CV-Screening: So sparen Sie Zeit bei der Lebenslaufanalyse

Zuletzt aktualisiert:
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03
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2022
22/3/2022
22/3/2022
Minuten Lesedauer
Luisa Spardel
Recruitee
Das CV Screening (zu Deutsch Lebenslaufanalyse) ist zeitaufwändig. In diesem Artikel finden Sie heraus, wie Sie die Effizienz Ihres Prozesses steigern.
Inhalt

Eine der wahrscheinlich unbeliebtesten Aufgaben eines*einer jeden Recruiter*in ist das CV Screening (oder auch Lebenslaufanalyse). Denn selbst wenn Sie wissen, wonach Sie suchen, kann dieser Schritt im Einstellungsverfahren sehr zeitaufwendig sein.

Was ist eine Lebenslaufanalyse?

Die Lebenslaufanalyse oder das CV-Screening bilden die Grundlage eines jeden Auswahlverfahrens. Die Hiring Manager*in oder die Personaler*in prüfen und bewerten eingehende Lebensläufe gemäß bestimmter Kriterien.

Ziel ist es, geeignete Kandidaten*innen zu identifizieren, die die Basisanforderungen an eine offene Stelle erfüllen.

Wie kann man die Zeit für CV-Screenings verkürzen?

Fortschreitende Technologien haben zumindest die Papierstapel abgelöst, aber seien wir ehrlich: Einen Haufen Lebensläufe am Computer zu prüfen ist auch nicht viel besser.

Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, mit denen man die Zeit für die Lebenslaufanalyse verkürzen kann. Meistens kommt es auf die richtigen Tools und eine gute Planung an.

Drei Hauptaktivitäten sind relevant, wenn man die Zeit für CV-Screenings verkürzen will:

  1. Planung
  2. Einsatz der richtigen Tools
  3. Moderne Recruiting-Methoden

Im Nachfolgenden gehen wir auf jede einzelne Aktivität näher ein.

Wie man CV-Screenings am besten plant

Sich die Zeit zu nehmen, die Stellenanforderungen intern im Team abzustimmen, ist ein wichtiger erster Schritt zur Rationalisierung des restlichen Prozesses.

Treffen Sie sich mit den entsprechenden Hiring Managern und Teams, um genau zu erfahren, was sie von einem neuen Teammitglied erwarten. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, wie die Stellenbeschreibung und Anforderungen aussehen sollten.

Schreiben Sie dann die Stellenanzeige mit Blick auf die Wunschkandidat*innen. Machen Sie deutlich, was von einem*einer Bewerber*in erwartet wird. Seien Sie sich über die Anforderungen im Klaren und verwenden Sie diese als Grundlage für die Lebenslaufanalyse.

Das hilft den Bewerber*innen selbst und verringert auch die Anzahl der unqualifizierten Bewerbungen, die Sie sonst hätten überprüfen müssen.

Je klarer die Stellenanzeige formuliert und intern abgestimmt ist, desto größer ist die Chance, mehrheitlich qualifizierte Kandidat*innen zu erreichen.

So könnte der Prozess Ihrer Lebenslaufanalyse konkret aussehen:

  1. Gap-Analyse oder Prognose des Ressourcenbedarfs: Es ist eine gute Idee, immer einen Überblick darüber zu haben, wie der zukünftige Einstellungsbedarf aussehen könnte.

Das bedeutet, dass Sie sich regelmäßig mit der Unternehmensleitung treffen müssen, um über die strategischen Prioritäten und die Ausrichtung des Recruitings auf dem Laufenden zu bleiben.

Dann können Sie eine Gap-Analyse des aktuellen Personalbestands im Vergleich zum zukünftigen Bedarf durchführen. Dies wird Ihnen in Verbindung mit dem regelmäßigen Rückstand an offenen Stellen helfen, die Stellen zu priorisieren, für die Sie am meisten Zeit aufwenden sollten.

Die Bedürfnisse zu verstehen und strategisch zu planen, ist der erste Schritt zur Verbesserung der Effizienz des CV Screening.

  1. Stellenforderungen identifizieren: Um sich ein genaues Bild von den erforderlichen Anforderungen zu machen, sammeln Sie Informationen über jede freie Stelle.

