Warum brauchen Sie eine Bewerbermanagement-Software?
Erfahren Sie hier, was eine Bewerbermanagement-Software ist und wie Sie und Ihr Team von einer solchen Software profitieren können.
Der Wettbewerb um Top-Talente war noch nie so intensiv wie heute. Gleichzeitig folgt die Generation Z den Millennials dicht auf den Fersen. Sie ist Teil einer neuen Welle junger Menschen, die in die Arbeitswelt eintreten. Diese Demografie ist digital geprägt, was sich ebenfalls in der Art und Weise widerspiegelt, wie sie Jobs finden, bewerten und annehmen.
Mit einer Bewerbermanagement-Software (auch Recruiting-Software genannt) können Sie viele Aufgaben Ihrer Recruiting-Teams zentralisieren und optimieren, um diesen Risiken entgegenzuwirken.
Was ist eine Bewerbermanagement-Software?
Eine Bewerbermanagement-Software lässt sich im Wesentlichen wie folgt zusammenfassen:
In der Regel handelt es sich bei Bewerbermanagement-Systemen um Cloud-basierte SaaS-Lösungen (Software as a Service). Das bedeutet, dass sie überall und jederzeit zugänglich sind. Die spezifischen Funktionen variieren je nach Software und der Art des Unternehmens, für das sie bestimmt ist.
Sehen Sie hier warum und wie Mission Mittelstand Recruitee einsetzt.
Was sind die Aufgaben einer Bewerbermanagement-Software?
Der Umfang und die Komplexität spezifischer Bewerbermanagement-Systeme - sowie die Kosten - variieren je nach Anforderungen des Unternehmens.
Eine gute Bewerbermanagement-Software deckt den gesamten Einstellungsprozess ab. Sie hilft Ihnen bei der Identifizierung von Talenten, dem Sourcing, Interviews, bis hin zur Versendung von Angeboten und der kontinuierlichen Optimierung Ihrer Recruiting-Prozesse.
Eine Bewerbermanagement-Software ist also wichtiger Bestandteil der Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung.
In den folgenden Abschnitten gehen wir genauer auf die Funktionen und deren Vorteile für Sie als Unternehmen ein.
Identifizieren Sie die richtigen Talente mithilfe einer Bewerbermanagement-Software
Bei der Identifizierung von den richtigen Talenten spielen eine Anzahl von Faktoren eine wichtige Rolle. Eine Bewerbermanagement-Software hilft Ihnen dabei, immer den Überblick zu behalten (z. B. mithilfe von Pipelines).
Recruitee legt großen Wert auf das Einstellen im Team - auch kollaboratives Recruiting genannt. Die Software erlaubt es Kollegin*innen aus verschiedenen Abteilungen am Recruiting-Prozess beteiligt zu sein. So vermeiden Sie einseitige Entscheidungen und können ganz unkompliziert auch die Fachbereiche mit einbeziehen.
Um Kandidat*innen für Ihr Unternehmen zu begeistern, benötigen Sie natürlich eine attraktive Karriereseite. Eine gute Bewerbermanagement-Software bietet Ihnen ein Baukastensystem (bei Recruitee nennen wir das Karriereportal), welches es Ihnen erlaubt, eine solche Seite im Handumdrehen zu erstellen - ganz ohne die Hilfe aus der IT-Abteilung.
Kernfunktionen einer Bewerbermanagement-Software
Eine klassische Bewerbermanagement-Software unterstützt Sie bei der Personalbeschaffung mittels drei Kernfunktionen:
- Erstellung Ihrer Karriereseite und Bewerbungsformularen
- Schaltung von Stellenanzeigen, und
- Employer Brand Management.
Bewerbermanagement-Systeme ermöglichen es Recruiter*innen, im Handumdrehen Stellenbeschreibungen und Bewerbungsformulare zu erstellen. Diese Seiten werden dann auf der Karriereseite platziert, die direkt mit dem Bewerbermanagement-System verbunden ist.
