applicant Tracking Systeme ermöglichen es Recruiter*innen, im Handumdrehen Stellenbeschreibungen und Bewerbungsformulare zu erstellen. Diese werden dann auf der Karriereseite platziert, die direkt mit dem System verbunden ist.
Viele Systeme sind außerdem mit gängigen Jobbörsen und sozialen Netzwerken verbunden. Durch diese Integrationen sind Recruiter*innen in der Lage, ihre Jobs mit einem einzigen Klick auf einer Vielzahl von Webseiten zu veröffentlichen (sog. Multiposting).
Welches sind die besten deutschsprachigen Jobbörsen? Wir sagen Ihnen, welche Plattformen aktuell am besten abschneiden.
Ein weiteres wichtiges Feature ist das Employer Brand Management. Mit einem ATS können Unternehmen ihre Arbeitgebermarke stärken, indem sie eine einheitliche und ansprechende Darstellung auf allen Kanälen sicherstellen. Individuell gestaltbare Karriereseiten und automatisierte Kommunikationsvorlagen tragen dazu bei, das Employer Branding zu verbessern.
Mit einer Bewerbermanagement-Software (auch Recruiting-Software genannt) können Sie viele Aufgaben Ihrer Recruiting-Teams zentralisieren und optimieren, um diesen Risiken entgegenzuwirken.
2. Bewerbermanagement
Sobald sich Kandidat*innen über einen der von der Recruiting-Software gesteuerten Kanäle bewerben, wird automatisch ein Profil in der Datenbank erstellt. Ebenso können Bewerbungen, die über E-Mail eingehen, mit wenigen Klicks erfasst werden. Das System liest dabei auch die Daten aus dem Lebenslauf aus – sehr praktisch und zeitsparend.
Diese Daten werden vom Applicant Tracking System so aufbereitet, dass Sie mit einem Blick den Status einer Bewerbung und den Stand des Recruiting-Prozesses einsehen können. Vielversprechende Kandidat*innen, denen Sie nicht sofort eine Stelle anbieten können, werden in der Datenbank für eine zukünftige Berücksichtigung abgelegt. So erstellen Sie einen Talent Pool – für viele Unternehmen mittlerweile eine Hauptquelle für ihre Personalbeschaffung.
Ein weiterer Vorteil liegt in der automatisierten Kommunikation: Das ATS sendet automatische Empfangsbestätigungen und Zwischenmeldungen an Bewerber*innen und hält sie so stets über den Status ihrer Bewerbung auf dem Laufenden. Auch die Terminkoordination – die unglaublich zeitaufwendig ist – kann automatisiert werden. Das verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Candidate Experience.
3. Pre-Screening
Sobald ein Profil im System erstellt ist, beginnt das Applicant Tracking System (ATS) automatisch mit dem sogenannten CV Parsing, also der Erfassung und Strukturierung relevanter Informationen aus dem Lebenslauf und anderen Bewerbungsunterlagen. Anschließend können Lebensläufe und Anschreiben mithilfe von Schlüsselwörtern und der booleschen Suche gezielt nach relevanten Fähigkeiten, Erfahrungen, Ausbildung und anderen Kriterien durchsucht werden.
Systeme wie Recruitee bieten außerdem die Möglichkeit, mithilfe von Knockoutfragen eine automatisierte Vorauswahl zu treffen. Damit stellen Sie sicher, dass nur Bewerbende, die die Mindestanforderungen erfüllen, in die engere Auswahl kommen. Für Recruiter*innen ist das ein enormer Zeitgewinn: Anstatt unzählige Bewerbungen durchzugehen, die ohnehin nicht infrage kommen (z. B. aufgrund eines fehlenden Führerscheins), können sie sich auf diejenigen konzentrieren, auf die es ankommt.
4. Bewertung von Kandidat*innen
Ein weiterer, wichtiger Vorteil von Applicant Tracking Systems: Sie schaffen eine ideale Grundlage für kollaboratives Recruiting. Durch die zentrale Speicherung von Bewerberdaten und Informationen zum Status ist der Prozess für alle Beteiligten transparent.
