Comment créer une CVthèque en ligne ?

dernière mise à jour:
1/6/2021
24/12/2021
minutes à lire
Pierre Vandenberghe
Recruitee
|Les viviers de talents dans Recruitee
Table des matières

Rechercher des candidats est l'une des activités principales du métier de recruteur et de chasseur de tête. Il ne suffit plus de publier une simple annonce d'emploi pour trouver des candidats ! Il faut dorénavant adopter une démarche proactive afin de trouver les meilleurs profils pour votre entreprise et maintenir un avantage compétitif.

Parmi les nombreux outils de sourcing de candidats, on retrouve la CVthèque. C'est une section que l'on retrouve sur de nombreux job boards. La CVthèque interne à l'entreprise est moins connue. Pourtant, de nombreux services RH gagneraient à s'y intéresser.

Voici le guide de la CVthèque en ligne.

Qu’est-ce qu’une CVthèque ?

Une CVthèque est une base de données qui regroupe des informations sur les candidats potentiels dont le profil et les compétences pourraient être bénéfiques pour l'entreprise sur le court, moyen ou long terme. Les professionnels peuvent être à la recherche d'un emploi, ou déjà en poste.

Pour faciliter le sourcing de candidats, la CVthèque permet généralement de filtrer les CV en fonction de certains critères comme : le niveau d'expérience, la localisation géographique, les langues étrangères maîtrisées, les diplômes, certifications et habilitations, etc.

On retrouve souvent des CVthèque sur les job boards, mais les entreprises peuvent elles aussi créer leur propre base de données en interne pour répondre à leurs besoins spécifiques de recrutement. Dans ce cas, la CVthèque est dotée d'une section dédiée aux notes du recruteur afin de mettre les informations à jour au fil des différentes prises de contact.

La CVthèque interne est parfois appelée "vivier de candidat" ou "fichier candidats".

Les avantages de la CVthèque

1. Garder contact avec les anciens candidats

En tant que recruteur, vous avez peut-être déjà rencontré des candidats intéressés de rejoindre vos équipes, mais dont l'embauche n’a pas abouti pour une raison ou pour une autre.

Construire une CVthèque en interne est un bon moyen pour maintenir un contact régulier et par la même occasion leur intérêt pour votre organisation. Ainsi, lorsqu’une opportunité adéquate se présentera, vous saurez qui contacter.

2. Adopter une approche stratégique du recrutement

Un vivier de candidats interne est bien plus qu'un simple outil de sourcing. Il est le point de départ d'une stratégie de recrutement proactive. Plutôt que d'attendre de recevoir des candidatures à une annonce d'emploi, il s'agit de prendre contact avec des candidats potentiels préqualifiés.

Cette approche est particulièrement intéressante pour les besoins d'embauches urgents, mais aussi pour le recrutement de compétences rares.

3. Réduire le coût et le délai de recrutement

Un autre avantage de la CVthèque, c'est qu'il permet d'écourter le processus de recrutement. Les candidats potentiels étant déjà connus du recruteur, il est plus rapide de déterminer ceux qui pourraient convenir au poste à pourvoir.

De plus, les dépenses liées à la diffusion des annonces d'emploi sur les job boards sont souvent réduites. Sur le long terme, créer un vivier de candidat est donc une bonne option pour toutes les entreprises, et notamment pour celles qui ont un budget de recrutement serré.

Où trouver des CV ?

Les anciens candidats

Les anciens candidats sont à prendre en compte dans la construction d’une CVthèque interne. Vous pouvez inclure ceux que vous avez rencontrés et aussi ceux qui n'ont pas été présélectionnés, mais dont le profil est tout de même pertinent.

Si ces candidats ne convenaient pas au moment où vous recherchiez de nouveaux collaborateurs, ils pourraient le devenir dans quelques mois ou quelques années !

Les anciens stagiaires

Même s'ils n'ont été présents que pendant une courte durée dans l'entreprise, il ne faut pas oublier vos anciens stagiaires ! Ils ont fait leurs premiers pas de leur carrière dans votre entreprise dont ils connaissent sa culture.

