Als erfahrene*r Recruiter*in oder HR-Generalist*in wissen Sie, was ein Applicant Tracking System (ATS) ist. Aber wissen Sie auch, wie Sie dem Management kurz und überzeugend erklären, warum Ihr Unternehmen gerade jetzt in ein ATS investieren sollte? Oder stellen Sie sich selbst die Frage, ob ein solches Tool Ihren Recruiting-Alltag spürbar verändern würde?
Gerade wenn das Unternehmen wächst, die Ressourcen im Recruiting aber gleich bleiben, lohnt sich die Investition. In diesem Artikel erfahren Sie:
- warum ein ATS gerade für mittelständische Unternehmen ein echter Hebel für effizienteres Recruiting ist,
- wie Sie mit den richtigen Funktionen schneller einstellen und gleichzeitig bessere Entscheidungen treffen und
- wie andere Unternehmen ihr Bewerbermanagement erfolgreich professionalisiert haben.
Kurz und knapp: Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?
Applicant Tracking System (ATS) ist der englische Begriff für Bewerbermanagementsystem bzw. Bewerbermanagementsoftware. Unter Bewerbermanagement versteht man alles, was zum Recruiting-Prozess dazu gehört: von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Ein ATS ist eine Software, die diesen Prozess digital abbildet und effizienter macht.
Was ist der Unterschied zwischen Recruiting-Software und HR-Plattform?
Ein ATS ist ein spezialisiertes Tool, das nur den Recruiting-Prozess abdeckt. Eine HR-Plattform dagegen deckt meistens den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitenden im Unternehmen ab und unterstützt u. a. bei Personalentwicklung, Zeiterfassung und Offboarding. Manche HR-Plattformen verfügen über ein spezielles Recruiting-Modul. Diese Module decken allerdings in der Regel nur grundlegende Funktionen im Bewerbermanagement ab.
Ein klassisches Beispiel für ein eigenständiges ATS ist Teamtailor: Der Fokus liegt hier klar auf dem Recruiting und es bietet wichtige Funktionen für Unternehmen, bei denen regelmäßig neue Positionen besetzt werden müssen. Eine typische HR-Plattform mit integriertem Recruiting-Modul wäre etwa Personio. Diese Lösung eignet sich vor allem für Unternehmen, die Personio als HR-Plattform nutzen und deren Recruiting-Bedarf überschaubar ist, denn der Funktionsumfang des Recruiting-Moduls ist begrenzt.
Tellent Recruitee verbindet übrigens das Beste aus beiden Welten, denn es bietet ein eigenständiges ATS mit allen relevanten Funktionen und darüber hinaus mit Tellent HR ein dazu passendes HR-System.
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einem CRM?
Ein ATS bildet den Bewerbungsprozess ab und hilft Recruiter*innen, die Bewerbungen zu verwalten. Tools für das Candidate Relationship Management (CRM) dagegen zielen darauf ab, den Kontakt zu potenziellen Kandidat*innen zu halten und zu pflegen. Mit einem CRM können Recruiter*innen beispielsweise Talent Pools aufbauen und Talente binden, lange bevor eine konkrete Stelle vakant ist. Besonders im Active Sourcing spielt Candidate Relationship Management eine zentrale Rolle.
Wie unterstützt Sie ein Applicant Tracking System im Recruiting?
Recruiting ohne ATS
Ohne ATS ist Recruiting in vielen mittelständischen Unternehmen vor allem eines: unübersichtlich.
- Bewerbungen schlummern im E-Mail-Postfach und in den LinkedIn-Nachrichten.
- Die Teamkommunikation läuft über unzählige Kanäle: Slack, Teams, in Meetings und beim Kaffeeholen in der Küche.
- Der Versuch, alle Daten zusammenzutragen und übersichtlich aufzubereiten, führt zu endlos langen Excel-Listen, die ständig händisch aktualisiert werden müssen.
Kein Wunder, dass viele Recruiter*innen sich dabei fühlen wie im Hamsterrad. Statt den Recruiting-Prozess zu steuern, werden sie davon überrollt, egal wie sehr sie sich bemühen. Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher wird der Druck und desto mehr steigt auch der Frust bei den Teammitgliedern, die die fehlende Arbeitskraft ersetzen müssen.
Und nicht nur das: Auch die Kandidat*innen sind gefrustet, weil sie lange auf Rückmeldungen oder Updates zum Stand ihrer Bewerbung warten müssen. Im Zweifel entscheiden sich qualifizierte Talente in diesen Momenten für die Konkurrenz – was gerade angesichts des Fachkräftemangels fatal ist.
Recruiting mit ATS
Ein ATS bietet eine zentrale Plattform für alles, was das Recruiting betrifft, und bringt damit Ruhe in den Prozess. Konkret unterstützt Sie ein ATS so:
- Mit einer Bewerber-Pipeline haben Sie den gesamten Recruiting-Prozess im Blick und können ihn gezielt strukturieren und steuern.