Das Feedback von Recruiter*innen und Fachabteilungen kann automatisiert eingeholt werden und wird ebenfalls zentral erfasst. Das macht es wesentlich einfacher, Teammitglieder und Führungskräfte aktiv in den Recruiting-Prozess einzubeziehen. Dies verbessert die Abstimmung im Team und ermöglicht fundierte, gemeinschaftliche Entscheidungen, was wiederum die Quality of Hire verbessert.
5. Erstellen eines Angebots
Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, kann mithilfe eines Applicant Tracking Systems und der entsprechenden Integration schnell und unkompliziert ein Stellenangebot mit elektronischer Signatur generiert werden. Da Top-Talente rar sind, ist schnelles Handeln in dieser Phase entscheidend – sind Sie zu langsam, hat Ihr*e Wunschkandidat*in vermutlich schon ein anderes Angebot angenommen.
Applicant Tracking Systems bieten hierfür vorgefertigte, von der Rechtsabteilung vorab geprüfte Angebotsvorlagen. Recruiter*innen müssen lediglich die spezifischen Vertragsbedingungen ergänzen und das Angebot mit einem Klick versenden. Erhält der*die Kandidat*in die Unterlagen direkt nach der mündlichen Zusage, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass er*sie das Angebot auch annimmt.
6. Prozessoptimierung
In jeder Phase des Recruiting-Prozesses generiert ein Applicant Tracking System wertvolle Daten und Erkenntnisse, etwa über die effizientesten Recruiting-Kanäle, die Dauer einzelner Prozessschritte oder die Gesamtkosten des Bewerbungsverfahrens. Mit einem ATS können Sie Berichte und Analysen einfach erstellen und visuell so aufbereiten, dass relevante Recruiting-Kennzahlen einfach überwacht werden können.
Dank der Reporting-Funktionen können Unternehmen Engpässe und Ineffizienzen identifizieren und gezielt gegensteuern. Schluss mit dem Rätselraten, welche Maßnahme wohl am erfolgreichsten war – das ATS liefert eine verlässliche Grundlage für fundierte Entscheidungen im gesamten Recruiting-Prozess.
Welche Vorteile bietet ein Applicant Tracking System?
Ein Applicant Tracking System bietet zahlreiche Vorteile. Allen voran reduziert es repetitive, manuelle Aufgaben im Recruiting durch Automatisierung. Das entlastet Recruiter*innen, die sich stattdessen wichtigeren Aufgaben widmen können. Außerdem sorgt es für einen schnellen und transparenten Bewerbungsprozess – ein Gewinn für Unternehmen und Bewerbende.
Im Detail bietet ein ATS folgende Vorteile:
Weniger manuellen Aufwand
Ein Bewerbermanagementsystem entlastet Recruiter*innen, indem es folgende Aufgaben übernimmt:
- Automatisches Hochladen von Stellenausschreibungen auf verschiedene Jobbörsen
- Automatisierte Erfassung, Speicherung und Aggregation von Bewerberdaten
- Schnellerer Auswahlprozess dank Analyse von Lebensläufen und Anschreiben mithilfe von Schlüsselbegriffen (Parsing)
- Terminkoordination
- Protokollierung von Vorstellungsgesprächen und Entscheidungsfindung
Diese Funktionen reduzieren nicht nur manuelle und repetitive Aufgaben, sondern verbessern auch die Bewerbererfahrung.
Bessere Candidate Experience
Ein optimierter Recruiting-Prozess bietet auch für Bewerbende eine Reihe von Vorteilen:
- Durchgehende, transparente Kommunikation vom Bewerbungseingang bis zur Zusage bzw. Absage
- Schnelle Rückmeldungen zum Bewerbungsstatus
- Faire und strukturierte Prozesse
- Kürzere Zeitspanne zwischen Bewerbung und Entscheidung
All diese Vorteile sind eine direkte Folge der Optimierungen, die ein Applicant Tracking System im Recruiting-Prozess bringt.