Durch diesen Prozess fungiert das Bewerbermanagement-System oft als erste Kontaktstelle für Kandidat*innen mit Ihrem Unternehmen.
Bewerbermanagement-Systeme sind auch in die meisten Jobbörsen und sozialen Netzwerke integriert, die Kandidat*innen bei ihrer Suche nutzen.
Was sind die besten deutschsprachigen Jobbörsen? Wir haben Ihnen die Suche erleichtert.
Durch diese Integrationen sind Recruiter*innen in der Lage, ihre Jobs auf einer Vielzahl von Webseiten mit einem einzigen Klick zu veröffentlichen (sog. Multiposting).
Verwaltung der Kandidat*innen mithilfe einer Bewerbermanagement-Software
Sobald sich Kandidat*innen über einen der von der Recruiting-Software gesteuerten Kanäle beworben haben, wird für sie automatisch ein Profil in der Datenbank angelegt.
Dabei werden nicht nur die Informationen hinterlegt, die Bewerbende bei der Bewerbung angeben, sondern es werden beispielsweise auch die Daten aus dem Lebenslauf ausgelesen und gleich im System hinterlegt - ganz automatisch.
Während Kandidat*innen den Einstellungsprozess durchlaufen, werden Informationen und Schlüsselwörter zum Profil hinzugefügt, um den Status und die Qualifikationen anzuzeigen.
Selbst wenn eine Bewerbung nicht erfolgreich war, können vielversprechende Kandidat*innen in der Datenbank für eine zukünftige Berücksichtigung abgelegt werden. So erstellen Sie einen Talent Pool – für viele Unternehmen mittlerweile eine Hauptquelle für ihre Personalbeschaffung.
Pre-Screening von Kandidat*innen mithilfe einer Bewerbermanagement-Software
Nachdem ein Profil erstellt wurde, geht die Bewerbermanagement-Software automatisch an die Arbeit, indem es die Informationen analysiert.
Dabei wendet die Bewerbermanagement-Software Schlüsselwort- und boolesche Suchprinzipien an, um Lebensläufe und Motivationsschreiben nach bestimmten Fähigkeiten, Erfahrungen, Ausbildung, usw. zu durchsuchen.
Die Software hilft Ihnen festzustellen, ob der*die Kandidat*in die grundlegenden Anforderungen erfüllt, um zur Screening-Phase überzugehen.
Dies spart viel Zeit beim manuellen Durchsuchen von Lebensläufen und ermöglicht es Recruiter*innen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Nach erfolgreichem Pre-Screening, werden geeignete Kandidat*innen in die Auswahlphase geschoben.
Bewertung von Kandidat*innen mithilfe einer Bewerbermanagement-Software
Abhängig von der Bewerbermanagement-Software können eine Vielzahl an Aufgaben automatisiert werden, wie z.B. der Versand von E-Mails, die Planung von Telefon- oder Videointerviews und die Speicherung der Ergebnisse dieser Interviews.
Ein weiterer Vorteil von Bewerbermanagement-Systemen ist, dass Sie damit optimal für kollaboratives Recruiting aufgestellt sind. So werden wichtige (aber oft ausgeschlossene) Personen im Entscheidungsprozess eine aktivere Rolle bei der Überprüfung von Kandidat*innen spielen.
Verwaltung von Stellenangeboten mithilfe von Bewerbermanagement-Software
Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, kann mithilfe einer Bewerbermanagement-Software schnell ein Stellenangebot unterbreitet werden.
Dies ist entscheidend, um den*die Wunschkandidat*in an sich zu binden, denn Statistiken zeigen, dass die meisten Arbeitssuchenden das erste Angebot, das sie erhalten, annehmen.
Recruiter*innen, die in dieser Phase zögern, laufen Gefahr, ihre*n Wunschkandidat*in zu verlieren.