Das bedeutet, sich mit Hiring Managern und Teammitgliedern treffen, Recherchen in der Branche durchführen, und mit Personen sprechen, die diese Funktion derzeit ausüben oder ausgeübt haben.

So bekommen Sie ein vollständiges Bild von der Position. Von dort aus werden Sie in der Lage sein, klare und relevante Stellenanforderungen zu verfassen. Dieser Schritt trägt auch dazu bei, unqualifizierte Kandidat*innen auszuschließen, bevor sie überhaupt einen Lebenslauf einreichen.

  1. Stellenanzeigen schreiben und inserieren. Nach der Identifizierung der Stellenanforderungen ist es an der Zeit, die Stellenanzeige zu schreiben.

Die Sprache und der Inhalt der Anzeigen sollten sowohl den*die Wunschkandidat*in ansprechen, als auch mit Ihrer Markenstimme übereinstimmen. Achten Sie darauf, alle relevanten Informationen über die Stelle hinzuzufügen und gleichzeitig die Persönlichkeit und die Werte Ihres Unternehmens hervorzuheben.

Dies wird den Kandidat*innen helfen, selbst zu prüfen, ob sie für die Stelle geeignet sind oder nicht.

  1. Lebensläufe sammeln, analysieren und parsen. Die Analyse und Sammlung von Lebensläufen ist für CV-Screenings unglaublich wichtig.

Es stehen Hunderte von technischen Plattformen zur Verfügung, um die Erfassung und Lebenslaufanalyse zu automatisieren und zu rationalisieren - darunter auch Recruitee. 

  1. Bewerberscreening und Vorauswahl von Kandidat*innen. Viele Tech-Stacks helfen dabei, den Prozess der Prüfung von Lebensläufen durch die Verwendung von Schlüsselwörtern und Technologien der Künstlichen Intelligenz zu automatisieren.

Dazu ist es jedoch entscheidend, dass Sie den ersten Schritt so gründlich wie möglich durchlaufen, damit Sie genau wissen, worauf die Technologie achten soll.

Tools für die Lebenslaufanalyse

Sobald die Lebensläufe eintreffen, kann ein Bewerber*innen-Managementsystem wie Recruitee den Recruitingprozess stark vereinfachen.

Moderne Bewerber*innen-Managementsysteme bieten automatische CV Screening und -Auswahlfunktionen, die Bewerber*innen aussortieren, die die spezifischen Mindestanforderungen nicht erfüllen. Dadurch wird Ihre Arbeitsbelastung gleich zu Beginn auf Anhieb reduziert. 

Hier kann das sogenannte CV Parsing ins Spiel kommen. Dies bedeutet so viel wie das Prüfen von Lebensläufen.

Lebenslaufparsing (oder engl. CV parsing) ist ein hilfreiches Tool, das viele Recruitment Software Anbieter, wie zum Beispiel auch Recruitee, in ihre Programme integriert haben.

Dabei werden die Inhalte von Lebensläufen und Bewerbungsunterlagen automatisch ausgelesen und in durchsuchbare Kandidatenprofile umgewandelt.

Dank Algorithmen verstehen CV Parsing Tools die einzelnen Textbausteine und können sogar Bewerbungsfotos via Gesichtserkennung extrahieren.

Darüber hinaus können Taktiken wie die Boolesche Suche und andere Sonderfunktionen von Bewerber*innen-Managementsystemen Ihnen helfen, Ihre Kandidat*innen-Liste noch weiter einzugrenzen.

Hier ist ein Beispiel, wie dieser Prozess funktionieren könnte:

  1. Stellenanzeigen werden online veröffentlicht.
  2. Die Kandidat*innen füllen die Online-Bewerbung aus und reichen ihren Lebenslauf ein.
  3. Die Bewerbung wird an das Bewerber*innen-Managementsystem geschickt, wo auf der Grundlage der Angaben ein Kandidat*innen-Profil erstellt wird.
  4. Das Bewerber*innen-Managementsystem verwendet Lebenslaufparsing, also Stichwortsuche und Sprachanalyse, um festzustellen, ob das Kandidat*innen-Profil den eingegebenen Stellenanforderungen entspricht. Recruiter*innen können diese Datenbank jederzeit manuell durchsuchen.
  5. Auf der Grundlage dieser ersten Durchsuchung wird eine Auswahlliste von Kandidat*innen-Profilen erstellt.
  6. Der*Die Recruiter*in prüft die in die engere Wahl gezogenen Lebensläufe und verfeinert die Liste von dort aus.