Effizienterer Recruiting-Prozess
Dank Automatisierung und zentraler Datenverwaltung kann ein Applicant Tracking System den Recruiting-Prozess auf verschiedenen Ebenen verbessern und beschleunigen:
- Besseres Verständnis der Wirksamkeit einzelner Recruiting-Methoden
- Überwachung und Reporting zentraler Recruiting-KPIs
- Automatisierung wichtiger Schritte und Aufgaben
- Zentrale Speicherung der Daten aktueller und früherer Bewerbender
- Kollaboratives Recruiting durch zentralen Zugriff der Teams auf Profile
Das führt insgesamt zu einer besseren Quality of Hire.
Wie sieht die Arbeit mit einem Applicant Tracking System konkret aus?
Nachdem wir uns mögliche Features und Benefits von Applicant Tracking Systems im Allgemeinen angesehen haben, zeigen wir Ihnen im folgenden Abschnitt am Beispiel von Recruitee, wie die Nutzung eines ATS im Alltag aussehen kann. Mit einer Vielzahl an Funktionen unterstützt Recruitee Recruiter*innen und HR-Teams dabei, den Recruiting-Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Hier sind einige der vielen Funktionen, mit denen Recruitee Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert.
- Rollen & Sichtbarkeit: In Recruitee können spezifische Rollen und Sichtbarkeitsstufen für Teammitglieder festgelegt werden. So sind alle Beteiligten aktiv eingebunden, vertrauliche Daten bleiben aber geschützt und sind nur für ausgewählte Personen sichtbar.
- Automatisierungen: Diese Funktion erlaubt es, viele manuelle Aufgaben wie den Versand personalisierter E-Mails und das Einholen von Feedback zu automatisieren, indem sie an Schritte in der Bewerber-Pipeline gekoppelt werden. Das spart Zeit, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und trägt dazu bei, dass Bewerbende sich wertgeschätzt fühlen.
- Karriereportal: Mit dem integrierten Karriereportal können Sie ganz einfach eine ansprechende Karriereseite erstellen – ganz ohne Unterstützung der IT. Hier können Sie Ihre Arbeitgebermarke in Szene setzen und potenziellen Kandidat*innen die Möglichkeit geben, sich über offene Stellen zu informieren und zu bewerben.
- Multiposting & Sourcing-Tool: Recruitee ermöglicht das Multiposting, sodass Stellenanzeigen mit nur einem Klick auf verschiedenen Jobbörsen geteilt werden können. Mit dem Sourcing-Tool für Chrome lassen sich zudem Kandidatenprofile direkt in Recruitee hochladen, was die Talentsuche und -verwaltung erheblich vereinfacht.
Bewerber-Pipeline: In Recruitee können Sie individuelle Pipelines mit benutzerdefinierten Phasen, Filtern und Ansichten erstellen. So behalten Sie stets den Überblick über den aktuellen Status aller Kandidat*innen.
Ereignis-Planer: Der Ereignis-Planer in Recruitee ist nahtlos mit Google und Outlook integriert und erleichtert die Terminplanung immens. Kandidat*innen können aus einer Reihe verfügbarer Zeitfenster selbst den passenden Termin auswählen – ein Riesenzeitgewinn!
Wie wähle ich das richtige Applicant Tracking System aus?
Auf dem Markt werden aktuell rund 160 Bewerbermanagementsysteme angeboten – Sie haben also die sprichwörtliche Qual der Wahl. Die Bandbreite an verfügbaren Funktionen, Modulen und Preismodellen ist groß, und nicht jedes System passt zu jedem Unternehmen. Wichtig ist, dass das System zu den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in fünf Schritten das passende Applicant Tracking System für Ihr Unternehmen finden.
