Ein Applicant Tracking System, kurz ATS, ist eine Software, mit der Unternehmen das Recruiting übersichtlicher, schneller und effizienter machen können. Im deutschsprachigen Raum wird oft auch der Begriff Bewerbermanagementsystem verwendet.
Gerade in Zeiten des Fach- und Arbeitskräftemangels sind solche Systeme ein echter Gamechanger und zwar nicht nur für große Konzerne, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen. Denn: Heute können sich Kandidat*innen den Arbeitgeber aussuchen. Wenn es Wochen dauert, bis sie eine Antwort erhalten, oder sie merken, dass im Unternehmen der eine nicht weiß, was die andere tut, dann gehen sie lieber zur Konkurrenz.
In diesem Artikel zeigen wir, wie ein Applicant Tracking System ihnen hilft, den Überblick zu behalten und Stellen erfolgreich zu besetzen. Was Sie in diesem Artikel erwartet:
- Vorteile eines ATS für Konzerne und KMU
- Die wichtigsten Funktionen
- Praxisbeispiele erfolgreicher Unternehmen
- FAQ rund um ATS
Was versteht man unter einem Applicant Tracking System?
Applicant Tracking System (ATS) ist der englische Begriff für Bewerbermanagementsystem bzw. Bewerbermanagementsoftware. Unter Bewerbermanagement versteht man alles, was zum Recruiting-Prozess dazu gehört: von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Ein ATS ist eine Software, die diesen Prozess digital abbildet und effizienter macht.
Was ist der Unterschied zwischen Recruiting-Software und HR-Plattform?
Ein ATS ist ein spezialisiertes Tool, das nur den Recruiting-Prozess abdeckt. Eine HR-Plattform dagegen deckt meistens den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitenden im Unternehmen ab und unterstützt u. a. bei Personalentwicklung, Zeiterfassung und Offboarding. Welches Tool für Sie das bessere ist, hängt davon ab, welche HR-Bereiche sie angehen wollen. Wenn der Schwerpunkt auf dem Recruiting liegt, ist ein Bewerbermanagementsystem eine gute Wahl.
Vorteile eines Applicant Tracking Systems
Vielleicht der größte Vorteil eines Applicant Tracking Systems: die enorme Zeitersparnis für Recruiter*innen. Kein mühsames Durchforsten von Bewerbungsmappen und E-Mail-Postfächern mehr, keine Zettelwirtschaft mit Post-its. Alle Bewerbungen und Informationen werden zentral gespeichert und übersichtlich dargestellt. Hier ein kurzer Überblick über die wichtigsten Vorteile:
- Kandidat*innen und Prozesse im Blick
Häufig bieten Applicant Tracking Systems eine Übersicht über alle Kandidat*innen und ihren Fortschritt in der Recruiting-Pipeline. Sie wissen also jederzeit, welche*r Kandidat*in wo steht, und stellen sicher, dass Ihnen niemand „durchrutscht“.
- Kürzere Time-to-Hire
Laut unserem Recruiting-Report 2025 liegen im DACH-Raum zwischen dem Ausschreiben und dem Besetzen einer Stelle durchschnittlich 42 Tage – also sage und schreibe 7 Wochen, in denen Kandidat*innen reichlich Zeit haben, sich nach anderen Arbeitgebern umzusehen. Mit einem ATS können Sie die Time-to-Hire deutlich verkürzen, indem Sie zeitraubende Aufgaben automatisieren, wie das erste Sichten von Bewerbungen, Termine vereinbaren und E-Mails versenden.
- Bessere Candidate Experience
Genau wie Verbraucher*innen erwarten Bewerbende inzwischen schnelles Feedback. Mit einem ATS können Sie Kandidat*innen automatisch nach jedem Schritt im Prozess eine personalisierte E-Mail zukommen lassen. So wissen sie jederzeit, wo sie stehen.
- Effizientere Zusammenarbeit im Team
Gerade wenn mehrere Abteilungen am Recruiting beteiligt sind, wird es schnell unübersichtlich. Mit einem ATS behalten alle den Überblick: Aufgaben lassen sich direkt zuweisen, Zuständigkeiten sind klar geregelt und alle arbeiten im selben System.