- Ein ATS liefert Ihnen die Kennzahlen, die das Management von Ihnen erwartet, wie Time-to-Hire. Diese Datenbasis hilft Ihnen, Unternehmensziele zu erfüllen und den Recruiting-Prozess weiter zu optimieren.
- Die Candidate Experience verbessert sich: Bewerbende erhalten zeitnah eine Rückmeldung, können sich über benutzerfreundliche Formulare bewerben und Interviewtermine selbstständig vereinbaren.
- Zeitraubende Aufgaben werden automatisiert, sodass Ihnen mehr Zeit für die Kommunikation mit Kandidat*innen und strategische Aufgaben bleiben.
- Die Zusammenarbeit im Team wird vereinfacht: Alle Beteiligten arbeiten in einem gemeinsamen System und sind jederzeit auf dem gleichen Stand.
Wie andere Unternehmen mit einem ATS ihr Recruiting verbessern: 3 Praxisbeispiele
Die folgenden Unternehmen konnten dank der Einführung eines Applicant Tracking Systems ihre Prozesse und ihr Recruiting messbar verbessern.
Ströer X steigerte mithilfe eines ATS die Conversion Rate auf 75 %
Das Dienstleistungsunternehmen Ströer X erzielte eine Bewerber-Conversion-Rate von 75 %, indem es auf die Integration WhatsApp Hiring setzte. Daneben sparte das Recruiting-Team so viel Zeit ein, wie zuvor eine Person in Vollzeit für die Betreuung des WhatsApp-Kanals gebraucht hätte.
Mission Mittelstand vervierfacht seine Belegschaft in nur 18 Monaten
Mission Mittelstand wuchs innerhalb von 1,5 Jahren um stolze 420 %: von 25 auf 150 Mitarbeitende. Möglich war das in so kurzer Zeit dank eines Applicant Tracking Systems: Tellent Recruitee sorgte für klare Zuständigkeiten, automatisierte Prozesse und vor allem eine bessere Übersicht.
Rheinische Post kann dank ATS 1.000 Bewerbungen pro Monat effizient managen
Das Medienunternehmen automatisierte seinen Recruiting-Prozess und schaffte es auf diese Weise, sehr hohe Bewerbungsvolumen effizient zu bearbeiten und gleichzeitig die Candidate Experience spürbar zu verbessern. Dank WhatsApp Hiring konnte auch hier die Conversion-Rate um rund 40 % gesteigert werden.
Für wen lohnt sich ein ATS? Ist das nur etwas für große Unternehmen?
Ein Applicant Tracking System wird oft mit Konzernen in Verbindung gebracht. Tatsächlich profitieren Unternehmen jeder Größe von einem ATS, wenn auch aus unterschiedlichen Gründen.
Warum Konzerne ein ATS nutzen
Beim Recruiting in großen Unternehmen mit vielen Standorten in unterschiedlichen Ländern geht es darum, die Komplexität beherrschbar zu machen. Ein ATS hilft hier auf folgende Weise:
- Hohe Anzahl eingehender Bewerbungen effizient bewältigen und im Blick behalten
- Maximale Effizienz und spürbaren Zeitgewinn im Recruiting erzielen
- Viele Beteiligte und Stakeholder*innen strukturiert in den Recruiting-Prozess einbinden
- Transparenz bei Entscheidungen und Zuständigkeiten herstellen
- Anforderungen an Compliance und Datenschutz gewährleisten
Ein ATS hilft, sehr komplexe, standortübergreifende Recruiting-Prozesse zu strukturieren und zu steuern.
Warum KMU ein ATS nutzen
Mittelständische Unternehmen befinden sich – gerade in Wachstumsphasen – häufig an der Schwelle zu komplexeren Recruiting-Prozessen. Ein ATS bringt hier vor allem Entlastung und Tempo.
- Durch Automatisierung manueller Aufgaben Ressourcen freisetzen
- Dank schnellerer Prozesse auch in Wachstumsphasen wettbewerbsfähig bleiben
- Weniger Reibungsverluste durch klaren Überblick über gesamten Recruiting-Prozess
- Höhere Chance auf passende Kandidat*innen dank effizientem Sourcing und gezielter Talentgewinnung
- Prozesse kontinuierlich analysieren und optimieren mithilfe verlässlicher Datenbasis
Geschickt eingesetzt hilft ATS, das Recruiting zum Wachstumsmotor statt zum Bremsklotz zu machen.
Ist ein ATS auch für Start-ups sinnvoll?