Um dem entgegenzuwirken, sind Bewerbermanagement-Systeme in der Lage, vorgefertigte Jobangebote (die bereits von der Rechtsabteilung genehmigt wurden) sofort zu erstellen.
Alles, was die Recruiter*innen tun müssen, ist, die vereinbarten Bedingungen auszufüllen und auf ‘Abschicken’ zu klicken.
Wenn ein*e Kandidat*in eine mündliche Bestätigung des Stellenangebots erhält und akzeptiert und dann die Unterlagen noch am selben Tag erhält, ist es viel wahrscheinlicher, dass er*sie den endgültigen Schritt wagt und das Angebot unterschreibt.
Prozessoptimierung mithilfe von Bewerbermanagement-Software
In jeder Phase des Recruiting-Prozesses generiert die Bewerbermanagement-Software Daten und Einblicke in ein breites Spektrum unterschiedlicher Kennzahlen (z. B. von welchen Quellen die meisten und besten Kandidat*innen kommen, wie lange bestimmte Schritte dauern, wie viel der gesamte Prozess kostet, etc. ).
Das Recruitee Bewerbermanagement-System bietet umfangreiche Möglichkeiten, individuelle Berichte und Analysen visuell aufzuarbeiten. So lassen sich eine Vielzahl von Recruiting-Kennzahlen messen und verfolgen.
Diese Berichtsfunktion ermöglicht es Unternehmen, Engpässe in ihrem Prozess, Ineffizienzen in ihrer Beschaffung und Stellen im Workflow zu identifizieren, an denen sie Verbesserungsmöglichkeiten finden können.
Der datengetriebene Charakter von Bewerbermanagement-Systemen im Recruiting-Prozess ist die wichtigste Funktion, die Recruiter*innen heute zur Verfügung steht.
Es besteht keine Notwendigkeit mehr zu erraten, ob bestimmte Techniken funktionieren oder nicht. Bewerbermanagement-Systeme bieten Recruiter*innen Zugang zu einer Fülle kontinuierlicher Daten, die ihre Einstellungsentscheidungen und -prozesse beeinflussen können und sollen.
Bewerbermanagement-Software oder HRIS? Was ist die richtige Lösung für Sie?
Ein Human Resources Information System, auch HRIS genannt, bietet mehr Funktionen, so dass keine Insellösungen notwendig sind. Nutzer*innen erhalten so alles aus einer Hand.
Dies betrifft nicht nur das Recruiting, sondern auch das Onboarding, das Talent Management, die Zeiterfassung und viele weitere HR-Bereiche.
Trotz alledem gibt es keine One-Size-Fits-All Lösung - auch wenn man dies zunächst von einem HRIS erwarten würde..
Bei der Frage, ob eine Bewerbermanagement-Software oder ein HRIS die richtige Wahl sind, handelt es sich um eine Entscheidung von großer Tragweite. Schließlich nehmen das Recruiting und die Auswahl der richtigen Mitarbeiter*innen direkten Einfluss auf den Unternehmenserfolg.
Nur, wer die Unterschiede sowie die Vor- und Nachteile der einzelnen Systeme kennt, kann im Einzelfall die richtige Entscheidung treffen. Dabei müssen individuelle Kriterien als Grundlage dienen, weshalb der erste Schritt stets in der Erstellung eines Anforderungsprofils liegt.
Hierfür gilt es, Fragen zu klären, wie:
- Welche Aufgaben sollen mit der Software erledigt werden?
- Welche bestehenden Systeme gibt es (vielleicht) bereits?
- Wo liegen die größten Herausforderungen?
- Wie teuer darf die Software sein?
- Welche Personen sollen damit arbeiten– und müssen daher in die Entscheidung einbezogen werden?
- Welche aktuellen Anforderungen werden an das System gestellt?
- Wie könnten sich diese in Zukunft verändern?
- Wo werden aktuell die meisten Kapazitäten gebunden?
- Welche Prozesse bieten das größte Potenzial für Effizienzsteigerungen?