Si une embauche immédiate n'était pas envisageable, ils pourraient rejoindre vos équipes dans le futur !

Les réseaux sociaux

Selon une étude LinkedIn, les réseaux sociaux professionnels sont la première source de recrutement, derrière les job boards et les références des collaborateurs.

Et c'est d'ailleurs ce célèbre réseau social professionnel qui tire la palme de la plateforme préférée pour le recrutement sur les réseaux sociaux. LinkedIn permet à ses usagers de créer leur profil professionnel, d'ajouter leurs compétences et qualités et même leurs ambitions professionnelles. Ainsi, il s'agit véritablement de créer une carte de visite et un espace d'expression pour les professionnels qui souhaitent construire et développer leur carrière. Et ce réseau social est également une aubaine pour les équipes RH qui souhaitent créer un vivier de candidats. Elles peuvent entrer en contact avec les candidats potentiels et de consulter leur CV.

À moindre échelle, d'autres réseaux sociaux comme Facebook, Twitter et Instagram peuvent également devenir une source d'information pour votre CVthèque, si les personnes que vous avez repérées vous envoient leur CV.

Les sites d'emploi

Certains sites d'emploi permettent d'avoir accès à des CV de candidats. Certaines plateformes sont gratuites, partiellement ou totalement, tandis que d'autres sont payantes.

Quelques CVthèques gratuites :

  • L'APEC : il s'agit du site d'emploi dédié au recrutement des cadres. Il propose plus de 318 000 profils de candidats. Pour y accéder, il suffit de créer un compte et d'indiquer le numéro SIRET de votre entreprise.
  • Pôle-Emploi : ce n'est pas moins que la plus grosse CVthèque de France. Elle propose plus de 6 millions de profils, tous secteurs confondus. Les conditions d'accès sont identiques à la plateforme de l'APEC.
  • Inzejob : ce jobboard propose les CV de plus de 40 000 candidats sur toute la France. L'inscription est rapide et l'accès à la plateforme est gratuit. Toutefois, les recruteurs ne peuvent pas consulter plus de 20 CV par jour.
  • Kicklox : c'est le site à connaître pour le recrutement d'ingénieurs et de talents dans les technologies. La plateforme référence plus de 69 000 profils qualifiés par la communauté spécialisée. L'inscription sans frais se fait en quelques clics.

Quelques CVthèques payantes :

  • Indeed : le jobboard américain recense plus de 200 millions de candidats internationaux sur tous les secteurs activités. Plusieurs abonnements sont proposés et le coût démarre à 100 € par mois.
  • Monster : ce site d'emploi centralise plus de 150 millions de CV dans le monde entier. Pour accéder à la CVthèque, il faut compter au minimum 390 €.
  • CareerBuilder : ce jobboard regroupe plus de 500 000 candidats en recherche de nouvelles opportunités. Les recruteurs peuvent accéder aux CVthèques généralistes et spécialisées : informatique/technologie, CAO/PAO, juridique, vente et relation clientèle. Les tarifs sont disponibles sur demande.
  • Jobtic : c'est le site de référence pour le recrutement dans l'informatique et les télécoms. Les offres sur-mesure sont envoyées sur demande.

Google

Pour trouver des CV, il suffit de faire une recherche sur un moteur de recherche ! Sur Google par exemple, les techniques de recherche booléenne permettent de cibler votre requête et d'accéder à des candidats potentiels en quelques clics.

Opérateurs booléens pour construire une CVthèque

Quel outil utiliser pour créer une CVthèque ?

Le tableur

Il s'agit probablement de l'option la moins chère et la plus accessible pour créer une CVthèque interne. Microsoft Excel ou Google Sheet vous permet de créer votre vivier de candidat rapidement et d'ajuster les critères de sélection en fonction de vos besoins. Toutefois, si vous regroupez les informations de nombreux candidats, les données seront rapidement difficiles à gérer.

Créer une CVthèque sur un tableur peut être pertinent pour une TPE ou PME, mais c'est un outil peu ergonomique pour les grandes entreprises.