In Start-ups sind die Ressourcen begrenzt und die Entwicklung ist sehr dynamisch. In kleinen Teams sind Fehlbesetzungen besonders kritisch, trotzdem passiert das Recruiting in der Regel nebenbei. Ein ATS hilft hier:
- Wichtige Schlüsselpositionen schnell zu besetzen, auch ohne großes HR-Team
- Alle Bewerbungen und Informationen zentral zu bündeln, sodass in der Hektik nichts verloren geht
- Fundierte Entscheidungen zu treffen und zu dokumentieren, um in Zukunft daraus zu lernen
- Das Recruiting proaktiv zu gestalten, anstatt dem Prozess hinterherzulaufen
- Den Aufwand für zeitraubende Aufgaben wie E-Mail-Kommunikation und Terminkoordination zu minimieren
So unterstützt ein ATS Start-ups dabei, trotz hoher Dynamik die richtigen Entscheidungen zu treffen und den Recruiting-Prozess schnell zu skalieren.
In welchen Fällen ist ein ATS nicht sinnvoll?
Ein ATS ist nicht zwingend notwendig, wenn:
- Sie nur sehr selten einstellen (z. B. ein bis zwei Positionen pro Jahr),
- Der Prozess überschaubar ist und intern nur 2-3 Personen daran beteiligt sind,
- keine Anforderungen an Reporting, Skalierung oder Compliance bestehen.
Sobald jedoch das Einstellungsvolumen, die Anforderungen oder die Anzahl der Stakeholder*innen zunehmen, reichen Excel-Listen nicht mehr aus.
Lohnt sich ein ATS? 7 Vorteile eines Applicant Tracking Systems
Der vielleicht der größte Vorteil eines Applicant Tracking Systems: die enorme Zeitersparnis für Recruiter*innen. Kein mühsames Durchforsten von Bewerbungsmappen und E-Mail-Postfächern mehr, keine Zettelwirtschaft mit Post-its. Alle Bewerbungen und Informationen werden zentral gespeichert und übersichtlich dargestellt. Und ein ATS bietet noch weitere Vorteile. Hier ein kurzer Überblick:
- Kandidat*innen und Prozesse im Blick: Die Recruiting-Pipeline zeigt, wo sich Bewerbende im Prozess befinden. Es kann Ihnen keine Bewerbung mehr „durchrutschen“.
- Kürzere Time-to-Hire: Mit einem ATS können Sie die Time-to-Hire deutlich verkürzen, indem Sie zeitraubende Aufgaben automatisieren, wie das erste Sichten von Bewerbungen und das Vereinbaren von Terminen.
- Bessere Candidate Experience: Kandidat*innen erhalten nach jedem Schritt im Prozess automatisch eine personalisierte E-Mail und wissen so jederzeit, wo sie stehen.
- Effizientere Zusammenarbeit im Team: Aufgaben lassen sich direkt zuweisen, Zuständigkeiten sind klar geregelt und alle arbeiten im selben System.
- Fehler- und Risikominimierung: Alle Informationen werden zentral gespeichert und sind nur für berechtigte Personen zugänglich. So schützen Sie sensible Daten und erfüllen auch datenschutzrechtliche Vorgaben wie die DSGVO.
- Employer Branding stärken: Eine transparente Kommunikation und ein reibungsloser Bewerbungsprozess zeigen, dass Ihr Unternehmen professionell und modern aufgestellt ist.
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Datenbasiertes Recruiting ermöglichen: Ein ATS liefert Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre Recruiting-Kennzahlen wie die Time-to-Hire, die Bewerberqualität oder die erfolgreichsten Kanäle.
Zentrale Funktionen eines Applicant Tracking Systems
Die ersten Applicant Tracking Systeme waren digitale Bewerberdatenbanken. Heute haben sich diese Tools zu leistungsstarken Systemen entwickelt, die den gesamten Recruiting-Prozess abbilden und effizienter machen: von der Stellenausschreibung über das Screening bis hin zur finalen Entscheidung. Hier sind die wichtigsten Funktionen im Überblick.
- Multiposting
Mit wenigen Klicks veröffentlichen Sie Ihre Stellenanzeige gleichzeitig auf mehreren Jobportalen, in sozialen Netzwerken und auf der Karriereseite. Das spart unglaublich viel Zeit und erhöht die Reichweite.
- Verwaltung von Bewerbungen
Alle eingehenden Bewerbungen landen zentral im System. Dort können sie nach Status sortiert, kommentiert oder in Talent Pools verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick und Ihnen geht kein*e Traumkandidat*in verloren.
- Screening
Mithilfe von Screening-Fragen (z. B. zum Führerschein) können ungeeignete Bewerbungen frühzeitig herausgefiltert werden – durch sogegannte K.O.-Fragen. Dank CV Parsing können Lebensläufe automatisch ausgelesen und in durchsuchbare Kandidatenprofile umgewandelt werden.