- Fehler- und Risikominimierung
Ohne ATS landen Bewerbungen und persönliche Daten in bewerbung@ und verschiedenen weiteren E-Mail-Postfächern. Mit einem ATS werden alle Informationen zentral gespeichert und sind nur für berechtigte Personen zugänglich. So schützen Sie sensible Daten und erfüllen auch datenschutzrechtliche Vorgaben wie die DSGVO.
- Employer Branding stärken
Eine transparente Kommunikation und ein reibungsloser Bewerbungsprozess zeigen, dass Ihr Unternehmen professionell und modern aufgestellt ist. Das stärkt Ihre Arbeitgebermarke und macht Sie für qualifizierte Talente attraktiver.
- Datenbasiertes Recruiting ermöglichen
Ein ATS liefert Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Recruiting-Kennzahlen wie die Time-to-Hire, die Bewerberqualität oder die erfolgreichsten Kanälen. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, Entscheidungen nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis konkreter Daten zu treffen.
„Ein Bewerber-Tracking-System (ATS) mit einem umfassenden Reporting und Tracking-Funktionalitäten ist essenziell, um datenbasierte Entscheidungen treffen zu können.“
Jan Steffen, Managing Partner bei eTo Personalmarketing
Warum Konzerne ein ATS nutzen
Laut einer Umfrage nutzen 90 % der Fortune-500-Unternehmen ein Applicant Tracking System wie Tellent Recruitee. In großen Unternehmen und Konzernen liegen die Herausforderungen im Recruiting darin, den Überblick über viele Stellen und Bewerbungen zu behalten. Außerdem sind meist mehrere Stakeholder*innen am Prozess beteiligt. Die Software hilft dabei, alles im Blick zu behalten.
Warum KMU ein ATS nutzen
Aber auch für KMU sind Applicant Tracking Systems ein wichtiges Tool. Laut Statista werten über 50 % der deutschen Unternehmen den Fachkräftemangel als großes Geschäftsrisiko. Bewerbende sind heute in einer ähnlich komfortablen Situation wie Verbraucher*innen im Supermarkt: Sie haben die Wahl. Umso wichtiger ist es, Kandidat*innen eine positive Candidate Experience zu bieten – mit schnellen Rückmeldungen und smoothen Prozessen. Genau dabei helfen Bewerbermanagementsysteme.
Zentrale Funktionen eines Applicant Tracking Systems
Die ersten Applicant Tracking Systeme waren digitale Bewerberdatenbanken. Heute haben sich diese Tools zu leistungsstarken Systemen entwickelt, die den gesamten Recruiting-Prozess abbilden und effizienter machen: von der Stellenausschreibung über das Screening bis hin zur finalen Entscheidung. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Überblick.
- Multiposting
Mit wenigen Klicks veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige gleichzeitig auf mehreren Jobportalen, in sozialen Netzwerken und auf der Karriereseite. Das spart unglaublich viel Zeit und erhöht die Reichweite.
- Verwaltung von Bewerbungen
Alle eingehenden Bewerbungen landen zentral im System. Dort können sie nach Status sortiert, kommentiert oder in Talent Pools verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick und Ihnen geht kein*e Traumkandidat*in verloren.
- Screening
Mithilfe von Screening-Fragen (z. B. zum Führerschein) können ungeeignete Bewerbungen frühzeitig herausgefiltert werden – durch sogegannte K.O.-Fragen. Dank CV Parsing können Lebensläufe automatisch ausgelesen und in durchsuchbare Kandidatenprofile umgewandelt werden.
- Automatisierung
Die Vereinbarung von Interviewterminen gehört zu den größten Zeitfressern überhaupt im Recruiting. Einige ATS bieten die Möglichkeit, Bewerbenden per Kalendersynchronisation automatisch Timeslots anzubieten, aus denen sie einen passenden wählen können. Auch das Versenden personalisierter E-Mails, beispielsweise nach dem Interview, lässt sich automatisieren. So erhalten Bewerbende immer zeitnah Feedback.
- Compliance & Datenschutz
Ein ATS hilft auch bei der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Beispielsweise kann die Einwilligung zur Datenspeicherung automatisiert abgefragt und Aufbewahrungsfristen überwacht werden. Weitere DSGVO-Funktionen, wie das Verbergen personenbezogener Informationen je nach Betrachter*in, sorgen für zusätzliche Sicherheit.