Le logiciel de gestion des candidatures (ATS)

Les logiciels ATS (Applicant Tracking System) sont des outils complets pour gérer vos recrutements de A à Z en toute fluidité. Une large majorité d'entre eux propose une fonction CVthèque. Ils permettent de créer un vivier de candidats rapidement et sans efforts, car les profils peuvent être ajoutés au vivier en quelques clics. Ainsi, tous les acteurs du recrutement peuvent consulter les données recueillies en ligne et ajouter des informations au fur et à mesure du processus de recrutement.

Il s'agit d'une option intéressante si vous recrutez des profils divers ou en grande quantité. Les plateformes SaaS facilitent la recherche de données grâce à des critères de sélection précis et des sauvegardes de requêtes.

Les informations s’enrichissent au fil des interactions, car tous les recruteurs ajoutent leurs notes sur les candidats de manière centralisée. Ainsi, les logiciels ATS sont de véritables outils collaboratifs.[caption id="attachment_13346" align="aligncenter" width="600"]

Les viviers de talents sur Recruitee

Les viviers de talents sur Recruitee[/caption]

Animer le vivier de candidats

Pour être réellement bénéfique à votre stratégie de recrutement, votre CVthèque interne doit être mise à jour régulièrement.

Ainsi, il est essentiel de maintenir les relations avec vos candidats potentiels. Sont-ils à la recherche immédiate d'un nouvel emploi ou simplement en veille de nouvelles opportunités ? Quels sont leurs projets de carrière ? Sont-ils prêts à se relocaliser ou à se déplacer régulièrement pour un nouveau poste ? Ont-ils acquis de nouvelles compétences ?

Ne pas mettre les informations à jour, c'est risquer de passer à côté de collaborateurs potentiels et contacter des candidats qui ne seront pas intéressés par le poste à pouvoir. Autrement dit, vous perdez en performance et en crédibilité.

Par téléphone ou par e-mail, faites régulièrement un point sur la situation de vos candidats potentiels. Vous construirez une relation forte et durable avec eux et vous maintiendrez leur intérêt pour votre entreprise.

Une autre manière intéressante de garder contact, c'est de transmettre régulièrement des actualités sur l'entreprise. Demandez-les en contact sur LinkedIn. Invitez-les à des événements que vous organisez, pertinents avec leur métier. D'autre part, vous pouvez envoyer une newsletter pour les tenir informés des projets de l'entreprise, ses missions, ses valeurs, et bien sûr, les postes à pouvoir. Vous renforcez ainsi l'impact de votre marque employeur.

Mais attention, il existe des règles pour animer votre vivier de candidats en toute légalité. Ce sera l'objet de notre dernière partie.

CVthèque et protection des données

Avant de vous lancer dans la création d'une CVthèque en ligne, il est important de prendre connaissance du cadre réglementaire et législatif du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) :

  • Chaque candidat doit avoir la possibilité de donner son consentement si vous souhaitez conserver ses données dans votre vivier. Pour envoyer des informations sur votre entreprise par e-mail, il vous faudra également obtenir l'accord du professionnel.
  • Chaque candidat doit pouvoir consulter, modifier et/ou supprimer toutes les informations stockées à son sujet.
  • Si vous n'avez pas eu de contact avec un candidat depuis deux ans, les données le concernant devront être supprimées.
  • Il est interdit d’annoter des informations discriminatoires.

Pour plus d'informations sur la gestion des données liée au recrutement, consultez le site de la CNIL.

Et découvrez notre article complet : RGPD et recrutement : nos conseils pour les recruteurs

Créer une CVthèque en ligne est un élément fondamental d'une stratégie de recrutement forte et proactive. Il s'agit de construire un véritable réseau professionnel talentueux et intéressé par l'entreprise.

Mais pour être pleinement efficace, il faut qu'elle soit construite méthodiquement. Le recruteur doit accéder facilement et rapidement aux informations pertinentes. Les outils digitaux RH sont de vrais atouts au quotidien et contribuent au recrutement collaboratif.

Si créer et alimenter un vivier de candidat peut sembler fastidieux au démarrage, il s'agit pourtant d'un véritable facteur de compétitivité sur le long terme.

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