1. Bedarf ermitteln
Beginnen Sie damit, die Anforderungen an Ihr neues Bewerbermanagementsystem präzise zu definieren. Erstellen Sie dazu eine Liste der Features und Funktionen, die Ihr Recruiting verbessern könnten. Wichtig: Beziehen Sie nicht nur das Recruiting-Team, sondern auch wichtige Stakeholder*innen (z. B. einstellende Manager*innen) mit ein. Eine kurze Umfrage per E-Mail oder mit Tools wie SurveyMonkey gibt Ihnen Aufschluss darüber, welche Erwartungen in den unterschiedlichen Abteilungen an das neue ATS gestellt werden.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Herausforderungen, vor denen Sie aktuell im Recruiting stehen bzw. vor die Sie Ihre aktuelle Recruiting-Software stellt. Legen Sie fest, welche Verbesserungen Sie erzielen möchten. Auf diese Weise können Sie gezielt nach Plattformen und Funktionen suchen, mit denen Sie diese Probleme und Ziele angehen können. Auch ist es sinnvoll, bereits jetzt zu entscheiden, welche Funktionen unverzichtbar und welche optional sind – das hilft Ihnen später bei der Auswahl.
2. Budget festlegen
Nun geht es an die Kostenplanung: Wie viel sind Sie bereit zu investieren und welchen ROI erwarten Sie? Nutzen Sie unseren ROI-Rechner, um zu ermitteln, wie viel Sie einsparen könnten, und stellen Sie dem die Kosten gegenüber.
Bei den meisten ATS berechnen sich die Kosten nach der Anzahl aktiver Stellenanzeigen, also der Positionen, die Sie ausschreiben und besetzen möchten. Bei manchen Anbietern, wie bei Recruitee, berechnet sich der Preis nach der Anzahl der Mitarbeitenden. Dazu kommen ggf. Zusatzkosten für Support und Wartung. Eine vollständige Aufstellung der Kosten und eine realistischer Ziel-ROI bilden eine gute Basis, um sich das Buy-in der Geschäftsleitung bzw. der relevanten Stakeholder*innen zu sichern.
Tipp:
Tipp:
Fragen Sie sich, wie Sie das Management vom Nutzen eines ATS überzeugen können? Nutzen Sie unsere Präsentationsvorlage, um mit strukturierten Daten und Argumente einen überzeugenden Business Case zu erstellen.
3. Optionen prüfen
Mit einer Liste der Anforderungen und klaren Budgetvorstellungen können Sie jetzt die verfügbaren ATS-Systeme vergleichen. Eine erste Auswahl können Sie anhand Ihres Unternehmenstyps (s. Abschnitt Welche Arten von Applicant Tracking Systems gibt es?) sowie anhand der gewünschten Funktionen treffen. Des Weiteren sollten Sie auf Folgendes achten:
- Das ATS sollte den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.
- Eine reibungslose Integration in bestehende Tools ist unverzichtbar.
- Das System sollte den gesamten Recruiting-Prozess optimieren, nicht nur einzelne Bereiche.
- Das ATS muss einfach und intuitiv zu bedienen sein.
- Der Anbieter sollte sich als Partner Ihres Unternehmens verstehen und Sie kontinuierlich unterstützen. Prüfen Sie das Angebot in Bezug auf Unterstützung bei der Einrichtung, Kundenbetreuung und technischen Support.
- DSGVO-konforme Funktionen, Zertifizierung nach ISO 27001.
- Der Anbieter sollte die kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der Lösung gewährleisten.
Auf den Websites z. B. von Trusted und Haufe finden Sie Vergleiche verschiedener Applicant Tracking Systeme, die Ihnen einen ersten Überblick bieten. Am Ende sollten Sie eine Handvoll Systeme in der engeren Auswahl haben. Vereinbaren Sie Demotermine sowie ggf. eine Testphase.
4. Testphase durchführen
Wenn Sie viel Zeit haben, sollten Sie im Idealfall alle ATS-Kandidaten in der engeren Auswahl ausführlich testen. Da Sie die Zeit aber vermutlich nicht haben, sollten Sie stattdessen maximal effizient vorgehen: Starten Sie mit dem vielversprechendsten Kandidaten und lassen Sie ihn vom Team in einer realistischen Testumgebung auf Herz und Nieren prüfen.