- Reporting & KPI-Tracking
Moderne ATS bieten übersichtliche Dashboards, in denen Sie alle wichtigen Recruiting-Kennzahlen im Blick behalten, etwa die Time-to-Hire oder die Performance einzelner Kanäle. So sehen Sie schnell, was funktioniert und wie Sie die Recruiting-Strategie gezielt optimieren können.
Praxisbeispiele: Wie andere Unternehmen mit ATS durchstarten
Die folgenden Unternehmen konnten dank der Einführung eines Applicant Tracking Systems ihre Prozesse und ihr Recruiting messbar verbessern.
45 % höhere Conversion durch Empfehlungen
Das Tech-Unternehmen CM.com steigerte seine Bewerber-Conversion-Rate auf 45 %, indem es auf kollaboratives Recruiting und ein Empfehlungsprogramm mithilfe eines ATS setzte. Die Zusammenarbeit im Recruiting-Team wurde transparenter, Feedback schneller eingeholt und die Zahl qualifizierter Bewerbungen stieg deutlich.
420 % mehr Mitarbeitende bei Mission Mittelstand
Mission Mittelstand wuchs innerhalb von 1,5 Jahren um stolze 420 %: von 25 auf 150 Mitarbeitende. Ohne ein ATS, das für klare Zuständigkeiten, automatisierte Prozesse und vor allem eine bessere Übersicht sorgte, wäre ein nachhaltiges Wachstum in der kurzen Zeit nicht möglich gewesen.
FAQ
Wofür steht die Abkürzung ATS?
ATS steht für Applicant Tracking System. Auf Deutsch spricht man auch von einem Bewerbermanagementsystem oder einer Bewerbermanagement-Software.
Was bedeutet ATS auf Deutsch?
Die deutsche Übersetzung von Applicant Tracking System lautet Bewerbermanagementsystem. Gemeint ist damit eine Software, die den gesamten Recruiting-Prozess digital abbildet und unterstützt.
Wie funktioniert ein ATS?
Ein Applicant Tracking System bündelt alle Informationen rund um Bewerbungen und Recruiting-Prozesse zentral an einem Ort. Bewerberdaten werden übersichtlich dargestellt und können gefiltert werden. Weitere hilfreiche Funktionen sind das automatisierte Versenden von E-Mails und das maschinelle Auslesen von Lebensläufen.
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einer HR-Plattform?
Ein Applicant Tracking System ist eine Software, die den Recruiting-Prozess optimiert, also alles von der Stellenausschreibung bis zur finalen Entscheidung. Eine HR-Plattform deckt den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus ab und unterstützt bei Personalverwaltung, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Weiterbildung. Viele moderne HR-Plattformen beinhalten ein ATS als Modul. Spezialisierte ATS bieten im Gegenzug oft mehr recruitingspezifische Funktionen.
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?
Ein Applicant Tracking System wird im Recruiting eingesetzt, um Bewerbungen zu verwalten. Ein Customer Relationship Management dagegen wird im Vertrieb oder Marketing verwendet, um Kundenbeziehungen zu pflegen.
Fazit: ATS als Wettbewerbsvorteil im Recruiting
Ein Applicant Tracking System ist längst mehr als eine digitale Datenbank – es ist ein echter Wettbewerbsvorteil für Unternehmen. Mit einem ATS können Recruiter*innen repetitive Aufgaben automatisieren und sich stattdessen auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren. Der Recruiting-Prozess wird beschleunigt und der Schutz personenbezogener Daten gestärkt. Sie erhalten nicht nur mehr qualifizierte Bewerbungen, sondern bieten gleichzeitig eine bessere Candidate Experience und verbessern ihr Employer Branding.
Da sich der Arbeitskräftemangel auf absehbare Zeit nicht entspannen, sondern eher verschärfen dürfte, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, Ihre Recruiting-Prozesse kritisch zu hinterfragen und gezielt zu optimieren. Nur so können Sie langfristig im War for Talents mithalten.
Finden Sie heraus, wie Tellent Recruitee Ihnen helfen kann, die besten Talente an Bord zu holen.