Sobald Sie eine Auswahlliste mit Lebensläufen von Kandidat*innen haben, können Sie moderne Recruiting-Methoden anwenden, um auch diese Phase so effizient wie möglich zu gestalten. 

Was sind moderne Recruiting-Methoden?

Um den Recruitingprozess im Anschluss an das CV-Screening so effektiv wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, mit modernen Recruiting-Methoden und Technologien zu arbeiten. Dazu gehören z. B. Videobewerbungen, Applicant Management oder Bewertungsapps.

1. Videobewerbungen

Die vielleicht modernste Recruiting-Methode sind Videoantworten, mit welcher der Auswahlprozess der passenden Kandidat*innen beschleunigt werden kann.

Dabei handelt es sich um Antworten, die Sie von den Bewerber*innen per Video-Chat sammeln. Die Antworten beziehen sich auf spezifische Bewerberscreening- oder Interviewfragen im Zusammenhang mit den Stellenanforderungen.

Durch die Verwendung von Videoantworten erhalten Sie eine zusätzliche Informationsebene, auf der Sie beim Check der Lebensläufe aufbauen können.

In früheren Interview-Phase können Videoantworten dazu verwendet werden, einem Lebenslauf ein Gesicht und eine Persönlichkeit zu geben. Hierdurch können Sie Ihren Kandidat*innen-Pool weiter eingrenzen, ohne jeden Einzelnen separat zu interviewen.

Mit einer Kombination aus gründlicher Planung, den richtigen Tools und modernen Recruiting-Methoden können Sie die Effizienz Ihrer Lebenslaufanalyse drastisch verbessern.

2. Applicant Management

Eine weitere moderne Recruiting-Methode sind Applicant Management Systeme, wie z. B. Recruitee. Unter Applicant Management versteht man Softwarewerkzeuge, die Ihnen die einfache Verwaltung von Bewerber*innen ermöglichen.

Diese Systeme helfen Ihnen dabei, die eingegangenen Bewerbungen zu bearbeiten und zu sortieren. Sie haben also keine unübersichtlichen Listen mehr und keine Ordner auf dem Server, die Sie mühsam durchsuchen müssen.

Wenn neue Bewerber*innen akzeptiert werden, dann legt die Software einen Datenbankeintrag an. Mit diesem werden alle weiteren Informationen verbunden. Das Dashboard zeigt Ihnen dann in Listen die wichtigsten Informationen, grafisch aufbereitet an.

3. Bewertungsapps

Neben Videobewerbungen und Applicant Management gehören auch Bewertungsapps zu den Methoden, die den anschließenden Auswahlprozess im Recruiting erleichtern.

Statt Notizen am Rand oder auf einem Klebezettel, können Sie so einfach einsehen, wie Kandidat*innen im Prozess abschneiden.

In einer Recruiting-Software können Sie Bewertungssysteme integrieren. Diese haben bestimmte Module, nach denen eine Bewerbung eingeordnet wird.

Sie können die Gewichtung bestimmter Fähigkeiten einstellen, wenn zum Beispiel Teamfähigkeit wichtiger ist als Berufsjahre.

Abgefragt werden viele Softskills, wie kulturelle Eignung, kognitive Fähigkeiten, Persönlichkeit und Multi-Tasking.

Gut durchdachtes Vorgehen und eine effiziente Strategie sind beim CV-Screening im Bewerberauswahlprozesses also essenziell.

Dazu gehören die konkrete Planung, sowie der Einsatz von Tools (z. B. CV Parsing), um Lebensläufe zu überprüfen. Im Anschluss an die Lebenslaufanalyse kann auch der Einsatz von modernen Recruitingmaßnahmen zum effektiven Recruitingprozess beitragen.

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