Achten Sie insbesondere darauf: wie intuitiv die Bedienung ist, ob sich das System reibungslos in den Arbeitsalltag einfügt und wie hilfreich die Funktionen in Bezug auf Ihre avisierten Ziele sind. Holen Sie regelmäßig Feedback von den Teammitgliedern ein, um mögliche Schwächen frühzeitig zu erkennen. Falls dieser erste ATS nicht die gewünschten Ergebnisse liefert, können Sie anschließend zum nächsten Anbieter wechseln.
5. Implementierung und Start
Wenn Sie sich für ein Applicant Tracking System entschieden haben, planen Sie die Implementierung in enger Absprache mit IT- und Recruiting-Team sowie dem Anbieter. Binden Sie alle relevanten Teammitglieder ein, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
Überwachen Sie nach der Implementierung die Nutzung des Systems. Achten Sie dabei besonders auf Benutzerfreundlichkeit, Prozessoptimierung und Ergebnisse im Recruiting. Durch kontinuierliche Auswertung der KPI können Sie den ROI des Systems belegen und die Verlängerung des Vertrags sicherstellen.
Was ist bei der Implementierung eines Applicant Tracking Systems zu beachten?
Die erfolgreiche Implementierung eines Applicant Tracking Systems beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung – klingt offensichtlich, wird leider dennoch immer wieder übersehen. Bei der Planung sollten Sie sich insbesondere auf folgende drei Bereiche konzentrieren:
- Team ins Boot holen
- Konkrete Ziele definieren
- Support durch Anbieter nutzen
Team ins Boot holen
Egal, ob Sie das erste Mal ein ATS implementieren oder ein altes System ersetzen: Es ist wichtig, dass alle Beteiligten dahinter stehen. Nehmen Sie sich die Zeit aufzuzeigen, wie das neue System die tägliche Arbeit erleichtern und die Effizienz verbessern wird. Case Studies und Erfolgsstatistiken von anderen Unternehmen, die das ATS bereits nutzen, helfen dabei, die Vorteile greifbar zu machen.
Damit das System von Anfang an optimal genutzt wird, sollten Sie außerdem Schulungen anbieten und Ihrem Team die Möglichkeit geben, das ATS noch vor dem Startschuss intensiv zu testen.
Konkrete Ziele definieren
Klare Ziele und messbare Kennzahlen sind entscheidend, um den Recruiting-Erfolg überwachen und nachweisen zu können. Legen Sie hierfür zunächst die relevanten KPIs fest, beispielsweise die Cost-per-Hire, die Pass-Through-Rate oder die Time-to-Hire. Definieren Sie dabei sowohl kurzfristige als auch langfristige Recruiting-Ziele. Entwickeln Sie eine Routine, um diese Kennzahlen regelmäßig zu überprüfen und den Prozess laufend zu optimieren.
Support durch Anbieter nutzen
ATS-Anbieter kennen ihr System am besten und wissen in der Regel, was bei der Implementierung gut funktioniert und was nicht. Größeren Unternehmen wird häufig eine persönliche Ansprechperson für den gesamten Prozess zur Seite gestellt. Viele Anbieter stellen zudem Artikel, Videos, Schnellstart-Anleitungen und einen Chat-Support direkt in der ATS-Plattform bereit. Nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung gestellten Support-Angebote möglichst ausgiebig.
Fazit
Ein Applicant Tracking System ist das Instrument der Wahl, um die aktuellen Herausforderungen im Recruiting erfolgreich zu meistern. Ein ATS entlastet das Recruiting-Team, indem es zeitintensive, administrative Aufgaben automatisiert. Es trägt zu einer besseren Candidate Experience bei und schafft eine ideale Basis für kollaboratives Recruiting. Die Auswahl und Implementierung eines solchen Systems will gut überlegt sein – wenn Sie es aber richtig anstellen, sichern Sie sich einen entscheidenden Vorteil im War for Talents und die Chance, die besten Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