- Automatisierung
Die Vereinbarung von Interviewterminen gehört zu den größten Zeitfressern überhaupt im Recruiting. Einige ATS bieten die Möglichkeit, Bewerbenden per Kalendersynchronisation automatisch Timeslots anzubieten, aus denen sie einen passenden wählen können. Auch das Versenden personalisierter E-Mails, beispielsweise nach dem Interview, lässt sich automatisieren. So erhalten Bewerbende immer zeitnah Feedback.
- Compliance & Datenschutz
Ein ATS hilft auch bei der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Beispielsweise kann die Einwilligung zur Datenspeicherung automatisiert abgefragt und Aufbewahrungsfristen überwacht werden. Weitere DSGVO-Funktionen, wie das Verbergen personenbezogener Informationen je nach Betrachter*in, sorgen für zusätzliche Sicherheit.
- Reporting & KPI-Tracking
Moderne ATS bieten übersichtliche Dashboards, in denen Sie alle wichtigen Recruiting-Kennzahlen im Blick behalten, etwa die Time-to-Hire oder die Performance einzelner Kanäle. So sehen Sie schnell, was funktioniert und wie Sie die Recruiting-Strategie gezielt optimieren können.
Welches sind 2026 die besten Applicant Tracking Systems?
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von ATS-Lösungen. Es gibt eigenständige Bewerbermanagementsysteme, die speziell für das Recruiting entwickelt wurden. Diese bieten meist viele Funktionen sowie Optionen in Sachen Anpassbarkeit, Automatisierung und Reporting.
Daneben existieren Recruiting-Module als Teil eines HR-Komplettsystems. Diese decken in der Regel nur die wichtigsten Funktionen im Bereich Recruiting ab. Welche Variante sinnvoll ist, hängt vor allem von der Komplexität ihrer Recruiting-Prozesse ab.
Zu den meistgenutzten Applicant Tracking Systems im Jahr 2026 gehören:
- Tellent Recruitee: Eigenständiges, skalierbares ATS für mittelständische Unternehmen mit wachsendem Personalbedarf. Bietet umfangreiche Automatisierungen, Anpassungsoptionen und Reportings.
- Teamtailor: Ein eigenständiges ATS für kleine und mittelständische Unternehmen mit überschaubaren Recruiting-Prozessen, die ihren Fokus auf Employer Branding und eine transparente Candidate Experience legen.
- Personio Recruiting: Ein Recruiting-Modul innerhalb einer ganzheitlichen HR-Plattform. Geeignet für kleine Teams mit geringem Hiring-Volumen, insbesondere dann, wenn Personio bereits als HR-System im Einsatz ist.
- Softgarden: Eigenständige Recruiting-Software mit starkem Fokus auf Bewerberkommunikation und Employer Branding. Eignet sich gut für kleinere und mittlere Unternehmen mit wenig komplexen Prozessen.
- SmartRecruiters: Umfangreiche Recruiting-Plattform für große, international agierende Unternehmen mit hohem Hiring-Volumen und komplexen, standortübergreifenden Prozessen.
- SAP SuccessFactors Recruiting: Teil einer Enterprise-HR-Suite und vor allem für global aufgestellte Konzerne geeignet, die sehr komplexe, länderübergreifende Recruiting- und Compliance-Anforderungen abbilden müssen.
Welche Lösung für Sie die richtige ist, hängt von Ihren Recruiting-Zielen, Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen ab. Eine ausführliche Einordnung finden Sie in unserem großen Vergleichstest zu Recruiting-Tools.
Zum Abschluss: Wann ist der richtige Zeitpunkt, in ein ATS zu investieren?
Ein ATS lohnt sich besonders dann, wenn regelmäßig mehrere Rollen parallel besetzt werden müssen oder der Prozess komplexer wird, weil mehr Stakeholder*innen und/oder Standorte eingebunden werden müssen. Spätestens, wenn sich der Recruiting-Prozess wie Kaugummi zieht und Bewerbende abspringen oder immer mehr Fehler passieren, ist es Zeit, in ein ATS zu investieren.
Auch wenn Sie von modernen Automatisierungen profitieren möchten, um den Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten, ist das ein guter Grund, sich für ein ATS zu entscheiden. Außerdem gibt Ihnen ein solches System die Möglichkeit, flexibel auf wechselnden Personalbedarf zu reagieren und so einfacher zu skalieren. Und schließlich unterstützt ein ATS dabei, Compliance- und Datenschutzanforderungen zuverlässig zu erfüllen – insbesondere dann, wenn neue Länder oder Standorte hinzukommen.
Kurz gesagt: Ein ATS ist dann sinnvoll, wenn Sie dem Recruiting-Prozess nicht mehr hinterherlaufen, sondern ihn gezielt steuern, verbessern und zukunftsfähig aufstellen wollen.
